Administrer betalinger

Etter at du har konfigurert HubSpot-betalinger eller koblet til Stripe-kontoen din for betalingsbehandling , kan du begynne å samle inn betalinger i HubSpot ved å bruke fakturaer , betalingslenker og tilbud . Det er også mulig å registrere manuelle betalinger på fakturaer uten å måtte koble til en betalingsprosessor, mens integrasjoner, som QuickBooks Online, også registrerer betalinger der det er aktuelt.

Når du samler inn en betaling via noen av disse metodene, lagres betalingsdetaljene i en betalingspost. Du kan administrere innsamlede betalinger i HubSpot ved å utstede refusjoner, sende kvitteringer på nytt og laste ned rapporter om betalinger og utbetalinger.

For å administrere betalinger må du være bruker hos Super Admin tillatelser eller administrere betalinger og abonnementer adgang. Alle brukere med Administrer betalinger og abonnementstilgang kan se transaksjons- og utbetalingshistorikk, laste ned betalings- og utbetalingsrapporter, sende kvitteringer på nytt, kansellere abonnementer og utstede refusjoner.

For å måle ytelsen til betalingene dine, finn ut hvordan du oppretter et betalingsinntektsoversikt .

Samle inn betalinger

Når en betaling er behandlet, vil følgende skje:

• Du vil motta et betalingsvarsel. Hvis du ikke vil motta et varsel for en fullført betaling, kan du slå av e-postvarsler for betalinger i varslingsinnstillingene .

Merk: for gjentakende betalinger vil kjøper motta en kvittering hver gang de belastes, men du vil kun motta en melding for den første betalingen. Du kan bruke arbeidsflyter til å sende interne varsler for påfølgende betalinger.

• Kjøperen vil motta en kopi av kvitteringen i sin e-postboks. Finn ut mer om opplevelsen av kjøpers kasse .

Vennligst merk: varsler og kvitteringer sendes kun for betalinger samlet inn via HubSpot Payments eller Stripe betalingsbehandling , ikke andre integrasjonskilder, for eksempel QuickBooks Online .

• Det opprettes en faktura for betalingen.
• En betalingspost vil bli opprettet og knyttet til den relevante kontakten, selskapet, abonnementet , fakturaen og avtaleposten. Du kan også få tilgang til betalingsopplysningene dine på betalingsindekssiden .
• En kontaktpost vil bli opprettet ved å bruke e-postadressen som kjøperen oppga på betalingssiden, hvis en post med den e-postadressen ikke allerede eksisterer.
  • Hvis abonnementet ditt inkluderer markedsføringskontakter , vil nye kontakter automatisk bli satt som markedsføringskontakter. Du kan opprette en arbeidsflyt for å angi eksisterende kontakter som markedsføringskontakter ved betaling.
  • Hvis du ikke vil at kontakter som utfører betalinger skal angis som markedsføringskontakter, kan du finne ut hvordan du angir kontakter som ikke-markedsføring , inkludert å lage en arbeidsflyt for å automatisere denne prosessen.

Merk: betalingsverktøyet er beregnet for bruk i standard betalingstransaksjoner på nettet, og støtter ikke innsamling av sensitiv betalingsinformasjon fra kundene dine muntlig eller per telefon. Hvis du har sendt inn en betaling på vegne av en kunde, kan det føre til at betalingen er knyttet til feil kontakt. Dette er fordi du har fylt ut et HubSpot-skjema tidligere og sender inn betalingen ved hjelp av et ikke-privat nettleservindu, noe som resulterer i at HubSpot bruker dine eksisterende informasjonskapsler for å knytte betalingen. For å fikse feiltilknyttede betalinger, naviger til betalingsposten og oppdater den tilknyttede kontaktposten.

• En avtalepost vil bli opprettet på HubSpot-kontoen din, og avtalebeløpet vil bli oppdatert til betalingssummen, inkludert eventuelle rabatter. For tilbakevendende betalinger opprettes ikke en ny avtalepost hver gang gjentakende betalinger behandles, men disse betalingene vil vises på abonnementsposten .
• Når en kjøper kjøper gjentakende artikler ved hjelp av en betalingskobling eller et tilbud :
  • HubSpot vil opprette én abonnementspost når gjentakende ordrelinjer deler samme betalingsfrekvens og terminlengde. For eksempel, hvis en kjøper kjøper to månedlige abonnementer med en varighet på ett år, vil HubSpot gruppere begge gjentakende linjeelementer i samme abonnementspost. Abonnementet vil bli knyttet til kontakt- og avtaleposten.
  • HubSpot vil opprette separate abonnementsposter når gjentakende artikler har forskjellige betalingsfrekvenser eller terminlengder. For eksempel, hvis en kjøper kjøper ett månedlig og ett årlig abonnement med en varighet på ett år, vil HubSpot opprette to abonnementsposter. Abonnementene vil bli knyttet til kontakt- og avtaleposten.
  • Kjøperen vil bli belastet hver faktureringssyklus i henhold til vilkårene angitt på tilbudet eller betalingslenken, og de vil bli varslet hver gang de belastes. Du kan også slå på e-postpåminnelser for å varsle kjøperen 14 dager før neste abonnementsbetaling. De tilknyttede abonnementsegenskapene vil også bli oppdatert i HubSpot. Finn ut mer om administrering av abonnementer .
  • Det opprettes en faktura for hver gjentakende betaling.
• Etter hvert som betalingsaktiviteter forekommer, som for eksempel at en betaling sendes inn eller refunderes, vil aktivitetene automatisk vises på betalingens tilknyttede kontakt-, avtale- og firmaposter.

Motta utbetalinger

Utbetalinger er midlene som settes inn på bankkontoen din fra dine innsamlede betalinger hver dag, minus eventuelle gebyrer, refusjoner eller tilbakeføringer. Hvis du bruker HubSpot betalingsbehandling, kan du se utbetalinger i HubSpot . Hvis du har koblet til Stripe som betalingsbehandler , vises ikke utbetalingsinformasjon i HubSpot-kontoen din, og i stedet må du laste ned og administrere betalingsrapporter i Stripe .

HubSpot vil sende en daglig utbetalingsvarslings-e-post som inkluderer utbetalingsbeløpet. Du kan forvente at midler fra utbetalinger settes inn på bankkontoen din innen to virkedager for kortbetalinger og innen tre virkedager for ACH-betalinger.

Hvis det er dager hvor den totale daglige utbetalingen er mindre enn refusjonene eller tilbakeføringene som ble behandlet den dagen, vil HubSpot belaste bankkontoen din for å dekke differansen. På disse dagene vil du motta en utbetalings-e-post fra HubSpot som inkluderer beløpet som er belastet kontoen din.

Lær mer om automatisk debitering og midlertidige utbetalinger i Stripes dokumentasjon, HubSpots partner for behandling av betalinger .

Last ned betalingsrapporter

Merk: Hvis du har koblet til Stripe som betalingsbehandler , vil ikke Utbetalinger -fanen vises i HubSpot-kontoen din. I stedet må du laste ned og administrere betalingsrapporter i Stripe .

Du kan laste ned rapporter som inkluderer betalings- eller utbetalingsdetaljer, samt en betalingsavstemmingsrapport.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Betalinger i menyen til venstre i sidefeltet.
• På Utbetalinger -fanen kan du se utbetalingshistorikken din, inkludert individuelle betalinger og deres status. For å se flere detaljer om en utbetaling, klikk på utbetalingsdatoen og se deretter detaljene i høyre sidefelt.
• For å laste ned en rapport over kontoens betalinger eller utbetalinger, klikk på Last ned rapporter øverst til høyre, og velg deretter en av følgende rapporttyper:
  • Betalingsavstemming: Vis en liste over utbetalinger med spesifiserte betalingsdetaljer. Rapporten inkluderer transaksjonene som er inkludert i hver utbetaling, for eksempel betalinger, refusjoner og gebyrer, i synkende rekkefølge.
  • Betalingsdetaljer: se alle kundetransaksjoner, for eksempel engangsbetalinger og gjentakende betalinger, refusjoner, transaksjonsgebyr og tvister.
  • Utbetalingsdetaljer: se alle kundebetalinger som er inkludert i din daglige utbetaling.
• I dialogboksen klikker du på Filformat- rullegardinmenyen og velger et format , og klikker deretter på Eksporter .

Se betalingsoppføringer

Når du samler inn en betaling i HubSpot, lagres betalingsdetaljene i en betalingspost på betalingsindekssiden .

Merk: hvis det ikke er noen betalingsoppføringer (f.eks. ingen fullførte transaksjoner), vil du bli omdirigert til betalingsinnstillingene for å fullføre betalingsoppsettet når du navigerer til betalingsindekssiden.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
• Dine betalingsopplysninger vil vises i tabellen på indekssiden. I Status- kolonnen kan du se betalingsstatusen:
  • Behandling: behandlingstid for betaling vil avhenge av betalingsmåten som brukes. Når betalingen er behandlet, endres statusen enten til Vellykket eller Mislykket . Lær mer om behandlingstider .

• • Vellykket: Betalingen ble samlet inn fra kjøperen.
  • Mislyktes: Kjøperens betalingsmåte ble ikke belastet. Denne statusen gjelder kun betalinger gjort via bankdebet, for eksempel ACH eller abonnementsbetalinger.
  • Delvis refundert: betalingen ble refundert for et beløp som er mindre enn det kjøperen opprinnelig betalte.
  • Refundert: Det totale beløpet for den opprinnelige betalingen ble refundert.
  • Behandler refusjon: en refusjonsforespørsel ble sendt inn. Det kan ta fem til ti virkedager å behandle refusjoner for betalinger gjort via bankdebet, for eksempel ACH.

• Bruk filtrene øverst til å segmentere betalingsoppføringene dine etter egenskaper som status, betalingsmåte eller beløp. Finn ut mer om visning og filtrering av poster på indekssiden.
• Klikk på betalingsbeløpet i kolonnen Bruttobeløp .
• Betalingsposten åpnes i høyre panel. Den vil inneholde et sammendrag av betalingsbeløpet, betalingsdato, kunde og betalingsmåte.
• Posten inkluderer også forskjellige seksjoner for betalingshistorikk, linjeelementer, abonnementer og posttilknytninger. For å skjule eller utvide en del, klikk på navnet på delen.
  
  

  

• • Hvis du bruker Stripe som betalingsbehandler og selger i flere valutaer, vil de relaterte gebyrene vises sammen med nettobeløpet mottatt i oppgjørsvalutaen din, når den er forskjellig fra betalingsvalutaen. For eksempel, hvis din tilkoblede bankkonto i Stripe er i amerikanske dollar, men du samler inn en betaling i euro, vil du se både bruttobeløp, gebyrer og nettobeløp i euro, men gebyrene og nettobeløpet vil også vises i amerikanske dollar. Valutakursen brukes av Stripe.

• Hvis en tilknytning allerede eksisterer, for å se detaljene for den tilknyttede posten, hold musepekeren over den tilknyttede posten og klikk Forhåndsvisning . Eller klikk på Mer -rullegardinmenyen og velg Rediger tilknytningsetikettereller Fjern tilknytning .

• Du kan også redigere assosiasjonene om nødvendig. For å knytte betalingen til en eksisterende kontakt-, firma- eller avtalepost, klikk på Legg til ved siden av den relevante posttypedelen.

Merk: hvis du gjør endringer i eksisterende foreninger, vil den gamle foreningen bli erstattet med den oppdaterte foreningen. Du kan bare knytte én abonnements-, kontakt-, avtale- og selskapspost til en betalingspost, men en kontakt-, selskaps-, avtale- eller abonnementspost kan ha flere tilknyttede betalingsposter.

Utsted refusjoner eller send kvitteringer

Du kan utstede en refusjon eller sende en kvittering til kjøperen fra betalingsindekssiden. Betalingen må ha blitt behandlet før du kan utstede refusjonen.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
• Klikk på betalingsbeløpet . Betalingsposten åpnes i høyre panel.
• For å utstede en refusjon, klikk på Handlinger , og velg deretter Refusjon . Å utstede en refusjon påvirker ikke det aktive abonnementet, og faktureringen fortsetter som planlagt.

• • Skriv inn refusjonsbeløpet i dialogboksen, klikk deretter på rullegardinmenyen Årsak og velg en årsak for refusjonen.
  • Klikk på Refusjon . HubSpot vil trekke det opprinnelige transaksjonsbeløpet fra dine fremtidige utbetalinger eller debitere det fra bankkontoen din . Husk at det kan ta 5–10 virkedager før refusjonen vises på en kundes kontoutskrift.

• For å sende en kvittering til kunden din, klikk på Handlinger , og velg deretter Send kvittering .
  • I dialogboksen vil kundens e-postadresse vises som standard. For å endre eller legge til en annen mottaker, skriv inn en annen e- postadresse i feltet E-postadresse .
  • Klikk Send .
• For å hente en kopi av en bankdebettransaksjonsautorisasjon, som ACH, klikk på rullegardinmenyen Handlinger og velg Hent kopi av autorisasjon . Du vil motta en e-post med autorisasjonsdetaljene som er inkludert i e-postteksten.

• For å gå tilbake til betalingsindekssiden, klikk Lukk .

Du kan bruke filtrene på indekssiden for å segmentere betalingene dine i egendefinerte visninger. Du kan for eksempel opprette en visning av refunderte betalinger, betalinger utført via en bestemt betalingsmetode (f.eks. ACH), eller mislykkede betalinger.

Tilpass kvitteringer

Du kan tilpasse utseendet på kvitteringer i kontoens merkevareinnstillinger , inkludert firmanavnet, logoen og den fargede linjen øverst i e-posten.

Merk: Eventuelle endringer du gjør i firmanavnet, logoen eller fargene i kontoens merkevareinnstillinger vil gjelde for hver betalingslenke, uavhengig av hvilken bruker som opprettet koblingen. Disse endringene vil også gjelde for alle verktøy som bruker standard merkevarebygging, inkludert planleggingssider, salgsdokumenter, tilbud og chat-flyter.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet velger du Kontostandarder .
  • For å oppdatere firmanavnet som vises på kvitteringen, skriv inn firmanavnet i feltet Firmainformasjon .
  • For å oppdatere logoen og fargene, klikk på merkevarebygging -fanen, og finn ut hvordan du laster opp en ny logo eller velger en ny primærfarge .
• Klikk Lagre .

Finn ut mer om rapportering om betalinger ved hjelp av enkeltobjektrapporter og tilpassede rapporter .

Bruk betalinger i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke betalingsdata i andre verktøy, for eksempel arbeidsflyter og lister.

• Opprett en betalingsbasert arbeidsflyt for automatisk å sende en velkomst-e-post til kjøpere så snart en vellykket betaling er utført, eller lag betalte fakturaer ved å bruke QuickBooks arbeidsflythandlinger . For eksempel:
  • Bruk kilde- eller kilde-ID- egenskapen til å utløse en arbeidsflyt når en betaling utføres ved hjelp av en betalingskobling eller en spesifikk.
    
    
    
  • Bruk Status- egenskapen til å utløse en arbeidsflyt når en betaling mislyktes.
    
    
• Lag en liste over kontakter som foretok betalinger med et kredittkort, eller en liste over kontakter som kjøpte et produkt eller en tjeneste ved å bruke en bestemt betalingslenke.