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Como gerenciar faturas
Ultima atualização: 13 de Outubro de 2025
Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:
Após criar NFFs, você pode gerenciá-las na página de índice da NFF, como gerenciar outras
Saiba como editar e gerenciar faturas preliminares e finalizadas, incluindo atualização de status de pagamento, envio, exportação e anulação.
Como gerenciar faturas
Para gerenciar suas faturas:
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- No painel direito, você pode definir o proprietário da fatura usando o campo Proprietário, visualizar suas propriedades, visualizar pagamentos efetuados e gerenciar as associações da fatura, incluindo a adição de contatos e empresas adicionais.
Como gerenciar rascunhos de faturas
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
- Editar: continuar configurando a fatura.
- Exibir histórico de propriedades externalLink: verifique os valores de propriedade passados da NFF.
- Clonar: criar uma nova fatura com os mesmos detalhes.
- Excluir: deletar a NFF preliminar.
Como gerenciar faturas finalizadas
Permissões necessárias As permissões de Superadministrador ou a permissão de edição de faturas são necessárias para editar faturas.
Permissões necessárias As permissões de Superadministrador ou a permissão de exclusão de faturas são necessárias para excluir faturas.
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
- Editar: se a configuração para editar faturas tiver sido ativada, edite faturas finalizadas na página de índice de faturas. Depois que as alterações forem salvas, é recomendável que a comunicação seja enviada ao cliente para informá-lo de que a fatura foi alterada, incluindo detalhes das alterações.
Observação:
- Uma fatura não poderá ser editada se um pagamento tiver sido feito nela.
- Se o cliente estiver efetuando um pagamento enquanto você faz edições, salvar a fatura editada cancelará uma finalização de compra aberta. Se o pagamento for feito primeiro, a edição será desabilitada.
- As faturas criadas a partir de assinaturas não podem ser editadas.
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- Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
- Para criar um novo registro de pagamento, preencha os detalhes de pagamento na barra lateral direita e clique em Registrar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.
- Para aplicar um pagamento existente à fatura, na barra lateral direita, clique na aba Aplicar existente. Em seguida, pesquise um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de e-mail de contato associado ao pagamento. Selecione o pagamento e então clique em Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá no cartão de Pagamentos no painel direito, ao exibir os detalhes da fatura.
- Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
Observação:
- Ao marcar manualmente a fatura como paga, os contatos não receberão um recibo automaticamente. Se for necessário um recibo, você pode enviar um para o contato a partir da página de índice de pagamentos.
- Se um pagamento já estiver associado a outra fatura, ele não poderá ser associado a uma segunda fatura.
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- Para excluir um pagamento:
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- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- Na barra lateral direita, no cartão de Pagamentos , clique em Exibir Pagamento associado.
- Clique no valor do pagamento.
- Na parte superior direita, clique em Ações e, em seguida, clique em Excluir.
- Clique em Excluir registro para confirmar.
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- Exibir fatura externalLink: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
- Exibir histórico de propriedades externalLink: verifique os valores de propriedade passados da fatura.
- Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
- Enviar por e-mail: enviar a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de e-mails de fatura.
- Download: baixe um PDF da fatura.
- Editar lembretes: exclua um lembrete de fatura futura.
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- Método de pagamento de encargo: debite a fatura do método de pagamento armazenado de um cliente. Você e o cliente receberão um recibo por e-mail.
- Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.
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- Deletar: se a definição para deletar NFFs tiver sido ativada, delete as NFFs finalizadas não pagas da página de índice de NFFs. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.
Observação: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Portanto, a exclusão da NFF pode criar uma lacuna permanente na numeração da NFF. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.
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- Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Isso não pode ser desfeito.
- Se um pagamento on-line tiver sido feito contra a fatura, não será possível anular a fatura, mesmo se um reembolso for emitido.
- Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.
- Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Isso não pode ser desfeito.
Filtrar e exportar faturas
Para filtrar a página de índice por propriedades específicas da fatura:- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique em advancedFilters Filtros avançados acima da tabela.
- No painel direito, procure e selecione a propriedade pela qual deseja filtrar e, em seguida, defina os critérios de filtro.
- Para selecionar outra propriedade a ser adicionada ao filtro, clique em + Adicionar filtro.
- Para filtrar pelas propriedades selecionadas ou por outro filtro, em OR, clique em + Adicionar grupo de filtros.
- Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado o filtro. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.
- Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
- Clique em Exportar no canto superior direito da tabela para exportar todas as suas faturas. Na caixa de diálogo:
- Digite um nome de exportação na caixa de texto Nome da exportação .
- Clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione um formato.
- Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
- Clique em Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
- Em Propriedades incluídas na exportação , selecione uma opção cujas propriedades serão incluídas na exportação.
- Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registro associados (por exemplo, o nome da fatura).
- Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados
- Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.
Enviar faturas criadas
Após criar uma fatura, você pode compartilhá-la por e-mail, usando um link direto, baixando um PDF ou inserindo faturas ao compor mensagens em registros do CRM e na caixa de entrada de conversas.
Se quiser automatizar o envio de faturas, siga estas etapas.
Enviar a fatura por e-mail
Para enviar a fatura por e-mail:
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- No canto superior direito, clique em Ações e selecione Enviar.
- Na guia Enviar email de fatura, configure seus campos de endereço de email:
- O campo Para será preenchido automaticamente com o endereço de email do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro do contato para eles após o envio.
- Para adicionar um endereço de email ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários cc. Clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira endereços de e-mail personalizados. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no campo CC.
- Se um endereço de email padrão tiver sido configurado nas configurações da fatura, o campo De será automaticamente preenchido com o endereço de email padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus e-mails pessoais ou de outros e-mails da equipe aos quais têm acesso estiver ativada, você poderá selecionar um e-mail diferente.
- Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
- As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o endereço De. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para uma caixa de entrada conectada, incluindo caixas de entrada compartilhadas, você poderá gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
- À medida que você atualiza os campos, uma visualização ao vivo é exibida à direita dos campos. Para enviar o email:
- Clique em Enviar e-mail da fatura para enviar o e-mail como exibido. O comprador receberá um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para exibir a fatura em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como um anexo.
- Para redigir manualmente um email individual com um link para a fatura, clique em Criar email personalizado em
Enviar a fatura por meio de um link ou PDF
Para copiar um link para enviar a fatura ou baixar um PDF da fatura:
Observação: se você enviar uma fatura em um email escrito manualmente ou inserindo um link, a última propriedade de data enviada não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades de fatura.
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
- Copiar link: copie um link para a NFF.
- Download: faça o download de uma versão em PDF da fatura.
Como inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas
Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:
- No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
- Selecione uma fatura ou clique em Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.
Após selecionar uma fatura, um hiperlink será adicionado à mensagem utilizando o número da fatura.
Revise o histórico de edições
Você pode visualizar o histórico de edições em uma fatura, incluindo quaisquer alterações de status e quando os e-mails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e hora em que a ação ocorreu.
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no nome da fatura.
- No painel direito, role para baixo até o cartão de histórico.
- Use a barra de pesquisa para procurar atividades.
- Clique no menu suspenso Criar atividades e selecione uma atividade para criar uma atividade a ser associada à fatura. Por exemplo, você pode criar uma tarefa ou uma nota.
Próximas etapas
- Use faturas com integrações contábeis desenvolvidas pelo HubSpot, como QuickBooks e Xero.
- Saiba mais sobre cotações.
- Saiba mais sobre assinaturas.