Gerenciando NFFs

CRM Após criar NFFs, você pode gerenciá-las na página de índice da NFF, como gerenciar outras

Gerenciar faturas

Para gerenciar suas NFFs, faça o seguinte:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• No painel direito, você pode definir o proprietário da fatura usando o Proprietário campo, visualizar suas propriedades, visualizar pagamentos efetuados e gerenciar as associações da fatura, incluindo a adição de contatos e empresas adicionais.

Gerenciar faturas elaboradas 

• Editar: continue configurando a fatura.
• Ver histórico da propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
• Clone: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.
• Excluir: excluir o rascunho da fatura. 

Gerenciar faturas finalizadas

Para faturas finalizadas, você pode acessar as seguintes opções clicando no botão Ações menu suspenso no canto superior direito:

• Editar: se o configuração para editar faturas foi ligado, Superadministradores e usuários com o permissão de edição para faturas pode editar faturas finalizadas na página de índice de faturas. Depois de salvas as alterações, recomenda-se que seja enviada uma comunicação ao cliente informando que a fatura foi alterada, incluindo detalhes das alterações.

• Pagamento recorde: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
  • Para criar um novo registro de pagamento, preencha o detalhes de pagamento Campos na barra lateral direita e clique em Registrar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.
  • Para aplicar um pagamento existente à fatura, na barra lateral direita, clique no botão Aplicar existente aba. Em seguida, pesquise um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de e-mail de contato associado ao pagamento. Selecione os pagamento , então clique Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.

Observe: cAo marcar manualmente a fatura como paga, os contatos não receberão um recibo automaticamente. Se for necessário um recibo, você pode envie um para o contato da página de índice de pagamentos.

• • Para excluir um pagamento:

• • • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
    • Clique no nome da fatura.
    • Na barra lateral direita, no Pagamentos seção, clique Ver pagamento associado.  
    • Clique no valor do pagamento.
    • Clique no Ações menu suspenso no canto superior direito e clique em Excluir.
    • Clique Excluir registro para confirmar.

• Ver fatura: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
• Ver histórico da propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
• Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
• Enviar: enviar a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de emails de fatura.
• Download: baixe um PDF da fatura.
• Clone: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

• Excluir: se o configuração para excluir faturas foi ligado, Superadministradores e usuários com o permissão de edição para faturas pode excluir faturas finalizadas não pagas da página de índice de faturas. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeito.

Observe: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Assim, a exclusão da fatura pode criar uma lacuna permanente na numeração da fatura. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.

• Vazio: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Isso não pode ser desfeito.
  • Se um pagamento online tiver sido feito contra a fatura, não será possível anular a fatura, mesmo se um reembolso for emitido.
  • Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.

Filtrar e exportar faturas

• Clique Filtros avançados no canto superior esquerdo.
• No painel direito, clique em + Adicionar filtro para configurar um novo filtro.
• Procure e selecione o propriedade você deseja filtrar e defina os critérios de filtro.
• Para selecionar outro imóvel, clique em E ou OU. Saiba mais sobre configurando filtros e salvando visualizações.
  
  
• Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
• Clique Exportar no canto superior direito da tabela para exportar todas as suas faturas, ou selecione marque as caixas de seleção ao lado das faturas que deseja exportar e clique em Exportar. Aprender mais sobre exportando registros.

Enviar faturas criadas

CRM caixa de entrada de conversas Depois de criar uma fatura, você pode compartilhá-la por email ou usando um link direto, ou inserir faturas ao redigir mensagens em

Enviar a fatura em um email

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Enviar.
• Na caixa de diálogo, configure seus campos de endereço de e-mail:

• • O Para O campo será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no botão menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro de contato para eles após o envio.
  • Para adicionar um endereço de e-mail ao Cc campo, clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira personalizado endereços de e-mail. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no CC campo.
  • Se um o endereço de e-mail padrão foi configurado nas configurações da fatura , o De O campo será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus email pessoal ou outro e-mails da equipe aos quais eles têm acesso estiver ativado, você poderá selecionar um e-mail diferente.
    • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
    • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o De endereço. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para um caixa de entrada conectada , incluindo compartilhado caixas de entrada de e-mail da equipe , você pode gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot. 

• Clique em Enviar fatura. O comprador receberá então um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para visualizá-la em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como anexo.

Enviar manualmente um email individual com um link para a fatura

Para enviar manualmente um e-mail com um link de fatura:

Observe: se você enviar uma fatura por e-mail escrito manualmente ou inserindo um link, o Data do último envio propriedade vai não ser atualizado. Aprender mais sobre propriedades da fatura.

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Enviar.
• Na caixa de diálogo, clique em Escreva e-mail manualmente. Você será redirecionado para o registro do negócio associado à fatura, onde poderá redigir seu e-mail. Um link para a fatura será incluído automaticamente no corpo do e-mail.
• Depois de escrever seu e-mail, clique em Enviar.

Inserir uma fatura em um email ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas

Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:

• No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
• Selecione um fatura ou clique Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.

Após selecionar uma fatura, um hiperlink será adicionado à mensagem utilizando o número da fatura.

Obter o link de uma fatura para compartilhar

Para obter o link de uma NFF para compartilhar em sua plataforma preferida:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Link de cópia.
• Em seguida, você pode inserir o link na plataforma de mensagens preferida e o comprador pode clicar no link para exibir a NFF no URL configurado durante a criação da NFF. 

Revise o histórico de edições

Você pode visualizar o histórico de edições em uma fatura, incluindo quaisquer alterações de status e quando os e-mails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e hora em que a ação ocorreu.

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
• Clique no nome da fatura.
• No painel direito, role para baixo até o painel de histórico.

Observe: atualmente, integrações de contas criadas pela HubSpot, como Quickbooks Online e Xero, não oferecem suporte à sincronização de faturas do HubSpot. No entanto, você pode exporte seus registros de fatura e carregue-os em seu sistema de contabilidade. Você pode assinar atualizações sobre novos recursos de integração de faturas, como sincronização de faturas, clicando em preenchendo este formulário.