송장 관리

송장을 생성한 후에는 송장 색인 페이지에서 송장을 보고, 편집하고, 관리하고, 무효화하고, 삭제하고, 추적하고, 내보낼 수 있습니다.

송장 관리

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 패널에서 인보이스 세부 정보를 편집합니다:
   • 소유자 설정: 클릭하여 이 인보이스 정보 섹션을 펼칩니다. 소유자 아래에서 드롭다운 메뉴를 클릭하고 소유자를 선택합니다.
   • 인보이스 속성 보기: 클릭하여 이 인보이스 정보 섹션을 확장하여 인보이스 속성을 확인합니다.
   • 인보이스 기록 보기: 클릭하여 기록 섹션을 펼치면 인보이스에 대한 기록 타임라인을 볼 수 있습니다.
   • 결제 내역 보기: 결제 섹션을 클릭하여 송장에 대한 결제 내역을 확인합니다.
   • 연결 보기: 클릭하여 [객체] 섹션을 펼치면 연결된 객체의 세부 정보를 볼 수 있습니다. 연결 추가 및 제거에 대해 자세히 알아보세요.

초안 송장 관리 

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 옵션을 선택합니다:
   
   • 편집: 인보이스 설정을 계속합니다.
   • 속성 내역 보기 externalLink:인보이스에 대한 과거 속성 값을 확인합니다 .
   • 복제: 동일한 세부 정보로 새 청구서를 생성합니다.
   • 삭제: 인보이스 초안을 삭제합니다.

확정된 송장 편집

인보이스 편집을 위한 설정이 켜져있는 경우 인보이스 색인 페이지에서 확정된 인보이스를 편집할 수 있습니다. 변경 사항이 저장되면 고객에게 변경 내용을 포함하여 인보이스가 변경되었음을 알리는 커뮤니케이션을 전송하는 것이 좋습니다.

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 편집을 선택합니다.
4. 연락처 세부 정보를 편집하려면 연락처 위로 마우스를 가져가서 edit 편집 아이콘을 클릭합니다. 오른쪽 패널에서 연락처 세부 정보를 업데이트하고 저장을 클릭합니다. 연락처 세부 정보를 편집하면 CRM에서 연락처 레코드가 업데이트됩니다.
5. 연락처를 교체하려면 replace 바꾸기 아이콘을 클릭합니다. 오른쪽 패널에서 새 연락처를 선택합니다.
6. 회사 세부 정보를 편집하려면 회사 위로 마우스를 가져가서 edit 편집 아이콘을 클릭합니다. 오른쪽 패널에서 회사 정보를 업데이트하고 저장을 클릭합니다. 회사를 편집하면 CRM에서 회사 기록이 업데이트됩니다.
7. 회사를 교체하려면 replace 바꾸기 아이콘을 클릭합니다. 오른쪽 패널에서 회사를 선택합니다.
8. 다른 청구 주소를 추가하려면청구 주소 에서 수정을 클릭합니다. 오른쪽 패널에서 주소 세부 정보를 입력하고 적용을 클릭합니다.
9. 다른 배송 주소를 추가하려면배송 주소 에서 편집을 클릭합니다. 오른쪽 패널에서 주소 세부 정보를 입력하고 적용을 클릭합니다.
10. 인보이스 날짜를 변경하려면 인보이스 날짜 필드를 클릭합니다. 날짜 선택기를 클릭하고 날짜를 선택합니다.
11. 결제 조건을 변경하려면 오른쪽 상단에서 결제 조건 드롭다운 메뉴를 클릭하고 결제 조건을 선택합니다 . 마감일 필드가 선택한 학기와 일치하도록 자동으로 업데이트됩니다. 자동 알림 이메일 발송 설정이 켜져 있는 경우 이 날짜를 기준으로 이메일이 발송됩니다.
12. 인보이스 설정에서 구성한 모든 사용자 지정 속성은 오른쪽에 다음 인보이스 번호 아래에 표시됩니다 . 사용자 지정 속성 값 편집. 사용자가 이 필드 를재정의할 수 있도록 허용하는 설정이 켜져 있습니다:
    
    • 클릭 add 사용자 지정 필드 추가를 클릭합니다. 목록에서 기존 사용자 지정 인보이스 속 성을 선택하거나, 사용하려는 사용자 지정 속성을 검색하거나, 새 인보이스 속성 만들기 externalLink 을 클릭하여 새 사용자 지정 인보이스 속성을 설정합니다.
    • 사용자 지정 속성 옆의 delete 삭제 아이콘을 클릭하여 인보이스에서 해당 사용자 지정 속성을 삭제합니다.
13. 라인 항목을 업데이트합니다.

14. 세금을 편집합니다:

    • 세금 계산 자동화: 송장 주소에 따라 세금을 자동으로 계산합니다 .
    • 개별 항목에 세금 추가: 세금 라이브러리에서 항목 기반 세금을 추가합니다.
    • 인보이스에 일회성 세금 추가: 전체 인보이스에 일회성 세금을 추가합니다 .

15. 크레딧 메모를 추가하거나 편집하여 크레딧이 있는 인보이스의 잔액을 조정할 수 있습니다(베타). 크레딧 메모에 대해 자세히 알아보세요.

    • 인보이스에 적용된 크레딧 메모를 변경하려면 크레딧 메모 드롭다운 메뉴를 클릭하고 크레딧 메모를 선택합니다. 적용 금액 필드에 크레딧 금액을 입력합니다.
    • 기존 크레딧 메모를 삭제하려면 크레딧 메모 옆에 있는 delete 삭제 아이콘을 클릭합니다.
      
      
      
    • 크레딧 메모를 추가하려면 요약 표의 합계 아래에서 + 사용 가능한 크레딧 추가를 클릭합니다.
      
      
      
    • 크레딧 메모 드롭다운 메뉴를 클릭하고 크레딧 메모를 선택합니다.
    • 적용 금액 필드에 크레딧 금액을 입력합니다.
16. 댓글 필드에서 댓글을 업데이트하거나 추가합니다.
    • 텍스트 필드 하단의 텍스트 옵션을 사용하여 텍스트 서식을 지정하거나 하이퍼링크를 추가하거나 스니펫을 삽입할 수 있습니다(스니펫을 사용하여 텍스트 조각을 만들 수 있습니다). 예를 들어, 인보이스에 정기적으로 동일한 용어를 사용하는 경우 이를 스니펫으로 만들어 인보이스에 댓글을 추가할 때마다 사용할 수 있습니다.) 
    • 인보이스 설정에서 모든 인보이스에 표시되는 기본 댓글을 추가할 수 있습니다.
17. 결제 수금 섹션에서 결제 설정을 업데이트합니다. 결제 수금 구성에 대해 자세히 알아보세요.
18. 고급 설정에 액세스하려면 고급 설정을 클릭합니다. 인보이스의 언어와 로캘, 인보이스 URL을 사용자 지정할 수 있습니다. 고급 인보이스 설정에 대해 자세히 알아보세요.
19. 오른쪽 상단에서 인보이스 업데이트를 클릭합니다. 대화 상자에서 업데이트를 클릭하여 확인합니다. 

확정된 송장 관리

인덱스 페이지에서 수동 결제 기록, 수동 결제 적용 취소, 저장된 결제 방법 수동 청구, 청구서 무효화 및 삭제 등 확정된 인보이스를 관리할 수 있습니다.

인보이스 결제 금액을 환불하려면 결제 금액 환불에 대해 자세히 알아보세요. 결제된 인보이스는 무효화할 수 없습니다. 청구서 무효화를 위해 청구서와 연결된 결제를 제거하여 무효화를 허용하는 방법을 비롯하여 청구서 무효화에 대해 자세히 알아보세요.

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 옵션을 선택합니다:

• • 결제 기록: 새 결제 기록을 생성하거나 기존 결제 기록을 적용하여 인보이스를 수동으로 결제 완료로 표시합니다. 이 옵션을 선택한 후
    • 새 결제 기록을 생성하려면 오른쪽 패널에서 결제 세부 정보를 추가합니다. 고객 이메일로 영수증 보내기 확인란을 선택하여 선택한 고객 이메일로 영수증을 보냅니다. 결제 기록을 클릭합니다. 인보이스 세부 정보를 볼 때 결제 카드에 결제 금액이 표시됩니다. 나중에 결제 색인 페이지에서 영수증을 보낼 수도 있습니다.
    • 기존 결제를 인보이스에 적용하려면 오른쪽 패널에서 기존 적용 탭을 클릭합니다. 결제 금액, ID 또는 결제와 연결된 연락처 이메일 주소로 결제 기록을 검색합니다. 결제를 선택한 다음 결제 적용을 클릭합니다. 인보이스 세부 정보를 볼 때 결제 카드에 결제 금액이 표시됩니다.

• • • 인보이스에서 결제 적용을 취소하려면 기록된 결제를 삭제합니다(온라인 결제는 삭제할 수 없음):

• • • • HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
      • 청구서 이름을 클릭합니다.
      • 오른쪽 패널에서 결제 카드로 스크롤합니다.
      • 연결된 결제 보기를 클릭합니다. 
      • 색인 페이지에서 결제 금액을 클릭합니다.
      • 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 삭제를 선택합니다.
      • 기록 삭제를 클릭하여 확인합니다.

• • 송장 보기 externalLink: 별도의 브라우저 탭에서 송장을 엽니다.
  • 속성 기록 보기 externalLink: 인보이스에 대한 과거 속성 값을 확인합니다.
  • 링크 복사: 구매자에게 보낼 인보이스 URL을 복사합니다.
  • 이메일로 보내기: 이메일을 통해 인보이스를 보냅니다. 인보이스 이메일 전송에 대해 자세히 알아보세요.
  • 다운로드: 청구서 PDF를 다운로드합니다.
  • 미리 알림 편집: 예정된 인보이스 미리 알림을 삭제합니다.

• • 청구 결제 방법: 구매자가 저장한 결제 방법으로 인보이스를 청구합니다. 판매자와 구매자는 모두 이메일을 통해 영수증을 받게 됩니다.
  • 복제: 동일한 세부 정보로 새 청구서를 생성합니다.

• • 삭제: 인보이스를 삭제합니다. 인보이스 삭제는 영구적이며 되돌릴 수 없습니다 . 인덱스 페이지에서 여러 개의 청구서를 삭제할 수도 있습니다.
    • 청구서 삭제 옵션이 없는 경우청구서 삭제에 대한 설정이 켜져 있는지 확인하세요.
    • 수동 결제가 연결된 인보이스를 삭제하려면 연결된 결제를 삭제한 다음 인보이스를 삭제합니다.

• • 무효: 인보이스를 무효로 표시합니다. 인보이스를 무효로 표시한 후에는 더 이상 인보이스에서 결제를 수금하거나 인보이스를 무효화할 수 없습니다. 이 작업은 되돌릴 수 없습니다.
    • 인보이스에 대해 온라인 결제가 이루어진 경우 환불이 이루어지더라도 인보이스를 무효화할 수 없습니다.
    • 인보이스에 수동 결제가 기록되어 있는 경우 해당 결제를 삭제해야 인보이스를 무효화할 수 있습니다.

송장 필터링

특정 인보이스 속성을 기준으로 색인 페이지 를 필터링하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 표 위의 고급 필터를 클릭합니다.
3. 오른쪽 패널에서 + 필터 추가를 클릭합니다. 필터링할 속성을 검색하여 선택한 다음 필터 기준을 설정합니다. 필터 그룹에 다른 필터를 추가하려면 및 아래에서 + 필터 추가를 클릭 합니다 .
4. 필터 그룹을 추가하려면 또는 아래에서 + 필터 그룹 추가를 클릭합니다.
5. 필터를 설정한 후 패널 오른쪽 상단의 X를 클릭합니다. 필터 설정 및 보기 저장에 대해 자세히 알아보세요.
6. 표에 표시되는 열을 편집하려면 표의 오른쪽 위에 있는 열 편집을 클릭합니다.

송장 내보내기

1. 표의 오른쪽 상단에서 내보내기를 클릭합니다.
2. 대화 상자에서
   • 내보내기 이름 필드에 내보내기 이름을 입력합니다.
   • 파일 형식 드롭다운 메뉴를 클릭하고 형식을 선택합니다.
   • 열 머리글 언어 드롭다운 메뉴를 클릭하고 언어를 선택합니다.
   • 내보내기를 추가로 사용자 지정하려면 사용자 지정 섹션을 클릭하여 확장합니다:
     • 내보내기에 포함되는 속성에서 내보내기에 포함할 속성을 선택합니다.
     • 내보내기에 포함된 연결에서 연관된 레코드 이름 포함 확인란을 선택하여 연관된 레코드 이름(예: 구독 이름)을 포함합니다.
     • 내보내기에 포함된 연결에서 최대 1,000개의 연결 레코드를 포함할지, 아니면 모든 연결 레코드를 포함할지 선택합니다.
   • 내보내기를 클릭합니다. 기록 내보내기에 대해 자세히 알아보세요.

여러 송장 삭제 및 다운로드

인덱스 페이지에서 청구서를 일괄 삭제하고 다운로드할 수 있습니다. 인보이스 삭제는 영구적이며 되돌릴 수 없습니다 .

인보이스를 삭제할 때는 다음 사항에 유의하세요:

• 신용 메모, 온라인 결제 또는 구독과 관련된 청구서는 삭제할 수 없습니다. 수동 결제가 연결된 인보이스를 삭제하려면 연결된 결제를 삭제한 다음 인보이스를 삭제합니다.
• 송장 번호는 마지막으로 생성된 송장부터 순차적으로 계속 증가합니다(해당 송장이나 다른 송장이 삭제된 경우에도). 따라서 인보이스를 삭제하면 인보이스 번호 지정에 영구적인 공백이 생길 수 있습니다. 모든 인보이스를 삭제한 경우에만 번호를 재설정할 수 있습니다(단, 유료 인보이스는 삭제할 수 없음). 회계 팀과 상의하여 현재 시스템을 준수하는지 확인해야 합니다.
• 인보이스 삭제 설정을 끈 사용자는 인보이스를 삭제할 수 없습니다.

인보이스를 다운로드할 때는 다음 사항에 유의하세요:

• 다운로드한 인보이스는 PDF 형식이며 이메일을 통해 ZIP 파일로 전달됩니다. 
• 초안 상태의 인보이스와 청구할 수 없는 인보이스는 ZIP 파일에서 생략됩니다. 인보이스는 API를 통해서만 청구 불가로 설정할 수 있습니다(예: API를 통해 인보이스를 만들 때 또는 타사 앱이 인보이스를 HubSpot에 동기화하는 경우).
• 데이터 동기화를 통해 동기화된 인보이스는 ZIP 파일에서 생략됩니다.
• 500개 이상의 인보이스를 선택하면 다운로드한 인보이스가 여러 개의 ZIP 파일로 분할됩니다. 예를 들어 700개의 인보이스를 다운로드하면 그 중 500개가 하나의 ZIP 파일에 들어 있습니다. 나머지는 두 번째 ZIP 파일에 들어 있습니다.

청구서를 대량으로 삭제하거나 다운로드하려면:

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 색인 페이지를 필터링합니다.
3. 삭제하거나 다운로드하려는 청구서 옆의 확인란을 선택합니다. 또는 표 상단의 확인란을 선택하여 색인 페이지에 표시된 모든 청구서를 선택합니다.
4. 인보이스를 삭제하려면 다음과 같이 하세요:
   • 상단에서 delete 삭제를 클릭합니다.
     
     
     
   • 대화 상자에서 삭제할 인보이스 수를 입력한 다음 삭제를 클릭합니다.
5. 인보이스를 다운로드하려면:
   • 상단에서 download 다운로드를 클릭합니다.
     
     
     
   • 대화 상자에서 다운로드를 클릭합니다.
   • PDF 인보이스가 포함된 ZIP 파일이 이메일로 전송됩니다.

생성된 인보이스 보내기

인보이스를 만든 후에는 이메일을 통해 공유하거나, 직접 링크를 사용하거나, PDF를 다운로드하거나, CRM 기록 및 대화 받은 편지함에서 메시지를 작성하는 동안 인보이스를 삽입할 수 있습니다.

인보이스 자동화에 대해 자세히 알아보세요.

이메일을 통해 인보이스 보내기

이메일을 통해 인보이스를 보내려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 이메일로 보내기를 선택합니다.
4. 인보이스 이메일 보내기 탭에서 이메일을 설정합니다:
   • 받는 사람필드에 인보이스와 연결된 연락처의 이메일 주소가 자동으로 채워집니다. 이 이메일 주소를 변경하려면 드롭다운 메뉴를 클릭하고 연락처 를 선택합니다 . 새이메일 주소( )를 입력할 수도 있으며, 전송 후 HubSpot에서 연락처 레코드를 자동으로 생성합니다.
   • 참조 필드에 이메일 주소를 추가하려면 참조받는 사람 추가 를클릭합니다 . 드롭다운 메뉴를 클릭하고 연락처를 선택하거나 사용자 지정 이메일 주소 ( )를 입력합니다 . CC 필드에 이메일 주소를 최대 9개까지 추가할 수 있습니다.
   • 인보이스 설정에서 기본 이메일 주소를 설정한 경우보낸 사람 필드에 기본 이메일 주소가 자동으로 채워집니다. 그렇지 않으면 개인 이메일 주소로 채워집니다. 기본 이메일 주소가 설정되어 있지만 사용자가 개인 이메일이나 다른 팀 이메일에서 청구서를 보낼 수 있도록 허용하는 설정이 켜져 있는 경우 다른 이메일 주소를 선택할 수 있습니다.
   • 기본 이메일 주소를 설정하지 않은 경우 선택한 이메일 주소가 향후 인보이스 전송의 기본 주소가 되지만 각 전송 전에 변경할 수 있습니다.
   • 이 이메일에 대한 회신은 보낸 사람주소로 전달됩니다. 공유 팀 이메일 받은 편지함을 포함하여 연결된 받은 편지함에 사용 중인 이메일 주소를 선택하면HubSpot의 대화 받은 편지함에서 후속 조치를 관리할 수 있습니다 .
   • 제목을 수정합니다.
   • 이메일 메시지 본문을 추가합니다.
5. 필드를 업데이트하면 필드 오른쪽에 실시간 미리보기가 표시됩니다. 이메일( )을 보내려면
   • 인보이스 이메일 보내기 를 클릭하여 표시된 대로 이메일을 전송합니다. 그러면 구매자는 브라우저에서 인보이스를 볼 수 있는 링크와 함께 인보이스 세부 정보가 포함된 이메일과 첨부 파일로 PDF 버전의 인보이스를 받게 됩니다.
   • 대신 인보이스 링크가 포함된 일대일 이메일을 수동으로 작성하려면 CRM에서 사용자 지정 이메일 생성을 클릭합니다.

링크 또는 PDF를 통해 인보이스 보내기

링크를 통해 인보이스를 보내거나 인보이스 PDF를 다운로드합니다:

참고: 수동으로 작성한 이메일이나 링크를 삽입하여 인보이스를 보내는 경우 마지막 전송 날짜 속성이 업데이트되지 않습니다. 인보이스 속성에 대해 자세히 알아보세요.

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 옵션을 선택합니다:
   • 링크 복사: 인보이스 링크를 복사합니다.
   • 다운로드: 청구서의 PDF 버전을 다운로드합니다.

대화 받은 편지함의 일대일 이메일 또는 메시지에 인보이스를 삽입합니다

대화 받은 편지함의 일대일 이메일 또는 메시지에 인보이스를 삽입하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 CRM > 메시지함으로 이동합니다.
2. 왼쪽 하단에서 작성을 클릭합니다.
3. 메시지 작성기에서 삽입을 클릭한 다음 송장을 선택합니다.
4. 인보이스를 선택하거나 관리를 클릭하여 인보이스 색인 페이지로 이동합니다.

인보이스를 선택하면 메시지에 인보이스로 연결되는 하이퍼링크가 추가됩니다.

편집 기록 검토

상태 변경, 인보이스 이메일이 전송된 시기, 작업을 수행한 사용자, 작업이 발생한 날짜 및 시간을 포함하여 인보이스 편집 내역을 볼 수 있습니다.

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 기록 카드로 스크롤합니다.
4. 검색창을 사용하여 활동을 검색합니다.

다른 HubSpot 도구에서 송장 데이터 사용

워크플로 및 세그먼트와 같은 다른 도구의 인보이스 속성을 사용하여 HubSpot 전반에서 인보이스 데이터를 자동화하고 정리할 수 있습니다.

인보이스가 연체된 고객 식별하기

기한이 지난 인보이스에 대한 세그먼트를 생성합니다. 세그먼트를 사용하여 후속 조치를 생성하고, 계정 관리자나 영업 담당자에게 알림을 보내고, 보고서에서 누락된 수익을 강조 표시할 수 있습니다.

1. 세그먼트를 생성할 때 인보이스 개체를 선택하여 세그먼트를 만듭니다.
2. 마감일이 7일 이상 지난 필터를 추가합니다.
   
   
   
3. 워크플로우에서 세그먼트를 사용하여 미리 알림을 보내거나, 팀을 위한 작업을 만들거나, 누락된 수익을 강조하는 보고서를 만들 수 있습니다.

고가치 구매자에게 보상 제공

세그먼트를 생성하여 총 송장 금액이 높은 연락처 또는 회사를 식별하세요. VIP로 태그를 지정하여 문의를 더 높은 수준의 지원팀으로 라우팅하고 VIP 프로그램 및 캠페인에 등록할 수 있도록 하세요.

1. 회사 또는 연락처에 대한 사용자 지정 속성을 만들어 총 청구서 금액을 표시합니다:
   1. 총 인보이스 금액이라는 롤업 속성을 생성합니다. 
   2. 롤업 유형을 합계로 설정합니다.
   3. 숫자 형식을 통화로 설정합니다.
   4. 연결된 레코드 유형을 송장으로 설정합니다.
   5. 연결된 레코드 속성을 결제 금액으로 설정합니다.
      
      
      
2. 사용자 지정 속성을 생성하여 회사를 VIP로 태그합니다. 예를 들어 VIP라는 단일 확인란 속성을 만듭니다.
3. 회사의 총 인보이스 금액이 설정한 값보다 높을 때 VIP 속성을 예로 설정하는 워크플로를 만듭니다. 마지막 인보이스 날짜가 특정 기간(예: 180일) 내에 있는 회사만 포함하므로 활성 회사만 포함할 수 있습니다.
   
   
   
4. 세그먼트를 만들 때 회사 개체를 선택하여 세그먼트를 만듭니다.
5. VIP 속성이 예인 필터를 추가합니다.
   
   
   
6. 이 세그먼트를 사용하여 고객 지원을 위한 VIP 고객 보기를 만들고 , 해당 고객을 VIP 캠페인에 등록하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

다음 단계

• QuickBooks 및 Xero와 같은 HubSpot에서 구축한 회계 통합 기능을 통해 송장을 사용하세요.
• 결제 관리.
• 견적을 생성하고 전송합니다.
• 구독을 만듭니다.