Gerenciar pagamentos

Depois de configurar o pagamentos HubSpot (opção de processamento de pagamento nativo do HubSpot) ou conectar sua conta Stripe para processamento de pagamento, você pode começar a coletar o pagamentos no HubSpot usando faturas, Também é possível registro manual de pagamentos em faturas sem a necessidade de conectar um processador de pagamentos, enquanto as integrações, como QuickBooks Online, também registro pagamentos quando aplicável.

Quando você recebe um pagamento por meio de qualquer um desses métodos, os detalhes do pagamento são armazenados em um registro de pagamento. Você pode gerenciar seus pagamentos coletados no HubSpot emitindo reembolsos, reenviando recibos e baixando relatórios de seus pagamentos e desembolsos.

Para gerenciar pagamentos, você deve ser um usuário com permissões de Superadministrador ou Gerenciar pagamentos e assinaturas acesso. Qualquer usuário com o acesso Gerenciar pagamentos e assinaturas pode exibir o histórico de transações e pagamentos, baixar relatórios de pagamento e pagamentos, reenviar recebimentos, cancelar assinaturas e emitir reembolsos.

Para medir o desempenho dos seus pagamentos, descubra como criar um painel de receita de pagamentos.

Receba pagamentos

Quando um pagamento for processado, ocorrerá o seguinte:

• Você recebe uma notificação de pagamento. Se você não quiser receber uma notificação para um pagamento concluído, poderá desativar as notificações por email para pagamentos em suas configurações de notificações.

Observe: para o pagamentos recorrente, o comprador receberá um recibo cada vez que for cobrado, mas você receberá apenas uma notificação para o primeiro pagamento feito. Você pode usar fluxos de trabalho para enviar notificações internas para pagamentos subsequentes.

• O comprador receberá uma cópia de seu recibo em sua caixa de entrada de e-mail. O recibo será exibido no conjunto de idiomas na propriedade de idiomas preferidos do comprador. Saiba mais sobre a experiência de finalização de compra do comprador.

Observe que as notificações e os recebimentos são enviados somente para o pagamentos coletado através de Pagamentos HubSpot ou Processamento de pagamentos com Stripe , e não para outras fontes de integração, como o HubQuickBooks Online.

• Se o pagamento for contra uma fatura, a fatura será anexada como um PDF ao recibo de pagamento.
• Se a configuração para criar faturas estiver ativada nas configurações, uma fatura será criada em sua conta para pagamentos em links de pagamento, cotas ou assinaturas que coletam pagamentos recorrente , e o comprador receberá uma cópia do recebimento em sua caixa de entrada, com a fatura anexada como um PDF.
• Um registro de pagamento será criado e associado ao contato, empresa, assinatura, fatura e registro de negócio relevantes. Você também pode acessar seus registros de pagamento na página de índice de pagamentos.
• Um registro de contato será criado usando o endereço de e-mail que o comprador inseriu na página de finalização da compra, caso ainda não exista um registro com esse endereço de e-mail.
  • Se sua assinatura incluir contatos de marketing, novos contatos serão automaticamente definidos como contatos de marketing. Você pode criar um fluxo de trabalho para definir contatos existentes como contatos de marketing mediante pagamento.
  • Se você não quiser que os contatos que fazem pagamentos sejam definidos como contatos de marketing, saiba como definir contatos como não autorizados para marketing, incluindo a criação de um fluxo de trabalho para automatizar esse processo.

  Observação: a ferramenta pagamentos destina-se a ser usada em transações de pagamento on-line padrão e não oferece suporte à coleta de informações confidenciais de pagamento dos compradores, oralmente ou por telefone. Se você enviou um pagamento em nome de um comprador, isso pode resultar na associação do pagamento ao contato errado. Isso ocorre porque você preencheu um formulário HubSpot anteriormente e está enviando o pagamento usando uma janela de navegação não privada, o que resulta no HubSpot usando seus cookies existentes para associar o pagamento. Para corrigir pagamentos associados incorretamente, navegue até o registro de pagamento e atualize o registro de contato associado.

• Um registro de negócio será criado em sua conta da HubSpot e o valor do negócio será atualizado para o total do pagamento, incluindo quaisquer descontos aplicados. Para o pagamentos recorrente, um novo registro de negócio não será criado toda vez que o pagamentos recorrente for processado, mas esse pagamentos aparecerá no registro de assinatura.
• Quando um comprador compra itens de linha repetitivos usando um vínculo de pagamento ou orçamento :
  • O HubSpot criará um registro de assinatura quando itens de linha recorrentes compartilharem a mesma frequência de pagamento e duração de prazo. Por exemplo, se um comprador adquirir duas assinaturas mensais com duração de um ano, a HubSpot agrupará os dois itens de linha recorrentes no mesmo registro de assinatura. A assinatura é associada aos registros de contato e negócio.
  • O HubSpot criará registros de assinatura separados quando itens de linha recorrentes tiverem diferentes frequências de pagamento ou prazos. Por exemplo, se um comprador adquirir uma assinatura mensal e uma anual com duração de um ano, a HubSpot criará dois registros de assinatura. As assinaturas serão associadas aos registros de contato e negócio.
  • O comprador será cobrado a cada ciclo de cobrança de acordo com os termos definidos no orçamento ou no link de pagamento e será notificado sempre que for cobrado. Você também pode ativar os e-mails de lembrete para notificar o comprador 14 dias antes de seu próximo pagamento de assinatura. As propriedades de assinatura associadas também serão atualizadas no HubSpot. Saiba mais sobre o gerenciamento de assinaturas.
  • Será criada uma fatura para cada pagamento recorrente, se a configuração para criar faturas estiver ativada nas configurações.
• À medida que ocorrem atividades de pagamento, como um pagamento enviado ou reembolsado, as atividades aparecerão automaticamente nos registros de contato, negócio e empresa associados ao pagamento.

Receber pagamentos

Os pagamentos são os fundos depositados em sua conta bancária a partir dos pagamentos coletados todos os dias, menos quaisquer taxas, reembolsos ou estornos. Se estiver usando o processamento de pagamentos da HubSpot, você poderá visualizar os pagamentos no HubSpot. Se você conectou Stripe como uma opção de processamento de pagamento, as informações de pagamento não aparecerão em sua conta HubSpot e, em vez disso, você precisará baixar e gerenciar relatórios de pagamento em Stripe.

A HubSpot enviará um e-mail diário de notificação de pagamento que inclui o total do pagamento. Você pode esperar que os fundos provenientes dos pagamentos sejam depositados em sua conta bancária dentro de dois dias úteis para pagamentos com cartão e dentro de três dias úteis para pagamentos de débito direto (ACH).

Se houver dias em que o total diário do pagamento seja menor do que os reembolsos ou substituições de débitos processados nesse dia, o HubSpot debitará sua conta bancária para cobrir a diferença. Nesses dias, você receberá um e-mail de pagamento da HubSpot, incluindo o valor debitado da sua conta.

Saiba mais sobre débitos automáticos e pagamentos pausados na documentação do Stripe, parceiro do HubSpot para processamento de pagamentos .

Baixar relatórios de pagamento

Observe: se você conectou o Stripe como um processador de pagamentos , a guia Pagamentos não aparecerá em sua conta HubSpot. Em vez disso, você precisará baixar e gerenciar relatórios de pagamento no Stripe.

Você pode baixar relatórios que incluem suas informações de pagamento, bem como um relatório de reconciliação de pagamento.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Conta de Pagamentos .
3. Na guia Pagamentos , você pode exibir o histórico do pagamento, incluindo o pagamentos individual e seu status. Para ver mais detalhes sobre um pagamento, clique na data de pagamento e veja os detalhes na barra lateral direita.
4. Para baixar um relatório dos pagamentos da sua conta, no canto superior direito, clique em Baixar relatórios e selecione um dos seguintes tipos de relatório:
   • Reconciliação de pagamento: exiba uma lista de pagamentos com detalhes de pagamento discriminados. O relatório inclui as transações de cada pagamento, como pagamentos, reembolsos e taxas, em ordem decrescente.
   • Detalhes do pagamento: veja todas as transações do comprador, como pagamentos únicos e recorrentes, reembolsos, taxa de transação e disputas.
   • Detalhes de pagamento: visualize todos os pagamentos de compradores que estão incluídos no seu total de pagamentos diários.
5. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato, em seguida, clique em Exportar.

Exibir e exportar registros de pagamento

Quando você coleta um pagamento no HubSpot, os detalhes do pagamento são armazenados em um registro de pagamento na página de índice do pagamentos .

Observação: se não houver registros de pagamento (por exemplo, nenhuma transação concluída), você será redirecionado para as configurações de pagamento para concluir a configuração ao navegar até a página de índice de pagamentos.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Seus registros de pagamento aparecerão na tabela na página de índice. Na coluna Status, exiba o status do pagamento:
   • Processando: o tempo de processamento do pagamento dependerá do método de pagamento usado. Assim que o pagamento for processado, o status mudará para Sucesso ou Falhou. Saiba mais sobre tempos de processamento.
   • Sucesso: o pagamento foi cobrado com sucesso do comprador.
   • Falhou: o método de pagamento do comprador não foi cobrado com sucesso. Este status aplica-se somente ao pagamentos feito por débito bancário, como ACH ou pagamentos de subscrição.
   • Parcialmente reembolsado: o pagamento foi reembolsado por um valor inferior ao inicialmente pago pelo comprador.
   • Reembolsado: o valor total do pagamento original foi reembolsado.
   • Processando reembolso: foi solicitado um pedido de reembolso. Os reembolsos de pagamentos feitos por débito bancário, como ACH, podem levar de cinco a dez dias úteis para serem processados.

   

3. Use os filtros na parte superior para segmentar seus registros de pagamento por propriedades como status, forma de pagamento ou valor. Saiba mais sobre visualização e filtragem de registros na página de índice.
4. Clique em Exportar na parte superior direita para exportar os registros de pagamento.
   • Insira um nome para a exportação.
   • Clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique em Personalizar para personalizar quais propriedades e associações devem ser incluídas na exportação.
   • Clique em Exportar.
   • A exportação de pagamento inclui ID do Registro , valor Bruto, Data de pagamento, Status, Cliente, Método de pagamento, Subscrição Associada, Total de Impostos e IDs de Assinatura Associada.
5. No Montante bruto coluna, clique no valor do pagamento.
6. O registro de pagamento será aberto no painel direito. Ele incluirá um resumo do valor, a data de pagamento, o comprador e o método de pagamento.
7. O registro também inclui diferentes seções para histórico de pagamentos, itens de linha, assinaturas e associações de registros. Para recolher ou expandir uma seção, clique no nome da seção.

   
   

   • Se você estiver usando Stripe como sua opção de processamento de pagamento, e vender em várias moedas, as taxas relacionadas serão exibidas junto com o valor líquido recebido em sua moeda de liquidação, quando ele for diferente da moeda de pagamento. Por exemplo, se sua conta bancária conectada no Stripe estiver em dólares americanos, mas você receber um pagamento em euros, verá o valor bruto, as taxas e o valor líquido em euros, mas as taxas e o valor líquido também serão exibidos em dólares americanos. A taxa de câmbio é aplicada pelo Stripe.

   

8. Se já existir uma associação, para visualizar os detalhes do registro associado, passe o mouse sobre o registro associado e clique em Visualização. Ou clique no menu suspenso Mais e selecione Editar rótulos de associação ou Remover associações .

   
   

9. Você também pode editar as associações, se necessário. Para associar o pagamento a um contato, empresa ou registro de negócio existente, próximo à seção do tipo de registro relevante, clique em Adicionar.

Observe: se você fizer alterações nas associações existentes, as associações antigas serão substituídas pelas associações atualizadas. Você somente pode associar um registro de assinatura, contato, negócio e empresa a um registro de pagamento, mas um registro de contato, empresa, negócio ou assinatura pode ter vários registros de pagamento associados.

Emitir reembolsos ou enviar recibos

Você pode emitir um reembolso ou enviar um recibo ao comprador na página de índice de pagamentos. O pagamento precisa ser processado com sucesso para que você possa emitir o reembolso.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique no valor do pagamento. O registro de pagamento será aberto no painel direito.
3. Para emitir um reembolso, clique em Ações e selecione Reembolso. A emissão de um reembolso não afeta a assinatura ativa e a cobrança continuará conforme o agendamento.
   
   

   

   • Na caixa de diálogo, insira o valor de reembolso, clique no menu suspenso Motivo e selecione um motivo para o reembolso.
   • Clique Reembolso. A HubSpot deduzirá o valor da transação original de seus pagamentos futuros ou debitará sua conta bancária. Tenha em mente que pode levar de 5 a 10 dias úteis para que o reembolso apareça no extrato do comprador.

4. Para enviar um recebimento ao comprador, clique em Ações e selecione Enviar recebimento.
5. Na caixa de diálogo, o endereço de e-mail do comprador aparecerá por padrão. Para alterar ou adicionar outro destinatário, na caixa Endereço de email campo, insira outro e-mail endereço.
6. Clique em Enviar.
7. Para recuperar uma cópia de uma autorização de transação de débito bancário, como um débito direto ACH, clique no menu suspenso Ações e selecione Obter cópia de autorização. Você receberá um email com os detalhes de autorização incluídos no corpo do email.
   
   

   

8. Para retornar à página de índice de pagamentos, clique em Fechar.

Você pode usar os filtros na página de índice para segmentar seus pagamentos em exibições personalizadas. Por exemplo, você pode criar uma exibição de pagamentos reembolsado, pagamentos feito por meio de um método de pagamento específico (por exemplo, débito direto ACH ou pagamentos com falha.

Personalizar recibos

Você pode personalizar a aparência dos recibos nas configurações de brandings da conta, incluindo o nome da empresa, o logotipo e a barra colorida na parte superior do email.

Observe: qualquer alteração que você fizer no nome da empresa, logotipo ou cores nas configurações de branding da sua conta se aplicará a cada link de pagamento, independentemente do usuário que criou o link. Essas alterações também se aplicarão a todas as ferramentas que usam a marca padrão, incluindo páginas de agendamento, documentos de vendas, orçamentos e fluxos de chat.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, selecione Padrões da conta.
   • Para atualizar o nome da empresa que aparece no recibo, no campo Informações da empresa, insira o nome da sua empresa.
   • Para atualizar o logotipo e as cores, clique na guia Branding e, em seguida, descubra como carregar um novo logotipo ou selecionar uma nova cor principal.
3. Clique em Salvar.

Saiba mais sobre como gerar relatórios sobre o pagamentos usando relatórios de objeto único e relatórios personalizados.

Pagamentos contestados

Se algum pagamentos for disputado por compradores, você pode rastrear as disputas de aberto a fechar, e tomar medidas sobre disputas dentro da Hubspot. Saiba mais sobre o processo de resolução de disputas em nossas Perguntas frequentes sobre estornos e devoluções bancárias.

Como você é notificado sobre contestações

• Você será notificado por e-mail quando uma disputa for aberta, vencer ou for perdida. Eles podem ser desativados nas configurações de notificação de pagamentos . Clique em Contestação para iniciar uma resposta a uma contestação.

• O status da contestação será exibido no registro de pagamento.
• Você pode tomar medidas em contestações abertas que tenham um status de Contestada (ação necessária).
• Você pode rastrear contestações por meio do registro de pagamento.
• As propriedades de contestação podem ser usadas para obter mais informações sobre uma contestação específica.

Exibir uma lista de pagamentos com status contestados

O status de disputa de um pagamento pode ser:

• Contestado (ação necessária): uma disputa foi aberta e precisa ser rejeitada ou aceita.
• Contestado (aguardando decisão): uma disputa foi realizada e está aguardando decisão do banco.
• Contestado (ganho): o banco decidiu a favor do comerciante.
• Contestado (perdido): o banco decidiu a favor do titular do cartão.

Para exibir pagamentos com status contestado:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique na guia Contestações .
3. O pagamentos contestado será exibido.
   
   

   

   As colunas mostradas são:

   • Valor bruto.
   • Data de pagamento.
   • Contato associado do pagamento.
   • Método de pagamento (por exemplo, cartão, ACH).
   • Status.
   • Data de criação da disputa.
   • Motivo da disputa (por exemplo, fraude, produto não recebido).
   • Valor da disputa.
   • Prazo da disputa.
   • Data de fechamento da disputa.
4. Se você quiser filtrar outra exibição, no canto superior esquerdo, clique em Status, selecione um ou mais dos status de contestação e salve a exibição .

   
   

5. Para exibir detalhes da contestação, clique no valor bruto de um pagamento.
6. No painel direito, exiba as informações da contestação em Detalhes da contestação.
   
   

Responder a contestações

Você pode responder a contestações com um status de Contestado (ação necessária) na página de índice de pagamentos e fazer upload da evidência diretamente do pagamento. Para responder a uma contestação:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique na guia Contestações .
3. Clique no valor bruto do pagamento contestado.
4.  No painel direito, em Detalhes da contestação:
   • Clique em Contra contestação para contestar a contestação.
     • Responda às perguntas da disputa e clique em Avançar.
     • Preencha todos os detalhes adicionais e clique em Próximo.
     • Carregue suas evidências, insira quaisquer informações adicionais e clique em ?Review.
     • A disputa será então transferida para o status de Disputado (aguardando decisão) . 
     • Você pode rastrear a contestação no registro de pagamento.
   • Clique em Aceitar contestação para aceitar e fechar a contestação.
     
     

Rastrear contestações

Rastreie a atividade de contestação e as linhas do tempo do registro de pagamento.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique na guia Contestações .
3. Clique no valor bruto do pagamento contestado.
4. Os detalhes da contestação e a linha do tempo de pagamento serão atualizados com o status da contestação durante todo o processo de contestação.
   
   

   

Propriedades de disputa

As propriedades de disputa podem ser adicionadas como colunas à página de índice de pagamentos e usadas em outras ferramentas da HubSpot, como listas, relatórios e fluxos de trabalho. As propriedades de disputa são:

• Data de criação da disputa: a data em que a disputa foi criada.
• Valor da disputa: o valor que foi contestado.
• Prazo de contestação: o prazo de uma decisão de contestação.
• Motivo da disputa: o motivo da disputa.

Usar pagamentos em outras ferramentas da HubSpot

Você pode usar dados de pagamento em outras ferramentas, como fluxos de trabalho e listas.

1. Crie uma fluxo de trabalho baseado em pagamentos para enviar automaticamente um e-mail de boas-vindas aos compradores assim que um pagamento bem-sucedido for feito ou crie faturas pagas usando Ações de fluxo de trabalho do QuickBooks. Por exemplo:
   • Use a propriedade Fonte ou ID de origem para acionar um fluxo de trabalho quando um pagamento for feito usando um link de pagamento ou um método específico.
     
     
   • Use a propriedade de Status para acionar um fluxo de trabalho quando um pagamento tiver falhado.
     
     
2. Crie um segmento de contatos que fizeram pagamentos usando um cartão de crédito ou uma lista de contatos que compraram um produto ou serviço usando um link de pagamento específico.