更新日時 2024年 12月 23日
以下の 製品でご利用いただけます（別途記載されている場合を除きます）。
すべての製品とプラン
|
作成した請求書は、 他のCRMレコードを管理する場合と同様に、請求書の一覧ページから管理できます。
請求書を管理する
請求書を管理するには:
- HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のパネルで、［担当者］フィールドを使用して請求書の担当者を設定できます。このパネルでは、請求書のプロパティーの表示、支払状況の確認や、コンタクトレコードおよび会社レコードを追加するなどの請求書の関連付けの管理を行うこともできます。
請求書の下書きを管理する
請求書の下書きを操作するには、右上の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックして以下のオプションを利用できます：- 編集：請求書の設定を続けます。
- プロパティー履歴を表示：請求書の過去のプロパティー値を確認します。
- 複製：同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。
- 削除：請求書の下書きを削除します。
最終化した請求書を管理する
最終化した請求書を操作するには、右上の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックして以下のオプションを利用できます：
- 編集：請求書の編集設定がオンになっている場合、スーパー管理者および請求書の編集権限を持つユーザーは、請求書一覧ページから最終化済み請求書を編集できます。変更内容を保存したら、請求書が変更されたことを知らせる通知を顧客に送り、変更の詳細を通知に含めることをお勧めします。
注：
- 請求書に対して既に支払いが行われた場合、その請求書を編集することはできません。
- 編集している間に顧客が支払い手続を進めている場合、編集後の請求書を保存すると、未決済の注文手続きがキャンセルされます。支払いの方が早く行われた場合は、編集が無効になります。
- サブスクリプションから作成された 請求書は編集できません。
- 支払いを記録：新しい支払いレコードを作成するか既存のレコードを適用することで、請求書を支払い済みとして手動でマークします。このオプションを選択した後：
- 新しい支払いレコードを作成するには、右サイドバーの支払い詳細フィールドに入力し、［支払いを記録］をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に［支払い］の下に支払いが表示されるようになります。
- 既存の支払いを請求書に適用するには、右サイドバーの［既存のものを適用］タブをクリックします。次に、支払金額、ID、または支払いに関連付けられたコンタクトEメールアドレスを使って支払いレコードを検索します。該当する支払いを選択して［支払いを適用］をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に［支払い］の下に支払いが表示されるようになります。
注：請求書を手動で支払い済みにした場合、コンタクトは自動的には領収書を受け取りません。領収証が必要な場合は、支払い一覧ページからコンタクトに領収証を送信できます。
-
- 支払いを削除するには：
-
-
- HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーの［支払い］セクションで、［関連付けられた支払いを表示］をクリックします。
- 支払い金額をクリックします。
- 右上の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックして、［削除］をクリックします。
- ［レコードを削除］をクリックして確定します。
-
- 請求書を表示：ブラウザーの別タブで請求書を開きます。
- プロパティー履歴を表示：請求書の過去のプロパティー値を確認します。
- リンクをコピー：購入者に送る請求書URLをコピーします。
- 送信：請求書をEメールで送信します。請求書Eメールの送信の詳細をご確認ください。
- ダウンロード：請求書のPDF版をダウンロードします。
- 複製：同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。
- 削除：請求書を削除する設定がオンになっている場合、スーパー管理者および請求書の編集権限を持つユーザーは、請求書一覧ページから未払いの最終処理された請求書を削除できます。請求書は完全に削除され、元に戻すことはできません。
注：請求書番号は、最後に作成された請求書の番号から順に大きくなっていきます（最後に作成された請求書やその他の請求書が削除された場合も同様です）。したがって、請求書を削除すると、請求書の連番に恒久的なギャップが生じる可能性があります。連番をリセットできるのは、全ての請求書が削除された場合に限られます（ただし、支払い済みの請求書を削除することはできません）。このようにしても現在のシステムで機能することを確認するために、会計チームに相談してください。
- 破棄：請求書を無効としてマークします。請求書を無効とした後は、請求書に対する支払いを回収することも、無効にすることもできなくなります。操作を元に戻すことはできません。
請求書の絞り込みとエクスポート
インデックスページを特定の請求書プロパティーで絞り込むには：- 左上の［詳細フィルター］をクリックします。
- 右のパネルで、［+フィルターを追加］をクリックして、新しいフィルターを設定します。
- 絞り込み基準となるプロパティーを検索または選択し、フィルター条件を設定します。
- 別のプロパティーを選択するには、［AND］または［OR］をクリックします。フィルターの設定と保存済みビューについて詳しくはこちら。
- テーブルに表示する列を編集するには、テーブルの右上にある［列を編集］をクリックします。
- テーブルの右上にある［エクスポート］をクリックして全ての請求書をエクスポートするか、エクスポートしたい請求書の横のチェックボックスをオンにして［エクスポート］をクリックします。レコードのエクスポートについて詳細をご確認ください。
作成した請求書を送信
作成した請求書は、Eメールやダイレクトリンクで共有することができます。また、CRMレコードやコミュニケーションの受信トレイでメッセージを作成しながら請求書を挿入することもできます。
請求書をEメールで送信する
- HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーで［アクション］をクリックし、［送信］を選択します。
- ダイアログボックスで、Eメールのアドレスフィールドを設定します。
-
- ［宛先］フィールドには、請求書に関連付けられているコンタクトのEメールアドレスが自動的に入力されます。このアドレスを変更するには、ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを選択してください。また、新しいEメールアドレスを入力することもできます。その場合、送信後にHubSpotで自動的にコンタクトレコードが作成されます。
- ［CC］フィールドにEメールアドレスを追加するには、ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを選択するか、カスタムEメールアドレスを入力します。［CC］フィールドには最大9つのEメールアドレスを追加できます。
- 請求書の設定で既定のEメールアドレスが設定されている場合、「送信元」フィールドには自動的に既定のEメールアドレスが入力されます。その設定がない場合、個人用Eメールアドレスが入力されます。既定のEメールアドレスが設定されていても、自分の個人用Eメールアドレス、またはユーザーがアクセス権を持つチームの共有アドレスから請求書を送信できるようにする設定がオンになっている場合、別のEメールアドレスも選択できるようになります。
- 既定のEメールアドレスが設定されていない場合、今回選択するEメールアドレスが、今後の請求書の送信時の既定のアドレスとなりますが、送信するごとに毎回変更することも可能です。
- このEメールへの返信は、［送信元］アドレスに送られます。接続済み受信トレイ（共有されているチームEメール受信トレイを含む）に使われているEメールアドレスを選択すると、HubSpotのコミュニケーション受信トレイでフォローアップを管理できます。
- [ 請求書を送信] をクリックします。その後、購入者は請求書の詳細が記載されたEメールを受け取り、そこに含まれるリンクから請求書をブラウザーで表示できます。Eメールには請求書のPDF版が添付されています。
請求書へのリンクが記載された1対1のEメールを手動で送信する
請求書リンクを記載したEメールを手動で送信するには、次のようにします。
注：手動で作成したEメールに含めたりリンクを挿入したりして請求書を送信した場合、［最終送信日］プロパティーは更新されません。。詳しくは請求書プロパティーについてご確認ください。
- HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーで［アクション］をクリックし、［送信］を選択します。
- ダイアログボックスで、［Eメールを手動で作成］をクリックします。その後、請求書に関連付けられた取引レコードにリダイレクトされ、そこでEメールを作成できます。Eメール本文に請求書へのリンクが自動的に含められます。
- Eメールを作成した後、［送信］をクリックします。
コミュニケーションの受信トレイで、1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入します
コミュニケーションの受信トレイで1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入するには：
- メッセージ作成ツールで［挿入］をクリックし、［請求書］を選択します。
- 請求書を1つ選択するか［管理］をクリックして請求書一覧ページに移動します。
請求書を選択した後、請求書番号を使ってハイパーリンクがメッセージに追加されます。
共有する請求書のリンクを取得
任意のプラットフォームで共有する請求書のリンクを取得するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右のサイドバーで、［アクション］をクリックし、［リンクをコピー］を選択します。
- そのリンクを任意のメッセージングプラットフォームに挿入すると、購入者はリンクをクリックして、 請求書作成時に設定したURLで請求書を表示できます。
編集履歴を確認する
請求書を編集した履歴（ステータスの変更、請求書Eメールがいつ送信されたか、アクションを実行したユーザー、アクションが発生した日時など）を表示することができます。
- HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
- 請求書の名前をクリックします。
- 右側のパネルで、履歴パネルまでスクロールダウンします。
注：現在、HubSpotで構築されたアカウント連携（Quickbooks OnlineやXeroなど）では、HubSpotからの請求書の同期がサポートされていません。ただし、請求書レコードをエクスポートして、ご使用の会計システムにアップロードすることができます。請求書同期など、請求書連携の新機能についての最新情報を確認するには、このフォームに記入してください。
