Hantera fakturor

När du har skapat fakturor kan du visa, redigera, hantera, annullera, radera, spåra och exportera dem från fakturans indexsida.

Hantera fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. I den högra panelen redigerar du detaljerna för fakturan:
   • Ange en ägare: klicka för att expandera avsnittet Om den här fakturan . Under Ägare klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en ägare.
   • Visa fakturans egenskaper: klicka för att expandera avsnittet Om den här fakturan för att visa fakturans egenskaper.
   • Visa fakturahistorik: klicka för att expandera avsnittet Historik för att visa en tidslinje med historik för fakturan.
   • Visa gjorda betalningar: klicka för att expandera avsnittet Betalningar för att visa betalningar mot fakturan.
   • View associations: klicka för att expandera ett [objekt] -avsnitt för att visa detaljerna för det associerade objektet. Läs mer om hur du lägger till och tar bort Associations.

Hantera utställda fakturor 

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj ett alternativ:
   
   • Redigera: Fortsätt att ställa in fakturan.
   • Visa historik över Egenskap externalLink: kontrollera tidigare värden på Egenskap för fakturan.
   • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
   • Radera: radera utkastet till faktura.

Redigera slutbehandlade fakturor

Om inställningen för att redigera fakturor har aktiverats, kan du redigera slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. När ändringarna har sparats rekommenderas att ett meddelande skickas till kunden för att informera om att fakturan har ändrats, med uppgifter om ändringarna.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj en Redigering.
4. Om du vill redigera kontaktuppgifterna håller du muspekaren över kontakten och klickar på edit redigera-ikonen. Uppdatera kontaktuppgifterna i den högra panelen och klicka på Spara. Om du redigerar kontaktuppgifterna uppdateras kontaktregistret i CRM.
5. Om du vill ersätta kontakten klickar du på replace ikonen Ersätt. Välj en ny kontakt i den högra panelen.
6. För att redigera uppgifter om företaget, håll muspekaren över företaget och klicka på edit redigera-ikonen. Uppdatera informationen om företaget i den högra panelen och klicka på Spara. Om du redigerar företaget uppdateras Företagsregistret i CRM.
7. Om du vill ersätta företaget klickar du på replace ikonen Ersätt. Välj företag i den högra panelen.
8. Om du vill lägga till en annan faktureringsadress klickar du på Redigera under Faktureringsadress. I den högra panelen anger du adressuppgifterna och klickar på Apply.
9. Om du vill lägga till en annan leveransadress klickar du på Edit under Shipping address. I den högra panelen anger du adressuppgifterna och klickar på Apply.
10. Om du vill ändra datum för fakturan klickar du på fältet Datum för faktura. Klicka på datumväljaren och välj ett datum.
11. För att ändra betalningsvillkoren klickar du på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor uppe till höger och väljer en betalningsvillkor. Fältet Due date uppdateras automatiskt så att det matchar den valda terminen. Om inställningen för att skicka ut automatiska påminnelser har aktiverats kommer e-postmeddelandena att skickas baserat på detta datum.
12. Eventuella egna egenskaper som har konfigurerats i fakturans inställningar kommer att visas till höger, under Nästa fakturanummer. Redigera de anpassade egenskapernas värden. Om inställningen för att tillåta användare att åsidosätta dessa fält har aktiverats:
    
    • Klicka på add Lägg till anpassat fält. Välj befintliga anpassade egenskaper för fakturor från listan, sök efter den anpassade egenskap du vill använda, eller klicka på Skapa ny fakturaegenskap externalLink för att skapa en ny egenskap för en anpassad faktura.
    • Klicka på ikonen delete ta bort bredvid en egenskap för att ta bort den från fakturan.
13. Uppdatera radobjekten.

14. Ändra alla skatter:

    • Automatisera skatteberäkningar: beräkna automatiskt skatter baserat på adressen till fakturan.
    • Lägg till skatter på enskilda radobjekt: lägg till radobjektsbaserade skatter från ditt skattebibliotek.
    • Lägg till en engångsskatt på fakturan: lägg till en engångsskatt på hela fakturan.

15. Lägg till eller redigera kreditnota för att justera saldot på en faktura med kredit (BETA). Läs mer om kreditfakturor.

    • Om du vill ändra den kreditnota som tillämpas på en faktura klickar du på rullgardinsmenyn Kreditnota och väljer en kreditnota. Ange kreditbeloppet i fältet Summa som tillämpas .
    • Om du vill ta bort en befintlig kreditnota klickar du på ikonen delete radera ikonen bredvid kreditfakturan.
      
      
      
    • Om du vill lägga till en kreditnota klickar du på + Lägg till tillgänglig kredit i tabellen Sammanfattning under Total.
      
      
      
    • Klicka på rullgardinsmenyn Kreditnota och välj en kreditnota.
    • Ange kreditbeloppet i fältet Summa som tillämpas .
16. Uppdatera eller lägg till dina kommentarer i fältet Kommentarer .
    • Använd textalternativen längst ned i textfältet för att formatera texten, lägga till en hyperlänk eller infoga ett avsnitt (du kan använda avsnitt för att skapa textstycken. Om du till exempel regelbundet använder samma villkor på en faktura kan du skapa det som ett avsnitt som du använder varje gång du lägger till kommentarer på en faktura). 
    • Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.
17. I avsnittet Inkassering av betalningar uppdaterar du eventuella inställningar för betalningar. Läs mer om hur du konfigurerar insamling av betalningar.
18. För att komma åt avancerade inställningar klickar du på Avancerade inställningar. Du kan anpassa språk och lokal för fakturan, liksom fakturans URL. Läs mer om avancerade inställningar för fakturor.
19. Klicka på Uppdatera faktura längst upp till höger. I dialogrutan klickar du på Uppdatera för att bekräfta. 

Hantera slutbehandlade fakturor

Hantera slutbehandlade fakturor från indexsidan, inklusive registrering av manuella betalningar, återkallande av manuella betalningar, manuell debitering av en lagrad betalningsmetod, makulering och radering av fakturor med mera.

Om du vill återbetala en betalning av en faktura kan du läsa mer om återbetalning av betalningar. Det är inte möjligt att makulera fakturor med betalningar gjorda mot dem. Läs mer om makulering av fakturor, inklusive hur du tar bort en betalning som är associerad med en faktura för att möjliggöra makulering.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj ett alternativ:

• • Registrera betalning: markera manuellt att fakturan är betald genom att skapa ett nytt eller använda ett befintligt betalningsregister. När du har valt detta alternativ:
    • För att skapa ett nytt betalningsregister lägger du till betalningsuppgifterna i den högra panelen. Markera kryssrutan Skicka kvitto till kundens e-post för att skicka ett kvitto till den valda kundens e-post. Klicka på Registrera betalning. Betalningen visas på kortet Betalningar när du tittar på fakturans detaljer. Du kan också skicka ett kvitto senare från indexsidan för betalningar.
    • För att tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintlig i den högra panelen. Sök efter ett Betalningsregister med hjälp av summan, ID:t eller e-postadressen till den kontakt som är kopplad till betalningen. Välj betalning och klicka sedan på Apply payment. Betalningen visas på kortet Betalningar när du tittar på fakturans detaljer.

• • • Om du vill ta bort betalningen på fakturan tar du bort den registrerade betalningen (det går inte att ta bort en onlinebetalning):

• • • • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
      • Klicka på namnet på fakturan.
      • I den högra panelen bläddrar du till kortet Betalningar .
      • Klicka på View associated Betalning. 
      • På indexsidan klickar du på summan för betalningen.
      • Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Ta bort.
      • Klicka på Radera register för att bekräfta.

• • Visa faktura externalLink: öppna faktur an i en separat webbläsarflik.
  • Visa historik för egenskaper externalLink: visa tidigare värden för egenskaper för fakturan.
  • Kopiera länk: kopiera URL:en till fakturan för att skicka till en köpare.
  • Skicka via e-post: skicka fakturan via ett e-postmeddelande. Läs mer om hur du skickar e-postmeddelanden med fakturor.
  • Download: ladda ner en PDF av fakturan.
  • Redigera på minnelser: ta bort en påminnelse om en kommande faktura.

• • Debitera betalningsmetod: debitera fakturan till en köpares lagrade betalningsmetod. Både du och köparen kommer att få ett kvitto via e-post.
  • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

• • Ta bort: ta bort fakturan. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras. Du kan också ta bort flera fakturor från indexsidan.
    • Om du inte har möjlighet att ta bort en faktura, kontrollera attinställningen för att ta bort fakturor har aktiverats.
    • Om du vill radera en faktura med en tillhörande manuell betalning, raderar du den tillhörande betalningen och sedan fakturan.

• • Annullerad: markera fakturan som annullerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller annullera den. Denna åtgärd kan inte ångras.
    • Om en betalning har gjorts online mot fakturan är det inte möjligt att annullera fakturan, även om en återbetalning görs.
    • Om en manuell betalning har registrerats mot fakturan måste betalningen tas bort innan du kan makulera fakturan.

Filtrera fakturor

För att filtrera indexsidan efter specifika egenskaper för fakturan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på Avancerade filter ovanför tabellen.
3. Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen. Sök efter och välj den egenskap du vill filtrera efter och ställ sedan in filterkriterierna. Om du vill lägga till ett annat filter i filtergruppen klickar du på + Lägg till filter under och.
4. Om du vill lägga till ytterligare en filtergrupp klickar du på + Lägg till filtergrupp under eller .
5. Klicka på X längst upp till höger i panelen när du har ställt in ditt filter. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.
6. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Redigera kolumner uppe till höger i tabellen.

Exportera fakturor

1. Klicka på Export längst upp till höger i tabellen.
2. I dialogrutan:
   • Ange ett namn på exporten i fältet Export name .
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka för att expandera avsnittet Customize (Anpassa) för att anpassa exporten ytterligare:
     • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • Under Associations included in export markerar du kryssrutan Include associated record name för att inkludera associerade registernamn (t.ex. namnet på Prenumerationsposten ).
     • Under Associations included in export väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade register eller alla associerade register.
   • Klicka på Export. Läs mer om export av register.

Radera och ladda ner flera fakturor

Du kan radera och ladda ner fakturor i bulk från indexsidan. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Tänk på följande när du tar bort fakturor:

• Fakturor som är associerade med en kreditnota, betalning online eller prenumeration kan inte tas bort. Om du vill radera en faktura med en tillhörande manuell betalning, raderar du den tillhörande betalningen och sedan fakturan.
• Fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har tagits bort). Radering av fakturor kan därför skapa en permanent lucka i fakturanumreringen. Numreringen kan endast återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med din kontoavdelning för att säkerställa överensstämmelse med dina nuvarande system.
• Användare som har stängt av inställningen för att ta bort fakturor kan inte ta bort fakturor.

Tänk på följande när du laddar ner fakturor:

• Fakturor som laddas ner är i PDF-format och levereras i en ZIP-fil via e-post. 
• Fakturor med statusen Utkast och icke-fakturerbara fakturor utelämnas från ZIP-filen. En faktura kan endast ställas in som icke-fakturerbar via API :et (t.ex. när du skapar en faktura via API:et eller om en tredjepartsapp synkroniserar fakturor till HubSpot).
• Fakturor som synkroniserats via datasynkronisering utelämnas från ZIP-filen.
• Om du väljer mer än 500 fakturor kommer de nedladdade fakturorna att delas upp i flera ZIP-filer. Om du t.ex. laddar ner 700 fakturor kommer 500 av dem att finnas i en ZIP-fil. Resten av dem kommer att finnas i en andra ZIP-fil.

För att radera eller ladda ner fakturor i bulk:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Filtrera indexsidan.
3. Markera kryssrutorna bredvid de fakturor som du vill ta bort eller ladda ner. Eller markera kryssrutan högst upp i tabellen för att välja alla fakturor som visas på indexsidan.
4. För att ta bort fakturor:
   • Klicka längst upp på delete Ta bort.
     
     
     
   • I dialogrutan anger du antalet fakturor som ska raderas och klickar sedan på Radera.
5. För att ladda ner fakturor:
   • Klicka högst upp på download Ladda ner.
     
     
     
   • Klicka på Download i dialogrutan.
   • ZIP-filerna som innehåller PDF-fakturorna kommer att skickas till dig via e-post.

Skicka skapade fakturor

När du har skapat en faktura kan du dela den via ett e-postmeddelande, använda en direktlänk, ladda ner en PDF eller infoga fakturor när du komponerar meddelanden i CRM-register och inkorgen för samtal.

Läs mer om att automatisera fakturor.

Skicka fakturan via e-post

För att skicka fakturan via e-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Skicka via e-post.
4. På fliken Skicka faktura via e-post ställer du in din e-postadress:
   • Fältet To kommer automatiskt att fyllas i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till fakturan. Om du vill ändra den här e-postadressen klickar du pårullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en nye-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa ett kontaktregister efter sändningen.
   • Om du vill lägga till en e-postadress ifältet Cc klickar du påLägg till Cc-mottagare. Klicka pårullgardinsmenyn och välj kontakter, eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i fältet CC.
   • Om en standard-e-postadress har angetts i inställningarna för fakturan kommer fältetFrom automatiskt att fyllas i med standard-e-postadressen. Annars kommer den att fyllas med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra teamets e-post är aktiverad, kan du välja en annan e-postadress.
   • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida utskick av fakturor, men den kan ändras före varje utskick.
   • Svar på detta e-postmeddelande kommer att skickas till adressen From . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade inkorgar för teamets e-post, kan du hantera uppföljare i HubSpots inkorg för samtal.
   • Redigera ditt ämne.
   • Lägg till meddelandetexten i ditt e-postmeddelande.
5. ANär du uppdaterar fälten visas en förhandsgranskning till höger om fälten. För att skicka email:
   • Klicka på Skicka faktura till för att skicka e-postmeddelandet som visas. Köparen får då ett e-postmeddelande med fakturauppgifterna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som bilaga.
   • Om du istället manuellt vill komponera ett e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa anpassat e-postmeddelande i ditt CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att skicka fakturan via en länk, eller ladda ner en PDF av fakturan:

Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Datum för senaste sändning . Läs mer om egenskaper för fakturor.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett alternativ:
   • Kopiera länk: kopiera länken till fakturan.
   • Download: ladda ner en PDF-version av fakturan.

Infoga en faktura i ett personligt e-postmeddelande eller meddelande i inkorgen för samtal

För att infoga en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller meddelande i inkorgen för samtal:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på Kompositör längst ned till vänster.
3. Klicka på Infoga i kompositören för meddelanden och välj sedan Faktura.
4. Välj en faktura eller klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.

När du har valt en faktura kommer en hyperlänk till fakturan att läggas till i meddelandet.

Granskning redigera historik

Du kan se historiken för redigeringar av en faktura, inklusive eventuella statusändringar, när e-postmeddelanden om fakturor skickades, vilka användare som utförde åtgärden samt datum och tid för åtgärden.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Bläddra till kortet Historik .
4. Använd sökfältet för att söka efter aktiviteter.

Använd data från fakturan i andra HubSpot-verktyg

Använd egenskaper för fakturor i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och segment, för att automatisera och organisera fakturadata i HubSpot.

Identifiera kunder med förfallna fakturor

Skapa ett segment för fakturor som är försenade. Använd segmentet för att skapa följare, varna en kontoansvarig eller säljare och markera uteblivna intäkter i rapporter.

1. Skapa ett segment genom att välja objektet Faktura när du skapar segmentet.
2. Lägg till ett filter där förfallodatumet är mer än sju dagar gammalt.
   
   
   
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att skicka påminnelser, skapa uppgifter för ditt team eller skapa rapporter som belyser uteblivna intäkter.

Belöna köpare med högt värde

Skapa ett segment för att identifiera kontakter eller företag med höga totala summor på fakturan. Tagg dem som VIP:s för att kunna styra deras frågor till en högre nivå av support och registrera dem i VIP-program och kampanjer.

1. Skapa en anpassad egenskap för företaget eller kontakten för att visa deras totala summa på fakturan:
   1. Skapa en Rollup egenskap som ringer Summa faktura. 
   2. Ställ in Rollup-typen som Sum.
   3. Ställ in talformatet som Valuta.
   4. Ställ in den associerade posttypen som Fakturor.
   5. Ange den associerade egenskapen för registret som Summa betald.
      
      
      
2. Skapa en anpassad egenskap för att tagga företaget som en VIP. Skapa till exempel en egenskap för kryssrutan Single som du kallar VIP.
3. Skapa ett arbetsflöde som ställer in VIP-egenskapen till Ja när ett företags Summa faktura är högre än det värde du anger. Inkludera endast företag vars senaste faktura är inom en viss period (t.ex. 180 dagar), så att du endast inkluderar aktiva företag.
   
   
   
4. Skapa ett segment genom att välja objektet Företag när du skapar det.
5. Lägg till ett filter där egenskapen VIP är Yes.
   
   
   
6. Använd segmentet för att skapa vyer över VIP-kunder för kundsupport, registrera dessa kunder i VIP-kampanjer med mera.

Nästa steg

• Använd fakturor med HubSpot-byggda integrationer av konton som QuickBooks och Xero.
• Hantera dina betalningar.
• Skapa och skicka offerter.
• Skapa prenumerationer.