Administrar facturas

Una vez creadas las facturas, puede gestionarlas desde la página de índice de facturas, al igual que gestiona otros registros de CRM. 

Aprenda a editar y gestionar los borradores y las facturas finalizadas, incluida la actualización de los estados de pago, el envío, la exportación y la anulación.

Administrar facturas

Para administrar las facturas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En el panel de la derecha, puedes establecer el propietario de la factura utilizando el campo Propietario, ver sus propiedades, revisar los pagos realizados y gestionar sus asociaciones, incluidas la adición de contactos y empresas adicionales.

Administrar facturas en borrador 

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   
   • Editar: seguir ajustando la factura.
   • Ver historial de propiedades externalLink: compruebe los valores de propiedad anteriores de la factura.
   • Clonar: crear una nueva factura con los mismos datos.
   • Borrar: borra el borrador de factura.

Administrar facturas finalizadas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   
   • Editar: si se ha activado el ajuste para editar facturas, edita las facturas finalizadas desde la página de índice de facturas. Una vez guardados los cambios, se recomienda enviar una comunicación al cliente para informarle de que la factura ha cambiado, incluyendo los detalles de los cambios.

• • Registrar un pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno ya existente. Tras seleccionar esta opción:
    • Para crear un nuevo registro de pago, rellena los campos de detalles del pago en la barra lateral derecha y luego haz clic en Registrar pago. El pago aparecerá en la sección Pagos al ver los detalles de la factura.
    • Para aplicar un pago existente a la factura, en la barra lateral derecha haz clic en la pestaña Aplicar existente. Luego, busca un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. A continuación, el pago aparecerá en la tarjeta Pagos del panel derecho, al ver los detalles de la factura.

• • • Para eliminar un pago:

• • • • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
      • Haz clic en el nombre de la factura.
      • En la barra lateral derecha, en la tarjeta Pagos, haga clic en Ver pago asociado. 
      • Haz clic en el valor del pago.
      • En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, en Eliminar.
      • Haz clic en Eliminar registro para confirmar.

• • Ver factura externalLink: abre la factura en una pestaña separada del navegador.
  • Ver historial de propiedades externalLink: compruebe los valores de propiedad anteriores de la factura.
  • Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
  • Enviar por correo electrónico: envíe la factura a través de un correo electrónico. Más información sobre el envío de facturas por correo electrónico.
  • Descargar: descargar un PDF de la factura.
  • Editar recordatorios: borra un recordatorio de una factura próxima.

• • Cobrar al método de pago: carga la factura al método de pago almacenado de un cliente. Tanto tú como el cliente recibirán un recibo por correo electrónico.
  • Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.

• • Borrar: si se ha activado elajuste para borrar facturas , borra las facturas finalizadas impagadas de la página de índice de facturas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: los números de factura seguirán incrementándose secuencialmente a partir de la última factura creada (incluso si esta u otra factura ha sido eliminada). Por lo tanto, la eliminación de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de facturas. La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

• • Anular: marcar la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no podrás cobrar el pago de la factura ni anularla. Esta acción no se puede deshacer.
    • Si se efectuó un pago en línea de la factura, no es posible anularla, incluso si se emite un reembolso.
    • Si se registró un pago manual de la factura, el pago se debe eliminar antes de poder anular la factura.

Filtrar y exportar facturas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haga clic en advancedFilters Filtros avanzados encima de la tabla.
   
   
3. En el panel derecho, busque y seleccione la propiedad por la que desea filtrar y, a continuación, ajuste los criterios de filtrado.
4. Para seleccionar otra propiedad y añadirla al filtro, haga clic en + Añadir filtro.
5. Para filtrar por la propiedad que ha seleccionado, o por otro filtro, en O, haga clic en + Añadir grupo de filtros.
6. Haz clic en la X de la parte superior derecha del panel cuando hayas ajustado el filtro. Más información sobre cómo ajustar los filtros y guardar las vistas.
7. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
8. Haga clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla para exportar todas sus facturas. En el cuadro de diálogo:
   • Introducir un nombre de exportación en el cuadro de texto Nombre de exportación .
   • Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione un formato.
   • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
   • Haga clic en Personalizar para personalizar aún más la exportación:
     • En Propiedades incluidas en la exportación seleccione una opción para las propiedades que desea incluir en la exportación.
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el nombre de la factura).
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
   • Haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Enviar facturas creadas

Después de crear una factura, puedes compartirla a través de un correo electrónico, utilizando un enlace directo, descargando un PDF o insertando facturas mientras redactas mensajes en los registros del CRM y en la bandeja de entrada de conversaciones.

Si quieres automatizar el envío de facturas, sigue estos pasos.

Enviar la factura por correo electrónico

Para enviar la factura por correo electrónico:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Enviar.
4. En la pestaña Enviar factura por correo electrónico, ajuste los campos de la dirección de correo electrónico:
   • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haga clic en elmenú desplegable y seleccione un contacto. También puedes introducir una nuevadirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto para ellos después del envío.
   • Para añadir una dirección de correo electrónico alcampo CC , haga clic en Añadir destinatarios CC. Haga clic en elmenú desplegable , seleccione los contactos o introduzca direcciones de correo electrónico personalizadas . Puede añadir hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
   • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de la factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos de equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.
   • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
   • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De . Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se esté utilizando para unabandeja de entrada conectada a , incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico compartidas de equipos, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
5. As usted actualiza los campos, una vista previa en vivo se mostrará a la derecha de los campos. Para enviar elcorreo electrónico:
   • Haga clic en Enviar factura por correo electrónico para enviar el correo electrónico tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura y un enlace para verla en su navegador, junto con una versión en PDF de la factura como archivo adjunto.
   • Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haga clic en Crear correo electrónico personalizado en su CRM.

Envía la factura mediante un enlace o PDF

Para copiar un enlace para enviar la factura o descargar un PDF de la factura:

Nota: si envía una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Última fecha de envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   1. Copiar enlace: copia un enlace a la factura.
   2. Descargar: descargue una versión en PDF de la factura.

Insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones

Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:

1. En el editor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
2. Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.

Tras seleccionar una factura, se agregará un hipervínculo al mensaje utilizando el número de factura.

Revisar el historial de ediciones

Puedes ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron cada acción y la fecha y hora en que se llevó a cabo cada acción.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En el panel derecho, desplácese hasta la ficha del historial.
4. Utilice la barra de búsqueda para buscar actividades.
5. Haga clic en el menú desplegable Crear actividades y seleccione una actividad para crear una actividad que asociar a la factura. Por ejemplo, puede crear una tarea o una nota.

Pasos siguientes

• Utiliza facturas con las integraciones contables creadas por HubSpot, como QuickBooks y Xero.
• Más información sobre cotizaciones.
• Más información sobre las suscripciones.