Håndtering af fakturaer

Når du har oprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaens indeksside, ligesom du administrerer andre CRM-poster.

Administrer fakturaer

For at administrere dine fakturaer:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på navnet på fakturaen.
• I højre panel kan du angive fakturaens ejer ved hjælp af feltet Ejer, se dens egenskaber, se foretagne betalinger og administrere fakturaens tilknytninger, herunder tilføje yderligere kontakter og virksomheder.

Administrer udfærdigede fakturaer

• Rediger: Fortsæt med at konfigurere fakturaen.
• Se historik for egenskaber: tjek de tidligere værdier for egenskaber for fakturaen.
• Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.
• Slet: Slet fakturaudkastet.

Administrer færdigbehandlede fakturaer

For færdigbehandlede fakturaer kan du få adgang til følgende muligheder ved at klikke på rullemenuen Handlinger øverst til højre:

• Rediger: Hvisindstillingen til at redigere fakturaer er slået til, kan Superadmins og brugere med rettighedssæt til at redigere fakturaer redigere færdigbehandlede fakturaer fra fakturaernes indeksside. Når ændringerne er gemt, anbefales det, at der sendes en meddelelse til kunden om, at fakturaen er ændret, med oplysninger om ændringerne.

• Registrer betaling: Marker manuelt fakturaen som betalt ved at oprette en ny betalingspost eller anvende en eksisterende. Når du har valgt denne mulighed:
  • For at oprette en ny betalingspost skal du udfylde felterne med betalingsoplysninger i højre sidepanel og derefter klikke på Registrer betaling. Betalingen vil derefter blive vist under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.
  • Hvis du vil anvende en eksisterende betaling på fakturaen, skal du klikke på fanen Anvend eksisterende i højre sidepanel. Søg derefter efter en betalingspost ud fra det betalingsbeløb, ID eller den kontakt-e-mailadresse, der er knyttet til betalingen. Vælg betalingen, og klik derefter på Anvend betaling. Betalingen vil derefter blive vist under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.

Bemærk: Når dumanuelt markerer fakturaen som betalt, modtager kontakterne ikke automatisk en kvittering. Hvis der er brug for en kvittering, kan du sende en til kontakten fra siden med betalingsindekset.

• • Sådan sletter du en betaling:

• • • På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
    • Klik på navnet på fakturaen.
    • Klik på Vis tilknyttet betaling i afsnittet Betalinger i højre sidepanel.
    • Klik på betalingsbeløbet.
    • Klik på rullemenuen Handlinger øverst til højre, og klik derefter på Slet.
    • Klik på Slet post for at bekræfte.

• Se faktura: Åbn fakturaen i en separat browserfane.
• Se historik for egenskaber: tjek de tidligere værdier for egenskaber for fakturaen.
• Kopier link: Kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
• Send: Send fakturaen via en e-mail. Læs mere om at sende fakturaer via e-mail.
• Download: Download en PDF af fakturaen.
• Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.

• Slet: Hvisindstillingen til at slette fakturaer er slået til, kan Superadmin' er og brugere med rettighedssæt til at redigere fakturaer slette ubetalte, afsluttede fakturaer fra fakturaindekset. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumrene fortsætter med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det vil fungere med dine nuværende systemer.

• Ugyldig: marker fakturaen som ugyldig. Når du har markeret en faktura som ugyldig, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke fortrydes.
  • Hvis der er foretaget en onlinebetaling på fakturaen, er det ikke muligt at annullere fakturaen, selv om der er udstedt en refusion.
  • Hvis der er registreret en manuel betaling på fakturaen, skal betalingen slettes, før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

• Klik på Avancerede filtre øverst til venstre.
• Klik på + Tilføj filter i højre panel for at oprette et nyt filter.
• Søg efter og vælg den egenskab, du vil filtrere efter, og indstil derefter filterkriterierne.
• Klik på AND eller OR forat vælge en anden egenskab. Læs mere om at oprette filtre og gemme visninger.
  
  
• Klik på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen for at redigere de kolonner, der vises i tabellen.
• Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen for at eksportere alle dine fakturaer, eller marker afkrydsningsfelterne ud for de fakturaer, du gerne vil eksportere, og klik derefter på Eksporter. Få mere at vide om eksport af poster.

Send oprettede fakturaer

Når du har oprettet en faktura, kan du dele den via en e-mail eller ved hjælp af et direkte link eller indsætte fakturaer, mens du skriver af beskeder i CRM-poster og indbakken til samtaler.

Send fakturaen i en e-mail

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• I dialogboksen skal du konfigurere dine e-mailadressefelter:

• • Feltet Til udfyldes automatisk med e-mailadressen på den kontaktperson, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontaktperson. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, og HubSpot opretter automatisk en kontaktpost for dem efter afsendelsen.
  • For at tilføje en e-mailadresse til Cc-feltet skal du klikke på rullemenuen, vælge kontakterne eller indtaste brugerdefinerede e-mailadresser. Du kan tilføje op til ni e-mailadresser i CC-feltet.
  • Hvis der er oprettet en standard-e-mailadresse i fakturaindstillingerne, udfyldes Fra-feltet automatisk med standard-e-mailadressen. Ellers udfyldes det med din personlige e-mailadresse. Hvis der er angivet en standard-e-mail, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre team-e-mails, som de har adgang til, er slået til, kan du vælge en anden e-mail.
    • Hvis der ikke er indstillet en standard-e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige fakturaafsendelser, men den kan ændres før hver afsendelse.
    • Svar på denne e-mail vil blive sendt til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en forbundet indbakke, herunder delte team-e-mail-indbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots indbakke til samtaler.

• Klik på Send faktura. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i sin browser, sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.

Send manuelt en en-til-en e-mail med et link til fakturaen

For manuelt at sende en e-mail med et fakturalink:

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afsendelse ikke. Få mere at vide om fakturaens egenskaber.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• Klik på Skriv e-mail manuelt i dialogboksen. Du bliver derefter omdirigeret til den aftalepost, der er knyttet til fakturaen, hvor du kan skrive din e-mail. Et link til fakturaen vil automatisk blive inkluderet i e-mailens brødtekst.
• Når du har skrevet din e-mail, skal du klikke på Send.

Indsæt en faktura i en en-til-en e-mail eller besked i samtalernes indbakke

For at indsætte en faktura i en en-til-en e-mail eller besked i indbakken til samtaler:

• Klik på Indsæt i meddelelsesskriveren, og vælg derefter Fakturaer.
• Vælg en faktura , eller klik på Administrer for at gå til fakturaindekset.

Når du har valgt en faktura, tilføjes et hyperlink til beskeden ved hjælp af fakturanummeret.

Få et link til en faktura, som du kan dele

For at få et link til en faktura, som du kan dele på din foretrukne platform:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Kopier link.
• Du kan derefter indsætte linket i din foretrukne meddelelsesplatform, og køberen kan klikke på linket for at se fakturaen på den URL, du har konfigureret under oprettelsen af fakturaen.

Gennemgå redigeringshistorik

Du kan se historikken for redigeringer af en faktura, herunder eventuelle statusændringer, og hvornår faktura-e-mails blev sendt, hvilke brugere der udførte handlingen, samt dato og klokkeslæt for handlingen.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på navnet på fakturaen.
• Rul ned til historikpanelet i det højre panel.

Bemærk: I øjeblikket understøtter HubSpot-byggede kontointegrationer, såsom Quickbooks Online og Xero, ikke synkronisering af fakturaer fra HubSpot. Du kan dog eksportere dine fakturaposter og uploade dem til dit regnskabssystem. Du kan abonnere på opdateringer om nye funktioner til fakturaintegration, f.eks. fakturasynkronisering, ved at udfylde denne formular.