Gérer les factures

Utilisez la page d’index des factures pour gérer les factures de vos acheteurs, y compris la modification, le suivi et l’exportation. Vous pouvez également associer des factures à d’autres fiches d’informations dans HubSpot pour conserver une vue complète des activités de paiement et des clients.

Découvrez-en davantage sur la création et le partage de factures créées.

Avant de commencer

Comprendre les limites et les considérations

• Les factures suivantes ne peuvent pas être supprimées :
  • Les factures font partie d’un abonnement actif ou d’un calendrier de facturation.
  • Les factures associées à une note de crédit, à un paiement en ligne ou à un abonnement ne peuvent pas être supprimées.
• Les numéros de factures continueront à s’incrémenter séquentiellement à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée).
  • La suppression de factures peut créer des lacunes permanentes dans la numérotation des factures.
  • La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures réglées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour assurer la conformité avec vos systèmes actuels.

Lorsque vous téléchargez des factures, gardez à l’esprit ce qui suit :

• Les factures téléchargées sont au format PDF et envoyées par e-mail dans un fichier .zip.
• Les factures avec un statut Brouillon et les factures non facturables sont omises du fichier ZIP. Une facture ne peut être définie comme non facturable que via l’API (par exemple, lors de la création d’une facture via l’API ou si une application tierce synchronise les factures avec HubSpot).
• Les factures synchronisées via la synchronisation des données sont omises du fichier ZIP.
• Si vous sélectionnez plus de 500 factures à télécharger, elles seront divisées en plusieurs fichiers ZIP. Par exemple, si vous téléchargez 700 factures, 500 seront dans un fichier ZIP et 200 dans un second fichier ZIP.

Gérer les factures

Affichez, filtrez et gérez les factures à partir de la page index des factures.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Pour filtrer les factures, cliquez sur Filtres avancés au-dessus du tableau.
3. Dans le panneau de droite, cliquez sur + Ajouter un filtre. Recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage. Pour ajouter un autre filtre au groupe de filtres, sous and, cliquez sur + Ajouter un filtre.
4. Pour ajouter un groupe de filtres supplémentaire, sous ou, cliquez sur + Ajouter un groupe de filtres.
5. Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau lorsque vous avez configuré votre filtre. Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres et l’enregistrement des vues.
6. Pour utiliser Breeze, l’IA de HubSpot, afin de prioriser les factures en cours (BÊTA), dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Prioriser les factures.
   
   
   
7. Breeze établit des priorités en fonction des factures en retard, des factures bientôt attendues, du solde le plus élevé et des factures liées à des entreprises et transactions clés.
   
   
   
8. Répondez à Breeze ou gérez les factures en fonction de la réponse. Par exemple, vous pouvez demander à Breeze plus d’informations sur une facture spécifique ou lui demander de rédiger un brouillon d’e-mails à envoyer aux contacts de facturation.
   
   
   
9. Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes dans l’angle supérieur droit du tableau.
10. Cliquez sur le nom de la facture pour afficher ses détails dans le panneau de droite :
    • Afficher les propriétés de la facture : cliquez pour développer la section À propos de cette facture pour afficher les propriétés de la facture. Pour changer le propriétaire de la facture, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire et sélectionnez un propriétaire.
    • Afficher l’historique de la facture : cliquez pour développer la carte Historique afin d’afficher l’historique des activités de la facture.
    • Afficher les paiements effectués : cliquez pour développer la carte Paiements afin d’afficher les paiements associés à la facture. Découvrez comment enregistrer et supprimer des paiements.
    • Afficher les associations : cliquez pour développer une section [objet] afin d’afficher les détails de l’objet associé. Découvrez-en davantage sur l’association de factures à d’autres objets.

Gérer les brouillons de facture 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :
   
   • Modifier : continuez à établir la facture.
   • Afficher l’historique des externalLinkpropriétés: vérifie les valeurs passées de la propriété pour la facture.
   • Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.
   • Supprimer : supprimez le brouillon de facture. 

Modifier les factures finalisées

Si le paramètre permettant de modifier les factures en cours ou les factures réglées a été activé, vous pouvez modifier les factures finalisées à partir de la page index des factures. Vous pouvez modifier les factures ouvertes ou les factures réglées, en fonction des paramètres configurés de votre compte.

• Autoriser les modifications sur les factures non soldées : modifiez tous les champs sur les factures en cours.
• Autoriser les modifications non financières sur les factures réglées : modifiez les champs qui ne modifient pas le total des factures. Par exemple, les coordonnées du contact et de l’entreprise, les numéros de commande et les commentaires.
• Autoriser les modifications financières sur les factures réglées (cela peut affecter le reporting) : en plus de pouvoir modifier les champs qui ne changent pas le total des factures, les utilisateurs peuvent modifier les champs qui changent les totaux, les taxes ou les lignes de produits des factures payées. Lorsque les utilisateurs mettent à jour et confirment les modifications, le total de la facture, le solde dû et le statut de la facture sont mis à jour pour refléter les modifications apportées.

Pour modifier une facture finalisée :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier.
4. Mettez à jour la facture. 
5. Si vous apportez des modifications qui modifient le solde ou le total d’une facture réglée, la facture affiche les paiements déjà appliqués, le total mis à jour et le solde dû.
   
   
   
6. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Mettre à jour la facture. Si vous mettez à jour des détails qui affectent le total de la facture ou le solde à payer, cliquez sur Mettre à jour la facture dans la boîte de dialogue pour confirmer.
   
   
   
7. Si le nouveau total de la facture est supérieur aux paiements appliqués, le statut de la facture passera de Payé à Ouvert. Pour les factures partiellement payées, la facture reste ouverte avec un solde dû mis à jour.
8. Dans la boîte de dialogue d’envoi, choisissez le mode de partage de la facture mise à jour ou de l’envoyer ultérieurement à partir de la page index des factures. 

Gérer les factures finalisées

Gérez les factures finalisées à partir de la page d’index, y compris l’enregistrement des paiements manuels, l’annulation des paiements manuels, la facturation manuelle d’un mode de paiement enregistré, l’annulation et la suppression de factures, etc.

Si vous souhaitez rembourser un paiement de facture, découvrez comment rembourser des paiements. Il n’est pas possible d’annuler des factures avec des paiements effectués en contrepartie. Découvrez-en davantage sur l’annulation de factures, y compris sur la façon de supprimer un paiement associé à une facture afin de permettre l’annulation.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :

• • Enregistrer le paiement : marquez manuellement la facture comme payée en créant une nouvelle fiche d'informations de paiement ou en appliquant une fiche d'informations existante. Les factures doivent être Ouvert avec un solde positif en raison de sélectionnez cette option. Après avoir sélectionné cette option :
    • Pour créer une nouvelle fiche d’informations de paiement, dans le panneau de droite, ajoutez les détails du paiement. Sélectionnez la case à cocher Envoyer le reçu à l’e-mail du client pour envoyer un reçu à l’adresse e-mail du client sélectionné. Cliquez sur Enregistrer le paiement. Le paiement apparaîtra sur la carte Paiements . Vous pouvez également envoyer un reçu plus tard à partir de la page index des paiements.
    • Pour appliquer un paiement existant à la facture, dans le panneau de droite, cliquez sur l’onglet Appliquer existant . Recherchez une fiche d’informations de paiement par le montant du paiement, l’ID ou l’adresse e-mail de contact associée au paiement. Sélectionnez le paiement, puis cliquez sur Appliquer le paiement. Le paiement apparaîtra sur la carte Paiements .

Remarque : Si un paiement est déjà associé à une autre facture, il ne peut pas être associé à une deuxième facture.

• • Afficher la facture externalLink: ouvrez la facture dans un nouvel onglet du navigateur.
  • Afficher l’historique des externalLinkpropriétés : affichez les valeurs passées des propriétés de la facture.
  • Copier le lien : copiez l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
  • Envoyer par e-mail : envoyez la facture par e-mail. Découvrez-en davantage sur l’envoi de factures par e-mail.
  • Télécharger : téléchargez un PDF de la facture.
  • Modifier les rappels : supprimez un rappel de facture à venir.

• • Débiter le mode de paiement : débitez la facture du mode de paiement enregistré par l’acheteur. L’acheteur et vous recevrez un reçu par e-mail.
  • Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.

• • Supprimer : supprimez la facture. La suppression de la facture est définitive et ne peut donc pas être annulée. Vous pouvez également supprimer plusieurs factures depuis la page d’index.
    • Si vous n’avez pas l’option de suppression d’une facture, assurez-vous que le paramètre de suppression des factures a été activé.
    • Pour supprimer une facture avec un paiement manuel associé, supprimez le paiement associé, puis supprimez la facture.

• • Nulle : marque la facture comme nulle. Après avoir marqué une facture comme nulle, vous ne pouvez plus collecter de paiement sur celle-ci. Cette action ne peut pas être annulée.

Supprimer un paiement d’une facture

Pour annuler le report d’un paiement sur une facture, supprimez le paiement enregistré. Les paiements en ligne ne peuvent pas être supprimés.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu’à la carte de paiement .
4. Cliquez sur Afficher le paiement associé.
5. Sur la page index, cliquez sur le montant du paiement.
6. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer.
7. Cliquez sur Supprimer la fiche d'informations pour confirmer.

Exporter des factures

1. Cliquez sur Exporter dans l'angle supérieur droit du tableau.
2. Dans la boîte de dialogue :
   • Dans le champ Nom de l'export, saisissez un nom d'export.
   • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
   • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
   • Cliquez pour développer la section Personnaliser afin de personnaliser davantage l'export :
     • Sous Propriétés incluses dans l’export , sélectionnez les propriétés à inclure dans l’export.
     • Sous Associations incluses dans l’export, sélectionnez la case à cocher Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, le nom de l’abonnement).
     • Sous Associations incluses dans l'export, indiquez Inclure jusqu'à 1 000 fiches d'informations associées ou Toutes les fiches d'informations associées.
   • Cliquez sur Exporter. Découvrez-en davantage sur l'export des fiches d'informations.

Utilisez les propriétés de facture dans d’autres outils, tels que les workflows et les segments, pour automatiser et organiser les données de facturation dans HubSpot.

1. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Factures lors de la création du segment.
2. Ajouter un filtre dont la date d’échéance est supérieure à sept jours.
   
   
   
3. Utilisez le segment dans un workflow pour envoyer des rappels, créer des tâches pour votre équipe ou créer des rapports mettant en évidence les revenus manquants.

Récompenser les acheteurs à forte valeur ajoutée

Créez un segment pour identifier les contacts ou les entreprises dont le montant total des factures est élevé. Identifiez-les en tant que VIP pour pouvoir transférer leurs requêtes vers un niveau de support supérieur et les inscrire à des programmes et campagnes VIP.

1. Créez une propriété personnalisée pour l’entreprise ou le contact afin d’afficher le montant total de sa facture :
   1. Créez une propriété de cumul appelée Montant total de la facture. 
   2. Définissez le type de cumul sur Somme.
   3. Définissez le format de nombre comme Devise.
   4. Définissez le type d’enregistrement associé comme Factures.
   5. Définissez la propriété d’enregistrement associée sur Montant payé.
      
      
      
2. Créez une propriété personnalisée pour identifier l’entreprise en tant que VIP. Par exemple, créez une propriété de case à cocher unique appelée VIP.
3. Créez un workflow qui définit la propriété VIP sur Oui lorsque le montant total facturé d’une entreprise est supérieur à la valeur que vous avez définie. N’incluez que les entreprises dont la dernière date de facturation remonte à une certaine période (par exemple, 180 jours). Ainsi, n’incluez que les entreprises actives.
   
   
   
4. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Entreprises lors de la création.
5. Ajoutez un filtre où la propriété VIP est Oui.
   
   
   
6. Utilisez ce segment pour créer des vues de clients VIP pour le support client, inscrire ces clients à des campagnes VIP, etc.

Étapes suivantes

• Créez des contrats pour gérer les contrats de vos acheteurs et automatiser la facturation.
• Utilisez les factures avec les intégrations de comptabilité intégrées à HubSpot, telles que QuickBooks et Xero.
• Gérez les paiements, y compris les remboursements, les reçus, les rapports, les paiements et les exports.
• Créez et envoyez des devis à vos acheteurs.