Rechnungen verwalten

Nachdem Sie Rechnungen erstellt haben, können Sie diese über die Indexseite für Rechnungen verwalten, bearbeiten und verfolgen, ähnlich wie Sie auch andere CRM-Datensätze verwalten, bearbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Zahlungen aktualisieren, senden, exportieren, Ihre Rechnungen stornieren und vieles mehr.

Rechnungen verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Bearbeiten Sie im rechten Bereich die Rechnungsdetails:
   • Einen zuständigen Mitarbeiter festlegen: Klicken Sie auf den Abschnitt Über diese Rechnung , um ihn zu erweitern. Klicken Sie unter Zuständiger Mitarbeiter auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen zuständigen Mitarbeiter aus.
   • Rechnungseigenschaften anzeigen: Klicken Sie auf den Abschnitt Über diese Rechnung , um ihn zu erweitern und die Rechnungseigenschaften anzuzeigen.
   • Rechnungsverlauf anzeigen: Klicken Sie auf diese Option, um den Abschnitt Verlauf zu erweitern und eine Chronik des Rechnungsverlaufs anzuzeigen.
   • Getätigte Zahlungen anzeigen: Klicken Sie auf den Abschnitt Zahlungen , um ihn zu erweitern und die Zahlungen auf die Rechnung anzuzeigen.
   • Zuordnungen anzeigen: Klicken Sie auf einen [Objekt] -Abschnitt, um ihn zu erweitern und die Details des zugeordneten Objekts anzuzeigen. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen und Entfernen von Zuordnungen.

Entwürfe von Rechnungen verwalten 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie eine Option aus:
   
   • Bearbeiten: Richten Sie die Rechnung weiter ein.
   • Eigenschaftsverlauf externalLinkanzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaften für die Rechnung.
   • Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit denselben Details.
   • Löschen: Löschen Sie den Rechnungsentwurf.

Finalisierte Rechnungen bearbeiten

Wenn die Einstellung zum Bearbeiten von Rechnungen aktiviert wurde, können Sie finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen bearbeiten. Nach dem Speichern der Änderungen wird empfohlen, dem Kunden Bescheid zu geben, dass sich die Rechnung geändert hat, und ihm die Einzelheiten der Änderungen mitzuteilen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie einen Bearbeiten aus.
4. Um die Kontaktdaten zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Kontakt und klicken Sie auf das edit Bearbeiten-Symbol. Aktualisieren Sie die Kontaktdaten im rechten Bereich und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Kontaktdaten bearbeiten, wird der Kontaktdatensatz im CRM aktualisiert.
5. Um den Kontakt zu ersetzen, klicken Sie auf das replace Symbol für Ersetzen. Wählen Sie im rechten Bereich einen neuen Kontakt aus.
6. Um die Details des Unternehmens zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Unternehmen und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symboledit . Aktualisieren Sie die Unternehmensinformationen im rechten Bereich und klicken Sie auf Speichern. Beim Bearbeiten des Unternehmens wird der Unternehmensdatensatz im CRM aktualisiert.
7. Um das Unternehmen zu ersetzen, klicken Sie auf das replace Symbol für Ersetzen. Wählen Sie im rechten Bereich das Unternehmen aus.
8. Um eine andere Abrechnungsadresse hinzuzufügen, klicken Sie unter Abrechnungsadresse auf Bearbeiten. Geben Sie im rechten Bereich die Adressdaten ein und klicken Sie auf Übernehmen.
9. Um eine andere Versandadresse hinzuzufügen, klicken Sie unter Versandadresse auf Bearbeiten. Geben Sie im rechten Bereich die Adressdaten ein und klicken Sie auf Übernehmen.
10. Um das Rechnungsdatum zu ändern, klicken Sie auf das Feld Rechnungsdatum . Klicken Sie auf die Datumsauswahl und wählen Sie ein Datum aus.
11. Um die Zahlungsbedingungen zu ändern, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Zahlungsbedingungen und wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus. Das Feld Fälligkeitsdatum wird automatisch aktualisiert, um der ausgewählten Laufzeit zu entsprechen. Wenn die Einstellung zum Senden von automatischen Erinnerungs-E-Mails aktiviert ist, werden die E-Mails auf der Grundlage dieses Datums gesendet.
12. Alle benutzerdefinierten Eigenschaften, die in den Rechnungseinstellungen konfiguriert wurden, werden rechts unter "Nächste Rechnungsnummer" angezeigt. Bearbeiten Sie die benutzerdefinierten Eigenschaften. Wenn die Einstellung, dass Benutzer diese Felder überschreiben können , aktiviert wurde:
    
    1. Klicken Sie auf add Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen. Wählen Sie vorhandene benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften aus der Liste aus, suchen Sie nach der benutzerdefinierten Eigenschaft, die Sie verwenden möchten, oder klicken Sie auf Neue Rechnungs-Eigenschaft externalLink erstellen, um eine neue benutzerdefinierte Rechnungs-Eigenschaft einzurichten.
    2. Klicken Sie auf das delete Löschen-Symbol neben einer benutzerdefinierten Eigenschaft, um diese aus der Rechnung zu löschen.
13. Aktualisieren Sie die Artikel.

14. Steuern bearbeiten:

    • Steuerberechnungen automatisieren (BETA): Berechnen Sie automatisch Steuern auf der Grundlage der Rechnungsadresse.
    • Steuern zu einzelnen Artikeln hinzufügen: Fügen Sie artikelbasierte Steuern aus Ihrer Steuerbibliothek hinzu.
    • Einmalige Steuer zur Rechnung hinzufügen: Fügen Sie der gesamten Rechnung eine einmalige Steuer hinzu.

15. Fügen Sie Gutschriften hinzu oder bearbeiten Sie diese, um den Saldo einer Rechnung mit einer Gutschrift anzupassen (BETA). Erfahren Sie mehr über Gutschriften.

    • Um die auf eine Rechnung angewendete Gutschrift zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gutschrift und wählen Sie eine Gutschrift aus. Geben Sie im Feld Angewendeter Betrag den Betrag des Guthabens ein.
    • Um eine vorhandene Gutschrift zu löschen, klicken Sie auf das delete Löschen-Symbol neben der Gutschrift.
      
      
    • Um eine Gutschrift hinzuzufügen, klicken Sie in der Tabelle Zusammenfassung unter Gesamt auf + Verfügbares Guthaben hinzufügen.
      
      
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gutschrift und wählen Sie eine Gutschrift aus.
    • Geben Sie im Feld Angewendeter Betrag den Betrag des Guthabens ein.
16. Aktualisieren oder fügen Sie im Feld Kommentare Ihre Kommentare hinzu.
    • Verwenden Sie die Textoptionen am unteren Rand des Textfeldes, um Ihren Text zu formatieren, einen Hyperlink hinzuzufügen oder ein Snippet einzufügen (Sie können Snippets verwenden, um Textstücke zu erstellen. Wenn Sie z. B. regelmäßig dieselben Begriffe auf einer Rechnung verwenden, könnten Sie sie als Snippet erstellen, das Sie jedes Mal verwenden, wenn Sie Kommentare zu einer Rechnung hinzufügen.) 
    • Sie können in den Rechnungseinstellungen einen Standardkommentar hinzufügen , der auf jeder Rechnung erscheint.
17. Aktualisieren Sie im Abschnitt Zahlungseinzug alle Einstellungen für Zahlungen. Erfahren Sie mehr über das Konfigurieren des Zahlungseinzugs.
18. Um auf die erweiterten Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen. Sie können die Sprache und das Gebietsschema der Rechnung sowie die URL der Rechnung anpassen. Erfahren Sie mehr über erweiterte Rechnungseinstellungen.
19. Klicken Sie oben rechts auf Rechnung aktualisieren . Klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf Aktualisieren . 

Finalisierte Rechnungen verwalten

Verwalten Sie finalisierte Rechnungen von der Indexseite aus, einschließlich der Erfassung manueller Zahlungen, der manuellen Belastung einer gespeicherten Zahlung Methode, des Annullierens und Löschens von Rechnungen und vielem mehr.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie eine Option aus:

• • Zahlung erfassen: Markieren Sie die Rechnung manuell als bezahlt, indem Sie einen neuen Datensatz erstellen oder einen vorhandenen Datensatz übernehmen. Nach Auswahl dieser Option:
    • Um einen neuen Zahlungsdatensatz zu erstellen, fügen Sie im rechten Bereich die Felder mit den Zahlungsdetails hinzu und klicken Sie dann auf Zahlung aufzeichnen. Die Zahlung wird auf der Karte "Zahlungen " angezeigt, wenn Sie die Rechnungsdetails anzeigen.
    • Um eine bestehende Zahlung auf die Rechnung anzuwenden, klicken Sie im rechten Bereich auf den Tab Vorhandene anwenden . Suchen Sie nach einem Zahlungsdatensatz anhand der Zahlung Betrag, ID oder Kontakt-E-Mail-Adresse, die mit dem Zahlung verknüpft ist. Wählen Sie die Zahlung aus und klicken Sie dann auf Zahlung anwenden. Die Zahlung wird auf der Karte "Zahlungen " angezeigt, wenn Sie die Rechnungsdetails anzeigen.

• • • Um den Anwendungsfall der Zahlung auf der Rechnung rückgängig zu machen, löschen Sie die erfasste Zahlung:

• • • • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
      • Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
      • Scrollen Sie im rechten Bereich zur Karte Zahlungen .
      • Klicken Sie auf Zugeordnete Zahlung anzeigen . 
      • Klicken Sie auf der Indexseite auf die Zahlung Betrag .
      • Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen aus.
      • Klicken Sie zur Bestätigung auf Datensatz löschen.

• • Rechnung externalLinkanzeigen: Öffnen Sie die Rechnung in einer separaten Browser-Registerkarte.
  • Eigenschaftsverlauf externalLinkanzeigen: Zeigen Sie die früheren Eigenschaften für die Rechnung an.
  • Link kopieren: Kopieren Sie die URL der Rechnung, um sie an einen Käufer zu senden.
  • Als E-Mail senden: Versenden Sie die Rechnung per E-Mail. Erfahren Sie mehr über das Versenden von Rechnungen per E-Mail.
  • Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Datei der Rechnung herunter.
  • Erinnerungen bearbeiten: Löschen Sie eine anstehende Zahlungserinnerung.

• • Zahlung Methode belasten: Belasten Sie die Rechnung mit der Zahlung Methode gespeicherten Zahlungsmethode des Käufers. Sowohl Sie als auch der Käufer erhalten eine Quittung per E-Mail.
  • Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.

• • Löschen: Löschen Sie die Rechnung. Wenn Sie Rechnungen nicht löschen können, vergewissern Sie sich, dass die Einstellung zum Löschen von Rechnungen aktiviert ist. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Hinweis: Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten sich an Ihr Buchhaltungsteam wenden, um die Konformität mit Ihren aktuellen Systemen sicherzustellen.

• • Annullieren: Markieren Sie die Rechnung als ungültig. Nachdem Sie eine Rechnung als ungültig markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für diese Rechnung einziehen oder sie annullieren. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
    • Wenn eine Online-Zahlung auf die Rechnung vorgenommen wurde, ist es nicht möglich, die Rechnung zu stornieren, selbst wenn eine Rückerstattung erfolgt.
    • Wenn eine manuelle Zahlung auf die Rechnung erfasst wurde, muss die Zahlung gelöscht werden, bevor Sie die Rechnung annullieren können.

Rechnungen filtern und exportieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie oben in der Tabelle auf advancedFilters Erweiterte Filter .
   
   
3. Suchen Sie im rechten Bereich nach der Eigenschaft , nach der Sie filtern möchten, und wählen Sie sie aus und legen Sie dann die Filterkriterien fest.
4. Um eine andere Eigenschaft auszuwählen, die dem Filter hinzugefügt werden soll, klicken Sie auf + Filter hinzufügen.
5. Um nach der ausgewählten Eigenschaft oder einem anderen Filter zu filtern, klicken Sie unter ODER auf + Filtergruppe hinzufügen.
6. Klicken Sie auf das X oben rechts im Bereich, wenn Sie Ihre Filter eingerichtet haben. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Filtern und das Speichern von Ansichten.
7. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten .
8. So exportieren Sie eine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei Ihrer Rechnungen:
   
   • Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Exportieren. Im Dialogfeld:
     • Geben Sie im Feld Exportname einen Exportnamen ein.
     • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie ein Format aus.
     • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften und wählen Sie eine Sprache aus.
     • Klicken Sie auf den Abschnitt Anpassen, um ihn zu erweitern und den Export weiter anzupassen:
       • Wählen Sie unter "In den Export aufgenommene Eigenschaften" aus, welche Eigenschaften in den Export einbezogen werden sollen.
       • Aktivieren Sie unter In den Export eingeschlossene Zuordnungen das Kontrollkästchen Name des zugeordneten Datensatzes berücksichtigen , um zugeordnete Datensatznamen (z. B. den Rechnungsnamen) einzubeziehen.
       • Wählen Sie unter Im Export berücksichtigte Zuordnungen aus, ob bis zu 1.000 zugeordnete Datensätze oder alle zugeordneten Datensätze berücksichtigt werden sollen.
     • Klicken Sie auf Exportieren. Hier erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.

Fertige Rechnungen versenden

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese per E-Mail, über einen direkten Link, durch das Herunterladen einer PDF-Datei oder beim Verfassen von Nachrichten in CRM-Datensätzen und dem Konversationen-Postfach per E-Mail teilen.

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von Rechnungen.

Rechnung per E-Mail senden

So versenden Sie die Rechnung per E-Mail:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Per E-Mail senden aus.
4. Richten Sie auf dem Tab Rechnungs-E-Mail senden Ihre E-Mail ein:
   • Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben und HubSpot erstellt nach dem Senden automatisch einen Kontaktdatensatz.
   • Um eine E-Mail-Adresse zum CC-Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf CC-Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Kontakte aus, oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können dem CC-Feld bis zu neun E-Mail-Adressen hinzufügen.
   • Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird im Feld Von automatisch die Standard-E-Mail-Adresse verwendet. Andernfalls wird sie mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert ist, dass Benutzer Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen versenden können, können Sie eine andere E-Mail-Adresse auswählen.
   • Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
   • Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie Follow-up-Maßnahmen in HubSpots Konversationen-Postfach verwalten.
   • Bearbeiten Sie Ihren Betreff.
   • Fügen Sie Ihren E-Mail-Nachrichtentext hinzu.
5. SobaldSie die Felder aktualisieren, wird rechts neben den Feldern eine Livevorschau angezeigt. So versenden Sie dieE-Mail:
   • Klicken Sie auf Rechnungs-E-Mail senden, um die E-Mail so abzuschicken, wie sie Ihnen in der Vorschau angezeigt wird. Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei angehängt.
   • Um stattdessen manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte E-Mails in Ihrem CRM erstellen.

Rechnung über einen Link oder eine PDF-Datei versenden

So versenden Sie die Rechnung über einen Link oder laden eine PDF-Datei der Rechnung herunter:

Bitte beachten: Wenn Sie eine Rechnung in einer manuell geschriebenen E-Mail oder durch Einfügen eines Links versenden, wird die Eigenschaft Datum des letzten Sendens nicht aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über Rechnungseigenschaften.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus:
   • Link kopieren: Kopieren Sie den Rechnungslink.
   • Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Version der Rechnung herunter.

Eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach einfügen

So fügen Sie eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.
2. Klicken Sie unten links auf Erstellen.
3. Klicken Sie im Editor zum Verfassen von Nachrichten auf Einfügen und wählen Sie dann Rechnungen aus.
4. Wählen Sie eine Rechnung aus oder klicken Sie auf Verwalten, um zur Indexseite für Rechnungen zu wechseln.

Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird der Nachricht ein Hyperlink zur Rechnung hinzugefügt.

Bearbeitungsverlauf überprüfen

Sie können den Verlauf der Änderungen an einer Rechnung einsehen, einschließlich aller Statusänderungen, wann Rechnungs-E-Mails gesendet wurden, welche Benutzer die Aktion durchgeführt haben sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktion stattgefunden hat.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Scrollen Sie zur Karte "Verlauf".
4. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Aktivitäten zu suchen.

Nächste Schritte

• Verwenden Sie Rechnungen mit von HubSpot entwickelten Buchhaltungsintegrationen wie QuickBooks und Xero.
• Verwalten Sie Ihre Zahlungen .
• Erstellen und senden Sie Angebote.
• Erstellen Sie Abonnements.