Como gerenciar faturas

Após criar NFFs, você pode gerenciá-las na página de índice da NFF, como gerenciar outras 

Saiba como editar e gerenciar faturas preliminares e finalizadas, incluindo atualização de status de pagamento, envio, exportação e anulação.

Como gerenciar faturas

Para gerenciar suas faturas:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No painel direito, você pode definir o proprietário da fatura usando o campo Proprietário, visualizar suas propriedades, visualizar pagamentos efetuados e gerenciar as associações da fatura, incluindo a adição de contatos e empresas adicionais.

Como gerenciar rascunhos de faturas 

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   
   • Editar: continuar configurando a fatura.
   • Exibir histórico de propriedades externalLink: verifique os valores de propriedade passados da NFF.
   • Clonar: criar uma nova fatura com os mesmos detalhes.
   • Excluir: deletar a NFF preliminar. 

Como gerenciar faturas finalizadas

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   
   • Editar: se a configuração para editar faturas tiver sido ativada, edite faturas finalizadas na página de índice de faturas. Depois que as alterações forem salvas, é recomendável que a comunicação seja enviada ao cliente para informá-lo de que a fatura foi alterada, incluindo detalhes das alterações.

• • Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
    • Para criar um novo registro de pagamento, preencha os detalhes de pagamento na barra lateral direita e clique em Registrar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.
    • Para aplicar um pagamento existente à fatura, na barra lateral direita, clique na aba Aplicar existente. Em seguida, pesquise um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de e-mail de contato associado ao pagamento. Selecione o pagamento e então clique em Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá no cartão de Pagamentos no painel direito, ao exibir os detalhes da fatura.

• • • Para excluir um pagamento:

• • • • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
      • Clique no nome da fatura.
      • Na barra lateral direita, no cartão de Pagamentos , clique em Exibir Pagamento associado. 
      • Clique no valor do pagamento.
      • Na parte superior direita, clique em Ações e, em seguida, clique em Excluir.
      • Clique em Excluir registro para confirmar.

• • Exibir fatura externalLink: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
  • Exibir histórico de propriedades externalLink: verifique os valores de propriedade passados da fatura.
  • Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
  • Enviar por e-mail: enviar a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de e-mails de fatura.
  • Download: baixe um PDF da fatura.
  • Editar lembretes: exclua um lembrete de fatura futura.

• • Método de pagamento de encargo: debite a fatura do método de pagamento armazenado de um cliente. Você e o cliente receberão um recibo por e-mail.
  • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

• • Deletar: se a definição para deletar NFFs tiver sido ativada, delete as NFFs finalizadas não pagas da página de índice de NFFs. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.

Observação: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Portanto, a exclusão da NFF pode criar uma lacuna permanente na numeração da NFF. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.

• • Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Isso não pode ser desfeito.
    • Se um pagamento on-line tiver sido feito contra a fatura, não será possível anular a fatura, mesmo se um reembolso for emitido.
    • Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.

Filtrar e exportar faturas

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique em advancedFilters Filtros avançados acima da tabela.
   
   
3. No painel direito, procure e selecione a propriedade pela qual deseja filtrar e, em seguida, defina os critérios de filtro.
4. Para selecionar outra propriedade a ser adicionada ao filtro, clique em + Adicionar filtro.
5. Para filtrar pelas propriedades selecionadas ou por outro filtro, em OR, clique em + Adicionar grupo de filtros.
6. Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado o filtro. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.
7. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
8. Clique em Exportar no canto superior direito da tabela para exportar todas as suas faturas. Na caixa de diálogo:
   • Digite um nome de exportação na caixa de texto Nome da exportação .
   • Clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique em Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione uma opção cujas propriedades serão incluídas na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registro associados (por exemplo, o nome da fatura).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados
   • Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Se quiser automatizar o envio de faturas, siga estas etapas.

Enviar a fatura por e-mail

Para enviar a fatura por e-mail:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Enviar.
4. Na guia Enviar email de fatura, configure seus campos de endereço de email:
   • O campo Para será preenchido automaticamente com o endereço de email do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro do contato para eles após o envio.
   • Para adicionar um endereço de email ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários cc. Clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira endereços de e-mail personalizados. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no  campo CC.
   • Se um endereço de email padrão tiver sido configurado nas configurações da fatura, o campo De será automaticamente preenchido com o endereço de email padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus e-mails pessoais ou de outros e-mails da equipe aos quais têm acesso estiver ativada, você poderá selecionar um e-mail diferente.
   • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
   • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o endereço De. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para uma caixa de entrada conectada, incluindo caixas de entrada compartilhadas, você poderá gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
5. À medida que você atualiza os campos, uma visualização ao vivo é exibida à direita dos campos. Para enviar o email:
   • Clique em Enviar e-mail da fatura para enviar o e-mail como exibido. O comprador receberá um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para exibir a fatura em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como um anexo.
   • Para redigir manualmente um email individual com um link para a fatura, clique em Criar email personalizado em

Enviar a fatura por meio de um link ou PDF

Para copiar um link para enviar a fatura ou baixar um PDF da fatura:

Observação: se você enviar uma fatura em um email escrito manualmente ou inserindo um link, a última propriedade de data enviada não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades de fatura.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   1. Copiar link: copie um link para a NFF.
   2. Download: faça o download de uma versão em PDF da fatura.

Como inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas

Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:

1. No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
2. Selecione uma fatura ou clique em Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.

Após selecionar uma fatura, um hiperlink será adicionado à mensagem utilizando o número da fatura.

Revise o histórico de edições

Você pode visualizar o histórico de edições em uma fatura, incluindo quaisquer alterações de status e quando os e-mails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e hora em que a ação ocorreu.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No painel direito, role para baixo até o cartão de histórico.
4. Use a barra de pesquisa para procurar atividades.
5. Clique no menu suspenso Criar atividades e selecione uma atividade para criar uma atividade a ser associada à fatura. Por exemplo, você pode criar uma tarefa ou uma nota.

Próximas etapas

• Use faturas com integrações contábeis desenvolvidas pelo HubSpot, como QuickBooks e Xero.
• Saiba mais sobre cotações.
• Saiba mais sobre assinaturas.