Gestionar la facturación recurrente y los pagos con suscripciones

Las suscripciones te permiten automatizar la gestión de las suscripciones y la facturación recurrente desde el CRM. Utiliza las suscripciones para automatizar los pagos recurrentes con tus clientes o enviar facturas recurrentes solicitando el pago. 

• Cómo funcionan las suscripciones
• Cómo crear suscripciones
• Cómo gestionar las suscripciones

Cómo funcionan las suscripciones

Las suscripciones se pueden configurar de dos maneras:

Pagos recurrentes: automatiza el cobro de los pagos. HubSpot cobrará automáticamente al comprador en función de la frecuencia de facturación que establezcas en el enlace de pago o cotización, por lo que no necesitas crear enlaces de pago o cotizaciones independientes para cobrar los pagos de suscripción.

Facturación recurrente: automatiza la facturación de los clientes. Envía facturas utilizando una frecuencia de facturación recurrente para solicitar el pago. Las facturas pueden ser pagaderas a la recepción o tener condiciones de pago neto.

Para recibir pagos de suscripciones a través de enlaces de pago y cotizaciones, también tendrás que configurar uno de los siguientes procesadores de pagos:

• HubSpot payments: configura HubSpot payments, el procesador de pagos integrado de HubSpot, que está disponible para las cuentas Starter, Professional, y Enterprise.
• Procesamiento de pagos Stripe: conecte su cuenta Stripe existente para utilizar Stripe para el procesamiento de pagos, que está disponible para todas las suscripciones.

¿Crear suscripciones?

A continuación, aprende cómo cobrar automáticamente a los clientes sus suscripciones mediante enlaces de pago y cotizaciones, o cómo enviar facturas recurrentes para cobrar los pagos de las suscripciones.

Recopilar pagos recurrentes

Las suscripciones se configuran automáticamente cuando un comprador adquiere un elemento de pedido recurrente. Si no ha configurado un enlace de pago o un presupuesto para cobrar el pago de su comprador, siga los pasos para crear un enlace de pago o un presupuesto. O puedes crear un enlace de pago directamente desde la página de índice de Suscripciones:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear suscripción.
• Haz clic en Utilizar un enlace de pago para cobrar una suscripción automáticamente.
• En el panel derecho, rellena los detalles del elemento de pedido.
• O bien, haga clic en Cancelar y continúe para crear el enlace de pago.

Enviar facturas recurrentes

Para automatizar la facturación de los clientes:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear suscripción.
• Haz clic en Enviar automáticamente facturas recurrentes a los clientes.

• Añade un contacto y una empresa a la suscripción. Añadir una empresa es opcional, pero la suscripción debe tener un contacto.
• Opcionalmente, añade una dirección de facturación. Aparecerá en las facturas enviadas al cliente.
• Añada sus partidas a .
• En Payment Collection, haga clic en el menú desplegable Payment due y seleccione when the payment will be due.

• Para aceptar pagos en línea, deja activada la alternación Incluir un enlace de pago para pagos en línea. Las opciones preconfiguradas en esta pantalla reflejan lo que hay configurado en en los ajustes de pago.
  • Selecciona o desactiva las casillas de verificación Formas de pago aceptadas para elegir los tipos de pago que aceptarás para esta suscripción.
  • Selecciona o desactiva la casilla de verificación Solicitar dirección de facturación en compras con tarjeta de crédito para elegir si quieres obtener la dirección de facturación de tus clientes.
  • Selecciona o desactiva la casilla de verificación Solicitar dirección de envío para elegir si quieres obtener la dirección de envío de tus clientes.

• O bien, desactiva la opción Incluir un enlace de pago para pagos en línea , si piensas aceptar pagos utilizando un método diferente.
• Haga clic en la opción Configuración avanzada para aplicar la configuración a las facturas asociadas a esta suscripción:
  • Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios de la factura. Puedes utilizar las opciones de texto situadas en la parte inferior del campo de texto para dar formato a tu texto, agregar un hipervínculo o insertar un fragmento. Aprenda a añadir un comentario predeterminado que aparecerá en todas las facturas en la configuración de facturas.
  • En Entrega de facturas, seleccione la casilla de verificación Enviar automáticamente facturas por correo electrónico al cliente en cada fecha de facturación para enviar automáticamente las facturas al cliente en la fecha de facturación. Los correos electrónicos recordatorios se gestionan a través de los ajustes de su factura.
  • En Número de identificación fiscal de la factura, seleccione cualquier número de identificación fiscal que deba incluirse en la factura. Aprenda a añadir identificadores fiscales en la configuración.
  • Haga clic en el menú desplegable Idioma y seleccione un idioma .
  • Haz clic en el menú desplegable Locale y selecciona una locale.

• Cuando haya terminado, en la parte superior derecha, haga clic en Crear.

• Confirma la creación de la suscripción en el cuadro de diálogo haciendo clic en Crear, o haz clic en Cancelar para volver atrás y editar la suscripción.

Crea una suscripción a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Haz clic en el nombre del registro.
  • Para contactos y empresas, la barra lateral derecha, en la sección Suscripciones, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
    • Crear nueva suscripción: crea una nueva suscripción para el contacto o empresa.
    • Agregar suscripción existente: asocia una suscripción existente al contacto o empresa.

• •  
  • Para negocios, en la barra lateral derecha, en la sección Suscripciones, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
    
    • Convertir negocio en suscripción: crea una suscripción utilizando la información del negocio, incluidas las partidas asociadas.
    • Crear nueva suscripción: crea una nueva suscripción para el contacto o empresa.
    • Agregar suscripción existente: asocia una suscripción existente al contacto o empresa.

• • • O bien, puede crear una suscripción desde el editor de partidas de una operación.

Crear una suscripción a partir de un presupuesto publicado

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Haga clic en el nombre  del acuerdo.
• Vaya a la sección Citas en la barra lateral derecha.
• Pase el ratón por encima de una cotización existente, haga clic en Acciones y, a continuación, haga clic en Convertir cotización en suscripción.

El proceso de suscripción

Cuando un comprador adquiere un elemento de pedido recurrente, ocurre lo siguiente:

• Tanto tú como esa persona recibirán una notificación correspondiente al primer pago. 
  
  

  Recibo del comprador	Recibo del comerciante

• HubSpot creará un registro de suscripción para realizar un seguimiento de la facturación y los pagos recurrentes.
  • Para las suscripciones de pago automático desde presupuestos y enlaces de pago, el registro de suscripción se asociará automáticamente al contacto que pagó, y a cualquier oferta que esté asociada a los presupuestos o enlaces de pago que se pagaron.
  • Para las suscripciones con cobro manual que se convierten a partir de ofertas o transacciones, el registro de suscripción se asociará automáticamente con el contacto, la empresa, la transacción y la oferta desde la que se convirtió.

Nota: no se creará una nueva operación para pagos periódicos, incluso si ha activado la opción Permitir que los enlaces de pago creen nuevas operaciones en la configuración de enlaces de pago. Los pagos recurrentes se registrarán en el registro de suscripción, que está asociado a cualquier negocio al que esté asociada la suscripción.

• • Los elementos de pedido que tengan la misma frecuencia, condiciones y fecha de inicio de facturación y el mismo número de pagos se incluirán en el mismo registro de suscripción, ya que pueden facturarse juntos.
  • Los elementos de pedido cuya frecuencia, plazos y fechas de inicio de facturación sean diferentes, al igual que el número de pagos, se incluirán en registros de suscripción independientes. Por ejemplo, si un enlace de pago incluye dos elementos periódicos, uno mensual y otro anual, se crearán dos registros de suscripción. Del mismo modo, si un enlace de pago contiene dos elementos periódicos con diferentes plazos de facturación, se crearán dos registros de suscripción.
  • Si se hacen pagos recurrentes a través de débito bancario, como ACH, se creará un registro de suscripción una vez que estos se autoricen y envíen, incluso si aún están pendientes.

• Si ha seleccionado Renovar automáticamente hasta que se cancele en el menú desplegable Condiciones de facturación de su partida, no habrá una fecha de finalización asociada a la suscripción. Para establecer una fecha de finalización, selecciona Número fijo de pagos en el menú desplegable Términos de facturación, y elige el número de pagos que debe tener la suscripción en el menú desplegable Número de pagos. HubSpot establecerá automáticamente la fecha de finalización en función del número de pagos establecidos. Por ejemplo, si el enlace de pago se utilizó el 1 de marzo y el menú desplegable Número de pagos se estableció en 6, la fecha de finalización se fijaría automáticamente en el 1 de septiembre.

• Al llegar la siguiente fecha de vencimiento del pago, HubSpot cobrará automáticamente a cada cliente utilizando el método de pago con el que hizo inicialmente la compra. Si el cliente necesita actualizar este método de pago, puede enviarle un enlace para actualizarlo.
• Cada vez que se haga el cobro, HubSpot enviará al comprador un recibo por correo electrónico y se actualizarán las propiedades del registro de suscripción en HubSpot. También puede activar los correos electrónicos recordatorios para notificar al comprador 14 días antes de su próximo pago de suscripción. 
• HubSpot enviará notificaciones por correo electrónico a los administradores de la cuenta cuando se realice o falle un pago de suscripción. Puedes desactivar estas notificaciones dentro de tu configuración de notificaciones.

Ver suscripciones

Puedes ver las suscripciones desde la página de índice de suscripciones o desde los registros de contacto, empresa, negocio y pago asociados a una suscripción. Puedes comprobar el estado de una suscripción, editar la suscripción o enviarle un enlace al comprador para que actualice su método de pago.

Ver suscripciones en la página de índice de suscripciones

Utiliza la página de índice de suscripción para ver todas las suscripciones, crear y utilizar vistas guardadas para filtrar las suscripciones por criterios específicos.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
• La página de índice de suscripciones incluye dos visualizaciones predeterminadas, a las que puedes acceder haciendo clic en las pestañas Sin pagar y Programado, situadas encima de la tabla. Estas vistas filtran las suscripciones en función de la propiedad Estado. Más información sobre los estados de la suscripción.
• Utiliza los menús desplegables Estado y Próxima fecha de vencimiento del pago para filtrar rápidamente todas las suscripciones por esos atributos. O haz clic en Filtros avanzados para configurar criterios de filtrado adicionales.
• Para guardar una vista para utilizarla en el futuro, haz clic en el icono Guardar situado en la parte superior derecha de la tabla.
• Para ver los detalles completos de una suscripción o editar la suscripción, haz clic en la suscripción nombre.

Más información sobre la visualización y el filtrado de registros en en la página del índice.

Ver suscripciones en registros de CRM asociados

Para ver una suscripción desde uno de sus registros asociados:

• Ve a los registros:
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
• Haz clic en el nombre del registro asociado a la suscripción.
• Usando la barra lateral derecha, desplázate hasta la tarjeta Suscripciones para ver el estado de la suscripción y la fecha de inicio.

• Para obtener más información, pasa el cursor sobre el nombre de la suscripción y haz clic en Vista previa.

• En el panel derecho, revisa los detalles de la suscripción y edita la suscripción según sea necesario. 

Estados de la suscripción

A continuación, obtén más información sobre lo que significa cada suscripción:

• Activo: todos los pagos programados se han procesado.
• Sin pagar: ha fallado el pago programado para el ciclo de facturación actual. Se enviará un correo electrónico al comprador solicitándole que actualice su información de pago. Obtenga más información sobre cómo abordar los pagos fallidos de suscripciones en .
• Cancelado: la suscripción ha sido cancelada antes del plazo. No se cobrará a los compradores por las suscripciones canceladas.
• Vencido: se ha cobrado al comprador según el plazo de facturación inicial y no se esperan más cargos. No se cobrará a los compradores por las suscripciones caducadas.
• Programado: la facturación de la suscripción se ha retrasado para comenzar en el futuro, como se muestra en la propiedad Fecha de inicio. 

Gestionar suscripciones

Activar los correos de recordatorio del pago

Puedes enviar un correo electrónico de recordatorio del pago a tus clientes 14 días antes de la fecha de pago de la suscripción.

Nota: para las suscripciones que cobran a través de domiciliación SEPA, el recordatorio de próximo pago se envía automáticamente dos días antes de la fecha de facturación por motivos de cumplimiento.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a Pagos.
• Haz clic en la pestaña Notificaciones.
• Haz clic para activar el recordatorio del próximo pago.

• Haz clic en Guardar.

En adelante, se enviará a cada comprador un recordatorio por correo antes de su próximo pago. También puedes usar workflows para enviar notificaciones sobre el próximo pago de una suscripción.

Modificar los registros de suscripciones

Si necesita actualizar una suscripción existente, como sus partidas, la próxima fecha de vencimiento del pago, el método de pago y el contacto asociado, consulte este artículo.

Cancelar las suscripciones

Si un comprador pide cancelar su suscripción, puedes hacerlo a través del registro de suscripción en HubSpot. Esta se cancelará inmediatamente y no se cobrará más al cliente. Puedes esperar a que finalice el plazo de facturación para dar la baja, o cancelar la suscripción y hacer un reembolso por los días en los que no se utilizó el servicio. Si cancelas una suscripción que tiene un pago pendiente por débito bancario, como por ACH, el pago pendiente no se cancelará ni se reembolsará automáticamente, por lo que será necesario hacer un reembolso por ese pago pendiente.

Nota: si no tienes política de reembolsos, recomendamos cancelar la suscripción lo más cerca de la fecha de facturación que sea posible.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.

• En la página de índice de suscripciones, haz clic en el nombre de la suscripción.
• En la parte superior derecha del panel, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Cancelar suscripción.
• En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla Entiendo que no se le cobrará de nuevo al cliente o clienta.
• Haz clic en Crear suscripción.

El cliente recibirá un correo electrónico confirmando la cancelación de la suscripción.

Si cancelaste la suscripción antes de que finalizara el plazo de facturación, obtén más información sobre cómo hacer un reembolso desde el panel de pagos. También puedes crear un workflow basado en la suscripción para enviar una notificación a tu equipo cuando venza el próximo pago de un cliente para recordarle que cancele la suscripción.

Eliminar una suscripción

Las suscripciones canceladas o caducadas pueden eliminarse. La eliminación de la suscripción es permanente y no puede deshacerse. Para obtener una copia de las suscripciones antes de eliminarlas, exporte sus datos de suscripción.

Para eliminar una suscripción:

• En la página de índice de suscripciones, haz clic en el nombre de la suscripción.
• En la parte superior derecha del panel, haga clic en Acciones y seleccione Eliminar suscripción.
• Haga clic en Eliminar suscripción.

Exportar suscripciones

Para exportar sus suscripciones:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.

• Para abrir la vista que desea exportar:
  • En listView vista de lista, haga clic en la pestaña de la vista o haga clic en + Añadir vista y, a continuación, seleccione la vista en el menú desplegable. Para exportar todos los registros de ese objeto, abre la vista Todos [registros].
  • En la vista del Tablero grid (sólo tratos, tickets u objetos personalizados), haz clic en el menú desplegable pipeline y selecciona el pipeline con la vista que quieras exportar, luego haz clic en el menú desplegable view y selecciona la vista . Para exportar todos los registros de la pipeline, abre la vista Todos [los registros].
• Para exportar los registros:
  • En la listView vista de lista, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Exportar.

• • En la grid vista de tablero, en la parte superior derecha del tablero, haz clic en Opciones del panel, y luego selecciona Exportar vista.
• En el cuadro de diálogo, para escoger el formato del archivo exportado, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona el formato de archivo.
• Para elegir el idioma para los encabezados de columna en el archivo exportado, haz clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y, a continuación, selecciona el idioma. Por defecto, el menú desplegable mostrará el idioma predeterminado que hayas seleccionado en tus ajustes. Los encabezados de columna de las propiedades predeterminadas se traducirán, pero los valores de propiedad de cada columna no se traducirán al idioma seleccionado.

• Por opción predeterminada, sólo se incluirán en el archivo las propiedades y asociaciones de la vista y, en el caso de las asociaciones, se incluirán hasta mil registros asociados por columna de asociación. Para editar qué propiedades y asociaciones se incluyen, haz clic en Personalizar y, a continuación, selecciona una de las siguientes opciones:
  • Contactos con múltiples direcciones de correo electrónico: selecciona la casilla de verificación Incluir todas las direcciones de correo electrónico para incluir todas las direcciones de correo electrónico de los contactos con múltiples correos electrónicos en el archivo de exportación.
  • Empresas con múltiples dominios: selecciona la casilla de verificación Incluir todos los dominios para incluir todos los nombres de dominio de las empresas con múltiples dominios en el archivo de exportación.
  • Propiedades incluidas en la exportación: las opciones incluyen Propiedades y asociaciones en tu vista (predeterminada), Todas las propiedades en los registros (es decir, sin asociaciones), o Todas las propiedades y asociaciones en los registros. El orden de las columnas en el archivo de exportación depende de la opción seleccionada:
    • Si sólo exporta propiedades en la vista, las columnas se muestran en el mismo orden de propiedades ajustado para la vista.
    • Si exportas todas las propiedades, las columnas se muestran en orden alfabético, a excepción del ID de registro que se muestran en la primera columna del archivo. Si exportas todas las propiedades y asociaciones, al final se incluyen las asociaciones.
  • Asociaciones incluidas en la exportación: las opciones incluyen Hasta 1.000 registros asociados (predeterminada), o Todos los registros asociados (sólo archivos CSV).

• Haz clic en Exportar. Recibirás un correo electrónico con un enlace para descargar tu archivo de exportación. Los enlaces de descarga para exportar archivos caducarán después de 30 días.

Si los registros que exportas tienen registros asociados, cada objeto asociado tendrá su propia columna: Dependiendo del objeto que estés exportando, puedes exportar información sobre contactos asociados, empresas, negocios, tickets, registros de objetos personalizados, elementos de pedido, suscripciones o pagos. Para cada objeto asociado, el archivo exportado contiene los siguientes encabezados e información:

• ID de objetos asociados: los ID de registros asociados de . Los múltiples valores de identificación se separan con punto y coma.
• [Objeto] asociado: nombre del registro asociado (por ejemplo, nombre del contacto, nombre de la empresa, etc.). Los nombres de múltiples registros se separan con punto y coma.

Usar las suscripciones en otras herramientas de HubSpot

Puedes utilizar los datos de las suscripciones en otras herramientas de HubSpot, entre ellas, los workflows, las listas y los informes.

• Configura workflows basados en las suscripciones para automatizar acciones basadas en esta información. Por ejemplo, puedes enviar una notificación interna a tu equipo cuando una suscripción haya vencido, o cambiar automáticamente al propietario de la suscripción. En este artículo encontrarás más información sobre los desencadenantes de inscripción a workflows por suscripciones.
• Haz un seguimiento de los ingresos recurrentes usando la herramienta de análisis de suscripciones, o genera informes personalizados con base en los datos de las suscripciones. Al crear un informe de este tipo, asegúrate de seleccionar las suscripciones como fuente de datos, o el objeto único si estás generando un informe personalizado de un objeto único.
  
• Segmenta a tus contactos o empresas en listas basadas en las propiedades de las suscripciones. Por ejemplo, crea una lista de contactos con una cierta fecha de finalización de la suscripción y, a continuación, envía un correo electrónico animándoles a renovar.