Rechnungen verwalten

Nachdem Sie Rechnungen erstellt haben, können Sie diese über die Indexseite für Rechnungen verwalten, wie auch andere CRM-Datensätze.

Rechnungen verwalten

So verwalten Sie Ihre Rechnungen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Im rechten Bereich können Sie über das Feld Zuständiger Mitarbeiter den für die Rechnung zuständiger Mitarbeiter festlegen, seine Eigenschaften einsehen, getätigte Zahlungen anzeigen und die Zuordnungen der Rechnung verwalten. Dazu gehört auch das Hinzufügen von zusätzlichen Kontakten und Unternehmen.

Entwürfe von Rechnungen verwalten 

• Bearbeiten: Richten Sie weiter die Rechnung ein.
• Eigenschaftsverlauf anzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaftswerte für die Rechnung.
• Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.
• Löschen: Löschen Sie den Rechnungsentwurf. 

Fnalisierte Rechnungen verwalten

Bei finalisierten Rechnungen können Sie auf die folgenden Optionen zugreifen, indem Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen klicken:

• Bearbeiten: Wenn die Einstellung zum Bearbeiten von Rechnungen aktiviert wurde, können Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen bearbeiten. Nach dem Speichern der Änderungen wird empfohlen, dem Kunden mitzuteilen, dass sich die Rechnung geändert hat, und ihm die Einzelheiten der Änderungen mitzuteilen.

• Zahlung aufzeichnen: Markieren Sie die Rechnung manuell als bezahlt, indem Sie einen neuen Datensatz erstellen oder einen vorhandenen Datensatz übernehmen. Nach Auswahl dieser Option:
  • Um einen neuen Datensatz für eine Zahlung zu erstellen, füllen Sie die Felder mit den Zahlungsdetails in der rechten Seitenleiste aus und klicken dann auf Zahlung aufzeichnen. Die Zahlung wird dann unter Zahlungen angezeigt, wenn Sie die Details der Rechnung anzeigen.
  • Um eine bestehende Zahlung auf die Rechnung anzuwenden, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf den Tab Vorhandene anwenden. Suchen Sie dann per Zahlungsbetrag, ID oder der Zahlung zugeordnete Kontakt-E-Mail-Adresse nach einem Zahlungsdatensatz. Wählen Sie die Zahlung aus und klicken Sie dann auf Zahlung anwenden. Die Zahlung wird dann unter Zahlungen angezeigt, wenn Sie die Details der Rechnung anzeigen.

Bitte beachten: Wenn Sie die Rechnung manuell als bezahlt markieren, erhalten die Kontakte nicht automatisch eine Quittung. Wenn eine Quittung benötigt wird, können Sie über die Indexseite für Zahlungen eine Quittung an den Kontakt senden.

• • So löschen Sie eine Zahlung:

• • • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
    • Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
    • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste im Abschnitt Zahlungen auf Zugeordnete Zahlung anzeigen. 
    • Klicken Sie auf den Zahlungsbetrag.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen oben rechts und dann auf Löschen.
    • Klicken Sie zur Bestätigung auf Datensatz löschen.

• Rechnung anzeigen: Öffnen Sie die Rechnung in einem separaten Browser-Tab.
• Eigenschaftsverlauf anzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaftswerte für die Rechnung.
• Link kopieren: Kopieren Sie die Rechnungs-URL, um sie an einen Käufer zu senden.
• Senden: Versenden Sie die Rechnung per E-Mail. Erfahren Sie mehr über das Senden von E-Mails mit Rechnungen.
• Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Datei der Rechnung herunter.
• Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.

• Löschen: Wenn die Einstellung zum Löschen von Rechnungen aktiviert wurde, können Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen nicht bezahlte finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen löschen. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Bitte beachten: Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten mit Ihrem Buchhaltungsteam klären, dass dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

• Annullieren: Markieren Sie die Rechnung als ungültig. Nachdem Sie eine Rechnung als ungültig markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für diese Rechnung einziehen oder sie annullieren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Wenn eine Online-Zahlung für die Rechnung erfolgt ist, ist es nicht möglich, die Rechnung zu stornieren, selbst wenn eine Rückerstattung ausgestellt wurde.
  • Wenn eine manuelle Zahlung auf die Rechnung erfasst wurde, muss die Zahlung gelöscht werden, bevor Sie die Rechnung annulieren können.

Rechnungen filtern und exportieren

• Klicken Sie auf Erweiterte Filter in der oberen linken Ecke.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf + Filter hinzufügen, um einen neuen Filter einzurichten.
• Suchen und wählen Sie die Eigenschaft aus, nach der Sie filtern möchten, legen Sie dann die Filterkriterien fest.
• Um eine andere Eigenschaft auszuwählen, klicken Sie auf UND oder ODER. Mehr anzeigen: Filter einrichten und Ansichten speichern.
  
  
• Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten.
• Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Exportieren, um alle Ihre Rechnungen zu exportieren, oder aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie dann auf Exportieren. Erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.

Erstellte Rechnungen senden

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie sie per E-Mail oder über einen direkten Link teilen oder beim Verfassen von Nachrichten in CRM-Datensätzen und dem Konversationen-Postfach Rechnungen einfügen.

Die Rechnung per E-Mail senden

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Aktionen und wählen Sie dann Senden aus.
• Konfigurieren Sie im Dialogfeld Ihre Felder für E-Mail-Adressen:

• • Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben, für die HubSpot nach dem Versand automatisch einen Datensatz anlegt.
  • Um dem Feld Cc eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie die Kontakte aus, oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können bis zu neun E-Mail-Adressen im Feld Cc hinzufügen.
  • Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird das Feld Von automatisch mit der Standard-E-Mail-Adresse ausgefüllt. Andernfalls wird sie mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert wurde, die es Benutzern erlaubt, Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail_Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen zu senden, auf die sie Zugriff haben, können Sie eine andere E-Mail_Adresse auswählen.
    • Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
    • Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie Follow-up-Maßnahmen in HubSpots Konversationen-Postfach verwalten. 

• Klicken Sie auf Rechnung senden . Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei angehängt.

Manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung senden

So versenden Sie manuell eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung:

Bitte beachten: Wenn Sie eine Rechnung in einer manuell geschriebenen E-Mail oder durch Einfügen eines Links versenden, wird die Eigenschaft Datum des letzten Sendens nicht aktualisiert. Erfahren Sie mehr über Rechnungseigenschaften.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Aktionen und wählen Sie dann Senden aus.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf E-Mail manuell verfassen. Sie werden dann zum Datensatz des Deals weitergeleitet, der der Rechnung zugeordnet ist, und können Ihre E-Mail verfassen. Es wird automatisch ein Link zur Rechnung in den E-Mail-Text eingefügt.
• Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf Senden.

Eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach einfügen

So fügen Sie eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach ein:

• Klicken Sie im Editor zum Verfassen von Nachrichten auf Einfügen und wählen Sie dann Rechnungen aus.
• Wählen Sie eine Rechnung aus oder klicken Sie auf Verwalten, um zur Indexseite für Rechnungen zu wechseln.

Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird der Nachricht ein Hyperlink mit der Rechnungsnummer hinzugefügt.

Rufen Sie den Link einer Rechnung zum Teilen ab

So erhalten Sie den Link zu einer Rechnung, die Sie auf Ihrer bevorzugten Plattform teilen können:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Aktionen und wählen Sie dann Link kopieren aus.
• Sie können den Link dann in Ihren bevorzugten Messaging Plattform einfügen, und der Käufer kann auf den Link klicken, um den Rechnung unter der URL anzuzeigen, die Sie bei Rechnung Erstellung konfiguriert haben. 

Bearbeitungsverlauf überprüfen

Sie können den Verlauf der Bearbeitungen einer Rechnung einsehen, einschließlich aller Statusänderungen, und wann Rechnungs-E-Mails versendet wurden, welche Benutzer die Aktion durchgeführt haben sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktion stattgefunden hat.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
• Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zum Verlaufsbereich.

Bitte beachten: Derzeit unterstützen die von HubSpot erstellten Account-Integrationen wie Quickbooks Online und Xero kein Synchronisieren von Rechnungen von HubSpot. Sie können jedoch Ihre Rechnungsdatensätze exportieren und sie in Ihr Buchhaltungssystem hochladen. Sie können Updates über neue Funktionen der Rechnungsintegration, z. B. die Synchronisierung von Rechnungen, abonnieren, indem Sie dieses Formular ausfüllen.