Gerir os pagamentos

Depois de configurar a ferramenta de pagamentos, pode começar a cobrar pagamentos no HubSpot utilizando facturas, ligações de pagamento e orçamentos. Quando se recolhe um pagamento através de qualquer um desses métodos, os detalhes do pagamento são armazenados num registo de pagamento. Pode gerir os seus pagamentos cobrados no HubSpot emitindo reembolsos, reenviando recibos, e descarregando relatórios dos seus pagamentos e pagamentos.

Para gerir os pagamentos, deve ser um utilizador com super administração permissões ou Gerir pagamentos e subscrições acesso. Qualquer utilizador com acesso a Gerir pagamentos e subscrições pode ver o histórico de transacções e pagamentos, descarregar relatórios de pagamentos e pagamentos, reenviar recibos, cancelar subscrições e emitir reembolsos.

Para medir o desempenho dos seus pagamentos, aprenda a criar um painel de controlo das receitas dos pagamentos.

Receber pagamentos

Quando um pagamento é processado com sucesso utilizando um link de pagamento , uma cotação que está ligada à ferramenta de pagamentos, um formulário de pagamento , ou uma fatura , ocorrerá o seguinte: 

• Receberá uma notificação de pagamento. Se não quiser receber uma notificação para um pagamento completo, pode desligar as notificações por e-mail para pagamentos nas suas definições de notificações.

Atenção: para pagamentos recorrentes, o comprador receberá um recibo cada vez que for cobrado, mas só receberá uma notificação para o primeiro pagamento efectuado. Pode utilizar fluxos de trabalho para enviar notificações internas para pagamentos subsequentes.

• O comprador receberá uma cópia do seu recibo na sua caixa de correio electrónico. Saiba mais sobre a experiência de checkout do comprador.
• Será criado um registo de pagamento que será associado ao contacto, à empresa, à subscrição , à fatura e ao registo de negócio relevantes. Pode também aceder aos seus registos de pagamento na página de índice de pagamentos.
• Será criado um registo de contacto utilizando o endereço de e-mail que o comprador introduziu na página de checkout, se ainda não existir um registo com esse endereço de e-mail. Se a sua assinatura incluir contactos de marketing, o contacto será automaticamente definido como um contacto de marketing. Aprenda a estabelecer contactos como não comercializáveis, incluindo a criação de um fluxo de trabalho para automatizar esse processo.

Atenção: a ferramenta de pagamentos destina-se a ser utilizada em transacções de pagamento em linha normais, e não suporta a recolha de informações de pagamento sensíveis dos seus clientes oralmente ou por telefone. Se tiver submetido um pagamento em nome de um cliente, pode resultar que o pagamento seja associado ao contacto errado. Isto deve-se ao facto de ter preenchido previamente um formulário HubSpot e estar a submeter o pagamento utilizando uma janela de navegação não privada, o que resulta no HubSpot utilizar os seus cookies existentes para associar o pagamento. Para corrigir pagamentos incorrectamente associados, navegar para o registo de pagamentos e actualizar o registo de contactos associado.

• Será criado um registo da transacção na sua conta HubSpot e o montante da transacção será actualizado para o total do pagamento, incluindo quaisquer descontos aplicados. Para pagamentos recorrentes, não será criado um novo registo de negócio sempre que forem processados pagamentos recorrentes, mas esses pagamentos aparecerão no registo de subscrição.

• Quando um comprador compra itens recorrentes utilizando uma fatura , uma ligação de pagamento  ou uma cotação ligada à ferramenta de pagamentos:
  • O HubSpot criará um registo de subscrição quando os itens recorrentes partilham a mesma frequência de pagamento e duração do prazo. Por exemplo, se um comprador comprar duas subscrições mensais com uma duração de um ano, a HubSpot agrupará ambas as rubricas recorrentes no mesmo registo de subscrição. A assinatura será associada ao registo de contacto e negociação.
  • O HubSpot criará registos de subscrição separados quando os itens de linha recorrentes tiverem frequências de pagamento ou durações de prazo diferentes. Por exemplo, se um comprador comprar uma assinatura mensal e uma anual com uma duração de um ano, a HubSpot criará dois registos de assinatura. As subscrições serão associadas ao registo de contacto e negociação.
  • O comprador será cobrado em cada ciclo de facturação por cada um dos termos estabelecidos no orçamento ou no link de pagamento, e será notificado cada vez que for cobrado. Também pode ligar os e-mails de lembrete para notificar o comprador 14 dias antes do seu próximo pagamento de subscrição. As propriedades de subscrição associadas serão também actualizadas no HubSpot. Saiba mais sobre a gestão de subscrições.
• À medida que as actividades de pagamento ocorrem, tais como um pagamento a ser submetido ou reembolsado, as actividades aparecerão automaticamente no contacto associado ao pagamento, negócio, e registos da empresa.

Receber pagamentos

Ospagamentos são os fundos depositados na sua conta bancária a partir dos pagamentos recolhidos diariamente, menos quaisquer taxas, reembolsos, ou chargebacks.

HubSpot enviará um email de notificação de pagamento diário que inclui o total de pagamentos. Pode esperar que os fundos dos pagamentos sejam depositados na sua conta bancária dentro de dois dias úteis para pagamentos com cartão e dentro de três dias úteis para pagamentos com ACH.

Se houver dias em que o total de pagamentos diários seja inferior aos reembolsos ou chargebacks processados nesse dia, o HubSpot debitará a sua conta bancária para cobrir a diferença. Nestes dias, receberá um e-mail de pagamento da HubSpot que inclui o montante debitado da sua conta.

Saiba mais sobre a auto-debitação e pagamentos em pausa na documentação da Stripe, parceiro da HubSpot para processamento de pagamentos.

Descarregar relatórios de pagamento

Pode descarregar relatórios que incluem o seu pagamento ou detalhes de pagamento, bem como um relatório de reconciliação de pagamentos.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Pagamentos > Pagamentos.
• No canto superior direito, clicar em Ir para pagamentos e relatórios.
• No separador Pagamentos, pode ver o seu histórico de pagamentos, incluindo pagamentos individuais e o seu estado. Para ver mais detalhes sobre um pagamento, clique na data de pagamento, depois veja os detalhes na barra lateral direita.
• Para descarregar um relatório dos pagamentos ou pagamentos da sua conta, no canto superior direito, clique em Descarregar relatórios, depois seleccione um dos seguintes tipos de relatório:
  • Reconciliação de pagamentos: ver uma lista de pagamentos com detalhes de pagamento pormenorizados. O relatório inclui as transacções incluídas em cada pagamento, tais como pagamentos, reembolsos, e taxas, por ordem decrescente. 
  • Detalhes de pagamento: ver todas as transacções de clientes, tais como pagamentos únicos e recorrentes, reembolsos, taxa de transacção, e disputas.
  • Detalhes de pagamento: ver todos os pagamentos dos clientes que estão incluídos no seu total de pagamentos diários.
• Na caixa de diálogo, clicar no menu suspenso Formato do ficheiro e seleccionar um formato, depois clicar em Exportar.

Ver registos de pagamento

Quando se recolhe um pagamento no HubSpot, os detalhes do pagamento são armazenados num registo de pagamento na página de índice de pagamentos. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Pagamentos > Pagamentos.
• Os seus registos de pagamento aparecerão no quadro da página de índice. Na coluna Estado , ver o estado de pagamento:
  • Processamento: pode levar dois a três dias para debitar a conta bancária de um comprador por um pagamento feito via ACH, período durante o qual o status aparecerá como Processamento. Quando o pagamento é processado, o estatuto ou muda para Sucedido ou Falhado. 
  • Foi bem sucedido: o pagamento foi cobrado com sucesso ao comprador.
  • Falha: o método de pagamento do comprador não foi cobrado com sucesso. Este estatuto aplica-se apenas aos pagamentos efectuados através de ACH ou pagamentos de subscrição. 
  • Parcialmente reembolsado: o pagamento foi reembolsado por um montante inferior ao que o comprador pagou inicialmente.
  • Reembolsado: o montante total do pagamento original foi reembolsado. 
  • Processamento de reembolso: foi apresentado um pedido de reembolso. Os reembolsos de pagamentos efectuados através da ACH podem demorar cinco a dez dias úteis para serem processados. 

• Utilize os filtros no topo para segmentar os seus registos de pagamento por propriedades tais como estado, método de pagamento, ou montante. Saiba mais sobre a visualização e filtragem de registos na página de índice.
• Na coluna Montante bruto, clicar no montante de pagamento.
• O registo de pagamento será aberto no painel direito. Incluirá um resumo do montante de pagamento, data de pagamento, cliente, e método de pagamento.
• O registo inclui também diferentes secções para o histórico de pagamentos, itens de linha, subscrições, e associações de registos. Para desmoronar ou expandir uma secção, clique no nome da secção.
  
  

  

• Se já existir uma associação, para ver os detalhes do registo associado, passe o cursor sobre o registo associado e clique em Preview. Ou, clique no menu Mais e seleccione Editar etiquetas de associação ou Retirar associação.

• Pode também editar as associações, se necessário. Para associar o pagamento a um contacto existente, empresa, ou registo de negociação, junto à secção do tipo de registo relevante, clique em Adicionar.

Atenção: se fizer alterações às associações existentes, a antiga associação será substituída pela associação actualizada. Só pode associar uma assinatura, contacto, negócio, e registo da empresa a um registo de pagamento, mas um contacto, empresa, negócio, ou registo de assinatura pode ter múltiplos registos de pagamento associados.

Emitir reembolsos ou enviar recibos

Pode emitir um reembolso ou reenviar um recibo ao comprador a partir da página de índice de pagamentos. O pagamento deve ter sido processado com sucesso antes de se poder emitir o reembolso.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Pagamentos > Pagamentos.
• Clique no montante de pagamento. O registo de pagamento será aberto no painel direito.
• Para emitir um reembolso, clicar no menu suspenso Acções e seleccionar Reembolso. A emissão de um reembolso não tem impacto na subscrição activa e a facturação continuará como previsto.

• • Na caixa de diálogo, introduzir o montante de reembolso, depois clicar no menu suspenso Motivo e seleccionar um motivo para o reembolso.
  • Clique em Reembolso. HubSpot deduzirá o montante original da transacção dos seus pagamentos futuros ou debitará o montante da sua conta bancária. Tenha em mente que pode levar 5-10 dias úteis para que o reembolso apareça na declaração de um cliente.
• Para reenviar um recibo ao seu cliente, clique no menu suspenso Acções e seleccione Enviar recibo.
  • Na caixa de diálogo, o endereço de correio electrónico do cliente aparecerá por defeito. Para alterar ou adicionar outro destinatário, no campo Endereço de correio electrónico , introduza outro endereço de correio electrónico.
  • Clique em Enviar.
• Para recuperar uma cópia de uma autorização de transacção ACH,clique no menu suspenso Acções e seleccione Obter cópia da autorização. Receberá um e-mail com os detalhes da autorização da ACH incluídos no corpo do e-mail.

• Para voltar à página do índice de pagamentos, clicar em Fechar.

Pode utilizar os filtros da página de índice para segmentar os seus pagamentos em vistas personalizadas. Por exemplo, pode criar uma visão dos pagamentos reembolsados, pagamentos efectuados via ACH, ou pagamentos falhados.

Personalizar recibos

Pode personalizar o aspeto dos recibos nas definições de marca da sua conta , incluindo o nome da empresa, o logótipo e a barra colorida na parte superior do e-mail.

Atenção: quaisquer alterações que fizer ao nome da empresa, logotipo, ou cores nas definições de marca da sua conta serão aplicáveis a cada ligação de pagamento, independentemente do utilizador que criou a ligação. Estas alterações aplicar-se-ão também a todas as ferramentas que utilizam a marca padrão, incluindo páginas de agendamento, documentos de vendas, citações, e fluxos de conversa.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, selecione Padrões da conta.
  • Para actualizar o nome da empresa que aparece no recibo, no campo Informação da empresa, introduza o nomeda sua empresa.
  • Para atualizar o logótipo e as cores, clique no separador Branding e, em seguida, saiba como carregar um novo logótipo ou selecionar uma nova cor primária.
• Clique em Salvar.

Saiba mais sobre a elaboração de relatórios sobre os seus pagamentos utilizando relatórios de objecto único e relatórios personalizados.

Utilizar pagamentos em outras ferramentas HubSpot

Pode utilizar dados de pagamento noutras ferramentas, tais como fluxos de trabalho e listas.

• Criar um fluxo de trabalho baseado em pagamentos para enviar automaticamente um e-mail de boas-vindas aos compradores logo que um pagamento seja efectuado com sucesso, ou criar facturas pagas utilizando acções de fluxo de trabalho QuickBooks. Por exemplo:
  • Utilizar apropriedade Source ou Source ID para desencadear um fluxo de trabalho quando um pagamento é efectuado utilizando qualquer ligação de pagamento ou uma ligação específica.
    
    
    
  • Utilizar a propriedade Status para desencadear um fluxo de trabalho quando um pagamento falhou.
    
    
• Criar uma lista de contactos que efectuaram pagamentos utilizando um cartão de crédito, ou uma lista de contactos que compraram um produto ou serviço utilizando uma ligação de pagamento específica.