Gestionar pagos

Después de configurar pagos de HubSpot (la opción de procesamiento de pagos nativa de HubSpot) o conectar tu cuenta de Stripe para el procesamiento de pagos, puedes empezar a cobrar pagos en HubSpot utilizando facturas, enlaces de pago y cotizaciones directamente dentro de tu plataforma de clientes unificada. También es posible registrar pagos manuales en las facturas sin necesidad de conectar un procesador de pagos, mientras que las integraciones, como QuickBooks Online, también registrarán los pagos cuando proceda.

Cuando cobras un pago a través de cualquiera de esos métodos, los datos del pago se almacenan en un registro de pago. Puedes gestionar tus pagos cobrados en HubSpot emitiendo reembolsos, reenviando recibos y descargando informes de tus pagos y desembolsos.

Para hacer esto, debes tener permisos de superadministrador o poder gestionar pagos y suscripciones. Cualquier usuario con acceso para Gestionar pagos y suscripciones puede ver el historial de transacciones y pagos, descargar informes de pagos y desembolsos, reenviar recibos, cancelar suscripciones y emitir reembolsos.

Para medir el rendimiento de tus pagos, aprende a crear un panel de ingresos por pagos.

Cobro de pagos

Cuando se procese un pago, ocurrirá lo siguiente: 

• Recibirás una notificación de pago. Si no quieres recibir una notificación por correo electrónico por cada pago completado, puedes desactivar estas notificaciones en la configuración de notificaciones.

Nota: en los pagos recurrentes, el comprador recibirá un recibo cada vez que se le cobre, pero tú solo recibirás una notificación por el primer pago realizado. Puedes utilizar workflows para enviar notificaciones internas para pagos posteriores.

• Los compradores recibirán un comprobante por correo electrónico. Más información sobre la experiencia de pago del comprador.

Nota: las notificaciones y recibos solo se envían para pagos cobrados a través de pagos de HubSpot o procesamiento de pagos con Stripe, no de otras fuentes de integración, como QuickBooks Online.

• Se creará una factura para el pago, si el ajuste para crear facturas está activado en la configuración, y se adjuntará al correo de recepción como PDF.
• Se creará un registro de pago y se asociará al registro de contacto, empresa, suscripción, factura y negocio correspondiente. También puedes acceder a tus registros de pago en la página de índice de pagos.
• Se creará un registro de contacto utilizando la dirección de correo que el comprador introdujo en la página de pago, si aún no existe un registro con esa dirección de correo.
  • Si la suscripción incluye contactos de marketing, los contactos nuevos se establecerán automáticamente como contactos de marketing. Puedes crear un workflow para establecer contactos existentes como contactos de marketing previo pago.
  • Si no quieres que los contactos que realizan pagos se definan como contactos de marketing, aprende a definir contactos como no de marketing, incluyendo la creación de un workflow para automatizar ese proceso. 

Nota: la herramienta de pagos está pensada para su uso en transacciones de pago online estándar, y no admite la recopilación de información de pago confidencial de tus compradores de forma oral o por teléfono. Si has enviado un pago en nombre de un comprador, puede que el pago se asocie al contacto equivocado. Esto se debe a que cuando ya has completado un formulario de HubSpot antes y envías un pago utilizando una ventana de navegación que no es privada, HubSpot utilizará las cookies existentes para asociar el pago. Para corregir los pagos asociados incorrectamente, navega hasta el registro de pago y actualiza el registro de contacto asociado.

• Se creará un registro de negocio en tu cuenta de HubSpot y el valor del negocio se actualizará con el total del pago, incluidos los descuentos aplicados. En el caso de los pagos recurrentes, no se creará un nuevo registro de negocio con cada pago, sino que cada uno aparecerá en el registro de suscripción.
• Cuando un comprador adquiere partidas recurrentes utilizando un enlace de pago o una cotización:
  • HubSpot creará un registro de suscripción cuando los elementos de pedido recurrentes comparten la misma frecuencia de pago y duración del término. Por ejemplo, si un comprador adquiere dos suscripciones mensuales con una duración de un año, HubSpot agrupará ambos elementos de pedido recurrentes en el mismo registro de suscripción. La suscripción se asociará al registro de contactos y negocios.
  • HubSpot creará registros de suscripción separados cuando los elementos de pedido recurrentes tengan frecuencias de pago o duraciones de término diferentes. Por ejemplo, si un comprador adquiere una suscripción mensual y otra anual con una duración de un año, HubSpot creará dos registros de suscripción. Las suscripciones se asociarán al registro del contacto y del negocio.
  • Al comprador se le cobrará cada ciclo de facturación según las condiciones establecidas en la cotización o en el enlace de pago, y se le notificará cada vez que se debite el pago. También puedes activar los mensajes de recordatorio por correo electrónico para notificar al comprador 14 días antes del próximo pago de la suscripción. Las propiedades de suscripción asociadas también se actualizarán en HubSpot. En esta página encontrarás más información sobre la gestión de suscripciones.
  • Se creará una factura para cada pago recurrente, si el ajuste para crear facturas está activado en la configuración.

• A medida que se produzcan actividades de pago, como el envío o la devolución de un pago, las actividades aparecerán automáticamente en los registros de empresa, negocio y contacto asociados al pago.

Recibir desembolsos

Los desembolsos son los fondos depositados en tu cuenta bancaria procedentes de los cobros diarios, menos las tarifas, devoluciones o reembolsos. Si utilizas el procesamiento de pagos de HubSpot, puedes ver los desembolsos en HubSpot. Si has conectado Stripe como opción de procesamiento de pagos, la información de los pagos no aparecerá en tu cuenta de HubSpot y, en su lugar, tendrás que descargar y gestionar los informes de pagos en Stripe.

HubSpot enviará un correo de notificación de desembolso diario que incluirá el total del desembolso. Puedes esperar que los fondos procedentes de los desembolsos se ingresen en tu cuenta bancaria en un plazo de dos días hábiles en el caso de los pagos con tarjeta y de tres días hábiles en el caso de los pagos por domiciliación ACH. 

Si hay días en los que el total de desembolsos diarios es inferior a la cantidad de reembolsos o devoluciones procesados ese día, HubSpot debitará de tu cuenta bancaria la diferencia. En esos días, recibirás un correo electrónico de HubSpot con la cantidad del desembolso cargado en tu cuenta.

En la documentación de Stripe encontrarás más información sobre el débito automático y la suspensión de desembolsos; esta es la empresa que trabaja con HubSpot para el procesamiento de los pagos.

Descargar informes de pago

Nota: si has conectado Stripe como procesador de pagos, la pestaña Desembolsos no aparecerá en tu cuenta de HubSpot. En su lugar, tendrás que descargar y gestionar los informes de pagos en Stripe.

Puedes descargar informes que incluyan los detalles de tus pagos o desembolsos, así como un informe de conciliación de pagos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Pagos.
3. En la pestaña Desembolsos, puedes ver el historial de desembolsos, además de cada pago y su estado. Para ver más detalles sobre un desembolso, haz clic en la fecha del desembolso y, a continuación, consulta la información en la barra lateral derecha.
4. Para descargar un informe de los pagos o los desembolsos, en la parte superior derecha haz clic en Descargar informes y, a continuación, selecciona uno de los siguientes tipos de informe:
   • Conciliación de pagos: visualiza una lista de pagos con los detalles del pago desglosados. El informe incluye las transacciones de cada desembolso, como los pagos, reembolsos y tarifas, en orden descendente. 
   • Detalles del pago: ve todas las transacciones del comprador, como pagos únicos y periódicos, reembolsos, tarifas por transacción y disputas.
   • Detalles del desembolso: ve todos los pagos del comprador incluidos en el total de tu desembolso diario.
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo, selecciona un formato, y luego haz clic en Exportar.

Ver registros de pago

Cuando cobras un pago en HubSpot, los detalles del pago se almacenan en un registro de pago en la página de índice de pagos. 

Nota: si no hay ningún registro de pago (por ejemplo, ninguna transacción completada), se te redirigirá a la configuración de pagos para completar tu configuración de pagos cuando navegues a la página de índice de pagos.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Tus registros de pago aparecerán en la tabla de la página índice. En la columna Estado, consulta el estado del pago:
   • Procesamiento: el tiempo de procesamiento del pago dependerá del método de pago utilizado. Una vez procesado el pago, el estado cambiará a Realizado o Fallido. Más información sobre los tiempos de procesamiento.
   • Realizado: el pago se ha cobrado correctamente del comprador.
   • Fallido: no se ha hecho el cargo correctamente al método de pago del comprador. Este estado solo se aplica a los pagos realizados a través de débito bancario, como ACH o pagos de suscripción. 
   • Reembolsado parcialmente: el pago se reembolsó por una cantidad inferior a la que el comprador pagó originalmente.
   • Reembolsado: se reembolsó la cantidad total del pago original. 
   • Procesando el reembolso: se ha enviado una solicitud de reembolso. Los reembolsos por pagos realizados mediante débito bancario, como ACH, pueden tardar entre cinco y diez días laborables en procesarse.
     
     
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3. Utiliza los filtros de la parte superior para segmentar tus registros de pago por propiedades como estado, método de pago o cantidad. Más información sobre la revisión y el filtrado de registros en la página del índice.
4. En la columna Importe bruto, haz clic en la cantidad del pago.
5. El registro de pago se abrirá en el panel derecho. Incluirá un resumen de la cantidad del pago, la fecha de pago, el comprador y el método de pago.
6. El registro también incluye distintas secciones para el historial de pagos, los elementos de pedido, las suscripciones y las asociaciones de registros. Para contraer o expandir una sección, haz clic en el nombre de la sección.
   
   

• • Si utilizas Stripe como opción de procesamiento de pagos y vendes en múltiples divisas, las tarifas relacionadas se mostrarán junto con la cantidad neta recibida en tu divisa de liquidación, cuando difiera de la divisa de pago. Por ejemplo, si tu cuenta bancaria conectada en Stripe está en dólares estadounidenses, pero cobras un pago en euros, verás tanto el importe bruto como las tarifas y el importe neto en euros, pero las comisiones y el importe neto también se mostrarán en dólares estadounidenses. El tipo de cambio es aplicado por Stripe.

7. Si ya existe una asociación, para ver los detalles del registro asociado, pasa el cursor por encima del registro asociado y haz clic en Vista previa. O bien, haz clic en el menú desplegable Más y selecciona Editar etiquetas de asociación o Eliminar asociación.
   
   
   
8. Puedes editar las asociaciones si es necesario. Para asociar el pago a un contacto, empresa o registro de negocio existente, haz clic en Agregar junto a la sección del tipo de registro correspondiente.

Nota: si haces cambios en las asociaciones existentes, la asociación anterior se sustituirá por la asociación actualizada. Solo puedes asociar un registro de suscripción, contacto, negocio y empresa a un registro de pago, pero un registro de contacto, empresa, negocio o suscripción puede tener varios registros de pago asociados.

Emitir reembolsos o enviar recibos

Puedes hacer un reembolso o enviar un recibo al comprador desde la página de índice de pagos. El pago debe haberse procesado correctamente antes de que puedas emitir el reembolso.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Haz clic en la cantidad del pago. El registro de pago se abrirá en el panel derecho.
3. Para emitir un reembolso, haz clic en Acciones, y luego selecciona Reembolso. La emisión de un reembolso no afecta a la suscripción activa y la facturación continuará según lo previsto.

• • En el cuadro de diálogo, introduce la cantidad del reembolso y, a continuación, haz clic en el menú desplegable Motivo y selecciona un motivo para el reembolso.
  • Haz clic en Reembolso. HubSpot deducirá la cantidad de la transacción original de tus futuros desembolsos o la cargará en tu cuenta bancaria. Ten en cuenta que el reembolso puede tardar entre 5 y 10 días laborables en aparecer en el extracto del comprador.

4. Para enviar un recibo al comprador, haz clic en Acciones y selecciona Enviar recibo.
5. De forma predeterminada, en el cuadro de diálogo aparecerá la dirección de correo electrónico del comprador. Para cambiar o agregar otro destinatario, en el campo Dirección de correo electrónico, introduce otra dirección de correo electrónico.
6. Haz clic en Enviar.
7. Para recuperar una copia de una autorización de transacción de débito bancario, como un débito directo ACH, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Obtener copia de autorización. Recibirás un correo electrónico con los detalles de la autorización incluidos en el cuerpo del mensaje.
   
   
   
8. Para volver a la página de índice de pagos, haz clic en Cerrar.

Puedes utilizar los filtros de la página de índice para segmentar tus pagos en vistas personalizadas. Por ejemplo, puedes crear una vista de pagos reembolsados, pagos realizados a través de un método de pago concreto (por ejemplo, domiciliación ACH) o pagos fallidos.

Personalizar recibos

Puedes personalizar el aspecto de los recibos en la configuración de marca de tu cuenta, incluyendo el nombre de la empresa, el logotipo y la barra de color de la parte superior del correo electrónico.

Nota: cualquier cambio que realices en el nombre, logotipo o colores de la empresa en la configuración de branding de tu cuenta se aplicará a todos los enlaces de pago, independientemente del usuario que haya creado el enlace. Estos cambios también se aplicarán a todas las herramientas que utilicen el branding predeterminado, incluidas las páginas de programación, los documentos de ventas, las cotizaciones y los chatflow.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Valores predeterminados de la cuenta.
   • Para actualizar el nombre de la empresa que aparece en el recibo, en el campo Información de la empresa, introduce el nombre de tu empresa.
   • Para actualizar el logotipo y los colores, haz clic en la pestaña Branding y, a continuación, aprende a subir un nuevo logotipo o a seleccionar un nuevo color primario.
3. Haz clic en Guardar.

En estas páginas encontrarás más información sobre la generación de informes de los pagos utilizando informes de objeto único y los informes personalizados.

Pagos impugnados

Si los compradores impugnan algún pago, puedes realizar un seguimiento de las impugnaciones desde que se abren hasta que se cierran. Más información sobre el proceso de resolución de impugnaciones en nuestras preguntas frecuentes sobre devoluciones bancarias y contracargos.

Cómo se notifican y rastrean las disputas

• Se te notificará por correo electrónico cuando se abra, gane o pierda una disputa. Se pueden desactivar en tu configuración de notificaciones de pagos. 

• El estado de la disputa se mostrará en el estado del pago.

• La cronología de pagos se actualizará con el estado de la disputa a lo largo del proceso de disputa.
  
  
• Las propiedades de disputas pueden utilizarse para obtener más información sobre una disputa concreta. 

Ver una lista de pagos con estados de disputa

• Disputado (acción requerida): la disputa ha sido abierta y necesita ser contrarrestada o aceptada.
• Disputado (a la espera de decisión): la disputa ha sido contestada y está a la espera de la decisión del banco.
• Disputado (ganado): el banco falló a favor del comerciante.
• Disputado (perdido): el banco falló a favor del titular de la tarjeta.

Para ver los pagos con estado de disputa:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Haz clic en la pestaña Disputas.
3. Se mostrarán los pagos disputados.

Las columnas mostradas son:

4. • Importe bruto.
   • Fecha de pago.
   • Contacto asociado del pago.
   • Forma de pago (por ejemplo, tarjeta, ACH).
   • Estado.
   • Fecha de creación de la disputa.
   • Motivo de la disputa (por ejemplo, fraudulento, producto no recibido).
   • Cantidad de la disputa.
   • Plazo de disputa.
   • Fecha de cierre de la disputa.

4. Si deseas filtrar otra vista, en la parte superior izquierda, haz clic en Estado y selecciona uno o varios de los estados de disputa y guarda la vista.
   
   

Propiedades de disputa

Las propiedades de disputa pueden agregarse como columnas a la página de índice de pagos y utilizarse en otras herramientas de HubSpot como listas, informes y workflows. Las propiedades de disputa son:

• Fecha de creación de la disputa: fecha de creación de la disputa.
• Cantidad en disputa: la cantidad en disputa.
• Plazo de resolución de la disputa: la fecha límite de una decisión en disputa.
• Motivo de la disputa: motivo de la disputa.

Utilizar los pagos con otras herramientas de HubSpot

Puedes utilizar los datos de pago en otras herramientas, como workflows y listas.

• Crea un workflow basado en pagos para enviar automáticamente un correo electrónico de bienvenida a los compradores en cuanto se realice un pago con éxito, o crea facturas de pago utilizando acciones de workflow de QuickBooks. Por ejemplo:
  • Utiliza lapropiedad Origen o ID de origen para desencadenar un workflow cuando se realice un pago utilizando cualquier enlace de pago o uno específico.
    
    
  • Utiliza la propiedad Estado para desencadenar un workflow cuando un pago ha fallado.
    
    
• Crea una lista de contactos que realizaron pagos utilizando una tarjeta de crédito, o una lista de contactos que compraron un producto o servicio utilizando un enlace de pago específico.