Gestión de facturas

Una vez creadas las facturas, puede gestionarlas desde la página de índice de facturas, al igual que gestiona otros registros de CRM.

Administrar facturas

Para gestionar sus facturas:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, puedes establecer el propietario de la factura utilizando el campo Propietario, ver sus propiedades, ver los pagos realizados y gestionar las asociaciones de la factura, incluyendo la adición de contactos y empresas adicionales.

Administrar facturas en borrador 

• Editar: seguir configurando la factura.
• Ver el historial de la propiedad: comprueba los valores de propiedad anteriores de la factura.
• Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.
• Eliminar: eliminar el borrador de factura. 

Administrar facturas finalizadas

Para las facturas finalizadas, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones situado en la parte superior derecha:

• Editar: si se ha activado la configuración para editar facturas, los superadministradores y los usuarios con permiso de edición de facturas pueden editar facturas finalizadas desde la página de índice de facturas. Una vez guardados los cambios, se recomienda enviar una comunicación al cliente para informarle de que la factura ha cambiado, incluyendo los detalles de los cambios.

• Registrar pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno ya existente. Tras seleccionar esta opción:
  • Para crear un nuevo registro de pago, rellena los campos detalle del pago en la barra lateral derecha y luego haz clic en Registrar pago. El pago aparecerá entonces en Pagos al ver los detalles de la factura.
  • Para aplicar un pago existente a la factura, en la barra lateral derecha haz clic en la pestaña Aplicar existente. A continuación, busca un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. El pago aparecerá entonces en Pagos al ver los detalles de la factura.

Nota: al marcar manualmente la factura como pagada, los contactos no recibirán un recibo automáticamente. Si se requiere un recibo, puedes enviar uno al contacto desde la página de índice de pagos.

• • Para eliminar un pago:

• • • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
    • Haz clic en el nombre de la factura.
    • En la barra lateral derecha, en la sección Pagos, haz clic en Ver pago asociado. 
    • Haz clic en el valor del pago.
    • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego en Eliminar.
    • Haz clic en Eliminar registro para confirmar.

• Ver factura: abrir la factura en otra pestaña del navegador.
• Ver el historial de la propiedad: comprueba los valores de propiedad anteriores de la factura.
• Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
• Enviar: enviar la factura a través de un correo electrónico. Más información sobre el envío de facturas por correo electrónico.
• Descargar: descargar un PDF de la factura.
• Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.

• Eliminar: si se ha activado la configuración para editar facturas, los superadministradores y los usuarios con permiso de edición de facturas pueden eliminar facturas finalizadas desde la página de índice de facturas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: los números de factura seguirán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa, o cualquier otra factura, ha sido eliminada). Así, la eliminación de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de las facturas. La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

• Anular: marcar la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no podrás cobrar el pago de la factura ni anularla. Esta acción no se puede deshacer.
  • Si se ha efectuado un pago online contra la factura, no es posible anular la factura, aunque se emita un reembolso.
  • Si se registró un pago manual contra la factura, el pago se debe eliminar antes de poder anular la factura.

Filtrar y exportar facturas

• Haz clic en Filtros avanzados en la parte superior izquierda.
• En el panel derecho, haz clic en + Agregar filtro para configurar un nuevo filtro.
• Busca y selecciona la propiedad por la que deseas filtrar y luego establece los criterios de filtrado.
• Para seleccionar otra propiedad, haz clic en Y u O. Más información sobre configuración de filtros y guardado de vistas.
  
  
• Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haz clic en Editar columnas en la parte superior derecha.
• Haz clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla para exportar todas tus facturas, o selecciona las casillas de verificación situadas junto a las facturas que deseas exportar y luego haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Enviar facturas creadas

Después de crear una factura, puede compartirla a través de un correo electrónico, o utilizando un enlace directo, o insertar facturas mientras redacta mensajes en los registros de CRM y en la bandeja de entrada de conversaciones.

Enviar la factura por correo electrónico

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
• En el cuadro de diálogo, configure los campos de la dirección de correo electrónico:

• • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto para él después del envío.
  • Para agregar más direcciones al campo Cc, haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
  • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de la factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos del equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.
    • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
    • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se está utilizando para una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot. 

• Haga clic en Enviar factura. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador, y una versión PDF de la factura como adjunto.

Enviar manualmente un correo electrónico individual con un enlace a la factura

Para enviar manualmente un correo electrónico con un enlace a la factura:

Nota: si envías una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Fecha de último envío no se actualizará. Más información sobre propiedades de la factura.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Escribir correo de forma manual. A continuación, se te redirigirá al registro del negocio asociado a la factura, donde podrás redactar tu correo electrónico. En el cuerpo del correo electrónico se incluirá automáticamente un enlace a la factura.
• Una vez redactado el mensaje, haz clic en Enviar.

Insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones de entrada

Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:

• En el compositor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
• Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.

Tras seleccionar una factura, se agregará un hiperenlace al mensaje utilizando el número de factura.

Obtener el enlace de una factura para compartir

Para obtener el enlace de una factura y compartirlo en su plataforma preferida:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Copiar enlace.
• A continuación, puede insertar el enlace en su plataforma de mensajería preferida, y el comprador puede hacer clic en el enlace para ver la factura en la URL que configuró durante la creación de la factura. 

Revisar el historial de ediciones

Puedes ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, y cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron la acción y la fecha y hora en que se produjo una acción.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, desplázate hacia abajo hasta el panel del historial.

Nota: actualmente, las integraciones de cuentas creadas por HubSpot, como Quickbooks Online y Xero, no admiten la sincronización de facturas desde HubSpot. Sin embargo, puedes exportar tus registros de facturas y cargarlos en tu sistema contable. Para suscribirte a las actualizaciones sobre nuevas funciones de integración de facturas, como la sincronización de facturas, llena este formulario.