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管理发票

上次更新时间： 2025年11月17日

可与以下任何订阅一起使用，除非另有说明：

创建发票后，可以像 管理其他 CRM 记录一样，从发票索引页面对其进行管理、编辑和跟踪。本文将介绍如何更新付款状态、发送、导出和作废发票等。

管理发票

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票 名称 。
  3. 在右侧面板中，编辑发票详细信息：
    • 设置所有者： 单击以展开 " 关于此发票 "部分。在 " 所有者"下，单击 下拉菜单 并选择 所有者。
    • 查看发票属性： 单击展开 " 关于此发票 "部分，查看发票属性。
    • 查看发票历史记录： 点击展开 历史记录 部分，查看发票历史记录的时间轴。
    • 查看已付款： 点击展开 付款 部分，查看发票的付款情况。
    • 查看关联： 单击可展开 [对象] 部分，查看关联对象的详细信息。了解有关 添加和删除关联的更多信息。

管理起草的发票 

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票 名称 。
  3. 在右上角单击 "操作 "并选择一个选项：
    • 编辑： 继续设置发票。
    • 查看财产历史记录externalLink：查看 发票过去的财产价值。
    • 克隆： 创建具有相同详细信息的新发票。
    • 删除： 删除发票草稿。

草稿发票操作下拉菜单示意图，包括编辑、查看属性历史记录、克隆和删除选项。

编辑最终确定的发票

需要权限 编辑发票需要 超级管理员 权限或 发票 编辑 权限 。

如果 已打开编辑发票的 设置 ， ，则可从发票索引页编辑已定稿的发票。保存更改后，建议向客户发出通知，告知他们发票已更改，包括更改的详细信息。

请注意

  • 如果已付款，则无法编辑发票。
  • 如果您在编辑发票时客户正在付款，保存编辑的发票将取消未结算。如果先付款，编辑功能将被禁用。
  • 无法编辑通过 订阅 创建的发票。
  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票 名称 。
  3. 在右上方，单击操作 并选择 编辑。
  4. 要编辑联系人详细信息，请将鼠标悬停在联系人上，然后单击 edit编辑图标。更新右侧面板中的联系人详细信息，然后点击 保存。编辑联系人详细信息将更新客户关系管理中的联系人记录。
  5. 要替换联系人，请单击 replace 替换图标。在右侧面板中选择新联系人。
  6. 要编辑公司详细信息，请将鼠标悬停在公司上方，然后单击 edit 编辑图标。更新右侧面板中的公司信息，然后单击 保存。编辑公司将更新 CRM 中的公司记录。
  7. 要替换公司，请单击 replace 替换图标。在右侧面板中选择 公司 。
  8. 要添加不同的账单地址，请单击账单地址 下的 编辑 。在右侧面板中输入 地址详细信息 ，然后单击 " 应用"。
  9. 要添加不同的送货地址，请单击送货地址 下的 编辑。在右侧面板中输入 地址详细信息 ，然后单击 " 应用"。
  10. 要更改发票日期，请单击 发票日期 字段。点击 日期选择器 并选择日期。
  11. 要更改付款条件，请单击右上角的付款条件 下拉菜单，然后选择 付款条件 。 到期日 字段将自动更新，以匹配所选学期。如果已打开自动发送提醒邮件的设置，则将根据此日期发送邮件。
  12. 在发票设置 中 配置的任何 自定义属性都 将显示在右侧 下一个发票编号下。编辑 自定义属性值 。如果 允许用户覆盖这些字段的设置 已打开：
    1. 点击 add 添加自定义字段。从列表中选择现有的自定义发票属性，搜索你想使用的自定义属性，或者点击创建新的发票属性 externalLink 来 设置新的自定义发票属性。
    2. 点击 delete 删除 图标 ，从发票中删除自定义属性。
  13. 更新 细列项目。

  14. 编辑任何税项：

  15. 添加或编辑贷方备忘，以调整贷方发票余额（BETA）。了解有关 信用备忘录的更多信息。

    • 要更改适用于发票的贷方备忘，请单击贷方备忘下拉菜单并选择贷方备忘。在 应用金额字段 中，输入 贷记金额。
    • 要删除现有的信用备忘录，请单击信用备忘录旁边的 delete 删除 图标 。

      贷记删除
    • 要添加贷记备忘，请在摘要 表的 "总计"下单击+ 添加可用贷记。

      发票上 "摘要 "表的截图，突出显示了 "总计 "行下的 "+ 添加可用信用额度 "链接。
    • 单击贷方备忘 下拉菜单并选择贷方备忘。
    • 在 应用金额字段 中，输入 贷记金额。
  16. 在评论 栏中，更新或添加您的评论。
    • 使用文本字段底部的文本选项来格式化文本、添加超链接或 插入片段 （您可以使用片段来创建文本片段。例如，如果您经常在发票上使用相同的条款，您可以将其创建为一个片段，以便每次为发票添加注释时使用）。 
    • 您可以在发票设置中 添加默认注释 ，该 注释 将出现在每张发票上。
  17. 在 收款 部分，更新任何付款设置。了解有关 配置收款的更多信息。
  18. 要访问高级设置，请单击 高级设置。您可以自定义发票的语言和地区以及发票 URL。进一步了解 高级发票设置。
  19. 单击右上角的更新发票 。在对话框中单击 " 更新 "确认。 

管理最终确定的发票

需要权限 删除发票需要 超级管理员 权限或 发票 删除 权限 。

从索引页面管理最终确定的发票，包括记录手动付款、取消手动付款、手动从存储的付款方式中扣款、作废和删除发票等。

如果您想退还发票付款，请了解有关 退还付款的更多信息。在线支付的发票无法作废。了解有关发票作废的更多信息。

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票 名称 。
  3. 在右上角单击 "操作 "并选择一个选项：
    • 记录付款： 通过创建新的付款记录或应用现有记录，手动将发票标记为已付款。选择该选项后：
      • 要创建新的付款记录，请在右侧面板中添加 付款详情 字段，然后单击 " 记录付款"。查看 发票详情时，付款将显示在付款 卡上。
      • 要将现有付款应用到发票，请在右面板中单击 " 应用现有 "选项卡。通过与付款相关的付款金额、ID 或联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择 付款，然后单击 " 应用付款"。查看 发票详情时，付款将显示在 付款 卡上。

请注意

  • 手动标记发票已付时，联系人不会自动收到收据。如果需要收据，可以从付款索引页面 向联系人发送 收据。
  • 如果付款已与另一张发票关联，则不能再与第二张发票关联。

      • 要取消发票上的付款，请删除记录的付款：
        • 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
        • 单击发票 名称 。
        • 在右侧面板中，滚动到付款 卡。
        • 单击 查看相关付款。 
        • 在索引页面，点击 付款金额。
        • 在右上角单击 "操作"，然后选择 " 删除"。
        • 单击 "删除记录"确认。

GIF 演示如何删除与发票相关的付款。

    • 查看发票 externalLink：在单独的浏览器标签中打开 发票。
    • 查看财产历史记录 externalLink：查看 发票过去的财产价值。
    • 复制链接： 复制发票 URL 发送给买家。
    • 通过电子邮件发送： 通过电子邮件发送发票。了解有关 发送发票电子邮件的更多信息。
    • 下载： 下载 PDF 格式的发票。
    • 编辑提醒： 删除即将发出的 发票提醒。
    • 收取付款方式： 将发票收取到买家存储的付款方式中。您和买家都将通过电子邮件收到收据。
    • 克隆：创建具有相同详细信息的新发票。
    • 删除： 删除 发票。如果无法删除，请确保 删除发票的设置 已打开。发票删除是永久性的， 无法 撤销。

请注意： 发票号码将从最后创建的发票开始继续按顺序递增（即使该发票或任何其他发票已被删除）。因此，删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号（但不能删除已付款发票）。您应咨询您的会计团队，以确保符合您当前的系统。

    • 作废：将发票标记为作废。将发票标记为作废后，您就不能再收取发票款项或将其作废。该操作无法撤销。
      • 如果已根据发票进行 在线支付 ，则即使已退款，也无法将发票作废。
      • 如果发票上记录了 手动付款 ，则必须先 删除 付款，然后才能作废发票。

过滤和导出发票

按特定发票属性 过滤索引页 ：
  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 点击 advancedFilters 表格顶部的 高级筛选器 。

    发票索引页面高级筛选器部分的截图。
  3. 在右侧面板中，搜索并选择要筛选的 属性 ，然后设置筛选条件。
  4. 要选择另一个属性添加到筛选器，请单击+ 添加筛选器。
  5. 要根据所选属性或其他过滤器进行筛选，请在 OR 下单击 + 添加筛选组。
  6. 设置好筛选器后，点击面板右上角 的 X 。了解有关 设置筛选器和保存视图的更多信息。
  7. 要编辑表格中出现的列，请单击表格右上方的 编辑列 。
  8. 导出发票的 CSV、XLS 或 XLSX 文件：
    • 单击表格右上方的 " 导出 "。在对话框中：
      • 在 导出名称 字段中，输入 导出名称。
      • 点击文件格式 下拉菜单，选择一种格式。
      • 单击列标题语言 下拉菜单并选择一种语言。
      • 点击展开自定义 部分，进一步自定义导出：
        • 在导出包含的属性 下，选择要导出的 属性 。
        • 在 "导出中包含的关联"下，选择 " 包含关联记录名称 "复选框以包含关联记录名称（如发票名称）。
        • 在 "导出中包含的关联"下，选择是 包含最多 1,000 条 关联记录，还是 包含 所有关联记录。
      • 单击导出。了解有关 导出记录的更多信息。

发送创建的发票

创建发票后，您可以通过电子邮件、使用直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和对话收件箱中撰写信息时插入发票来共享发票。

了解有关 发票自动化的更多信息。

通过电子邮件发送发票

通过电子邮件发送发票：

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票 名称 。
  3. 在右上角单击操作，然后选择 通过电子邮件发送。
  4. 在 " 发送发票电子邮件" 选项卡中 ，设置电子邮件：
    • 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改此电子邮件地址，请单击 下拉菜单 并选择 联系人 。您还可以输入新的 电子邮件地址 ，HubSpot 会在发送后自动创建联系人记录。
    • 要在 抄送 字段 中添加电子邮件地址，请单击 添加抄送收件人 。单击 下拉菜单 ， 选择 联系人，或输入自定义 电子邮件地址 。您最多可以在抄送 字段中添加九个电子邮件地址。
    • 如果在发票设置中设置了 默认电子邮件地址 ，则 发件人 字段将自动填写默认电子邮件地址。否则，填写的将是您的个人电子邮件地址。如果已设置默认电子邮件地址，但 允许用户从 个人电子邮件 或其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件地址。
    • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
    • 对该电子邮件的回复将转发到 发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址用于 连接的收件箱，包括共享的 团队电子邮件收件箱，您就可以 在 HubSpot 的会话收件箱中管理跟进。
    • 编辑您的主题。
    • 添加 电子邮件正文。
  5. 更新字段后，字段右侧将显示实时预览。发送电子邮件至：
    • 单击发送发票电子邮件 发送显示的电子邮件。然后，买方将收到一封电子邮件，其中包含发票详细信息，并附有在浏览器中查看发票的链接，以及作为附件的 PDF 版本发票。
    • 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击 CRM 中的创建自定义电子邮件。

发票-发送电子邮件-从索引页预览

通过链接或 PDF 发送发票

通过链接发送发票，或下载 PDF 格式的发票：

请注意： 如果您通过手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票， 最后发送日期 属性将不会更新。了解有关 发票属性的更多信息。

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票 名称 。
  3. 在右上角单击 "操作"，然后选择一个选项：
    • 复制链接： 复制发票链接。
    • 下载：下载 PDF 版本的发票。

在对话收件箱中的一对一电子邮件或信息中插入发票

在对话收件箱的一对一电子邮件或信息中插入发票：

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 收件箱。
  2. 在左下角单击 "撰写"。
  3. 在信息组成器中，单击 插入，然后选择发票。
  4. 选择 发票 或单击 " 管理 " 导航至发票索引页面。

信息撰写器中插入菜单的截图，发票选项突出显示。

选择发票后，信息中将添加该发票的超链接。

回顾编辑历史

您可以查看发票的历史编辑记录，包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。

  1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
  2. 单击发票名称 。
  3. 滚动到 历史 卡。
  4. 使用搜索栏 搜索 活动。

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