請求書の管理

請求書の下書きを管理 

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、オプションを選択します。
   
   • 編集: 請求書の設定を続行します。
   • プロパティー履歴を表示 externalLink:請求書の過去のプロパティー金額を確認します。
   • 複製: 同じ詳細で新しい請求書を作成します。
   • 削除: 請求書の下書きを削除します。

最終処理済みの請求書を編集

請求書の編集設定がオンになっている場合 請求書一覧ページから確定済み請求書を編集できます。変更内容を保存したら、請求書の内容とその詳細を顧客へ通知することをお勧めします。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、[ 編集]を選択します。
4. コンタクトの詳細を編集するには、コンタクトの上にマウスポインターを置き、edit 編集アイコンをクリックします。右側のパネルでコンタクト情報を更新し、[ 保存]をクリックします。コンタクトの詳細を編集すると、CRMのコンタクトレコードが更新されます。
5. コンタクトを置き換えるには、 replace 置換アイコンをクリックします。右側のパネルで新しいコンタクトを選択します。
6. 会社の詳細を編集するには、会社の上にマウスポインターを置き、edit 編集アイコンをクリックします。右側のパネルで会社情報を更新し、[ 保存]をクリックします。会社を編集すると、CRMの会社レコードも更新されます。
7. 会社を置き換えるには、 replace 置換アイコンをクリックします。右側のパネルで 会社 を選択します。
8. 別の請求先住所を追加するには、[請求先住所]の下の[ 編集]をクリックします。右側のパネルで、 住所の詳細 を入力し、[ 適用]をクリックします。
9. 別の発送先住所を追加するには、[発送先住所]で[ 編集]をクリックします。右側のパネルで、 住所の詳細 を入力し、[ 適用]をクリックします。
10. 請求書の日付を変更するには、[ 請求日 ]フィールドをクリックします。日付入力 をクリックし、日付を選択します。
11. 支払い条件を変更するには、右上の[ 支払い条件]ドロップダウンメニューをクリックし、支払い条件を選択します。 [期日 ]フィールドは選択した期間に合わせて自動的に更新されます。自動リマインダーEメールを送信するように設定している場合、Eメールはこの日付に基づいて送信されます。
12. 請求書設定で設定 されているカスタムプロパティーは、右側の[次の請求書番号]の下に表示されます。カスタムプロパティーの値を編集します。 ユーザーがこれらのフィールドを 変更する設定がオンになっている場合 :
    
    • [add Add custom field(カスタムフィールドを追加)]をクリックします。リストから既存のカスタム請求書プロパティーを選択し、使用するカスタムプロパティーを検索するか、[新規請求書のプロパティーexternalLink を作成]をクリックして 新しいカスタム請求書プロパティーを設定します。
    • 請求書から削除するには、カスタムプロパティーの横にある delete削除アイコンをクリックします。
13. 商品項目を更新してください。

14. 税金を編集:

    • 税金計算の自動化: 請求書の住所に基づいて 税金を自動的に計算 します。
    • 個々の商品項目に税金を追加する: 商品項目ベースの税を税ライブラリーから追加します。
    • 1回限りの税金を請求書に追加: 請求書全体に 1回限りの税金を追加します 。

15. クレジットメモを追加または編集して、請求書のクレジット(ベータ版)の残高を調整します。クレジットメモについてもっと詳しく。

    • 請求書に適用されるクレジットメモを変更するには、[クレジットメモ ]ドロップダウンメニューをクリックし、クレジットメモを選択します。[適用金額]フィールドに、 クレジットの金額を入力します。
    • 既存のクレジットメモを削除するには、クレジットメモの横にある delete削除アイコンをクリックします。
      
      
      
    • クレジットメモを追加するには、[概要 ] テーブルの [合計] で、[+ 利用可能なクレジットを追加] をクリックします。
      
      
      
    • [クレジットメモ ]ドロップダウンメニューをクリックし、クレジットメモを選択します。
    • [適用金額]フィールドに、 クレジットの金額を入力します。
16. [コメント]フィールドで、コメントを更新または追加します。
    • テキストフィールドの下部にあるテキストオプションを使用して、テキストの書式設定、ハイパーリンクの追加、 またはスニペットの挿入 を行います(スニペットはテキストの作成に使用できます)。例えば、請求書で同じ同じ用語を頻繁に使用している場合は、請求書にコメントを追加するたびにスニペットとして使用することができます)。 
    • 請求書設定で、全ての請求書に表示される 既定のコメントを追加する ことができます。
17. [支払いの回収 ]セクションで、支払い設定を更新します。詳しくは、支払い料金の設定をご確認ください。
18. 詳細設定にアクセスするには、[ 詳細設定]をクリックします。請求書の言語とロケール、および請求書のURLをカスタマイズできます。詳細な請求書設定についてもっと詳しく。
19. 右上の[請求書を更新 ]をクリックします。ダイアログボックスで、[ 更新 ]をクリックして確認します。 

最終化した請求書を管理

インデックスページから、手動支払いの記録、手動支払いの適用解除、保存済みの支払い方法への手動請求、請求書の破棄と削除など、最終的な請求書を管理できます。

請求書の支払いの払い戻しを行う場合は、 支払いの払い戻しについて詳細をご確認ください。支払いを伴う請求書を無効にすることはできません。請求書の無効化についてもっと詳しく。請求書に関連付けられた支払いを削除して無効にする方法などをご確認ください。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、オプションを選択します。

• • 支払いを記録：新しい支払いレコードを作成するか既存の支払いレコードを適用することで、請求書を手動で支払い済みにします。このオプションを選択した後：
    • 新しい支払いレコードを作成するには、右側のパネルで 支払いの詳細を追加します。[ 領収書を顧客のEメールに送信]チェックボックスをオンにして、選択した顧客のEメールに領収書を送信します。[支払いを記録]をクリックします。請求書の詳細を表示する際に、支払いが[支払い ]カードに表示されます。後から支払いインデックスページから領収書を送信する こともできます。
    • 既存の支払いを請求書に適用するには、右側のパネルで、[ 既存のものを適用] タブをクリックします。支払いに関連付けられた支払い金額、ID、または連絡先のEメールアドレスで支払いレコードを検索します。該当する支払いを選択して［支払いを適用］をクリックします。請求書の詳細を表示する際に、支払いが [支払い ]カードに表示されます。

• • • 請求書の支払いの適用を解除するには、 記録された支払い を削除します(オンライン支払いは削除できません)。

• • • • HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
      • 請求書の名前をクリックします。
      • 右側のパネルで、[支払い ]カードまでスクロールします。
      • [ 関連付けられた支払いを表示]をクリックします。 
      • インデックスページで、 支払い金額をクリックします。
      • 右上にある[アクション]をクリックし、[ 削除]を選択します。
      • ［レコードを削除］をクリックして確定します。

• • 請求書 externalLinkを表示: 請求書を別のブラウザータブで開きます。
  • プロパティー履歴を表示 externalLink:請求書の過去のプロパティー金額を表示します。
  • リンクをコピー：購入者に送る請求書のURLをコピーします。
  • Eメールで送信: 請求書をEメールで送信します。詳しくは「請求書をEメールで送信する」セクションをご確認ください。
  • ダウンロード：請求書のPDF版をダウンロードします。
  • リマインダーを編集：今後の請求書リマインダーを削除します。

• • 支払い方法を請求:購入者が保存している支払い方法に請求書を請求します。あなたと購入者の双方にEメールで領収証が届きます。
  • 複製：同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。

• • 削除: 請求書を削除します。請求書の削除は完全で、元に戻す ことができません 。インデックスページから複数の請求書を削除することもできます。
    • 請求書を削除するオプションがない場合は、請求書を削除する設定 がオンになっていることを確認してください。
    • 手動支払いが関連付けられた請求書を削除するには、関連付けられた支払い を削除して から請求書を削除します。

• • 破棄：請求書を無効にします。請求書を破棄した後は、請求書に対する支払いを回収することも、無効にすることもできなくなります。この操作は元に戻すことができません。
    • 請求書に対して オンライン支払い が行われた場合、払い戻しが行われた場合でも請求書を破棄することはできません。
    • 請求書に対して手動の支払いが記録されている場合、請求書を破棄する前に支払いを削除する必要があります。

請求書を絞り込む

特定の請求書プロパティーで 一覧ページを絞り込む には、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. テーブルの上にある [詳細フィルター ]をクリックします。
3. 右側のパネルで、[ +フィルターを追加]をクリックします。絞り込みの基準となるプロパティーを検索または選択し、フィルター条件を設定します。フィルターグループに別のフィルターを追加するには、[ AND]の下にある [+フィルターを追加]をクリックします。
4. フィルターグループを追加するには、[ または]で[ +フィルターグループを追加]をクリックします。
5. フィルターの設定が完了したら、パネル右上の [X ]をクリックします。フィルターの設定とビューの保存について詳細をご確認ください。
6. 表に表示される列を編集するには、表の右上にある [列を編集]をクリックします。

請求書をエクスポート

1. テーブルの右上にある [エクスポート ]をクリックします。
2. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • [エクスポート名 ]フィールドにエクスポート 名を入力します。
   • [ファイル形式 ]ドロップダウンメニューをクリックし、形式を選択します。
   • [列ヘッダーの言語 ]ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。
   • [「カスタマイズ」(カスタマイズ)]セクションをクリックして展開し、エクスポートの内容をさらにカスタマイズします。
     • [エクスポートに含まれるプロパティー ]で、エクスポートに含めるプロパティー を選択します。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、[関連レコード名を含める ]チェックボックスをオンにして、関連するレコード名(サブスクリプション名など)を含めます。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、 最大1,000件の関連付けられたレコードを含めるか、それとも全ての関連付けられたレコードを含めるかを選択します。 
   • ［エクスポート］をクリックします。詳しくはレコードのエクスポートでご確認ください。

複数の請求書を削除してダウンロードする

インデックスページから請求書を一括して削除およびダウンロードできます。請求書を削除すると完全に削除され、元に戻すことはできません。

請求書を削除する際は、次の点に留意してください。

• クレジットメモ、オンライン支払い 、 またはサブスクリプション に関連付けられている請求書は削除できません。手動支払いが関連付けられた請求書を削除するには、関連付けられた支払い を削除して から請求書を削除します。
• 請求書番号は、最後に作成された請求書から順次増加します(その請求書や他の請求書が削除された場合でも)。したがって、請求書を削除すると、請求書の番号付けに永続的なギャップが生じる可能性があります。連番をリセットできるのは、全ての請求書を削除した場合に限られます（ただし支払い済みの請求書を削除することはできません）。現在のシステムに確実に準拠するために、会計チームに相談する必要があります。
• 請求書を削除する設定をオフにしたユーザーは、請求書を削除できません。

請求書をダウンロードする際は、次の点にご注意ください。

• ダウンロードした請求書はPDF形式で、ZIPファイルでEメールにてお届けします。 
• 「下書き」 ステータスの請求書および請求対象外の請求書は、ZIP ファイルから除外されます。請求書を 請求対象外に設定できるのは、APIを介して 請求書を作成する場合や、サードパーティーアプリが請求書をHubSpotに同期する場合などです。
• データ同期 で同期された請求書はZIPファイルから省略されます。
• 選択した請求書が500件を超える場合、ダウンロードした請求書は複数のZIPファイルに分割されます。例えば、700件の請求書をダウンロードした場合、そのうち500件が1つのZIPファイルにまとめられます。それらの残りの部分は、2番目のZIPファイルに格納されます。

請求書を一括で削除またはダウンロードするには:

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. インデックスページを絞り込みます。
3. 削除またはダウンロードする請求書の横にあるチェックボックスをオンにします 。または、テーブルの上部にあるチェックボックス を選択して、インデックスページに表示される全ての請求書を選択します。
4. 請求書を削除するには、次の手順に従います。
   • 上部にある[ 削除delete ]をクリックします。
     
     
     
   • ダイアログボックスに削除する請求書の数 を入力し、[削除]をクリックします。
5. 請求書をダウンロードするには、次の手順に従います。
   • 上部にある[ダウンロードdownload]をクリックします。
     
     
     
   • ダイアログボックスで[ダウンロード]をクリックします。
   • PDF請求書を含むZIPファイルがEメールで送信されます。

作成した請求書を送信

請求書を作成した後は、Eメールで共有したり、直接リンクを使用して共有したり、PDFをダウンロードしたり、CRMレコードやコミュニケーションの受信トレイでメッセージを作成しながら請求書を挿入したりできます。

請求書の自動発行について詳細をご確認ください。

請求書をEメールで送信

請求書をEメールで送信するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション]をクリックし、[ Eメールで送信]を選択します。
4. [ 請求書Eメールを送信]タブで、Eメールを設定します。
   • [宛先]フィールドには、請求書に関連付けられたコンタクトのEメールアドレスが自動的に入力されます。このEメールアドレスを変更するには、 ドロップダウンメニューをクリックしてコンタクトを選択します。また、新しい Eメールアドレスを入力すると、送信後にHubSpotによって自動的にコンタクトレコードが作成されます。
   • ［CC］フィールドにEメールアドレスを追加するには、［CC受信者を追加］をクリックします。ドロップダウンメニュー をクリックして コンタクトを選択するか、カスタムEメールアドレスを入力します。CC フィールドには 9 つまでの E メールアドレスを追加できます。
   • 請求書の設定で デフォルトのEメールアドレス が設定されている場合、[ From ]フィールドにデフォルトのEメールアドレスが自動的に入力されます。設定されていない場合、個人用Eメールアドレスが入力されます。デフォルトのEメールアドレスが設定されていても、ユーザーが個人のEメールまたは他のチームのEメールから請求書を送信できるようにする設定が有効になっている場合 別のEメールアドレスを選択できます。
   • デフォルトのEメールアドレスが設定されていない場合、今回選択するEメールアドレスが、今後の請求書の送信時のデフォルトのアドレスとなりますが、送信時に毎回変更することもできます。
   • このEメールへの返信は、［送信元］アドレスに送られます。共有チームの共有アドレス受信トレイを含む、 接続された受信トレイに使用されているEメールアドレスを選択すると、HubSpotのコミュニケーションの受信トレイでフォローアップを管理できます。
   • 件名を編集します。
   • Eメールメッセージの本文を追加します。
5. フィールドを更新する、フィールドの右側にライブプレビューが表示されます。Eメールを送信するには
   • [Send invoice email をクリックして、表示されているとおりにEメールを送信します。その後、購入者は請求書の詳細が記載されたEメールを受け取り、そこに含まれるリンクから請求書をブラウザーで表示できます。Eメールには請求書のPDF版が添付されています。
   • 代わりに、請求書へのリンクが記載された1対1のEメールを手動で作成するには、[ CRMでカスタムEメールを作成]をクリックします。

請求書をリンクまたはPDFで送信

リンクを使用して請求書を送信するか、請求書のPDFをダウンロードするには、次の手順に従います。

注: 手書きのEメールで請求書を送信したり、リンクを挿入して請求書を送信したりしても、[ 最終送信日 ]プロパティーは更新されません。詳しくは請求書プロパティーでご確認ください。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション]をクリックし、オプションを選択します。
   • リンクをコピー: 請求書のリンクをコピーします。
   • ダウンロード:PDF版の請求書をダウンロードできます。

コミュニケーションの受信トレイで、1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入

コミュニケーションの受信トレイで1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
2. 左下の[作成]をクリックします。
3. メッセージ作成ツールで［挿入］をクリックし、［請求書］を選択します。
4. 請求書を1つ選択するか、［管理］をクリックして請求書一覧ページに移動します。

請求書を選択すると、請求書へのハイパーリンクがメッセージに追加されます。

編集履歴を確認

請求書の編集履歴(ステータスの変更、請求書のEメールの送信時期、アクションを実行したユーザー、アクションが発生した日時など)を確認できます。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. [ 履歴 ] カードまでスクロールします。
4. 検索バーを使用して アクティビティーーを検索します。

他のHubSpotツールで請求書データを使用

ワークフローやセグメントなどの他のツールで請求書プロパティーを使用して、HubSpot全体の請求書データを自動化および整理できます。

期限が過ぎた請求書がある顧客を特定

期限超過の請求書のセグメントを作成します。このセグメントは、フォローアップの作成、アカウントマネージャーや営業担当者へのアラートの実行、レポート内での収益の欠落に関する強調表示にも使用できます。

1. セグメントを作成するときに 請求書 オブジェクトを選択して、セグメントを作成します。
2. 期日が7日以上前であるフィルターを追加します。
   
   
   
3. ワークフロー 内でこのセグメントは、リマインダーの送信、チームの タスク の作成、収益の喪失を示す レポート の作成に使用します。

価値の高い購入者に報酬を提供

セグメントを作成して、金額の請求金額の合計があるコンタクトまたは会社を識別します。問い合わせを上位のサポートに割り振ったり、VIPプログラムやキャンペーンに登録したりできるようにするために、VIPとしてタグ付けします。

1. 会社またはコンタクトの請求書合計金額を表示するためのカスタムプロパティーを作成します 。
   1. 「合計請求金額」という ロールアッププロパティーを作成します。  
   2. [ロールアップタイプ ] を [合計] に設定します。
   3. [数値の書式 ]を[通貨]に設定します。
   4. 関連付けられたレコードタイプを請求書に設定します。
   5. 関連付けられたレコードのプロパティーを[支払い金額]に設定します。
      
      
      
2. カスタムプロパティーを作成して 、会社をVIPとしてタグ付けします。例えば、「VIP」という単一チェックボックス のプロパティーを作成します。
3. 会社の合計請求金額 が設定した金額を上回っている場合に、VIP プロパティーを[はい]に設定する ワークフロー を作成します。最終請求日が特定の期間(180日など)内の会社のみが含まれるため、有効な会社のみを含めます。
   
   
   
4. リストを作成し、作成時に会社オブジェクトを選択します。
5. VIP プロパティーが はい であるフィルターを追加します。
   
   
   
6. このセグメントは、カスタマーサポートに活用できるようにVIP顧客の ビューを作成すること や、VIPキャンペーンへの顧客の登録などに活用できます。

次のステップ

• QuickBooks や Xeroなど、HubSpotが開発した会計連携で請求書を使用できます。
• 支払いを管理します。
• 見積もりを作成して送信 します。
• サブスクリプションを作成します。