Administrer dine købers fakturaer i HubSpot

Når du har oprettet fakturaer til dine købere, kan du bruge fakturaoversigtssiden til at administrere dine køberes fakturaer, herunder redigere, udføre sporing af dem og eksportere dem. Du kan også tilknytte fakturaer til andre poster i HubSpot for at få et komplet overblik over kunde- og betalingsaktiviteter. Læs mere om, hvordan du opretter og deler fakturaer.

I denne artikel forklares det, hvordan du opretter fakturaer til dine købere. Hvis du har brug for hjælp til dine egne HubSpot-fakturaer, kan du her læse , hvordan du kan se, downloade og betale din HubSpot-faktura.

Før du går i gang

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Følgende fakturaer kan ikke slettes:
  • Fakturaer, der indgår i et aktivt abonnement eller en faktureringsplan.
  • Fakturaer, der er tilknyttet en kreditnota, en online betaling eller et abonnement , kan ikke slettes.
• Fakturanumrene vil fortsætte med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet).
  • Sletning af fakturaer kan medføre permanente huller i fakturanummereringen.
  • Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med din konto for at sikre overensstemmelse med dine nuværende systemer.

Når du henter fakturaer, skal du være opmærksom på følgende:

• Fakturaer, der downloades, er i PDF-format og leveres i en ZIP-fil via e-mail.
• Fakturaer med status Kladde og ikke-fakturerbare fakturaer udelades fra ZIP-filen. En faktura kan kun indstilles som ikke-fakturerbar via API'en (f.eks. når du opretter en faktura via API'en, eller hvis en tredjepartsapp synkroniserer fakturaer til HubSpot).
• Fakturaer, der er synkroniseret via datasynkronisering , udelades fra ZIP-filen.
• Hvis du vælger at downloade mere end 500 fakturaer, vil de blive opdelt i flere ZIP-filer. Hvis du f.eks. downloader 700 fakturaer, vil 500 af dem være i én ZIP-fil og 200 i en anden ZIP-fil.

Administrer fakturaer

Se, filtrer og administrer fakturaer fra oversigtssiden for fakturaer.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. For at filtrere fakturaer skal du klikke på »Avancerede filtre« oven over tabellen.
3. Klik på + Tilføj filter i højre panel. Søg efter og vælg den egenskab , du vil filtrere efter, og indstil derefter filterkriterierne. For at tilføje et andet filter til filtergruppen skal du klikke på + Tilføj filter under og.
4. For at tilføje en ekstra filtergruppe skal du klikke på + Tilføj filtergruppe under eller.
5. Klik på X' et øverst til højre i panelet, når du har sat dit filter op. Læs mere om, hvordan du opsætter filtre og gemmer visninger.
6. For at bruge Breeze, HubSpot ai, til at prioritere ubetalte fakturaer (BETA), skal du klikke på»Prioriter fakturaer« øverst til højre.
   
   
   
7. Breeze prioriterer ud fra forfaldne fakturaer, fakturaer, der snart forfalder, fakturaer med det højeste udestående beløb samt fakturaer knyttet til vigtige virksomheder og deals.
   
   
   
8. Svar Breeze, eller håndter fakturaerne ud fra svaret. Du kan for eksempel bede Breeze om yderligere oplysninger om en bestemt faktura eller bede programmet om at udarbejde e-mails, der skal sendes til fakturakontakterne.
   
   
   
9. For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen.
10. Klik på fakturaens navn for at se detaljerne i højre panel:
    • Se fakturaens egenskaber: Klik for at udvide afsnittet Om denne faktura for at se fakturaens egenskaber. For at ændre fakturaens ejer skal du klikke på rullemenuen »Ejer« og vælge en ejer.
    • Se fakturahistorik: Klik for at udvide kortet »Historik« og se fakturaens aktivitetshistorik.
    • Se foretagne betalinger: Klik for at udvide fanen »Betalinger« og se de betalinger, der er tilknyttet til fakturaen. Lær, hvordan du registrerer og sletter betalinger.
    • Se tilknytninger: Klik for at udvide en [objekt] -sektion for at se detaljerne for det tilknyttede objekt. Læs mere om, hvordan man tilknytter fakturaer til andre objekter.

Administrer udfærdigede fakturaer 

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg en mulighed:
   
   • Redigering: Fortsæt med at udfylde fakturaen.
   • Se egenskabens historik externalLink : Se de tidligere egenskabsværdier for fakturaen.
   • Klon: Opret en ny faktura med de samme oplysninger.
   • Slet: Slet fakturaudkastet. 

Rediger færdigbehandlede fakturaer

Hvis indstillingen » « ( Rediger åbne fakturaer eller rediger betalte fakturaer ) er aktiveret, kan du redigere afsluttede fakturaer fra fakturaoversigtssiden. Du kan redigere åbne eller betalte fakturaer, afhængigt af de indstillinger, der er konfigureret på dit konto.

• Tillad redigering af åbne fakturaer: Redigeralle felter på åbne fakturaer.
• Tillad ikke-finansielle ændringer på betalte fakturaer: rediger felter, der ikke ændrer fakturaens samlede beløb. For eksempel kontakt- og virksomhedsoplysninger, indkøbsordrenumre og bemærkninger.
• Tillad finansielle ændringer på betalte fakturaer (kan påvirke rapporten): Ud over at kunne redigere felter, der ikke ændrer fakturaens samlede beløb, kan brugerne redigere felter, der ændrer det samlede beløb, skatter eller linjeposter på betalte fakturaer. Når brugerne opdaterer og bekræfter ændringerne, opdateres fakturaens samlede beløb, det skyldige beløb og fakturastatus, så de afspejler de foretagne ændringer.

For at redigere en færdigbehandlet faktura:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på»Handlinger« øverst til højre, og vælg »Rediger«.
4. Foretag dine ændringer på fakturaen. 
5. Hvis du foretager ændringer, der påvirker saldoen eller det samlede beløb på en betalt faktura, viser fakturaen de betalinger, der allerede er bogført, det opdaterede samlede beløb og den opdaterede restbeløb.
   
   
   
6. Klik på »Opdater faktura« øverst til højre. Hvis du opdaterer oplysninger, der påvirker fakturaens samlede beløb eller det skyldige beløb, skal du klikke på »Opdater faktura« i dialogboksen for at bekræfte.
   
   
   
7. Hvis det nye samlet beløb på fakturaen er højere end de udførte betalinger, ændres fakturastatus fra »Betalt« til»Ubetalt«. For delvist betalte fakturaer forbliver fakturaen åben med et opdateret restbeløb.
8. I dialogboksen »Send« skal du vælge, hvordan du vil dele den opdaterede faktura, eller sende den senere fra oversigtssiden for fakturaer. 

Administrer færdigbehandlede fakturaer

Administrer færdigbehandlede fakturaer fra indekssiden, herunder registrering af manuelle betalinger, afmelding af manuelle betalinger, manuel opkrævning af en gemt betalingsmetode, annullering og sletning af fakturaer og meget mere.

Hvis du vil refundere en betaling af en faktura, kan du læse mere om refusion af betalinger. Det er ikke muligt at annullere fakturaer, hvor der er foretaget betaling. Få mere at vide om annullering af fakturaer, herunder hvordan man fjerner en betaling, der er tilknyttet en faktura, så den kan annulleres.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg en mulighed:

• • Registrér betaling: Marker manuelt fakturaen som betalt ved at oprette et nyt betalingsregister eller anvende et eksisterende. For at kunne vælge denne mulighed skal fakturaerne være åbne og have et positivt saldo. Når du har valgt denne mulighed:
    • For at oprette et nyt betalingsregister skal du indtaste betalingsoplysningerne i panelet til højre. Markér afkrydsningsfeltet »Send kvittering til kundens e-mail« for at sende en kvittering til den valgte kundes e-mailadresse. Klik på Registrer betaling. Betalinger vil fremgå af kortet»Betalinger «. Du kan også sende en kvittering senere fra indekssiden for betalinger.
    • Hvis du vil anvende en eksisterende betaling på fakturaen, skal du klikke på fanen Anvend eksisterende i højre panel. Søg efter et betalingsregister ved hjælp af betalingens værdi, ID eller kontaktens e-mailadresse, der er tilknyttet betalingen. Vælg betalingen, og klik derefter på Anvend betaling. Betalinger vil fremgå af kortet »Betalinger «.

Bemærk: Hvis en betaling allerede er tilknyttet til en anden faktura, kan den ikke tilknyttes til en anden faktura.

• • Vis faktura externalLink: Åbn fakturaen i en ny browserfane.
  • Se egenskabernes historik externalLink: Se de tidligere egenskabers værdi for fakturaen.
  • Kopier link: kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
  • Send via e-mail: Send fakturaen via e-mail. Læs mere om, hvordan du sender fakturaer via e-mail.
  • Download: Download en PDF-fil af fakturaen.
  • Rediger påmindelser: Slet en påmindelse om en kommende faktura.

• • Betalingsmetode for debitering: Debiterfakturaen via køberensgemte betalingsmetode. Både du og køberen modtager en kvittering via e-mail.
  • Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.

• • Slet: Slet fakturaen. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes. Du kan også slette flere fakturaer fra indekssiden.
    • Hvis du ikke har mulighed for at slette en faktura, skal du sikre dig, atindstillingen » « til sletning af fakturaer er aktiveret.
    • Hvis du vil slette en faktura med en tilknyttet manuel betaling, skal du slette den tilknyttede betaling og derefter slette fakturaen.

• • Annulleret: Marker fakturaen som annulleret. Når du har markeret en faktura som ugyldig, kan du ikke længere inddrive betaling for den. Denne handling kan ikke fortrydes.

Fjern en betaling fra en faktura

For at annullere en betaling på en faktura skal du slette den registrerede betaling. Onlinebetalinger kan ikke slettes.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. I det højre panel skal du rulle til kortet Betalinger .
4. Klik på Vis tilknyttet betaling.
5. Klik på værdien for betalingen på indekssiden.
6. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Slet.
7. Klik på Slet register for at bekræfte.

Eksporter fakturaer

1. Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen.
2. I dialogboksen:
   • Indtast et navn på eksporten i feltet Navn på eksporten.
   • Klik på rullemenuen Filformat , og vælg et format.
   • Klik på rullemenuen Sprog for kolonneoverskrifter , og vælg et sprog.
   • Klik for at udvide afsnittet Tilpas for at tilpasse eksporten yderligere:
     • Under Egenskaber inkluderet i eksporten skal du vælge, hvilke egenskaber der skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksporten skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder tilknyttet registernavn for at inkludere tilknyttede registernavne (f.eks. navnet på abonnementsregistret).
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksporten skal du vælge, om du vil inkludere op til 1.000 tilknyttede registre eller alle tilknyttede registre.
   • Klik på Eksporter. Få mere at vide om at eksportere registre.

Slet og download flere fakturaer

Du kan slette og downloade fakturaer i løs vægt fra indekssiden. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Når du sletter fakturaer, skal du huske på følgende:

• Fakturaer, der er tilknyttet en kreditnota, en online betaling eller et abonnement , kan ikke slettes. Hvis du vil slette en faktura med en tilknyttet manuel betaling, skal du slette den tilknyttede betaling og derefter slette fakturaen.
• Fakturanumrene vil fortsætte med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med din konto for at sikre overensstemmelse med dine nuværende systemer.
• Brugere, der har slået indstillingen til at slette fakturaer fra, kan ikke slette fakturaer.

For at slette eller downloade fakturaer i bulk:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Filtrer indekssiden.
3. Marker afkrydsningsfelterne ud for de fakturaer, du vil slette eller downloade. Eller vælg afkrydsningsfeltet øverst i tabellen for at vælge alle fakturaer, der vises på indekssiden.
4. For at slette fakturaer:
   • Klik på delete Slet.
     
     
     
   • I dialogboksen skal du indtaste antallet af fakturaer , der skal slettes, og derefter klikke på Slet.
5. For at downloade fakturaer:
   • Klik på download Download.
     
     
     
   • Klik på Download i dialogboksen.
   • ZIP-filerne med PDF-fakturaerne vil blive sendt til dig via e-mail.

Anmeldelse af redigeringshistorik

Du kan se historikken for redigeringer af en faktura, herunder eventuelle statusændringer, hvornår faktura-e-mails blev sendt, hvilke brugere der udførte handlingen, og dato og klokkeslæt for en handling.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Rul til kortet Historie .
4. Brug søgefeltet til at søge efter aktiviteter.

Tilknyt fakturaer til andre registre

Fakturaer kan tilknyttes andre poster i HubSpot for at holde styr på relationerne i og mellem objekter.

Automatiske tilknytninger

• Fakturaer og de tilhørende kildeposter: Fakturaer tilknyttes automatisk til den post, de er oprettet ud fra. Hvis du opretter en faktura fra en kontakt, virksomhed eller deal eller opretter et tilbud, tilknyttes fakturaen automatisk til det pågældende register. Når en faktura oprettes ud fra et tilbud, kopieres tilbuddets tilknyttede kontakt og virksomhed også til fakturaen. På den måde holdes kontakt, virksomhed, deal, tilbud og faktura sammen. Fakturaer, der oprettes automatisk fra abonnementer , tilknyttes det abonnement, der genererede dem (og arver de samme relationer til kontakt, virksomhed og deal som abonnementet).

• Fakturaer og betalinger: Når der oprettes fakturaer på baggrund af betalinger via betalingslinks, tilbud eller abonnementer, tilknyttes fakturaen automatisk til betalingsregistret.

• Fakturaer, kontakter og virksomheder: Fakturaer tilknyttes automatisk til den kontakt og den virksomhed, du angiver i afsnittet»Fakturer til«. Når du opretter en faktura, kan du tilføje en primær kontakt og virksomhed. Du kan tilføje flere tilknyttede kontakter og virksomheder, når fakturaen er oprettet.

• Fakturaer og kreditnotaer: Når du tilknytter en kreditnota til en faktura, bliver den pågældende faktura tilknyttet til kreditnotaen. Kreditnotaer kan kun tilknyttes fakturaer ved at anvende kreditnotaen på fakturaen.

Tilknyt manuelt fakturaer til andre registre

Du kan manuelt tilknytte fakturaer til poster for at holde styr på relationerne i og mellem objekter. Fakturaer kan manuelt tilknyttes:

• Kontakt
• Virksomheder
• Deals

Få mere at vide om manuel tilknytning af registre.

Opret faktura-rapporter

Udarbejd faktura-rapporter ved hjælp af analysepakken til omsætning, brugerdefinerede rapporter og dashboarder for at rapportere om udestående saldi, fakturering og omsætningsoplysninger.

• Lær, hvordan du bruger faktura-rapporter i analysepakken til omsætningsanalyse.

• Lær, hvordan du opretter brugerdefinerede rapporter.

Opret et dashboard for tilgodehavender

Opret et dashboard for debitorer med færdiglavede rapporter, så du hurtigt kan få et overblik over status på dine fakturaer. Dashboardet indeholder følgende rapporter:

• Forventet og faktisk omsætning pr. måned.
• Fakturaer, der er betalt til tiden.
• Restbeløb, der skal betales over tid.
• Ubetalte fakturaer.
• Forfaldne fakturaer.
• Oversigt over forfaldne tilgodehavender.
• Rapport over forfaldne tilgodehavender (kun forProfessional- og Enterprise -abonnementer).

Sådan opsætter du dashboarden på din konto:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Faktura. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Faktura.
2. Klik på »Vis faktura-rapporter« øverst til højre.
   
   
   
3. Klik på dashboardet»Debitorer «.
   
   
   
4. I panelet til højre skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne for de rapp orter, du ikke ønsker at føje til dashboardet, og derefter klikke påNæste.
5. Vælg et navn til dit dashboard, angiv brugeradgangen, og klik derefter på »Opret dashboard«.
6. Der vises en prompt øverst på skærmen, der bekræfter, at dashboardet er oprettet. Klik på »Gå til dashboard« for at gå til det nye dashboard.

Når du har oprettet dit dashboard, kan du administrere det, tilføje andre rapporter,tilpasse det ogse brugeraktivitet.

Brug data fra fakturaer i andre HubSpot-værktøjer

Brug fakturaens egenskaber i andre værktøjer, f.eks. arbejdsgange og segmenter, til at automatisere og organisere fakturadata på tværs af HubSpot.

Identificer kunder med forfaldne fakturaer

Opret et segment for fakturaer, der er forfaldne. Brug segmentet til at oprette følgere, advare en kontoadministrator eller sælger og fremhæve manglende indtægter i rapporter.

1. Opret et segment ved at vælge objektet Fakturaer , når du opretter segmentet.
2. Tilføj et filter, hvor forfaldsdatoen er mere end syv dage gammel.
   
   
   
3. Brug segmentet i en arbejdsgang til at sende påmindelser, oprette opgaver til dit team eller oprette rapporter , der fremhæver manglende indtægter.

Beløn købere med høj værdi

Opret et segment for at identificere kontakter eller virksomheder med høje samlede værdier på fakturaen. Tag dem som VIP'er for at kunne dirigere deres forespørgsler til et højere niveau af support og tilmelde dem VIP-programmer og -kampagner.

1. Opret en brugerdefineret egenskab for virksomheden eller kontakten for at vise deres samlede værdi på fakturaen:
   1. Opret en Opkaldsfunktion med navnet Fakturaens samlede værdi. 
   2. Indstil Rollup-typen til Sum.
   3. Indstil talformatet som valuta.
   4. Indstil den tilknyttede posttype som Fakturaregister.
   5. Indstil den tilknyttede registeregenskab som Betalt værdi.
      
      
      
2. Opret en brugerdefineret egenskab til at tagge virksomheden som en VIP. Opret for eksempel en egenskab for et enkelt afkrydsningsfelt med navnet VIP.
3. Opret en arbejdsgang , der sætter VIP-egenskaben til Ja, når en virksomheds samlede fakturabeløb er over den værdi, du har angivet. Medtag kun virksomheder, hvis sidste faktura ligger inden for en bestemt periode (f.eks. 180 dage), så du kun medtager aktive virksomheder.
   
   
   
4. Opret et segment, og vælg objektet Virksomheder, når du opretter det.
5. Tilføj et filter, hvor egenskaben VIP er Yes.
   
   
   
6. Brug segmentet til at oprette visninger af VIP-kunder til kundesupport, tilmelde disse kunder til VIP-kampagner og meget mere.

Næste skridt

• Opret kontrakter for at administrere dine købers kontrakter og automatisere udstedelsen af fakturaer.
• Brug fakturaer med HubSpot-byggede integrationer til konti som QuickBooks og Xero.
• Administrer betalinger, herunder refusioner, kvitteringer, rapporter, udbetalinger og eksportering.
• Opret og send tilbud til dine købere.