Gérer les factures

Une fois les factures créées, gérez-les, modifiez-les et suivez-les à partir de la page index des factures, comme pour les autres fiches d’informations du CRM. Dans cet article, découvrez comment mettre à jour les statuts de paiement, envoyer, exporter, annuler vos factures et bien plus encore.

Gérer les factures

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans le panneau de droite, modifiez les détails de la facture :
   • Définir un propriétaire : cliquez pour développer la section À propos de cette facture . Sous Propriétaire, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un propriétaire.
   • Afficher les propriétés de la facture : cliquez pour développer la section À propos de cette facture pour afficher les propriétés de la facture.
   • Afficher l’historique de la facture : cliquez pour développer la section Historique afin d’afficher une chronologie de l’historique de la facture.
   • Afficher les paiements effectués : cliquez pour développer la section Paiements afin d’afficher les paiements par rapport à la facture.
   • Afficher les associations : cliquez pour développer une section [objet] afin d’afficher les détails de l’objet associé. Découvrez-en davantage sur l’ajout et la suppression d’associations.

Gérer les brouillons de facture 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :
   
   • Modifier : continuez à configurer la facture.
   • Afficher l’historique des externalLinkpropriétés: vérifie les valeurs passées de la propriété pour la facture.
   • Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.
   • Supprimer : supprimez le brouillon de facture.

Modifier les factures finalisées

Si le paramètre de modification des factures a été activé, vous pouvez modifier les factures finalisées à partir de la page index des factures. Une fois les modifications enregistrées, il est recommandé d’envoyer une communication au client pour l’informer que la facture a changé et inclure les détails de ces changements.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez un Modifier.
4. Pour modifier les détails du contact, passez le curseur de la souris sur le contact et cliquez sur l’icône edit Modifier. Mettez à jour les coordonnées dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer. La modification des détails du contact mettra à jour la fiche d’informations d’un contact dans le CRM.
5. Pour remplacer le contact, cliquez sur l’icône Remplacer replace . Sélectionnez un nouveau contact dans le panneau de droite.
6. Pour modifier les détails de l’entreprise, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône edit Modifier. Mettez à jour les informations de l’entreprise dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer. La modification de l’entreprise mettra à jour la fiche d’informations d’informations d’une entreprise dans le CRM.
7. Pour remplacer l’entreprise, cliquez sur l’icône Remplacer replace . Sélectionnez l’entreprise dans le panneau de droite.
8. Pour ajouter une autre adresse de facturation, cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation. Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse et cliquez sur Appliquer.
9. Pour ajouter une adresse de livraison différente, cliquez sur Modifier sous Adresse d’expédition. Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse et cliquez sur Appliquer.
10. Pour modifier la date de facturation, cliquez sur le champ Date de la facture . Cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date.
11. Pour modifier les conditions de paiement, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement et sélectionnez une condition de paiement. Le champ Date d’échéance sera automatiquement mis à jour pour correspondre au terme sélectionné. Si le paramètre d’envoi d’e-mails de rappel automatisés a été activé, les e-mails seront envoyés à partir de cette date.
12. Toutes les propriétés personnalisées qui ont été configurées dans les paramètres de facturation s’afficheront à droite, sous Numéro de facture suivante. Modifiez les valeurs des propriétés personnalisées. Si le paramètre permettant aux utilisateurs de remplacer ces champs a été activé :
    
    1. Cliquez sur add Ajouter un champ personnalisé. Sélectionnez des propriétés de facture personnalisées existantes dans la liste, recherchez la propriété personnalisée que vous souhaitez utiliser ou cliquez sur Créer une nouvelle propriété externalLink de facture pour configurer une nouvelle propriété de facture personnalisée.
    2. Cliquez sur l’icône delete Supprimer à côté d’une propriété personnalisée pour la supprimer de la facture.
13. Mettre à jour les lignes de produits.

14. Modifier toutes les taxes :

    • Automatiser le calcul des taxes (BETA) : calculez automatiquement les taxes en fonction de l’adresse de la facture.
    • Ajouter des taxes à des lignes de produits individuelles : ajoutez des taxes basées sur des lignes de produit à partir de votre bibliothèque de taxes.
    • Ajouter une taxe unique à la facture : ajoutez une taxe unique à la facture entière.

15. Ajoutez ou modifiez l’avoir pour ajuster le solde d’une facture avec un crédit (BÊTA). Découvrez-en davantage sur les notes de crédit.

    • Pour modifier l’avoir appliqué à une facture, cliquez sur le menu déroulant Avoir et sélectionnez un avoir. Dans le champ Montant appliqué , saisissez le montant du crédit.
    • Pour supprimer une note de crédit existante, cliquez sur l’icône delete de suppression à côté de la note de crédit.
      
      
    • Pour ajouter une note de crédit, dans le tableau Récapitulatif , sous Total, cliquez sur + Ajouter un crédit disponible.
      
      
    • Cliquez sur le menu déroulant Note de crédit et sélectionnez une note de crédit.
    • Dans le champ Montant appliqué , saisissez le montant du crédit.
16. Dans le champ Commentaires, mettez à jour ou ajoutez vos commentaires.
    • Utilisez les options de texte en bas du champ de texte pour formater votre texte, ajoutez un lien hypertexte ou insérez un bloc de texte prédéfini (vous pouvez utiliser des blocs de texte pour créer des morceaux de texte. Par exemple, si vous utilisez régulièrement les mêmes termes sur une facture, vous pourriez les créer comme un bloc de texte prédéfini à utiliser chaque fois que vous ajoutez des commentaires à une facture. 
    • Vous pouvez ajouter un commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture dans les paramètres de facture.
17. Dans la section Collecte des paiements , mettez à jour tous les paramètres de paiement. Découvrez-en davantage sur la configuration de la collecte des paiements.
18. Pour accéder aux paramètres avancés, cliquez sur Paramètres avancés. Vous pouvez personnaliser la langue et les paramètres régionaux de la facture, ainsi que l’URL de la facture. Découvrez-en davantage sur les paramètres de facturation avancés.
19. Cliquez sur Mettre à jour la facture dans l’angle supérieur droit. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Mettre à jour pour confirmer. 

Gérer les factures finalisées

Gérez les factures finalisées à partir de la page d’index, y compris l’enregistrement des paiements manuels, la facturation manuelle d’un mode de paiement enregistré, l’annulation et la suppression de factures, etc.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :

• • Enregistrer le paiement : marquez manuellement la facture comme payée en créant une nouvelle fiche d'informations de paiement ou en appliquant une fiche d'informations existante. Après avoir sélectionné cette option :
    • Pour créer une nouvelle fiche d’informations de paiement, dans le panneau de droite, ajoutez les champs de détails du paiement , puis cliquez sur Enregistrer le paiement. Le paiement apparaîtra sur la carte Paiements lors de l’affichage des détails de la facture.
    • Pour appliquer un paiement existant à la facture, dans le panneau de droite, cliquez sur l’onglet Appliquer existant . Recherchez une fiche d’informations de paiement par le montant du paiement, l’ID ou l’adresse e-mail de contact associée au paiement. Sélectionnez le paiement, puis cliquez sur Appliquer le paiement. Le paiement apparaîtra sur la carte Paiements lors de l’affichage des détails de la facture.

• • • Pour annuler la réécriture du paiement sur la facture, supprimez le paiement enregistré :

• • • • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
      • Cliquez sur le nom de la facture.
      • Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu’à la carte de paiement .
      • Cliquez sur Afficher le paiement associé. 
      • Sur la page index, cliquez sur le montant du paiement.
      • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer.
      • Cliquez sur Supprimer la fiche d'informations pour confirmer.

• • Afficher la facture externalLink: ouvrez la facture dans un nouvel onglet du navigateur.
  • Afficher l’historique des externalLinkpropriétés : affichez les valeurs passées des propriétés de la facture.
  • Copier le lien : copiez l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
  • Envoyer par e-mail : envoyez la facture par e-mail. Découvrez-en davantage sur l'envoi de factures par e-mail.
  • Télécharger : téléchargez un PDF de la facture.
  • Modifier les rappels : supprimez un rappel de facture à venir.

• • Facturer le mode de paiement : débitez la facture d’un mode de paiement enregistré par l’acheteur. L’acheteur et vous recevrez un reçu par e-mail.
  • Cloner : créez une nouvelle facture avec les mêmes détails.

• • Supprimer: Supprimez la facture. Si vous ne pouvez pas supprimer, assurez-vous que le paramètre de suppression des factures a été activé. La suppression de la facture est définitive et ne peut donc pas être annulée.

Remarque : Les numéros de facture continueront d'augmenter séquentiellement à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée). Par conséquent, la suppression des factures peut créer une lacune permanente dans la numérotation des factures. La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures réglées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour assurer la conformité avec vos systèmes actuels.

• • Annuler : marquez la facture comme annulée. Après avoir marqué une facture comme annulée, vous ne pouvez plus encaisser le paiement de la facture ou l'annuler. Cette action ne peut pas être annulée.
    • Si un paiement en ligne a été effectué sur la facture, il n’est pas possible d’annuler la facture, même si un remboursement est émis.
    • Si un paiement manuel a été enregistré sur la facture, le paiement doit être supprimé avant de pouvoir annuler la facture.

Filtrer et exporter les factures

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur advancedFilters Filtres avancés en haut du tableau.
   
   
3. Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage.
4. Pour sélectionner une autre propriété à ajouter au filtre, cliquez sur + Ajouter un filtre.
5. Pour filtrer selon la propriété que vous avez sélectionnée ou selon un autre filtre, sous OR, cliquez sur + Ajouter un groupe de filtres.
6. Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau lorsque vous avez configuré vos filtres. Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres et l’enregistrement des vues.
7. Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes dans l’angle supérieur droit du tableau.
8. Pour exporter un fichier CSV, XLS ou XLSX de vos factures :
   
   • Cliquez sur Exporter dans l’angle supérieur droit du tableau. Dans la boîte de dialogue :
     • Dans le champ Nom de l’export , saisissez un nom d’export.
     • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
     • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
     • Cliquez pour développer la section Personnaliser afin de personnaliser davantage l’exportation :
       • Sous Propriétés incluses dans l’export , sélectionnez les propriétés à inclure dans l’export.
       • Sous Associations incluses dans l’export, cochez la case Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, le nom de la facture).
       • Sous Associations incluses dans l’export, indiquez d’inclure jusqu’à 1 000 fiches d’informations associées ou toutes les fiches d’informations associées.
     • Cliquez sur Exporter. Découvrez-en davantage sur l'export des fiches d'informations.

Envoyer les factures créées

Après avoir créé une facture, vous pouvez la partager par e-mail, en utilisant un lien direct, en téléchargeant un PDF ou en insérant des factures tout en rédigeant des messages dans les fiches d’informations du CRM et la boîte de réception des conversations.

Découvrez-en davantage sur l’automatisation des factures.

Envoyer la facture par e-mail

Pour envoyer la facture par e-mail :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer par e-mail.
4. Dans l’onglet Envoyer l’e-mail de facture , configurez votre e-mail :
   • Le champ À sera automatiquement rempli avec l’adresse e-mail du contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse e-mail, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact. Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche d’informations d’informations d’un contact après l’envoi.
   • Pour ajouter une adresse e-mail au champ Cc , cliquez sur Ajouter des destinataires Cc. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les contacts, ou saisissez des adresses e-mail personnalisées. Vous pouvez ajouter jusqu’à neuf adresses e-mail dans le champ Cc.
   • Si une adresse e-mail par défaut a été configurée dans les paramètres de facture, le champ De sera automatiquement rempli avec l’adresse e-mail par défaut. Sinon, il sera rempli avec votre adresse e-mail personnelle. Si une adresse e-mail par défaut a été définie, mais que le paramètre permettant aux utilisateurs d’envoyer des factures à partir de leur adresse e-mail personnelle ou d’une autre adresse e-mail d’équipe est activé, vous pouvez sélectionner une autre adresse e-mail.
   • Si aucune adresse e-mail par défaut n'est définie, l'adresse e-mail sélectionnée deviendra l'adresse par défaut pour les futurs envois de factures, mais elle peut être modifiée avant chaque envoi.
   • Les réponses à cet e-mail seront acheminées à l'adresse De. Si vous sélectionnez une adresse e-mail utilisée pour une boîte de réception connectée, y compris les boîtes de réception d’équipe partagées, vous pouvez gérer le suivi dans la boîte de réception des conversations de HubSpot.
   • Modifiez votre sujet.
   • Ajoutez le corps de votre message.
5. Dèsque vous mettez à jour les champs, un aperçu en direct s’affiche à droite des champs. Pour envoyerl’e-mail :
   • Cliquez sur Envoyer l’e-mail de facture pour envoyer l’e-mail tel qu’il apparaît. L’acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture et un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur, ainsi qu’une version PDF de la facture en pièce jointe.
   • Pour composer manuellement un e-mail individuel contenant un lien vers la facture, cliquez sur Créer un e-mail personnalisé dans votre CRM.

Envoyer la facture via un lien ou un PDF

Pour envoyer la facture via un lien ou télécharger une version PDF de la facture :

Remarque : Si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. Découvrez-en davantage sur les propriétés de la facture.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
   • Copier le lien : copiez le lien de la facture.
   • Télécharger : téléchargez une version PDF de la facture.

Insérer une facture dans un e-mail ou message individuel dans la boîte de réception des conversations

Pour insérer une facture dans un e-mail individuel ou un message dans la boîte de réception des conversations :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Boîte de réception.
2. Dans l’angle inférieur gauche, cliquez sur Écrire.
3. Dans le composeur de messages, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez Factures.
4. Sélectionnez une facture ou cliquez sur Gérer pour accéder à la page d'index des factures.

Après avoir sélectionné une facture, un hyperlien vers la facture sera ajouté au message.

Consulter l'historique des modifications

Vous pouvez consulter l’historique des modifications apportées à une facture, y compris tout changement de statut, le moment où les e-mails de facturation ont été envoyés, les utilisateurs qui ont effectué l’action, ainsi que la date et l’heure auxquelles une action a eu lieu.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Faites défiler jusqu’à la carte Historique .
4. Utilisez la barre de recherche pour rechercher des activités.

Étapes suivantes

• Utilisez les factures avec les intégrations de comptabilité intégrées à HubSpot, telles que QuickBooks et Xero.
• Gérez vos paiements.
• Créez et envoyez des devis.
• Créer des abonnements.