Gestione delle fatture

Dopo aver creato le fatture, è possibile gestirle dalla pagina di indice delle fatture, come per gli altri record del CRM.

Gestire le fatture

Per gestire le fatture:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nel pannello di destra è possibile impostare il proprietario della fattura tramite il campo Proprietario, visualizzare le proprietà dell'azienda, vedere i pagamenti effettuati e gestire le associazioni della fattura, compresa l'aggiunta di altri contatti e aziende.

Gestire le fatture emesse

• Modifica: continua a impostare la fattura.
• Visualizza la cronologia delle proprietà: controlla i valori passati delle proprietà della fattura.
• Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
• Elimina: cancella la bozza della fattura.

Gestire le fatture finalizzate

Per le fatture finalizzate, è possibile accedere alle seguenti opzioni facendo clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra:

• Modifica: se l'impostazione per la modifica delle fatture è stata attivata, i Super Amministratori e gli utenti con il permesso di modifica delle fatture possono modificare le fatture finalizzate dalla pagina dell'indice delle fatture. Una volta salvate le modifiche, si consiglia di inviare una comunicazione al cliente per informarlo che la fattura è stata modificata, includendo i dettagli delle modifiche.

• Record di pagamento: contrassegnare manualmente la fattura come pagata creando un nuovo record di pagamento o applicandone uno esistente. Dopo aver selezionato questa opzione:
  • Per creare un nuovo record di pagamento, compilare i campi dei dettagli del pagamento nella barra laterale destra, quindi fare clic su Record payment. Il pagamento apparirà sotto Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.
  • Per applicare un pagamento esistente alla fattura, nella barra laterale destra fare clic sulla scheda Applica esistente. Cercare quindi un record del contatto in base all'importo del pagamento, all'ID o all'indirizzo e-mail del contatto associato al pagamento. Selezionare il pagamento, quindi fare clic su Applica pagamento. Il pagamento apparirà tra i Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.

Attenzione: quando sicontrassegna manualmente la fattura come pagata, i contatti non riceveranno automaticamente una ricevuta. Se è necessaria una ricevuta, è possibile inviarla al contatto dalla pagina dell'indice dei pagamenti.

• • Per eliminare un pagamento:

• • • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
    • Fare clic sul nome della fattura.
    • Nella barra laterale destra, nella sezione Pagamenti, fare clic su Visualizza pagamento associato.
    • Fare clic sull'importo del pagamento.
    • Fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra, quindi su Elimina.
    • Fare clic su Elimina record per confermare.

• Visualizza fattura: apre la fattura in una scheda separata del browser.
• Visualizza la cronologia delle proprietà: controlla i valori passati delle proprietà per la fattura.
• Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
• Invia: invia la fattura tramite un'e-mail. Per saperne di più sull'invio di e-mail di fatturazione.
• Scarica: scarica un PDF della fattura.
• Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.

• Elimina: se l'impostazione per eliminare le fatture è stata attivata, i Super Amministratori e gli utenti con il permesso di modifica delle fatture possono eliminare le fatture finalizzate non pagate dalla pagina dell'indice delle fatture. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

• Annulla: contrassegna la fattura come nulla. Dopo aver contrassegnato una fattura come nulla, non è più possibile riscuotere il pagamento della fattura o annullarla. Non è possibile annullarla.
  • Se è stato effettuato un pagamento online a fronte della fattura, non è possibile annullare la fattura, anche se viene emesso un rimborso.
  • Se è stato registrato un pagamento manuale a fronte della fattura, il pagamento deve essere cancellato prima di poterlo annullare.

Filtrare ed esportare le fatture

• Fare clic su Filtri avanzati in alto a sinistra.
• Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro per impostare un nuovo filtro.
• Cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro.
• Per selezionare un'altra proprietà, fare clic su AND o OR. Per saperne di più sull'impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
  
  
• Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
• Fare clic su Esporta in alto a destra della tabella per esportare tutte le fatture, oppure selezionare le caselle di controllo accanto alle fatture che si desidera esportare, quindi fare clic su Esporta. Per saperne di più sull'esportazione dei record.

Inviare le fatture create

Dopo aver creato una fattura, è possibile condividerla tramite un'e-mail o un link diretto, oppure inserire le fatture durante la composizione dei messaggi nei record del CRM e nella Posta in arrivo delle conversazioni.

Inviare la fattura in un'e-mail

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
• Nella finestra di dialogo, configurare i campi dell'indirizzo e-mail:

• • Il campo A viene automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
  • Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
  • Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
    • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
    • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta elettronica collegata, comprese le caselle di posta elettronica condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.

• Fare clic su Invia fattura. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.

Inviare manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura

Per inviare manualmente un'e-mail con un link alla fattura:

Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Scrivi e-mail manualmente. Si verrà reindirizzati al record della trattativa associato alla fattura, dove sarà possibile comporre l'e-mail. Il link alla fattura sarà automaticamente incluso nel corpo dell'e-mail.
• Dopo aver composto l'e-mail, fare clic su Invia.

Inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni

Per inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni:

• Nello strumento di composizione dei messaggi, fare clic su Inserisci, quindi selezionare Strumento di composizione.
• Selezionare una fattura o fare clic su Gestisci per accedere alla pagina di indice delle fatture.

Dopo aver selezionato una fattura, verrà aggiunto un collegamento ipertestuale al messaggio utilizzando il numero della fattura.

Ottenere il link di una fattura da condividere

Per ottenere il link di una fattura da condividere sulla piattaforma preferita:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni e selezionare Copia link.
• È possibile inserire il link nella piattaforma di messaggistica preferita e l'acquirente può fare clic sul link per visualizzare la fattura all'URL configurato durante la creazione della fattura.

Rivedere la cronologia delle modifiche

È possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a una fattura, compresi i cambiamenti di stato e quando sono state inviate le e-mail di fatturazione, quali utenti hanno eseguito l'azione e la data e l'ora in cui si è verificata l'azione.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nel pannello di destra, scorrere fino al pannello dello storico.

Nota bene: attualmente le integrazioni con i conti Hubspot, come Quickbooks Online e Xero, non supportano la sincronizzazione delle fatture da HubSpot. Tuttavia, è possibile esportare i record delle fatture e caricarli nel proprio sistema contabile. È possibile iscriversi agli aggiornamenti sulle nuove funzionalità di integrazione delle fatture, come la sincronizzazione delle fatture, compilando questo modulo.