Verwalten von Zahlungen

Nachdem Sie das Zahlungstool eingerichtet haben, können Sie Zahlungen in HubSpot über Rechnungen, Zahlungslinks und Angeboteeinziehen. Wenn Sie eine Zahlung über eine dieser Methoden einholen, werden die Zahlungsdaten in einem Zahlungsdatensatz gespeichert. Sie können Ihre eingezogenen Zahlungen in HubSpot verwalten, indem Sie Erstattungen ausstellen, Quittungen erneut senden und Berichte über Ihre Zahlungen und Auszahlungen herunterladen.

Um Zahlungen zu verwalten, müssen Sie ein Benutzer sein mit super-Verwaltung berechtigungen oder Verwalten von Zahlungen und Abonnements zugriff. Jeder Benutzer mit Zugriff auf Zahlungen und Abonnements verwalten kann den Transaktions- und Auszahlungsverlauf einsehen, Zahlungs- und Auszahlungsberichte herunterladen, Quittungen erneut versenden, Abonnements kündigen und Rückerstattungen ausstellen.

Um die Leistung Ihrer Zahlungen zu messen, erfahren Sie, wie Sie ein Dashboard für Zahlungseinnahmen erstellenkönnen.

Zahlungen erfassen

Wenn eine Zahlung über einen Zahlungslink, ein Angebot, das mit dem Zahlungstool verbunden ist, ein Zahlungsformular oder eine Rechnung erfolgreich verarbeitet wird, geschieht Folgendes: 

• Sie erhalten eine Zahlungsbenachrichtigung. Wenn Sie keine Benachrichtigung über eine abgeschlossene Zahlung erhalten möchten, können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für Zahlungen in Ihren Benachrichtigungseinstellungendeaktivieren.

Bitte beachten Sie: Bei wiederkehrenden Zahlungen erhält der Käufer bei jeder Abbuchung eine Quittung, Sie erhalten jedoch nur bei der ersten Zahlung eine Benachrichtigung. Sie können Workflows verwenden, um interne Benachrichtigungen für Nachzahlungen zu versenden.

• Der Käufer erhält eine Kopie der Quittung in seinem E-Mail-Posteingang. Erfahren Sie mehr über die Kaufabwicklung.
• Es wird ein Zahlungsdatensatz erstellt und mit dem entsprechenden Datensatz des Kontakts, des Unternehmens, des Abonnements, der Rechnung und des Deals verknüpft. Sie können Ihre Zahlungsaufzeichnungen auch auf der Indexseite für Zahlungeneinsehen.
• Es wird ein Kontaktdatensatz mit der E-Mail-Adresse erstellt, die der Käufer auf der Kassenseite eingegeben hat, sofern nicht bereits ein Datensatz mit dieser E-Mail-Adresse existiert. Wenn Ihr Abonnement Marketingkontakte umfasst, wird der Kontakt automatisch als Marketingkontakt festgelegt. Erfahren Sie, wie Sie Kontakte als Nicht-Marketing-Kontakte kennzeichnen können, einschließlich der Erstellung eines Workflows zur Automatisierung dieses Prozesses.

Bitte beachten Sie: Das Zahlungstool ist für Standard-Online-Zahlungstransaktionen gedacht und unterstützt nicht die Erfassung sensibler Zahlungsinformationen von Ihren Kunden in mündlicher oder telefonischer Form. Wenn Sie eine Zahlung im Namen eines Kunden eingereicht haben, kann dies dazu führen, dass die Zahlung dem falschen Kontakt zugeordnet wird. Der Grund dafür ist, dass Sie zuvor ein HubSpot-Formular ausgefüllt haben und die Zahlung in einem nicht-privaten Browser-Fenster übermitteln, was dazu führt, dass HubSpot Ihre vorhandenen Cookies verwendet, um die Zahlung zuzuordnen. Um falsch zugeordnete Zahlungen zu korrigieren, navigieren Sie zu dem Zahlungsdatensatz und aktualisieren Sie den zugehörigen Kontaktdatensatz.

• In Ihrem HubSpot-Account wird ein Geschäftsdatensatz erstellt, und der Geschäftsbetrag wird auf den Gesamtbetrag der Zahlung aktualisiert, einschließlich aller angewandten Rabatte. Für wiederkehrende Zahlungen wird nicht jedes Mal ein neuer Deal-Datensatz erstellt, wenn wiederkehrende Zahlungen verarbeitet werden, sondern diese Zahlungen werden im Abonnement-Datensatzangezeigt.

• Wenn ein Käufer wiederkehrende Positionen über eine Rechnung , einen Zahlungslink  oder ein Angebot in Verbindung mit dem Zahlungstoolkauft:
  • HubSpot erstellt einen Abonnementdatensatz, wenn die wiederkehrenden Positionen die gleiche Zahlungsfrequenz und Laufzeit haben. Wenn ein Käufer beispielsweise zwei monatliche Abonnements mit einer Laufzeit von einem Jahr erwirbt, gruppiert HubSpot beide wiederkehrenden Positionen in demselben Abonnementdatensatz. Das Abonnement wird mit dem Kontakt und dem Deal-Datensatz verknüpft.
  • HubSpot erstellt separate Abonnementdatensätze, wenn wiederkehrende Positionen unterschiedliche Zahlungsfrequenzen oder Laufzeiten haben. Wenn ein Käufer beispielsweise ein Monats- und ein Jahresabonnement mit einer Laufzeit von einem Jahr erwirbt, erstellt HubSpot zwei Abonnementdatensätze. Die Abonnements werden mit dem Kontakt und dem Deal-Datensatz verknüpft.
  • Der Käufer wird in jedem Abrechnungszyklus gemäß den im Angebot oder im Zahlungslink festgelegten Bedingungen belastet und jedes Mal benachrichtigt, wenn er belastet wird. Sie können auch Erinnerungs-E-Mails aktivieren, um den Käufer 14 Tage vor der nächsten Abonnementzahlung zu benachrichtigen. Die zugehörigen Abonnementeigenschaften werden auch in HubSpot aktualisiert. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Abonnements.
• Wenn Zahlungsvorgänge stattfinden, z. B. wenn eine Zahlung eingereicht oder erstattet wird, erscheinen diese Vorgänge automatisch in den zugehörigen Kontakt-, Geschäfts- und Unternehmensdaten.

Auszahlungen erhalten

Auszahlungen sind die Gelder, die täglich von Ihren gesammelten Zahlungen auf Ihr Konto eingezahlt werden, abzüglich aller Gebühren, Rückerstattungen oder Rückbuchungen.

HubSpot sendet eine tägliche Auszahlungsbenachrichtigung per E-Mail, die den Auszahlungsbetrag enthält. Sie können davon ausgehen, dass die Gelder aus Auszahlungen innerhalb von zwei Werktagen bei Kartenzahlungen und innerhalb von drei Werktagen bei ACH-Zahlungen auf Ihr Konto überwiesen werden.

Wenn es Tage gibt, an denen die tägliche Auszahlungssumme geringer ist als die an diesem Tag verarbeiteten Erstattungen oder Rückbuchungen, belastet HubSpot Ihr Bankkonto, um die Differenz auszugleichen. An diesen Tagen erhalten Sie eine Auszahlungs-E-Mail von HubSpot, die den von Ihrem Account abgebuchten Betrag enthält.

Erfahren Sie mehr über automatische Abbuchungen und pausierte Auszahlungen in der Dokumentation von Stripe, dem HubSpot-Partner für die Zahlungsabwicklung.

Zahlungsberichte herunterladen

Sie können Berichte herunterladen, die Ihre Zahlungs- oder Auszahlungsdetails sowie einen Bericht über den Zahlungsabgleich enthalten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales > Zahlungen und wählen Sie dann Zahlungen aus.
• Klicken Sie oben rechts auf Zu Auszahlungen und Berichten.
• Auf der Registerkarte Auszahlungen können Sie Ihre Auszahlungshistorie einsehen, einschließlich einzelner Zahlungen und deren Status. Um weitere Details zu einer Auszahlung anzuzeigen, klicken Sie auf das Auszahlungsdatum und sehen Sie sich dann die Details in der rechten Seitenleiste an.
• Um einen Bericht über die Zahlungen oder Auszahlungen Ihres Accounts herunterzuladen, klicken Sie oben rechts auf Berichte herunterladen und wählen dann einen der folgenden Berichtstypen aus:
  • Zahlungsabgleich: Anzeige einer Liste von Auszahlungen mit aufgeschlüsselten Zahlungsdetails. Der Bericht enthält die in jeder Auszahlung enthaltenen Transaktionen, wie Zahlungen, Erstattungen und Gebühren, in absteigender Reihenfolge. 
  • Zahlungsdetails: Zeigen Sie alle Kundentransaktionen an, z. B. einmalige und wiederkehrende Zahlungen, Erstattungen, Transaktionsgebühren und Streitfälle.
  • Auszahlungsdetails: Zeigen Sie alle Kundenzahlungen an, die in Ihrer täglichen Auszahlungssumme enthalten sind.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat , wählen Sie ein Format und klicken Sie dann auf Exportieren.

Zahlungsaufzeichnungen anzeigen

Wenn Sie eine Zahlung in HubSpot einziehen, werden die Zahlungsdetails in einem Zahlungsdatensatz auf der Zahlungsindexseitegespeichert. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales > Zahlungen und wählen Sie dann Zahlungen aus.
• Ihre Zahlungsdatensätze werden in der Tabelle auf der Indexseite angezeigt. In der Spalte Status können Sie den Zahlungsstatus einsehen:
  • Bearbeitung: Es kann zwei bis drei Tage dauern, bis das Bankkonto eines Käufers für eine per ACH getätigte Zahlung belastet wird. Während dieser Zeit erscheint der Status als Bearbeitung. Wenn die Zahlung bearbeitet wird, ändert sich der Status entweder in Erfolgreich oder Misslungen. 
  • Erfolgreich: Die Zahlung wurde erfolgreich vom Käufer eingezogen.
  • Fehlgeschlagen: Die Zahlungsmethode des Käufers wurde nicht erfolgreich belastet. Dieser Status gilt nur für Zahlungen über ACH oder Abonnementzahlungen. 
  • Teilweise zurückerstattet: Die Zahlung wurde für einen Betrag zurückerstattet, der geringer ist als der, den der Käufer ursprünglich bezahlt hat.
  • Erstattet: der Gesamtbetrag der ursprünglichen Zahlung wurde erstattet. 
  • Bearbeitung der Erstattung: Es wurde ein Erstattungsantrag gestellt. Erstattungen für Zahlungen, die per ACH getätigt wurden, können fünf bis zehn Werktage in Anspruch nehmen. 

• Verwenden Sie die Filter am oberen Rand, um Ihre Zahlungsdatensätze nach Eigenschaften wie Status, Zahlungsmethode oder Betrag zu segmentieren. Weitere Informationen zum Anzeigen und Filtern von Datensätzen finden Sie auf der Indexseite.
• Klicken Sie in der Spalte Bruttobetrag auf den Zahlungsbetrag.
• Der Zahlungsdatensatz wird im rechten Fenster geöffnet. Sie enthält eine Zusammenfassung des Zahlungsbetrags, des Zahlungsdatums, des Kunden und der Zahlungsmethode.
• Der Datensatz enthält auch verschiedene Abschnitte für das Zahlungsverhalten, Einzelposten, Abonnements und Datensatzzuordnungen. Um einen Abschnitt ein- oder auszublenden, klicken Sie auf den Namen des Abschnitts.
  
  

  

• Wenn bereits eine Verknüpfung besteht, können Sie die Details des verknüpften Datensatzes anzeigen, indem Sie den Mauszeiger über den verknüpften Datensatz bewegen und auf Vorschauklicken. Oder Sie klicken auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Assoziationsbezeichnungen bearbeiten oder Assoziation entfernen.

• Sie können die Verknüpfungen bei Bedarf auch bearbeiten. Um die Zahlung mit einem bestehenden Kontakt-, Firmen- oder Deal-Datensatz zu verknüpfen, klicken Sie neben dem entsprechenden Datensatztyp-Abschnitt auf Hinzufügen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Änderungen an den bestehenden Zuordnungen vornehmen, wird die alte Zuordnung durch die aktualisierte Zuordnung ersetzt. Sie können nur einen Abonnement-, Kontakt-, Deal- und Unternehmensdatensatz mit einem Zahlungsdatensatz verknüpfen, aber ein Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Abonnementdatensatz kann mehrere zugehörige Zahlungsdatensätze haben.

Erstattungen ausstellen oder Quittungen senden

Sie können eine Rückerstattung ausstellen oder dem Käufer eine Quittung von der Zahlungsübersichtsseite aus erneut zusenden. Die Zahlung muss erfolgreich bearbeitet worden sein, bevor Sie die Erstattung ausstellen können.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales > Zahlungen und wählen Sie dann Zahlungen aus.
• Klicken Sie auf den Zahlungsbetrag. Der Zahlungsdatensatz wird im rechten Fenster geöffnet.
• Um eine Erstattung auszustellen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Erstattung. Eine Rückerstattung hat keine Auswirkungen auf das aktive Abonnement, und die Abrechnung wird wie geplant fortgesetzt.

• • Geben Sie im Dialogfeld den Erstattungsbetrag ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Grund und wählen Sie einen Grund für die Erstattung aus.
  • Klicken Sie auf Erstattung. HubSpot zieht den ursprünglichen Transaktionsbetrag von Ihren zukünftigen Auszahlungen ab oder belastet ihn von Ihrem Bankkonto. Beachten Sie, dass es 5-10 Werktage dauern kann, bis die Erstattung auf dem Kontoauszug des Kunden erscheint.
• Um eine Quittung erneut an Ihren Kunden zu senden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Quittung senden.
  • In dem Dialogfeld wird standardmäßig die E-Mail-Adresse des Kunden angezeigt. Um einen weiteren Empfänger zu ändern oder hinzuzufügen, geben Sie im Feld E-Mail-Adresse eine andere E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf „Senden“.
• Um eine Kopie einer ACH-Transaktionsgenehmigung abzurufen,klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Kopie der Genehmigung abrufen. Sie erhalten eine E-Mail mit den Details zur ACH-Autorisierung, die im E-Mail-Text enthalten sind.

• Klicken Sie auf Schließen, um zur Indexseite für Zahlungen zurückzukehren.

Sie können die Filter auf der Indexseite verwenden, um Ihre Zahlungen in benutzerdefinierte Ansichten zu unterteilen. Sie können zum Beispiel eine Ansicht der erstatteten Zahlungen, der über ACH erfolgten Zahlungen oder der fehlgeschlagenen Zahlungen erstellen.

Quittungen anpassen

Sie können das Aussehen der Quittungen in den Branding-Einstellungen Ihres Accounts anpassen, einschließlich des Firmennamens, des Logos und des farbigen Balkens am oberen Rand der E-Mail.

Bitte beachten Sie: Alle Änderungen, die Sie am Firmennamen, Logo oder an den Farben in den Branding-Einstellungen Ihres Accounts vornehmen, gelten für alle Zahlungslinks, unabhängig davon, welcher Benutzer den Link erstellt hat. Diese Änderungen gelten auch für alle Tools, die das Standard-Branding verwenden, einschließlich Terminplanungsseiten, Verkaufsdokumente, Angebote und Chatflows.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Wählen Sie im Menü der Seitenleiste links „Account-Einstellungen“ aus.
  • Um den auf dem Bon erscheinenden Firmennamen zu aktualisieren, geben Sie im Feld Firmeninformationen Ihren Firmennamenein.
  • Um das Logo und die Farben zu aktualisieren, klicken Sie auf die Registerkarte Branding und erfahren Sie dann, wie Sie ein neues Logo hochladen oder eine neue Grundfarbe auswählen.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Erfahren Sie mehr über die Berichterstattung über Ihre Zahlungen mit Hilfe von Einzelobjektberichten und benutzerdefinierten Berichten.

Verwendung von Zahlungen in anderen HubSpot-Tools

Sie können die Zahlungsdaten in anderen Tools wie Workflows und Listen verwenden.

• Erstellen Sie einen zahlungsbasierten Workflow, um automatisch eine Begrüßungs-E-Mail an Käufer zu senden, sobald eine erfolgreiche Zahlung erfolgt ist, oder erstellen Sie bezahlte Rechnungen mithilfe von QuickBooks-Workflow-Aktionen. Beispiel:
  • Verwenden Sie dieEigenschaft Quelle oder Quellen-ID , um einen Workflow auszulösen, wenn eine Zahlung über eine beliebige oder eine bestimmte Zahlungsverknüpfung getätigt wird.
    
    
    
  • Verwenden Sie die Eigenschaft Status, um einen Workflow auszulösen, wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist.
    
    
• Erstellen Sie eine Liste von Kontakten, die mit einer Kreditkarte bezahlt haben, oder eine Liste von Kontakten, die ein Produkt oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zahlungslink gekauft haben.