송장 관리

송장을 생성한 후에는 다른 CRM 레코드를 관리하는 것처럼 송장 색인 페이지에서 송장을 관리할 수 있습니다.

결제 상태 업데이트, 전송, 내보내기, 무효화 등 초안 및 확정 인보이스를 편집하고 관리하는 방법을 알아보세요.

인보이스 관리

청구서를 관리하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 패널에서 소유자 필드를 사용하여 청구서 소유자를 설정하고, 청구서 속성을 보고, 결제 내역을 확인하고, 연락처 및 회사를 추가하는 등 청구서의 연동을 관리할 수 있습니다.

초안 작성된 청구서 관리

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 옵션을 선택합니다:
   
   • 편집: 인보이스 설정을 계속합니다.
   • 속성 기록 보기 externalLink:인보이스에 대한 과거 속성 값을 확인합니다 .
   • 복제: 동일한 세부 정보로 새 인보이스를 생성합니다.
   • 삭제: 인보이스 초안을 삭제합니다.

확정된 인보이스 관리

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 청구서 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭하고 옵션을 선택합니다:
   
   • 편집: 청구서 편집을 위한 설정이 켜져있는 경우 청구서 색인 페이지에서 확정된 청구서를 편집합니다. 변경 사항이 저장되면 고객에게 변경 내용을 포함하여 인보이스가 변경되었음을 알리는 커뮤니케이션을 보내는 것이 좋습니다.

• • 결제 기록: 새 결제 기록을 생성하거나 기존 결제 기록을 적용하여 인보이스를 수동으로 결제 완료로 표시합니다. 이 옵션을 선택한 후
    • 새 결제 기록을 생성하려면 오른쪽 사이드바에서 결제 세부 정보 필드를 입력한 다음 결제 기록을 클릭합니다. 그러면 인보이스 세부 정보를 볼 때 결제 아래에 해당 결제가 표시됩니다.
    • 기존 결제를 인보이스에 적용하려면 오른쪽 사이드바에서 기존 적용 탭을 클릭합니다. 그런 다음 결제 금액, ID 또는 결제와 연결된 연락처 이메일 주소로 결제 기록을 검색합니다. 결제를 선택한 다음 결제 적용을 클릭합니다. 그러면 인보이스 세부 정보를 볼 때 오른쪽 패널의 결제 카드에 결제 내역이 표시됩니다.

• • • 결제를 삭제하려면 다음과 같이 하세요:

• • • • HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
      • 청구서 이름을 클릭합니다.
      • 오른쪽 사이드바의 결제 카드에서 연결된 결제 보기를 클릭합니다.
      • 결제 금액을 클릭합니다.
      • 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 삭제를 클릭합니다.
      • 기록 삭제를 클릭하여 확인합니다.

• • 인보이스보기 externalLink: 별도의 브라우저 탭에서 인보이스를 엽니다.
  • 속성 기록 보기 externalLink: 인보이스에 대한 과거 속성 값을확인합니다 .
  • 링크 복사: 구매자에게 보낼 인보이스 URL을 복사합니다.
  • 이메일로 보내기: 이메일을 통해 인보이스를 보냅니다. 인보이스 이메일 전송에 대해 자세히 알아보세요.
  • 다운로드: 인보이스 PDF를 다운로드합니다.
  • 미리알림 편집: 예정된 인보이스 미리 알림을 삭제합니다.

• • 결제 방법 청구: 고객이 저장한 결제 방법으로 인보이스를 청구합니다. 회원님과 고객 모두 이메일을 통해 영수증을 받게 됩니다.
  • 복제: 동일한 세부 정보로 새 인보이스를 생성합니다.

• • 삭제: 인보이스삭제( ) 설정이 켜져 있는 경우 인보이스 색인 페이지에서 미결제 확정 인보이스를 삭제합니다. 인보이스 삭제는 영구적이며 실행 취소할 수 없습니다.

참고: 청구서 번호는 마지막으로 생성된 청구서부터 순차적으로 계속 증가합니다(해당 청구서 또는 다른 청구서가 삭제된 경우에도). 따라서 인보이스를 삭제하면 인보이스 번호에 영구적인 공백이 생길 수 있습니다. 모든 인보이스를 삭제한 경우에만 번호를 재설정할 수 있습니다(단, 유료 인보이스는 삭제할 수 없음). 현재 시스템에서 작동하는지 확인하려면 회계팀과 상의해야 합니다.

• • 무효: 인보이스를 무효로 표시합니다. 인보이스를 무효로 표시하면 더 이상 인보이스에서 결제를 수금하거나 인보이스를 무효화할 수 없습니다. 이 설정은 취소할 수 없습니다.
    • 인보이스에 대해 온라인 결제가 이루어진 경우 환불이 이루어진 경우에도 인보이스를 무효 처리할 수 없습니다.
    • 인보이스에 대해 수동 결제가 기록된 경우에는 해당 결제를 삭제해야 인보이스를 무효화할 수 있습니다.

인보이스 필터링 및 내보내기

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 표 위의 advancedFilters 고급 필터를 클릭합니다.
   
   
3. 오른쪽 패널에서 필터링하려는 속성을 검색하여 선택한 다음 필터 기준을 설정합니다.
4. 필터에 추가할 다른 속성을 선택하려면 + 필터 추가를 클릭합니다.
5. 선택한 속성 또는 다른 필터를 기준으로 필터링하려면 OR 아래에서 + 필터 그룹 추가를 클릭합니다.
6. 필터를 설정했으면 패널 오른쪽 상단의 X를 클릭합니다. 필터 설정 및 보기 저장에 대해 자세히 알아보세요.
7. 표에 표시되는 열을 편집하려면 표의 오른쪽 상단에 있는 열 편집을 클릭합니다.
8. 모든 청구서를 내보내려면 표의 오른쪽 상단에 있는 내보내기를 클릭합니다. 대화 상자에서
   • 내보내기 이름 텍스트 상자에 내보내기 이름을 입력합니다.
   • 파일 형식 드롭다운 메뉴를 클릭하고 형식을 선택합니다.
   • 열 헤더의 언어 드롭다운 메뉴를 클릭하고 언어를 선택합니다.
   • 사용자 지정을 클릭하여 내보내기를 추가로 사용자 지정합니다:
     • 내보내기에 포함되는 속성에서 내보내기에 포함할 속성에 대한 옵션을 선택합니다.
     • 내보내기에 포함된 연결에서 관련 레코드 이름 포함 확인란을 선택하여 관련 레코드 이름(예: 송장 이름)을 포함합니다.
     • 내보내기에 포함된 연결에서 최대 1,000개의 연결 레코드를 포함할지 아니면 모든 연결 레코드를 포함할지 선택합니다.
   • 내보내기를 클릭합니다. 레코드 내보내기에 대해 자세히 알아보세요.

생성한 인보이스 보내기

인보이스를 만든 후에는 이메일을 통해 공유하거나, 직접 링크를 사용하거나, PDF를 다운로드하거나, CRM 기록 및 대화 받은 편지함에서 메시지를 작성하는 동안 인보이스를 삽입할 수 있습니다.

인보이스 전송을 자동화하려면 다음 단계를 따르세요.

이메일을 통해 인보이스 보내기

이메일을 통해 인보이스를 보내려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 인보이스 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 보내기를 선택합니다.
4. 인보이스 이메일 보내기 탭에서 이메일 주소 필드를 설정합니다:
   • 받는사람 필드는 인보이스와 연결된 연락처의 이메일 주소로 자동으로 채워집니다. 이 주소를 변경하려면 드롭다운 메뉴를 클릭하고 연락처를 선택합니다 . 새 이메일 주소를 입력할 수도 있으며 , 전송 후 HubSpot에서 해당 연락처에 대한 연락처 레코드를 자동으로 생성합니다.
   • 참조필드에 이메일 주소를 추가하려면참조 수신자 추가를클릭합니다 . 드롭다운 메뉴를 클릭하고 연락처를 선택하거나 사용자 지정 이메일 주소를 입력합니다 . 참조 필드에 이메일 주소를 최대 9개까지 추가할 수 있습니다.
   • 청구서 설정에서 기본 이메일 주소가 설정되어 있는 경우보낸 사람 필드는 자동으로 기본 이메일 주소로 채워집니다. 그렇지 않으면 개인 이메일 주소로 채워집니다. 기본 이메일이 설정되어 있지만 사용자가 개인 이메일이나 액세스 권한이 있는 다른 팀 이메일에서 청구서를 보낼 수 있도록 허용하는 설정이 켜져 있는 경우에는 다른 이메일을 선택할 수 있습니다.
   • 기본 이메일 주소가 설정되어 있지 않으면 선택한 이메일 주소가 향후 청구서 전송의 기본 주소가 되지만 각 전송 전에 변경할 수 있습니다.
   • 이 이메일에 대한 회신은 보낸 사람 주소로 라우팅됩니다. 공유 팀 이메일 받은 편지함을 포함하여 연결된 받은 편지함에사용 중인 이메일 주소를 선택하면 HubSpot의 대화 받은 편지함에서 후속 조치를 관리할 수 있습니다 .
5. 필드를 업데이트하면 필드 오른쪽에 실시간 미리 보기가 표시됩니다.이메일을보내려면 다음과 같이하세요:
   • 인보이스 이메일 보내기를 클릭하여 표시된 대로 이메일을 보냅니다. 그러면 구매자는 브라우저에서 인보이스를 볼 수 있는 링크와 함께 인보이스 세부 정보가 포함된 이메일과 첨부 파일로 PDF 버전의 인보이스를 받게 됩니다.
   • 대신 인보이스 링크가 포함된 일대일 이메일을 수동으로 작성하려면 CRM에서 사용자 지정 이메일 생성을 클릭합니다.

링크 또는 PDF를 통해 인보이스 보내기

인보이스를 보낼 링크를 복사하거나 인보이스 PDF를 다운로드하려면 다음과 같이 하세요:

참고: 수동으로 작성한 이메일이나 링크를 삽입하여 인보이스를 보내는 경우 마지막 전송 날짜 속성은 업데이트되지 않습니다. 청구서 속성에 대해 자세히 알아보세요.

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 인보이스 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 작업을 클릭한 다음 옵션을 선택합니다:
   1. 링크 복사: 청구서 링크를 복사합니다.
   2. 다운로드: 인보이스의 PDF 버전을 다운로드합니다.

대화 받은 편지함의 일대일 이메일 또는 메시지에 인보이스를 삽입합니다.

대화 받은 쪽지함의 일대일 이메일이나 메시지에 인보이스를 삽입하려면 다음과 같이 하세요:

1. 메시지 작성기에서 삽입을 클릭한 다음 인보이스를 선택합니다.
2. 청구서를 선택하거나 관리를 클릭하여 청구서 색인 페이지로 이동합니다.

인보이스를 선택하면 인보이스 번호를 사용하여 메시지에 하이퍼링크가 추가됩니다.

수정 내역 검토

상태 변경, 인보이스 이메일이 전송된 시기, 작업을 수행한 사용자, 작업이 발생한 날짜와 시간을 포함하여 인보이스 편집 내역을 볼 수 있습니다.

1. HubSpot 계정에서 커머스 > 인보이스로 이동합니다.
2. 인보이스 이름을 클릭합니다.
3. 오른쪽 패널에서 기록 카드까지 아래로 스크롤합니다.
4. 검색창을 사용하여 활동을 검색합니다.
5. 활동 만들기 드롭다운 메뉴를 클릭하고 활동을 선택하여 인보이스와 연결할 활동을 만듭니다. 예를 들어, 작업이나 노트를 만들 수 있습니다.

다음 단계

• QuickBooks 및 Xero와 같은 HubSpot이 구축한 회계 통합 기능으로 송장을 사용하세요.
• 견적서에 대해 자세히 알아보세요.
• 구독에 대해 자세히 알아보세요.