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管理发票

上次更新时间: 2025年10月13日

可与以下任何订阅一起使用,除非另有说明:

创建发票后,您可以从发票索引页面对其进行管理,就像管理其他 CRM 记录一样。

了解如何编辑和管理草稿发票和最终发票,包括更新付款状态、发送、导出和作废。

管理发票

管理您的发票:

  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 管理发票
  2. 单击发票名称
  3. 在右侧面板中,您可以使用 "所有者"字段设置发票所有者、查看其属性、查看已付款项并管理发票关联,包括添加其他联系人和公司。

管理起草的发票

  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票
  2. 单击发票名称
  3. 在右上角单击操作并选择一个选项:
    • 编辑: 继续设置发票。
    • 查看属性历史记录externalLink查看 发票过去的属性值。
    • 克隆: 创建具有相同详细信息的新发票。
    • 删除: 删除发票草稿。

Diagram of the invoice actions dropdown menu for a draft invoice, including options to Edit, View property history, Clone, and Delete.

管理最终发票

需要权限 编辑发票需要超级管理员权限或发票编辑权限

需要权限 超级管理员权限,或删除权限。删除发票需要超级管理员权限或发票删除权限

  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 点击发票名称。
  2. 单击发票名称
  3. 在右上角单击 "操作"并选择一个选项:
    • 编辑: 如果 已打开编辑发票的 设置 ,则可 从发票索引页面编辑最终发票。保存更改后,建议向客户发送通信,通知他们发票已更改,包括更改的详细信息。

请注意

  • 如果发票已付款,则无法编辑。
  • 如果您在编辑发票时客户正在付款,保存编辑后的发票将取消未结算。如果先付款,则将禁用编辑。
  • 无法编辑通过订阅创建的发票。
    • 记录付款:通过创建新付款记录或应用现有付款记录,手动将发票标记为已付款。选择此选项后:
      • 要创建新的付款记录,请填写右侧边栏中的付款详情 字段,然后单击 "记录付款"。然后,在查看发票详情时,付款将出现在付款下。
      • 要将现有付款应用到发票,请在右侧边栏单击 "应用现有"选项卡。然后,根据付款金额、ID 或与付款相关的联系人电子邮件地址搜索付款记录。选择付款,然后单击应用付款。然后,在查看发票详细信息时,付款将出现在右侧面板的付款卡上。

请注意

  • 手动将发票标记为已付款时,联系人不会自动收到收据。如果需要收据,可以从付款索引页面向联系人发送收据。
  • 如果付款已与另一张发票关联,则不能再与第二张发票关联。

      • 删除付款
        • 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 删除付款。
        • 单击发票名称
        • 在右侧边栏的付款卡上,单击查看关联付款
        • 单击付款金额
        • 在右上角,单击操作,然后单击删除
        • 单击删除记录确认。

GIF demonstrating how to delete a payment associated with an invoice.

    • 查看发票externalLink:在单独的浏览器标签中打开 发票。
    • 查看属性历史记录externalLink查看 发票过去的属性值。
    • 复制链接:复制发票 URL 发送给买家。
    • 通过电子邮件发送:通过电子邮件发送发票。了解有关发送发票电子邮件的更多信息。
    • 下载:下载 PDF 格式的发票。
    • 编辑提醒: 删除即将发出的发票提醒
    • 记入付款方式: 将发票记入客户存储的付款方式。您和客户都将通过电子邮件收到收据。
    • 克隆:创建具有相同详细信息的新发票。
    • 删除: 如果已打开 设置删除发票,则可从发票索引页删除未付款的最终发票。发票删除是永久性的,无法撤销。

请注意:发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增(即使该发票或任何其他发票已被删除)。因此,删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号(但不能删除已付款发票)。您应咨询您的会计团队,以确保它能与您当前的系统配合使用。

    • 作废将发票标记为作废。将发票标记为作废后,您就不能再收取发票款项或将其作废。这是无法撤销的。
      • 如果已对发票进行了在线支付,则无法作废发票,即使已退款也不行。
      • 如果发票上记录了手动付款,则必须先删除付款才能作废发票。

过滤和导出发票

按特定发票属性过滤索引页
  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票
  2. 单击表格上方的advancedFilters 高级筛选器

    Screenshot of the advanced filters section on the invoice index page.
  3. 在右侧面板中,搜索并选择要过滤的属性,然后设置过滤条件。
  4. 要选择另一个属性添加到筛选,请单击+ 添加筛选器
  5. 要根据所选属性或其他筛选条件进行筛选,请在OR 下单击+ 添加筛选组
  6. 设置好筛选器后,点击面板右上角的 X 。了解有关设置筛选器和保存视图的更多信息。
  7. 要编辑表格中的列,请单击表格右上方的编辑列
  8. 单击表格右上方的导出 ,导出所有发票。在对话框中:
    • 导出名称文本框中输入导出 名称
    • 单击文件格式下拉菜单,选择一种格式
    • 单击列标题语言下拉菜单,选择一种语言
    • 单击自定义 ,进一步自定义导出:
      • 导出包含的属性下,选择导出包含哪些属性。
      • 导出包含的关联下,选择包含关联 记录名称复选框以包含关联记录名称(如发票名称)。
      • 导出包含的关联下,选择是包含最多 1,000 条 关联记录,还是包含 所有关联记录
    • 单击导出。了解有关导出记录的更多信息。

发送创建的发票

创建发票后,您可以通过电子邮件、直接链接、下载 PDF 或在 CRM 记录和对话收件箱中撰写信息时插入发票来共享发票。

如果想自动发送发票,请按照以下步骤操作。

通过电子邮件发送发票

通过电子邮件发送发票:

  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 通过电子邮件发送发票
  2. 单击发票名称
  3. 在右上角单击操作,然后选择发送
  4. 在 "发送发票电子邮件" 选项卡 ,设置电子邮件地址字段:
    • 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址,请单击 下拉菜单 并选择 联系人。您也可以输入新的 电子邮件地址 ,HubSpot 会在发送后自动为其创建联系人记录。
    • 要在抄送字段 中添加电子邮件地址,请单击 添加抄送收件人。点击 下拉菜单,选择联系人,或输入自定义 电子邮件地址抄送最多可添加 9 个电子邮件地址
    • 如果已在发票设置中设置了默认电子邮件地址,则 " 发件人 " 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则,它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件地址,但 允许用户通过 个人电子邮件 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开,则可以选择不同的电子邮件地址。
    • 如果没有设置默认电子邮件地址,您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址,但可以在每次发送前更改。
    • 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于 连接的收件箱(包括共享的 团队电子邮件收件箱),您就可以 在 HubSpot 对话收件箱中管理跟进
  5. 更新字段时,字段右侧会显示实时预览。发送电子邮件
    • 单击发送发票电子邮件 ,发送显示的电子邮件。然后,买方将收到一封包含发票详细信息的电子邮件,其中带有在浏览器中查看发票的链接,以及作为附件的 PDF 版本发票。
    • 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件,请单击CRM 中的创建自定义电子邮件

invoice-send-email-with-preview-from-index-page

通过链接或 PDF 发送发票

复制链接发送发票,或下载 PDF 格式的发票:

请注意:如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票,最后发送日期属性不会更新。了解有关发票属性的更多信息。

  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 单击发票名称。
  2. 单击发票名称
  3. 在右上角单击操作,然后选择一个选项:
    1. 复制链接: 复制发票链接。
    2. 下载:下载 PDF 版本的发票。

将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息中

将发票插入一对一电子邮件或对话收件箱中的信息:

  1. 在信息撰写器中单击插入,然后选择发票
  2. 选择发票 或单击管理导航到发票索引页。

Screenshot of the Insert menu in the message composer, with the Invoices option highlighted.

选择发票后,将使用发票号码在信息中添加一个超链接。

查看编辑历史

您可以查看发票的编辑历史记录,包括任何状态更改、发票电子邮件的发送时间、执行操作的用户以及操作发生的日期和时间。

  1. 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票
  2. 单击发票名称
  3. 在右侧面板中,向下滚动到历史记录卡片。
  4. 使用搜索栏搜索活动
  5. 单击 "创建活动"下拉菜单,选择一项活动 ,创建与发票相关联的活动。例如,可以创建任务备注

Screenshot of the invoice history panel in the right sidebar, showing a list of actions taken on the invoice.

下一步

  • 与 HubSpot 内置的会计集成(如QuickBooksXero)一起使用发票。
  • 了解有关报价的更多信息。
  • 了解有关订阅的更多信息。
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