Gestionar pagos

Después de configurar los pagos de HubSpot (la opción de procesamiento de pagos nativa de HubSpot) o conectar tu cuenta de Stripe para el procesamiento de pagos, puedes empezar a cobrar pagos en HubSpot utilizando facturas, enlaces de pago y cotizaciones directamente dentro de tu plataforma de clientes unificada. También es posible registrar pagos manuales en las facturas sin necesidad de conectar un procesador de pagos, mientras que las integraciones, como QuickBooks Online, también registrarán los pagos cuando proceda.

Cuando se cobra un pago a través de cualquiera de esos métodos, los detalles del pago se almacenan en un registro de pago. Puedes gestionar tus cobros en HubSpot emitiendo reembolsos, reenviando recibos y descargando informes de tus pagos y cobros.

Para gestionar los pagos, debe ser un usuario con permisos de Superadministrador o acceso a Gestionar pagos y suscripciones . Cualquier usuario con acceso a Gestionar pagos y suscripciones puede ver el historial de transacciones y pagos, descargar informes de pagos y desembolsos, reenviar recibos, cancelar suscripciones y emitir reembolsos.

Para medir el rendimiento de tus pagos, aprende a crear un panel de ingresos por pagos.

Cobro de pagos

Cuando se procesa un pago, ocurre lo siguiente:

• Recibirás una notificación de pago. Si no quieres recibir una notificación de un pago completado, puedes desactivar las notificaciones por correo electrónico de los pagos en tus ajustes de notificaciones.

Atención: en los pagos periódicos, el comprador recibirá un recibo cada vez que se le cobre, pero usted sólo recibirá una notificación por el primer pago efectuado. Puedes utilizar workflows para enviar notificaciones internas para pagos posteriores.

• El comprador recibirá una copia de su recibo en su bandeja de entrada de correo electrónico. El recibo se mostrará en el idioma ajustado en la propiedad Idioma preferido del comprador. Más información sobre la experiencia de pago del comprador.

Nota: las notificaciones y los recibos solo se envían para pagos cobrados a través de HubSpot Payments o el procesamiento de pagos con Stripe, no otras fuentes de integración, como QuickBooks Online.

• Si el pago se ha efectuado contra factura, ésta se adjuntará en formato PDF al recibo de pago.
• Si el ajuste para crear facturas está activado en ajustes, se creará una factura en su cuenta para los pagos en enlaces de pago, cotizaciones o suscripciones que cobran pagos periódicos, y el comprador recibirá una copia del recibo en su bandeja de entrada, con la factura adjunta en formato PDF.
• Se creará un registro de pago y se asociará al contacto, empresa, suscripción, factura y registro de negocio correspondiente. También puedes acceder a tus registros de pago en la página de índice de pagos.
• Se creará un registro de contacto utilizando la dirección de correo que el comprador introdujo en la página de pago, si aún no existe un registro con esa dirección de correo.
  • Si tu suscripción incluye contactos de marketing, los nuevos contactos se ajustarán automáticamente como contactos de marketing. Puedes crear un workflow para establecer contactos existentes como contactos de marketing previo pago.
  • Si no quieres que los contactos que realizan pagos se definan como contactos de marketing, aprende a definir contactos como no de marketing, incluyendo la creación de un workflow para automatizar ese proceso.

  Nota: la herramienta de pagos está pensada para su uso en transacciones de pago online estándar, y no admite la recopilación de información de pago confidencial de sus compradores de forma oral o por teléfono. Si has enviado un pago en nombre de un comprador, puede que el pago se asocie al contacto equivocado. Esto se debe a que has rellenado un formulario de HubSpot previamente y estás enviando el pago utilizando una ventana de navegación no privada, lo que hace que HubSpot utilice tus cookies existentes para asociar el pago. Para corregir los pagos asociados incorrectamente, navega hasta el registro de pago y actualiza el registro de contacto asociado.

• Se creará un registro de negocio en tu cuenta de HubSpot y el valor del negocio se actualizará con el total del pago, incluidos los descuentos aplicados. En el caso de los pagos periódicos, no se creará un nuevo registro de negocio cada vez que se procesen pagos periódicos, sino que dichos pagos aparecerán en el registro de suscripción.
• Cuando un comprador adquiere elementos de pedido recurrentes mediante un enlace de pago o una cotización:
  • HubSpot creará un registro de suscripción cuando los elementos de pedido recurrentes compartan la misma frecuencia de pago y duración del término. Por ejemplo, si un comprador adquiere dos suscripciones mensuales con una duración de un año, HubSpot agrupará ambos elementos de pedido recurrentes en el mismo registro de suscripción. La suscripción se asociará al registro de contactos y negocios.
  • HubSpot creará registros de suscripción separados cuando los elementos de pedido recurrentes tengan frecuencias de pago o duraciones de término diferentes. Por ejemplo, si un comprador adquiere una suscripción mensual y otra anual con una duración de un año, HubSpot creará dos registros de suscripción. Las suscripciones se asociarán al registro del contacto y del negocio.
  • Al comprador se le cobrará cada ciclo de facturación según las condiciones establecidas en la cotización o en el enlace de pago, y se le notificará cada vez que se debite el pago. También puede activar los correos electrónicos recordatorios para notificar al comprador 14 días antes de su próximo pago de suscripción. Las propiedades de suscripción asociadas también se actualizarán en HubSpot. Más información sobre la gestión de suscripciones.
  • Se creará una factura para cada pago recurrente, si el ajuste para crear facturas está activado en la configuración.
• A medida que se produzcan actividades de pago, como el envío o la devolución de un pago, las actividades aparecerán automáticamente en los registros de empresa, negocio y contacto asociados al pago.

Recibir desembolsos

Los desembolsos son los fondos depositados en tu cuenta bancaria procedentes de los cobros diarios, menos las tarifas, devoluciones o reembolsos. Si utilizas el procesamiento de pagos de HubSpot, puedes ver los desembolsos en HubSpot. Si has conectado Stripe como opción de procesamiento de pagos, la información de los pagos no aparecerá en tu cuenta de HubSpot y, en su lugar, tendrás que descargar y gestionar los informes de pagos en Stripe.

HubSpot enviará un correo de notificación de desembolso diario que incluirá el total del desembolso. Puedes esperar que los fondos procedentes de los desembolsos se ingresen en tu cuenta bancaria en un plazo de dos días hábiles en el caso de los pagos con tarjeta y de tres días hábiles en el caso de los pagos por domiciliación ACH.

Si hay días en los que el total de desembolsos diarios es inferior a los reembolsos o devoluciones de cargo procesados ese día, HubSpot cargará en tu cuenta bancaria la diferencia. En esos días, recibirás un correo electrónico de HubSpot con la cantidad del desembolso cargado en tu cuenta.

Obtén más información sobre el débito automático y los pagos pausados en la documentación de Stripe, partner de HubSpot para el procesamiento de pagos.

Descargar informes de pago

Nota: si has conectado Stripe como procesador de pagos, la pestaña Desembolsos no aparecerá en tu cuenta de HubSpot. En su lugar, tendrás que descargar y gestionar los informes de pagos en Stripe.

Puedes descargar informes que incluyan los detalles de tus pagos o desembolsos, así como un informe de conciliación de pagos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Cuenta de pagos.
3. En la pestaña Desembolsos , puede ver su historial de desembolsos, incluidos los pagos individuales y su estado. Para ver más detalles sobre un desembolso, haz clic en la fecha del desembolso y, a continuación, consulta la información en la barra lateral derecha.
4. Para descargar un informe de los pagos o los desembolsos, en la parte superior derecha haz clic en Descargar informes y, a continuación, selecciona uno de los siguientes tipos de informe:
   • Conciliación de pagos: vea una lista de los desembolsos con los detalles de los pagos desglosados. El informe incluye las transacciones de cada desembolso, como los pagos, reembolsos y tarifas, en orden descendente.
   • Detalles del pago: ve todas las transacciones del comprador, como pagos únicos y periódicos, reembolsos, tarifas por transacción y disputas.
   • Detalles del desembolso: ve todos los pagos del comprador incluidos en el total de tu desembolso diario.
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo, selecciona un formato, y luego haz clic en Exportar.

Ver y exportar registros de pagos

Cuando cobras un pago en HubSpot, los detalles del pago se almacenan en un registro de pago en la página de índice de pagos .

Nota: si no hay ningún registro de pago (por ejemplo, ninguna transacción completada), se te redirigirá a la configuración de pagos para completar tu configuración de pagos cuando navegues a la página de índice de pagos.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Tus registros de pago aparecerán en la tabla de la página índice. En la columna Estado , vea el estado del pago:
   • Procesamiento: el tiempo de procesamiento del pago dependerá del método de pago utilizado. Una vez procesado el pago, el estado cambiará a Realizado o Fallido. Más información sobre los tiempos de procesamiento.
   • Realizado: el pago se ha cobrado correctamente del comprador.
   • Fallido: no se ha hecho el cargo correctamente al método de pago del comprador. Este estado sólo se aplica a los pagos realizados a través de débito bancario, como ACH o pagos de suscripción.
   • Reembolsado parcialmente: el pago se reembolsó por una cantidad inferior a la que el comprador pagó originalmente.
   • Reembolsado: se reembolsó la cantidad total del pago original.
   • Procesando el reembolso: se ha enviado una solicitud de reembolso. Los Reembolsos por pagos realizados mediante débito bancario, como ACH, pueden tardar de cinco a diez días laborables en procesarse.

   

3. Utiliza los filtros de la parte superior para segmentar tus registros de pago por propiedades como estado, método de pago o cantidad. Más información sobre la visualización y el filtrado de registros en en la página del índice.
4. Haga clic en Exportar en la parte superior derecha para exportar los registros de pago.
   • Introducir un nombre para la exportación.
   • Haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona un formato.
   • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
   • Haga clic en Personalizar para personalizar qué propiedades y asociaciones deben incluirse en la exportación.
   • Haz clic en Exportar.
   • La exportación de pagos incluye el ID de registro, la cantidad bruta, la fecha de pago, el estado, el cliente, el método de pago, la suscripción asociada, los impuestos totales y los ID de suscripción asociados.
5. En la columna Importe bruto, haz clic en el valor del pago.
6. El registro de pago se abrirá en el panel derecho. Incluirá un resumen de la cantidad del pago, la fecha de pago, el comprador y el método de pago.
7. El registro también incluye distintas secciones para el historial de pagos, los elementos de pedido, las suscripciones y las asociaciones de registros. Para contraer o expandir una sección, haga clic en el nombre de la sección.

   
   

   • Si utiliza Stripe como opción de procesamiento del pago y vende en varias divisas, las tarifas relacionadas se mostrarán junto con la cantidad neta recibida en su divisa de liquidación, cuando difiera de la divisa de pago. Por ejemplo, si tu cuenta bancaria conectada en Stripe está en dólares estadounidenses, pero cobras un pago en euros, verás tanto el importe bruto como las tarifas y el importe neto en euros, pero las comisiones y el importe neto también se mostrarán en dólares estadounidenses. El tipo de cambio es aplicado por Stripe.

   

8. Si ya hay una asociación, para ver los detalles del registro, pasa el cursor sobre el registro asociado y haz clic en Vista previa. O bien, haga clic en el menú desplegable Más y seleccione Editar etiquetas de asociación o Eliminar asociación.

   
   

9. También puede editar las asociaciones si es necesario. Para asociar el pago a un registro existente de contacto, empresa o negocio, junto a la sección del tipo de registro correspondiente, haz clic en Agregar.

Nota: si realiza cambios en las asociaciones existentes, la asociación antigua se sustituirá por la asociación actualizada. Solo puedes asociar un registro de suscripción, contacto, negocio y empresa a un registro de pago, pero un registro de contacto, empresa, negocio o suscripción puede tener varios registros de pago asociados.

Emitir reembolsos o enviar recibos

Puedes hacer un reembolso o enviar un recibo al comprador desde la página de índice de pagos. El pago debe haberse procesado correctamente antes de que puedas emitir el reembolso.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Haz clic en la cantidad del pago. El registro de pago se abrirá en el panel derecho.
3. Para emitir un reembolso, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Reembolso. La emisión de un reembolso no afecta a la suscripción activa y la facturación continuará según lo previsto.
   
   

   

   • En el cuadro de diálogo, introduce la cantidad del reembolso y, a continuación, haz clic en el menú desplegable Motivo y selecciona un motivo para el reembolso.
   • Haz clic en Reembolso. HubSpot deducirá la cantidad de la transacción original de tus futuros desembolsos o la cargará en tu cuenta bancaria. Ten en cuenta que el reembolso puede tardar entre 5 y 10 días laborables en aparecer en el extracto del comprador.

4. Para enviar un recibo al comprador, haga clic en Acciones y seleccione Enviar recibo.
5. De forma predeterminada, en el cuadro de diálogo aparecerá la dirección de correo electrónico del comprador. Para cambiar el correo o agregar otro destinatario, en el campo Dirección de correo electrónico, introduce otra dirección de correo.
6. Haz clic en Enviar.
7. Para recuperar una copia de una autorización de transacción de débito bancario, como un débito directo ACH, haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Obtener copia de autorización. Recibirás un correo electrónico con los datos de autorización incluidos en el cuerpo del mensaje.
   
   

   

8. Para volver a la página de índice de pagos, haz clic en Cerrar.

Puedes utilizar los filtros de la página de índice para segmentar tus pagos en vistas personalizadas. Por ejemplo, puede crear una vista de pagos reembolsados, pagos realizados a través de un método de pago concreto (por ejemplo, domiciliación ACH) o pagos fallidos.

Personalizar recibos

Puedes personalizar la apariencia de los recibos en la configuración de marca de tu cuenta , incluyendo el nombre de la empresa, el logotipo y la barra de color de la parte superior del correo electrónico.

Nota: cualquier cambio que realice en el nombre, logotipo o colores de la empresa en los ajustes de branding de su cuenta se aplicará a todos los enlaces de pago, independientemente del usuario que haya creado el enlace. Estos cambios también se aplicarán a todas las herramientas que utilicen el branding predeterminado, incluidas las páginas de programación, los documentos de ventas, las cotizaciones y los chatflow.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Valores predeterminados de la cuenta.
   • Para actualizar el nombre de la empresa que aparece en el recibo, en el campo Información de la empresa, introduce el nombre de tu empresa.
   • Para actualizar el logotipo y los colores, haz clic en la pestaña Branding y, a continuación, aprende a subir un nuevo logotipo o a seleccionar un nuevo color primario.
3. Haz clic en Guardar.

Obtenga más información sobre cómo elaborar informes sobre sus pagos utilizando informes de un solo objeto e informes personalizados.

Pagos impugnados

Si algún pago es impugnado por los compradores, puedes hacer un seguimiento de las disputas desde que se abren hasta que se cierran, y tomar medidas sobre las disputas dentro de Hubspot. Más información sobre el proceso de resolución de impugnaciones en nuestras preguntas frecuentes sobre devoluciones bancarias y contracargos.

Cómo se le notifican los litigios

• Se te notificará por correo electrónico cuando se abra, gane o pierda una disputa. Pueden desactivarse en los ajustes de notificación de pagos. Haga clic en Contrarrestar disputa para iniciar una respuesta a una disputa.

• El estado de la disputa se mostrará en el registro de pago.
• Puede tomar medidas en las disputas abiertas que tengan el estado Disputado (acción requerida).
• Puede hacer un seguimiento de los litigios a través del registro de pagos.
• Las propiedades de los litig ios pueden utilizarse para obtener más información sobre un litigio concreto.

Ver una lista de pagos con estados en litigio

El estado de disputa de un pago puede ser:

• Disputado (acción requerida): la disputa ha sido abierta y necesita ser contrarrestada o aceptada.
• Disputado (a la espera de decisión): la disputa ha sido contestada y está a la espera de la decisión del banco.
• Disputado (ganado): el banco falló a favor del comerciante.
• Disputado (perdido): el banco falló a favor del titular de la tarjeta.

Para ver los pagos con estado de disputa:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Haga clic en la pestaña Litigios .
3. Se mostrarán los pagos impugnados.
   
   

   

   Las columnas mostradas son:

   • Importe bruto.
   • Fecha de pago.
   • Contacto asociado del pago.
   • Forma de pago (por ejemplo, tarjeta, ACH).
   • Estado.
   • Fecha de creación de la disputa.
   • Motivo de la disputa (por ejemplo, fraudulento, producto no recibido).
   • Cantidad de la disputa.
   • Plazo de disputa.
   • Fecha de cierre de la disputa.
4. Si desea filtrar otra vista, en la parte superior izquierda, haga clic en Estado y seleccione uno o varios de los estados de disputa y guarde la vista.

   
   

5. Para ver los detalles de la disputa, haga clic en la cantidad bruta de un pago.
6. En el panel derecho, consulte la información del litigio en Detalles del litigio.
   
   

Responder a los litigios

Puede responder a las impugnaciones con el estado Impugnado (acción requerida) desde la página de índice de pagos y subir pruebas directamente desde el pago. Responder a una disputa:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Haga clic en la pestaña Litigios .
3. Haga clic en la cantidad bruta del pago impugnado.
4.  En el panel derecho, en Detalles de la disputa:
   • Haga clic en Contrarrestar disputa para contrarrestar la disputa.
     • Responda a las preguntas de la disputa y haga clic en Siguiente.
     • Rellene los datos adicionales y haga clic en Siguiente.
     • Suba sus pruebas, introduzca cualquier información adicional y haga clic en Revisar.
     • El litigio pasará entonces al estado Disputado (en espera de decisión) . 
     • Puede hacer un seguimiento del litigio en el registro de pagos.
   • Haga clic en Aceptar disputa para aceptar y cerrar la disputa.
     
     

Pista de litigios

Seguimiento de la actividad y cronología de los litigios a partir del registro de pagos.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
2. Haga clic en la pestaña Litigios .
3. Haga clic en la cantidad bruta del pago impugnado.
4. Los detalles de la disputa y la cronología de pagos se actualizarán con el estado de la disputa a lo largo del proceso de disputa.
   
   

   

Propiedades de disputa

Las propiedades de disputa pueden agregarse como columnas a la página de índice de pagos y utilizarse en otras herramientas de HubSpot como listas, informes y workflows. Las propiedades de disputa son:

• Fecha de creación de la disputa: fecha de creación de la disputa.
• Cantidad en disputa: la cantidad en disputa.
• Plazo de resolución del litigio: plazo de resolución de un litigio.
• Motivo del litigio: motivo del litigio.

Utilizar los pagos con otras herramientas de HubSpot

Puedes utilizar los datos de pago en otras herramientas, como workflows y listas.

1. Crea un workflow basado en pagos para enviar automáticamente un correo electrónico de bienvenida a los compradores en cuanto se realice un pago con éxito, o crea facturas de pago utilizando acciones de workflow de QuickBooks. Por ejemplo:
   • Utiliza lapropiedad Origen o ID de origen para desencadenar un workflow cuando se realice un pago utilizando cualquier enlace de pago o uno específico.
     
     
   • Utiliza la propiedad Estado para desencadenar un workflow cuando un pago ha fallado.
     
     
2. Crea un segmento de contactos que hayan realizado pagos con tarjeta de crédito, o una lista de contactos que hayan comprado un producto o servicio utilizando un enlace de pago específico.