Hantering av fakturor

När du har skapat fakturor kan du hantera dem från fakturans indexsida, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster.

Hantera fakturor

För att hantera dina fakturor:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• I den högra panelen kan du ange fakturans ägare med hjälp av fältet Ägare, visa dess egenskaper, visa gjorda betalningar och hantera fakturans associationer, inklusive att lägga till ytterligare kontakter och företag.

Hantera utkast till fakturor

• Redigera : fortsätt att konfigurera fakturan.
• Visa historik för egenskaper: kontrollera tidigare värden för egenskaper för fakturan.
• Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
• Ta bort: ta bort fakturautkastet.

Hantera slutbehandlade fakturor

För slutbehandlade fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder uppe till höger:

• Redigera: Ominställningen för att redigera fakturor har aktiverats kan Superadmins och användare med redigeringsbehörighet för fakturor redigera slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. När ändringarna har sparats rekommenderas att ett meddelande skickas till kunden för att informera dem om att fakturan har ändrats, inklusive detaljer om ändringarna.

• Registrera betalning: markera manuellt fakturan som betald genom att skapa en ny betalningspost eller tillämpa en befintlig. När du har valt detta alternativ:
  • Skapa en ny betalningspost genom att fylla i fälten med betalningsuppgifter i höger sidofält och sedan klicka på Registrera betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
  • Om du vill tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintliga betalningar i höger sidofält. Sök sedan efter en betalningspost med hjälp av betalningsbeloppet, ID eller kontaktens e-postadress som är kopplad till betalningen. Markera betalningen och klicka sedan på Tillämpa betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.

Observera: När du manuellt markerar fakturan som betald får kontaktpersonerna inte något kvitto automatiskt. Om du vill ha ett kvitto kan du skicka ett till kontakten från indexsidan för betalningar.

• • För att ta bort en betalning:

• • • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
    • Klicka på namnet på fakturan.
    • Klicka på Visa associerad betalning i avsnittet Betalningar i den högra sidofältet.
    • Klicka på betalningsbeloppet.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och klicka sedan på Ta bort.
    • Klicka på Ta bort post för att bekräfta.

• Visa faktura: öppna fakturan i en separat webbläsarflik.
• Visa historik för egenskaper: kontrollera tidigare värden för egenskaper för fakturan.
• Kopieralänk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
• Skicka: skicka fakturan via ett e-postmeddelande. Läs mer om hur du skickar fakturor via e-post.
• Ladda ner: ladda ner en PDF av fakturan.
• Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

• Tabort: Ominställningen för att ta bort fakturor har aktiverats kan Superadmins och användare med redigeringsbehörighet för fakturor ta bort obetalda slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. Raderingen av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera: fakturanumren fortsätter att öka i följd från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har tagits bort). Om en faktura raderas kan det alltså uppstå ett permanent glapp i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

• Makulera: markera fakturan som makulerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller annullera den. Detta kan inte ångras.
  • Om en onlinebetalning har gjorts mot fakturan är det inte möjligt att makulera fakturan, även om en återbetalning görs.
  • Om en manuell betalning har registrerats mot fakturan måste betalningen tas bort innan du kan makulera fakturan.

Filtrera och exportera fakturor

• Klicka på Avancerade filter uppe till vänster.
• Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen för att skapa ett nytt filter.
• Sök efter och välj den egenskap som du vill filtrera efter och ställ sedan in filterkriterierna.
• Om du vill välja en annan egenskap klickar du på AND> eller OR.> Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.
  
  
• Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Redigera kol umner längst upp till höger i tabellen.
• Klicka på Exportera längst upp till höger i tabellen om du vill exportera alla dina fakturor, eller markera kryssrutorna bredvid de fakturor du vill exportera och klicka sedan på Exportera. Läs mer om hur du exporterar poster.

Skicka skapade fakturor

När du har skapat en faktura kan du dela den via ett e-postmeddelande, använda en direktlänk, ladda ner en PDF eller infoga fakturor när du kompositör meddelanden i CRM-poster och i inkorgen för konverteringar.

Skicka fakturan via e-post

För att skicka fakturan via e-post:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• Klicka på Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Skicka.
• På fliken Skicka faktura via e-post ställer du in fälten för e-postadressen:

• • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontaktperson som är kopplad till fakturan. För att ändra denna adress klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter att ha skickat fakturan.
  • Om du vill lägga till en e-postadress i fältet Cc klickar du på Lägg till cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn, välj kontakter eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
  • Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen . Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra teamets e-post som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.

• • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress som du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje fakturaskick.
  • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade teamets e-postinkorgar, kan du hantera följare i HubSpots inkorg för konversationer.

När du uppdaterar fälten visas en förhandsgranskning till höger om fälten. Så här skickar du e-postmeddelandet:

• Klicka på Skicka fakturamail för att skicka e-postmeddelandet enligt bilden. Köparen får då ett e-postmeddelande med fakturadetaljerna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som bilaga.
• Om du istället manuellt vill komposera ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa ett anpassat e-postmeddelande i ditt CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att kopiera en länk för att skicka fakturan eller ladda ner en PDF av fakturan:

Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Datum för senaste sändning. Läs mer om fakturans egenskaper.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• Klicka på Åtgärder i den högra sidofältet och välj sedan Skicka.
• Klicka på länken Kopiera, fliken Hämta PDF. En förhandsgranskning av fakturan visas i fönstrets högra del.
• Klicka på Kopiera länk för att kopiera en länk till fakturan.
• Klicka på Ladda ner PDF för att ladda ner en PDF av fakturan.
• Klicka på X:et eller klicka på Stäng när du är klar.
  
  

Infoga en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller meddelande i konverteringens inkorg

För att infoga en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller meddelande i inkorgen för konverteringar:

• I kompositören för meddelanden klickar du på Infoga och väljer sedan Fakturor.
• Välj en faktura eller klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.

När du har valt en faktura kommer en hyperlänk att läggas till i meddelandet med fakturanumret.

Hämta länken till en faktura för att dela den

För att få länken till en faktura som du kan dela på din önskade plattform:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• Klicka på Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Kopiera länk.
• Du kan sedan infoga länken i den meddelandeplattform du föredrar och köparen kan klicka på länken för att visa fakturan på den URL som du konfigurerade när du skapade fakturan.

Granska redigera historik

Du kan se historiken för redigeringar av en faktura, inklusive eventuella statusändringar, och när e-postmeddelanden om fakturor skickades, vilka användare som utförde åtgärden samt datum och tid för åtgärden.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• I den högra panelen bläddrar du ner till historikpanelen.

Observera: för närvarande stöder inte HubSpot-byggda kontointegrationer, till exempel Quickbooks Online och Xero, synkronisering av fakturor från HubSpot. Du kan dock exportera dina fakturaposter och ladda upp dem till ditt bokföringssystem. Du kan prenumerera på uppdateringar om nya funktioner för fakturaintegration, till exempel fakturasynkronisering, genom att fylla i det här formuläret.