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管理发票
上次更新时间: 2025年10月13日
创建发票后,您可以从发票索引页面对其进行管理,就像管理其他 CRM 记录一样。
了解如何编辑和管理草稿发票和最终发票,包括更新付款状态、发送、导出和作废。
管理发票
管理您的发票:
- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 管理发票
- 单击发票名称。
- 在右侧面板中,您可以使用 "所有者"字段设置发票所有者、查看其属性、查看已付款项并管理发票关联,包括添加其他联系人和公司。
管理起草的发票
- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。
- 单击发票名称。
- 在右上角单击操作并选择一个选项:
- 编辑: 继续设置发票。
- 查看属性历史记录externalLink:查看 发票过去的属性值。
- 克隆: 创建具有相同详细信息的新发票。
- 删除: 删除发票草稿。
管理最终发票
- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 点击发票名称。
- 单击发票名称。
- 在右上角单击 "操作"并选择一个选项:
请注意
- 如果发票已付款,则无法编辑。
- 如果您在编辑发票时客户正在付款,保存编辑后的发票将取消未结算。如果先付款,则将禁用编辑。
- 无法编辑通过订阅创建的发票。
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- 记录付款:通过创建新付款记录或应用现有付款记录,手动将发票标记为已付款。选择此选项后:
- 要创建新的付款记录,请填写右侧边栏中的付款详情 字段,然后单击 "记录付款"。然后,在查看发票详情时,付款将出现在付款下。
- 要将现有付款应用到发票,请在右侧边栏单击 "应用现有"选项卡。然后,根据付款金额、ID 或与付款相关的联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择付款,然后单击应用付款。然后,在查看发票详细信息时,付款将出现在右侧面板的付款卡上。
- 记录付款:通过创建新付款记录或应用现有付款记录,手动将发票标记为已付款。选择此选项后:
请注意
- 手动将发票标记为已付款时,联系人不会自动收到收据。如果需要收据,可以从付款索引页面向联系人发送收据。
- 如果付款已与另一张发票关联,则不能再与第二张发票关联。
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- 删除付款
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- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 删除付款。
- 单击发票名称。
- 在右侧边栏的付款卡上,单击查看关联付款。
- 单击付款金额。
- 在右上角,单击操作,然后单击删除。
- 单击删除记录确认。
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- 记入付款方式: 将发票记入客户存储的付款方式。您和客户都将通过电子邮件收到收据。
- 克隆:创建具有相同详细信息的新发票。
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- 删除: 如果已打开 设置删除发票,则可从发票索引页删除未付款的最终发票。发票删除是永久性的,无法撤销。
请注意:发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增(即使该发票或任何其他发票已被删除)。因此,删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号(但不能删除已付款发票)。您应咨询您的会计团队,以确保它能与您当前的系统配合使用。
过滤和导出发票
按特定发票属性过滤索引页:- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。
- 单击表格上方的advancedFilters 高级筛选器。
- 在右侧面板中,搜索并选择要过滤的属性,然后设置过滤条件。
- 要选择另一个属性添加到筛选器,请单击+ 添加筛选器。
- 要根据所选属性或其他筛选条件进行筛选,请在OR 下单击+ 添加筛选组。
- 设置好筛选器后,点击面板右上角的 X 。了解有关设置筛选器和保存视图的更多信息。
- 要编辑表格中的列,请单击表格右上方的编辑列。
- 单击表格右上方的导出 ,导出所有发票。在对话框中:
- 在导出名称文本框中输入导出 名称。
- 单击文件格式下拉菜单,选择一种格式。
- 单击列标题语言下拉菜单,选择一种语言。
- 单击自定义 ,进一步自定义导出:
- 在导出包含的属性下,选择导出包含哪些属性。
- 在导出包含的关联下,选择包含关联 记录名称复选框以包含关联记录名称(如发票名称)。
- 在导出包含的关联下,选择是包含最多 1,000 条 关联记录,还是包含 所有关联记录。
- 单击导出。了解有关导出记录的更多信息。
发送创建的发票
创建发票后,您可以通过电子邮件、直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和对话收件箱中撰写信息时插入发票来共享发票。
如果想自动发送发票,请按照以下步骤操作。
通过电子邮件发送发票
通过电子邮件发送发票:
- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 通过电子邮件发送发票
- 单击发票名称。
- 在右上角单击操作,然后选择发送。
- 在 "发送发票电子邮件" 选项卡中 ,设置电子邮件地址字段:
- 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址,请单击 下拉菜单 并选择 联系人。您也可以输入新的 电子邮件地址 ,HubSpot 会在发送后自动为其创建联系人记录。
- 要在抄送字段 中添加电子邮件地址,请单击 添加抄送收件人。点击 下拉菜单,选择联系人,或输入自定义 电子邮件地址。 抄送 栏最多可添加 9 个电子邮件地址 。
- 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址,则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则,它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件地址,但 允许用户通过 个人电子邮件 或 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开,则可以选择不同的电子邮件地址。
- 如果没有设置默认电子邮件地址,您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址,但可以在每次发送前更改。
- 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于 连接的收件箱(包括共享的 团队电子邮件收件箱),您就可以 在 HubSpot 对话收件箱中管理跟进。
- 更新字段时,字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件
- 单击发送发票电子邮件 ,发送显示的电子邮件。然后,买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件,其中带有在浏览器中查看发票的链接,以及作为附件的 PDF 版本发票。
- 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件,请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。
通过链接或 PDF 发送发票
复制链接发送发票,或下载 PDF 格式的发票:
请注意:如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票,最后发送日期属性不会更新。了解有关发票属性的更多信息。
- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 单击发票名称。
- 单击发票名称。
- 在右上角单击操作,然后选择一个选项:
- 复制链接: 复制发票链接。
- 下载:下载 PDF 版本的发票。
将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息中
将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息:
- 在信息撰写器中单击插入,然后选择发票。
- 选择发票 或单击管理导航到发票索引页。
选择发票后,将使用发票号码在信息中添加一个超链接。
查看编辑历史
您可以查看发票的编辑历史记录,包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。
- 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。
- 单击发票名称。
- 在右侧面板中,向下滚动到历史记录卡片。
- 使用搜索栏搜索活动。
- 单击 "创建活动"下拉菜单,选择一项活动 ,创建与发票相关联的活动。例如,可以创建任务或备注。
下一步
- 与 HubSpot 内置的会计集成(如QuickBooks和Xero)一起使用发票。
- 了解有关报价的更多信息。
- 了解有关订阅的更多信息。
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