管理发票

创建发票后，可从发票索引页面查看、编辑、管理、作废、删除、跟踪和导出发票。

管理发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票 名称 。
3. 在右侧面板中，编辑发票详细信息：
   • 设置所有者： 单击以展开 " 关于此发票 "部分。在 " 所有者"下，单击 下拉菜单 并选择 所有者。
   • 查看发票属性： 单击展开 " 关于此发票 "部分，查看发票属性。
   • 查看发票历史记录： 点击展开 历史记录 部分，查看发票历史记录的时间轴。
   • 查看已付款： 点击展开 付款 部分，查看发票的付款情况。
   • 查看关联： 单击可展开 [对象] 部分，查看关联对象的详细信息。了解有关 添加和删除关联的更多信息。

管理起草的发票 

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票 名称 。
3. 在右上角单击 "操作 "并选择一个选项：
   
   • 编辑： 继续设置发票。
   • 查看财产历史记录externalLink：查看 发票过去的财产价值。
   • 克隆： 创建具有相同详细信息的新发票。
   • 删除： 删除发票草稿。

编辑最终确定的发票

如果 已打开编辑发票的 设置 ， ，则可从发票索引页编辑已定稿的发票。除了更新联系人和公司详细信息以及账单信息外，您还可以更新不影响应付金额的发票属性。例如，邮政编号、备注和税号。在尚未付款的发票上，可以编辑细列项目并添加其他细列项目。

保存更改后，建议向客户发送更新信息，通知他们发票已更改，并提供更改的详细信息。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票 名称 。
3. 在右上方，单击操作 并选择 编辑。
4. 要编辑联系人详细信息，请将鼠标悬停在联系人上，然后单击 edit编辑图标。更新右侧面板中的联系人详细信息，然后点击 保存。编辑联系人详细信息将更新客户关系管理中的联系人记录。
5. 要替换联系人，请单击 replace 替换图标。在右侧面板中选择新联系人。
6. 要编辑公司详细信息，请将鼠标悬停在公司上方，然后单击 edit 编辑图标。更新右侧面板中的公司信息，然后单击 保存。编辑公司将更新 CRM 中的公司记录。
7. 要替换公司，请单击 replace 替换图标。在右侧面板中选择 公司 。
8. 要添加不同的账单地址，请单击账单地址 下的 编辑 。在右侧面板中输入 地址详细信息 ，然后单击 " 应用"。
9. 要添加不同的送货地址，请单击送货地址 下的 编辑。在右侧面板中输入 地址详细信息 ，然后单击 " 应用"。
10. 要更改发票日期，请单击 发票日期 字段。点击 日期选择器 并选择日期。
11. 要更改付款条件，请单击右上角的付款条件 下拉菜单，然后选择 付款条件 。 到期日 字段将自动更新，以匹配所选学期。如果已打开自动发送提醒邮件的设置，则将根据此日期发送邮件。
12. 在发票设置 中 配置的任何 自定义属性都 将显示在右侧 下一个发票编号下。编辑 自定义属性值 。如果 允许用户覆盖这些字段的设置 已打开：
    
    • 点击 add 添加自定义字段。从列表中选择现有的自定义发票属性，搜索你想使用的自定义属性，或者点击创建新的发票属性 externalLink 来 设置新的自定义发票属性。
    • 点击 delete 删除 图标 ，从发票中删除自定义属性。
13. 更新 细列项目。

14. 编辑任何税项：

    • 自动计算税款： 根据发票地址 自动计算税款 。
    • 为单个细列项目添加税金： 从税金库中添加 基于细列项目的税金。
    • 在发票上添加一次性税款： 在整张发票上 添加一次性税款 。

15. 添加或编辑贷方备忘，用贷方调整发票余额。了解有关 信用备忘录的更多信息。

    • 要更改适用于发票的贷方备忘，请单击贷方备忘下拉菜单并选择贷方备忘。在 应用金额字段 中，输入 贷记金额。
    • 要删除现有的信用备忘录，请单击信用备忘录旁边的 delete 删除 图标 。
      
      
      
      
    • 要添加贷记备忘，请在摘要 表的 "总计"下单击+ 添加可用贷记。
      
      
      
    • 单击贷方备忘 下拉菜单并选择贷方备忘。
    • 在 应用金额字段 中，输入 贷记金额。
16. 在评论 栏中，更新或添加您的评论。
    • 使用文本字段底部的文本选项来格式化文本、添加超链接或 插入片段 （您可以使用片段来创建文本片段。例如，如果您经常在发票上使用相同的条款，您可以将其创建为一个片段，以便每次为发票添加注释时使用）。 
    • 您可以在发票设置中 添加默认注释 ，该 注释 将出现在每张发票上。
17. 在 收款 部分，更新任何付款设置。了解有关 配置收款的更多信息。
18. 要访问高级设置，请单击 高级设置。您可以自定义发票的语言和地区以及发票 URL。进一步了解 高级发票设置。
19. 单击右上角的更新发票 。在对话框中单击 " 更新 "确认。 

管理最终确定的发票

从索引页面管理最终确定的发票，包括记录手动付款、取消手动付款、手动从存储的付款方式中扣款、作废和删除发票等。

如果您想退还发票付款，请了解有关 退还付款的更多信息。已付款的发票无法作废。了解有关 作废发票的更多信息，包括如何删除与发票相关的付款以允许作废。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票 名称 。
3. 在右上角单击 "操作 "并选择一个选项：

• • 记录付款： 通过创建新的付款记录或应用现有记录，手动将发票标记为已付款。选择该选项后：
    • 要创建新的付款记录，请在右侧面板中添加 付款详情 。选择 " 向客户电子邮件发送收据" 复选框，向选定的客户电子邮件发送收据。单击 " 记录付款"。查看 发票详情时，付款将显示在付款 卡上。您也可以稍后从付款索引页面发送收据 。
    • 要将现有付款应用到发票，请在右面板中单击 " 应用现有 "选项卡。通过与付款相关的付款金额、ID 或联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择 付款，然后单击 " 应用付款"。查看 发票详情时，付款将显示在 付款 卡上。

• • • 要取消发票上的付款，请删除 记录的付款 （无法删除在线付款）：

• • • • 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
      • 单击发票 名称 。
      • 在右侧面板中，滚动到付款 卡。
      • 单击 查看相关付款。 
      • 在索引页面，点击 付款金额。
      • 在右上角单击 "操作"，然后选择 " 删除"。
      • 单击 "删除记录"确认。

• • 查看发票 externalLink：在单独的浏览器标签中打开 发票。
  • 查看财产历史记录 externalLink：查看 发票过去的财产价值。
  • 复制链接： 复制发票 URL 发送给买家。
  • 通过电子邮件发送： 通过电子邮件发送发票。了解有关 发送发票电子邮件的更多信息。
  • 下载： 下载 PDF 格式的发票。
  • 编辑提醒： 删除即将发出的 发票提醒。

• • 收取付款方式： 将发票收取到买家存储的付款方式中。您和买家都将通过电子邮件收到收据。
  • 克隆：创建具有相同详细信息的新发票。

• • 删除： 删除 发票。发票删除是永久性的， 无法 撤销。您还可以 从索引页面删除多张发票。
    • 如果没有删除发票的选项，请确保已打开 删除发票的设置 。
    • 要删除带有相关 手动付款的发票，请 删除 相关付款，然后删除发票。

• • 作废：将发票标记为作废。将发票标记为作废后，您就不能再收取发票款项或将其作废。该操作无法撤销。
    • 如果已根据发票进行 在线支付 ，则即使已退款，也无法将发票作废。
    • 如果发票上记录了 手动付款 ，则必须先 删除 付款，然后才能作废发票。

过滤发票

按特定发票属性 过滤索引页 ：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击表格上方的 高级筛选器 。
3. 在右侧面板中，点击 + 添加过滤器。搜索并选择要筛选的 房产 ，然后设置筛选条件。要向筛选器组添加另一个筛选器，请在 和 下单击 + 添加筛选器。
4. 要添加其他过滤组，请在 或 下单击 + 添加过滤组。
5. 设置好过滤器后，点击面板右上角 的 X 。了解有关 设置筛选器和保存视图的更多信息。
6. 要编辑表格中出现的列，请单击表格 右上方的 编辑列 。

出口发票

1. 单击表格右上方的 " 导出 "。
2. 在对话框中：
   • 在 导出名称 字段中，输入 导出名称。
   • 点击文件格式 下拉菜单，选择一种格式。
   • 单击列标题语言 下拉菜单并选择一种语言。
   • 点击展开自定义 部分，进一步自定义导出：
     • 在导出包含的属性 下，选择要导出的 属性 。
     • 在 "导出中包含的关联"下，选择 " 包含关联记录名称 "复选框以包含关联记录名称（如订阅名称）。
     • 在 "导出中包含的关联"下，选择是 包含最多 1,000 条 关联记录，还是 包含 所有关联记录。
   • 单击导出。了解有关 导出记录的更多信息。

删除和下载多张发票

您可以从索引页面批量删除和下载发票。发票删除是永久性的， 无法 撤销。

删除发票时，请注意以下几点：

• 与 信用备忘录、在线支付 或 订阅 相关联的发票无法删除。要删除带有相关 手动付款的发票，请 删除 相关付款，然后删除发票。
• 发票号码将从最后创建的发票开始继续按顺序递增（即使该发票或任何其他发票已被删除）。因此，删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号（但不能删除已付款发票）。您应咨询您的会计团队，以确保符合您当前的系统。
• 已关闭 删除发票设置的用户无法删除发票。

下载发票时，请注意以下几点：

• 下载的发票为 PDF 格式，以 ZIP 文件的形式通过电子邮件发送。 
• ZIP 文件中将省略草稿 状态的发票和不开票发票。发票只能 通过 API 设置为不可开票 （例如，在通过 API 创建发票时，或在第三方应用程序将发票同步到 HubSpot 时）。
• ZIP 文件中省略了通过 数据同步同步 的发票。
• 如果选择的发票超过 500 张，下载的发票将分成多个 ZIP 文件。例如，如果您下载 700 份发票，其中 500 份将放在一个 ZIP 文件中。其余的将放在第二个 ZIP 文件中。

批量删除或下载发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 过滤索引页面。
3. 选择要删除或下载的发票旁边的复选框 。或选择表格顶部的复选框 ，选择索引页面上显示的所有发票。
4. 删除发票：
   • 在顶部单击 delete 删除。
     
     
     
   • 在对话框中输入要删除的发票数量 ，然后单击删除。
5. 下载发票：
   • 在顶部单击 download 下载。
     
     
     
   • 在对话框中单击 "下载"。
   • 包含 PDF 发票的 ZIP 文件将通过电子邮件发送给您。

发送创建的发票

创建发票后，您可以通过电子邮件、使用直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和对话收件箱中撰写信息时插入发票来共享发票。

了解有关 发票自动化的更多信息。

通过电子邮件发送发票

通过电子邮件发送发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票 名称 。
3. 在右上角单击操作，然后选择 通过电子邮件发送。
4. 在 " 发送发票电子邮件" 选项卡中 ，设置电子邮件：
   • 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改此电子邮件地址，请单击 下拉菜单 并选择 联系人 。您还可以输入新的 电子邮件地址 ，HubSpot 会在发送后自动创建联系人记录。
   • 要在 抄送 字段 中添加电子邮件地址，请单击 添加抄送收件人 。单击 下拉菜单 ， 选择 联系人，或输入自定义 电子邮件地址 。您最多可以在抄送 字段中添加九个电子邮件地址。
   • 如果在发票设置中设置了 默认电子邮件地址 ，则 发件人 字段将自动填写默认电子邮件地址。否则，填写的将是您的个人电子邮件地址。如果已设置默认电子邮件地址，但 允许用户从 个人电子邮件 或其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件地址。
   • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
   • 对该电子邮件的回复将转发到 发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址用于 连接的收件箱，包括共享的 团队电子邮件收件箱，您就可以 在 HubSpot 的会话收件箱中管理跟进。
   • 编辑您的主题。
   • 添加 电子邮件正文。
5. 更新字段后，字段右侧将显示实时预览。发送电子邮件至：
   • 单击发送发票电子邮件 发送显示的电子邮件。然后，买方将收到一封电子邮件，其中包含发票详细信息，并附有在浏览器中查看发票的链接，以及作为附件的 PDF 版本发票。
   • 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击 CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

通过链接发送发票，或下载 PDF 格式的发票：

请注意： 如果您通过手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票， 最后发送日期 属性将不会更新。了解有关 发票属性的更多信息。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票 名称 。
3. 在右上角单击 "操作"，然后选择一个选项：
   • 复制链接： 复制发票链接。
   • 下载：下载 PDF 版本的发票。

在对话收件箱中的一对一电子邮件或信息中插入发票

在对话收件箱的一对一电子邮件或信息中插入发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 收件箱。
2. 在左下角单击 "撰写"。
3. 在信息组成器中，单击 插入，然后选择发票。
4. 选择 发票 或单击 " 管理 " 导航至发票索引页面。

选择发票后，信息中将添加该发票的超链接。

回顾编辑历史

您可以查看发票的历史编辑记录，包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 单击发票名称 。
3. 滚动到 历史 卡。
4. 使用搜索栏 搜索 活动。

将发票与其他记录关联起来

发票可与 HubSpot 中的其他记录关联，以跟踪对象内部和对象之间的关系。

自动关联

• 发票及其原始记录： 发票会自动与据以创建的记录关联。如果 从联系人、公司或交易创建发票，或 创建报价，发票会自动与该记录关联。根据报价创建发票时，报价的相关联系人和公司也会复制到发票中。这样就能将联系人、公司、交易、报价和发票联系起来。通过 订阅 自动创建的发票与生成发票的订阅关联（并继承与订阅相同的联系人、公司和交易关系）。

• 发票和付款： 根据 付款链接、 报价或 订阅上的付款创建发票时，发票会自动与 付款记录关联。

• 发票、联系人和公司： 发票会自动与您在 " 账单收件人" 部分添加的联系人和公司关联。创建发票时，您可以添加一个主要联系人和公司。创建发票后，您可以添加其他相关联的联系人和公司。

• 发票和信用备忘录： 将信用备忘录应用到发票时，该发票将与信用备忘录相关联。贷方备忘只能通过将贷方备忘应用到发票上的方式与发票关联。

将发票与其他记录手动关联

您可以手动将发票与记录关联起来，以跟踪对象内部和对象之间的关系。发票可以手动关联：

• 联系方式
• 公司
• 交易

了解有关手动关联记录的更多信息。

在其他 HubSpot 工具中使用发票数据

在工作流和分段等其他工具中使用发票属性，在 HubSpot 中自动组织发票数据。

识别有逾期发票的客户

为逾期发票创建一个分段。利用该分段创建跟进、提醒客户经理或销售代表，并在报告中突出显示丢失的收入。

1. 创建分段，在创建分段时选择 发票 对象。
2. 添加一个筛选器，筛选到期日在 7 天前的内容。
   
   
   
3. 在 工作流程 中使用分段来发送提醒、为团队创建 任务 或创建 报告 ，以突出缺失的收入。

奖励高价值买家

创建一个分段，以识别发票总金额较高的联系人或公司。将他们标记为 VIP，以便将他们的询问转给更高级别的支持人员，并让他们参加 VIP 计划和活动。

1. 为公司或联系人创建自定义属性 ，以显示其发票总额：
   1. 创建名为发票总金额 的 Rollup属性。 
   2. 将滚动类型 设置为总和。
   3. 将数字格式 设置为货币。
   4. 将相关记录类型设为发票。
   5. 将相关记录属性设置为已付金额。
      
      
      
2. 创建自定义属性 ，将公司标记为 VIP。例如，创建一个名为VIP 的单复选框 属性。
3. 创建一个 工作流程 ，当公司的发票总额 高于您设置的值时，将VIP 属性设置为"是"。只包括最后发票日期在一定期限内（如 180 天）的公司，因此只包括活跃的公司。
   
   
   
4. 创建段落，创建时选择公司对象。
5. 添加一个VIP 属性为"是 "的过滤器。
   
   
   
6. 利用该分段 创建 VIP 客户 视图 ，以便为客户提供支持，并让这些客户参加 VIP 活动等。

下一步工作

• 与 HubSpot 内置的会计集成（如 QuickBooks 和 Xero）一起使用发票。
• 管理您的付款。
• 创建并发送 报价。
• 创建 订阅。