Gérer les factures

Après avoir créé des factures, vous pouvez les gérer à partir de la page index des factures, de la même manière que pour les autres fiches d’informations du CRM. 

Découvrez comment modifier et gérer les factures provisoires et finalisées, y compris la mise à jour des statuts de paiement, l’envoi, l’exportation et l’annulation.

Gérer les factures

Pour gérer vos factures :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans le panneau de droite, vous pouvez définir le propriétaire de la facture à l'aide du champ Propriétaire, afficher ses propriétés, visualiser les paiements effectués et gérer les associations de la facture, notamment ajouter des contacts et des entreprises supplémentaires.

Gérer les brouillons de facture 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :
   
   • Modifier : continuez à configurer la facture.
   • Afficher l’historique des externalLinkpropriétés: vérifie les valeurs passées de la propriété pour la facture.
   • Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.
   • Supprimer : supprimez le brouillon de facture.

Gérer les factures finalisées

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :
   
   • Modifier : si le paramètre de modification des factures a été activé, modifiez les factures finalisées à partir de la page index des factures. Une fois les modifications enregistrées, il est recommandé d’envoyer une communication au client pour l’informer que la facture a changé et inclure les détails de ces changements.

• • Enregistrer le paiement : marquez manuellement la facture comme payée en créant une nouvelle fiche d'informations de paiement ou en appliquant une fiche d'informations existante. Après avoir sélectionné cette option :
    • Pour créer une nouvelle fiche d'informations de paiement, remplissez les champs sur les détails du paiement dans la barre latérale droite, puis cliquez sur Enregistrer le paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Paiements lorsque vous consulterez les détails de la facture.
    • Pour appliquer un paiement existant à la facture, cliquez dans la barre latérale droite sur l'onglet Appliquer existant. Ensuite, recherchez une fiche d'informations de paiement selon le montant du paiement, l'ID ou l'adresse e-mail du contact associé au paiement. Sélectionnez le paiement, puis cliquez sur Appliquer le paiement. Le paiement apparaîtra alors sur la carte Paiements dans le panneau de droite, lors de la consultation des détails de la facture.

• • • Pour supprimer un paiement :

• • • • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
      • Cliquez sur le nom de la facture.
      • Dans la barre latérale droite, sur la carte Paiements, cliquez sur Afficher le paiement associé. 
      • Cliquez sur le montant du paiement.
      • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sur Supprimer.
      • Cliquez sur Supprimer la fiche d'informations pour confirmer.

• • Afficher la facture externalLink: ouvrez la facture dans un nouvel onglet du navigateur.
  • Afficher l’historique externalLinkde la propriété : vérifiez les valeurs passées de la propriété pour la facture.
  • Copier le lien : copiez l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
  • Envoyer par e-mail : envoyez la facture par e-mail. Découvrez-en davantage sur l'envoi de factures par e-mail.
  • Télécharger : téléchargez un PDF de la facture.
  • Modifier les rappels : supprimez un rappel de facture à venir.

• • Facturer le mode de paiement : débitez la facture sur le mode de paiement enregistré d'un client. Le client et vous recevrez un reçu par e-mail.
  • Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.

• • Supprimer : si le paramètre de suppression des factures a été activé, supprimez les factures finalisées impayées depuis la page index des factures. La suppression de la facture est définitive et ne peut donc pas être annulée.

Remarque : Les numéros de facture continueront d'augmenter séquentiellement à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée). Par conséquent, la suppression des factures peut créer une lacune permanente dans la numérotation des factures. La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures réglées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer de la compatibilité avec vos systèmes actuels.

• • Annuler : marquez la facture comme annulée. Après avoir marqué une facture comme annulée, vous ne pouvez plus encaisser le paiement de la facture ou l'annuler. Cette action est irréversible.
    • Si un paiement en ligne a été effectué sur la facture, il n'est pas possible d'annuler la facture, même si un remboursement est effectué.
    • Si un paiement manuel a été enregistré sur la facture, le paiement doit être supprimé avant de pouvoir annuler la facture.

Filtrer et exporter les factures

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur advancedFilters Filtres avancés au-dessus du tableau.
   
   
3. Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage.
4. Pour sélectionner une autre propriété à ajouter au filtre, cliquez sur + Ajouter un filtre.
5. Pour filtrer selon la propriété que vous avez sélectionnée ou selon un autre filtre, sous OR, cliquez sur + Ajouter un groupe de filtres.
6. Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau lorsque vous avez configuré votre filtre. Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres et l’enregistrement des vues.
7. Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes dans l’angle supérieur droit du tableau.
8. Cliquez sur Exporter dans l’angle supérieur droit du tableau pour exporter l’ensemble de vos factures. Dans la boîte de dialogue :
   • Saisissez un nom d’exportation dans la zone de texte Nom de l’exportation .
   • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
   • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
   • Cliquez sur Personnaliser pour personnaliser davantage l’exportation :
     • Sous Propriétés incluses dans l’export, sélectionnez une option pour les propriétés à inclure dans l’export.
     • Sous Associations incluses dans l’export, cochez la case Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, le nom de la facture).
     • Sous Associations incluses dans l’export, indiquez d’inclure jusqu’à 1 000 fiches d’informations associées ou toutes les fiches d’informations associées.
   • Cliquez sur Exporter. Découvrez-en davantage sur l'export des fiches d'informations.

Envoyer les factures créées

Après avoir créé une facture, vous pouvez la partager par e-mail, en utilisant un lien direct, en téléchargeant un PDF ou en insérant des factures tout en rédigeant des messages dans les fiches d'informations du CRM et la boîte de réception des conversations.

Si vous souhaitez automatiser l'envoi des factures, suivez ces étapes.

Envoyer la facture par e-mail

Pour envoyer la facture par e-mail :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer.
4. Dans l’onglet Envoyer la facture par e-mail , configurez vos champs d’adresse e-mail :
   • Le champ À sera automatiquement rempli avec l’adresse e-mail du contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact. Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche d’informations d’informations d’un contact pour cette personne après l’envoi.
   • Pour ajouter une adresse e-mail au champ Cc , cliquez sur Ajouter des destinataires cc. Cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez les contacts ou saisissez des adresses e-mail personnalisées. Vous pouvez ajouter jusqu’à neuf adresses e-mail dans le champ Cc.
   • Si une adresse e-mail par défaut a été configurée dans les paramètres de facture, le champ De sera automatiquement rempli avec l’adresse e-mail par défaut. Sinon, il sera rempli avec votre adresse e-mail personnelle. Si une adresse e-mail par défaut a été définie, mais que le paramètre permettant aux utilisateurs d’envoyer des factures à partir de leur adresse personnelle ou d’autres adresses e-mail d’équipe auxquelles ils ont accès a été activé, vous pourrez sélectionner une autre adresse e-mail.
   • Si aucune adresse e-mail par défaut n'est définie, l'adresse e-mail sélectionnée deviendra l'adresse par défaut pour les futurs envois de factures, mais elle peut être modifiée avant chaque envoi.
   • Les réponses à cet e-mail seront acheminées à l’adresse De. Si vous sélectionnez une adresse e-mail utilisée pour une boîte de réception connectée, y compris les boîtes de réception d’équipe partagées, vous pouvez gérer le suivi dans la boîte de réception des conversations de HubSpot.
5. Dèsque vous mettez à jour les champs, un aperçu en direct s’affiche à droite des champs. Pour envoyerl’e-mail :
   • Cliquez sur Envoyer l’e-mail de facture pour envoyer l’e-mail tel qu’il apparaît. L’acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture et un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur, ainsi qu’une version PDF de la facture en pièce jointe.
   • Pour composer manuellement un e-mail individuel contenant un lien vers la facture, cliquez sur Créer un e-mail personnalisé dans votre CRM.

Envoyer la facture via un lien ou un PDF

Pour copier un lien d'envoi de la facture ou télécharger un fichier PDF de la facture :

Remarque : Si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. Découvrez-en davantage sur les propriétés de la facture.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
   1. Copier le lien : copiez un lien vers la facture.
   2. Télécharger : téléchargez une version PDF de la facture.

Insérer une facture dans un e-mail ou message individuel dans la boîte de réception des conversations

Pour insérer une facture dans un e-mail individuel ou un message dans la boîte de réception des conversations :

1. Dans le composeur de messages, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez Factures.
2. Sélectionnez une facture ou cliquez sur Gérer pour accéder à la page d'index des factures.

Après avoir sélectionné une facture, un lien hypertexte sera ajouté au message en utilisant le numéro de la facture.

Consulter l'historique des modifications

Vous pouvez consulter l'historique des modifications apportées à une facture, y compris les changements de statut et le moment où les e-mails de facturation ont été envoyés, les utilisateurs qui ont effectué l'action, ainsi que la date et l'heure de l'action.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu’à la carte d’historique.
4. Utilisez la barre de recherche pour rechercher des activités.
5. Cliquez sur le menu déroulant Créer des activités et sélectionnez une activité pour créer une activité à associer à la facture. Par exemple, vous pouvez créer une tâche ou une note.

Étapes suivantes

• Utilisez les factures avec les intégrations de comptabilité intégrées à HubSpot, telles que QuickBooks et Xero.
• En savoir plus sur les devis.
• En savoir plus sur les abonnements.