Hantera fakturor

När du har skapat fakturor kan du hantera, redigera och spåra dem från fakturaindexsidan, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster. I den här artikeln får du veta hur du uppdaterar betalningsstatus, skickar, exporterar och makulerar dina fakturor med mera.

Hantera fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. I den högra panelen kan du redigera fakturadetaljerna:
   • Ange enägare: klicka för att expandera avsnittet Om den här fakturan . Under Ägare klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en ägare.
   • Visa fakturaegenskaper: klicka för att expandera avsnittet Om den här fakturan för att visa fakturaegenskaperna.
   • Visa fakturahistorik: klicka för att expandera avsnittet Historik för att visa en tidslinje med historik för fakturan.
   • Visa gjorda betalningar: klicka för att expandera avsnittet Betalningar för att visa betalningar mot fakturan.
   • Visa associationer: klicka för att expandera ett [objekt] -avsnitt för att visa detaljerna för det associerade objektet. Läs mer om hur du lägger till och tar bort associationer.

Hantera utkast till fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj ett alternativ:
   
   • Redigera : fortsätt att konfigurera fakturan.
   • Visa fastighetshistorik externalLink: kontrollera tidigare fastighetsvärden för fakturan.
   • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
   • Ta bort: ta bort fakturautkastet.

Hantera slutbehandlade fakturor

När du har konfigurerat och slutfört dina fakturor kan du hantera dem från indexsidan för fakturor:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj ett alternativ:
   
   • Redigera: Ominställningen för att redigera fakturor har aktiverats kan du redigera slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. När ändringarna har sparats rekommenderas att ett meddelande skickas till kunden för att informera dem om att fakturan har ändrats, inklusive detaljer om ändringarna.

• • Registrera betalning: markera manuellt fakturan som betald genom att skapa en ny betalningspost eller tillämpa en befintlig. När du har valt detta alternativ:
    • Om du vill skapa en ny betalningspost lägger du till fälten för betalningsdetaljer i den högra panelen och klickar sedan på Registrera betalning. Betalningen visas på kortet Betalningar när du tittar på fakturadetaljerna.
    • För att tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintlig i den högra panelen. Sök efter en betalningspost med hjälp av betalningsbeloppet, ID eller kontaktens e-postadress som är kopplad till betalningen. Välj betalningen och klicka sedan på Tillämpa betalning. Betalningen visas på kortet Betalningar när du tittar på fakturadetaljerna.

• • • Om du vill ta bort betalningen på fakturan tar du bort den registrerade betalningen:

• • • • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
      • Klicka på namnet på fakturan.
      • Bläddra till kortet Betalningar i den högra panelen.
      • Klicka på Visa associerad betalning.
      • På indexsidan klickar du på betalningsbeloppet.
      • Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Ta bort.
      • Klicka på Ta bort post för att bekräfta.

• • Visa faktura externalLink: öppna fakturan i en separat webbläsarflik.
  • Visa fastighetshistorik externalLink: visa tidigare fastighetsvärden för fakturan.
  • Kopieralänk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
  • Skicka via e-post: skicka fakturan via ett e-postmeddelande. Läs mer om hur du skickar e-postmeddelanden med fakturor.
  • Hämta: hämta en PDF-fil av fakturan.
  • Redigera på minnelser: ta bort en kommande fakturapåminnelse.

• • Debiterabetalningsmetod : debitera fakturan till en köpares lagrade betalningsmetod. Både du och köparen får ett kvitto via e-post.
  • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

• • Ta bort: ta bort fakturan. Om du inte kan raderafakturan,kontrollera attinställningen för att radera fakturor har aktiverats. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera: fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har raderats). Därför kan borttagning av fakturor skapa en permanent lucka i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa överensstämmelse med dina nuvarande system.

• • Makulerad: markera fakturan som makulerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller annullera den. Denna åtgärd kan inte ångras.
    • Om en onlinebetalning har gjorts mot fakturan är det inte möjligt att makulera fakturan, även om en återbetalning görs.
    • Om en manuell betalning har registrerats mot fakturan måste betalningen tas bort innan du kan makulera fakturan.

Filtrera och exportera fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på advancedFilters Avancerade filter högst upp i tabellen.
   
   
3. I den högra panelen söker du efter och väljer den fastighet du vill filtrera efter och anger sedan filterkriterierna.
4. För att välja en annan fastighet att lägga till i filtret, klicka på + Lägg till filter.
5. Klicka på + Lägg till filtergrupp under ELLER för att filtrera efter den egenskap du har valt eller ett annat filter.
6. Klicka på X längst upp till höger i panelen när du har ställt in dina filter. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.
7. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Redigera kol umner uppe till höger i tabellen.
8. Så här exporterar du en CSV-, XLS- eller XLSX-fil med dina fakturor:
   
   • Klicka på Exportera uppe till höger i tabellen. I dialogrutan:
     • Ange ett exportnamn i fältet Exportnamn.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
     • Klicka på för att expandera avsnittet Anpassa för att anpassa exporten ytterligare:
       • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
       • Under Associationer som ingår i exporten markerar du kryssrutan Inkludera associerat postnamn för att inkludera associerade postnamn (t.ex. fakturanamnet).
       • Under Associationer som ingår i exporten väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade poster eller alla associerade poster.
     • Klicka på Exportera. Läs mer om hur du exporterar poster.

Skicka skapade fakturor

När du har skapat en faktura kan du dela den via ett e-postmeddelande, använda en direktlänk, ladda ner en PDF eller infoga fakturor när du skriver meddelanden i CRM-poster och konversationsinkorgen.

Läs mer om att automatisera fakturor.

Skicka fakturan via e-post

Så här skickar du fakturan via e-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj sedan Skicka via e-post.
4. På fliken Skicka fakturan via e-post ställer du in din e-postadress:
   • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till fakturan. Om du vill ändra den här e-postadressen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost efter sändning.
   • För att lägga till en e-postadress iCc-fältet klickar du påLägg till Cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn och välj kontakter eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
   • Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen . Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postmeddelanden är aktiverad, kan du välja en annan e-postadress.
   • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje skickning.
   • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas tillFrån-adressen. Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive teamets delade inkorgar, kan du hantera uppföljningen i HubSpots konversationsinkorg.
   • Redigera ditt ämne.
   • Lägg till brödtexten i ditt e-postmeddelande.
5. När du uppdaterar fälten visas en live-förhandsgranskning till höger om fälten. Skickae-postmeddelandet:
   • Klicka på Skicka fakturamail för att skicka e-postmeddelandet enligt bilden. Köparen får då ett e-postmeddelande som innehåller fakturadetaljerna med en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som en bilaga.
   • Om du istället manuellt vill skriva ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa ett anpassat e-postmeddelande i ditt CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att skicka fakturan via en länk, eller ladda ner en PDF av fakturan:

Observera: om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Senaste sändningsdatum. Läs mer om fakturaegenskaper.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett alternativ:
   • Kopieralänk : kopiera fakturalänken.
   • Ladda ner: ladda ner en PDF-version av fakturan.

Infoga en faktura i ett personligt e-postmeddelande eller ett meddelande i konversationernas inkorg

Så här infogar du en faktura i ett personligt e-postmeddelande eller meddelande i konversationsinkorgen:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på Skriv nere till vänster.
3. I meddelandekompositören klickar du på Infoga och väljer sedan Fakturor.
4. Välj en faktura eller klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.

När du har valt en faktura kommer en hyperlänk till fakturan att läggas till i meddelandet.

Granska redigeringshistorik

Du kan visa historiken för redigeringar av en faktura, inklusive eventuella statusändringar, när e-postmeddelanden om fakturor skickades, vilka användare som utförde åtgärden samt datum och tid för åtgärden.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Bläddra till kortet Historik.
4. Använd sökfältet för att söka efter aktiviteter.

Nästa steg

• Använd fakturor med HubSpot-byggda redovisningsintegrationer som QuickBooks och Xero.
• Hantera dina betalningar.
• Skapa och skicka offerter.
• Skapa prenumerationer.