Hantera fakturor

När du har skapat fakturor kan du hantera dem från fakturans indexsida, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster.

Lär dig hur du redigerar och hanterar utkast och färdiga fakturor, inklusive uppdatering av betalningsstatus, sändning, export och makulering.

Hantera fakturor

Så här hanterar du dina fakturor:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. I högerpanelen kan du ange fakturans ägare med hjälp av fältet Ägare, se dess egenskaper, se gjorda betalningar och hantera fakturans associationer, inklusive att lägga till ytterligare kontakter och företag.

Hantera utkast till fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj ett alternativ:
   
   • Redigera : fortsätt att konfigurera fakturan.
   • Visa fastighetshistorik externalLink: kontrollera tidigare fastighetsvärden för fakturan.
   • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
   • Ta bort: ta bort fakturautkastet.

Hantera slutbehandlade fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj ett alternativ:
   
   • Redigera: ominställningen för att redigera fakturor har aktiverats, kan du redigera slutbehandlade fakturor från fakturornas indexsida. När ändringarna har sparats rekommenderas att ett meddelande skickas till kunden för att informera dem om att fakturan har ändrats, inklusive detaljer om ändringarna.

• • Registrera betalning: markera manuellt fakturan som betald genom att skapa en ny betalningspost eller tillämpa en befintlig. När du har valt detta alternativ:
    • Skapa en ny betalningspost genom att fylla i fälten för betalningsuppgifter i det högra sidofältet och klicka sedan på Registrera betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
    • Om du vill tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintlig i det högra sidofältet. Sök sedan efter en betalningspost med hjälp av betalningsbeloppet, ID eller kontaktens e-postadress som är kopplad till betalningen. Välj betalningen och klicka sedan på Tillämpa betalning. Betalningen kommer sedan att visas på kortet Betalningar i den högra panelen när du visar fakturans detaljer.

• • • Så här tar du bort en betalning:

• • • • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
      • Klicka på namnet på fakturan.
      • Klicka på Visa associerad betalning i höger sidofält på kortet Betalningar.
      • Klicka på betalningsbeloppet.
      • Klicka på Åtgärder längst upp till höger och sedan på Ta bort.
      • Klicka på Ta bort post för att bekräfta.

• • Visa faktura externalLink: öppna fakturan i en separat webbläsarflik.
  • Visa fastighetshistorik externalLink: kontrollera tidigare fastighetsvärden för fakturan.
  • Kopieralänk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
  • Skicka via e-post: skicka fakturan via ett e-postmeddelande. Läs mer om hur du skickar e-postmeddelanden med fakturor.
  • Hämta: hämta en PDF-fil av fakturan.
  • Redigera på minnelser: ta bort en kommande fakturapåminnelse.

• • Debiterabetalningsmetod : debitera fakturan till en kunds lagrade betalningsmetod. Både du och kunden får ett kvitto via e-post.
  • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

• • Radera: ominställningen för att radera fakturor har aktiverats raderas obetalda slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. Raderingen av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera att fakturanumren fortsätter att öka i följd från den senast skapade fakturan (även om den fakturan eller någon annan faktura har raderats). Därför kan borttagning av fakturor skapa en permanent lucka i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

• • Makulerad: markera fakturan som makulerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller makulera den. Detta kan inte ångras.
    • Om en onlinebetalning har gjorts mot fakturan är det inte möjligt att makulera fakturan, även om en återbetalning görs.
    • Om en manuell betalning har registrerats mot fakturan måste betalningen tas bort innan du kan makulera fakturan.

Filtrera och exportera fakturor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på advancedFilters Avancerade filter ovanför tabellen.
   
   
3. I den högra panelen söker du efter och väljer den fastighet du vill filtrera efter och anger sedan filterkriterierna.
4. För att välja en annan fastighet att lägga till i filtret, klicka på + Lägg till filter.
5. Klicka på + Lägg till filtergrupp under ELLER för att filtrera efter den egenskap du har valt eller ett annat filter.
6. Klicka på X längst upp till höger i panelen när du har ställt in ditt filter. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.
7. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Redigera kol umner uppe till höger i tabellen.
8. Klicka på Exportera uppe till höger i tabellen för att exportera alla dina fakturor. I dialogrutan:
   • Ange ett exportnamn i textrutan Exportnamn.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka på Anpassa för att anpassa exporten ytterligare:
     • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du ett alternativ för vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • Under Associationer som ingår i exporten markerar du kryssrutan Inkludera associerat postnamn för att inkludera associerade postnamn (t.ex. fakturanamnet).
     • Under Associationer som ingår i exporten väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade poster eller alla associerade poster.
   • Klicka på Exportera. Läs mer om hur du exporterar poster.

Skicka skapade fakturor

När du har skapat en faktura kan du dela den via ett e-postmeddelande, använda en direktlänk, ladda ner en PDF eller infoga fakturor när du skriver meddelanden i CRM-poster och konversationsinkorgen.

Om du vill automatisera sändningen av fakturor följer du dessa steg.

Skicka fakturan via e-post

Så här skickar du fakturan via e-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger och välj sedan Skicka.
4. På fliken Skicka fakturan via e-post ställer du in dina e-postadressfält:
   • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till fakturan. Om du vill ändra den här adressen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter att ha skickat fakturan.
   • Om du vill lägga till en e-postadress ifältet Cc klickar du påLägg till cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn, välj kontakter eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
   • Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen . Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.
   • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje skickning.
   • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas tillFrån-adressen. Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive teamets delade inkorgar, kan du hantera uppföljningen i HubSpots konversationsinkorg.
5. När du uppdaterar fälten visas en live-förhandsgranskning till höger om fälten. För att skicka e-postmeddelandet:
   • Klicka på Skicka fakturamail för att skicka e-postmeddelandet som visas. Köparen kommer då att få ett e-postmeddelande med fakturadetaljerna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som bilaga.
   • Om du istället manuellt vill skriva ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skapa ett anpassat e-postmeddelande i ditt CRM.

Skicka fakturan via en länk eller PDF

För att kopiera en länk för att skicka fakturan eller ladda ner en PDF av fakturan:

Observera: om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Senaste sändningsdatum. Läs mer om fakturaegenskaper.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett alternativ:
   1. Kopieralänk: kopiera en länk till fakturan.
   2. Ladda ner: ladda ner en PDF-version av fakturan.

Infoga en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller ett meddelande i konversationernas inkorg

Så här infogar du en faktura i ett personligt e-postmeddelande eller meddelande i konversationsinkorgen:

1. Klicka på Infoga i meddelandekomponeraren och välj sedan Fakturor.
2. Välj en faktura eller klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.

När du har valt en faktura kommer en hyperlänk att läggas till i meddelandet med fakturanumret.

Granska redigeringshistorik

Du kan visa historiken för redigeringar av en faktura, inklusive eventuella statusändringar, och när e-postmeddelanden om fakturor skickades, vilka användare som utförde åtgärden samt datum och tid för åtgärden.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Klicka på namnet på fakturan.
3. Bläddra ner till historikkortet i den högra panelen.
4. Använd sökfältet för att söka efter aktiviteter.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Skapa aktiviteter och välj en aktivitet för att skapa en aktivitet som ska associeras med fakturan. Du kan t.ex. skapa en uppgift eller en anteckning.

Nästa steg

• Använd fakturor med HubSpot-byggda redovisningsintegrationer som QuickBooks och Xero.
• Läs mer om offerter.
• Läs mer om prenumerationer.