管理发票

创建发票后，您可以从发票索引页面对其进行管理，就像管理其他 CRM 记录一样。

了解如何编辑和管理草稿发票和最终发票，包括更新付款状态、发送、导出和作废。

管理发票

管理您的发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 管理发票
2. 单击发票名称。
3. 在右侧面板中，您可以使用 "所有者"字段设置发票所有者、查看其属性、查看已付款项并管理发票关联，包括添加其他联系人和公司。

管理起草的发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作并选择一个选项：
   
   • 编辑： 继续设置发票。
   • 查看属性历史记录externalLink：查看 发票过去的属性值。
   • 克隆： 创建具有相同详细信息的新发票。
   • 删除： 删除发票草稿。

管理最终发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 点击发票名称。
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击 "操作"并选择一个选项：
   
   • 编辑： 如果 已打开编辑发票的 设置 ，则可 从发票索引页面编辑最终发票。保存更改后，建议向客户发送通信，通知他们发票已更改，包括更改的详细信息。

• • 记录付款：通过创建新付款记录或应用现有付款记录，手动将发票标记为已付款。选择此选项后：
    • 要创建新的付款记录，请填写右侧边栏中的付款详情 字段，然后单击 "记录付款"。然后，在查看发票详情时，付款将出现在付款下。
    • 要将现有付款应用到发票，请在右侧边栏单击 "应用现有"选项卡。然后，根据付款金额、ID 或与付款相关的联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择付款，然后单击应用付款。然后，在查看发票详细信息时，付款将出现在右侧面板的付款卡上。

• • • 删除付款

• • • • 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 删除付款。
      • 单击发票名称。
      • 在右侧边栏的付款卡上，单击查看关联付款。
      • 单击付款金额。
      • 在右上角，单击操作，然后单击删除。
      • 单击删除记录确认。

• • 查看发票externalLink：在单独的浏览器标签中打开 发票。
  • 查看属性历史记录externalLink：查看 发票过去的属性值。
  • 复制链接：复制发票 URL 发送给买家。
  • 通过电子邮件发送：通过电子邮件发送发票。了解有关发送发票电子邮件的更多信息。
  • 下载：下载 PDF 格式的发票。
  • 编辑提醒： 删除即将发出的发票提醒。

• • 记入付款方式： 将发票记入客户存储的付款方式。您和客户都将通过电子邮件收到收据。
  • 克隆：创建具有相同详细信息的新发票。

• • 删除： 如果已打开 设置删除发票，则可从发票索引页删除未付款的最终发票。发票删除是永久性的，无法撤销。

请注意：发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增（即使该发票或任何其他发票已被删除）。因此，删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号（但不能删除已付款发票）。您应咨询您的会计团队，以确保它能与您当前的系统配合使用。

• • 作废：将发票标记为作废。将发票标记为作废后，您就不能再收取发票款项或将其作废。这是无法撤销的。
    • 如果已对发票进行了在线支付，则无法作废发票，即使已退款也不行。
    • 如果发票上记录了手动付款，则必须先删除付款才能作废发票。

过滤和导出发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击表格上方的advancedFilters 高级筛选器。
   
   
3. 在右侧面板中，搜索并选择要过滤的属性，然后设置过滤条件。
4. 要选择另一个属性添加到筛选器，请单击+ 添加筛选器。
5. 要根据所选属性或其他筛选条件进行筛选，请在OR 下单击+ 添加筛选组。
6. 设置好筛选器后，点击面板右上角的 X 。了解有关设置筛选器和保存视图的更多信息。
7. 要编辑表格中的列，请单击表格右上方的编辑列。
8. 单击表格右上方的导出 ，导出所有发票。在对话框中：
   • 在导出名称文本框中输入导出 名称。
   • 单击文件格式下拉菜单，选择一种格式。
   • 单击列标题语言下拉菜单，选择一种语言。
   • 单击自定义 ，进一步自定义导出：
     • 在导出包含的属性下，选择导出包含哪些属性。
     • 在导出包含的关联下，选择包含关联 记录名称复选框以包含关联记录名称（如发票名称）。
     • 在导出包含的关联下，选择是包含最多 1,000 条 关联记录，还是包含 所有关联记录。
   • 单击导出。了解有关导出记录的更多信息。

发送创建的发票

创建发票后，您可以通过电子邮件、直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和对话收件箱中撰写信息时插入发票来共享发票。

如果想自动发送发票，请按照以下步骤操作。

通过电子邮件发送发票

通过电子邮件发送发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 通过电子邮件发送发票
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作，然后选择发送。
4. 在 "发送发票电子邮件" 选项卡中 ，设置电子邮件地址字段：
   • 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址，请单击 下拉菜单 并选择 联系人。您也可以输入新的 电子邮件地址 ，HubSpot 会在发送后自动为其创建联系人记录。
   • 要在抄送字段 中添加电子邮件地址，请单击 添加抄送收件人。点击 下拉菜单，选择联系人，或输入自定义 电子邮件地址。 抄送 栏最多可添加 9 个电子邮件地址 。
   • 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址，则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则，它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件地址，但 允许用户通过 个人电子邮件 或 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件地址。
   • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
   • 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于 连接的收件箱（包括共享的 团队电子邮件收件箱），您就可以 在 HubSpot 对话收件箱中管理跟进。
5. 更新字段时，字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件
   • 单击发送发票电子邮件 ，发送显示的电子邮件。然后，买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件，其中带有在浏览器中查看发票的链接，以及作为附件的 PDF 版本发票。
   • 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

复制链接发送发票，或下载 PDF 格式的发票：

请注意：如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票，最后发送日期属性不会更新。了解有关发票属性的更多信息。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 单击发票名称。
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作，然后选择一个选项：
   1. 复制链接： 复制发票链接。
   2. 下载：下载 PDF 版本的发票。

将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息中

将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息：

1. 在信息撰写器中单击插入，然后选择发票。
2. 选择发票 或单击管理导航到发票索引页。

选择发票后，将使用发票号码在信息中添加一个超链接。

查看编辑历史

您可以查看发票的编辑历史记录，包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票名称。
3. 在右侧面板中，向下滚动到历史记录卡片。
4. 使用搜索栏搜索活动。
5. 单击 "创建活动"下拉菜单，选择一项活动 ，创建与发票相关联的活动。例如，可以创建任务或备注。

下一步

• 与 HubSpot 内置的会计集成（如QuickBooks和Xero）一起使用发票。
• 了解有关报价的更多信息。
• 了解有关订阅的更多信息。