Gérer les paiements

Après avoir configuré l'outil de paiement, vous pouvez commencer à collecter des paiements dans HubSpot en utilisant les factures, les liens de paiement, et les devis. Lorsque vous percevez un paiement par l'une de ces méthodes, les détails du paiement sont stockés dans un enregistrement de paiement. Vous pouvez gérer vos paiements collectés dans HubSpot en émettant des remboursements, en renvoyant des reçus et en téléchargeant des rapports sur vos paiements et vos versements.

Pour gérer les paiements, vous devez être un utilisateur disposant de super admin permissions ou Gérer les paiements et les abonnements d'accès. Tout utilisateur ayant accès à Gérer les paiements et les abonnements peut consulter l'historique des transactions et des paiements, télécharger les rapports de paiement et de paiement, renvoyer les reçus, annuler les abonnements et effectuer des remboursements.

Pour mesurer les performances de vos paiements, apprenez à créer un tableau de bord des revenus des paiements.

Collecter des paiements

Lorsqu'un paiement est traité avec succès à l'aide d'un lien de paiement , d'un devis connecté à l'outil de paiement, d'un formulaire de paiement , ou d'une facture , le phénomène suivant se produit : 

• Vous recevrez une notification de paiement. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notification pour un paiement effectué, vous pouvez désactiver les notifications par courrier électronique pour les paiements dans vos paramètres de notification.

Remarque : pour les paiements récurrents, l'acheteur recevra un reçu chaque fois qu'il sera débité, mais vous ne recevrez une notification que pour le premier paiement effectué. Vous pouvez utiliser des workflows pour envoyer des notifications internes pour les paiements ultérieurs.

• L'acheteur recevra une copie de son reçu dans sa boîte aux lettres électronique. En savoir plus sur l'expérience de l'acheteur à la caisse.
• Un enregistrement de paiement sera créé et associé au contact, à la société, à l'abonnement , à la facture et à l'enregistrement de l'opération. Vous pouvez également accéder à vos enregistrements de paiements sur la page d'index des paiements.
• Un enregistrement de contact sera créé en utilisant l'adresse électronique que l'acheteur a saisie sur la page de paiement, si un enregistrement avec cette adresse électronique n'existe pas déjà. Si votre abonnement comprend des contacts marketing, le contact sera automatiquement défini comme un contact marketing. Apprenez à définir des contacts comme non marketing, notamment en créant un Workflow pour automatiser ce processus.

Remarque : l'outil de paiement est destiné à être utilisé pour des transactions de paiement en ligne standard et ne permet pas de collecter des informations de paiement sensibles auprès de vos clients, oralement ou par téléphone. Si vous avez soumis un paiement au nom d'un client, il se peut que le paiement soit associé au mauvais contact. Cela est dû au fait que vous avez rempli un formulaire HubSpot précédemment et que vous soumettez le paiement en utilisant une fenêtre de navigation non privée, ce qui a pour conséquence que HubSpot utilise vos cookies existants pour associer le paiement. Pour corriger les paiements associés de manière incorrecte, accédez à l'enregistrement du paiement et mettez à jour l'enregistrement du contact associé.

• Un enregistrement de transaction sera créé dans votre compte HubSpot et le montant de la transaction sera mis à jour pour correspondre au total du paiement, y compris les remises appliquées. Pour les paiements récurrents, un nouvel enregistrement d'opération ne sera pas créé chaque fois que des paiements récurrents sont traités, mais ces paiements apparaîtront dans l'enregistrement d'abonnement.

• Lorsqu'un acheteur achète des postes récurrents à l'aide d'une facture , d'un lien de paiement  , ou d'un devis connecté à l'outil de paiement:
  • HubSpot créera un seul enregistrement d'abonnement lorsque les postes récurrents ont la même fréquence de paiement et la même durée. Par exemple, si un acheteur achète deux abonnements mensuels d'une durée d'un an, HubSpot regroupera les deux postes récurrents dans le même enregistrement d'abonnement. L'abonnement sera associé au contact et à la transaction.
  • HubSpot créera des enregistrements d'abonnement distincts lorsque les postes récurrents ont des fréquences de paiement ou des durées différentes. Par exemple, si un acheteur achète un abonnement mensuel et un abonnement annuel d'une durée d'un an, HubSpot créera deux enregistrements d'abonnement. Les abonnements seront associés au contact et à la transaction.
  • L'acheteur sera facturé à chaque cycle de facturation selon les conditions définies sur le devis ou le lien de paiement, et il sera notifié à chaque fois qu'il sera facturé. Vous pouvez également activer les e-mails de rappel pour informer l'acheteur 14 jours avant le paiement de son prochain abonnement. Les propriétés de l'abonnement associé seront également mises à jour dans HubSpot. En savoir plus sur la gestion des abonnements.
• Au fur et à mesure que des activités de paiement se produisent, comme l'envoi ou le remboursement d'un paiement, ces activités apparaissent automatiquement dans les enregistrements des contacts, des transactions et des sociétés associés au paiement.

Recevoir des paiements

Lespaiements sont les fonds déposés sur votre compte bancaire à partir des paiements collectés chaque jour, moins les frais, les remboursements ou les rétrocessions.

HubSpot enverra un e-mail de notification de paiement quotidien qui inclura le total du paiement. Vous pouvez vous attendre à ce que les fonds provenant des paiements soient déposés sur votre compte bancaire dans un délai de deux jours ouvrables pour les paiements par carte et dans un délai de trois jours ouvrables pour les paiements par ACH.

S'il y a des jours où le total des paiements quotidiens est inférieur aux remboursements ou aux rétrocessions traités ce jour-là, HubSpot débitera votre compte bancaire pour couvrir la différence. Ces jours-là, vous recevrez un e-mail de paiement de HubSpot qui inclut le montant débité de votre compte.

Pour en savoir plus sur l'autodébit et les paiements différés, consultez la documentation de Stripe, le partenaire de HubSpot pour le traitement des paiements.

Télécharger les rapports de paiement

Vous pouvez télécharger des rapports comprenant les détails de vos paiements ou de vos versements, ainsi qu'un rapport de rapprochement des paiements.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Paiements > Paiements.
• En haut à droite, cliquez sur Accéder aux paiements et aux rapports.
• Dans l'onglet Paiements, vous pouvez consulter l'historique de vos paiements, y compris les paiements individuels et leur statut. Pour obtenir plus de détails sur un paiement, cliquez sur la date du paiement, puis consultez les détails dans la barre latérale droite.
• Pour télécharger un rapport sur les paiements ou les versements de votre compte, cliquez en haut à droite sur Télécharger des rapports, puis sélectionnez l'un des types de rapport suivants :
  • Rapprochement des paiements : afficher une liste des paiements avec les détails des paiements. Le rapport comprend les transactions incluses dans chaque paiement, telles que les paiements, les remboursements et les frais, dans l'ordre décroissant. 
  • Détails des paiements : visualisez toutes les transactions des clients, telles que les paiements uniques et récurrents, les remboursements, les frais de transaction et les litiges.
  • Détails des paiements : visualisez tous les paiements des clients qui sont inclus dans le total de vos paiements quotidiens.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format, puis cliquez sur Exporter.

Consulter les enregistrements des paiements

Lorsque vous collectez un paiement dans HubSpot, les détails du paiement sont stockés dans un enregistrement de paiement sur la page d'index des paiements. 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Paiements > Paiements.
• Vos enregistrements de paiement apparaîtront dans le tableau de la page d'index. Dans la colonne Statut , affichez le statut du paiement :
  • Traitement : le débit du compte bancaire d'un acheteur pour un paiement effectué par ACH peut prendre deux à trois jours, pendant lesquels le statut apparaîtra comme Processing. Lorsque le paiement est traité, le statut devient soit " Succeeded", soit " Failed". 
  • Succeeded : le paiement a été collecté avec succès auprès de l'acheteur.
  • Échec : le mode de paiement de l'acheteur n'a pas été débité avec succès. Ce statut s'applique uniquement aux paiements effectués par ACH ou par abonnement. 
  • Remboursé partiellement : le paiement a été remboursé pour un montant inférieur à celui que l'acheteur avait initialement payé.
  • Remboursé : le montant total du paiement initial a été remboursé. 
  • Traitement du remboursement : une demande de remboursement a été soumise. Le remboursement des paiements effectués par ACH peut prendre de cinq à dix jours ouvrables. 

• Utilisez les filtres en haut de la page pour segmenter vos enregistrements de paiement par des propriétés telles que le statut, le mode de paiement ou le montant. En savoir plus sur l'affichage et le filtrage des enregistrements sur la page d'index.
• Dans la colonne Montant brut, cliquez sur le montant du paiement.
• L'enregistrement du paiement s'ouvre dans le panneau de droite. Il comprendra un résumé du montant du paiement, de la date du paiement, du client et du mode de paiement.
• L'enregistrement comprend également différentes sections pour l'historique des paiements, les postes, les abonnements et les associations d'enregistrements. Pour réduire ou développer une section, cliquez sur le nom de la section.
  
  

  

• Si une association existe déjà, pour afficher les détails de l'enregistrement associé, survolez l'enregistrement associé et cliquez sur Aperçu. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant More et sélectionner Edit association labels ou Remove association.

• Vous pouvez également modifier les associations si nécessaire. Pour associer le paiement à un contact, une société ou une transaction existante, cliquez sur Ajouteren regard de la section du type d'enregistrement concerné.

Remarque : si vous modifiez les associations existantes, l'ancienne association sera remplacée par l'association mise à jour. Vous ne pouvez associer qu'un seul enregistrement d'abonnement, de contact, d'affaire et de société à un enregistrement de paiement, mais un enregistrement de contact, de société, d'affaire ou d'abonnement peut être associé à plusieurs enregistrements de paiement.

Effectuer des remboursements ou envoyer des reçus

Vous pouvez effectuer un remboursement ou renvoyer un reçu à l'acheteur à partir de la page d'index des paiements. Le paiement doit avoir été traité avec succès avant que vous puissiez effectuer le remboursement.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Paiements > Paiements.
• Cliquez sur le montant du paiement. L'enregistrement du paiement s'ouvre dans le panneau de droite.
• Pour effectuer un remboursement, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Remboursement. L'émission d'un remboursement n'a pas d'incidence sur l'abonnement actif et la facturation se poursuivra comme prévu.

• • Dans la boîte de dialogue, saisissez le montant du remboursement, puis cliquez sur le menu déroulant Motif et sélectionnez un motif de remboursement.
  • Cliquez sur Remboursement. HubSpot déduira le montant de la transaction initiale de vos futurs paiements ou le débitera de votre compte bancaire. N'oubliez pas que le remboursement peut prendre de 5 à 10 jours ouvrables avant d'apparaître sur le relevé du client.
• Pour renvoyer un reçu à votre client, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Envoyer le reçu.
  • Dans la boîte de dialogue, l'adresse électronique du client apparaît par défaut. Pour modifier ou ajouter un autre destinataire, dans le champ Adresse E-mail , saisissez une autre adresse e-mail.
  • Cliquez sur Envoyer.
• Pour récupérer une copie d'une autorisation de transaction ACH,cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Obtenir une copie de l'autorisation. Vous recevrez un e-mail avec les détails de l'autorisation ACH inclus dans le corps de l'e-mail.

• Pour revenir à la page d'index des paiements, cliquez sur Fermer.

Vous pouvez utiliser les filtres de la page d'index pour segmenter vos paiements en vues personnalisées. Par exemple, vous pouvez créer une vue des paiements remboursés, des paiements effectués par ACH ou des paiements échoués.

Personnaliser les reçus

Vous pouvez personnaliser l'apparence des reçus dans les paramètres de marque de votre compte E-mail, y compris le nom de l'entreprise, le logo et la barre de couleur en haut de l'e-mail.

Remarque : toute modification apportée au nom, au logo ou aux couleurs de l'entreprise dans les paramètres d'image de marque de votre compte s'appliquera à chaque lien de paiement, quel que soit l'utilisateur qui a créé le lien. Ces changements s'appliqueront également à tous les outils qui utilisent la marque par défaut, notamment les pages de programmation, les documents de vente, les devis et les flux de discussion.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Paramètres par défaut du compte.
  • Pour mettre à jour le nom de la société qui apparaît sur le reçu, saisissez le nom devotre société dans le champ Informations sur la société.
  • Pour mettre à jour le logo et les couleurs, cliquez sur l'onglet Branding , puis apprenez comment télécharger un nouveau logo ou sélectionner une nouvelle couleur primaire.
• Cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus sur la création de rapports sur vos paiements à l'aide de rapports d'objet unique et de rapports personnalisés.

Utiliser les paiements dans d'autres outils HubSpot

Vous pouvez utiliser les données de paiement dans d'autres outils, tels que les workflows et les listes.

• Créez un Workflow basé sur les paiements pour envoyer automatiquement un E-mail de bienvenue aux acheteurs dès qu'un paiement est effectué, ou créez des factures payées à l'aide d'actions de workflow QuickBooks. Par exemple :
  • Utilisez lapropriété Source ou ID source pour déclencher un Workflow lorsqu'un paiement est effectué à l'aide de n'importe quel lien de paiement ou d'un lien spécifique.
    
    
    
  • Utilisez la propriété Status pour déclencher un Workflow lorsqu'un paiement a échoué.
    
    
• Créez une liste de contacts qui ont effectué des paiements par carte de crédit, ou une liste de contacts qui ont acheté un produit ou un service en utilisant un lien de paiement spécifique.