Gerir os pagamentos

Depois de configurar a ferramenta de pagamentos ou ligar a sua conta Stripe para processamento de pagamentos, pode começar a cobrar pagamentos no HubSpot usando facturas, links de pagamento e orçamentos. Quando se recolhe um pagamento através de qualquer um desses métodos, os detalhes do pagamento são armazenados num registo de pagamento. Pode gerir os seus pagamentos cobrados no HubSpot emitindo reembolsos, reenviando recibos, e descarregando relatórios dos seus pagamentos e pagamentos.

Para gerir pagamentos, tem de ser um utilizador com Superadministradores permissões ou Gerenciar pagamentos e assinaturas acesso. Qualquer utilizador com Gerenciar pagamentos e assinaturas acesso pode Exibir histórico de transações e pagamentos, Baixar relatórios de pagamentos e pagamentos, reenviar recibos, cancelar assinaturas e emitir reembolsos.

Para medir o desempenho dos seus pagamentos, saiba como criar um painel de receitas de pagamentos.

Receber pagamentos

Quando um pagamento é processado com êxito, ocorre o seguinte: 

• Receberá uma notificação de pagamento. Se não quiser receber uma notificação para um pagamento completo, pode desligar as notificações por e-mail para pagamentos nas suas definições de notificações.

Atenção: para pagamentos recorrentes, o comprador receberá um recibo cada vez que for cobrado, mas só receberá uma notificação para o primeiro pagamento efectuado. Pode utilizar fluxos de trabalho para enviar notificações internas para pagamentos subsequentes.

• O comprador receberá uma cópia do seu recibo na sua caixa de correio electrónico. Saiba mais sobre a experiência de checkout do comprador.
• Será criado um registro de pagamento que será associado aos registros de contato, empresa, assinatura, fatura e negócio relevantes. Pode também aceder aos seus registos de pagamento na página de índice de pagamentos.
• Será criado um registo de contacto utilizando o endereço de e-mail que o comprador introduziu na página de checkout, se ainda não existir um registo com esse endereço de e-mail. Se a sua subscrição incluir contactos de marketing, o contacto será automaticamente definido como um contacto de marketing. Saiba como definir contactos como não comerciais, incluindo a criação de um fluxo de trabalho para automatizar esse processo.

Atenção: a ferramenta de pagamentos destina-se a ser utilizada em transacções de pagamento em linha normais, e não suporta a recolha de informações de pagamento sensíveis dos seus clientes oralmente ou por telefone. Se tiver submetido um pagamento em nome de um cliente, pode resultar que o pagamento seja associado ao contacto errado. Isto deve-se ao facto de ter preenchido um formulário da HubSpot anteriormente e estar a enviar o pagamento utilizando uma janela de navegação não privada, o que faz com que a HubSpot utilize os seus cookies existentes para associar o pagamento. Para corrigir pagamentos incorrectamente associados, navegar para o registo de pagamentos e actualizar o registo de contactos associado.

• Será criado um registo da transacção na sua conta HubSpot e o montante da transacção será actualizado para o total do pagamento, incluindo quaisquer descontos aplicados. Para pagamentos recorrentes, não será criado um novo registo de negócio sempre que forem processados pagamentos recorrentes, mas esses pagamentos aparecerão no registo de subscrição.

• Quando um comprador compra itens de linha recorrentes usando um link de pagamento ou uma cotação :
  • O HubSpot criará um registo de subscrição quando os itens de linha recorrentes partilharem a mesma frequência de pagamento e duração do prazo. Por exemplo, se um comprador comprar duas subscrições mensais com uma duração de um ano, a HubSpot agrupará ambas as rubricas recorrentes no mesmo registo de subscrição. A assinatura será associada ao registo de contacto e negociação.
  • O HubSpot criará registos de subscrição separados quando os itens de linha recorrentes tiverem frequências de pagamento ou durações de prazo diferentes. Por exemplo, se um comprador comprar uma assinatura mensal e uma anual com uma duração de um ano, a HubSpot criará dois registos de assinatura. As subscrições serão associadas ao registo de contacto e negociação.
  • O comprador será cobrado em cada ciclo de facturação por cada um dos termos estabelecidos no orçamento ou no link de pagamento, e será notificado cada vez que for cobrado. Também pode ligar os e-mails de lembrete para notificar o comprador 14 dias antes do seu próximo pagamento de subscrição. As propriedades de subscrição associadas serão também actualizadas no HubSpot. Saiba mais sobre a gestão de subscrições.
• À medida que as actividades de pagamento ocorrem, tais como um pagamento a ser submetido ou reembolsado, as actividades aparecerão automaticamente no contacto associado ao pagamento, negócio, e registos da empresa.

Receber pagamentos

Os pagamentos são os fundos depositados na sua conta bancária a partir dos pagamentos recolhidos todos os dias, menos quaisquer taxas, reembolsos ou estornos. Se estiver a utilizar o processamento de pagamentos da HubSpot, pode Exibir os pagamentos no HubSpot. Se tiver ligado o Stripe como processador de pagamentos, as informações de pagamento não aparecerão na sua conta da HubSpot e, emvez disso, terá de descarregar e gerir os relatórios de pagamento no Stripe.

HubSpot enviará um email de notificação de pagamento diário que inclui o total de pagamentos. Pode esperar que os fundos dos pagamentos sejam depositados na sua conta bancária dentro de dois dias úteis para pagamentos com cartão e dentro de três dias úteis para pagamentos com ACH. 

Se houver dias em que o total de pagamentos diários seja inferior aos reembolsos ou chargebacks processados nesse dia, o HubSpot debitará a sua conta bancária para cobrir a diferença. Nestes dias, receberá um e-mail de pagamento da HubSpot que inclui o montante debitado da sua conta.

Saiba mais sobre a auto-debitação e pagamentos em pausa na documentação da Stripe, parceiro da HubSpot para processamento de pagamentos.

Descarregar relatórios de pagamento

Nota: se tiver ligado o Stripe como processador de pagamentos, o separador Pagamentos não aparecerá na sua conta da HubSpot. Em vez disso, terá de descarregar e gerir relatórios de pagamento em Stripe.

Pode descarregar relatórios que incluem o seu pagamento ou detalhes de pagamento, bem como um relatório de reconciliação de pagamentos.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Pagamentos.
• No separador Pagamentos, pode ver o seu histórico de pagamentos, incluindo pagamentos individuais e o seu estado. Para ver mais detalhes sobre um pagamento, clique na data de pagamento, depois veja os detalhes na barra lateral direita.
• Para descarregar um relatório dos pagamentos ou pagamentos da sua conta, no canto superior direito, clique em Descarregar relatórios, depois seleccione um dos seguintes tipos de relatório:
  • Reconciliação de pagamentos: ver uma lista de pagamentos com detalhes de pagamento pormenorizados. O relatório inclui as transacções incluídas em cada pagamento, tais como pagamentos, reembolsos, e taxas, por ordem decrescente. 
  • Detalhes de pagamento: ver todas as transacções de clientes, tais como pagamentos únicos e recorrentes, reembolsos, taxa de transacção, e disputas.
  • Detalhes de pagamento: ver todos os pagamentos dos clientes que estão incluídos no seu total de pagamentos diários.
• Na caixa de diálogo, clicar no menu suspenso Formato do ficheiro e seleccionar um formato, depois clicar em Exportar.

Ver registos de pagamento

Quando cobra um pagamento no HubSpot, os detalhes do pagamento são armazenados num registo de pagamento na página de índice de pagamentos . 

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
• Os seus registos de pagamento aparecerão no quadro da página de índice. Na coluna Estado , ver o estado de pagamento:
  • Processamento: tempo de processamento do pagamento dependerá do método de pagamento utilizado. Quando o pagamento é processado, o estado muda para Succeededed ou Failed. Saiba mais sobre os tempos de processamento.

• • Foi bem sucedido: o pagamento foi cobrado com sucesso ao comprador.
  • Falha: o método de pagamento do comprador não foi cobrado com sucesso. Este estatuto aplica-se apenas a pagamentos efectuados por transferência bancária ou pagamentos de subscrições. 
  • Parcialmente reembolsado: o pagamento foi reembolsado por um montante inferior ao que o comprador pagou inicialmente.
  • Reembolsado: o montante total do pagamento original foi reembolsado. 
  • Processamento de reembolso: foi apresentado um pedido de reembolso. Os reembolsos de pagamentos efectuados por transferência bancária, como a ACH, podem demorar cinco a dez dias úteis a serem processados. 

• Utilize os filtros no topo para segmentar os seus registos de pagamento por propriedades tais como estado, método de pagamento, ou montante. Saiba mais sobre visualização e filtragem de registos na página de índice.
• Na coluna Montante bruto, clicar no montante de pagamento.
• O registo de pagamento será aberto no painel direito. Incluirá um resumo do montante de pagamento, data de pagamento, cliente, e método de pagamento.
• O registo inclui também diferentes secções para o histórico de pagamentos, itens de linha, subscrições, e associações de registos. Para desmoronar ou expandir uma secção, clique no nome da secção.
  
  

  

• Se já existir uma associação, para ver os detalhes do registo associado, passe o cursor sobre o registo associado e clique em Preview. Ou então, clique no menu pendente Mais e seleccione Editar etiquetas de associação ou Remover associação.

• Pode também editar as associações, se necessário. Para associar o pagamento a um contacto existente, empresa, ou registo de negociação, junto à secção do tipo de registo relevante, clique em Adicionar.

Atenção: se fizer alterações às associações existentes, a antiga associação será substituída pela associação actualizada. Só pode associar uma assinatura, contacto, negócio, e registo da empresa a um registo de pagamento, mas um contacto, empresa, negócio, ou registo de assinatura pode ter múltiplos registos de pagamento associados.

Emitir reembolsos ou enviar recibos

Pode emitir um reembolso ou enviar um recibo ao comprador a partir da página de índice dos pagamentos. O pagamento deve ter sido processado com sucesso antes de se poder emitir o reembolso.

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
• Clique no montante de pagamento. O registo de pagamento será aberto no painel direito.
• Para emitir um reembolso, clique em Acções > Reembolso. A emissão de um reembolso não tem impacto na subscrição activa e a facturação continuará como previsto.

• • Na caixa de diálogo, introduzir o montante de reembolso, depois clicar no menu suspenso Motivo e seleccionar um motivo para o reembolso.
  • Clique em Reembolso. HubSpot deduzirá o montante original da transacção dos seus pagamentos futuros ou debitará o montante da sua conta bancária. Tenha em mente que pode levar 5-10 dias úteis para que o reembolso apareça na declaração de um cliente.
• Para enviar um recibo ao seu cliente, clique em Acções > Enviar recibo.
  • Na caixa de diálogo, o endereço de correio electrónico do cliente aparecerá por defeito. Para alterar ou adicionar outro destinatário, no campo Endereço de correio electrónico , introduza outro endereço de correio electrónico.
  • Clique em Enviar.
• Para obter uma cópia da autorização de uma transação de transferência bancária, como ACH, clique no menu pendente Ações e seleccione Obter cópia da autorização. Receberá um e-mail com os Detalhes da autorização incluídos no corpo do e-mail.

• Para voltar à página do índice de pagamentos, clicar em Fechar.

Pode utilizar os filtros da página de índice para segmentar os seus pagamentos em vistas personalizadas. Por exemplo, é possível Criar uma visualização de pagamentos reembolsados, pagamentos efectuados através de um determinado método de pagamento (por exemplo, ACH) ou pagamentos falhados.

Personalizar recibos

Pode personalizar o aspeto dos recibos nas definições de marca da sua conta , incluindo o nome da empresa, o logótipo e a barra colorida na parte superior do e-mail.

Atenção: quaisquer alterações que fizer ao nome da empresa, logotipo, ou cores nas definições de marca da sua conta serão aplicáveis a cada ligação de pagamento, independentemente do utilizador que criou a ligação. Estas alterações aplicar-se-ão também a todas as ferramentas que utilizam a marca padrão, incluindo páginas de agendamento, documentos de vendas, citações, e fluxos de conversa.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, selecione Padrões da conta.
  • Para actualizar o nome da empresa que aparece no recibo, no campo Informação da empresa, introduza o nomeda sua empresa.
  • Para atualizar o logótipo e as cores, clique no separador Branding e, em seguida, saiba como carregar um novo logótipo ou selecionar uma nova cor primária.
• Clique em Salvar.

Saiba mais sobre a elaboração de relatórios sobre os seus pagamentos utilizando relatórios de objecto único e relatórios personalizados.

Utilizar pagamentos em outras ferramentas HubSpot

Pode utilizar dados de pagamento noutras ferramentas, tais como fluxos de trabalho e listas.

• Criar um fluxo de trabalho baseado em pagamentos para enviar automaticamente um e-mail de boas-vindas aos compradores logo que um pagamento seja efectuado com sucesso, ou criar facturas pagas utilizando acções de fluxo de trabalho QuickBooks. Por exemplo:
  • Utilizar apropriedade Source ou Source ID para desencadear um fluxo de trabalho quando um pagamento é efectuado utilizando qualquer ligação de pagamento ou uma ligação específica.
    
    
    
  • Utilizar a propriedade Status para desencadear um fluxo de trabalho quando um pagamento falhou.
    
    
• Criar uma lista de contactos que efectuaram pagamentos utilizando um cartão de crédito, ou uma lista de contactos que compraram um produto ou serviço utilizando uma ligação de pagamento específica.