請求書の管理
更新日時 2025年 2月 12日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
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作成した請求書は、 他のCRMレコードを管理する場合と同様に、請求書の一覧ページから管理できます。
請求書の管理
請求書を管理するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のパネルで、[担当者]フィールドを使用して請求書の担当者を設定できます。このパネルでは、請求書のプロパティーを表示したり、支払い状況を確認したり、請求書の関連付けを管理(コンタクトレコードおよび会社レコードの追加など)したりすることが可能です。
請求書の下書きを管理
請求書の下書きについては、右上の [アクション]ドロップダウンメニューをクリックして以下のオプションを利用できます。- 編集:請求書の設定を続けます。
- プロパティー履歴を表示:請求書の過去のプロパティー値を確認します。
- 複製:同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。
- 削除:請求書の下書きを削除します。
最終化した請求書を管理
最終化した請求書については、右上の[アクション]ドロップダウンメニューをクリックして以下のオプションを利用できます。
- 編集:請求書の編集設定がオンになっている場合、スーパー管理者および請求書の編集権限を持つユーザーは、請求書一覧ページから最終化した請求書を編集できます。変更内容を保存したら、請求書が変更されたことと、変更の詳細を伝える通知を顧客に送ることをお勧めします。
注:
- 既に支払いが行われた請求書を編集することはできません。
- 編集中に顧客が支払い手続きを進めている場合、編集した請求書を保存すると、未決済のチェックアウトはキャンセルされます。ただし、支払いの方が早く行われた場合は、編集が無効になります。
- サブスクリプションから作成された 請求書は編集できません。
- 支払いを記録:新しい支払いレコードを作成するか既存の支払いレコードを適用することで、請求書を支払い済みとして手動でマークします。このオプションを選択した後:
- 新しい支払いレコードを作成するには、右サイドバーの支払い詳細フィールドに入力し、[支払いを記録]をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に[支払い]の下に支払いが表示されるようになります。
- 既存の支払いを請求書に適用するには、右サイドバーの[既存のものを適用]タブをクリックします。次に、金額、ID、または支払いに関連付けられたコンタクトのEメールアドレスを使って支払いレコードを検索します。該当する支払いを選択して[支払いを適用]をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に[支払い]の下に支払いが表示されるようになります。
注:請求書を手動で支払い済みにした場合、コンタクトは自動的には領収書を受け取りません。領収証が必要な場合は、支払い一覧ページからコンタクトに領収証を送信できます。
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- 支払いを削除するには、次の手順に従います。
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- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーの[支払い]セクションで、[関連付けられた支払いを表示]をクリックします。
- 支払い金額をクリックします。
- 右上の[アクション]ドロップダウンメニューをクリックして、[削除]をクリックします。
- [レコードを削除]をクリックして確定します。
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- 請求書を表示:ブラウザーの別タブで請求書を開きます。
- プロパティー履歴を表示:請求書の過去のプロパティー値を確認します。
- リンクをコピー:購入者に送る請求書のURLをコピーします。
- 送信:請求書をEメールで送信します。詳しくは「請求書をEメールで送信する」セクションをご確認ください。
- ダウンロード:請求書のPDF版をダウンロードします。
- リマインダーを編集:今後の請求書リマインダーを削除します。
- 請求の支払い方法:顧客が保存している支払い方法に請求します。お客さまと顧客の両方にEメールで領収書が届きます。
- 複製:同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。
- 削除:請求書を削除する設定がオンになっている場合、スーパー管理者および請求書の編集権限を持つユーザーは、請求書一覧ページから未払いの最終化された請求書を削除できます。請求書は完全に削除され、元に戻すことはできません。
注:請求書番号は、最後に作成された請求書の番号から順に大きくなっていきます(最後に作成された請求書やその他の請求書が削除された場合も同様です)。したがって、請求書を削除すると、請求書の連番に恒久的なギャップが生じる可能性があります。連番をリセットできるのは、全ての請求書が削除された場合に限られます(ただし、支払い済みの請求書を削除することはできません)。現在のシステムで機能することを確認するために、会計チームに相談してください。
- 破棄:請求書を無効としてマークします。請求書を破棄した後は、請求書に対する支払いを回収することも、無効にすることもできなくなります。操作を元に戻すことはできません。
請求書の絞り込みとエクスポート
インデックスページ を特定の請求書プロパティーで絞り込むには:- 左上の[詳細フィルター]をクリックします。
- 右のパネルで、[+フィルターを追加]をクリックして、新しいフィルターを設定します。
- 絞り込みの基準となるプロパティーを検索または選択し、フィルター条件を設定します。
- 別のプロパティーを選択するには、[AND> または [OR]をクリックします。> フィルターのセットアップとビューの保存について詳細をご確認ください。
- テーブルに表示する列を編集するには、テーブルの右上にある[列を編集]をクリックします。
- 全ての請求書をエクスポートするには、テーブルの右上にある[エクスポート]をクリックします。特定の請求書のみをエクスポートするには、エクスポートしたい請求書の横のチェックボックスを選択して[エクスポート]をクリックします。詳しくはレコードのエクスポートでご確認ください。
作成した請求書を送信
作成した請求書は、ダイレクトリンクやPDFを用いてEメールで共有することができます。また、CRMレコードやコミュニケーションの受信トレイでメッセージを作成しながら請求書を挿入することもできます。
請求書の送信を自動化する場合は、こちらの手順に従います。
請求書をEメールで送信
請求書をEメールで送信するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーで[アクション]をクリックし、[送信]を選択します。
- [請求書Eメールを送信]タブで、Eメールの[宛先]フィールドを設定します。
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- [宛先]フィールドには、請求書に関連付けられているコンタクトのEメールアドレスが自動的に入力されます。このアドレスを変更するには、ドロップダウンメニューをクリックしてコンタクトを選択します。また、新しいEメールアドレスを入力することもできます。その場合、送信後にHubSpotで自動的にコンタクトレコードが作成されます。
- [CC]フィールドにEメールアドレスを追加するには、[CC受信者を追加]をクリックします。ドロップダウンメニューをクリックしてコンタクトを選択するか、カスタムのEメールアドレスを入力します。[CC]フィールドには最大9つのEメールアドレスを追加できます。
- 請求書の設定でデフォルトのEメールアドレスが設定されている場合、[送信元]フィールドには自動的にデフォルトのEメールアドレスが入力されます。設定されていない場合、個人用Eメールアドレスが入力されます。デフォルトのEメールアドレスが設定されていても、自分の個人用Eメールアドレス、またはユーザーがアクセス権を持つチームの共有アドレスから請求書を送信できるようにする設定がオンになっている場合、別のEメールアドレスも選択できるようになります。
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- デフォルトのEメールアドレスが設定されていない場合、今回選択するEメールアドレスが、今後の請求書の送信時のデフォルトのアドレスとなりますが、送信するごとに変更することも可能です。
- このEメールへの返信は、[送信元]アドレスに送られます。接続済み受信トレイ(チームの共有アドレス用受信トレイを含む)に使われているEメールアドレスを選択すると、HubSpotのコミュニケーションの受信トレイでフォローアップを管理できます。
フィールドを更新すると、フィールドの右側にライブプレビューが表示されます。Eメールを送信するには、次の手順に従います。
- 表示されたようにEメールを送信するには、[請求書Eメールを送信]をクリックします。その後、購入者は請求書の詳細が記載されたEメールを受け取り、そこに含まれるリンクから請求書をブラウザーで表示できます。Eメールには請求書のPDF版が添付されています。
- 代わりに、請求書へのリンクが記載された1対1のEメールを手動で作成するには、[CRMでカスタムEメールを作成]をクリックします。
請求書をリンクまたはPDFで送信
請求書の送信リンクをコピーするか、PDFをダウンロードするには、次の手順に従います。
注:手動で作成したEメールで、またはリンクを挿入して請求書を送信した場合、[最終送信日]プロパティーは更新されません。詳しくは請求書プロパティーでご確認ください。
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーで[アクション]をクリックし、[送信]を選択します。
- [リンクのコピー、PDFのダウンロード]タブをクリックします。ウィンドウの右側に請求書のプレビューが表示されます。
- [リンクをコピー]をクリックして、請求書へのリンクをコピーします。
- [PDFをダウンロード]をクリックして、請求書のPDFをダウンロードします。
- 完了したら、[X]をクリックするか、[閉じる]をクリックします。
コミュニケーションの受信トレイで、1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入
コミュニケーションの受信トレイで1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入するには、次の手順に従います。
- メッセージ作成ツールで[挿入]をクリックし、[請求書]を選択します。
- 請求書を1つ選択するか、[管理]をクリックして請求書一覧ページに移動します。
請求書を選択すると、請求書番号を使ってハイパーリンクがメッセージに追加されます。
共有する請求書のリンクを取得
任意のプラットフォームで共有する請求書のリンクを取得するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーで[アクション]をクリックし、[リンクをコピー]を選択します。
- そのリンクを任意のメッセージングプラットフォームに挿入すると、購入者はリンクをクリックして、請求書の作成時に設定されたURLで請求書を表示できます。
編集履歴を確認
請求書の編集履歴(ステータスの変更、請求書Eメールが送信された日付、アクションを実行したユーザー、アクションが発生した日時など)を表示することができます。
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右側のパネルで、[履歴]パネルまでスクロールダウンします。
注:現在のところ、HubSpotで構築されたアカウント連携(Quickbooks OnlineやXeroなど)では、HubSpotからの請求書の同期がサポートされていません。ただし、請求書レコードをエクスポートして、ご使用の会計システムにアップロードすることができます。請求書の同期など、請求書連携の新機能についての最新情報を確認するには、こちらのフォーム(英語)をご送信ください。