Gestione dei pagamenti

Dopo aver configurato gli strumenti per i pagamenti HubSpot o aver collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, potete iniziare a riscuotere i pagamenti in HubSpot utilizzando fatture, link di pagamento e preventivi direttamente nella vostra piattaforma per la gestione dei clienti. È anche possibile registrare i pagamenti manuali sulle fatture senza dover entrare in contatto con un elaboratore del pagamento, mentre le integrazioni, come QuickBooks Online, registreranno anche i pagamenti, se applicabili.

Quando si riscuote un pagamento attraverso uno di questi metodi, i dettagli del pagamento vengono memorizzati in un record del pagamento. Di seguito, scoprirete come gestire gli strumenti per i pagamenti HubSpot, tra cui come emettere rimborsi, inviare nuovamente le ricevute e scaricare i rapporti relativi ai pagamenti e agli emolumenti.

Per misurare le prestazioni dei vostri pagamenti, scoprite di più sulla creazione di un dashboard dei ricavi da pagamenti.

Riscossioni di pagamenti

Quando un pagamento viene elaborato, si verifica quanto segue:

• Riceverete una notifica di pagamento. Se non si desidera ricevere una notifica per un pagamento completato, è possibile disattivare le notifiche via e-mail per i pagamenti nelle impostazioni di notifica.

• L'acquirente riceverà una copia della ricevuta nella sua casella di posta elettronica. La ricevuta verrà visualizzata nella lingua impostata nella proprietà Lingua preferita dell'acquirente. Per saperne di più sull' esperienza di checkout degli acquirenti.

• Se il pagamento è stato effettuato a fronte di una fattura, quest'ultima verrà allegata in formato PDF alla ricevuta di pagamento.
• Se l' impostazione per la creazione di fatture è attivata, nel vostro account verrà creata una fattura per i pagamenti effettuati tramite link di pagamento, preventivi o abbonamenti. L'acquirente riceverà una copia della ricevuta nella sua posta in arrivo, con la fattura allegata in formato PDF.
• Viene creato un record del pagamento che viene associato al contatto, all'azienda, all'abbonamento, alla fattura e al record della fattura. È possibile accedere ai record del pagamento anche dalla pagina dell'indice dei pagamenti.
• Verrà creato un record del contatto utilizzando l'indirizzo e-mail inserito dall'acquirente nella Pagina di checkout, se non esiste già un record con quell'indirizzo e-mail.
  • Se il vostro abbonamento include contatti di marketing (contatti che coinvolgerete ogni mese attraverso gli strumenti di marketing di HubSpot (ad esempio, marketing via e-mail, annunci)), i nuovi contatti saranno automaticamente impostati come contatti di marketing. È possibile creare un flusso di lavoro per impostare i contatti esistenti come contatti di marketing a pagamento.
  • Se non volete che i contatti che effettuano pagamenti siano impostati come contatti di marketing, imparate come impostare i contatti non di marketing, creando anche un flusso di lavoro per automatizzare il processo.

  Nota bene: lo strumento per i pagamenti è destinato a transazioni di pagamento online standard e non supporta la raccolta di informazioni sensibili sui pagamenti da parte degli acquirenti per via orale o telefonica. Se si è inviato un pagamento per conto di un acquirente, è possibile che il pagamento venga associato al contatto sbagliato. Questo accade perché l'utente ha compilato in precedenza un Form non HubSpot e sta inviando il pagamento utilizzando una finestra non privata del browser, il che fa sì che HubSpot utilizzi i cookie esistenti per associare il pagamento. Per correggere i pagamenti associati in modo errato, spostarsi sul record del pagamento e aggiornare il record del contatto associato.

• Nel vostro account HubSpot verrà creato un record della trattativa e l'importo della trattativa verrà aggiornato al totale del pagamento, compresi gli sconti applicati. Per i pagamenti ricorrenti, non viene creato un nuovo record della trattativa ogni volta che vengono elaborati i pagamenti ricorrenti, ma tali pagamenti vengono visualizzati nel record dell' abbonamento.
• Quando un acquirente acquista voci ricorrenti utilizzando un link di pagamento o un preventivo:
  • Strumento per i pagamenti HubSpot crea un unico record dell'abbonamento quando le voci ricorrenti hanno la stessa frequenza di pagamento e la stessa durata. Ad esempio, se un acquirente acquista due abbonamenti mensili della durata di un anno, HubSpot raggrupperà entrambe le voci ricorrenti nello stesso record dell'abbonamento. L'abbonamento sarà associato al record del contatto e della trattativa.
  • Record dell'abbonamento separati vengono creati da Record dell'abbonamento quando le voci ricorrenti hanno frequenze di pagamento o durate diverse. Ad esempio, se un acquirente acquista un abbonamento mensile e uno annuale con durata di un anno, HubSpot creerà due record dell'abbonamento. Gli abbonamenti saranno associati al record del contatto e della trattativa.
  • L'addebito all'acquirente avverrà a ogni ciclo di fatturazione secondo i termini stabiliti nel preventivo o nel link di pagamento e gli verrà notificato ogni volta che verrà addebitato. È anche possibile attivare le e-mail di promemoria per avvisare l'acquirente 14 giorni prima del prossimo pagamento dell'abbonamento. Anche le proprietà degli abbonamenti associati verranno aggiornate in HubSpot. Per saperne di più sulla gestione degli abbonamenti.
  • Per ogni pagamento ricorrente verrà creata una fattura, se l' impostazione per la creazione di fatture è attivata nelle impostazioni.
• Quando si verificano attività di pagamento, come l'invio o il rimborso di un pagamento, le attività vengono visualizzate automaticamente sui record del contatto, dell'affare e dell'azienda associati al pagamento.

Ricevere gli emolumenti

Gli emolumenti sono i fondi depositati sul vostro account bancario dai pagamenti raccolti ogni giorno, al netto di eventuali commissioni, rimborsi o chargeback.

• Se utilizzate gli strumenti per i pagamenti HubSpot, potete visualizzare gli emolumenti in HubSpot.
• Se avete collegato Stripe come opzione per l'elaborazione dei pagamenti, le informazioni sugli emolumenti non saranno visualizzate nel vostro account HubSpot e dovrete scaricare e gestire i rapporti di pagamento in Stripe.

HubSpot invierà un'e-mail di notifica dell'emolumento giornaliero che include il totale dell'emolumento. I tempi di elaborazione variano a seconda del metodo:

• Per i pagamenti con carta, i tempi di elaborazione sono di due giorni lavorativi. Durante questo periodo, lo stato sarà Elaborazione.
• Per i metodi di addebito bancario, come l'ACH, i tempi di elaborazione variano. Durante questo periodo, lo stato sarà Elaborazione:
  • ACH: fino a quattro giorni lavorativi per l'addebito sul conto bancario dell'acquirente.
  • BAC: fino a cinque giorni lavorativi per l'addebito sul conto bancario dell'acquirente.
  • PAD: fino a cinque giorni lavorativi per l'addebito sull'account bancario dell'acquirente.
  • SEPA: fino a 14 giorni lavorativi per l'addebito sul conto bancario dell'acquirente.

Se in alcuni giorni il totale dell'emolumento giornaliero è inferiore ai rimborsi o ai chargeback elaborati in quel giorno, HubSpot addebiterà il vostro account bancario per coprire la differenza. In questi giorni, riceverete un'e-mail di emolumento da HubSpot che include l'importo addebitato sul vostro account.

Per saperne di più sull' addebito automatico e sugli emolumenti in pausa , consultate la documentazione di Stripe, il partner di HubSpot per l'elaborazione dei pagamenti hubspot.

Scaricare i rapporti di pagamento

Nota bene: se avete collegato Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, la scheda Strumento per i pagamenti HubSpot non verrà visualizzata nel vostro account. Invece, scaricate e gestite i rapporti di pagamento in Stripe.

È possibile scaricare rapporti che includono i dettagli dei pagamenti o degli emolumenti, nonché un rapporto di riconciliazione dei pagamenti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, andate su Menu account pagamenti.
3. In alto, fare clic sulla scheda Emolumenti . È possibile visualizzare la cronologia degli emolumenti, compresi i singoli pagamenti e il loro stato.
4. Per visualizzare ulteriori dettagli su un emolumento, fare clic sulladata dell' emolumento per visualizzare i dettagli nella barra laterale destra.
5. Per scaricare un rapporto sui pagamenti o sugli emolumenti del proprio account, fare clic in alto a destra su download Scarica rapporti, quindi selezionare uno dei seguenti tipi di rapporto:
   • Riconciliazione dei pagamenti: visualizza l'elenco degli emolumenti con i dettagli dei pagamenti. Il rapporto include le transazioni incluse in ciascun emolumento, come pagamenti, rimborsi e commissioni, in ordine decrescente.
   • Dettagli del pagamento: visualizza tutte le transazioni degli acquirenti, come i pagamenti una tantum e ricorrenti, i rimborsi, le commissioni transazionali e le controversie.
   • Dettagli dell'emolumento: visualizza tutti i pagamenti degli acquirenti che sono inclusi nel totale dell'emolumento giornaliero.
6. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato, quindi fare clic su Esportazione. L'esportazione vi sarà inviata via e-mail e riceverete una notifica in piattaforma quando l'esportazione sarà pronta.

Esportazione e record del pagamento

Quando si riscuote un pagamento in HubSpot, i dettagli del pagamento vengono memorizzati in un record per i pagamenti hubspot.

Nota bene: se non ci sono record del pagamento nella pagina dell'indice (ad esempio, nessuna transazione completata), si verrà reindirizzati alle impostazioni dei pagamenti per completare la configurazione dei pagamenti.

Record del pagamento

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. I record del pagamento vengono visualizzati nella tabella della pagina dell'indice. Nella colonna Stato , visualizzare lo stato del pagamento:
   • Pagamento: i tempi di elaborazione del pagamento dipendono dal metodo di pagamento utilizzato. Una volta che il pagamento è stato elaborato, lo stato cambierà in Successo o Fallimento. Per saperne di più sui tempi di elaborazione.
   • Successo: il pagamento è stato riscosso con successo dall'acquirente.
   • Fallito: il metodo di pagamento dell'acquirente non è stato addebitato con successo. Questo stato si applica solo ai pagamenti effettuati tramite addebito bancario, come l'ACH, o agli abbonamenti.
   • A pagamento: il pagamento è stato rimborsato per un importo inferiore a quello originariamente pagato dall'acquirente.
   • Rimborsato: l'importo totale del pagamento originale è stato rimborsato.
   • Elaborazione del rimborso: è stata presentata una richiesta di rimborso. I rimborsi per i pagamenti effettuati tramite addebito bancario, come l'ACH, possono richiedere da cinque a dieci giorni lavorativi per essere elaborati.

   

3. Utilizzate i filtri in alto per segmentare i record del pagamento in base allo stato o alla data del pagamento. Fare clic su + Altro per visualizzare altri filtri.
4. Per filtrare la pagina di indice in base a specifiche proprietà di pagamento:
   
   • Fare clic su advancedFilters Filtri avanzati sopra la tabella.
   • Nel pannello di destra, cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro.
   • Per selezionare un'altra proprietà da aggiungere al filtro, fare clic su + Aggiungi filtro.
   • Per filtrare in base alla proprietà selezionata o a un altro filtro, in OR fare clic su + Aggiungi gruppo di filtri.
   • Una volta impostato il filtro, fare clic sulla X in alto a destra del pannello. Per saperne di più sull' impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
5. Nella colonna Importo lordo , fare clic sull' importo del pagamento. Il record del pagamento si aprirà nel pannello di destra. Include un riepilogo dell'importo del pagamento, la data del pagamento, l'acquirente e il metodo di pagamento. Nel pannello di destra vengono inoltre visualizzate diverse schede per lo storico dei pagamenti, le voci, gli abbonamenti e le associazioni del record. Fare clic su una scheda per chiuderla o espanderla.
6. Se vendete in più valute, le relative commissioni saranno visualizzate insieme all'importo netto ricevuto nella vostra valuta di regolamento, quando questa differisce dalla valuta di pagamento. Ad esempio, se l'account bancario collegato a Stripe è in dollari USA, ma si riscuote un pagamento in euro, l'importo lordo, le commissioni e l'importo netto saranno visualizzati in euro, ma anche le commissioni e l'importo netto saranno visualizzati in dollari USA. Il tasso FX viene applicato da Stripe.
   
   
7. Se esiste già un'associazione, per visualizzare i dettagli del record associato, passare il mouse sul record associato e fare clic su Anteprima. In alternativa, fare clic sul menu a discesa Altro e selezionare Modifica etichette di associazione o Rimuovi associazione.
   
   
8. Per associare un'associazione a un record esistente del contatto, dell'azienda o della trattativa, fare clic su + Aggiungi nella sezione relativa al tipo di record.

Nota bene: se si apportano modifiche alle associazioni esistenti, la vecchia associazione verrà sostituita da quella aggiornata. È possibile associare a un record del pagamento solo un abbonamento, un contatto, un accordo e una società, ma un record del contatto, della società, dell'accordo o dell'abbonamento può avere più record del pagamento associati.

Esportazione dei record del pagamento

È possibile esportare i record del pagamento dalla pagina dell'indice dei pagamenti. Esportazione in CSV, XLS o XLSX.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Cliccare su Esportazione in alto a destra per esportare i record del pagamento. Nella finestra di dialogo:
   • Inserire un nome per l'esportazione nella casella di testo Nome esportazione .
   • Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato.
   • Fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna e selezionare una lingua.
   • Fare clic su Personalizza per personalizzare ulteriormente l'esportazione:
     • In Proprietà incluse nell'esportazione selezionare le proprietà da includere nell'esportazione.
     • In corrispondenza delle associazioni incluse nell'esportazione, selezionare la casella di controllo Includi nome record associato per includere i nomi dei record associati (ad esempio, il nome della fattura).
     • Alla voce Associazioni incluse nell'esportazione, selezionare se includere fino a 1.000 record associati o tutti i record associati.
   • Fare clic su Esportazione. Per saperne di più sull' esportazione dei record.

Emettere rimborsi o inviare ricevute

È possibile emettere un rimborso o inviare una ricevuta all'acquirente dalla pagina dell'indice dei pagamenti. Il pagamento deve essere stato elaborato con successo prima di poter emettere il rimborso.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Fare clic sull' importo del pagamento. Il record del pagamento si aprirà nel pannello di destra.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimborso. L'emissione di un rimborso non influisce sull'abbonamento attivo e la fatturazione continuerà come previsto.
   
   

   

   • Nella finestra di dialogo, inserire l' importo del rimborso, quindi fare clic sul menu a discesa Motivo e selezionare un motivo per il rimborso.
   • Fare clic su Rimborso. HubSpot detrarrà l'importo della transazione originale dagli emolumenti futuri o lo addebiterà sul vostro account bancario. Tenete presente che possono essere necessari 5-10 giorni lavorativi perché il rimborso appaia sull'estratto conto dell'acquirente.

4. Per inviare una ricevuta all'acquirente, in alto a destra fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia ricevuta.
5. Nella finestra di dialogo:
   • Fare clic sul menu a discesa Scegliere la ricevuta e selezionare una ricevuta. 
   • L'indirizzo e-mail dell'acquirente viene visualizzato per impostazione predefinita. Per modificare o aggiungere un altro destinatario, nel campo Indirizzo e-mail inserire un altro indirizzo e-mail .
   • Fare clic su Invia.

Recuperare una copia dell'autorizzazione alla transazione di addebito bancario

Per ottenere una copia dell'autorizzazione di una transazione di addebito bancario, come ad esempio un addebito diretto ACH:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Fare clic sull' importo del pagamento. Il record del pagamento si aprirà nel pannello di destra.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Ottieni copia dell'autorità.
   
   
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Invia. L'autorità vi sarà inviata via e-mail.

Personalizzare le ricevute

È possibile personalizzare l'aspetto delle ricevute nelle impostazioni.

1. Per saperne di più sull' aggiornamento del nome dell'azienda visualizzato nella parte superiore della ricevuta.
2. Per saperne di più sull' aggiornamento del logo visualizzato nella parte superiore della ricevuta.
3. Per saperne di più sull' aggiornamento dei colori del branding. Nella parte superiore dello scontrino viene visualizzata una singola barra colorata.

Nota bene: qualsiasi modifica apportata al nome dell'azienda, al logo o ai colori nelle impostazioni dell'account verrà applicata a tutti i link di pagamento, indipendentemente dall'utente che ha creato il link. Queste modifiche si applicano anche ad altri strumenti che utilizzano il Branding predefinito. Per saperne di più sull' aggiornamento del logo e dei colori del branding.

Pagamenti contestati

Se gli acquirenti contestano i pagamenti, è possibile tracciare le controversie dall'apertura alla chiusura e intervenire all'interno di HubSpot. Per saperne di più sul processo di risoluzione delle controversie.

Come si ricevono le notifiche delle controversie

• Riceverete una notifica via e-mail quando una controversia viene aperta, vinta o persa. Queste possono essere disattivate nelle impostazioni di notifica dei pagamenti. Fare clic su Controversia nell'e-mail per avviare una risposta a una controversia.

Di seguito, imparate come:

• Registrare gli stati delle controversie nel record del pagamento.
• Intervenire sulle controversie aperte che hanno uno stato di Controverso (è necessaria un'azione).
• Tracciamento delle controversie nel record del pagamento.
• Utilizzare le proprietà delle controversie per ottenere maggiori informazioni su una particolare controversia.

Elenco dei pagamenti con stato di contenzioso

Lo stato di contestazione di un pagamento può essere:

• Controverso (azione necessaria): la controversia è stata aperta e deve essere contrastata o accettata.
• Controverso (in attesa di decisione): la controversia è stata contrastata ed è in attesa della decisione della banca.
• Controverso (vinto): la banca si è pronunciata a favore del commerciante.
• Disputato (persa): la banca si è pronunciata a favore del titolare della carta.

Per visualizzare i pagamenti con stato di contestazione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Sopra la tabella, fare clic sulla scheda Controversie .
3. Verranno visualizzati i pagamenti contestati.
   
   

   

   Le colonne indicate sono:

   • Importo lordo.
   • Data di pagamento.
   • Contatto associato al pagamento.
   • Metodo di pagamento (ad esempio, carta, ACH).
   • Stato.
   • Data di creazione della controversia.
   • Motivo della controversia (ad esempio, frode, prodotto non ricevuto).
   • Importo della controversia.
   • Scadenza delle controversie.
   • Data di chiusura della controversia.
4. Se si desidera filtrare un'altra vista, in alto a sinistra fare clic su Stato, selezionare uno o più stati delle controversie e salvare la vista.

   
   

5. Per visualizzare i dettagli della controversia, fare clic sull' importo lordo di un pagamento.
   Nel pannello di destra, visualizzare le informazioni sulla controversia alla voce Dettagli controversia.
   
   

Rispondere alle controversie

È possibile rispondere alle controversie con uno stato di Contestazione (azione necessaria) dalla pagina dell'indice dei pagamenti e caricare le prove direttamente dal pagamento. Per rispondere a una controversia:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Sopra la tabella, fare clic sulla scheda Controversie .
   
   
3. Cliccare sull'importo lordo del pagamento contestato.
4.  Nel pannello di destra, alla voce Dettagli della controversia:
   • Fare clic su Controversia per contrastare la controversia.
     • Rispondere alle domande sulla controversia, quindi fare clic su Avanti.
     • Compilare eventuali dettagli aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti.
     • Caricare le prove, inserire eventuali informazioni aggiuntive e fare clic su Recensione.
     • La controversia verrà quindi spostata nello stato Controverso (in attesa di decisione) . 
     • È possibile tracciare la controversia nel record del pagamento.
   • Fare clic su Accetta controversia per accettare e chiudere la controversia.
     
     

Tracciamento delle controversie

È possibile tracciare l'attività e la cronologia delle controversie dal record del pagamento. Per visualizzare l'attività:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Sopra la tabella, fare clic sulla scheda Controversie .
   
   
3. Cliccare sull'importo lordo del pagamento contestato.
4. Fare clic su Dettagli controversia per chiudere la scheda e visualizzare le informazioni sulla controversia. Fare clic su Cronologia per chiudere la carta e visualizzare la cronologia dei dettagli del pagamento. I dettagli della controversia e la cronologia dei pagamenti saranno aggiornati con lo stato della controversia durante l'intero processo.
   
   

   

Proprietà delle controversie

Le proprietà delle controversie possono essere aggiunte come colonne alla pagina dell'indice dei pagamenti e utilizzate in altri strumenti per i pagamenti HubSpot, come segmenti, rapporti e flussi di lavoro. Le proprietà della controversia sono:

• Data di creazione della controversia: la data di creazione della controversia.
• Importo contestato: l'importo contestato.
• Scadenza della controversia: la scadenza di una decisione sulla controversia.
• Motivo della controversia: il motivo della controversia.

Strumento per i pagamenti in altri strumenti HubSpot

È possibile utilizzare i dati di pagamento in altri strumenti, come i flussi di lavoro e gli elenchi.

1. Create un flusso di lavoro basato sui pagamenti per inviare automaticamente un'e-mail di benvenuto agli acquirenti non appena il pagamento viene effettuato con successo:
   • Creare un nuovo flusso di lavoro utilizzando l'oggetto Pagamento .
   • Utilizzare laproprietà Source come attivazione quando viene effettuato un pagamento tramite qualsiasi link di pagamento. Utilizzare la proprietà ID sorgente se si desidera creare un flusso di lavoro per uno specifico link di pagamento.
   • Scegliete l'azione Invia e-mail e selezionate un' e-mail da inviare a tutti coloro che completano un pagamento.
     
     
2. Creare un flusso di lavoro basato sui pagamenti per creare automaticamente un'attività quando un pagamento superiore a un certo importo non è andato a buon fine:
   • Creare un nuovo flusso di lavoro utilizzando l'oggetto Pagamento .
   • Utilizzare la proprietà Status come attivazione e impostare lo stato su Failed.
   • Aggiungere ulteriori criteri all'attivazione della proprietà Importo pagato e impostare un importo.
   • Scegliere l'azione Crea attività e impostare l'attività.
     
     
3. Creare un segmento di contatti che hanno effettuato pagamenti con carta:
   • Creare un nuovo segmento.
   • Selezionare Contatti e fare clic su Avanti.

1. • Fare clic su + Aggiungi filtro.
   • Fare clic sul menu a discesa Visualizzazione e selezionare Pagamenti.
   • Fare clic sulla proprietà Proprietà del pagamento .
   •  Fare clic sul menu a discesa e selezionare Scheda.
   • Fare clic su Avanti per recensire e salvare il segmento.