Gestionar facturas
Última actualización: febrero 20, 2025
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
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Una vez creadas las facturas, puede gestionarlas desde la página de índice de facturas, al igual que gestiona otros registros de CRM.
Administrar facturas
Para administrar las facturas:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haz clic en el nombre de la factura.
- En el panel de la derecha, puedes establecer el propietario de la factura utilizando el campo Propietario, ver sus propiedades, revisar los pagos realizados y gestionar sus asociaciones, incluidas la adición de contactos y empresas adicionales.
Administrar facturas en borrador
Para las facturas en borrador, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones situado en la parte superior derecha:- Editar: seguir configurando la factura.
- Ver el historial de la propiedad: consultar los valores anteriores de la propiedad para la factura.
- Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.
- Eliminar: eliminar el borrador de factura.
Administrar facturas finalizadas
Para las facturas finalizadas, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones situado en la parte superior derecha:
- Editar: si se ha activado la configuración para editar facturas, los superadministradores y los usuarios con permisos de edición de facturas pueden editar las facturas finalizadas desde la página de índice de las facturas. Una vez guardados los cambios, se recomienda enviar una comunicación al cliente para informarle que la factura ha cambiado, incluyendo los detalles de los cambios.
Nota:
- No se puede editar una factura si ya se ha realizado un pago.
- Si el cliente está procesando un pago mientras editas la factura, guardar los cambios cancelará el proceso de pago en curso. Si el pago se realiza primero, la edición se desactivará.
- Las facturas creadas a partir de suscripciones no se pueden editar.
- Registrar un pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno ya existente. Tras seleccionar esta opción:
- Para crear un nuevo registro de pago, rellena los campos de detalles del pago en la barra lateral derecha y luego haz clic en Registrar pago. El pago aparecerá en la sección Pagos al ver los detalles de la factura.
- Para aplicar un pago existente a la factura, en la barra lateral derecha haz clic en la pestaña Aplicar existente. Luego, busca un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. El pago aparecerá en la sección Pagos al ver los detalles de la factura.
Nota: al marcar manualmente la factura como pagada, los contactos no recibirán un recibo de pago automáticamente. Si se requiere un recibo, puedes enviar uno al contacto desde la página de índice de pagos.
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- Para eliminar un pago:
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- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haz clic en el nombre de la factura.
- En la barra lateral derecha, en la sección Pagos, haz clic en Ver pago asociado.
- Haz clic en el valor del pago.
- En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego en Eliminar.
- Haz clic en Eliminar registro para confirmar.
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- Ver factura: abrir la factura en otra pestaña del navegador.
- Ver el historial de la propiedad: consultar los valores anteriores de la propiedad para la factura.
- Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
- Enviar: enviar la factura a través de un correo electrónico. Más información sobre el envío de facturas por correo electrónico.
- Descargar: descargar un PDF de la factura.
- Editar recordatorios: borra un recordatorio de una factura próxima.
- Cobrar al método de pago: carga la factura al método de pago almacenado de un cliente. Tanto tú como el cliente recibiréis un recibo por correo electrónico.
- Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.
- Eliminar: si se ha activado la configuración para eliminar facturas, los superadministradores y los usuarios con permisos de edición de facturas pueden eliminar las facturas finalizadas desde la página de índice de facturas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.
Nota: los números de factura seguirán incrementándose secuencialmente a partir de la última factura creada (incluso si esta u otra factura ha sido eliminada). Por lo tanto, la eliminación de una factura puede generar una brecha permanente en la numeración de las facturas. La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.
- Anular: marcar la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no podrás cobrar el pago de la factura ni anularla. Esta acción no se puede deshacer.
- Si se efectuó un pago en línea de la factura, no es posible anularla, incluso si se emite un reembolso.
- Si se registró un pago manual de la factura, el pago se debe eliminar antes de poder anular la factura.
Filtrar y exportar facturas
Para filtrar la página de índice por propiedades específicas de la factura:- Haz clic en Filtros avanzados en la parte superior izquierda.
- En el panel de la derecha, haz clic en + Agregar filtro para configurar un nuevo filtro.
- Busca y selecciona la propiedad por la que deseas filtrar y luego establece los criterios de filtrado.
- Para seleccionar otra propiedad, haga clic en Y> u O.> Más información sobre cómo ajustar filtros y guardar vistas.
- Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haz clic en Editar columnas en la parte superior derecha.
- Haz clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla para exportar todas tus facturas, o selecciona las casillas de verificación situadas junto a las facturas que deseas exportar y luego haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.
Enviar facturas creadas
Después de crear una factura, puedes compartirla a través de un correo electrónico, utilizando un enlace directo, descargando un PDF o insertando facturas mientras redactas mensajes en los registros del CRM y en la bandeja de entrada de conversaciones.
Si quieres automatizar el envío de facturas, sigue estos pasos.
Enviar la factura por correo electrónico
Para enviar la factura por correo electrónico:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haz clic en el nombre de la factura.
- En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
- En la pestaña Enviar factura por correo electrónico, configura los campos de tu dirección de correo electrónico:
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- El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un nuevo registro de contacto después del envío.
- Para añadir una dirección de correo electrónico al campo CC , haz clic en Añadir destinatarios CC. Haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
- Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de la factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos de equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.
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- Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
- Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección del campo De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que está siendo utilizada en una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
A medida que actualices los campos, se mostrará una vista previa a la derecha de los campos. Para enviar el correo electrónico:
- Haz clic en Enviar correo electrónico de factura para enviar el correo tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador y una versión PDF de la factura como adjunto.
- Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haz clic en Crear correo electrónico personalizado en tu CRM.
Envía la factura mediante un enlace o PDF
Para copiar un enlace para enviar la factura o descargar un PDF de la factura:
Nota: si envías una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Fecha de último envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haz clic en el nombre de la factura.
- En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
- Haz clic en la pestaña Copiar enlace, descargar PDF. Aparecerá una vista previa de la factura en la parte derecha de la ventana.
- Haz clic en Copiar enlace para copiar un enlace a la factura.
- Haz clic en Descargar para descargar un PDF del recibo.
- Haz clic en X o en Cerrar cuando hayas terminado.
Insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones
Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:
- En el editor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
- Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.
Tras seleccionar una factura, se agregará un hipervínculo al mensaje utilizando el número de factura.
Obtener el enlace de una factura para compartirla
Para obtener el enlace de una factura para compartirla en tu plataforma preferida:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haz clic en el nombre de la factura.
- En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Copiar enlace.
- Luego, puedes insertar el enlace en tu plataforma de mensajería preferida y el comprador puede hacer clic en el enlace para ver la factura en la URL que configuraste durante la creación de la factura.
Revisar el historial de ediciones
Puedes ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron cada acción y la fecha y hora en que se llevó a cabo cada acción.
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haz clic en el nombre de la factura.
- En el panel derecho, desplázate hacia abajo hasta el panel del historial.
Nota: actualmente, las integraciones de cuentas creadas por HubSpot, como Quickbooks Online y Xero, no admiten la sincronización de facturas desde HubSpot. Sin embargo, puedes exportar tus registros de facturas y subirlos a tu sistema contable. Para suscribirte a las actualizaciones sobre nuevas funciones de integración de facturas, como la sincronización de facturas, llena este formulario.