Gestione delle fatture

Utilizza la pagina dell'indice delle fatture per gestire le fatture dei tuoi acquirenti, tra cui la modifica, il tracciamento e l'esportazione. È inoltre possibile associare le fatture ad altri record di HubSpot per avere una visione completa dell'attività dei clienti e dei pagamenti.

Scopri di più su come creare e condividere le fatture emesse.

Prima di iniziare

Comprendere limiti e considerazioni

• Le seguenti fatture non possono essere cancellate:
  • Fatture relative a un abbonamento attivo o a un piano di fatturazione.
  • Le fatture associate a un promemoria di credito, a un pagamento online o a un abbonamento non possono essere eliminate.
• I numeri delle fatture continueranno ad aumentare in modo sequenziale a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o qualsiasi altra fattura è stata cancellata).
  • L'eliminazione delle fatture potrebbe causare lacune permanenti nella numerazione delle fatture.
  • La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture a pagamento non possono essere eliminate). Dovete consultare il vostro team di account per garantire la conformità con i vostri sistemi attuali.

Quando scarichi le fatture, tieni presente quanto segue:

• Le fatture scaricate sono in formato PDF e vengono consegnate via e-mail in un file ZIP.
• Le fatture con stato di bozza e le fatture non fatturabili vengono omesse dal file ZIP. Una fattura può essere impostata come non fatturabile solo tramite API (ad esempio, quando si crea una fattura tramite API o se un'applicazione di terze parti sincronizza le fatture con HubSpot).
• Le fatture sincronizzate tramite la sincronizzazione dei dati vengono omesse dal file ZIP.
• Se selezioni più di 500 fatture da scaricare, queste verranno suddivise in più file ZIP. Ad esempio, se scarichi 700 fatture, 500 saranno contenute in un file ZIP e 200 in un secondo file ZIP.

Gestione delle fatture

Visualizza, filtra e gestisci le fatture dalla pagina indice delle fatture.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Per filtrare le fatture, clicca su " Filtri avanzati " sopra la tabella.
3. Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro. Cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro. Per aggiungere un altro filtro al gruppo di filtri, sotto e, fare clic su + Aggiungi filtro.
4. Per aggiungere un altro gruppo di filtri, in corrispondenza di o, fare clic su + Aggiungi gruppo di filtri.
5. Una volta impostato il filtro, fare clic sulla X in alto a destra del pannello. Per saperne di più sull' impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
6. Per utilizzare Breeze, l'IA HubSpot, per assegnare una priorità alle fatture in sospeso (BETA), in alto a destra, clicca su "Assegna priorità alle fatture".
   
   
   
7. Breeze stabilisce le priorità in base alle fatture scadute, a quelle in scadenza a breve, a quelle con il saldo più elevato e a quelle relative ad aziende e trattative chiave.
   
   
   
8. Rispondere a Breeze o gestire le fatture in base alla risposta ricevuta. Ad esempio, potresti chiedere a Breeze ulteriori informazioni su una fattura specifica, oppure chiedergli di redigere delle e-mail da inviare ai contatti indicati nella fattura.
   
   
   
9. Per modificare le colonne che appaiono nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
10. Clicca sul nome della fattura per visualizzarne i dettagli nel pannello di destra:
    • Visualizza le proprietà della fattura: fare clic per espandere la sezione Informazioni su questa fattura e visualizzare le proprietà della fattura. Per modificare il titolare della fattura, fare clic sul menu a tendina "Titolare " e selezionare un titolare.
    • Visualizza la cronologia delle fatture: clicca per espandere la scheda "Cronologia " e visualizzare la cronologia delle attività relative alla fattura.
    • Visualizza i pagamenti effettuati: clicca per espandere la scheda "Pagamenti " e visualizzare i pagamenti associati alla fattura. Scopri come registrare ed eliminare i pagamenti.
    • Visualizza associazioni: fare clic per espandere una sezione [oggetto] e visualizzare i dettagli dell'oggetto associato. Scopri di più su come associare le fatture ad altri oggetti.

Gestione delle fatture emesse 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   
   • Modifica: prosegui con la compilazione della fattura.
   • Visualizza la cronologia delle proprietàexternalLink: verifica i valori passati delle proprietà relativi alla fattura.
   • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dati.
   • Elimina: elimina la bozza della fattura. 

Modifica delle fatture finalizzate

Se è stata attivata l'impostazione " " per modificare le fatture aperte o quelle a pagamento , è possibile modificare le fatture chiuse dalla pagina di indice delle fatture. È possibile modificare le fatture in sospeso o quelle a pagamento, in base alle impostazioni configurate nel proprio account.

• Consenti la modifica delle fatture aperte: modificaqualsiasi campo delle fatture aperte.
• Consenti modifiche non finanziarie alle fatture a pagamento: modifica i campi che non alterano i totali delle fatture. Ad esempio, i dati di contatto e quelli dell'azienda, i numeri di ordine di acquisto e le note.
• Consenti modifiche finanziarie alle fatture a pagamento (potrebbe influire sulla reportistica): oltre a poter modificare i campi che non incidono sui totali delle fatture, gli utenti possono modificare i campi che incidono sui totali, sulle imposte o sulle voci delle fatture a pagamento. Quando gli utenti aggiornano e confermano le modifiche, l'importo totale della fattura, il saldo dovuto e lo stato della fattura vengono aggiornati in modo da riflettere le modifiche apportate.

Per modificare una fattura definitiva:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, clicca su "Azioni " e seleziona " Modifica".
4. Apporta le modifiche necessarie alla fattura. 
5. Se si apportano modifiche che incidono sul saldo o sull'importo totale di una fattura a pagamento, nella fattura vengono visualizzati i pagamenti già registrati, l'importo totale aggiornato e il saldo dovuto aggiornato.
   
   
   
6. In alto a destra, clicca su " Aggiorna fattura". Se stai aggiornando i dati che incidono sull'importo totale della fattura o sul saldo dovuto, fai clic su "Aggiorna fattura " nella finestra di dialogo per confermare.
   
   
   
7. Se il nuovo importo totale della fattura è superiore ai pagamenti già registrati, lo stato della fattura passerà da " A pagamento " a "In sospeso". Nel caso di fatture a pagamento parziale, la fattura rimane “Aperta” con il saldo dovuto aggiornato.
8. Nella finestra di dialogo di invio, scegli come condividere la fattura aggiornata oppure inviala in un secondo momento dalla pagina di riepilogo delle fatture. 

Gestione delle fatture finalizzate

Gestire le fatture finalizzate dalla pagina dell'indice, tra cui la registrazione del pagamento manuale, la non applicazione del pagamento manuale, l'addebito manuale di un metodo di pagamento memorizzato, l'annullamento e la cancellazione delle fatture e altro ancora.

Se si desidera rimborsare il pagamento di una fattura, si possono trovare maggiori informazioni sul rimborso dei pagamenti. Non è possibile annullare le fatture con pagamenti effettuati a fronte di esse. Ulteriori informazioni sull' annullamento delle fatture, compreso il modo in cui rimuovere un pagamento associato a una fattura per consentirne l'annullamento.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:

• • Record del pagamento: contrassegnare manualmente la fattura come pagata creando un nuovo record del pagamento o applicandone uno esistente. Per selezionare questa opzione, le fatture devono essere aperte e presentare un saldo positivo. Dopo aver selezionato questa opzione:
    • Per creare un nuovo record del pagamento, nel pannello di destra, inserisci i dettagli del pagamento. Selezionare la casella di controllo "Invia ricevuta all'indirizzo e-mail del cliente" per inviare una ricevuta all'indirizzo e-mail del cliente selezionato. Cliccare su Record del pagamento. Il pagamento apparirà nella scheda "Pagamenti ". È anche possibile inviare una ricevuta in un secondo momento dalla pagina dell'indice dei pagamenti.
    • Per applicare un pagamento esistente alla fattura, nel pannello di destra fare clic sulla scheda Applica esistente . Cercare un record del pagamento in base all'importo, all'ID o all'indirizzo e-mail del contatto associato al pagamento. Selezionare il pagamento, quindi fare clic su Applica pagamento. Il pagamento apparirà nella scheda " Pagamenti ".

Nota bene: se un pagamento è già associato a un'altra fattura, non può essere associato a una seconda fattura.

• • Visualizza fattura externalLink: apri la fattura in una nuova scheda del browser.
  • Visualizza lo storico delle proprietà externalLink: visualizza i valori passati delle proprietà per la fattura.
  • Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
  • Invia via e-mail: invia la fattura via e-mail. Scopri di più sull'invio delle e-mail con le fatture.
  • Scarica: scarica la fattura in formato PDF.
  • Modifica dei promemoria: eliminare un promemoria di fattura imminente.

• • Metodo di pagamento dell'addebito: addebitarela fattura sulmetodo di pagamento salvato dall'acquirente. Sia voi che l'acquirente riceverete una ricevuta via e-mail.
  • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.

• • Elimina: elimina la fattura. L'eliminazione della fattura è definitiva e non può essere annullata. È anche possibile eliminare più fatture dalla pagina dell'indice.
    • Se non è disponibile l'opzione per eliminare una fattura, assicurati chel'impostazione " " relativa all'eliminazione delle fatture sia stata attivata.
    • Per eliminare una fattura con un pagamento manuale associato, eliminare il pagamento associato, quindi eliminare la fattura.

• • Annullamento: contrassegnare la fattura come annullata. Dopo aver contrassegnato una fattura come annullata, non sarà più possibile riscuotere il pagamento relativo a tale fattura. Questa azione non può essere annullata.

Eliminare un pagamento da una fattura

Per annullare un pagamento relativo a una fattura, eliminare il pagamento registrato. I pagamenti online non possono essere cancellati.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. Nel pannello di destra, scorrere fino alla scheda Pagamenti .
4. Fare clic su Visualizza pagamento associato.
5. Nella pagina dell'indice, fare clic sull' importo del pagamento.
6. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina.
7. Fare clic su Record per confermare.

Esportazione di fatture

1. Fare clic su Esportazione in alto a destra della tabella.
2. Nella finestra di dialogo:
   • Nel campo Nome esportazione , inserire un nome per l'esportazione.
   • Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato.
   • Fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna e selezionare una lingua.
   • Fare clic per espandere la sezione Personalizza per personalizzare ulteriormente l'esportazione:
     • In Proprietà incluse nell'esportazione selezionare le proprietà da includere nell'esportazione.
     • In corrispondenza delle associazioni incluse nell'esportazione, selezionare la casella di controllo Includi nome record associato per includere i nomi dei record associati (ad esempio, il nome dell'abbonamento).
     • Alla voce Associazioni incluse nell'esportazione, selezionare se includere fino a 1.000 record associati o tutti i record associati.
   • Fare clic su Esportazione. Per saperne di più sull' esportazione dei record.

Cancellare e scaricare più fatture

È possibile eliminare e scaricare fatture in blocco dalla pagina dell'indice. L'eliminazione della fattura è definitiva e non può essere annullata.

Quando si eliminano le fatture, tenere presente quanto segue:

• Le fatture associate a un promemoria di credito, a un pagamento online o a un abbonamento non possono essere eliminate. Per eliminare una fattura con un pagamento manuale associato, eliminare il pagamento associato, quindi eliminare la fattura.
• I numeri delle fatture continueranno ad aumentare in modo sequenziale a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o qualsiasi altra fattura è stata cancellata). Pertanto, l'eliminazione della fattura può creare una lacuna permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture a pagamento non possono essere eliminate). Dovete consultare il vostro team di account per garantire la conformità con i vostri sistemi attuali.
• Gli utenti che hanno disattivato l' impostazione di eliminazione delle fatture non possono eliminare le fatture.

Per eliminare o scaricare fatture in blocco:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Filtrare la pagina di indice.
3. Selezionare le caselle di controllo accanto alle fatture che si desidera eliminare o scaricare. Oppure selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella per selezionare tutte le fatture visualizzate nella pagina dell'indice.
4. Per eliminare le fatture:
   • In alto, fare clic su delete Elimina.
     
     
     
   • Nella finestra di dialogo, inserire il numero di fatture da eliminare, quindi fare clic su Elimina.
5. Per scaricare le fatture:
   • In alto, fare clic su download Scarica.
     
     
     
   • Nella finestra di dialogo, fare clic su Download.
   • I file ZIP contenenti le fatture in formato PDF vi saranno inviati via e-mail.

Recensione della cronologia delle modifiche

È possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a una fattura, compresi i cambiamenti di stato, la data di invio delle e-mail di fattura, gli utenti che hanno eseguito l'azione e la data e l'ora in cui si è verificata l'azione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. Spostarsi sulla scheda Storia .
4. Utilizzate la barra di ricerca per cercare le attività.

Associare le fatture ad altri record

Le fatture possono essere associate ad altri record dell'oggetto in HubSpot per tenere traccia delle relazioni all'interno e tra gli oggetti.

Associazioni automatiche

• Fatture e relativi documenti di origine: le fatture vengono automaticamente associate al documento da cui sono state generate. Se si crea una fattura da un contatto, un'azienda o una trattativa, oppure si crea un preventivo, la fattura viene automaticamente associata a quel record. Quando si crea una fattura da un preventivo, anche il contatto e l'azienda associati al preventivo vengono copiati nella fattura. In questo modo il contatto, l'azienda, la trattativa, il preventivo e la fattura sono collegati. Le fatture create automaticamente dagli abbonamenti sono associate all'abbonamento che le ha generate (ed ereditano le stesse relazioni di contatto, azienda e trattativa dell'abbonamento).

• Fatture e pagamenti: quando le fatture vengono generate a partire da pagamenti effettuati tramite link di pagamento, preventivi o abbonamenti, la fattura viene automaticamente associata al record del pagamento.

• Fatture, contatti e aziende: le fatture vengono associate automaticamente al contatto e all’azienda che inserisci nella sezione“Destinatario della fattura”. Quando si crea una fattura, è possibile aggiungere un contatto principale e un'azienda. È possibile aggiungere altri contatti e aziende associati dopo la creazione della fattura.

• Fatture e note di credito: quando si applica una nota di credito a una fattura, tale fattura viene associata alla nota di credito. I promemoria di credito possono essere associati alle fatture solo applicando il promemoria di credito alla fattura.

Associare manualmente le fatture ad altri record

È possibile associare manualmente le fatture ai record per tenere traccia delle relazioni all'interno e tra gli oggetti. È possibile associare manualmente le fatture con:

• Contatti
• Aziende
• Trattative

Per saperne di più sull'associazione manuale del record.

Crea rapporti sulle fatture

Crea rapporti sulle fatture utilizzando la suite di analisi dati, i report personalizzati e i dashboard, per ottenere informazioni sui saldi in sospeso, sulla fatturazione e sui ricavi.

• Scopri come utilizzare i rapporti sulle fatture nella suite di analisi dati.

• Scopri come creare rapporti personalizzati.

Creare un dashboard dei crediti commerciali

Crea un dashboard della contabilità clienti con rapporti predefiniti per comprendere rapidamente lo stato delle tue fatture. Il dashboard contiene i seguenti rapporti:

• Ricavi previsti e ricavi effettivi per mese.
• Fatture a pagamento puntuale.
• Saldo dovuto nel tempo.
• Fatture in sospeso.
• Fatture scadute.
• Riepilogo dell'anzianità dei crediti.
• Rapporto sull'anzianità dei crediti (solo per abbonamentiProfessional ed Enterprise ).

Per configurare la dashboard nel tuo account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. In alto a destra, clicca su “Visualizza rapporti fatture”.
   
   
   
3. Fai clic sulla dashboard "Contabilità clienti ".
   
   
   
4. Nel pannello di destra, deseleziona le caselle di controllo relative ai rapporti che non desideri aggiungere alla dashboard, quindi fai clicsu Avanti.
5. Scegli il nome della dashboard, imposta i permessi di accesso degli utenti, quindi fai clic su " Crea dashboard".
6. Nella parte superiore dello schermo apparirà un'istruzione che conferma la creazione della dashboard. Fai clic su " Vai alla dashboard " per accedere alla nuova dashboard.

Una volta creata la tua dashboard, potrai gestirla , aggiungere altri rapporti,personalizzarla evisualizzare l'attività degli utenti.

Utilizzare i dati della fattura in altri strumenti di HubSpot

Utilizzate le proprietà delle fatture in altri strumenti, come flussi di lavoro e segmenti, per automatizzare e organizzare i dati delle fatture in tutto HubSpot.

Identificare i clienti con fatture scadute

Creare un segmento per le fatture scadute. Utilizzate il segmento per creare follow-up, avvisare un account manager o un rappresentante delle vendite ed evidenziare le entrate mancanti nei rapporti.

1. Creare un segmento, selezionando l'Oggetto Fattura durante la creazione del segmento.
2. Aggiungere un filtro in cui la data di scadenza è superiore a sette giorni fa.
   
   
   
3. Utilizzate il segmento in un flusso di lavoro per inviare promemoria, creare attività per il vostro team o creare rapporti che evidenzino le entrate mancanti.

Premiare gli acquirenti di alto valore

Creare un segmento per identificare i contatti o le aziende con importi totali di fattura elevati. Taggateli come VIP per poter indirizzare le loro richieste a un livello di assistenza superiore e iscriverli a programmi e campagne VIP.

1. Creare una proprietà personalizzata per l'azienda o il contatto per visualizzare l'importo totale della fattura:
   1. Creare una proprietà di rollup chiamata Importo totale fattura. 
   2. Impostare il tipo di rollup come Somma.
   3. Impostare il formato del numero come Valuta.
   4. Impostare il tipo di record dell'associazione come Fattura.
   5. Impostare la proprietà del record associato come Importo pagato.
      
      
      
2. Creare una proprietà personalizzata per taggare l'azienda come VIP. Ad esempio, creare una proprietà Casella di controllo singola chiamata VIP.
3. Creare un flusso di lavoro che imposti la proprietà VIP su Sì quando l'importo totale della fattura di un'azienda è superiore al valore impostato. Includere solo le aziende la cui data dell'ultima fattura rientra in un determinato periodo (ad esempio, 180 giorni), in modo da includere solo le aziende attive.
   
   
   
4. Creare un segmento, selezionando l'oggetto Azienda al momento della creazione.
5. Aggiungere un filtro in cui la proprietà VIP è Yes.
   
   
   
6. Utilizzate il segmento per creare visualizzazioni di clienti VIP per l'assistenza clienti, iscrivere tali clienti a campagne VIP e altro ancora.

Le prossime tappe

• Crea contratti per gestire quelli dei tuoi acquirenti e automatizzare la fatturazione.
• Utilizzate le fatture con le integrazioni di account costruite da HubSpot, come QuickBooks e Xero.
• Gestisci i pagamenti, inclusi rimborsi, ricevute, rapporti, emolumenti ed esportazioni.
• Crea e invia preventivi ai tuoi acquirenti.