Administrere betalinger

Når du har konfigurert betalingsverktøyet, kan du begynne å kreve inn betalinger i HubSpot ved hjelp av fakturaer, betalingskoblinger og tilbud. Når du samler inn en betaling ved hjelp av en av disse metodene, lagres betalingsopplysningene i en betalingspost. Du kan administrere de innsamlede betalingene i HubSpot ved å utstede refusjoner, sende kvitteringer på nytt og laste ned rapporter over betalinger og utbetalinger.

For å administrere betalinger må du være en bruker med superadministratorrettigheter eller tilgang til Administ rer betalinger og abonnementer . Alle brukere medtilgang til Administrer betalinger og abonnementer kan se transaksjons- og utbetalingshistorikk, laste ned betalings- og utbetalingsrapporter, sende kvitteringer på nytt, kansellere abonnementer og utstede refusjoner.

Lær hvordan du oppretter et dashboard for betalingsinntekter for å måle resultatene av betalingene dine.

Samle inn betalinger

Når en betaling er behandlet, skjer følgende:

• Du vil motta et betalingsvarsel. Hvis du ikke ønsker å motta et varsel om en gjennomført betaling, kan du slå av e-postvarsler for betalinger i varslingsinnstillingene.

Merk: Ved gjentatte betalinger vil kjøperen motta en kvittering hver gang de belastes, men du vil bare motta et varsel for den første betalingen. Du kan bruke arbeidsflyter til å sende interne varsler for påfølgende betalinger.

• Kjøperen mottar en kopi av kvitteringen i e-postboksen sin. Finn ut mer om kjøpers kjøpsopplevelse i kassen.
• En betalingspost opprettes og knyttes til den relevante kontakt-, firma-, abonnements-, faktura- og avtaleposten. Du kan også få tilgang til betalingspostene dine på siden for betalingsindeksen.
• Det opprettes en kontaktoppføring med e-postadressen som kjøperen oppga i kassen, hvis det ikke allerede finnes en oppføring med denne e-postadressen. Hvis abonnementet inkluderer markedsføringskontakter, blir kontakten automatisk angitt som en markedsføringskontakt. Finn ut hvordan du angir kontakter som ikke-markedsføringskontakter, inkludert hvordan du oppretter en arbeidsflyt for å automatisere prosessen.

Væroppmerksom på at betalingsverktøyet er beregnet på standard betalingstransaksjoner på nettet og ikke støtter innsamling av sensitiv betalingsinformasjon fra kundene dine muntlig eller via telefon. Hvis du har sendt inn en betaling på vegne av en kunde, kan det føre til at betalingen knyttes til feil kontaktperson. Dette skyldes at du har fylt ut et HubSpot-skjema tidligere og sender inn betalingen i et ikke-privat nettleservindu, noe som fører til at HubSpot bruker de eksisterende informasjonskapslene dine til å knytte betalingen. For å rette opp feilkoblede betalinger kan du navigere til betalingsposten og oppdatere den tilknyttede kontaktposten.

• Det opprettes en avtalepost i HubSpot-kontoen din, og avtalebeløpet oppdateres til betalingssummen, inkludert eventuelle rabatter. For gjentatte betalinger opprettes det ikke en ny avtalepost hver gang gjentatte betalinger behandles, men disse betalingene vises på abonnementsposten.

• Når en innkjøper kjøper gjentagende varelinjer ved hjelp av en faktura, en betalingslenke eller et tilbud som er koblet til betalingsverktøyet:
  • HubSpot oppretter én abonnementspost når gjentagende poster har samme betalingshyppighet og varighet. Hvis en kjøper for eksempel kjøper to månedlige abonnementer med ett års varighet, vil HubSpot gruppere begge de gjentagende varelinjene i samme abonnementspost. Abonnementet knyttes til kontakt- og avtaleoppføringen.
  • HubSpot oppretter separate abonnementsoppføringer når gjentagende varelinjer har ulik betalingsfrekvens eller varighet. Hvis en kjøper for eksempel kjøper ett månedsabonnement og ett årsabonnement med ett års varighet, oppretter HubSpot to abonnementsposter. Abonnementene knyttes til kontakt- og avtaleoppføringen.
  • Kjøperen vil bli belastet hver faktureringssyklus i henhold til vilkårene som er angitt i tilbudet eller betalingskoblingen, og de vil bli varslet hver gang de blir belastet. Du kan også aktivere påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste abonnementsbetaling. De tilknyttede abonnementsegenskapene oppdateres også i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du administrerer abonnementer.
• Etter hvert som betalingsaktiviteter skjer, for eksempel når en betaling sendes inn eller refunderes, vises aktivitetene automatisk i betalingens tilknyttede kontakt-, avtale- og bedriftsposter.

Motta utbetalinger

Merk: Hvis du har koblet til Stripe som betalingsbehandler, administreres utbetalinger gjennom Stripe, ikke HubSpot.

Utbetalinger er pengene som settes inn på bankkontoen din fra de innsamlede betalingene hver dag, minus eventuelle gebyrer, refusjoner eller tilbakeføringer.

HubSpot sender deg en daglig e-post med utbetalingsvarsel som inneholder den totale utbetalingen. Du kan forvente at pengene fra utbetalinger blir satt inn på bankkontoen din innen to virkedager for kortbetalinger og innen tre virkedager for ACH-betalinger.

Hvis det er dager der den daglige utbetalingssummen er mindre enn refusjonene eller chargebacks som behandles den dagen, vil HubSpot belaste bankkontoen din for å dekke differansen. På disse dagene vil du motta en utbetalings-e-post fra HubSpot som inneholder beløpet som er trukket fra kontoen din.

I dokumentasjonen til Stripe, HubSpots partner for behandling av betalinger, finner du mer informasjon om automatisk debitering og utbetalinger på pause.

Last ned betalingsrapporter

Merk: Hvis du har koblet til Stripe som betalingsbehandler, vises ikke fanen Utbetalinger i HubSpot-kontoen din . I stedet må du laste ned og administrere betalingsrapporter i Stripe.

Du kan laste ned rapporter med detaljer om betalinger og utbetalinger, samt en rapport om avstemming av betalinger.

• Naviger til Salg > Betalinger i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Gå til utbetalinger og rapporter øverst til høyre.
• På fanen Utbetalinger kan du se utbetalingshistorikken din, inkludert individuelle utbetalinger og deres status. Hvis du vil se mer informasjon om en utbetaling, klikker du påutbetalingsdatoen og viser deretter detaljene i høyre sidefelt.
• Hvis du vil laste ned en rapport over kontoens betalinger eller utbetalinger, klikker du på Last ned rapporter øverst til høyre og velger deretter en av følgende rapporttyper:
  • Betalingsavstemming: Vis en liste over utbetalinger med detaljerte betalingsopplysninger. Rapporten inneholder transaksjonene som inngår i hver utbetaling, for eksempel betalinger, refusjoner og gebyrer, i synkende rekkefølge.
  • Betalingsdetaljer: Vis alle kundetransaksjoner, for eksempel engangsbetalinger og gjentatte betalinger, refusjoner, transaksjonsgebyrer og tvister.
  • Utbetalingsdetaljer: Se alle kundebetalinger som er inkludert i den daglige utbetalingen.
• Klikk på rullegardinmenyen Filformat i dialogboksen, velg et format og klikk deretter på Eksporter.

Se betalingsoppføringer

Når du mottar en betaling i HubSpot, lagres betalingsopplysningene i en betalingspost på siden for betalingsindeksen.

• Naviger til Salg > Betalinger i HubSpot-kontoen din.
• Betalingspostene dine vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se betalingsstatusen:
  • Bearbeiding: Det kan ta to til tre dager å belaste kjøperens bankkonto for en betaling via ACH, og i løpet av denne tiden vises statusen som Bearbeiding . Når betalingen er behandlet, endres statusen til enten Vellykket eller Mislykket.
  • Vellykket: betalingen ble innkrevd fra kjøperen.
  • Mislyktes: Kjøperens betalingsmetode ble ikke belastet. Denne statusen gjelder bare for betalinger via ACH eller abonnementsbetalinger.
  • Delvis refundert: betalingen ble refundert med et lavere beløp enn det kjøperen opprinnelig betalte.
  • Refundert: det totale beløpet for den opprinnelige betalingen ble refundert.
  • Behandler refusjon: en forespørsel om refusjon ble sendt inn. Det kan ta fem til ti virkedager å behandle refusjoner for betalinger via ACH.

• Bruk filtrene øverst til å segmentere betalingspostene etter egenskaper som status, betalingsmåte eller beløp. Finn ut mer om visning og filtrering av poster på indekssiden.
• Klikk på betalingsbeløpet i kolonnen Bruttobeløp.
• Betalingsposten åpnes i panelet til høyre. Den inneholder en oversikt over betalingsbeløp, betalingsdato, kunde og betalingsmåte.
• Posten inneholder også ulike seksjoner for betalingshistorikk, varelinjer, abonnementer og posttilknytninger. For å skjule eller utvide en seksjon klikker du på navnet på seksjonen.
  
  

  

• Hvis det allerede finnes en assosiasjon, kan du se detaljene for den assosierte posten ved å holde musepekeren over den assosierte posten og klikke på Forhåndsvisning. Du kan også klikke på rullegardinmenyen Mer og velge Rediger tilknytningsetiketter eller Fjern tilknytning.

• Du kan også redigere tilknytningene ved behov. Hvis du vil knytte betalingen til en eksisterende kontakt-, firma- eller avtalepost, klikker du på Legg til ved siden av den aktuelle posttypen.

Merk: Hvis du gjør endringer i eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytningen bli erstattet med den oppdaterte tilknytningen. Du kan bare knytte én abonnements-, kontakt-, avtale- og firmapost til en betalingspost, men en kontakt-, firma-, avtale- eller abonnementspost kan ha flere tilknyttede betalingsposter.

Utstede refusjoner eller sende kvitteringer

Du kan utstede en refusjon eller sende en ny kvittering til kjøperen fra betalingssiden. Betalingen må være behandlet før du kan utstede refusjonen.

• Naviger til Salg > Betalinger i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på betalingsbeløpet. Betalingsposten åpnes i panelet til høyre.
• For å utstede en refusjon klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Refusjon. En refusjon påvirker ikke det aktive abonnementet, og faktureringen fortsetter som planlagt.

• • Skriv inn refusjonsbeløpet i dialogboksen, klikk deretter på rullegardinmenyen Årsak og velg en årsak til refusjonen.
  • Klikk på Refunder. HubSpot trekker det opprinnelige transaksjonsbeløpet fra fremtidige utbetalinger eller belaster bankkontoen din. Husk at det kan ta 5-10 virkedager før refusjonen vises på kundens kontoutskrift.
• Hvis du vil sende en kvittering til kunden på nytt, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Send kvittering.
  • I dialogboksen vises kundens e-postadresse som standard. Hvis du vil endre eller legge til en annen mottaker, skriver du inn en annen e-postadresse i feltet E-postadresse.
  • Klikk på Send.
• Hvis du vil hente en kopi av en ACH-transaksjonsautorisasjon,klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Hent kopi av autorisasjon. Du vil motta en e-post med informasjon om ACH-autorisasjonen i e-postteksten.

• Klikk på Lukk for å gå tilbake til siden med betalingsindeksen.

Du kan bruke filtrene på indekssiden til å segmentere betalingene dine i egendefinerte visninger. Du kan for eksempel opprette en visning av refunderte betalinger, betalinger foretatt via ACH eller mislykkede betalinger.

Tilpass kvitteringer

Du kan tilpasse utseendet på kvitteringer i kontoens merkevareinnstillinger, inkludert firmanavn, logo og den fargede linjen øverst i e-posten.

Væroppmerksom på at alle endringer du gjør i firmanavnet, logoen eller fargene i kontoens merkevareinnstillinger, vil gjelde for alle betalingskoblinger, uavhengig av hvilken bruker som har opprettet koblingen. Disse endringene vil også gjelde for alle verktøy som bruker standard merkevarebygging, inkludert planleggingssider, salgsdokumenter, tilbud og chatflyter.

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• I menyen til venstre velger du Kontostandarder.
  • Hvis du vil oppdatere firmanavnet som vises på kvitteringen, skriver du inn firmanavnet i feltet Bedriftsinformasjon.
  • Hvis du vil oppdatere logoen og fargene, klikker du på fanen Merkevarebygging og finner ut hvordan du laster opp en ny logo eller velger en ny primærfarge.
• Klikk på Lagre.

Finn ut mer om hvordan du kan rapportere om betalingene dine ved hjelp av rapporter for enkeltobjekter og egendefinerte rapporter.

Bruk betalinger i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke betalingsdata i andre verktøy, for eksempel arbeidsflyter og lister.

• Opprett en betalingsbasert arbeidsflyt for automatisk å sende en velkomst-e-post til kjøpere så snart en betaling er gjennomført, eller opprett betalte fakturaer ved hjelp av QuickBooks' arbeidsflythandlinger. For eksempel:
  • Brukegenskapen Kilde eller Kilde-ID til å utløse en arbeidsflyt når en betaling utføres ved hjelp av en betalingslenke eller en bestemt betalingslenke.
    
    
    
  • Bruk egenskapen Status til å utløse en arbeidsflyt når en betaling mislykkes.
    
    
• Opprett en liste over kontakter som har betalt med kredittkort, eller en liste over kontakter som har kjøpt et produkt eller en tjeneste ved hjelp av en bestemt betalingslenke.