Gestionar los pagos

Después de configurar la herramienta de pagos, puedes empezar a cobrar pagos en HubSpot utilizando facturas, enlaces de pago, y cotizaciones. Cuando recibes pagos a través de cualquiera de esos métodos, los detalles se almacenan en un registro de pagos. Puedes gestionar los pagos desde HubSpot haciendo reembolsos, reenviando recibos y descargando informes de tus pagos y transferencias.

Para hacer esto, debes tener permisos de superadministrador o poder gestionar pagos y suscripciones. Cualquier usuario con acceso a Gestionar pagos y suscripciones puede ver el historial de transacciones y pagos, descargar informes de pagos y pagos, reenviar recibos, cancelar suscripciones y emitir reembolsos.

Para medir el rendimiento de tus pagos, lee esta página sobre cómo crear un panel de ingresos por pagos.

Recibir pagos

Cuando un pago se procesa con éxito, ocurrirá lo siguiente: 

• Recibirás una notificación de pago. Si no quieres recibir una notificación por correo electrónico por cada pago completado, puedes desactivar estas notificaciones en la configuración de notificaciones.

Nota: en el caso de los pagos periódicos, el comprador recibirá un comprobante cada vez que se le cobre, pero tú sólo recibirás una notificación después del primer pago. Puedes utilizar los workflows para enviar notificaciones internas por los pagos posteriores.

• Los compradores recibirán un comprobante por correo electrónico. En esta página encontrarás más información sobre la experiencia de pago del comprador.
• Se creará un registro de pago y se asociará al correspondiente registro de contacto, empresa, suscripción, factura y negocio. También puedes consultar tus registros de pagos en la página de índice de pagos.
• Se creará un registro de contacto con la dirección de correo electrónico que el comprador utilizó en la página de pago, en caso de que todavía no exista un registro con esa dirección. Si la suscripción incluye contactos de marketing, el registro de contacto se establecerá automáticamente como contacto de marketing. En esta página sabrás cómo establecer contactos que no son de marketing, además de crear workflows para automatizar el proceso.

Nota: la herramienta de pagos está diseñada para transacciones estándar online, y no admite la recopilación de la información de pago confidencial de los clientes de forma oral o por teléfono. Si has enviado un pago en nombre de un cliente, puede que el pago se asocie al contacto equivocado. Esto se debe a que has rellenado un formulario de HubSpot previamente y estás enviando el pago utilizando una ventana de navegación no privada, lo que hace que HubSpot utilice tus cookies existentes para asociar el pago. Para corregir los pagos asociados de manera incorrecta, dirígete al registro del pago y modifica el registro del contacto asociado.

• Se creará un registro de negocio en tu cuenta de HubSpot y el valor del negocio aparecerá con el total del pago, incluidos los descuentos aplicados. En el caso de los pagos recurrentes, no se creará un nuevo registro de negocio con cada pago, sino que cada uno aparecerá en el registro de suscripción.

• Cuando un comprador adquiere elementos en línea recurrentes utilizando una factura, enlace de pago, o una cotización conectado a la herramienta de pagos:
  • HubSpot creará un registro de suscripción cuando las partidas recurrentes compartan la misma frecuencia de pago y duración del plazo. Por ejemplo, si un comprador adquiere dos suscripciones mensuales con una duración de un año, HubSpot agrupará ambos elementos recurrentes en el mismo registro de suscripción. La suscripción se asociará al registro de contactos y negocios.
  • HubSpot creará registros de suscripción separados cuando los elementos recurrentes tengan una frecuencia de pago distinta o plazos diferentes. Por ejemplo, si un comprador adquiere una suscripción mensual y otra anual con una duración de un año, HubSpot creará dos registros de suscripción. Las suscripciones se asociarán al registro del contacto y del negocio.
  • Al comprador se le cobrará cada ciclo de facturación según las condiciones establecidas en la cotización o en el enlace de pago, y se le notificará cada vez que se debite el pago. También puedes activar los mensajes de recordatorio por correo electrónico para notificar al comprador 14 días antes del próximo pago de la suscripción. Las propiedades de suscripción asociadas también se actualizarán en HubSpot. En esta página encontrarás más información sobre la gestión de suscripciones.
• A medida que se produzcan transacciones, como el envío o la devolución de un pago, aparecerán automáticamente en los registros de contacto, negocio y empresa asociados al pago.

Recibir transferencias

Ten en cuenta: si has conectado Stripe como procesador de pagos, los pagos se gestionan a través de Stripe, no de HubSpot.

Las transferencias son los fondos procedentes de los pagos cobrados cada día que se depositan en tu cuenta bancaria, menos las comisiones, reembolsos o devoluciones.

HubSpot enviará un correo electrónico de notificación de transferencia donde se informa el valor total. Los fondos se depositarán en tu cuenta bancaria en un plazo de dos días laborables en el caso de los pagos con tarjeta y de tres días laborables en el caso de los pagos por ACH.

Si hay días en los que el total de transferencias diarias es inferior a la cantidad de reembolsos o devoluciones procesados ese día, HubSpot debitará de tu cuenta bancaria la diferencia. En ese caso, recibirás un correo electrónico de HubSpot con el valor debitado de tu cuenta.

En la documentación de Stripe encontrarás más información sobre el débito automático y la suspensión de la transferencia; esta es la empresa que trabaja con HubSpot para el procesamiento de los pagos.

Descargar los informes de los pagos

Nota: si has conectado Stripe como procesador de pagos, la pestaña Pagos no aparecerá en tu cuenta de HubSpot. En su lugar, tendrás que descargar y gestionar los informes de pago en Stripe.

Puedes descargar informes con los detalles de los pagos o las transferencias, además de la conciliación de los pagos.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Pagos > Pagos.
• En la parte superior derecha, haz clic en Ir a transferencias e informes.
• En la pestaña Transferencias, podrás ver el historial de transferencias, además de cada pago y su estado. Para ver más detalles sobre una transferencia, haz clic en la fecha de la transferencia y, a continuación, consulta la información en la barra lateral derecha.
• Para descargar un informe de los pagos o transferencias, en la parte superior derecha haz clic en Descargar informes y, a continuación, selecciona uno de los siguientes tipos de informe:
  • Conciliación de pagos: es una lista de las transferencias con los detalles de cada pago desglosados. El informe incluye las transacciones de cada transferencia, como los pagos, reembolsos y comisiones, en orden descendente. 
  • Detalles del pago: son todas las transacciones de los clientes, como los pagos únicos y periódicos, los reembolsos, la comisión por transacción y las transacciones en disputa.
  • Detalles de la transferencia: son todos los pagos de los clientes incluidos en el total de transferencias diarias.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona un formato. Luego, haz clic en Exportar.

Ver los registros de pago

Cuando cobras un pago en HubSpot, los detalles del pago se almacenan en un registro de pago en la página de índice de pagos. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Pagos > Pagos.
• Los registros de pago aparecerán en la tabla de la página de índice. En la columna Estado, revisa el estado del pago:
  • En proceso: el débito desde la cuenta bancaria del comprador de un pago por ACH puede tardar de dos a tres días, durante los cuales el estado aparecerá como En procesamiento. Cuando se termine de procesar el pago, el estado cambiará a Realizado o Fallido. 
  • Realizado: el pago se ha cobrado correctamente al comprador.
  • Fallido: no se ha hecho el cargo correctamente al método de pago del comprador. Este estado sólo se aplica a los pagos por ACH o pagos de suscripciones. 
  • Reembolsado parcialmente: el pago se reembolsó por un valor inferior al que el comprador pagó originalmente.
  • Reembolsado: se ha reembolsado el valor total del pago original. 
  • Procesando reembolso: se ha presentado una solicitud de devolución. Los reembolsos de pagos por ACH pueden tardar entre cinco y diez días laborables en procesarse. 

• Usa los filtros de la parte superior para ver los registros de pagos por propiedades como el estado, el método de pago o el valor. En esta página encontrarás más información sobre la revisión y el filtrado de registros en la página del índice.
• En la columna Importe bruto, haz clic en el valor del pago.
• El registro de pagos se abrirá en el panel derecho. Incluirá un resumen con la cantidad del pago, la fecha del pago, el cliente y el método de pago.
• El registro también incluye varias secciones con el historial de pagos, los elementos, las suscripciones y las asociaciones de registros. A fin de contraer o ampliar una sección, haz clic en el nombre de la sección.
  
  

  

• Si ya hay una asociación, para ver los detalles del registro, pasa el cursor sobre el registro asociado y haz clic en Vista previa. O bien, haga clic en el menú desplegable Más y seleccione Editar etiquetas de asociación o Eliminar asociación.

• También puedes modificar las asociaciones si es necesario. Para asociar el pago a un registro existente de contacto, empresa o negocio, junto a la sección del tipo de registro correspondiente, haz clic en Agregar.

Nota: si haces cambios en las asociaciones existentes, la asociación anterior se sustituirá por la asociación actualizada. Sólo puedes asociar un registro de suscripción, contacto, negocio y empresa a un registro de pago, pero un registro de contacto, empresa, negocio o suscripción puede tener varios registros de pago asociados.

Hacer reembolsos o enviar recibos

Puedes hacer un reembolso o reenviar un recibo al comprador desde la página de índice de pagos. El pago debe haberse procesado correctamente antes de poder hacer el reembolso.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Pagos > Pagos.
• Haz clic en el valor del pago. El registro de pagos se abrirá en el panel derecho.
• Para hacer un reembolso, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Reembolsar. Hacer un reembolso no afecta la suscripción activa y la facturación continuará según lo previsto.

• • En el cuadro de diálogo, introduce el valor del reembolso y, a continuación, haz clic en el menú desplegable Motivo y selecciona un motivo para el reembolso.
  • Haz clic en Reembolsar. HubSpot deducirá el valor de la transacción original de tus futuras transferencias o lo debitará de tu cuenta bancaria. Ten en cuenta que el reembolso puede tardar entre 5 y 10 días laborables en reflejarse en el extracto del cliente.
• Para reenviar recibos a tus clientes, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Enviar recibo.
  • En el cuadro de diálogo aparecerá por defecto la dirección de correo electrónico del cliente. Para cambiar el correo o agregar otro destinatario, en el campo Dirección de correo electrónico, introduce otra dirección de correo.
  • Haz clic en Enviar.
• Para recibir el comprobante de la autorización de la transacción por ACH, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Recibir comprobante de autorización. Recibirás un mensaje por correo electrónico con los detalles de la autorización ACH en el cuerpo del mensaje.

• Para volver a la página de índice de pagos, haz clic en Cerrar.

Puedes utilizar los filtros de la página de índice para dividir los pagos en vistas personalizadas. Por ejemplo, puedes crear una vista para los pagos reembolsados, los pagos por ACH o los pagos fallidos.

Personalizar los recibos

Puedes personalizar la apariencia de los recibos en la configuración de marca de tu cuenta , incluyendo el nombre de la empresa, el logotipo y la barra de color de la parte superior del correo electrónico.

Nota: cualquier cambio que hagas en el nombre, el logotipo o los colores corporativos en la configuración de marca se aplicará a todos los enlaces de pago, independientemente del usuario que haya creado el enlace. Estos cambios también se aplicarán a todas las herramientas que utilicen esta configuración por defecto, entre ellas las páginas de programación, los documentos de ventas, las cotizaciones y los chatflows.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Valores predeterminados de la cuenta.
  • Para cambiar el nombre de la empresa que aparece en el recibo, en el campo Información de la empresa, introduce el nombre de tu empresa.
  • Para actualizar el logotipo y los colores, haz clic en la pestaña Branding , y luego aprende cómo subir un nuevo logotipo o seleccionar un nuevo color primario.
• Haz clic en Guardar.

En estas páginas encontrarás más información sobre la generación de informes de los pagos utilizando la función de informes de objeto único y los informes personalizados.

Utilizar los pagos con otras herramientas de HubSpot

Puedes utilizar los datos de pago con otras herramientas, como los workflows y las listas.

• Programa un workflow basado en los pagos para enviar automáticamente un correo electrónico de bienvenida a tus compradores en cuanto se realice un pago con éxito, o elabora facturas de pago utilizando acciones de workflow con QuickBooks. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:
  • Utiliza la propiedad de Fuente o de ID de fuente para activar un workflow cuando se haga un pago mediante cualquier enlace de pago o uno específico.
    
    
    
  • Usa la propiedad Estado para activar un workflow cuando un pago ha fallado.
    
    
• Crea una lista de contactos que hayan pagado con tarjeta de crédito, o una lista de contactos que hayan comprado un producto o servicio mediante un enlace de pago específico.