Verwalten von Zahlungen

Nachdem Sie HubSpot-Zahlungen eingerichtet oder Ihr Stripe-Konto für die Zahlungsabwicklung angeschlossen haben, können Sie Zahlungen in HubSpot über Rechnungen, Zahlungslinks und Angeboteeinziehen. Es ist auch möglich, manuelle Zahlungen auf Rechnungen zu erfassen, ohne dass ein Zahlungsabwickler angeschlossen werden muss, während Integrationen, wie QuickBooks Online, ebenfalls Zahlungen erfassen, wo dies möglich ist.

Wenn Sie eine Zahlung über eine dieser Methoden einholen, werden die Zahlungsdaten in einem Datensatz gespeichert. Sie können Ihre eingezogenen Zahlungen in HubSpot verwalten, indem Sie Erstattungen ausstellen, Quittungen erneut senden und Berichte über Ihre Zahlungen und Auszahlungen herunterladen.

Um Zahlungen zu verwalten, müssen Sie ein Benutzer mit den Berechtigungen Super Admin oder Zahlungen und Abonnements verwalten sein. Jeder Benutzer mit Zahlungen und Abonnements verwalten Zugriff kann den Transaktions- und Auszahlungsverlauf einsehen, Zahlungs- und Auszahlungsberichte herunterladen, Quittungen erneut versenden, Abonnements kündigen und Rückerstattungen ausstellen.

Um die Leistung Ihrer Zahlungen zu messen, erfahren Sie, wie Sie ein Dashboard für Zahlungseinnahmen erstellen.

Zahlungen erfassen

Wenn eine Zahlung erfolgreich bearbeitet wurde, geschieht Folgendes: 

• Sie erhalten eine Zahlungsbenachrichtigung. Wenn Sie keine Benachrichtigung über eine abgeschlossene Zahlung erhalten möchten, können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für Zahlungen in Ihren Einstellungen für deaktivieren.

Bitte beachten Sie: Bei wiederkehrenden Zahlungen erhält der Käufer bei jeder Abbuchung eine Quittung, Sie erhalten jedoch nur bei der ersten Zahlung eine Benachrichtigung. Sie können Workflows verwenden, um interne Benachrichtigungen für Nachzahlungen zu senden.

• Der Käufer erhält eine Kopie der Quittung in seinem E-Mail-Posteingang. Erfahren Sie mehr über die Kaufabwicklung.

Bitte beachten Sie: Benachrichtigungen und Quittungen werden nur für Zahlungen gesendet, die über Payments-Tool von HubSpot oder Stripe-Zahlungsabwicklung eingezogen wurden, nicht für andere Integrationsquellen, wie QuickBooks Online.

• Für die Zahlung wird eine Rechnung erstellt. 
• Es wird ein Zahlungsdatensatz erstellt und mit dem entsprechenden Datensatz des Kontakts, des Unternehmens, des Abonnements, der Rechnung und des Deals verknüpft. Sie können Ihre Zahlungsaufzeichnungen auch auf der Indexseite für Zahlungeneinsehen.
• Es wird ein Kontaktdatensatz mit der E-Mail-Adresse erstellt, die der Käufer auf der Kassenseite eingegeben hat, sofern nicht bereits ein Datensatz mit dieser E-Mail-Adresse existiert.
  • Wenn Ihr Abonnement Marketingkontakte umfasst, werden neue Kontakte automatisch als Marketingkontakte eingestuft. Sie können unter einen Workflow erstellen, um bestehende Kontakte bei Zahlung als Marketingkontakte einzustufen.
  • Wenn Sie nicht möchten, dass Kontakte, die Zahlungen leisten, als Marketingkontakte festgelegt werden, erfahren Sie, wie Sie als Nicht-Marketingkontakte festlegen, einschließlich der Erstellung eines Workflows zur Automatisierung dieses Prozesses. 

Bitte beachten Sie: Das Zahlungstool ist für Standard-Online-Zahlungstransaktionen gedacht und unterstützt nicht die Erfassung sensibler Zahlungsinformationen von Ihren Kunden in mündlicher oder telefonischer Form. Wenn Sie eine Zahlung im Namen eines Kunden eingereicht haben, kann dies dazu führen, dass die Zahlung dem falschen Kontakt zugeordnet wird. Der Grund dafür ist, dass Sie zuvor ein HubSpot-Formular ausgefüllt haben und die Zahlung in einem nicht-privaten Browser-Fenster übermitteln, was dazu führt, dass HubSpot Ihre vorhandenen Cookies verwendet, um die Zahlung zuzuordnen. Um falsch zugeordnete Zahlungen zu korrigieren, navigieren Sie zu dem Zahlungsdatensatz und aktualisieren Sie den zugehörigen Kontaktdatensatz.

• In Ihrem HubSpot-Account wird ein Geschäftsdatensatz erstellt, und der Geschäftsbetrag wird auf den Gesamtbetrag der Zahlung aktualisiert, einschließlich aller angewandten Rabatte. Für wiederkehrende Zahlungen wird nicht jedes Mal ein neuer Deal-Datensatz erstellt, wenn wiederkehrende Zahlungen verarbeitet werden, sondern diese Zahlungen werden im Abonnement-Datensatzangezeigt.
• Wenn ein Käufer wiederkehrende Artikel über einen Zahlungslink oder ein Angebot kauft:
  • HubSpot erstellt einen Datensatz, wenn wiederkehrende Artikel die gleiche Zahlungsfrequenz und Länge der Laufzeit haben. Wenn ein Käufer beispielsweise zwei monatliche Abonnements mit einer Laufzeit von einem Jahr erwirbt, gruppiert HubSpot beide wiederkehrenden Positionen in demselben Abonnementdatensatz. Das Abonnement wird mit dem Kontakt und dem Deal-Datensatz verknüpft.
  • HubSpot erstellt separate Abonnementdatensätze, wenn wiederkehrende Positionen unterschiedliche Zahlungsfrequenzen oder Laufzeiten haben. Wenn ein Käufer beispielsweise ein Monats- und ein Jahresabonnement mit einer Laufzeit von einem Jahr erwirbt, erstellt HubSpot zwei Abonnementdatensätze. Die Abonnements werden mit dem Kontakt und dem Deal-Datensatz verknüpft.
  • Der Käufer wird in jedem Abrechnungszyklus gemäß den im Angebot oder im Zahlungslink festgelegten Bedingungen belastet und jedes Mal benachrichtigt, wenn er belastet wird. Sie können auch Erinnerungs-E-Mails aktivieren, um den Käufer 14 Tage vor der nächsten Abonnementzahlung zu benachrichtigen. Die zugehörigen Abonnementeigenschaften werden auch in HubSpot aktualisiert. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Abonnements.
  • Für jede wiederkehrende Zahlung wird eine Rechnung erstellt.
• Wenn Zahlungsvorgänge stattfinden, z. B. wenn eine Zahlung eingereicht oder erstattet wird, erscheinen diese Vorgänge automatisch in den zugehörigen Kontakt-, Geschäfts- und Unternehmensdaten.

Auszahlungen erhalten

Auszahlungen sind die Gelder, die täglich von Ihren gesammelten Zahlungen auf Ihr Konto eingezahlt werden, abzüglich aller Gebühren, Rückerstattungen oder Rückbuchungen. Wenn Sie die Zahlungsabwicklung von HubSpot nutzen, können Sie Auszahlungen in In HubSpot anzeigen. Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwickler verbunden haben, werden die Auszahlungsinformationen nicht in Ihrem HubSpot Account angezeigt und Sie müssenstattdessen Zahlungsberichte in Stripeherunterladen und verwalten.

HubSpot sendet eine tägliche Auszahlungsbenachrichtigung per E-Mail, die den Auszahlungsbetrag enthält. Sie können davon ausgehen, dass die Gelder aus Auszahlungen innerhalb von zwei Werktagen bei Kartenzahlungen und innerhalb von drei Werktagen bei ACH-Zahlungen auf Ihr Konto überwiesen werden. 

Wenn es Tage gibt, an denen die tägliche Auszahlungssumme geringer ist als die an diesem Tag verarbeiteten Erstattungen oder Rückbuchungen, belastet HubSpot Ihr Bankkonto, um die Differenz auszugleichen. An diesen Tagen erhalten Sie eine Auszahlungs-E-Mail von HubSpot, die den von Ihrem Account abgebuchten Betrag enthält.

Erfahren Sie mehr über automatische Abbuchungen und pausierte Auszahlungen in der Dokumentation von Stripe, dem HubSpot-Partner für die Zahlungsabwicklung.

Zahlungsberichte herunterladen

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Stripe als Zahlungsanbieter verbunden haben, wird die Registerkarte Auszahlungen nicht in Ihrem HubSpot Account angezeigt. Stattdessen müssen Sie herunterladen und Zahlungsberichte in Stripeverwalten.

Sie können Berichte herunterladen, die Ihre Zahlungs- oder Auszahlungsdetails sowie einen Bericht über den Zahlungsabgleich enthalten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü in der linken Seitenleiste zu Zahlungen.
• Auf der Registerkarte Auszahlungen können Sie Ihre Auszahlungshistorie einsehen, einschließlich einzelner Zahlungen und deren Status. Um weitere Details zu einer Auszahlung anzuzeigen, klicken Sie auf das Auszahlungsdatum und sehen Sie sich dann die Details in der rechten Seitenleiste an.
• Um einen Bericht über die Zahlungen oder Auszahlungen Ihres Accounts herunterzuladen, klicken Sie oben rechts auf Berichte herunterladen und wählen dann einen der folgenden Berichtstypen aus:
  • Zahlungsabgleich: Anzeige einer Liste von Auszahlungen mit aufgeschlüsselten Zahlungsdetails. Der Bericht enthält die in jeder Auszahlung enthaltenen Transaktionen, wie Zahlungen, Erstattungen und Gebühren, in absteigender Reihenfolge. 
  • Zahlungsdetails: Zeigen Sie alle Kundentransaktionen an, z. B. einmalige und wiederkehrende Zahlungen, Erstattungen, Transaktionsgebühren und Streitfälle.
  • Auszahlungsdetails: Zeigen Sie alle Kundenzahlungen an, die in Ihrer täglichen Auszahlungssumme enthalten sind.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat , wählen Sie ein Format und klicken Sie dann auf Exportieren.

Zahlungsaufzeichnungen anzeigen

Wenn Sie eine Zahlung in HubSpot einziehen, werden die Zahlungsdetails in einem Zahlungsdatensatz auf der Indexseite payments gespeichert. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
• Ihre Zahlungsdatensätze werden in der Tabelle auf der Indexseite angezeigt. In der Spalte Status können Sie den Zahlungsstatus einsehen:
  • Bearbeitung: Die Bearbeitungszeit der Zahlung hängt von der verwendeten Zahlungsmethode ab. Sobald die Zahlung abgewickelt ist, ändert sich der Status entweder in Succeeded oder Failed. Erfahren Sie mehr über die Bearbeitungszeiten.

• • Erfolgreich: Die Zahlung wurde erfolgreich vom Käufer eingezogen.
  • Fehlgeschlagen: Die Zahlungsmethode des Käufers wurde nicht erfolgreich belastet. Dieser Status gilt nur für Zahlungen, die per Bankeinzug erfolgen, wie z. B. ACH oder Abonnementzahlungen. 
  • Teilweise zurückerstattet: Die Zahlung wurde für einen Betrag zurückerstattet, der geringer ist als der, den der Käufer ursprünglich bezahlt hat.
  • Erstattet: der Gesamtbetrag der ursprünglichen Zahlung wurde erstattet. 
  • Bearbeitung der Erstattung: Es wurde ein Erstattungsantrag gestellt. Erstattungen für Zahlungen, die per Bankeinzug (z. B. ACH) erfolgen, können fünf bis zehn Werktage in Anspruch nehmen. 

• Verwenden Sie die Filter am oberen Rand, um Ihre Zahlungsdatensätze nach Eigenschaften wie Status, Zahlungsmethode oder Betrag zu segmentieren. Erfahren Sie mehr über Auf anzeigen und filtern von Datensätzen auf der Indexseite.
• Klicken Sie in der Spalte Bruttobetrag auf den Zahlungsbetrag.
• Der Zahlungsdatensatz wird im rechten Fenster geöffnet. Sie enthält eine Zusammenfassung des Zahlungsbetrages, des Zahlungsdatums, des Kunden und der Zahlungsmethode.
• Der Datensatz enthält auch verschiedene Abschnitte für das Zahlungsverhalten, Einzelposten, Abonnements und Datensatzzuordnungen. Um einen Abschnitt ein- oder auszublenden, klicken Sie auf den Namen des Abschnitts.
  
  

  

• • Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwickler verwenden und in mehreren Währungen verkaufen, werden die entsprechenden Gebühren zusammen mit dem erhaltenen Nettobetrag in Ihrer Abrechnungswährung angezeigt, wenn diese von der Zahlungswährung abweicht. Wenn zum Beispiel Ihr verbundenes Bankkonto in Stripe auf US-Dollar lautet, Sie aber eine Zahlung in Euro entgegennehmen, sehen Sie sowohl den Bruttobetrag, die Gebühren als auch den Nettobetrag in Euro, aber die Gebühren und der Nettobetrag werden auch in US-Dollar angezeigt. Der Zinssatz wird von Stripe angewendet.

• Wenn bereits eine Verknüpfung besteht, können Sie die Details des verknüpften Datensatzes anzeigen, indem Sie den Mauszeiger über den verknüpften Datensatz bewegen und auf Vorschauklicken. Oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie Zuordnungslabel bearbeiten oder Zuordnung entfernen.

• Sie können die Verknüpfungen bei Bedarf auch bearbeiten. Um die Zahlung mit einem bestehenden Kontakt-, Firmen- oder Deal-Datensatz zu verknüpfen, klicken Sie neben dem entsprechenden Datensatztyp-Abschnitt auf Hinzufügen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Änderungen an den bestehenden Zuordnungen vornehmen, wird die alte Zuordnung durch die aktualisierte Zuordnung ersetzt. Sie können nur einen Abonnement-, Kontakt-, Deal- und Unternehmensdatensatz mit einem Zahlungsdatensatz verknüpfen, aber ein Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Abonnementdatensatz kann mehrere zugehörige Zahlungsdatensätze haben.

Erstattungen ausstellen oder Quittungen senden

Sie können eine Rückerstattung ausstellen oder eine Quittung an den Käufer von der Zahlungsübersichtsseite aus senden. Die Zahlung muss erfolgreich bearbeitet worden sein, bevor Sie die Erstattung ausstellen können.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
• Klicken Sie auf den Zahlungsbetrag. Der Zahlungsdatensatz wird im rechten Fenster geöffnet.
• Um eine Erstattung auszustellen, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Erstattung. Eine Rückerstattung hat keine Auswirkungen auf das aktive Abonnement, und die Abrechnung wird wie geplant fortgesetzt.

• • Geben Sie im Dialogfeld den Erstattungsbetrag ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Grund und wählen Sie einen Grund für die Erstattung aus.
  • Klicken Sie auf Erstattung. HubSpot zieht den ursprünglichen Transaktionsbetrag von Ihren zukünftigen Auszahlungen ab oder belastet ihn von Ihrem Bankkonto. Bitte beachten Sie, dass es 5-10 Werktage dauern kann, bis die Rückerstattung auf der Anweisung des Kunden erscheint.

Bitte beachten:

• Erstattungen für ACH-Lastschriftzahlungen müssen innerhalb von 180 Tagen ab dem Datum der ursprünglichen Zahlung erfolgen.
• Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration verwenden, werden Erstattungen nicht mit QuickBooks Online synchronisiert. Sie sind verfügbar, damit Sie die in QuickBooks vorgenommenen Änderungen manuell übernehmen können.

• Um eine Quittung an Ihren Kunden zu senden, klicken Sie auf Aktionen, und wählen Sie dann Quittung senden.
  • In dem Dialogfeld wird standardmäßig die E-Mail-Adresse des Kunden angezeigt. Um einen weiteren Empfänger zu ändern oder hinzuzufügen, geben Sie im Feld E-Mail-Adresse eine andere E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf Senden.
• Um eine Kopie einer Bankeinzugsermächtigung als ACH abzurufen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Kopie der Ermächtigung abrufen. Sie erhalten eine E-Mail mit den Autorisierungsdaten im Textkörper.

• Klicken Sie auf Schließen, um zur Indexseite für Zahlungen zurückzukehren.

Sie können die Filter auf der Indexseite verwenden, um Ihre Zahlungen in benutzerdefinierte Ansichten zu unterteilen. Sie können z. B. eine Ansicht der erstatteten Zahlungen, der über eine bestimmte Zahlungsmethode (z. B. ACH) erfolgten Zahlungen oder der fehlgeschlagenen Zahlungen erstellen.

Quittungen anpassen

Sie können das Erscheinungsbild von Quittungen in den Kontoeinstellungen Ihres Kontos anpassen, einschließlich des Firmennamens, des Logos und des farbigen Balkens am oberen Rand der E-Mail.

Bitte beachten Sie: Alle Änderungen, die Sie am Firmennamen, Logo oder an den Farben in den Branding-Einstellungen Ihres Accounts vornehmen, gelten für alle Zahlungslinks, unabhängig davon, welcher Benutzer den Link erstellt hat. Diese Änderungen gelten auch für alle Tools, die das Standard-Branding verwenden, einschließlich Terminplanungsseiten, Verkaufsdokumente, Angebote und Chatflows.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Wählen Sie im Menü der Seitenleiste links „Account-Einstellungen“ aus.
  • Um den auf dem Bon erscheinenden Firmennamen zu aktualisieren, geben Sie im Feld Firmeninformationen Ihren Firmennamenein.
  • Um das Logo und die Farben zu aktualisieren, klicken Sie auf die Registerkarte Branding und erfahren Sie dann, wie Sie ein neues Logo hochladen oder eine neue Grundfarbe auswählen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie mehr über die Erstellung von Berichten über Ihre Zahlungen mithilfe von Einzelobjektberichten und benutzerdefinierten Berichten.

Verwendung von Zahlungen in anderen HubSpot-Tools

Sie können die Zahlungsdaten in anderen Tools wie Workflows und Listen verwenden.

• Erstellen Sie einen zahlungsbasierten Workflow, um automatisch eine Begrüßungs-E-Mail an Käufer zu senden, sobald eine erfolgreiche Zahlung erfolgt ist, oder erstellen Sie bezahlte Rechnungen mithilfe von QuickBooks-Workflow-Aktionen. Beispiel:
  • Verwenden Sie die Eigenschaft Quelle oder Quellen-ID , um einen Workflow auszulösen, wenn eine Zahlung über einen beliebigen oder einen bestimmten Zahlungslink erfolgt.
    
    
    
  • Verwenden Sie die Eigenschaft Status , um einen Workflow auszulösen, wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist.
    
    
• Erstellen Sie eine Liste von Kontakten, die mit einer Kreditkarte bezahlt haben, oder eine Liste von Kontakten, die ein Produkt oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zahlungslink gekauft haben.