Gestione delle fatture

Dopo aver creato le fatture, è possibile gestirle, modificarle e tenerne traccia dalla pagina di indice delle fatture, come per la gestione degli altri record della fattura del CRM. In questo articolo scoprirete come aggiornare gli stati di pagamento, inviare, esportare, annullare le fatture e altro ancora.

Gestione delle fatture

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. Nel pannello di destra, modificare i dettagli della fattura:
   • Impostare un proprietario: fare clic per espandere la sezione Informazioni su questa fattura . In corrispondenza di Proprietario, fare clic sul menu a discesa e selezionare un proprietario.
   • Visualizza le proprietà della fattura: fare clic per espandere la sezione Informazioni su questa fattura e visualizzare le proprietà della fattura.
   • Visualizza la cronologia della fattura: fare clic per espandere la sezione Cronologia e visualizzare la cronologia della fattura.
   • Visualizza i pagamenti effettuati: fare clic per espandere la sezione Pagamenti per visualizzare i pagamenti effettuati a fronte della fattura.
   • Visualizza associazioni: fare clic per espandere una sezione [oggetto] e visualizzare i dettagli dell'oggetto associato. Per saperne di più sull' aggiunta e la rimozione di associazioni.

Gestione delle fatture emesse 

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   
   • Modifica: continuare a impostare la fattura.
   • Visualizza lo storico delle proprietà externalLink: controllare i valori passati delle proprietà per la fattura.
   • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
   • Elimina: elimina la bozza di fattura.

Modifica delle fatture finalizzate

Se l'impostazione di modifica delle fatture è stata attivata, è possibile modificare le fatture finalizzate dalla pagina dell'indice delle fatture. Una volta salvate le modifiche, si consiglia di inviare una comunicazione al cliente per informarlo che la fattura è stata modificata, includendo i dettagli delle modifiche.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare una Modifica.
4. Per modificare i dettagli del contatto, passare il mouse sul contatto e fare clic sull'icona edit modifica. Aggiornare i dati del contatto nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dei dettagli del contatto aggiornerà il record del contatto nel CRM.
5. Per sostituire il contatto, fare clic sull'icona replace sostituire. Selezionare un nuovo contatto nel pannello di destra.
6. Per modificare i dettagli dell'azienda, passare il mouse sopra l'azienda e fare clic sull'icona edit modifica. Aggiornare le informazioni sull'azienda nel pannello di destra e fare clic su Salva. La modifica dell'azienda aggiornerà il record dell'azienda nel CRM.
7. Per sostituire l'azienda, fare clic sull'icona replace sostituire. Selezionare l' azienda nel pannello di destra.
8. Per aggiungere un altro indirizzo di fatturazione, fare clic su Modifica in Indirizzo di fatturazione. Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell' indirizzo e fare clic su Applica.
9. Per aggiungere un indirizzo di spedizione diverso, fare clic su Modifica in Indirizzo di spedizione. Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell' indirizzo e fare clic su Applica.
10. Per modificare la data della fattura, fare clic sul campo Data fattura . Fare clic sul selezionatore di date e selezionare una data.
11. Per modificare i termini di pagamento, in alto a destra, fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare un termine di pagamento. Il campo Data di scadenza si aggiorna automaticamente in base al termine selezionato. Se è stata attivata l'impostazione per l'invio di e-mail di promemoria automatiche, le e-mail saranno inviate in base a questa data.
12. Le proprietà personalizzate configurate nelle impostazioni della fattura vengono visualizzate a destra, sotto Numero di fattura successivo. Modificare i valori delle proprietà personalizzate. Se è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di sovrascrivere questi campi :
    
    1. Fare clic su add Aggiungi campo personalizzato. Selezionare le proprietà personalizzate della fattura esistenti dall'elenco, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare, oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura externalLink per impostare una nuova proprietà di fattura personalizzata.
    2. Fare clic sull'icona delete accanto a una proprietà personalizzata per eliminarla dalla fattura.
13. Aggiornare le voci.

14. Modificare le imposte:

    • Automatizzazione del calcolo delle imposte (BETA): calcolo automatico delle imposte in base all'indirizzo della fattura.
    • Aggiungere le imposte alle singole voci: aggiungere le imposte alle voci dalla libreria delle imposte.
    • Aggiungere un'imposta una tantum alla fattura: aggiungere un'imposta una tantum all'intera fattura.

15. Aggiungere o modificare un promemoria di credito per regolare il saldo di una fattura con un credito (BETA). Per saperne di più sui promemoria di credito.

    • Per modificare la nota di credito applicata a una fattura, fare clic sul menu a discesa Nota di credito e selezionare una nota di credito. Nel campo Importo applicato , inserire l'importo del credito.
    • Per eliminare una nota di credito esistente, fare clic sull'icona delete accanto alla nota di credito.
      
      
    • Per aggiungere un promemoria di credito, nella tabella Riepilogo , alla voce Totale, fare clic su + Aggiungi credito disponibile.
      
      
    • Fare clic sul menu a discesa Memo di credito e selezionare un memo di credito.
    • Nel campo Importo applicato , inserire l'importo del credito.
16. Nel campo Commenti , aggiornare o aggiungere i propri commenti.
    • Utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento (è possibile utilizzare i frammenti per creare pezzi di testo. Ad esempio, se si utilizzano regolarmente gli stessi termini in una fattura, si può creare un frammento da utilizzare ogni volta che si aggiungono commenti a una fattura). 
    • Nelle impostazioni della fattura è possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura.
17. Nella sezione Riscossioni , aggiornare le impostazioni dei pagamenti. Per saperne di più sulla configurazione della riscossione dei pagamenti.
18. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate. È possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Ulteriori informazioni sulle impostazioni avanzate delle fatture.
19. Fare clic su Aggiorna fattura in alto a destra. Nella finestra di dialogo, fare clic su Aggiorna per confermare. 

Gestione delle fatture finalizzate

Gestire le fatture finalizzate dalla pagina dell'indice, tra cui la registrazione del pagamento manuale, la non applicazione del pagamento manuale, l'addebito manuale di un metodo di pagamento memorizzato, l'annullamento e la cancellazione delle fatture e altro ancora.

Se si desidera rimborsare il pagamento di una fattura, si possono trovare maggiori informazioni sul rimborso dei pagamenti. Non è possibile annullare le fatture con pagamenti online effettuati a fronte di esse. Per saperne di più sull'annullamento delle fatture.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:

• • Record del pagamento: contrassegnare manualmente la fattura come pagata creando un nuovo record del pagamento o applicandone uno esistente. Dopo aver selezionato questa opzione:
    • Per creare un nuovo record del pagamento, nel pannello di destra aggiungere i campi dei dettagli del pagamento , quindi fare clic su Record del pagamento. Il pagamento apparirà nella scheda Pagamenti quando si visualizzano i dettagli della fattura.
    • Per applicare un pagamento esistente alla fattura, nel pannello di destra fare clic sulla scheda Applica esistente . Cercare un record del pagamento in base all'importo, all'ID o all'indirizzo e-mail del contatto associato al pagamento. Selezionare il pagamento, quindi fare clic su Applica pagamento. Il pagamento apparirà nella scheda Pagamenti quando si visualizzano i dettagli della fattura.

• • • Per non applicare il pagamento alla fattura, cancellare il pagamento registrato:

• • • • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
      • Fare clic sul nome della fattura.
      • Nel pannello di destra, scorrere fino alla scheda Pagamenti .
      • Fare clic su Visualizza pagamento associato. 
      • Nella pagina dell'indice, fare clic sull' importo del pagamento.
      • In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina.
      • Fare clic su Record per confermare.

• • Visualizza fattura externalLink: aprire la fattura in una scheda separata del browser.
  • Visualizza lo storico delle proprietà externalLink: visualizza i valori passati delle proprietà per la fattura.
  • Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
  • Invia per e-mail: invia la fattura tramite un'e-mail. Per saperne di più sull' invio di e-mail di fattura.
  • Download: scaricare un PDF della fattura.
  • Modifica dei promemoria: eliminare un promemoria di fattura imminente.

• • Addebito del metodo di pagamento: addebita la fattura a un metodo di pagamento memorizzato dall'acquirente. Sia voi che l'acquirente riceverete una ricevuta via e-mail.
  • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.

• • Elimina: eliminare la fattura. Se non si riesce a cancellare, verificare che sia stata attivata l'impostazione per cancellare le fatture . L'eliminazione della fattura è definitiva e non può essere annullata.

Nota bene: i numeri di fattura continueranno ad aumentare in modo sequenziale a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o qualsiasi altra fattura è stata cancellata). Pertanto, l'eliminazione della fattura può creare una lacuna permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture a pagamento non possono essere eliminate). Dovete consultare il vostro team di account per garantire la conformità con i vostri sistemi attuali.

• • Vuoto: contrassegna la fattura come nulla. Dopo aver contrassegnato una fattura come nulla, non è più possibile riscuoterne il pagamento o annullarla. Questa azione non può essere annullata.
    • Se è stato effettuato un pagamento online a fronte della fattura, non è possibile annullare la fattura, anche se viene emesso un rimborso.
    • Se è stato registrato un pagamento manuale a fronte della fattura, il pagamento deve essere cancellato prima di poter annullare la fattura.

Filtro ed esportazione delle fatture

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic su advancedFilters Filtri avanzati nella parte superiore della tabella.
   
   
3. Nel pannello di destra, cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro.
4. Per selezionare un'altra proprietà da aggiungere al filtro, fare clic su + Aggiungi filtro.
5. Per filtrare in base alla proprietà selezionata o a un altro filtro, in OR fare clic su + Aggiungi gruppo di filtri.
6. Una volta impostati i filtri, fare clic sulla X in alto a destra del pannello. Per saperne di più sull' impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
7. Per modificare le colonne che appaiono nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
8. Esportazione di un file CSV, XLS o XLSX delle fatture:
   
   • Fare clic su Esportazione in alto a destra della tabella. Nella finestra di dialogo:
     • Nel campo Nome esportazione , inserire un nome per l'esportazione.
     • Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato.
     • Fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna e selezionare una lingua.
     • Fare clic per espandere la sezione Personalizza per personalizzare ulteriormente l'esportazione:
       • In Proprietà incluse nell'esportazione selezionare le proprietà da includere nell'esportazione.
       • In corrispondenza delle associazioni incluse nell'esportazione, selezionare la casella di controllo Includi nome record associato per includere i nomi dei record associati (ad esempio, il nome della fattura).
       • Alla voce Associazioni incluse nell'esportazione, selezionare se includere fino a 1.000 record associati o tutti i record associati.
     • Fare clic su Esportazione. Per saperne di più sull' esportazione dei record.

Inviare le fatture create

Dopo aver creato una fattura, è possibile condividerla tramite e-mail, utilizzando un link diretto, scaricando un PDF o inserendo le fatture durante la composizione dei messaggi nei record della fattura e nella Posta in arrivo delle conversazioni.

Per saperne di più sull' automazione delle fatture.

Inviare la fattura via e-mail

Per inviare la fattura via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia via e-mail.
4. Nella scheda Invia fattura, impostare l'e-mail:
   • Il campo A verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo e-mail, fare clic sulmenu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovoindirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
   • Per aggiungere un indirizzo e-mail alcampo CC , fare clic su Aggiungi destinatari Cc. Fare clic sulmenu a discesa e selezionare i contatti, oppure inserire indirizzi e-mail personalizzati . È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
   • Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito , il campoDa verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con il vostro indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla propria e-mail personale o da altre e-mail del team, è possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
   • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà quello predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per unacasella di posta elettronica collegata a , comprese le caselle di posta elettronica condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.
   • Modificare il soggetto.
   • Aggiungete il corpo del messaggio e-mail.
5. AMentre si aggiornano i campi, a destra dei campi viene visualizzata un'anteprima dal vivo. Per inviare la mail:
   • Fare clic su Invia e-mail di fattura per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà quindi un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.
   • Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Inviare la fattura tramite un link o un PDF

Per inviare la fattura tramite un link o scaricare un PDF della fattura:

Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Ulteriori informazioni sulle proprietà delle fatture.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare un'opzione:
   • Copia link: copia il link della fattura.
   • Download: scarica una versione PDF della fattura.

Inserire una fattura in un'email o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni

Per inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. In basso a sinistra, fare clic su Strumento di composizione.
3. Nello strumento di composizione dei messaggi, fare clic su Inserisci, quindi selezionare Fatture.
4. Selezionare una fattura o fare clic su Gestisci per accedere alla pagina di indice delle fatture.

Dopo aver selezionato una fattura, nel messaggio verrà aggiunto un collegamento ipertestuale alla fattura stessa.

Recensione della cronologia delle modifiche

È possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a una fattura, compresi i cambiamenti di stato, la data di invio delle e-mail di fattura, gli utenti che hanno eseguito l'azione e la data e l'ora in cui si è verificata l'azione.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sul nome della fattura.
3. Spostarsi sulla scheda Storia .
4. Utilizzate la barra di ricerca per cercare le attività.

Le prossime tappe

• Utilizzate le fatture con le integrazioni di account costruite da HubSpot, come QuickBooks e Xero.
• Gestire i pagamenti.
• Creare e inviare preventivi.
• Creare abbonamenti.