Gestionar los pagos

Una vez que hayas configurado la herramienta de pagos, podrás empezar a cobrar en HubSpot mediante enlaces de pago o presupuestos. Cuando se cobra un pago a través de cualquiera de esos métodos, los detalles del pago se almacenan en un registro de pago. Puedes gestionar tus cobros en HubSpot emitiendo reembolsos, reenviando recibos y descargando informes de tus pagos y cobros.

Para gestionar los pagos, debe ser un usuario con superadministrador permisos o Gestionar pagos y suscripciones acceso. Cualquier usuario conacceso a Gestionar pagos y suscripcionespuede ver el historial de transacciones y pagos, descargar informes de pagos y suscripciones, reenviar recibos, cancelar suscripciones y emitir reembolsos.

Para medir el rendimiento de sus pagos, aprenda a crear un cuadro de mando de ingresos por pagos.

Recibir pagos

Cuando un pago se procesa con éxito utilizando un enlace de pago, una cotización conectada a la herramienta de pagos o un formulario de pago, ocurrirá lo siguiente: 

• Recibirá una notificación de pago. Si no quieres recibir una notificación de un pago completado, puedes desactivar las notificaciones por correo electrónico de los pagos en la configuración de las notificaciones.

Nota: para los pagos recurrentes, el comprador recibirá un recibo cada vez que se le cobre, pero usted sólo recibirá una notificación por el primer pago realizado. Puede utilizar los flujos de trabajo para enviar notificaciones internas para los pagos posteriores.

• El comprador recibirá una copia de su recibo en su buzón de correo electrónico. Más información sobre la experiencia de pago del comprador.
• Se creará un registro de pago y se asociará al registro de contacto, empresa, suscripción y negocio correspondiente. También puede acceder a sus registros de pagos en la página de índice de pagos.
• Se creará un registro de contacto utilizando la dirección de correo electrónico que el comprador introdujo en la página de pago, si no existe ya un registro con esa dirección de correo electrónico. Si su suscripción incluye contactos de marketing, el contacto se establecerá automáticamente como contacto de marketing. Aprenda a establecer contactos como no comerciales, incluida la creación de un workflow para automatizar ese proceso.

Tenga en cuenta que la herramienta de pagos está pensada para su uso en transacciones de pago estándar en línea, y no admite la recopilación de información de pago sensible de sus clientes de forma oral o por teléfono. Si has enviado un pago en nombre de un cliente, puede que el pago se asocie al contacto equivocado. Esto se debe a que has rellenado un formulario de HubSpot previamente y estás enviando el pago utilizando una ventana de navegación no privada, lo que hace que HubSpot utilice tus cookies existentes para asociar el pago. Para corregir los pagos asociados incorrectamente, navegue hasta el registro de pagos y actualice el registro de contacto asociado.

• Se creará un registro de la operación en tu cuenta de HubSpot y el importe de la operación se actualizará con el total del pago, incluidos los descuentos aplicados. En el caso de los pagos periódicos, no se creará un nuevo registro de negocio cada vez que se procesen pagos periódicos, sino que dichos pagos aparecerán en el registro de suscripción.

• Cuando un comprador adquiere partidas periódicas utilizando un enlace de pago o un presupuesto conectado a la herramienta de pagos:
  • HubSpot creará un registro de suscripción cuando las partidas recurrentes compartan la misma frecuencia de pago y duración del plazo. Por ejemplo, si un comprador adquiere dos suscripciones mensuales con una duración de un año, HubSpot agrupará ambas partidas recurrentes en el mismo registro de suscripción. La suscripción se asociará al registro de contactos y negocios.
  • HubSpot creará registros de suscripción separados cuando las partidas recurrentes tengan frecuencias de pago o duraciones de plazo diferentes. Por ejemplo, si un comprador adquiere una suscripción mensual y otra anual con una duración de un año, HubSpot creará dos registros de suscripción. Las suscripciones se asociarán al registro de contactos y negocios.
  • Al comprador se le cobrará cada ciclo de facturación según los términos establecidos en el presupuesto o en el enlace de pago, y se le notificará cada vez que se le cobre. También puede activar los correos electrónicos de recordatorio para notificar al comprador 14 días antes de su próximo pago de suscripción. Las propiedades de suscripción asociadas también se actualizarán en HubSpot. Más información sobre la gestión de las suscripciones.
• A medida que se produzcan actividades de pago, como el envío o el reembolso de un pago, las actividades aparecerán automáticamente en los registros de contactos, operaciones y empresas asociados al pago.

Recibir pagos

Lospagos son los fondos depositados en su cuenta bancaria procedentes de los pagos cobrados cada día, menos las comisiones, reembolsos o devoluciones.

HubSpot enviará un correo electrónico de notificación de pago diario que incluye el total del pago. Puede esperar que los fondos de los pagos se depositen en su cuenta bancaria en un plazo de dos días laborables para los pagos con tarjeta y de tres días laborables para los pagos ACH.

Si hay días en los que el total de pagos diarios es inferior a los reembolsos o devoluciones de cargo procesados ese día, HubSpot cargará en tu cuenta bancaria la diferencia. En esos días, recibirás un correo electrónico de HubSpot con el importe cargado en tu cuenta.

Obtén más información sobre el débito automático y los pagos pausados en la documentación de Stripe, socio de HubSpot para el procesamiento de pagos.

Descargar informes de pago

Puede descargar informes que incluyan los detalles de su pago o abono, así como un informe de conciliación de pagos.

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Pagos.
• En la parte superior derecha, haga clic en Ir a pagos e informes.
• En la pestaña Pagos, puede ver su historial de pagos, incluidos los pagos individuales y su estado. Para ver más detalles sobre un pago, haga clic en la fecha de pago y, a continuación, consulte los detalles en la barra lateral derecha.
• Para descargar un informe de los pagos o cobros de su cuenta, en la parte superior derecha, haga clic en Descargar informes y, a continuación, seleccione uno de los siguientes tipos de informe:
  • Conciliación de pagos: vea una lista de pagos con los detalles del pago desglosados. El informe incluye las transacciones incluidas en cada pago, como pagos, reembolsos y comisiones, en orden descendente. 
  • Detalles de los pagos: vea todas las transacciones de los clientes, como los pagos únicos y recurrentes, los reembolsos, la tasa transaccional y las disputas.
  • Detalles de los pagos: vea todos los pagos de los clientes que se incluyen en el total de los pagos diarios.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo , selecciona un formato y, a continuación, haz clic en Exportar.

Ver los registros de pago

Cuando cobras un pago en HubSpot, los detalles del pago se almacenan en un registro de pago en la página de índice de pagos. 

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Pagos.
• Sus registros de pago aparecerán en la tabla de la página de índice. En la columna Estado , vea el estado del pago:
  • En proceso: el cargo en la cuenta bancaria del comprador de un pago realizado a través de ACH puede tardar de dos a tres días, durante los cuales el estado aparecerá como En proceso. Cuando se procese el pago, el estado cambiará a Excedido o Fallido. 
  • Realizado: el pago se ha cobrado con éxito del comprador.
  • Fallido: el método de pago del comprador no fue cargado con éxito. Este estado sólo se aplica a los pagos realizados a través de ACH o pagos de suscripción. 
  • Reembolsado parcialmente: el pago fue reembolsado por un importe inferior al que el comprador pagó inicialmente.
  • Reembolsado: el importe total del pago original fue reembolsado. 
  • Tramitación de la devolución: se ha presentado una solicitud de devolución. Los reembolsos de los pagos realizados a través de ACH pueden tardar de cinco a diez días laborables en procesarse. 

• Utilice los filtros de la parte superior para segmentar sus registros de pago por propiedades como el estado, el método de pago o el importe. Más información sobre la visualización y el filtrado de registros en la página del índice.
• En la columna Importe bruto, haga clic en el importe del pago.
• El registro de pagos se abrirá en el panel derecho. Incluirá un resumen del importe del pago, la fecha de pago, el cliente y el método de pago.
• El registro también incluye diferentes secciones para el historial de pagos, las partidas, las suscripciones y las asociaciones de registros. Para contraer o expandir una sección, haga clic en el nombre de la sección.
  
  

  

• Si ya existe una asociación, para ver los detalles del registro asociado, pase el ratón por encima del registro asociado y haga clic en Vista previa. O bien, haga clic en el menú desplegable Más y seleccione Editar etiquetas de asociación o Eliminar asociación.

• También puede editar las asociaciones si es necesario. Para asociar el pago a un registro existente de contacto, empresa o negocio, junto a la sección del tipo de registro correspondiente, haga clic en Añadir.

Nota: si realiza cambios en las asociaciones existentes, la asociación antigua se sustituirá por la asociación actualizada. Sólo puede asociar un registro de suscripción, contacto, negocio y empresa a un registro de pago, pero un registro de contacto, empresa, negocio o suscripción puede tener varios registros de pago asociados.

Emitir reembolsos o enviar recibos

Puede emitir un reembolso o reenviar un recibo al comprador desde la página de índice de pagos. El pago debe haber sido procesado con éxito antes de poder emitir el reembolso.

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Pagos.
• Haga clic en el importe del pago. El registro de pagos se abrirá en el panel derecho.
• Para emitir un reembolso, haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Reembolso. La emisión de un reembolso no afecta a la suscripción activa y la facturación continuará según lo previsto.

• • En el cuadro de diálogo, introduzca el importe del reembolso y, a continuación, haga clic en el menú desplegable Motivo y seleccione un motivo para el reembolso.
  • Haga clic en Reembolso. HubSpot deducirá el importe de la transacción original de tus futuros pagos o lo cargará en tu cuentabancaria. Tenga en cuenta que el reembolso puede tardar entre 5 y 10 días laborables en aparecer en el extracto del cliente.
• Para reenviar un recibo a su cliente, haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Enviar recibo.
  • En el cuadro de diálogo, la dirección de correo electrónico del cliente aparecerá por defecto. Para cambiar o añadir otro destinatario, en el campo Dirección de correo electrónico, introduzca otra dirección de correo electrónico.
  • Haz clic en Enviar.
• Para recuperar una copia de una autorización de transacción ACH,haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Obtener copia de autorización. Recibirá un correo electrónico con los detalles de la autorización ACH incluidos en el cuerpo del mismo.

• Para volver a la página de índice de pagos, haga clic en Cerrar.

Puede utilizar los filtros de la página de índice para segmentar sus pagos en vistas personalizadas. Por ejemplo, puede crear una vista de los pagos reembolsados, los pagos realizados a través de ACH o los pagos fallidos.

Personalizar los recibos

Puedes personalizar la apariencia de los recibos en la configuración de marca de tu cuenta:

Tenga en cuenta: cualquier cambio que realice en el nombre, el logotipo o los colores de la empresa en la configuración de la marca de su cuenta se aplicará a todos los enlaces de pago, independientemente del usuario que haya creado el enlace. Estos cambios también se aplicarán a todas las herramientas que utilizan la marca por defecto, incluidas las páginas de programación, los documentos de ventas, los presupuestos y los flujos de chat.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Valores predeterminados de la cuenta.
  • Para actualizar el nombre de la empresa que aparece en el recibo, en el campo Información de la empresa, introduce el nombre de tu empresa.
  • Para actualizar el logotipo y los colores que aparecen en la página de pago, haga clic en la pestaña Marca y aprenda a cargar un nuevo logotipo o a seleccionar un nuevo color primario.
• Haz clic en Guardar.

Obtenga más información sobre la elaboración de informes sobre sus pagos mediante informes de objeto único e informes personalizados.

Utilizar pagos en otras herramientas de HubSpot

Puede utilizar los datos de pago en otras herramientas, como los flujos de trabajo y las listas.

• Cree un workflow basado en pagos para enviar automáticamente un correo electrónico de bienvenida a los compradores en cuanto se realice un pago con éxito, o cree facturas pagadas utilizando acciones de workflow de QuickBooks. Por ejemplo:
  • Utilice lapropiedad Fuente o ID de fuente para activar un workflow cuando se realice un pago utilizando cualquier enlace de pago o uno específico.
    
    
    
  • Utilice la propiedad Estado para activar un workflow cuando un pago ha fallado.
    
    
• Cree una lista de contactos que hayan realizado pagos con tarjeta de crédito, o una lista de contactos que hayan comprado un producto o servicio utilizando un enlace de pago específico.