Administrar facturas

Una vez creadas las facturas, podrá gestionarlas, editarlas y realizar su seguimiento desde la página de índice de facturas, al igual que gestiona otros registros de CRM. En este artículo, aprenderá a actualizar el estado de los pagos, enviar, exportar, anular sus facturas y mucho más.

Administrar facturas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En el panel derecho, edite los detalles de la factura:
   • Ajuste un propietario: haga clic para ampliar la sección Acerca de esta factura . En Propietario, haga clic en el menú desplegable y seleccione un propietario.
   • Ver propiedades de la factura: haga clic para expandir la sección Acerca de esta factura y ver las propiedades de la factura.
   • Ver historial de facturas: haga clic para ampliar la sección Historial y ver una cronología del historial de la factura.
   • Ver pagos realizados: haga clic para ampliar la sección Pagos y ver los pagos de la factura.
   • Ver asociaciones: haga clic para expandir una sección [objeto] y ver los detalles del objeto asociado. Más información sobre cómo añadir y eliminar asociaciones.

Administrar facturas en borrador 

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   
   • Editar: seguir ajustando la factura.
   • Ver historial de propiedades externalLink: compruebe los valores de propiedad anteriores de la factura.
   • Clonar: crear una nueva factura con los mismos datos.
   • Borrar: borra el borrador de factura.

Editar facturas finalizadas

Si se ha activado el ajuste para editar facturas, podrá editar las facturas finalizadas desde la página de índice de facturas. Una vez guardados los cambios, se recomienda enviar una comunicación al cliente para informarle de que la factura ha cambiado, incluyendo los detalles de los cambios.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Editar.
4. Para editar los datos del contacto, sitúese sobre él y haga clic en el icono edit editar. Actualice los datos de contacto en el panel derecho y haga clic en Guardar. La edición de los datos de contacto actualizará el registro del contacto en el CRM.
5. Para sustituir el contacto, haga clic en el icono replace reemplazar. Seleccione un nuevo contacto en el panel derecho.
6. Para editar los datos de la empresa, sitúese sobre ella y haga clic en el icono edit editar. Actualice la información de la empresa en el panel derecho y haga clic en Guardar. Al editar la empresa se actualizará el registro de empresa en el CRM.
7. Para sustituir la empresa, haga clic en el icono replace icono de sustitución. Seleccione la empresa en el panel derecho.
8. Para añadir una dirección de facturación diferente, haga clic en Editar en Dirección de facturación. En el panel derecho, introduzca los datos de la dirección y haga clic en Aplicar.
9. Para añadir una dirección de envío diferente, haga clic en Editar en Dirección de envío. En el panel derecho, introduzca los datos de la dirección y haga clic en Aplicar.
10. Para cambiar la fecha de facturación, haga clic en el campo Fecha de facturación . Haz clic en el selector de fechas y selecciona una fecha.
11. Para cambiar las condiciones de pago, en la parte superior derecha, haga clic en el menú desplegable Condiciones de pago y seleccione una condición de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado. Si se ha activado el ajuste de envío automático de correos electrónicos recordatorios, los correos electrónicos se enviarán en función de esta fecha.
12. Cualquier propiedad personalizada que se haya configurado en los ajustes de la factura se mostrará a la derecha, bajo Siguiente número de factura. Edite los valores de las propiedades personalizadas. Si el ajuste para permitir a los usuarios anular estos campos ha sido activado:
    
    1. Haga clic en add Añadir campo personalizado. Seleccione las propiedades de factura personalizadas existentes de la lista, busque la propiedad personalizada que desea utilizar o haga clic en Crear nueva propiedad de factura externalLink para ajustar una nueva propiedad de factura personalizada.
    2. Haga clic en el icono delete eliminar situado junto a una propiedad personalizada para eliminarla de la factura.
13. Actualice los elementos de pedido.

14. Editar cualquier impuesto:

    • Automatizar el cálculo de impuestos (BETA): calcular automáticamente los impuestos en función de la dirección de la factura.
    • Añadir impuestos a elementos de pedido individuales: añada impuestos basados en elementos de pedido de su biblioteca de impuestos.
    • Añadir un impuesto único a la factura: añade un impuesto único a toda la factura.

15. Añadir o editar abono para ajustar el saldo de una factura con abono (BETA). Más información sobre los abonos.

    • Para cambiar el abono aplicado a una factura, haga clic en el menú desplegable Abono y seleccione un abono. Introducir la cantidad de crédito en el campo Cantidad aplicada .
    • Para eliminar un abono existente, haga clic en el icono delete borrar situado junto al abono.
      
      
    • Para añadir un abono, en la tabla Resumen , en Total, haga clic en + Añadir crédito disponible.
      
      
    • Haga clic en el menú desplegable Abono y seleccione un abono.
    • Introducir la cantidad de crédito en el campo Cantidad aplicada .
16. En el campo Comentarios , actualice o añada sus comentarios.
    • Utilice las opciones de texto de la parte inferior del campo de texto para dar formato al texto, añadir un hipervínculo o insertar un fragmento (puede utilizar fragmentos para crear trozos de texto. Por ejemplo, si utiliza regularmente los mismos términos en una factura, podría crearlo como fragmento para utilizarlo cada vez que añada comentarios a una factura). 
    • Puedes añadir un comentario por defecto que aparecerá en cada factura en los ajustes de factura.
17. En la sección Cobranzas , actualice los ajustes de los pagos. Más información sobre la configuración del cobro de pagos.
18. Para acceder a los ajustes avanzados, haga clic en Ajustes avanzados. Puede personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Más información sobre los ajustes avanzados de la factura.
19. Haga clic en Actualizar factura en la parte superior derecha. En el cuadro de diálogo, haga clic en Actualizar para confirmar. 

Administrar facturas finalizadas

Gestione las facturas finalizadas desde la página de índice, incluido el registro de pagos manuales, el cargo manual de un método de pago almacenado, la anulación y eliminación de facturas, etc.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:

• • Registrar un pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno ya existente. Tras seleccionar esta opción:
    • Para crear un nuevo registro de pago, en el panel derecho, añada los campos de detalles del pago y, a continuación, haga clic en Registrar pago. El pago aparecerá en la tarjeta de pagos al ver los detalles de la factura.
    • Para aplicar un pago existente a la factura, en el panel derecho, haga clic en la pestaña Aplicar existente . Buscar un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. El pago aparecerá en la tarjeta de pagos al ver los detalles de la factura.

• • • Para anular el pago de la factura, elimine el pago registrado:

• • • • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
      • Haz clic en el nombre de la factura.
      • En el panel derecho, desplácese hasta la tarjeta Pagos .
      • Haga clic en Ver pago asociado. 
      • En la página de índice, haga clic en la cantidad del pago.
      • En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Eliminar.
      • Haz clic en Eliminar registro para confirmar.

• • Ver factura externalLink: abre la factura en una pestaña separada del navegador.
  • Ver historial de propiedades externalLink: ver los valores de propiedad anteriores de la factura.
  • Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
  • Enviar por correo electrónico: envíe la factura a través de un correo electrónico. Más información sobre el envío de facturas por correo electrónico.
  • Descargar: descargar un PDF de la factura.
  • Editar recordatorios: borra un recordatorio de una factura próxima.

• • Cargar método de pago: carga la factura a un método de pago almacenado por el comprador. Tanto usted como el comprador recibirán un recibo por correo electrónico.
  • Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.

• • Borrar: borrar la factura. Si no puede borrar, asegúrese de que elajuste para borrar facturas ha sido activado. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: los números de factura seguirán incrementándose secuencialmente a partir de la última factura creada (incluso si esta u otra factura ha sido eliminada). Por lo tanto, la eliminación de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de facturas. La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debe consultar con su equipo de contabilidad para garantizar la conformidad con sus sistemas actuales.

• • Anular: marcar la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no podrás cobrar el pago de la factura ni anularla. Luego no podrás deshacerlo.
    • Si se ha efectuado un pago online contra la factura, no es posible anular la factura, aunque se emita un reembolso.
    • Si se registró un pago manual de la factura, el pago se debe eliminar antes de poder anular la factura.

Filtrar y exportar facturas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haga clic en advancedFilters Filtros avanzados en la parte superior de la tabla.
   
   
3. En el panel derecho, busque y seleccione la propiedad por la que desea filtrar y, a continuación, ajuste los criterios de filtrado.
4. Para seleccionar otra propiedad y añadirla al filtro, haga clic en + Añadir filtro.
5. Para filtrar por la propiedad que ha seleccionado, o por otro filtro, en O, haga clic en + Añadir grupo de filtros.
6. Haz clic en la X de la parte superior derecha del panel cuando hayas ajustado los filtros. Más información sobre cómo ajustar los filtros y guardar las vistas.
7. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
8. Para exportar un archivo CSV, XLS o XLSX de sus facturas:
   
   • Haga clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla. En el cuadro de diálogo:
     • Introducir un nombre de exportación en el campo Nombre de exportación .
     • Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione un formato.
     • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
     • Haga clic para ampliar la sección Personalizar y personalizar aún más la exportación:
       • En Propiedades incluidas en la exportación , seleccione las propiedades que desea incluir en la exportación.
       • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el nombre de la factura).
       • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
     • Haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Enviar facturas creadas

Después de crear una factura, puede compartirla a través de un correo electrónico, utilizando un enlace directo, descargando un PDF o insertando facturas mientras redacta mensajes en los registros de CRM y en la bandeja de entrada de conversaciones.

Más información sobre la automatización de facturas.

Enviar la factura por correo electrónico

Para enviar la factura por correo electrónico:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Enviar por correo electrónico.
4. En la pestaña Enviar factura por correo electrónico, ajuste su correo electrónico:
   • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección de correo electrónico, haga clic en elmenú desplegable y seleccione un contacto. También puedes introducir una nuevadirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto después del envío.
   • Para agregar una dirección de correo electrónico alcampo CC, haz clic en Agregar destinatarios CC. Haga clic en elmenú desplegable y seleccione los contactos, o introduzca direcciones de correo electrónico personalizadas . Puede añadir hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
   • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en los ajustes de la factura, el campoDe se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido una dirección de correo electrónico predeterminada, pero el ajuste para permitir a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal u otros correos electrónicos del equipo está activado, puede seleccionar una dirección de correo electrónico diferente.
   • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
   • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se esté utilizando para unabandeja de entrada conectada a , incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico compartidas de equipos, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
   • Edita tu asunto.
   • Añade el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
5. As usted actualiza los campos, una vista previa en vivo se mostrará a la derecha de los campos. Para enviar elcorreo electrónico:
   • Haga clic en Enviar factura por correo electrónico para enviar el correo electrónico tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura y un enlace para verla en su navegador, junto con una versión en PDF de la factura como archivo adjunto.
   • Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haga clic en Crear correo electrónico personalizado en su CRM.

Envía la factura mediante un enlace o PDF

Para enviar la factura a través de un enlace, o descargar un PDF de la factura:

Nota: si envía una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Última fecha de envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   • Copiar enlace: copia el enlace de la factura.
   • Descargar: descargue una versión en PDF de la factura.

Insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones

Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Bandeja de entrada.
2. En la parte inferior izquierda, haz clic en Redactar.
3. En el editor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
4. Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.

Tras seleccionar una factura, se añadirá al mensaje un hipervínculo a la misma.

Revisar el historial de ediciones

Puede ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron la acción y la fecha y hora en que se produjo la acción.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. Desplácese hasta la ficha Historia .
4. Utilice la barra de búsqueda para buscar actividades en .

Pasos siguientes

• Utiliza facturas con las integraciones contables creadas por HubSpot, como QuickBooks y Xero.
• Gestione sus pagos.
• Crear y enviar cotizaciones.
• Crear suscripciones.