Rechnungen verwalten
Zuletzt aktualisiert am: Januar 31, 2025
Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):
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Nachdem Sie Rechnungen erstellt haben, können Sie diese über die Indexseite für Rechnungen verwalten, ähnlich wie Sie auch andere CRM-Datensätze verwalten.
Rechnungen verwalten
So verwalten Sie Ihre Rechnungen:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
- Im Eingabebereich auf der rechten Seite können Sie über das Feld Zuständiger Mitarbeiter den für die Rechnung zuständigen Mitarbeiter festlegen, die Details zur Rechnung einsehen, getätigte Zahlungen anzeigen und die Zuordnungen der Rechnung verwalten. Dazu gehört auch das Hinzufügen von zusätzlichen Kontakten und Unternehmen.
Entwürfe von Rechnungen verwalten
Bei Rechnungsentwürfen können Sie auf die folgenden Optionen zugreifen, indem Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen klicken:- Bearbeiten: Richten Sie die Rechnung weiter ein.
- Eigenschaftsverlauf anzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaftswerte für die Rechnung.
- Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.
- Löschen: Löschen Sie den Rechnungsentwurf.
Finalisierte Rechnungen verwalten
Bei finalisierten Rechnungen können Sie auf die folgenden Optionen zugreifen, indem Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen klicken:
- Bearbeiten: Wenn die Einstellung zum Bearbeiten von Rechnungen aktiviert wurde, können Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen bearbeiten. Nach dem Speichern der Änderungen wird empfohlen, dem Kunden Bescheid zu geben, dass sich die Rechnung geändert hat, und ihm die Einzelheiten der Änderungen mitzuteilen.
Hinweis:
- Eine Rechnung kann nicht bearbeitet werden, wenn die entsprechende Zahlung bereits erfolgt ist.
- Wenn der Kunde gerade dabei ist, eine Zahlung zu tätigen, während Sie Änderungen vornehmen, wird durch das Speichern der bearbeiteten Rechnung der offene Checkoutvorgang abgebrochen. Wenn die Zahlung erfolgt, bevor Sie die Bearbeitung der Rechnung abgeschlossen haben, können Sie keine weiteren Änderungen mehr vornehmen.
- Rechnungen, die über Abonnements erstellt wurden, können nicht bearbeitet werden.
- Zahlung erfassen: Markieren Sie die Rechnung manuell als bezahlt, indem Sie einen neuen Datensatz erstellen oder einen vorhandenen Datensatz übernehmen. Nach Auswahl dieser Option:
- Um einen neuen Datensatz für eine Zahlung zu erstellen, füllen Sie die Felder mit den Zahlungsdetails in der rechten Seitenleiste aus und klicken Sie dann auf Zahlung erfassen. Die Zahlung wird dann unter Zahlungen angezeigt, wenn Sie die Details der Rechnung einsehen.
- Um eine bestehende Zahlung auf die Rechnung anzuwenden, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf den Tab Vorhandene anwenden. Suchen Sie dann nach einem Zahlungsdatensatz, indem Sie den Zahlungsbetrag, die ID oder die der Zahlung zugeordnete Kontakt-E-Mail-Adresse eingeben. Wählen Sie die Zahlung aus und klicken Sie dann auf Zahlung anwenden. Die Zahlung wird dann unter Zahlungen angezeigt, wenn Sie die Details der Rechnung einsehen.
Hinweis: Wenn Sie die Rechnung manuell als bezahlt markieren, erhalten Kontakte nicht automatisch eine Quittung. Wenn eine Quittung benötigt wird, können Sie über die Indexseite für Zahlungen eine Quittung an den Kontakt senden.
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- So löschen Sie eine Zahlung:
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- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
- Klicken Sie in der rechten Seitenleiste im Abschnitt Zahlungen auf Zugeordnete Zahlung anzeigen.
- Klicken Sie auf den Zahlungsbetrag.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen oben rechts und dann auf Löschen.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Datensatz löschen.
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- Rechnung anzeigen: Öffnen Sie die Rechnung in einem separaten Browser-Tab.
- Eigenschaftsverlauf anzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaftswerte für die Rechnung.
- Link kopieren: Kopieren Sie die URL der Rechnung, um sie an einen Käufer zu senden.
- Senden: Versenden Sie die Rechnung per E-Mail. Erfahren Sie mehr über das Versenden von Rechnungen per E-Mail.
- Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Datei der Rechnung herunter.
- Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.
- Löschen: Wenn die Einstellung zum Löschen von Rechnungen aktiviert wurde, können Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen nicht bezahlte finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen löschen. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Hinweis: Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten mit Ihrem Buchhaltungsteam abklären, ob dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.
- Annullieren: Markieren Sie die Rechnung als ungültig. Nachdem Sie eine Rechnung als ungültig markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für diese Rechnung einziehen oder sie annullieren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Wenn eine Online-Zahlung für die Rechnung erfolgt ist, ist es nicht möglich, die Rechnung zu stornieren, selbst wenn eine Rückerstattung ausgestellt wurde.
- Wenn eine manuelle Zahlung auf die Rechnung erfasst wurde, muss die Zahlung gelöscht werden, bevor Sie die Rechnung annullieren können.
Rechnungen filtern und exportieren
So filtern Sie die Indexseite nach bestimmten Rechnungseigenschaften:- Klicken Sie auf Erweiterte Filter in der oberen linken Ecke.
- Klicken Sie im rechten Bereich auf + Filter hinzufügen, um einen neuen Filter einzurichten.
- Suchen und wählen Sie die Eigenschaft aus, nach der Sie filtern möchten, und legen Sie dann die Filterkriterien fest.
- Um eine andere Eigenschaft auszuwählen, klicken Sie auf UND oder ODER. Hier erfahren Sie mehr über das Einrichten von Filtern und das Speichern von Ansichten.
- Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten.
- Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Exportieren, um alle Ihre Rechnungen zu exportieren, oder aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie dann auf Exportieren. Hier erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.
Fertige Rechnungen versenden
Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese per E-Mail, über einen direkten Link oder durch das Herunterladen einer PDF-Datei teilen oder beim Verfassen von Nachrichten in CRM-Datensätzen und dem Konversationen-Postfach Rechnungen einfügen.
Rechnung per E-Mail senden
So versenden Sie die Rechnung per E-Mail:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
- Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Aktionen und wählen Sie dann Senden aus.
- Richten Sie auf der Registerkarte Rechnungs-E-Mail senden Ihre E-Mail-Adresse ein:
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- Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben, für die HubSpot nach dem Versand automatisch einen Datensatz anlegt.
- Um eine E-Mail-Adresse zum CC-Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf CC-Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie die Kontakte aus oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können dem CC-Feld bis zu neun E-Mail-Adressen hinzufügen.
- Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird im Feld Von automatisch die Standard-E-Mail-Adresse verwendet. Andernfalls wird in dieses Feld Ihre persönliche E-Mail-Adresse eingetragen. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert wurde, dass Benutzer Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen, auf die sie Zugriff haben, versenden können, können Sie auch eine andere E-Mail-Adresse auswählen.
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- Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
- Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie im Konversationen-Postfach von HubSpot die Follow-up-Maßnahmen verwalten.
Während Sie die Felder aktualisieren, wird rechts neben den Feldern eine Livevorschau angezeigt. So senden Sie die E-Mail:
- Klicken Sie auf Rechnungs-E-Mail senden, um die E-Mail so abzuschicken, wie sie Ihnen in der Vorschau angezeigt wird. Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail außerdem als PDF-Datei angehängt.
- Um stattdessen manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte E-Mails in Ihrem CRM erstellen.
Rechnung über einen Link oder eine PDF-Datei versenden
So kopieren Sie einen Link zum Versenden der Rechnung oder laden eine PDF-Datei der Rechnung herunter:
Hinweis: Wenn Sie eine Rechnung in einer manuell verfassten E-Mail oder durch Einfügen eines Links versenden, wird die Eigenschaft Datum des letzten Sendens nicht aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über Rechnungseigenschaften.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
- Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Aktionen und wählen Sie dann Senden aus.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Link kopieren, PDF-Datei herunterladen. Es wird Ihnen dann eine Vorschau der Rechnung auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
- Klicken Sie auf Link kopieren, um einen Link zur Rechnung zu kopieren.
- Klicken Sie auf PDF herunterladen, um eine PDF-Datei der Rechnung herunterzuladen.
- Klicken Sie auf das X-Symbol oder auf Schließen, wenn Sie fertig sind.
Eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach einfügen
So fügen Sie eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach ein:
- Klicken Sie im Editor zum Verfassen von Nachrichten auf Einfügen und wählen Sie dann Rechnungen aus.
- Wählen Sie eine Rechnung aus oder klicken Sie auf Verwalten, um zur Indexseite für Rechnungen zu wechseln.
Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird der Nachricht ein Hyperlink mit der Rechnungsnummer hinzugefügt.
Den Link zu einer Rechnung abrufen, um diesen zu teilen
So erhalten Sie den Link zu einer Rechnung, den Sie dann über Ihre bevorzugte Plattform teilen können:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
- Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Aktionen und wählen Sie dann Link kopieren aus.
- Sie können dann den Link in Ihre bevorzugte Nachrichtenplattform einfügen, und der Käufer kann auf den Link klicken, um die Rechnung unter der von Ihnen bei der Rechnungserstellung konfigurierten URL anzuzeigen.
Bearbeitungsverlauf überprüfen
Sie können einsehen wann eine Rechnung bearbeitet wurde und welche Änderungen vorgenommen wurden, einschließlich Details zu alle Statusänderungen, dem Versandzeitpunkt von Rechnungs-E-Mails, welche Benutzer die Aktion durchgeführt haben sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktion stattgefunden hat.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
- Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zum Verlauf.
Hinweis: Derzeit unterstützen die von HubSpot erstellten Account-Integrationen wie QuickBooks Online und Xero kein Synchronisieren von Rechnungen von HubSpot. Sie können jedoch Ihre Rechnungsdatensätze exportieren und sie in Ihr Buchhaltungssystem hochladen. Sie können Updates über neue Funktionen der Rechnungsintegration, z. B. die Synchronisierung von Rechnungen, abonnieren, indem Sie dieses Formular ausfüllen.