Como gerenciar faturas

Depois de criar faturas, gerencie, edite e rastreie-as na página de índice de fatura, como gerenciar outras Neste artigo, saiba como atualizar status de pagamento, enviar, exportar, anular suas faturas e muito mais.

Como gerenciar faturas

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No painel direito, edite os detalhes da fatura:
   • Defina um proprietário: clique para expandir a seção Sobre esta fatura. Em Proprietário , clique no menu suspenso e selecione uma opção de menu de proprietário .
   • Exibir propriedades da fatura: clique para expandir a seção Sobre esta fatura para exibir as propriedades da fatura.
   • Exibir histórico da fatura: clique para expandir a seção Histórico para exibir uma linha do tempo do histórico da fatura.
   • Exibir pagamentos feito: clique para expandir a seção Pagamentos para exibir o pagamentos em relação à fatura.
   • Exibir associações: clique para expandir uma seção [objeto] para exibir os detalhes do objeto associado. Saiba mais sobre a adição e a remoção de associações.

Como gerenciar rascunhos de faturas 

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   
   • Editar: continuar configurando a fatura.
   • Exibir histórico de propriedades externalLink: verifique os valores de propriedade passados da NFF.
   • Clonar: criar uma nova fatura com os mesmos detalhes.
   • Excluir: deletar a NFF preliminar. 

Editar faturas finalizadas

Se a configuração para editar faturas tiver sido ativada, você poderá editar faturas finalizadas na página de índice de faturas. Depois que as alterações forem salvas, é recomendável que a comunicação seja enviada ao cliente para informá-lo de que a fatura foi alterada, incluindo detalhes das alterações.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma Edição.
4. Para editar os detalhes do contato, passe o mouse sobre o contato e clique no edit ícone editar. Atualize os detalhes do contato no painel direito e clique em Salvar. A edição dos detalhes de contato atualizará o registro do contato na
5. Para substituir o contato, clique na guia replace ícone substituir. Selecione um novo contato no painel direito.
6. Para editar os detalhes da empresa, passe o mouse sobre a empresa e clique no edit ícone editar. Atualize as informações da empresa no painel direito e clique em Salvar. A edição da empresa atualizará o registro de empresa na
7. Para substituir a empresa, clique no botão replace ícone substituir. Selecione a empresa no painel direito.
8. Para adicionar um endereço de cobrança diferente, clique em Editar em Endereço de cobrança. No painel direito, insira os detalhes do endereço e clique em Aplicar.
9. Para adicionar um endereço de remessa diferente, clique em Editar em Endereço de remessa. No painel direito, insira os detalhes do endereço e clique em Aplicar.
10. Para alterar a data da fatura, clique no campo Data da fatura . Clique no selecionador de datas e selecione uma data.
11. Para alterar as condições de pagamento, no canto superior direito, clique no menu suspenso Condições de pagamento e selecione uma condiçãode pagamento. O campo Data de vencimento será atualizado automaticamente para corresponder ao termo selecionado. Se a configuração para enviar emails de lembrete automatizados tiver sido ativada, os emails serão enviados com base nesta data.
12. Qualquer propriedade personalizada que tenha sido configurada nas configurações da fatura será mostrada à direita, em Próximo número da fatura. Edite os valoresde propriedade personalizada. Se a configuração para permitir que os usuários substituam esses campos foi ativado:
    
    1. Clique em add Adicionar campo personalizado. Selecione as propriedades de fatura personalizada existentes na lista, procure a propriedade personalizada que você gostaria de usar ou clique emCriar nova propriedade de fatura externalLink para configurar uma nova propriedade de NFF personalizada.
    2. Clique no botão delete ícone excluir ao lado de uma propriedade personalizada para excluí-la da fatura.
13. Atualize os itens de linha.

14. Edite os impostos:

    • Automatizar cálculos de imposto (BETA): calcula impostos automaticamente com base no endereço da fatura.
    • Adicionar impostos a itens de linha individuais: adicione impostos baseados em itens de linha da biblioteca de impostos.
    • Adicionar um imposto ocasional à fatura: adicione um imposto ocasional a toda a fatura.

15. Adicionar ou editar aviso de crédito para ajustar o saldo de uma fatura com um crédito (BETA). Saiba mais sobre avisos de crédito.

    • Para alterar o aviso de crédito aplicado a uma NFF, clique no menu suspenso Aviso de crédito e selecione um aviso de crédito. No campo Valor aplicado, informe o valor de crédito.
    • Para deletar um aviso de crédito existente, clique no delete ícone excluir ao lado do aviso de crédito.
      
      
    • Para adicionar um aviso de crédito, na tabela Sumário , em Total, clique em+ Adicionar credit disponível.
      
      
    • Clique no menu suspenso Aviso de crédito e selecione um aviso de crédito.
    • No campo Valor aplicado, informe o valor de crédito.
16. No campo Comentários, atualize ou adicione seus comentários.
    • Use as opções na parte inferior do campo de texto para formatar o texto, adicionar um hiperlink ou inserir um snippet (você pode usar snippets para criar fragmentos de texto. Por exemplo, se você usa regularmente as mesmas condições em uma NFF, pode criá-la como um snippet para usar cada vez que você adiciona comentários a uma NFF). 
    • Você pode adicionar um comentário padrão que aparecerá em cada fatura nas configurações de fatura.
17. Na seção Cobrança de pagamento , atualize quaisquer configurações de pagamentos. Saiba mais sobre a configuração da cobrança de pagamento.
18. Para acessar as configurações avançadas, clique em Configurações avançadas. Você pode personalizar o idioma e o código do idioma da fatura, bem como o URL da fatura. Saiba mais sobre configurações avançadas de fatura.
19. Clique em Atualizar fatura na parte superior direita. Na caixa de diálogo, clique em Atualizar para confirmar. 

Como gerenciar faturas finalizadas

Gerencie faturas finalizadas a partir da página de índice, incluindo registro de pagamentos manual, cobrança manual de um método de pagamento armazenado, anulação e exclusão de faturas e muito mais.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:

• • Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
    • Para criar um novo registro de pagamento, no painel direito, adicione os campos de detalhes do pagamento e clique em pagamento de Registro . O pagamento aparecerá no cartão de Pagamentos ao exibir os detalhes da fatura.
    • Para aplicar um pagamento existente à NFF, no painel direito, clique na guia Aplicar um pagamento existente. Pesquisar um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de email do contato associado ao pagamento. Selecione o pagamento e então clique em Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá no cartão de Pagamentos ao exibir os detalhes da fatura.

• • • Para desaplicar o pagamento da NFF, exclua o pagamento registrado:

• • • • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
      • Clique no nome da fatura.
      • No painel direito, role até a placa de Pagamentos .
      • Clique em Exibir Pagamento associado. 
      • Na página de índice, clique no valor do pagamento.
      • No canto superior direito, clique em Ações e selecione Excluir.
      • Clique em Excluir registro para confirmar.

• • Exibir fatura externalLink: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
  • Exibir histórico de propriedades externalLink: exibir os valores de propriedade passados da fatura.
  • Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
  • Enviar por e-mail: enviar a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de e-mails de fatura.
  • Download: baixe um PDF da fatura.
  • Editar lembretes: exclua um lembrete de fatura futura.

• • Método de pagamento de encargo: debite a NFF de um método de pagamento armazenado de compradores. Você e o comprador receberão um recibo por e-mail.
  • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

• • Deletar: deletar a NFF. Se você não puder excluir, verifique se a configuração para excluir faturas foi ativada. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.

Observação: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Portanto, a exclusão da NFF pode criar uma lacuna permanente na numeração da NFF. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir a conformidade com seus sistemas atuais.

• • Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Essa ação não poderá ser desfeita.
    • Se um pagamento online tiver sido feito contra a fatura, não será possível anular a fatura, mesmo se um reembolso for emitido.
    • Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.

Filtrar e exportar faturas

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique em advancedFilters Filtros avançados na parte superior da tabela.
   
   
3. No painel direito, procure e selecione a propriedade pela qual deseja filtrar e, em seguida, defina os critérios de filtro.
4. Para selecionar outra propriedade a ser adicionada ao filtro, clique em + Adicionar filtro.
5. Para filtrar pelas propriedades selecionadas ou por outro filtro, em OR, clique em + Adicionar grupo de filtros.
6. Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado os filtros. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.
7. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
8. Para exportar um arquivo CSV, XLS ou XLSX de suas NFFs:
   
   • Clique em Exportar no canto superior direito da tabela. Na caixa de diálogo:
     • No campo Nome da exportação , digite um nome de exportação.
     • Clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione um formato.
     • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
     • Clique para expandir a seção Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
       • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione quais propriedades incluir na exportação.
       • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registro associados (por exemplo, o nome da fatura).
       • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados
     • Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Saiba mais sobre automatização de faturas.

Enviar a fatura por e-mail

Para enviar a fatura por e-mail:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Enviar por email.
4. Na guia Enviar email de fatura, configure seu email:
   • O campo Para será preenchido automaticamente com o endereço de email do contato associado à fatura. Para alterar esse endereço de email, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de email e o HubSpot criará automaticamente um registro do contato após o envio.
   • Para adicionar um endereço de e-mail ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários Cc. Clique no menu suspenso e selecione os contatos , ou insira custom email address. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no  campo CC.
   • Se um endereço de e-mail padrão tiver sido configurado nas configurações da fatura, o campoDe será automaticamente preenchido com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um endereço de email padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus emails pessoais ou de outros emails da equipe estiver ativada, você poderá selecionar um endereço de email diferente.
   • Se nenhum endereço de e-mail padrão tiver sido definido, o endereço de e-mail selecionado se tornará o endereço padrão para futuros envios de faturas, mas poderá ser alterado antes de cada envio.
   • As respostas a este e-mail serão encaminhadas para o endereço De. Se você selecionar um endereço de e-mail que está sendo usado para uma caixa de entrada conectada, incluindo caixas de entrada compartilhadas, você poderá gerenciar o acompanhamento na caixa de entrada de conversas do HubSpot.
   • Edite seu assunto.
   • Adicione o corpo da mensagem de email.
5. À medida que você atualiza os campos, uma visualização ao vivo é exibida à direita dos campos. Para enviar o email:
   • Clique em Enviar e-mail da fatura para enviar o e-mail como exibido. O comprador receberá um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para exibir a fatura em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como um anexo.
   • Para redigir manualmente um email individual com um link para a fatura, clique em Criar email personalizado em

Enviar a fatura por meio de um link ou PDF

Para enviar a fatura por meio de um link ou baixar um PDF da fatura:

Observação: se você enviar uma fatura em um email escrito manualmente ou inserindo um link, a última propriedade de data enviada não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades de fatura.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   • Copiar link: copie o link da NFF.
   • Download: faça o download de uma versão em PDF da fatura.

Como inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas

Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:

1. Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Caixa de entrada.
2. No canto inferior esquerdo, clique em Redigir.
3. No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
4. Selecione uma fatura ou clique em Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.

Depois de selecionar uma fatura, um hiperlink para a fatura será adicionado à mensagem.

Revise o histórico de edições

Você pode exibir o histórico de edições em uma fatura, incluindo qualquer alteração de status, quando emails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e a hora em que uma ação ocorreu.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Clique no nome da fatura.
3. Role até o cartão Histórico .
4. Use a barra de pesquisa para procurar atividades.

Próximas etapas

• Use faturas com integrações contábeis desenvolvidas pelo HubSpot, como QuickBooks e Xero.
• Gerencie seu pagamentos .
• Criar e enviar cotações.
• Crie assinaturas.