Administrer fakturaer

Når du har oprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaens indeksside, ligesom du administrerer andre CRM-poster.

Lær, hvordan du redigerer og administrerer udkast og færdige fakturaer, herunder opdatering af betalingsstatus, afsendelse, eksport og annullering.

Administrer fakturaer

Sådan administrerer du dine fakturaer:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på fakturaens navn.
3. I højre panel kan du angive fakturaens ejer ved hjælp af feltet Ejer, se dens egenskaber, se foretagne betalinger og administrere fakturaens tilknytninger, herunder tilføje yderligere kontakter og virksomheder.

Administrer udkast til fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg en mulighed:
   
   • Rediger: fortsætmed at konfigurere fakturaen.
   • Vis ejendomshistorik externalLink: tjek de tidligere ejendomsværdier for fakturaen.
   • Klon: Opret en ny faktura med de samme oplysninger.
   • Slet: Slet fakturaudkastet.

Administrer færdigbehandlede fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg en mulighed:
   
   • Rediger: Hvisindstillingen til at redigere fakturaer er slået til, kan du redigere færdigbehandlede fakturaer fra fakturaernes indeksside. Når ændringerne er gemt, anbefales det, at der sendes en meddelelse til kunden om, at fakturaen er ændret, med oplysninger om ændringerne.

• • Registrer betaling: Markér manuelt fakturaen som betalt ved at oprette en ny betalingspost eller anvende en eksisterende. Når du har valgt denne mulighed:
    • For at oprette en ny betalingspost skal du udfylde felterne med betalingsoplysninger i højre sidepanel og derefter klikke på Registrer betaling. Betalingen vil derefter blive vist under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.
    • Hvis du vil anvende en eksisterende betaling på fakturaen, skal du klikke på fanen Anvend eksisterende i højre sidepanel. Søg derefter efter en betalingspost ud fra det betalingsbeløb, ID eller den kontakt-e-mailadresse, der er knyttet til betalingen. Vælg betalingen, og klik derefter på Anvend betaling. Betalingen vises derefter på kortet Betalinger i højre panel, når du ser fakturaens detaljer.

• • • Sådan sletter du en betaling:

• • • • På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
      • Klik på navnet på fakturaen.
      • Klik på Vis tilknyttet betaling i højre sidepanel på kortet Betalinger.
      • Klik på betalingsbeløbet.
      • Klik på Handlinger øverst til højre, og klik derefter på Slet.
      • Klik på Slet post for at bekræfte.

• • Vis faktura externalLink: åbn fakturaen i en separat browserfane.
  • Vis ejendomshistorik externalLink: tjek de tidligere ejendomsværdier for fakturaen.
  • Kopier link: kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
  • Send via e-mail: send fakturaen via en e-mail. Læs mere om at sende fakturaer via e-mail.
  • Download: Download en PDF af fakturaen.
  • Rediger påmindelser : Slet en kommende fakturapåmindelse.

• • Opkrævbetalingsmetode : Opkræv fakturaen til en kundes gemte betalingsmetode. Både du og kunden modtager en kvittering via e-mail.
  • Klon: Opret en ny faktura med de samme oplysninger.

• • Slet: Hvisindstillingen til at slette fakturaer er slået til, slettes ubetalte færdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekset. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumre fortsætter med at stige sekventielt fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det vil fungere med dine nuværende systemer.

• • Ugyldig: marker fakturaen som ugyldig. Når du har markeret en faktura som ugyldig, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke fortrydes.
    • Hvis der er foretaget en onlinebetaling på fakturaen, er det ikke muligt at annullere fakturaen, selv om der er udstedt en refusion.
    • Hvis der er registreret en manuel betaling på fakturaen, skal betalingen slettes, før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på advancedFilters Avancerede filtre over tabellen.
   
   
3. I højre panel skal du søge efter og vælge den ejendom, du vil filtrere efter, og derefter indstille filterkriterierne.
4. Klik på + Tilføj filter for at vælge en anden ejendom, der skal føjes til filteret.
5. Klik på + Tilføj filtergruppe under ELLER for at filtrere efter den egenskab, du har valgt, eller et andet filter.
6. Klik på X øverst til højre i panelet, når du har opsat dit filter. Læs mere om at opsætte filtre og gemme visninger.
7. For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen.
8. Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen for at eksportere alle dine fakturaer. I dialogboksen:
   • Indtast et eksportnavn i tekstfeltet Eksportnavn.
   • Klik på rullemenuen Filformat, og vælg et format.
   • Klik på rullemenuen Sprog for kolonneoverskrifter, og vælg et sprog.
   • Klik på Tilpas for at tilpasse eksporten yderligere:
     • Under Egenskaber inkluderet i eksport vælges en mulighed for, hvilke egenskaber der skal inkluderes i eksporten.
     • Under Associations included in export skal du markere afkrydsningsfeltet Include associated record name for at inkludere associerede postnavne (f.eks. fakturanavnet).
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksport skal du vælge, om du vil inkludere op til 1.000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klik på Eksporter. Få mere at vide om eksport af poster.

Send oprettede fakturaer

Når du har oprettet en faktura, kan du dele den via en e-mail, bruge et direkte link, downloade en PDF eller indsætte fakturaer, mens du skriver beskeder i CRM-poster og samtaleindbakken.

Hvis du vil automatisere afsendelsen af fakturaer, skal du følge disse trin.

Send fakturaen via e-mail

For at sende fakturaen via e-mail:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Send.
4. På fanen Send faktura via e-mail skal du indstille felterne til din e-mailadresse:
   • Feltet Til udfyldes automatisk med e-mailadressen på den kontaktperson, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontaktperson. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, så opretter HubSpot automatisk en kontaktpost til den efter afsendelsen.
   • For at tilføje en e-mailadresse tilCc-feltet skaldu klikke på Tilføj cc-modtagere. Klik på rullemenuen, vælg kontakterne, eller indtast brugerdefinerede e-mailadresser. Du kan tilføje op til ni e-mailadresser i CC-feltet.
   • Hvis der er oprettet en standard-e-mailadresse i fakturaindstillingerne, udfyldes Fra-feltet automatisk med standard-e-mailadressen. Ellers udfyldes det med din personlige e-mailadresse. Hvis der er angivet en standard-e-mail, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre team-e-mails, som de har adgang til, er slået til, kan du vælge en anden e-mail.
   • Hvis der ikke er indstillet en standard-e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige fakturaafsendelser, men den kan ændres før hver afsendelse.
   • Svar på denne e-mail vil blive sendt tilFra-adressen. Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en forbundet indbakke, herunder delte team-e-mailindbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots samtaleindbakke.
5. Når du opdaterer felterne, vises et live preview til højre for felterne. For at sendee-mailen:
   • Klik på Send faktura-e-mail for at sende e-mailen som vist. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i sin browser sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.
   • Hvis du i stedet manuelt vil skrive en én-til-én e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Opret brugerdefineret e-mail i dit CRM.

Send fakturaen via et link eller en PDF

For at kopiere et link til at sende fakturaen, eller downloade en PDF af fakturaen:

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afsendelse ikke. Læs mere om fakturaegenskaber.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter en mulighed:
   1. Kopier link: kopier et link til fakturaen.
   2. Download: Download en PDF-version af fakturaen.

Indsæt en faktura i en én-til-én e-mail eller besked i indbakken til samtaler

Sådan indsætter du en faktura i en én-til-én e-mail eller besked i indbakken for samtaler:

1. Klik på Indsæt i meddelelseskomponisten, og vælg derefter Fakturaer.
2. Vælg en faktura , eller klik på Administrer for at navigere til siden med fakturaindekset.

Når du har valgt en faktura, tilføjes et hyperlink til beskeden ved hjælp af fakturanummeret.

Gennemgå redigeringshistorik

Du kan se redigeringshistorikken for en faktura, herunder eventuelle statusændringer, og hvornår faktura-e-mails blev sendt, hvilke brugere der udførte handlingen, samt dato og klokkeslæt for handlingen.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på navnet på fakturaen.
3. Rul ned til historikkortet i højre panel.
4. Brug søgefeltet til at søge efter aktiviteter.
5. Klik på rullemenuen Opret aktiviteter, og vælg en aktivitet for at oprette en aktivitet, der skal knyttes til fakturaen. Du kan f.eks. oprette en opgave eller en note.

Næste trin

• Brug fakturaer med HubSpot-byggede regnskabsintegrationer som QuickBooks og Xero.
• Få mere at vide om tilbud.
• Få mere at vide om abonnementer.