Administrer betalinger

Etter at du har satt opp HubSpot-betalinger (HubSpots innebygde betalingsbehandlingsalternativ) eller tilkoblet Stripe-kontoen din for betalingsbehandling, kan du begynne å samle inn betalinger i HubSpot ved hjelp av fakturaer, betalingslenker og tilbud direkte i den enhetlige kundeplattformen. Det er også mulig å oppføre manuelle betalinger på fakturaer uten å måtte tilkoble en betalingsbehandler, mens integreringer, for eksempel QuickBooks Online, også vil oppføre betalinger der det er aktuelt.

Når du samler inn en betaling via en av disse metodene, lagres betalingsopplysningene i en betalingsoppføring. Du kan administrere innbetalte betalinger i HubSpot ved å utstede refusjoner, sende kvitteringer på nytt og laste ned rapporter over betalinger og utbetalinger.

For å administrere betalinger må du være en bruker med Super Admin-rettigheter eller tilgang til Administrer betalinger og abonnementer . Alle brukere med tilgang til Administrer betalinger og abonnementer kan se transaksjons- og utbetalingshistorikk, laste ned rapporter om betalinger og utbetalinger, sende kvitteringer på nytt, si opp abonnementer og utstede refusjoner.

Lær hvordan du oppretter et instrumentpanel for betalingsinntekter for å måle resultatene av betalingene dine.

Innkrevninger

Når en betaling behandles, vil følgende skje:

• Du vil motta et betalingsvarsel. Hvis du ikke ønsker å motta et varsel om en fullført betaling, kan du slå av e-postvarsler for betalinger i varslingsinnstillingene dine.

Merk: Ved gjentatte betalinger vil kjøperen motta en kvittering hver gang de belastes, men du vil bare motta et varsel for den første betalingen som er foretatt. Du kan bruke arbeidsflyter til å sende interne varsler for påfølgende betalinger.

• Kjøperen vil motta en kopi av kvitteringen i e-postboksen sin. Kvitteringen vises på det språket som er angitt i egenskapen Foretrukket språk for kjøperen. Finn ut mer om hvordan kjøperen opplever betalingen.

Merk: Varsler og kvitteringer sendes kun for betalinger som er samlet inn via HubSpot-betalinger eller Stripe-betalingsbehandling, ikke andre kilder til integrering, for eksempel QuickBooks Online.

• Hvis betalingen er mot faktura, vil fakturaen være vedlagt som PDF-fil til betalingskvitteringen.
• Hvis innstillingen for å opprette fakturaer er slått på i innstillingene, opprettes det en faktura på kontoen din for betalinger på betalingslenker, tilbud eller abonnementer som samler inn gjentatte betalinger, og kjøperen vil motta en kopi av kvitteringen i innboksen sin, med fakturaen vedlagt som PDF-fil.
• En Betalingsoppføring opprettes og tilknyttes den relevante kontakt-, firma-, abonnements-, faktura- og Avtaleoppføringen. Du kan også få tilgang til betalingsoppføringene dine på siden Betalingsoppføring.
• Det opprettes en kontaktoppføring ved hjelp av e-postadressen som kjøperen oppga på betalingssiden, hvis det ikke allerede finnes en oppføring med denne e-postadressen.
  • Hvis abonnementet ditt inkluderer Markedsføringskontakter, vil nye kontakter automatisk bli angitt som markedsføringskontakter. Du kan opprette en arbeidsflyt for å angi eksisterende kontakter som markedsføringskontakter ved betaling.
  • Hvis du ikke vil at kontakter som foretar betalinger, skal angis som markedsføringskontakter, kan du lære hvordan du angir kontakter som kontakter utenfor markedsføring, inkludert hvordan du oppretter en arbeidsflyt for å automatisere denne prosessen.

  Merk: Betalingsverktøyet er beregnet for bruk i vanlige betalingstransaksjoner på nett, og støtter ikke innhenting av sensitiv betalingsinformasjon fra kjøperne dine muntlig eller via telefon. Hvis du har sendt inn en betaling på vegne av en kjøper, kan det føre til at betalingen blir tilknyttet feil kontakt. Dette skyldes at du har fylt ut et HubSpot-skjema tidligere og sender inn betalingen ved hjelp av et ikke-privat Bla gjennom-vindu, noe som resulterer i at HubSpot bruker de eksisterende informasjonskapslene dine for å tilknytte betalingen. Hvis du vil rette opp feil tilknyttede betalinger, går du til betalingsoppføringen og oppdaterer den tilknyttede kontaktoppføringen.

• En avtaleoppføring opprettes i HubSpot-kontoen din, og beløpet for avtalen oppdateres til betalingsoppføringen, inkludert eventuelle rabatter. For gjentatte betalinger opprettes det ikke en ny Avtaleoppføring hver gang gjentatte betalinger behandles, men disse betalingene vil vises på Abonnementsoppføringen.
• Når en kjøper kjøper gjentatte linjeelementer ved hjelp av en betalingslenke eller et tilbud:
  • HubSpot oppretter én abonnementsoppføring når gjentakende linjeelementer har samme betalingsfrekvens og terminlengde. Hvis en kjøper for eksempel kjøper to månedlige abonnementer med ett års varighet, vil HubSpot gruppere begge de gjentakende linjeelementene i samme abonnementsoppføring. Abonnementet blir tilknyttet kontaktoppføringen og avtaleoppføringen.
  • HubSpot oppretter separate Abonnementsoppføringer når gjentakende linjeelementer har forskjellige betalingsfrekvenser eller terminlengder. Hvis en kjøper for eksempel kjøper ett månedlig og ett årlig abonnement med ett års varighet, vil HubSpot opprette to abonnementsoppføringer. Abonnementene blir tilknyttet kontaktoppføringen og avtaleoppføringen.
  • Kjøperen vil bli belastet hver faktureringssyklus i henhold til vilkårene som er angitt i tilbudet eller betalingslenken, og de vil bli varslet hver gang de blir belastet. Du kan også slå på påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste betaling av abonnementet. Tilknyttede egenskaper for abonnementet vil også bli oppdatert i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du administrerer abonnementer.
  • Det opprettes en faktura for hver gjentakende betaling, hvis innstillingen for å opprette fakturaer er slått på i innstillingene.
• Når det skjer aktiviteter i forbindelse med en betaling, for eksempel at en betaling sendes inn eller refunderes, vil aktivitetene automatisk vises i betalingens tilknyttede kontaktoppføringer, avtaler og foretaksoppføringer.

Motta utbetalinger

Utbetalinger er pengene som settes inn på kontoen din fra de innsamlede betalingene hver dag, minus eventuelle gebyrer, refusjoner eller tilbakeføringer. Hvis du bruker HubSpot-betalingsbehandling, kan du se utbetalinger i HubSpot. Hvis du har tilkoblet Stripe som betalingsbehandling, vises ikke informasjon om utbetalinger på HubSpot-kontoen din, og du må i stedet laste ned og administrere rapporter om betalinger i Stripe.

HubSpot sender en daglig e-post med varsel om utbetaling som inkluderer utbetalingssummen. Du kan forvente at pengene fra utbetalinger blir satt inn på kontoen din innen to virkedager for kortbetalinger og innen tre virkedager for AOS-autogirobetalinger.

Hvis det er dager hvor den daglige utbetalingssummen er mindre enn refusjonene eller tilbakeførslene som er behandlet den dagen, vil HubSpot belaste kontoen din for å dekke differansen. På disse dagene vil du motta en e-post med utbetaling fra HubSpot som inneholder beløpet som er trukket fra kontoen din.

Les mer om automatisk debitering og pausede utbetalinger i dokumentasjonen til Stripe, HubSpots partner for behandling av betalinger.

Last ned rapporter om betaling

Merk: Hvis du har tilkoblet Stripe som betalingsbehandler, vil ikke fanen Utbetalinger vises på HubSpot-kontoen din. I stedet må du laste ned og administrere rapporter om betalinger i Stripe.

Du kan laste ned rapporter som inneholder opplysninger om betaling eller utbetaling, samt en rapport om betalingsavstemming.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Kontonummer i venstre sidemeny, og gå til Kontonummer for betalinger.
3. Under fanen Utbetalinger kan du se historikken for utbetalingene dine, inkludert individuelle utbetalinger og statusen deres. Hvis du vil se mer informasjon om en utbetaling, klikker du pådatoen for utbetalingen og viser deretter detaljene i høyre sidefelt.
4. Hvis du vil laste ned en rapport over kontoens betalinger eller utbetalinger, klikker du på Last ned rapporter øverst til høyre og velger deretter en av følgende typer rapporter:
   • Avstemming av utbetalinger: Se en liste over utbetalinger med spesifiserte betalingsdetaljer. Rapporten inneholder transaksjonene som inngår i hver utbetaling, for eksempel utbetalinger, refusjoner og gebyrer, i synkende rekkefølge.
   • Betalingsdetaljer: Se alle kjøpers transaksjoner, for eksempel engangsbetalinger og gjentatte betalinger, refusjoner, transaksjonsgebyr og tvister.
   • Detaljer om utbetaling: Se alle kjøperbetalinger som er inkludert i den daglige utbetalingen.
5. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Filformat , velger et format og klikker deretter på Eksport.

Vis og eksporter betalingsoppføringer

Når du samler inn en betaling i HubSpot, lagres betalingsopplysningene i en betalingsoppføring på betalingens indeksside.

Merk: Hvis det ikke finnes betalingsoppføringer (f.eks. ingen fullførte transaksjoner), vil du bli omdirigerte til betalingsinnstillingene for å fullføre betalingsoppsettet når du navigerer til siden med betalingsindeksen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Betalingsoppføringene dine vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se betalingsstatusen:
   • Behandling: Behandlingstiden for betaling avhenger av hvilken betalingsmetode som brukes. Når betalingen er behandlet, endres statusen enten til Lyktes eller Mislyktes. Les mer om behandlingstider.
   • Lyktes: Betalingen ble innhentet fra kjøperen.
   • Mislyktes: Kjøperens betalingsmåte ble ikke belastet. Denne statusen gjelder kun betalinger som gjøres via bankdebitering, for eksempel AOS eller abonnement.
   • Delvis refundert: Betalingen ble refundert for et beløp som er mindre enn det kjøperen opprinnelig betalte.
   • Refundert: Beløpet av den opprinnelige betalingen ble refundert.
   • Behandling av refusjon: Det ble sendt inn en refusjonsforespørsel. Det kan ta fem til ti virkedager å behandle refusjoner for betalinger via bankdebitering, for eksempel AOS.

   

3. Bruk filtrene øverst til å segmentere betalingsoppføringene etter egenskaper som status, betalingsmåte eller beløp. Finn ut mer om visning og filtrering av oppføringer på indekssiden.
4. Klikk på Eksport øverst til høyre for å eksportere betalingsoppføringene.
   • Skriv inn et navn på eksporten.
   • Klikk på rullegardinmenyen Filformat , og velg et format.
   • Klikk på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter , og velg et språk.
   • Klikk på Tilpass for å tilpasse hvilke egenskaper og tilknytninger som skal inkluderes i eksporten.
   • Klikk på Eksport.
   • Betalingsoppføringseksporten inneholder Post-ID, Bruttobeløp, Betalingsdato, Status, Kunde, Betalingsmåte, Tilknyttet Abonnement, Totale avgifter og Tilknyttede Abonnements-ID-er.
5. Klikk på Beløp i kolonnen Bruttobeløp .
6. Betalingsoppføringen åpnes i høyre panel. Den inneholder et sammendrag av beløpet, betalingsdatoen, kjøperen og betalingsmåten.
7. Oppføringen inneholder også ulike seksjoner for betalingsoppføring, linjeelementer, abonnementer og tilknytninger for oppføring. Klikk på navnet på en seksjon for å skjule eller utvide den.

   
   

   • Hvis du bruker Stripe som betalingsbehandlingsalternativ og selger i flere valutaer, vil de relaterte avgiftene vises sammen med nettobeløpet du har mottatt i oppgjørsvalutaen din, når den avviker fra betalingsvalutaen. Hvis for eksempel den tilkoblede kontoen din i Stripe er i amerikanske dollar, men du samler inn en betaling i euro, vil du se både bruttobeløpet, gebyrene og nettobeløpet i euro, men gebyrene og nettobeløpet vil også vises i amerikanske dollar. Fx-satsen brukes av Stripe.

   

8. Hvis det allerede finnes en tilknytning, kan du vise detaljer om den tilknyttede oppføringen ved å holde musepekeren over den tilknyttede oppføringen og klikke på Forhåndsvisning. Du kan også klikke på rullegardinmenyen Mer og velge Rediger tilknytningsetiketter eller Fjern tilknytning.

   
   

9. Du kan også redigere tilknytningene ved behov. For å tilknytte betalingen til en eksisterende kontaktoppføring, foretaksoppføring eller avtaleoppføring, klikker du på Legg til ved siden av den relevante oppføringstypen.

Merk: Hvis du gjør endringer i eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytningen bli erstattet med den oppdaterte tilknytningen. Du kan bare tilknytte én abonnements-, kontakt-, avtaleoppføring og bedriftspost til en betalingsoppføring, men en kontakt-, bedrifts-, avtaleoppføring eller abonnementsoppføring kan ha flere tilknyttede betalingsoppføringer.

Utstede refusjoner eller sende kvitteringer

Du kan utstede en refusjon eller sende en kvittering til kjøperen fra betalingssiden. Betalingen må ha blitt behandlet før du kan utstede refusjonen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Beløp for betaling. Betalingsoppføringen åpnes i høyre panel.
3. Hvis du vil utstede en refusjon, klikker du på Handlinger og velger Refusjon. Utstedelse av en refusjon påvirker ikke det aktive abonnementet, og faktureringen fortsetter som planlagt.
   
   

   

   • I dialogboksen skriver du inn beløpet som skal refunderes, klikker på nedtrekksmenyen Årsak og velger en årsak til refusjonen.
   • Klikk på Refusjon. HubSpot vil trekke det opprinnelige beløpet fra dine fremtidige utbetalinger eller belaste kontoen din. Husk at det kan ta 5-10 virkedager før refusjonen vises på kjøperens kontoutskrift.

4. Hvis du vil sende en kvittering til kjøperen, klikker du på Handlinger og velger Send kvittering.
5. I dialogboksen vises kjøperens e-postadresse som standard. Hvis du vil endre eller legge til en annen mottaker, skriver du inn en annen e-postadresse i feltet E-postadresse.
6. Klikk på Send.
7. Hvis du vil hente en kopi av en autorisasjon for en banktransaksjon, for eksempel AOS-autogiro , klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Hent kopi av autorisasjon. Du vil motta en e-post med informasjon om autoriteten i brødteksten.
   
   

   

8. Klikk på Lukk for å gå tilbake til betalingssiden.

Du kan bruke filtrene på indekssiden til å segmentere betalingene dine i egendefinerte visninger. Du kan for eksempel opprette en visning av refunderte betalinger, betalinger som er utført via en bestemt betalingsmåte (f.eks. AOS-autogiro) eller mislykkede betalinger.

Tilpass kvitteringer

Du kan tilpasse kvitteringenes utseende i kontoens innstillinger for varemerkeprofilering, inkludert firmanavn, logo og den fargede linjen øverst i e-posten.

Merk: Alle endringer du gjør i firmanavnet, logoen eller fargene i kontoens innstillinger for varemerkeprofilering , vil gjelde for alle betalingslenker, uavhengig av hvilken bruker som opprettet lenken. Disse endringene vil også gjelde for alle verktøy som bruker standard varemerkeprofilering, inkludert planleggingssider, salgsdokumenter, tilbud og chatflyter.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre velger du Standardinnstillinger for konto.
   • Hvis du vil oppdatere firmanavnet som vises på kvitteringen, skriver du inn firmanavnet i feltet Firmainformasjon.
   • Hvis du vil oppdatere logoen og fargene, klikker du på fanen Varemerkeprofilering og lærer hvordan du laster opp en ny logo eller velger en ny primærfarge.
3. Klikk på Lagre.

Finn ut mer om hvordan du rapporterer om betalingene dine ved hjelp av rapporter for enkeltobjekter og egendefinerte objekter .

Omtvistede betalinger

Hvis kjøperne bestrider en betaling, kan du spore tvistene fra de åpnes til de lukkes, og iverksette tiltak i Hubspot. Les mer om tvisteløsningsprosessen i våre vanlige spørsmål om chargeback og bankretur.

Hvordan du blir varslet om tvister

• Du vil bli varslet via e-post når en tvist er åpnet, vunnet eller tapt. Disse kan slås av i innstillingene for betalingsvarsler. Klikk på Motarbeid tvist for å starte et svar på en tvist.

• Tvistestatusen vises på betalingsoppføringen.
• Du kan gjøre noe med åpne tvister som har statusen Omstridt (krever handling).
• Du kan spore tvister via betalingsoppføringen.
• Egenskapene til en tvist kan brukes til å få mer informasjon om en bestemt tvist.

Se en liste over betalinger med omstridt status

Tvistestatusen for en betaling kan være:

• Omstridt (tiltak kreves): T visten har blitt åpnet og må imøtegås eller aksepteres.
• Omtvistet (avventer avgjørelse): Tvisten er bestridt og avventer bankens avgjørelse.
• Omtvistet (vunnet): Banken avgjorde saken til fordel for kjøpmannen.
• Omtvistet (tapt): Banken avgjorde saken i kortholderens favør.

For å se betalinger med omstridt status:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Tvister-fanen .
3. De omstridte betalingene vises.
   
   

   

   Kolonnene som vises er:

   • Beløp brutto.
   • Betalingsdato.
   • Tilknyttet kontakt for betalingen.
   • Betalingsmåte (f.eks. kort, AOS).
   • Status.
   • Dato for opprettelse av tvisten.
   • Årsak til tvist (f.eks. svindel, produkt ikke mottatt).
   • Beløp for tvisten.
   • Frist for innsigelse.
   • Dato for lukking av tvisten.
4. Hvis du vil filtrere en annen visning, klikker du på Status øverst til venstre, velger en eller flere av tvistestatusene og lagrer visningen.

   
   

5. Klikk på bruttobeløpet for en betaling for å se detaljer om tvisten.
6. I høyre panel kan du se informasjonen om tvisten under Tvistdetaljer.
   
   

Svar på tvister

Du kan svare på tvister med statusen Omstridt (tiltak kreves) fra betalingens indeksside, og laste opp bevis direkte fra betalingen. Å svare på en tvist:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Tvister-fanen .
3. Klikk på bruttobeløpet for den omstridte betalingen.
4.  I det høyre panelet, under Tvistdetaljer:
   • Klikk på Motsi tvist for å motsi tvisten.
     • Svar på spørsmålene om tvisten, og klikk deretter på Neste.
     • Fyll ut eventuelle tilleggsopplysninger, og klikk deretter på Neste.
     • Last opp bevisene dine, skriv inn eventuell tilleggsinformasjon og klikk på Gjennomgå.
     • Tvisten flyttes deretter til statusen Omstridt ( i påvente av avgjørelse).  
     • Du kan spore tvisten på betalingsoppføringen.
   • Klikk på Godta tvist for å godta og lukke tvisten.
     
     

Sporing av tvister

Sporing av aktivitet og tidslinje for tvister fra betalingsoppføringen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Tvister-fanen .
3. Klikk på bruttobeløpet for den omstridte betalingen.
4. Tvisten og tidslinjen for betaling vil bli oppdatert med tvistens status gjennom hele prosessen.
   
   

   

Tvister om egenskaper

Egenskapene kan legges til som kolonner på oppføringssiden for betalinger, og brukes i andre HubSpot-verktøy som lister, rapporter og arbeidsflyter. Egenskapene til tvisten er

• Dato for opprettelse av tvist: datoen da tvisten ble opprettet.
• Tvistbeløp: Bel øpet som ble bestridt.
• Tvisteløsningsfrist: Fristen for en tvisteløsning.
• Tvistårsak: årsaken til tvisten.

Bruk betalinger i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke betalingsdata i andre verktøy, for eksempel arbeidsflyter og lister.

1. Opprett en betalingsbasert arbeidsflyt for automatisk å sende en velkomst-e-post til kjøpere så snart en vellykket betaling er utført, eller opprett betalte fakturaer ved hjelp av arbeidsflythandlinger i QuickBooks. For eksempel:
   • Brukegenskapen Kilde eller Kilde-ID for å trigge en arbeidsflyt når en betaling utføres ved hjelp av en betalingslenke eller en bestemt betalingslenke.
     
     
   • Bruk egenskapen Status for å trigge en arbeidsflyt når en betaling har mislyktes.
     
     
2. Opprett et segment med kontakter som har betalt med kredittkort, eller en liste med kontakter som har kjøpt et produkt eller en tjeneste ved hjelp av en bestemt betalingslenke.