管理发票

创建发票后，可以像管理其他 CRM 记录一样，从发票索引页面管理、编辑和跟踪发票。本文将介绍如何更新付款状态、发送、导出和作废发票等。

管理发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 单击发票名称。
2. 单击发票名称。
3. 在右侧面板中，编辑发票详细信息：
   • 设置所有者：单击展开 "关于此发票 "部分。在所有者下，单击下拉菜单并选择所有者。
   • 查看发票属性： 单击展开关于此 发票部分，查看发票属性。
   • 查看发票历史记录：单击展开历史记录 部分，查看发票历史记录的时间轴。
   • 查看已付款：点击展开付款 部分，查看发票的付款情况。
   • 查看关联：点击展开[对象] 部分，查看关联对象的详细信息。了解有关添加和删除关联的更多信息。

管理草拟发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 本地导航发票
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作并选择一个选项：
   
   • 编辑： 继续设置发票。
   • 查看属性历史记录externalLink：查看 发票过去的属性值。
   • 克隆： 创建具有相同详细信息的新发票。
   • 删除： 删除发票草稿。

管理最终发票

配置并最终确定发票后，您可以从发票索引页面对其进行管理：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作并选择一个选项：
   
   • 编辑： 如果 已打开编辑发票的 设置 ，则 可以从发票索引页面编辑最终确定的发票。保存更改后，建议向客户发送通信，通知他们发票已更改，包括更改的详细信息。

• • 记录付款：通过创建新付款记录或应用现有付款记录，手动将发票标记为已付款。选择此选项后：
    • 要创建新的付款记录，请在右面板中添加付款详情 字段，然后单击 "记录付款"。查看发票详情时，付款将显示在付款卡上。
    • 要将现有付款应用到发票，请在右面板中单击应用现有选项卡。通过与付款相关的付款金额、ID 或联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择付款，然后单击应用付款。查看发票详情时，付款将显示在付款卡上。

• • • 要取消发票上的付款，请删除已记录的付款：

• • • • 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 删除已记录的付款。
      • 单击发票名称。
      • 在右侧面板中，滚动到付款卡。
      • 单击查看关联付款。
      • 在索引页面，单击付款金额。
      • 在右上角，单击操作，然后选择删除。
      • 单击删除记录确认。

• • 查看发票externalLink：在单独的浏览器标签中打开 发票。
  • 查看属性历史记录externalLink ：查看 发票过去的属性值。
  • 复制链接：复制发票 URL 发送给买家。
  • 通过电子邮件发送：通过电子邮件发送发票。了解有关发送发票电子邮件的更多信息。
  • 下载：下载 PDF 格式的发票。
  • 编辑提醒： 删除即将发出的发票提醒。

• • 记入付款方式： 将发票记入买家存储的付款方式。您和买家都将通过电子邮件收到收据。
  • 克隆：创建具有相同详细信息的新发票。

• • 删除： 删除 发票。如果无法删除，请确保已打开 删除发票的设置。发票删除是永久性的，无法撤销。

请注意：发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增（即使该发票或任何其他发票已被删除）。因此，删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号（但不能删除已付款发票）。您应咨询您的会计团队，以确保符合您当前的系统。

• • 作废：将发票标记为作废。将发票标记为作废后，您就不能再收取发票款项或将其作废。此操作无法撤销。
    • 如果已对发票进行了在线支付，则无法作废发票，即使已退款也不行。
    • 如果发票上记录了手动付款，则必须先删除付款才能作废发票。

过滤和导出发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击表格顶部的advancedFilters 高级筛选器。
   
   
3. 在右侧面板中，搜索并选择要过滤的属性，然后设置过滤条件。
4. 要选择另一个属性添加到筛选器，请单击+ 添加筛选器。
5. 要根据所选属性或其他筛选条件进行筛选，请在OR 下单击+ 添加筛选组。
6. 设置好筛选器后，点击面板右上角的 X 。了解有关设置筛选器和保存视图的更多信息。
7. 要编辑表格中显示的列，请单击表格右上方的编辑列。
8. 导出发票的 CSV、XLS 或 XLSX 文件：
   
   • 单击表格右上方的导出。在对话框中
     • 在导出名称字段中，输入导出名称。
     • 单击文件格式下拉菜单，选择一种格式。
     • 单击列标题语言下拉菜单，选择一种语言。
     • 单击展开自定义 部分，进一步自定义导出：
       • 在导出包含的属性下，选择要导出的 属性。
       • 在导出包含的关联下，选择包含关联 记录名称复选框以包含关联记录名称（如发票名称）。
       • 在导出包含的关联下，选择是包含最多 1,000 条 关联记录，还是包含 所有关联记录。
     • 单击导出。了解有关导出记录的更多信息。

发送创建的发票

创建发票后，您可以通过电子邮件、直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和收件箱对话中撰写信息时插入发票来共享发票。

了解有关发票自动化的更多信息。

通过电子邮件发送发票

通过电子邮件发送发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 通过电子邮件发送发票
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作，然后选择通过电子邮件发送。
4. 在 "通过电子邮件发送发票" 选项卡中 ，设置电子邮件：
   • 收件人 字段将自动填入与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该电子邮件地址，请单击 下拉菜单 并选择 联系人。您也可以输入新的 电子邮件地址 ，HubSpot 会在发送后自动创建联系人记录。
   • 要在抄送 字段 中添加电子邮件地址，请单击 添加抄送收件人。单击 下拉菜单并选择联系人，或输入自定义 电子邮件地址。您最多可以在 抄送 字段中添加九个电子邮件地址 。
   • 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址，则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则，它将填入你的个人电子邮件地址。如果已设置默认电子邮件地址，但 允许用户通过 个人电子邮件 或其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件地址。
   • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
   • 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于 连接的收件箱（包括共享的 团队电子邮件收件箱），您可以 在 HubSpot 的对话收件箱中管理跟进。
   • 编辑主题。
   • 添加电子邮件正文。
5. 当你更新字段时，字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件：
   • 单击发送发票电子邮件 ，发送显示的电子邮件。然后，买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件，其中带有在浏览器中查看发票的链接，以及作为附件的 PDF 版本发票。
   • 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

通过链接发送发票，或下载 PDF 格式的发票：

请注意：如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票，最后发送日期属性不会更新。了解有关发票属性的更多信息。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 单击发票名称。
2. 单击发票名称。
3. 在右上角单击操作，然后选择一个选项：
   • 复制链接： 复制发票链接。
   • 下载：下载 PDF 版本的发票。

将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息中

将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 收件箱。
2. 在左下角单击 "撰写"。
3. 在信息撰写器中单击插入，然后选择发票。
4. 选择发票 或单击管理导航到发票索引页面。

选择发票后，该发票的超链接将添加到信息中。

查看编辑历史

您可以查看发票的编辑历史，包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票名称。
3. 滚动到历史记录卡片。
4. 使用搜索栏 搜索活动。

下一步

• 与 HubSpot 内置的会计集成（如QuickBooks和Xero）一起使用发票。
• 管理付款。
• 创建并发送报价。
• 创建订阅。