Rechnungen verwalten

Nachdem Sie Rechnungen erstellt haben, können Sie diese über die Indexseite für Rechnungen verwalten, ähnlich wie Sie auch andere CRM-Datensätze verwalten. 

Erfahren Sie, wie Sie Rechnungsentwürfe und finalisierte Rechnungen bearbeiten und verwalten, einschließlich der Aktualisierung des Zahlungsstatus, des Sendens, Exportierens und Annullierens.

Rechnungen verwalten

So verwalten Sie Ihre Rechnungen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Im Eingabebereich auf der rechten Seite können Sie über das Feld Zuständiger Mitarbeiter den für die Rechnung zuständigen Mitarbeiter festlegen, die Details zur Rechnung einsehen, getätigte Zahlungen anzeigen und die Zuordnungen der Rechnung verwalten. Dazu gehört auch das Hinzufügen von zusätzlichen Kontakten und Unternehmen.

Entwürfe von Rechnungen verwalten 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie eine Option aus:
   
   • Bearbeiten: Richten Sie die Rechnung weiter ein.
   • Eigenschaftsverlauf externalLinkanzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaften für die Rechnung.
   • Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit denselben Details.
   • Löschen: Löschen Sie den Rechnungsentwurf.

Finalisierte Rechnungen verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie eine Option aus:
   
   • Bearbeiten: Wenn die Einstellung zum Bearbeiten von Rechnungen aktiviert wurde, können Sie finalisierte Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen bearbeiten. Nach dem Speichern der Änderungen wird empfohlen, dem Kunden Bescheid zu geben, dass sich die Rechnung geändert hat, und ihm die Einzelheiten der Änderungen mitzuteilen.

• • Zahlung erfassen: Markieren Sie die Rechnung manuell als bezahlt, indem Sie einen neuen Datensatz erstellen oder einen vorhandenen Datensatz übernehmen. Nach Auswahl dieser Option:
    • Um einen neuen Datensatz für eine Zahlung zu erstellen, füllen Sie die Felder mit den Zahlungsdetails in der rechten Seitenleiste aus und klicken Sie dann auf Zahlung erfassen. Die Zahlung wird dann unter Zahlungen angezeigt, wenn Sie die Details der Rechnung einsehen.
    • Um eine bestehende Zahlung auf die Rechnung anzuwenden, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf den Tab Vorhandene anwenden. Suchen Sie dann nach einem Zahlungsdatensatz, indem Sie den Zahlungsbetrag, die ID oder die der Zahlung zugeordnete Kontakt-E-Mail-Adresse eingeben. Wählen Sie die Zahlung aus und klicken Sie dann auf Zahlung anwenden. Die Zahlung wird dann auf der Karte Zahlungen im rechten Bereich angezeigt, wenn Sie die Details der Rechnung einsehen.

• • • So löschen Sie eine Zahlung:

• • • • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
      • Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
      • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf der Karte Zahlungen auf Zugeordnete Zahlungen anzeigen. 
      • Klicken Sie auf den Zahlungsbetrag.
      • Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und dann auf Löschen.
      • Klicken Sie zur Bestätigung auf Datensatz löschen.

• • Rechnung externalLinkanzeigen: Öffnen Sie die Rechnung in einer separaten Browser-Registerkarte.
  • Eigenschaftsverlauf externalLinkanzeigen: Überprüfen Sie die früheren Eigenschaften für die Rechnung.
  • Link kopieren: Kopieren Sie die URL der Rechnung, um sie an einen Käufer zu senden.
  • Als E-Mail senden: Versenden Sie die Rechnung per E-Mail. Erfahren Sie mehr über das Versenden von Rechnungen per E-Mail.
  • Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Datei der Rechnung herunter.
  • Erinnerungen bearbeiten: Löschen Sie eine anstehende Zahlungserinnerung.

• • Zahlungsmethode belasten: Belasten Sie für die Rechnung ganz einfach die gespeicherte Zahlungsmethode eines Kunden. Sowohl Sie als auch der Kunde erhalten eine Quittung per E-Mail.
  • Klonen: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den gleichen Angaben.

• • Löschen: Wenn die Einstellung zum Löschen von Rechnungen aktiviert wurde, löschen Sie unbezahlte finalisierte Rechnungen von der Indexseite für Rechnungen. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Hinweis: Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten mit Ihrem Buchhaltungsteam abklären, ob dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

• • Annullieren: Markieren Sie die Rechnung als ungültig. Nachdem Sie eine Rechnung als ungültig markiert haben, können Sie keine Zahlungen mehr für diese Rechnung einziehen oder sie annullieren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
    • Wenn eine Online-Zahlung für die Rechnung erfolgt ist, ist es nicht möglich, die Rechnung zu stornieren, selbst wenn eine Rückerstattung ausgestellt wurde.
    • Wenn eine manuelle Zahlung auf die Rechnung erfasst wurde, muss die Zahlung gelöscht werden, bevor Sie die Rechnung annullieren können.

Rechnungen filtern und exportieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf advancedFilters Erweiterte Filter .
   
   
3. Suchen Sie im rechten Bereich nach der Eigenschaft , nach der Sie filtern möchten, und wählen Sie sie aus und legen Sie dann die Filterkriterien fest.
4. Um eine andere Eigenschaft auszuwählen, die dem Filter hinzugefügt werden soll, klicken Sie auf + Filter hinzufügen.
5. Um nach der ausgewählten Eigenschaft oder einem anderen Filter zu filtern, klicken Sie unter ODER auf + Filtergruppe hinzufügen.
6. Klicken Sie auf das X oben rechts im Bereich, wenn Sie Ihren Filter eingerichtet haben. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Filtern und das Speichern von Ansichten.
7. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten .
8. Klicken Sie oben rechtsin der Tabelle auf Exportieren , um alle Ihre Rechnungen zu exportieren. Im Dialogfeld:
   • Geben Sie einen Exportnamen im Textfeld Exportname ein.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie ein Format aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften und wählen Sie eine Sprache aus.
   • Klicken Sie auf Anpassen, um den Export weiter anzupassen:
     • Wählen Sie unter "In den Export aufgenommene Eigenschaften" eine Option aus, für welche Eigenschaften der Export einbezogen werden soll.
     • Aktivieren Sie unter In den Export eingeschlossene Zuordnungen das Kontrollkästchen Name des zugeordneten Datensatzes berücksichtigen , um zugeordnete Datensatznamen (z. B. den Rechnungsnamen) einzubeziehen.
     • Wählen Sie unter In den Export aufgenommene Zuordnungen aus, ob bis zu 1.000 zugeordnete Datensätze oder alle zugeordneten Datensätze berücksichtigt werden sollen.
   • Klicken Sie auf Exportieren. Hier erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.

Fertige Rechnungen versenden

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese per E-Mail, über einen direkten Link oder durch das Herunterladen einer PDF-Datei teilen oder beim Verfassen von Nachrichten in CRM-Datensätzen und dem Konversationen-Postfach Rechnungen einfügen.

Wenn Sie den Rechnungsversand automatisieren möchten, dann folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Rechnung per E-Mail senden

So versenden Sie die Rechnung per E-Mail:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Senden aus.
4. Richten Sie auf dem Tab Rechnungs-E-Mail senden Ihre E-Mail-Adressfelder ein:
   • Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben, für die HubSpot nach dem Senden automatisch einen Kontaktdatensatz erstellt.
   • Um eine E-Mail-Adresse zum CC-Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf CC-Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie die Kontakte aus oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können dem CC-Feld bis zu neun E-Mail-Adressen hinzufügen.
   • Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird im Feld Von automatisch die Standard-E-Mail-Adresse verwendet. Andernfalls wird sie mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert wurde, dass Benutzer Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen, auf die sie Zugriff haben, versenden können, können Sie auch eine andere E-Mail-Adresse auswählen.
   • Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
   • Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie Follow-up-Maßnahmen in HubSpots Konversationen-Postfach verwalten.
5. SobaldSie die Felder aktualisieren, wird rechts neben den Feldern eine Livevorschau angezeigt. So versenden Sie dieE-Mail:
   • Klicken Sie auf Rechnungs-E-Mail senden, um die E-Mail so abzuschicken, wie sie Ihnen in der Vorschau angezeigt wird. Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei angehängt.
   • Um stattdessen manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte E-Mails in Ihrem CRM erstellen.

Rechnung über einen Link oder eine PDF-Datei versenden

So kopieren Sie einen Link zum Versenden der Rechnung oder laden eine PDF-Datei der Rechnung herunter:

Bitte beachten: Wenn Sie eine Rechnung in einer manuell geschriebenen E-Mail oder durch Einfügen eines Links versenden, wird die Eigenschaft Datum des letzten Sendens nicht aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über Rechnungseigenschaften.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus:
   1. Link kopieren: Kopieren Sie einen Link zur Rechnung.
   2. Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Version der Rechnung herunter.

Eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach einfügen

So fügen Sie eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach ein:

1. Klicken Sie im Editor zum Verfassen von Nachrichten auf Einfügen und wählen Sie dann Rechnungen aus.
2. Wählen Sie eine Rechnung aus oder klicken Sie auf Verwalten, um zur Indexseite für Rechnungen zu wechseln.

Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird der Nachricht ein Hyperlink mit der Rechnungsnummer hinzugefügt.

Bearbeitungsverlauf überprüfen

Sie können einsehen wann eine Rechnung bearbeitet wurde und welche Änderungen vorgenommen wurden, einschließlich Details zu alle Statusänderungen, dem Versandzeitpunkt von Rechnungs-E-Mails, welche Benutzer die Aktion durchgeführt haben sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktion stattgefunden hat.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zur Karte "Verlauf".
4. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Aktivitäten zu suchen.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktivitäten erstellen und wählen Sie eine Aktivität aus,um eine Aktivität  zu erstellen, die der Rechnung zugeordnet werden soll. Sie könnten zum Beispiel eine Aufgabe oder eine Notiz erstellen.

Nächste Schritte

• Verwenden Sie Rechnungen mit von HubSpot entwickelten Buchhaltungsintegrationen wie QuickBooks und Xero.
• Erfahren Sie mehr über Angebote.
• Erfahren Sie mehr über Abonnements.