Como gerenciar faturas

Depois de criar faturas, visualize, edite, gerencie, anule, exclua, rastreie e exporte-as da página de índice de faturas.

Como gerenciar faturas

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No painel direito, edite os detalhes da fatura:
   • Defina um proprietário: clique para expandir a seção Sobre esta fatura. Em Proprietário , clique no menu suspenso e selecione uma opção de menu de proprietário .
   • Exibir propriedades da fatura: clique para expandir a seção Sobre esta fatura para exibir as propriedades da fatura.
   • Exibir histórico da fatura: clique para expandir a seção Histórico para exibir uma linha do tempo do histórico da fatura.
   • Exibir pagamentos feito: clique para expandir a seção Pagamentos para exibir o pagamentos em relação à fatura.
   • Exibir associações: clique para expandir uma seção [objeto] para exibir os detalhes do objeto associado. Saiba mais sobre a adição e a remoção de associações.

Como gerenciar rascunhos de faturas 

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   
   • Editar: continuar configurando a fatura.
   • Exibir histórico de propriedades externalLink: verifique os valores de propriedade passados da NFF.
   • Clonar: criar uma nova fatura com os mesmos detalhes.
   • Excluir: deletar a NFF preliminar. 

Editar faturas finalizadas

Se a configuração para editar faturas tiver sido ativada, você poderá editar as faturas finalizadas na página de índice de faturas. Depois que as alterações forem salvas, é recomendável que a comunicação seja enviada ao cliente para informá-lo de que a fatura foi alterada, incluindo detalhes das alterações.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma Edição.
4. Para editar os detalhes do contato, passe o mouse sobre o contato e clique no edit ícone editar. Atualize os detalhes do contato no painel direito e clique em Salvar. A edição dos detalhes de contato atualizará o registro do contato na
5. Para substituir o contato, clique na guia replace ícone substituir. Selecione um novo contato no painel direito.
6. Para editar os detalhes da empresa, passe o mouse sobre a empresa e clique no edit ícone editar. Atualize as informações da empresa no painel direito e clique em Salvar. A edição da empresa atualizará o registro de empresa na
7. Para substituir a empresa, clique no botão replace ícone substituir. Selecione a empresa no painel direito.
8. Para adicionar um endereço de cobrança diferente, clique em Editar em Endereço de cobrança. No painel direito, insira os detalhes do endereço e clique em Aplicar.
9. Para adicionar um endereço de remessa diferente, clique em Editar em Endereço de remessa. No painel direito, insira os detalhes do endereço e clique em Aplicar.
10. Para alterar a data da fatura, clique no campo Data da fatura . Clique no selecionador de datas e selecione uma data.
11. Para alterar as condições de pagamento, no canto superior direito, clique no menu suspenso Condições de pagamento e selecione uma condiçãode pagamento. O campo Data de vencimento será atualizado automaticamente para corresponder ao termo selecionado. Se a configuração para enviar emails de lembrete automatizados tiver sido ativada, os emails serão enviados com base nesta data.
12. Qualquer propriedade personalizada que tenha sido configurada nas configurações da fatura será mostrada à direita, em Próximo número da fatura. Edite os valoresde propriedade personalizada. Se a configuração para permitir que os usuários substituam esses campos foi ativado:
    
    • Clique em add Adicionar campo personalizado. Selecione as propriedades de fatura personalizada existentes na lista, procure a propriedade personalizada que você gostaria de usar ou clique emCriar nova propriedade de fatura externalLink para configurar uma nova propriedade de NFF personalizada.
    • Clique no botão delete ícone excluir ao lado de uma propriedade personalizada para excluí-la da fatura.
13. Atualize os itens de linha.

14. Edite os impostos:

    • Automatizar cálculos de imposto: calcule impostos automaticamente com base no endereço da fatura.
    • Adicionar impostos a itens de linha individuais: adicione impostos baseados em item de linha da biblioteca de impostos.
    • Adicionar um imposto ocasional à fatura: adicione um imposto ocasional a toda a fatura.

15. Adicionar ou editar aviso de crédito para ajustar o saldo de uma fatura com um crédito (BETA). Saiba mais sobre avisos de crédito.

    • Para alterar o aviso de crédito aplicado a uma NFF, clique no menu suspenso Aviso de crédito e selecione um aviso de crédito. No campo Valor aplicado, informe o valor de crédito.
    • Para deletar um aviso de crédito existente, clique no delete ícone excluir ao lado do aviso de crédito.
      
      
      
      
    • Para adicionar um aviso de crédito, na tabela Sumário , em Total, clique em+ Adicionar credit disponível.
      
      
      
      
    • Clique no menu suspenso Aviso de crédito e selecione um aviso de crédito.
    • No campo Valor aplicado, informe o valor de crédito.
16. No campo Comentários, atualize ou adicione seus comentários.
    • Use as opções na parte inferior do campo de texto para formatar o texto, adicionar um hiperlink ou inserir um snippet (você pode usar snippets para criar fragmentos de texto. Por exemplo, se você usa regularmente as mesmas condições em uma NFF, pode criá-la como um snippet para usar cada vez que você adiciona comentários a uma NFF). 
    • Você pode adicionar um comentário padrão que aparecerá em cada fatura nas configurações de fatura.
17. Na seção Cobrança de pagamento , atualize quaisquer configurações de pagamentos. Saiba mais sobre a configuração da cobrança de pagamento.
18. Para acessar as configurações avançadas, clique em Configurações avançadas. Você pode personalizar o idioma e o código do idioma da fatura, bem como o URL da fatura. Saiba mais sobre configurações avançadas de fatura.
19. Clique em Atualizar fatura na parte superior direita. Na caixa de diálogo, clique em Atualizar para confirmar. 

Como gerenciar faturas finalizadas

Gerencie faturas finalizadas a partir da página de índice, incluindo registro de pagamentos manual, desaplicação de pagamentos manual, cobrança manual de um método de pagamento armazenado, anulação e exclusão de faturas e muito mais.

Se você quiser reembolsar um pagamento de NFF, saiba mais sobre o pagamentos de reembolso. Não é possível anular faturas com pagamentos feitos contra elas. Saiba mais sobre como anular faturas, incluindo como remover um pagamento associado a uma fatura para permitir a anulação.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:

• • Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
    • Para criar um novo registro de pagamento, no painel direito, adicione os detalhes de pagamento. Marque a caixa de seleção Enviar recibo para e-mail do cliente para enviar um recibo para o e-mail do cliente selecionado. Clique em Registro de pagamento. O pagamento aparecerá no cartão de Pagamentos ao exibir os detalhes da fatura. Você também pode enviar um recibo posteriormente na página de índice de pagamentos.
    • Para aplicar um pagamento existente à NFF, no painel direito, clique na guia Aplicar um pagamento existente. Pesquisar um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de email do contato associado ao pagamento. Selecione o pagamento e então clique em Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá no cartão de Pagamentos ao exibir os detalhes da fatura.

• • • Para cancelar a aplicação do pagamento na fatura, exclua o pagamento registrado (não é possível excluir um pagamento online):

• • • • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
      • Clique no nome da fatura.
      • No painel direito, role até a placa de Pagamentos .
      • Clique em Exibir Pagamento associado. 
      • Na página de índice, clique no valor do pagamento.
      • No canto superior direito, clique em Ações e selecione Excluir.
      • Clique em Excluir registro para confirmar.

• • Exibir fatura externalLink: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
  • Exibir histórico de propriedades externalLink: exibir os valores de propriedade passados da fatura.
  • Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
  • Enviar por e-mail: enviar a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de e-mails de fatura.
  • Download: baixe um PDF da fatura.
  • Editar lembretes: exclua um lembrete de fatura futura.

• • Método de pagamento de encargo: debite a NFF de um método de pagamento armazenado de compradores. Você e o comprador receberão um recibo por e-mail.
  • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

• • Deletar: deletar a NFF. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita. Você também pode excluir várias faturas da página de índice.
    • Se você não tiver a opção de excluir uma fatura, verifique se a configuração para excluir faturas foi ativada.
    • Para excluir uma fatura com um pagamento manual associado, exclua o pagamento associado e, em seguida, exclua a fatura.

• • Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Essa ação não poderá ser desfeita.
    • Se um pagamento online tiver sido feito contra a fatura, não será possível anular a fatura, mesmo se um reembolso for emitido.
    • Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.

Filtrar faturas

Para filtrar a página de índice por propriedades específicas da fatura:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique em Filtros avançados acima da tabela.
3. No painel direito, clique em + Adicionar filtro. Procure e selecione a propriedade que você deseja filtrar e defina os critérios de filtro. Para adicionar outro filtro ao grupo de filtros, em e, clique em + Adicionar filtro.
4. Para adicionar mais um grupo de filtros, em ou clique em + Adicionar grupo de filtros.
5. Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado o filtro. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.
6. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.

Exportar faturas

1. Clique em Exportar no canto superior direito da tabela.
2. Na caixa de diálogo:
   • No campo Nome da exportação, digite um nome para a exportação.
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique para expandir a seção Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione quais propriedades incluir na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registros associados (por exemplo, o nome da assinatura).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Excluir e baixar várias faturas

Você pode excluir e baixar faturas em massa na página de índice. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.

Ao excluir faturas, lembre-se do seguinte:

• As faturas associadas a uma nota de crédito, pagamento online ou assinatura não podem ser excluídas. Para excluir uma fatura com um pagamento manual associado, exclua o pagamento associado e, em seguida, exclua a fatura.
• Os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Portanto, a exclusão da NFF pode criar uma lacuna permanente na numeração da NFF. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir a conformidade com seus sistemas atuais.
• Os usuários que desativaram a configuração para excluir faturas não podem excluir faturas.

Ao baixar faturas, lembre-se do seguinte:

• As faturas baixadas estão em formato PDF e são entregues em um arquivo ZIP por e-mail. 
• As faturas com status Rascunho e as faturas não faturáveis são omitidas do arquivo ZIP. Uma fatura só pode ser definida como não faturável por meio da API (por exemplo, ao criar uma fatura por meio da API ou se um aplicativo de terceiros sincronizar faturas com o HubSpot).
• As faturas sincronizadas por meio da sincronização de dados são omitidas do arquivo ZIP.
• Se você selecionar mais de 500 faturas, as faturas baixadas serão divididas em vários arquivos ZIP. Por exemplo, se você baixar 700 faturas, 500 delas estarão em um arquivo ZIP. O resto deles estará em um segundo arquivo ZIP.

Para excluir ou baixar faturas em massa:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Filtre a página de índice.
3. Marque as caixas de seleção ao lado das faturas que você deseja excluir ou baixar. Ou marque a caixa de seleção na parte superior da tabela para selecionar todas as faturas exibidas na página de índice.
4. Para excluir faturas:
   • Na parte superior, clique em delete Excluir.
     
     
     
   • Na caixa de diálogo, insira o número de faturas que estão sendo excluídas e clique em Excluir.
5. Para baixar faturas:
   • No canto superior, clique em download Download.
     
     
     
   • Na caixa de diálogo, clique em Download.
   • Os arquivos ZIP que contêm as faturas em PDF serão enviados por e-mail para você.

Enviar faturas criadas

Depois de criar uma fatura, você pode compartilhá-la por meio de um email, usando um link direto, fazendo download de um PDF ou inserindo faturas ao redigir mensagens no

Saiba mais sobre automatização de faturas.

Enviar a fatura por e-mail

Para enviar a fatura por e-mail:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Enviar por email.
4. Na guia Enviar email de fatura, configure seu email:
   • O campo Para será preenchido automaticamente com o endereço de email do contato associado à fatura. Para alterar esse endereço de email, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro do contato após o envio.
   • Para adicionar um endereço de e-mail ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários Cc. Clique no menu suspenso e selecione os contatos , ou insira custom email address. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no  campo CC.
   • Se um endereço de e-mail padrão tiver sido configurado nas configurações da fatura, o campoDe será automaticamente preenchido com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um endereço de email padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus emails pessoais ou de outros emails da equipe estiver ativada, você poderá selecionar um endereço de email diferente.
   • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
   • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o endereço De. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para uma caixa de entrada conectada, incluindo caixas de entrada compartilhadas, você poderá gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
   • Edite seu assunto.
   • Adicione o corpo da mensagem de email.
5. À medida que você atualiza os campos, uma visualização ao vivo é exibida à direita dos campos. Para enviar o email:
   • Clique em Enviar e-mail da fatura para enviar o e-mail como exibido. O comprador receberá um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para exibir a fatura em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como um anexo.
   • Para redigir manualmente um email individual com um link para a fatura, clique em Criar email personalizado em

Enviar a fatura por meio de um link ou PDF

Para enviar a fatura por meio de um link ou baixar um PDF da fatura:

Observação: se você enviar uma fatura em um email escrito manualmente ou inserindo um link, a última propriedade de data enviada não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades de fatura.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   • Copiar link: copie o link da NFF.
   • Download: faça o download de uma versão em PDF da fatura.

Como inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas

Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:

1. Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Caixa de entrada.
2. No canto inferior esquerdo, clique em Redigir.
3. No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
4. Selecione uma fatura ou clique em Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.

Depois de selecionar uma fatura, um hiperlink para a fatura será adicionado à mensagem.

Revise o histórico de edições

Você pode exibir o histórico de edições em uma fatura, incluindo qualquer alteração de status, quando emails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e a hora em que uma ação ocorreu.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. Role até o cartão Histórico .
4. Use a barra de pesquisa para procurar atividades.

Usar dados de faturas em outras ferramentas da HubSpot

Use propriedades de fatura em outras ferramentas, como fluxos de trabalho e segmentos, para automatizar e organizar dados de fatura no HubSpot.

Identificar clientes com faturas vencidas

Crie um segmento para faturas vencidas. Use o segmento para criar acompanhamentos, alertar um gerente de contas ou representante de vendas e destacar receitas ausentes nos relatórios.

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Faturas ao criar o segmento.
2. Adicione um filtro quando a data de vencimento for superior a sete dias.
   
   
   
3. Use o segmento em um fluxo de trabalho para enviar lembretes, criar tarefas para sua equipe ou criar relatórios que destacam a receita em falta.

Recompense compradores de alto valor

Crie um segmento para identificar contatos ou empresas com valores totais de fatura de alto valor. Marque-os como VIPs para poder encaminhar suas consultas para uma categoria mais alta de suporte e inscrevê-los em programas e campanhas VIP.

1. Crie um propriedade personalizado para o empresa ou contato para exibir o total da fatura valor:
   1. Crie um Rollup propriedade chamado Total de faturas valor .  
   2. Defina o Tipo de acúmulo como Soma.
   3. Defina o Formato do número como Moeda.
   4. Defina o tipo de registro associado como Faturas.
   5. Defina o registro propriedade associado como Valor pago.
      
      
      
2. Crie uma propriedade personalizada para marcar a empresa como VIP. Por exemplo, crie uma propriedade de caixa de seleção única chamada VIP.
3. Crie um fluxo de trabalho que defina a propriedade VIP como Sim quando o valor total da fatura de uma empresa estiver acima do valor definido. Inclua apenas empresas cuja última data de fatura esteja dentro de um determinado período (por exemplo, 180 dias), para que você inclua apenas empresas ativas.
   
   
   
4. Crie um segmento, selecionando o Companiesobjeto ao criar. 
5. Adicione um filtro onde a propriedade VIP é Sim.
   
   
   
6. Use o segmento para criar exibições de clientes VIP para suporte ao cliente, inscrever-se esses clientes em campanhas VIP e muito mais.

Próximas etapas

• Use faturas com integrações contábeis desenvolvidas pelo HubSpot, como QuickBooks e Xero.
• Gerencie seu pagamentos .
• Criar e enviar cotações.
• Crie assinaturas.