請求書の管理

作成した請求書は、 他のCRMレコードを管理する場合と同様に、請求書の一覧ページから管理できます。 

支払いステータスの更新、送信、エクスポート、破棄など、請求書の下書きおよび最終処理済み請求書を編集および管理する方法を説明します。

請求書の管理

請求書を管理するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右のパネルで、［担当者］フィールドを使用して請求書の担当者を設定できます。このパネルでは、請求書のプロパティーを表示したり、支払い状況を確認したり、請求書の関連付けを管理（コンタクトレコードおよび会社レコードの追加など）したりすることが可能です。

請求書の下書きを管理 

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、オプションを選択します。
   
   • 編集: 請求書の設定を続行します。
   • プロパティー履歴を表示 externalLink:請求書の過去のプロパティー金額を確認します。
   • 複製: 同じ詳細で新しい請求書を作成します。
   • 削除: 請求書の下書きを削除します。

最終化した請求書を管理

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション ]をクリックし、オプションを選択します。
   
   • 編集:請求書の編集設定がオンになっている場合 請求書一覧ページから最終化済み請求書を編集します。変更内容を保存したら、請求書の内容とその詳細を顧客へ通知することをお勧めします。

• • 支払いを記録：新しい支払いレコードを作成するか既存の支払いレコードを適用することで、請求書を手動で支払い済みにします。このオプションを選択した後：
    • 新しい支払いレコードを作成するには、右サイドバーの支払い詳細フィールドに入力し、［支払いを記録］をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に［支払い］の下に支払いが表示されるようになります。
    • 既存の支払いを請求書に適用するには、右サイドバーの［既存のものを適用］タブをクリックします。次に、金額、ID、または支払いに関連付けられたコンタクトのEメールアドレスを使って支払いレコードを検索します。該当する支払いを選択して［支払いを適用］をクリックします。その後、請求書の詳細を表示すると、右側のパネルの [支払い ]カードに支払いが表示されます。

• • • 支払いを削除するには、次の手順に従います。

• • • • HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
      • 請求書の名前をクリックします。
      • 右側のサイドバーの [支払い]カードで、[関連付けられた支払いを表示]をクリックします。 
      • 支払い金額をクリックします。
      • 右上の[アクション]をクリックし、[削除]をクリックします。
      • ［レコードを削除］をクリックして確定します。

• • 請求書 externalLinkを表示: 請求書を別のブラウザータブで開きます。
  • プロパティー履歴を表示 externalLink:請求書の過去のプロパティー額を確認します。
  • リンクをコピー：購入者に送る請求書のURLをコピーします。
  • Eメールで送信: 請求書をEメールで送信します。詳しくは「請求書をEメールで送信する」セクションをご確認ください。
  • ダウンロード：請求書のPDF版をダウンロードします。
  • リマインダーを編集：今後の請求書リマインダーを削除します。

• • 請求の支払い方法：顧客が保存している支払い方法に請求します。自分と顧客の両方にEメールで領収書が届きます。
  • 複製：同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。

• • 削除:請求書を削除する設定 がオンになっている場合、未払いの最終処理済み請求書を請求書一覧ページから削除します。請求書を削除すると完全に削除され、元に戻すことはできません。

注：最後に作成された請求書または他の請求書が削除されたとしても、最後に作成された請求書に続く連番が請求書番号として割り振られます。したがって、請求書を削除すると、請求書の番号付けに永続的なギャップが生じる可能性があります。連番をリセットできるのは、全ての請求書を削除した場合に限られます（ただし支払い済みの請求書を削除することはできません）。会計チームに相談して、貴社の現在のシステムで機能することを確認してください。

• • 破棄：請求書を無効にします。請求書を破棄した後は、請求書に対する支払いを回収することも、無効にすることもできなくなります。これは元に戻すことができません。
    • 請求書に対してオンライン決済が行われた場合、返金するとしても、請求書を破棄することはできません。
    • 請求書に対して手動の支払いが記録されている場合、請求書を破棄する前に支払いを削除する必要があります。

請求書の絞り込みとエクスポート

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 表advancedFilters 上にある [詳細フィルター ]をクリックします。
   
   
3. 右側のパネルで、フィルタリング基準にする プロパティー を検索して選択し、フィルタリング基準を設定します。
4. フィルターに追加する別のプロパティーを選択するには、[+フィルターを追加]をクリックします。
5. 選択したプロパティーまたは別のフィルターで絞り込むには、[ OR]の下の [+フィルターグループを追加]をクリックします。
6. フィルターの設定が完了したら、パネル右上の [X ]をクリックします。フィルターの設定とビューの保存について詳細をご確認ください。
7. 表に表示される列を編集するには、表の右上にある [列を編集 ]をクリックします。
8. すべての請求書をエクスポートするには、テーブルの右上にある[ エクスポート ]をクリックします。表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • [エクスポート名 ]テキストボックスに エクスポート名 を入力します。
   • [ファイル形式 ]ドロップダウンメニューをクリックし、形式を選択します。
   • [列ヘッダーの言語 ]ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。
   • [Customize(カスタマイズ)]をクリックしてエクスポートの内容をカスタマイズします。
     • [エクスポートに含まれるプロパティー ]で、エクスポートに含めるプロパティーの オプションを選択します 。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、[関連レコード名を含める ]チェックボックスをオンにして、関連するレコード名(請求書名など)を含めます。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、 最大1,000件の関連付けられたレコードを含めるか、それとも全ての関連付けられたレコードを含めるかを選択します。 
   • ［エクスポート］をクリックします。詳しくはレコードのエクスポートでご確認ください。

作成した請求書を送信

作成した請求書は、ダイレクトリンクやPDFを用いてEメールで共有することができます。また、CRMレコードやコミュニケーションの受信トレイでメッセージを作成しながら請求書を挿入することもできます。

請求書の送信を自動化する場合は、こちらの手順に従います。

請求書をEメールで送信

請求書をEメールで送信するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション]をクリックし、[ 送信]を選択します。
4. [ 請求書Eメールを送信]タブで、Eメールアドレスのフィールドを設定します。
   • [宛先]フィールドには、請求書に関連付けられたコンタクトのEメールアドレスが自動的に入力されます。このアドレスを変更するには、ドロップダウンメニューをクリックしてコンタクトを選択します。また、新しい Eメールアドレスを入力すると、送信後にHubSpotによって自動的にコンタクトレコードが作成されます。
   • [CC]フィールドにEメールアドレスを追加するには、[CC受信者を追加]をクリックします。ドロップダウンメニューをクリックしてコンタクトを選択するか、カスタムのEメールアドレスを入力します。CC フィールドには 9 つまでの E メールアドレスを追加できます。
   • 請求書の設定でデフォルトのEメールアドレスが設定されている場合、[送信者 ]フィールドにはデフォルトのEメールアドレスが自動的に入力されます。設定されていない場合、個人用Eメールアドレスが入力されます。デフォルトのEメールアドレスが設定されていても、自分の個人用Eメールアドレス、またはユーザーがアクセス権を持つチームの共有アドレスから請求書を送信できるようにする設定がオンになっている場合、別のEメールアドレスも選択できるようになります。
   • デフォルトのEメールアドレスが設定されていない場合、今回選択するEメールアドレスが、今後の請求書の送信時のデフォルトのアドレスとなりますが、送信時に毎回変更することもできます。
   • このEメールへの返信は、［送信元］アドレスに送られます。共有チームの共有アドレス受信トレイを含む、 接続された受信トレイに使用されているEメールアドレスを選択すると、HubSpotのコミュニケーションの受信トレイでフォローアップを管理できます。
5. フィールドを更新する、フィールドの右側にライブプレビューが表示されます。Eメールを送信するには
   • [Send invoice email をクリックして、表示されているとおりにEメールを送信します。その後、購入者は請求書の詳細が記載されたEメールを受け取り、そこに含まれるリンクから請求書をブラウザーで表示できます。Eメールには請求書のPDF版が添付されています。
   • 代わりに、請求書へのリンクが記載された1対1のEメールを手動で作成するには、[ CRMでカスタムEメールを作成]をクリックします。

請求書をリンクまたはPDFで送信

請求書の送信リンクをコピーするか、PDFをダウンロードするには、次の手順に従います。

注: 手書きのEメールで請求書を送信したり、リンクを挿入して請求書を送信したりしても、[ 最終送信日 ]プロパティーは更新されません。詳しくは請求書プロパティーでご確認ください。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右上の[アクション]をクリックし、オプションを選択します。
   1. リンクをコピー: 請求書へのリンクをコピーします。
   2. ダウンロード:PDF版の請求書をダウンロードできます。

コミュニケーションの受信トレイで、1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入

コミュニケーションの受信トレイで1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入するには、次の手順に従います。

1. メッセージ作成ツールで［挿入］をクリックし、［請求書］を選択します。
2. 請求書を1つ選択するか、［管理］をクリックして請求書一覧ページに移動します。

請求書を選択すると、請求書番号を使ってハイパーリンクがメッセージに追加されます。

編集履歴を確認

請求書の編集履歴（ステータスの変更、請求書Eメールが送信された日付、アクションを実行したユーザー、アクションが発生した日時など）を表示することができます。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［請求書］の順に進みます。
2. 請求書の名前をクリックします。
3. 右側のパネルで、履歴カードまで下にスクロールします。
4. 検索バーを使用してアクティビティーを検索します。
5. [アクティビティーを作成 ]ドロップダウンメニューをクリックし、請求書に関連付けるアクティビティーを作成するアクティビティーを選択します。例えば、 タスクや メモを作成できます。

次のステップ

• QuickBooks や Xeroなど、HubSpotが開発した会計連携で請求書を使用できます。
• 見積もりについてもっと詳しく 。
• サブスクリプションについてもっと詳しく 。