Administrer betalinger

Når du har konfigureret betalingsværktøjet, kan du begynde at opkræve betalinger i HubSpot ved hjælp af fakturaer, betalingslinks og tilbud. Når du opkræver en betaling via en af disse metoder, gemmes betalingsoplysningerne i en betalingspost. Du kan administrere dine indsamlede betalinger i HubSpot ved at udstede refusioner, gensende kvitteringer og downloade rapporter over dine betalinger og udbetalinger.

For at administrere betalinger skal du være en bruger med superadministratorrettigheder eller adgang til Administ rer betalinger og abonnementer . Alle brugere medadgang til Administrer betalinger og abonnementer kan se transaktions- og udbetalingshistorik, downloade betalings- og udbetalingsrapporter, gensende kvitteringer, annullere abonnementer og udstede refusioner.

Hvis du vil måle dine betalingsresultater, kan du lære at oprette et dashboard over betalingsindtægter.

Indsamle betalinger

Når en betaling er gennemført ved hjælp af et betalingslink, et tilbud, der er forbundet med betalingsværktøjet, en betalingsformular eller en faktura, vil følgende ske:

• Du vil modtage en betalingsmeddelelse. Hvis du ikke ønsker at modtage en meddelelse om en gennemført betaling, kan du slå e-mailmeddelelser om betalinger fra i dine meddelelsesindstillinger.

Bemærk: Ved tilbagevendende betalinger vil køberen modtage en kvittering, hver gang de bliver opkrævet, men du vil kun modtage en notifikation for den første betaling, der er foretaget. Du kan bruge workflows til at sende interne notifikationer for efterfølgende betalinger.

• Køberen modtager en kopi af sin kvittering i sin e-mail-indbakke. Få mere at vide om købers checkout-oplevelse.
• En betalingspost oprettes og knyttes til den relevante kontakt-, firma-, abonnements-, faktura- og aftalepost. Du kan også få adgang til dine betalingsposter på siden med betalingsindekset.
• Der oprettes en kontaktpost ved hjælp af den e-mailadresse, som køberen indtastede på betalingssiden, hvis der ikke allerede findes en post med den e-mailadresse. Hvis dit abonnement inkluderer marketingkontakter, vil kontakten automatisk blive indstillet som en marketingkontakt. Lær, hvordan du indstiller kontakter som ikke-marketing, herunder oprettelse af et workflow til at automatisere denne proces.

Bemærk: Betalingsværktøjet er beregnet til brug i almindelige online betalingstransaktioner og understøtter ikke indsamling af følsomme betalingsoplysninger fra dine kunder mundtligt eller telefonisk. Hvis du har indsendt en betaling på vegne af en kunde, kan det resultere i, at betalingen knyttes til den forkerte kontakt. Det skyldes, at du tidligere har udfyldt en HubSpot-formular og indsender betalingen ved hjælp af et ikke-privat browservindue, hvilket resulterer i, at HubSpot bruger dine eksisterende cookies til at tilknytte betalingen. For at rette forkert tilknyttede betalinger skal du navigere til betalingsposten og opdatere den tilknyttede kontaktpost.

• Der oprettes en aftalepost på din HubSpot-konto, og aftalebeløbet opdateres til det samlede beløb for betalingen, inklusive eventuelle rabatter. For tilbagevendende betalinger oprettes der ikke en ny aftalepost, hver gang der behandles tilbagevendende betalinger, men disse betalinger vises på abonnementsposten.

• Når en køber køber tilbagevendende varelinjer ved hjælp af en faktura, et betalingslink eller et tilbud, der er forbundet med betalingsværktøjet:
  • HubSpot opretter én abonnementspost, når tilbagevendende poster har samme betalingsfrekvens og løbetid. Hvis en køber f.eks. køber to månedlige abonnementer med en løbetid på et år, vil HubSpot gruppere begge tilbagevendende poster i den samme abonnementspost. Abonnementet vil være tilknyttet kontakt- og aftaleposten.
  • HubSpot opretter separate abonnementsposter, når tilbagevendende poster har forskellige betalingsfrekvenser eller løbetider. Hvis en køber f.eks. køber et månedligt og et årligt abonnement med en løbetid på et år, opretter HubSpot to abonnementsposter. Abonnementerne vil være tilknyttet kontakt- og aftaleoptegnelsen.
  • Køberen vil blive opkrævet hver faktureringscyklus i henhold til de vilkår, der er angivet i tilbuddet eller betalingslinket, og de vil få besked, hver gang de bliver opkrævet. Du kan også slå påmindelses-e-mails til for at give køberen besked 14 dage før deres næste abonnementsbetaling. De tilknyttede abonnementsegenskaber vil også blive opdateret i HubSpot. Læs mere om administration af abonnementer.
• Når der sker betalingsaktiviteter, som f.eks. at en betaling indsendes eller refunderes, vises aktiviteterne automatisk på betalingens tilknyttede kontakt-, aftale- og virksomhedsregistre.

Modtag udbetalinger

Udbetalinger er de penge, der indsættes på din bankkonto fra dine indsamlede betalinger hver dag, minus eventuelle gebyrer, refusioner eller chargebacks.

HubSpot sender en daglig e-mail med udbetalingsmeddelelse, der indeholder den samlede udbetaling. Du kan forvente, at pengene fra udbetalingerne bliver indsat på din bankkonto inden for to arbejdsdage for kortbetalinger og inden for tre arbejdsdage for ACH-betalinger.

Hvis der er dage, hvor den daglige udbetalingssum er mindre end de refunderinger eller chargebacks, der behandles den dag, debiterer HubSpot din bankkonto for at dække forskellen. På disse dage vil du modtage en udbetalingsmail fra HubSpot, der indeholder det beløb, der er trukket fra din konto.

Læs mere om automatisk debitering og pauserede udbetalinger i dokumentationen fra Stripe, HubSpots partner til behandling af betalinger.

Download betalingsrapporter

Du kan downloade rapporter, der indeholder dine betalings- eller udbetalingsoplysninger, samt en betalingsafstemningsrapport.

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Betalinger.
• Klik på Gå til udbetalinger og rapporter øverst til højre.
• På fanen Udbetalinger kan du se din udbetalingshistorik, herunder individuelle betalinger og deres status. Hvis du vil se flere detaljer om en udbetaling, skal du klikke påudbetalingsdatoen og derefter se detaljerne i højre sidepanel.
• Hvis du vil downloade en rapport over din kontos betalinger eller udbetalinger, skal du klikke på Download rapporter øverst til højre og derefter vælge en af følgende rapporttyper:
  • Betalingsafstemning: Se en liste over udbetalinger med udspecificerede betalingsoplysninger. Rapporten indeholder de transaktioner, der er inkluderet i hver udbetaling, såsom betalinger, refunderinger og gebyrer, i faldende rækkefølge.
  • Betalingsoplysninger: Se alle kundetransaktioner, f.eks. engangsbetalinger og tilbagevendende betalinger, refusioner, transaktionsgebyrer og tvister.
  • Udbetalingsdetaljer: Se alle de kundebetalinger, der er inkluderet i din daglige udbetalingssum.
• I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen Filformat og vælge et format, og derefter klikke på Eksporter.

Se betalingshistorik

Når du opkræver en betaling i HubSpot, gemmes betalingsoplysningerne i en betalingspost på siden med betalingsindekset.

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Betalinger.
• Dine betalingsposter vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se betalingsstatus:
  • Behandling: Det kan tage to til tre dage at debitere en købers bankkonto for en betaling, der er foretaget via ACH, og i den periode vises status som Behandling . Når betalingen er behandlet, vil status enten skifte til Vellykket eller Mislykket.
  • Lykkedes: betalingen blev opkrævet fra køberen.
  • Mislykket: Købers betalingsmetode blev ikke opkrævet. Denne status gælder kun for betalinger foretaget via ACH eller abonnementsbetalinger.
  • Delvist refunderet: betalingen blev refunderet for et mindre beløb end det, køberen oprindeligt betalte.
  • Refunderet: det samlede beløb for den oprindelige betaling blev refunderet.
  • Behandling af refusion: en refusionsanmodning blev indsendt. Refusion af betalinger foretaget via ACH kan tage fem til ti arbejdsdage at behandle.

• Brug filtrene i toppen til at segmentere dine betalingsposter efter egenskaber som status, betalingsmetode eller beløb. Læs mere om visning og filtrering af poster på indekssiden.
• I kolonnen Bruttobeløb skal du klikke på betalingsbeløbet.
• Betalingsposten åbnes i panelet til højre. Den vil indeholde en oversigt over betalingsbeløb, betalingsdato, kunde og betalingsmetode.
• Posten indeholder også forskellige sektioner for betalingshistorik, poster, abonnementer og posttilknytninger. For at skjule eller udvide en sektion skal du klikke på sektionens navn .
  
  

  

• Hvis der allerede findes en tilknytning, kan du se detaljerne for den tilknyttede post ved at holde musen over den tilknyttede post og klikke på Preview. Eller klik på dropdown-menuen Mere , og vælg Rediger tilknytningsetiketter eller Fjern tilknytning.

• Du kan også redigere tilknytningerne, hvis det er nødvendigt. Hvis du vil knytte betalingen til en eksisterende kontakt-, firma- eller aftalepost, skal du klikke på Tilføj ved siden af den relevante posttypesektion.

Bemærk: Hvis du foretager ændringer i de eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytning blive erstattet med den opdaterede tilknytning. Du kan kun tilknytte én abonnements-, kontakt-, aftale- og firmapost til en betalingspost, men en kontakt-, firma-, aftale- eller abonnementspost kan have flere tilknyttede betalingsposter.

Udstede refusioner eller sende kvitteringer

Du kan udstede en refusion eller gensende en kvittering til køberen fra siden med betalingsindekset. Betalingen skal være blevet behandlet, før du kan udstede en refusion.

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Betalinger.
• Klik på betalingsbeløbet. Betalingsposten åbnes i panelet til højre.
• For at udstede en refundering skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Refundering. En refundering påvirker ikke det aktive abonnement, og faktureringen fortsætter som planlagt.

• • I dialogboksen skal du indtaste refusionsbeløbet og derefter klikke på rullemenuen Årsag og vælge en årsag til refusionen.
  • Klik på Refunder. HubSpot trækker det oprindelige transaktionsbeløb fra dine fremtidige udbetalinger eller debiterer det fra din bankkonto. Husk, at det kan tage 5-10 arbejdsdage, før refunderingen vises på kundens kontoudtog.
• Hvis du vil sende en kvittering til din kunde igen, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Send kvittering.
  • I dialogboksen vises kundens e-mailadresse som standard. Hvis du vil ændre eller tilføje en anden modtager, skal du indtaste en anden e-mailadresse i feltet E-mailadresse.
  • Klik på Send.
• Hvis du vil hente en kopi af en ACH-transaktionsgodkendelse, skal duklikke på rullemenuen Handlinger og vælge Hent kopi af godkendelse. Du vil modtage en e-mail med ACH-autorisationsdetaljer inkluderet i e-mailteksten.

• Klik på Luk for at vende tilbage til siden med betalingsindekset.

Du kan bruge filtrene på indekssiden til at segmentere dine betalinger i brugerdefinerede visninger. Du kan f.eks. oprette en visning af refunderede betalinger, betalinger foretaget via ACH eller fejlslagne betalinger.

Tilpas kvitteringer

Du kan tilpasse udseendet af kvitteringer i din kontos brandingindstillinger, herunder firmanavn, logo og den farvede bjælke øverst i e-mailen.

Bemærk: Alle ændringer, du foretager af firmanavn, logo eller farver i din kontos brandingindstillinger, gælder for alle betalingslinks, uanset hvilken bruger der har oprettet linket. Disse ændringer vil også gælde for alle værktøjer, der bruger standardbranding, herunder planlægningssider, salgsdokumenter, tilbud og chatflows.

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• I menuen i venstre side skal du vælge Account defaults.
  • Hvis du vil opdatere det firmanavn, der vises på kvitteringen, skal du indtaste dit firmanavn i feltet Firmaoplysninger.
  • For at opdatere logo og farver skal du klikke på fanen Branding og derefter lære, hvordan du uploader et nyt logo eller vælger en ny primærfarve.
• Klik på Gem.

Få mere at vide om rapportering af dine betalinger ved hjælp af rapporter om enkeltobjekter og brugerdefinerede rapporter.

Brug betalinger i andre HubSpot-værktøjer

Du kan bruge betalingsdata i andre værktøjer som f.eks. workflows og lister.

• Opret et betalingsbaseret workflow for automatisk at sende en velkomstmail til købere, så snart en betaling er gennemført, eller opret betalte fakturaer ved hjælp af QuickBooks' workflowhandlinger. For eksempel:
  • Brugegenskaben Source eller Source ID til at udløse et workflow, når en betaling foretages ved hjælp af et betalingslink eller et specifikt link.
    
    
    
  • Brug egenskaben Status til at udløse et workflow, når en betaling er mislykkedes.
    
    
• Opret en liste over kontakter, der har betalt med kreditkort, eller en liste over kontakter, der har købt et produkt eller en tjeneste ved hjælp af et bestemt betalingslink.