Administrer fakturaer

Når du har oprettet fakturaer, kan du administrere, redigere og spore dem fra fakturaens indeksside, ligesom du administrerer andre CRM-poster. I denne artikel kan du lære, hvordan du opdaterer betalingsstatus, sender, eksporterer, annullerer dine fakturaer og meget mere.

Administrer fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Rediger fakturadetaljerne i højre panel:
   • Angiv enejer: Klik for at udvide afsnittet Om denne faktura . Klik på rullemenuen under Ejer, og vælg en ejer.
   • Se fakturaegenskaber: Klik for at udvide afsnittet Om denne faktura for at se fakturaegenskaberne.
   • Sefakturahistorik: Klik for at udvide afsnittet Historik for at se en tidslinje med historik for fakturaen.
   • Se foretagne betalinger: Klik for at udvide afsnittet Betalinger for at se betalinger på fakturaen.
   • Se tilknytninger: Klik for at udvide et [objekt] -afsnit for at se detaljerne for det tilknyttede objekt. Få mere at vide om at tilføje og fjerne tilknytninger.

Administrer udkast til fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg en mulighed:
   
   • Rediger: fortsætmed at konfigurere fakturaen.
   • Vis ejendomshistorik externalLink: tjek de tidligere ejendomsværdier for fakturaen.
   • Klon: Opret en ny faktura med de samme oplysninger.
   • Slet: Slet fakturaudkastet.

Administrer færdigbehandlede fakturaer

Når du har konfigureret og færdiggjort dine fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindekset:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg en mulighed:
   
   • Rediger: Hvisindstillingen til at redigere fakturaer er slået til, kan du redigere færdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekset. Når ændringerne er gemt, anbefales det, at der sendes en meddelelse til kunden om, at fakturaen er ændret, med oplysninger om ændringerne.

• • Registrer betaling: Markér manuelt fakturaen som betalt ved at oprette en ny betalingspost eller anvende en eksisterende. Når du har valgt denne mulighed:
    • For at oprette en ny betalingspost skal du tilføje felterne med betalingsoplysninger i det højre panel og derefter klikke på Registrer betaling. Betalingen vises på kortet Betalinger, når du ser fakturadetaljerne.
    • Hvis du vil anvende en eksisterende betaling på fakturaen, skal du klikke på fanen Anvend eksisterende i højre panel. Søg efter en betalingspost ved hjælp af betalingsbeløbet, ID'et eller kontaktens e-mailadresse, der er knyttet til betalingen. Vælg betalingen, og klik derefter på Anvend betaling. Betalingen vises på kortet Betalinger, når du ser fakturadetaljerne.

• • • For at fjerne betalingen fra fakturaen skal du slette den registrerede betaling:

• • • • På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
      • Klik på navnet på fakturaen.
      • Rul til kortet Betalinger i højre panel.
      • Klik på Vis tilknyttet betaling.
      • Klik på betalingsbeløbet på indekssiden.
      • Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Slet.
      • Klik på Slet post for at bekræfte.

• • Vis faktura externalLink: åbn fakturaen i en separat browserfane.
  • Vis ejendomshistorik externalLink: se de tidligere ejendomsværdier for fakturaen.
  • Kopier link: kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
  • Send via e-mail: send fakturaen via en e-mail. Læs mere om at sende fakturaer via e-mail.
  • Download: Download en PDF af fakturaen.
  • Rediger påmindelser : Slet en kommende fakturapåmindelse.

• • Opkrævbetalingsmetode : Opkræv fakturaen til en købers gemte betalingsmetode. Både du og køberen vil modtage en kvittering via e-mail.
  • Klon: Opret en ny faktura med de samme oplysninger.

• • Slet: Slet fakturaen. Hvis du ikke kan slette, skal du sørge for,at indstillingen til at slette fakturaer er slået til. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumrene fortsætter med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller andre fakturaer er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre overensstemmelse med dine nuværende systemer.

• • Ugyldig: marker fakturaen som ugyldig. Når du har markeret en faktura som ugyldig, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Denne handling kan ikke fortrydes.
    • Hvis der er foretaget en onlinebetaling på fakturaen, er det ikke muligt at annullere fakturaen, selv om der er udstedt en refusion.
    • Hvis der er registreret en manuel betaling på fakturaen, skal betalingen slettes, før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på advancedFilters Avancerede filtre øverst i tabellen.
   
   
3. I højre panel skal du søge efter og vælge den ejendom, du vil filtrere efter, og derefter indstille filterkriterierne.
4. Klik på + Tilføj filter for at vælge en anden ejendom, der skal føjes til filteret.
5. For at filtrere efter den valgte egenskab eller et andet filter skal du klikke på + Tilføj filtergruppe under ELLER.
6. Klik på X øverst til højre i panelet, når du har opsat dine filtre. Læs mere om opsætning af filtre og lagring af visninger.
7. For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen.
8. For at eksportere en CSV-, XLS- eller XLSX-fil med dine fakturaer:
   
   • Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen. I dialogboksen:
     • Indtast et eksportnavn i feltet Eksportnavn.
     • Klik på rullemenuen Filformat, og vælg et format.
     • Klik på rullemenuen Sprog for kolonneoverskrifter, og vælg et sprog.
     • Klik for at udvide afsnittet Tilpas for at tilpasse eksporten yderligere:
       • Under Egenskaber inkluderet i eksport skal du vælge, hvilke egenskaber der skal inkluderes i eksporten.
       • Under Tilknytninger inkluderet i eksporten skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder tilknyttet postnavn for at inkludere tilknyttede postnavne (f.eks. fakturanavnet).
       • Under Tilknytninger inkluderet i eksporten skal du vælge, om du vil inkludere op til 1.000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
     • Klik på Eksporter. Få mere at vide om eksport af poster.

Send oprettede fakturaer

Når du har oprettet en faktura, kan du dele den via en e-mail, bruge et direkte link, downloade en PDF eller indsætte fakturaer, mens du skriver beskeder i CRM-poster og i indbakken for samtaler.

Læs mere om automatisering af fakturaer.

Send fakturaen via e-mail

Sådan sender du fakturaen via e-mail:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Send via e-mail.
4. På fanen Send faktura via e-mail skal du konfigurere din e-mail:
   • Feltet Til udfyldes automatisk med e-mailadressen på den kontaktperson, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne e-mailadresse, skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontaktperson. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, så opretter HubSpot automatisk en kontaktpost efter afsendelsen.
   • For at tilføje en e-mailadresse tilCc-feltet skal duklikke påTilføj Cc-modtagere. Klik på rullemenuen, og vælg kontakterne, eller indtast brugerdefinerede e-mailadresser. Du kan tilføje op til ni e-mailadresser i CC-feltet.
   • Hvis der er oprettet en standard-e-mailadresse i fakturaindstillingerne, udfyldes Fra-feltet automatisk med standard-e-mailadressen. Ellers udfyldes det med din personlige e-mailadresse. Hvis der er angivet en standard-e-mailadresse, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre team-e-mails er slået til, kan du vælge en anden e-mailadresse.
   • Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige fakturaafsendelser, men den kan ændres før hver afsendelse.
   • Svar på denne e-mail vil blive sendt tilFra-adressen. Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en forbundet indbakke, herunder delte team-e-mailindbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots samtaleindbakke.
   • Rediger dit emne.
   • Tilføj din e-mailbeskeds brødtekst.
5. Når du opdaterer felterne, vises en live preview til højre for felterne. For at sendee-mailen:
   • Klik på Send faktura-e-mail for at sende e-mailen som vist. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i sin browser sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.
   • Hvis du i stedet manuelt vil skrive en én-til-én e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Opret brugerdefineret e-mail i dit CRM.

Send fakturaen via et link eller en PDF

For at sende fakturaen via et link eller downloade en PDF af fakturaen:

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afsendelse ikke. Læs mere om fakturaegenskaber.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter en mulighed:
   • Kopierlink : kopier fakturalinket.
   • Download: Download en PDF-version af fakturaen.

Indsæt en faktura i en en-til-en e-mail eller besked i samtalernes indbakke

Sådan indsætter du en faktura i en én-til-én e-mail eller besked i indbakken for samtaler:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
2. Klik på Skriv nederst til venstre.
3. Klik på Indsæt i meddelelseskomponisten, og vælg derefter Fakturaer.
4. Vælg en faktura , eller klik på Administrer for at gå til fakturaindekset.

Når du har valgt en faktura, tilføjes der et hyperlink til fakturaen i beskeden.

Gennemgå redigeringshistorik

Du kan se redigeringshistorikken for en faktura, herunder eventuelle statusændringer, hvornår faktura-e-mails blev sendt, hvilke brugere der udførte handlingen, samt dato og klokkeslæt for handlingen.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Rul til kortet Historik.
4. Brug søgefeltet til at søge efter aktiviteter.

Næste trin

• Brug fakturaer med HubSpot-byggede regnskabsintegrationer som QuickBooks og Xero.
• Administrer dine betalinger.
• Opret og send tilbud.
• Opret abonnementer.