Gérer les paiements

Après avoir configuré HubSpot paiements ou connecté votre compte Stripe pour le traitement des paiements, vous pouvez commencer à collecter des paiements dans HubSpot en utilisant des factures, des liens de paiement et des devis. Il est également possible d'enregistrer les paiements manuels sur les factures sans avoir besoin de connecter un processeur de paiement, tandis que les intégrations, telles que QuickBooks Online, enregistreront également les paiements le cas échéant.

Lorsque vous encaissez un paiement par l'une de ces méthodes, les détails du paiement sont stockés dans un enregistrement de paiement. Vous pouvez gérer vos paiements collectés dans HubSpot en émettant des remboursements, en renvoyant des reçus et en téléchargeant des rapports sur vos paiements et vos versements.

Pour gérer les paiements, vous devez être un utilisateur ayant Super Admin permissions ou Manage payments and subscriptions access. Tout utilisateur ayant un accès à Gérer les paiements et les abonnements peut afficher l'historique des transactions et des paiements, télécharger des rapports sur les paiements et les abonnements, renvoyer des reçus, annuler des abonnements et effectuer des remboursements.

Pour mesurer la performance de vos paiements, apprenez à créer un tableau de bord des revenus des paiements.

Collecter des paiements

Lorsqu'un paiement est traité avec succès, il se produit ce qui suit : 

• Vous recevrez une notification de paiement. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notification pour un paiement effectué, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail pour les paiements dans vos paramètres de notification.

Remarque : pour les paiements récurrents, l'acheteur recevra un reçu chaque fois qu'il sera débité, mais vous ne recevrez une notification que pour le premier paiement effectué. Vous pouvez utiliser les workflows pour envoyer des notifications internes pour les paiements ultérieurs.

• L’acheteur recevra une copie de son reçu dans sa boîte de réception. En savoir plus sur l’expérience de paiement de l’acheteur.

Remarque : Les notifications et les reçus ne sont envoyés que pour les paiements collectés via HubSpot Payments ou le traitement des paiements Stripe, et pas pour d’autres sources d’intégration comme QuickBooks Online.

• Une facture sera créée pour le paiement. 
• Un fiche d'informations de paiement sera créé et associé au contact, à l’entreprise, à l’abonnement, à la facture et à l’transaction fiche d'informations pertinents. Vous pouvez également accéder à vos enregistrements de paiements sur la page d'index des paiements.
• Un enregistrement de contact sera créé en utilisant l'adresse électronique que l'acheteur a saisie sur la page de paiement, si un enregistrement avec cette adresse électronique n'existe pas déjà.
  • Si votre abonnement comprend contacts marketing, les nouveaux contacts seront automatiquement définis comme des contacts marketing. Vous pouvez créer un "workflow" pour définir des contacts existants comme contacts marketing après paiement.
  • Si vous ne souhaitez pas que les contacts qui effectuent des paiements soient définis comme des contacts marketing, apprenez comment définir les contacts comme des contacts non marketing, y compris en créant un workflow pour automatiser ce processus. 

Remarque : l'outil de paiement est destiné à être utilisé pour des transactions de paiement en ligne standard et ne permet pas de collecter des informations de paiement sensibles auprès de vos clients, oralement ou par téléphone. Si vous avez soumis un paiement au nom d'un client, il se peut que le paiement soit associé au mauvais contact. Cela est dû au fait que vous avez rempli un formulaire HubSpot précédemment et que vous soumettez le paiement en utilisant une fenêtre de navigation non privée, ce qui a pour conséquence que HubSpot utilise vos cookies existants pour associer le paiement. Pour corriger les paiements associés de manière incorrecte, accédez à l'enregistrement du paiement et mettez à jour l'enregistrement du contact associé.

• Un enregistrement de transaction sera créé dans votre compte HubSpot et le montant de la transaction sera mis à jour pour correspondre au total du paiement, y compris les remises appliquées. Pour les paiements récurrentes, une nouvelle transaction fiche d'informations ne sera pas créée à chaque traitement de paiements récurrentes, mais ces paiements figureront sur le fiche d'informations d’abonnement.
• Lorsqu’un acheteur achète des lignes de produits récurrentes en utilisant un lien de paiement ou un devis :
  • HubSpot créera une fiche d’informations sur les abonnements lorsque des lignes de produits récurrentes auront la même fréquence de paiement et la même durée. Par exemple, si un acheteur achète deux abonnements mensuels d'une durée d'un an, HubSpot regroupera les deux postes récurrents dans le même enregistrement d'abonnement. L'abonnement sera associé au contact et à la transaction.
  • HubSpot créera des enregistrements d'abonnement distincts lorsque les postes récurrents ont des fréquences de paiement ou des durées différentes. Par exemple, si un acheteur achète un abonnement mensuel et un abonnement annuel d'une durée d'un an, HubSpot créera deux enregistrements d'abonnement. Les abonnements seront associés au contact et à la transaction.
  • L'acheteur sera facturé à chaque cycle de facturation selon les conditions définies sur le devis ou le lien de paiement, et il sera notifié à chaque fois qu'il sera facturé. Vous pouvez également activer les e-mails de rappel pour avertir l’acheteur 14 jours avant le prochain paiement de son abonnement. Les propriétés de l'abonnement associé seront également mises à jour dans HubSpot. Découvrez-en davantage sur la gestion des abonnements.
  • Une facture sera créée pour chaque paiement récurrent.
• Au fur et à mesure que des activités de paiement se produisent, comme l'envoi ou le remboursement d'un paiement, ces activités apparaissent automatiquement dans les enregistrements des contacts, des transactions et des sociétés associés au paiement.

Recevoir des paiements

Les paiements sont les fonds déposés sur votre compte bancaire à partir des paiements collectés chaque jour, moins les frais, les remboursements ou les rétrocessions. Si vous utilisez le traitement des paiements de HubSpot, vous pouvez Afficher les paiements dans HubSpot. Si vous avez connecté Stripe en tant que prestataire de services de paiement, les informations de virement n’apparaîtront pas dans votre compte HubSpot etvous devrez télécharger et gérer les rapports de paiement dans Stripe.

HubSpot enverra un e-mail de notification de paiement quotidien qui inclura le total du paiement. Vous pouvez vous attendre à ce que les fonds provenant des paiements soient déposés sur votre compte bancaire dans un délai de deux jours ouvrables pour les paiements par carte et dans un délai de trois jours ouvrables pour les paiements par ACH. 

Si le total des virements quotidiens est inférieur aux remboursements ou aux refacturations traités ce jour-là, HubSpot débitera votre compte bancaire pour couvrir la différence. Ces jours-là, vous recevrez un e-mail de paiement de HubSpot qui inclut le montant débité de votre compte.

Pour en savoir plus sur le prélèvement automatique et les virements suspendus , consultez la documentation de Stripe, partenaire de HubSpot pour le traitement des paiements.

Télécharger les rapports de paiement

Remarque : Si vous avez connecté Stripe en tant que prestataire de services de paiement, l’onglet Virements n’apparaîtra pas dans votre compte HubSpot. Au lieu de cela, vous devrez télécharger et gérer les rapports de paiement dans Stripe.

Vous pouvez télécharger des rapports comprenant les détails de vos paiements ou de vos versements, ainsi qu'un rapport de rapprochement des paiements.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Paiements.
• Dans l'onglet Paiements, vous pouvez consulter l'historique de vos paiements, y compris les paiements individuels et leur statut. Pour obtenir plus de détails sur un paiement, cliquez sur la date du paiement, puis consultez les détails dans la barre latérale droite.
• Pour télécharger un rapport sur les paiements ou les versements de votre compte, cliquez en haut à droite sur Télécharger des rapports, puis sélectionnez l'un des types de rapport suivants :
  • Rapprochement des paiements : afficher une liste des paiements avec les détails des paiements. Le rapport comprend les transactions incluses dans chaque paiement, telles que les paiements, les remboursements et les frais, dans l'ordre décroissant. 
  • Détails des paiements : visualisez toutes les transactions des clients, telles que les paiements uniques et récurrents, les remboursements, les frais de transaction et les litiges.
  • Détails des paiements : visualisez tous les paiements des clients qui sont inclus dans le total de vos paiements quotidiens.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format, puis cliquez sur Exporter.

Consulter les enregistrements des paiements

Lorsque vous percevez un paiement dans HubSpot, les détails du paiement sont stockés dans un enregistrement de paiement sur la page d'index des paiements .  

Remarque : S’il n’existe aucun enregistrement de paiement (par exemple, aucune transaction terminée), vous serez redirigé vers les paramètres de paiements pour terminer votre configuration des paiements lorsque vous accéderez à la page index des paiements.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
• Vos enregistrements de paiement apparaîtront dans le tableau de la page d'index. Dans la colonne Statut , affichez le statut du paiement :
  • Traitement : Le délai de traitement des paiements dépend du mode de paiement utilisé. Une fois le paiement traité, le statut devient Succeeded ou Failed. En savoir plus sur les délais de traitement.

• • Succeeded : le paiement a été collecté avec succès auprès de l'acheteur.
  • Échec : le mode de paiement de l'acheteur n'a pas été débité avec succès. Ce statut ne s'applique qu'aux paiements effectués par débit bancaire, tels que les ACH ou les paiements d'abonnement. 
  • Remboursé partiellement : le paiement a été remboursé pour un montant inférieur à celui que l'acheteur avait initialement payé.
  • Remboursé : le montant total du paiement initial a été remboursé. 
  • Traitement du remboursement : une demande de remboursement a été soumise. Le traitement des remboursements pour les paiements effectués par débit bancaire, comme ACH, peut prendre de cinq à dix jours ouvrables. 

• Utilisez les filtres en haut de la page pour segmenter vos enregistrements de paiement par des propriétés telles que le statut, le mode de paiement ou le montant. Pour en savoir plus sur l'affichage et le filtrage des enregistrements sur la page d'index.
• Dans la colonne Montant brut, cliquez sur le montant du paiement.
• L'enregistrement du paiement s'ouvre dans le panneau de droite. Il comprendra un résumé du montant du paiement, de la date du paiement, du client et du mode de paiement.
• L'enregistrement comprend également différentes sections pour l'historique des paiements, les postes, les abonnements et les associations d'enregistrements. Pour réduire ou développer une section, cliquez sur le nom de la section.
  
  

  

• • Si vous utilisez Stripe comme prestataire de services de paiement et que vous vendez dans plusieurs devises, les frais associés seront affichés avec le montant net reçu dans votre devise de règlement, lorsqu’il diffère de la devise de paiement. Par exemple, si votre compte bancaire connecté à Stripe est en dollars américains, mais que vous encaissez un paiement en euros, vous verrez le montant brut, les frais et le montant net en euros, mais les frais et le montant net s'afficheront également en dollars américains. Le taux de change est appliqué par Stripe.

• Si une association existe déjà, pour afficher les détails de l'enregistrement associé, survolez l'enregistrement associé et cliquez sur Aperçu. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant More et sélectionner Edit association labels ou Remove association.

• Vous pouvez également modifier les associations si nécessaire. Pour associer le paiement à un contact, une société ou une transaction existante, cliquez sur Ajouteren regard de la section du type d'enregistrement concerné.

Remarque : si vous modifiez les associations existantes, l'ancienne association sera remplacée par l'association mise à jour. Vous ne pouvez associer qu'un seul enregistrement d'abonnement, de contact, d'affaire et de société à un enregistrement de paiement, mais un enregistrement de contact, de société, d'affaire ou d'abonnement peut être associé à plusieurs enregistrements de paiement.

Effectuer des remboursements ou envoyer des reçus

Vous pouvez effectuer un remboursement ou envoyer un reçu à l'acheteur à partir de la page d'index des paiements. Le paiement doit avoir été traité avec succès avant que vous puissiez effectuer le remboursement.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
• Cliquez sur le montant du paiement. L'enregistrement du paiement s'ouvre dans le panneau de droite.
• Pour effectuer un remboursement, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Remboursement. L'émission d'un remboursement n'a pas d'incidence sur l'abonnement actif et la facturation se poursuivra comme prévu.

• • Dans la boîte de dialogue, saisissez le montant du remboursement, puis cliquez sur le menu déroulant Motif et sélectionnez un motif de remboursement.
  • Cliquez sur Remboursement. HubSpot déduira le montant de la transaction initiale de vos futurs paiements ou le débitera de votre compte bancaire. N'oubliez pas qu'il faut compter 5 à 10 jours ouvrables pour que le remboursement apparaisse sur le relevé de compte du client.

• Pour envoyer un reçu à votre client, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer un reçu.
  • Dans la boîte de dialogue, l'adresse électronique du client apparaît par défaut. Pour modifier ou ajouter un autre destinataire, dans le champ Adresse E-mail , saisissez une autre adresse e-mail.
  • Cliquez sur Envoyer.
• Pour récupérer une copie de l'autorisation d'une transaction de débit bancaire, comme ACH, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Obtenir une copie de l'autorisation. Vous recevrez un e-mail contenant les détails de l'autorisation.

• Pour revenir à la page d'index des paiements, cliquez sur Fermer.

Vous pouvez utiliser les filtres de la page d'index pour segmenter vos paiements en vues personnalisées. Par exemple, vous pouvez créer une vue des paiements remboursés, des paiements effectués via un mode de paiement particulier (par exemple, ACH) ou des paiements non effectués.

Personnaliser les reçus

Vous pouvez personnaliser l'apparence des reçus dans les paramètres de marque de votre compte E-mail, y compris le nom de l'entreprise, le logo et la barre de couleur en haut de l'e-mail.

Remarque : toute modification apportée au nom, au logo ou aux couleurs de l'entreprise dans les paramètres d'image de marque de votre compte s'appliquera à chaque lien de paiement, quel que soit l'utilisateur qui a créé le lien. Ces changements s'appliqueront également à tous les outils qui utilisent la marque par défaut, notamment les pages de programmation, les documents de vente, les devis et les flux de discussion.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Paramètres par défaut du compte.
  • Pour mettre à jour le nom de la société qui apparaît sur le reçu, saisissez le nom devotre société dans le champ Informations sur la société.
  • Pour mettre à jour le logo et les couleurs, cliquez sur l'onglet Branding , puis apprenez comment télécharger un nouveau logo ou sélectionner une nouvelle couleur primaire.
• Cliquez sur Enregistrer.

Pour en savoir plus sur l'établissement de rapports sur vos paiements, utilisez les rapports sur un seul objet ( ) et les rapports personnalisés ( ) ().

Utiliser les paiements dans d'autres outils HubSpot

Vous pouvez utiliser les données de paiement dans d'autres outils, tels que les workflows et les listes.

• Créez un Workflow basé sur les paiements pour envoyer automatiquement un E-mail de bienvenue aux acheteurs dès qu'un paiement est effectué, ou créez des factures payées à l'aide d'actions de workflow QuickBooks. Par exemple :
  • Utilisez la source ou Source ID propriété pour déclencher un workflow lorsqu'un paiement est effectué à l'aide de n'importe quel lien de paiement ou d'un lien spécifique.
    
    
    
  • Utilisez la propriété Status pour déclencher un workflow lorsqu'un paiement a échoué.
    
    
• Créez une liste de contacts qui ont effectué des paiements par carte de crédit, ou une liste de contacts qui ont acheté un produit ou un service en utilisant un lien de paiement spécifique.