Gestion des factures

Après avoir créé des factures, vous pouvez les gérer à partir de la page index des factures, comme la gestion d’autres fiches d’informations du CRM.

Gérer les factures

Pour gérer vos factures :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans le panneau de droite, vous pouvez définir le propriétaire de la facture à l'aide du champ Propriétaire, afficher ses propriétés, visualiser les paiements effectués et gérer les associations de la facture, notamment ajouter des contacts et des entreprises supplémentaires.

Gérer les brouillons de facture 

• Modifier : continue à établir la facture.
• Afficher l'historique de la propriété : consultez les valeurs passées des propriétés pour la facture.
• Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.
• Supprimer : supprimez le brouillon de facture. 

Gérer les factures finalisées

Pour les factures finalisées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :

• Modifier : si le paramètre permettant de modifier les factures a été activé, les super administrateurs et les utilisateurs autorisés à modifier les factures peuvent modifier les factures finalisées à partir de la page index des factures. Une fois les modifications enregistrées, il est recommandé d'envoyer une communication au client pour l'informer que la facture a été modifiée, avec les détails des changements.

• Enregistrer le paiement : marquez manuellement la facture comme payée en créant une nouvelle fiche d'informations de paiement ou en appliquant une fiche d'informations existante. Après avoir sélectionné cette option :
  • Pour créer une nouvelle fiche d'informations de paiement, remplissez les champs sur les détails du paiement dans la barre latérale droite, puis cliquez sur Enregistrer le paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Paiements lorsque vous consulterez les détails de la facture.
  • Pour appliquer un paiement existant à la facture, cliquez dans la barre latérale droite sur l'onglet Appliquer un paiement existant. Ensuite, recherchez une fiche d'informations de paiement selon le montant du paiement, l'ID ou l'adresse e-mail du contact associé au paiement. Sélectionnez le paiement, puis cliquez sur Appliquer le paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Paiements lorsque vous consulterez les détails de la facture.

Remarque : Lorsque vous marquez manuellement la facture comme payée, les contacts ne recevront pas automatiquement un reçu. Si un reçu est nécessaire, vous pouvez en envoyer un au contact à partir de la page index des paiements.

• • Pour supprimer un paiement :

• • • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
    • Cliquez sur le nom de la facture.
    • Dans la barre latérale droite, dans la section Paiements, cliquez sur Afficher le paiement associé. 
    • Cliquez sur le montant du paiement.
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sur Supprimer.
    • Cliquez sur Supprimer la fiche d'informations pour confirmer.

• Afficher la facture : ouvrez la facture dans un nouvel onglet du navigateur.
• Afficher l'historique de la propriété : consultez les valeurs passées des propriétés pour la facture.
• Copier le lien : copiez l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
• Envoyer : envoyez la facture par e-mail. En savoir plus sur l’envoi d’e-mails de facture.
• Télécharger : téléchargez un PDF de la facture.
• Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.

• Supprimer : si le paramètre permettant de supprimer les factures a été activé, les super administrateurs et les utilisateurs autorisés à modifier les factures peuvent supprimer les factures finalisées à partir de la page index des factures. La suppression de la facture est définitive et ne peut donc pas être annulée.

Remarque : Les numéros de facture continueront d'augmenter séquentiellement à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée). Ainsi, la suppression des factures peut créer un saut dans la numérotation des factures. La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures réglées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer de la compatibilité avec vos systèmes actuels.

• Annuler : marquez la facture comme annulée. Après avoir marqué une facture comme annulée, vous ne pouvez plus encaisser le paiement de la facture ou l'annuler. Cette action ne peut pas être annulée.
  • Si un paiement en ligne a été effectué sur la facture, il n’est pas possible d’annuler la facture, même si un remboursement est effectué.
  • Si un paiement manuel a été enregistré sur la facture, le paiement doit être supprimé avant de pouvoir annuler la facture.

Filtrer et exporter les factures

• Cliquez sur Filtres avancés en haut à gauche.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Ajouter un filtre pour créer un nouveau filtre.
• Recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage.
• Pour sélectionner une autre propriété, cliquez sur ET> ou OU.> Découvrez-en davantage sur la configuration de filtres et l’enregistrement de vues.
  
  
• Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes en haut à droite du tableau.
• Cliquez sur Exporter dans l’angle supérieur droit du tableau pour exporter toutes vos factures, ou sélectionnez les cases à cocher à côté des factures que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur Exporter . Découvrez-en davantage sur l'export des fiches d'informations.

Envoyer les factures créées

Après avoir créé une facture, vous pouvez la partager par e-mail, en utilisant un lien direct, en téléchargeant un PDF ou en insérant des factures tout en rédigeant des messages dans les fiches d’informations du CRM et la boîte de réception des conversations.

Envoyer la facture par e-mail

Pour envoyer la facture par e-mail :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans la barre latérale droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer.
• Dans l’onglet Envoyer un e-mail de facture , configurez vos champs d’adresse e-mail :

• • Le champ À sera automatiquement rempli avec l'adresse e-mail du contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact. Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche de contact pour celle-ci après l'envoi.
  • Pour ajouter une adresse e-mail au champ Cc , cliquez sur Ajouter des destinataires Cc. Cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez les contacts ou saisissez des adresses e-mail personnalisées. Vous pouvez ajouter jusqu'à neuf adresses e-mail dans le champ CC.
  • Si une adresse e-mail par défaut a été configurée dans les paramètres de facturation, le champ De sera automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail par défaut. Sinon, il sera rempli avec votre adresse e-mail personnelle. Si un e-mail par défaut a été défini, mais que le paramètre permettant aux utilisateurs d’envoyer des factures à partir de leur adresse e-mail personnelle ou d’autres e-mails d’équipe auxquels ils ont accès a été activé, vous pourrez sélectionner un autre e-mail.

• • Si aucune adresse e-mail par défaut n'est définie, l'adresse e-mail sélectionnée deviendra l'adresse par défaut pour les futurs envois de factures, mais elle peut être modifiée avant chaque envoi.
  • Les réponses à cet e-mail seront acheminées vers l'adresse De. Si vous sélectionnez une adresse e-mail utilisée pour une boîte de réception connectée, y compris les boîtes de réception d'équipe partagées, vous pouvez gérer le suivi dans la boîte de réception des conversations de HubSpot. 

Lorsque vous mettez à jour les champs, un aperçu en direct s’affiche à droite des champs. Pour envoyer l’e-mail :

• Cliquez sur Envoyer un e-mail de facture pour envoyer l’e-mail tel qu’il s’affiche. L'acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture et un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur, ainsi qu'une version PDF de la facture en pièce jointe.
• Pour rédiger manuellement un e-mail individuel avec un lien vers la facture, cliquez sur Créer un e-mail personnalisé dans votre CRM .

Envoyer la facture via un lien ou un PDF

Pour copier un lien d’envoi de la facture ou télécharger un fichier PDF de la facture :

Remarque : Si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. Découvrez-en davantage sur les propriétés de la facture.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans la barre latérale droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer.
• Cliquez sur l’onglet Copier le lien, télécharger le PDF . Un aperçu de la facture s’affiche sur la droite de la fenêtre.
• Cliquez sur Copier le lien pour copier un lien dans la facture.
• Cliquez sur Télécharger le PDF pour télécharger le fichier PDF de la facture.
• Cliquez sur le X ou sur Fermer lorsque vous avez terminé.
  
  

Insérer une facture dans un e-mail ou message individuel dans la boîte de réception des conversations

Pour insérer une facture dans un e-mail individuel ou un message dans la boîte de réception des conversations :

• Dans le composeur de messages, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez Factures.
• Sélectionnez une facture ou cliquez sur Gérer pour accéder à la page d'index des factures.

Après avoir sélectionné une facture, un lien hypertexte sera ajouté au message en utilisant le numéro de la facture.

Obtenez le lien d’une facture à partager

Pour obtenir le lien d’une facture à partager sur la plateforme de votre choix :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans la barre latérale droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Copier le lien.
• Vous pouvez ensuite insérer le lien dans la plateforme de messagerie de votre choix et l’acheteur peut cliquer sur le lien pour afficher la facture à l’URL que vous avez configurée lors de la création de la facture. 

Consulter l'historique des modifications

Vous pouvez consulter l'historique des modifications apportées à une facture, y compris les changements de statut et le moment où les e-mails de facturation ont été envoyés, les utilisateurs qui ont effectué l'action, ainsi que la date et l'heure de l'action.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans le panneau de droite, faites défiler la page jusqu'au panneau d'historique.

Remarque : Actuellement, les intégrations de comptes créées par HubSpot, telles que Quickbooks Online et Xero, ne prennent pas en charge la synchronisation des factures depuis HubSpot. Cependant, vous pouvez exporter vos fiches d'informations de facture et les télécharger dans votre système comptable. Vous pouvez vous abonner aux mises à jour concernant les nouvelles fonctionnalités d'intégration des factures, telles que la synchronisation des factures, en remplissant ce formulaire.