Gestione dei pagamenti

Dopo aver configurato Strumento per i pagamenti HubSpot (l'opzione nativa di HubSpot per l'elaborazione dei pagamenti) o aver collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, potete iniziare a riscuotere i pagamenti in HubSpot utilizzando fatture, link di pagamento e preventivi direttamente nella vostra piattaforma unificata per la gestione dei clienti. È anche possibile registrare i pagamenti manuali sulle fatture senza dover entrare in contatto con un elaboratore del pagamento, mentre le integrazioni, come QuickBooks Online, registreranno anche i pagamenti, se applicabili.

Quando si riscuote un pagamento attraverso uno di questi metodi, i dettagli del pagamento vengono memorizzati in un record del pagamento. È possibile gestire gli strumenti per i pagamenti HubSpot emettendo rimborsi, inviando nuovamente le ricevute e scaricando i rapporti relativi ai pagamenti e agli emolumenti.

Per gestire i pagamenti, è necessario essere un utente con i permessi di Super amministratore o di Gestione pagamenti e abbonamenti . Tutti gli utenti con accesso a Gestione pagamenti e abbonamenti possono visualizzare la cronologia delle transazioni e degli emolumenti, scaricare rapporti sui pagamenti e sugli emolumenti, inviare nuovamente le ricevute, annullare gli abbonamenti ed emettere rimborsi.

Per misurare le prestazioni dei vostri pagamenti, imparate a creare un dashboard dei ricavi da pagamenti.

Riscossioni di pagamenti

Quando un pagamento viene elaborato, si verifica quanto segue:

• Riceverete una notifica di pagamento. Se non si desidera ricevere una notifica per un pagamento completato, è possibile disattivare le notifiche via e-mail per i pagamenti nelle impostazioni delle notifiche.

Nota bene: per i pagamenti ricorrenti, l'acquirente riceverà una ricevuta ad ogni addebito, ma voi riceverete una notifica solo per il primo pagamento effettuato. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per inviare notifiche interne per i pagamenti successivi.

• L'acquirente riceverà una copia della ricevuta nella sua casella di posta elettronica. La ricevuta verrà visualizzata nella lingua impostata nella proprietà Lingua preferita dell'acquirente. Per saperne di più sull' esperienza di checkout degli acquirenti.

Nota bene: le notifiche e le ricevute vengono inviate solo per i pagamenti riscossi tramite l' elaborazione dei pagamenti HubSpot o Stripe, non per altre fonti di integrazione, come QuickBooks Online.

• Se il pagamento è stato effettuato a fronte di una fattura, quest'ultima verrà allegata in formato PDF alla ricevuta di pagamento.
• Se l' impostazione per la creazione di fatture è attivata nelle impostazioni, verrà creata una fattura nel vostro account per i pagamenti su link di pagamento, preventivi o abbonamenti che prevedono riscossioni ricorrenti, e l'acquirente riceverà una copia della ricevuta nella sua posta in arrivo, con la fattura allegata in formato PDF.
• Viene creato un record del pagamento, che viene associato ai relativi record del contatto, dell'azienda, dell' abbonamento, della fattura e della trattativa. È possibile accedere ai record del pagamento anche dalla pagina dell'indice dei pagamenti.
• Verrà creato un record del contatto utilizzando l'indirizzo e-mail inserito dall'acquirente nella Pagina di checkout, se non esiste già un record con quell'indirizzo e-mail.
  • Se l'abbonamento include contatti di marketing, i nuovi contatti saranno automaticamente impostati come contatti di marketing. È possibile creare un flusso di lavoro per impostare i contatti esistenti come contatti di marketing a pagamento.
  • Se non volete che i contatti che effettuano pagamenti siano impostati come contatti di marketing, imparate come impostare i contatti non di marketing, creando anche un flusso di lavoro per automatizzare il processo.

  Nota bene: lo strumento per i pagamenti è destinato a transazioni di pagamento online standard e non supporta la raccolta di informazioni sensibili sui pagamenti da parte degli acquirenti per via orale o telefonica. Se si è inviato un pagamento per conto di un acquirente, è possibile che il pagamento venga associato al contatto sbagliato. Questo accade perché l'utente ha compilato in precedenza un form non HubSpot e sta inviando il pagamento utilizzando una finestra Browse non privata, il che fa sì che HubSpot utilizzi i cookie esistenti per associare il pagamento. Per correggere i pagamenti associati in modo errato, spostarsi sul record del pagamento e aggiornare il record del contatto associato.

• Nel vostro account HubSpot verrà creato un record della trattativa e l'importo della trattativa verrà aggiornato al totale del pagamento, compresi gli sconti applicati. Per i pagamenti ricorrenti, non verrà creato un nuovo record della trattativa ogni volta che vengono elaborati i pagamenti ricorrenti, ma tali pagamenti appariranno nel record dell' abbonamento.
• Quando un acquirente acquista voci ricorrenti utilizzando un link di pagamento o un preventivo:
  • Strumento per i pagamenti HubSpot crea un unico record dell'abbonamento quando le voci ricorrenti hanno la stessa frequenza di pagamento e la stessa durata. Ad esempio, se un acquirente acquista due abbonamenti mensili della durata di un anno, HubSpot raggrupperà entrambe le voci ricorrenti nello stesso record dell'abbonamento. L'abbonamento sarà associato al record del contatto e della trattativa.
  • Record dell'abbonamento separati vengono creati da Record dell'abbonamento quando le voci ricorrenti hanno frequenze di pagamento o durate diverse. Ad esempio, se un acquirente acquista un abbonamento mensile e uno annuale con durata di un anno, HubSpot creerà due record dell'abbonamento. Gli abbonamenti saranno associati al record del contatto e della trattativa.
  • L'addebito all'acquirente avverrà a ogni ciclo di fatturazione secondo i termini stabiliti nel preventivo o nel link di pagamento e gli verrà notificato ogni volta che verrà addebitato. È anche possibile attivare le e-mail di promemoria per avvisare l'acquirente 14 giorni prima del prossimo pagamento dell'abbonamento. Anche le proprietà degli abbonamenti associati verranno aggiornate in HubSpot. Per saperne di più sulla gestione degli abbonamenti.
  • Per ogni pagamento ricorrente verrà creata una fattura, se l' impostazione per la creazione di fatture è attivata nelle impostazioni.
• Quando si verificano attività di pagamento, come ad esempio l'invio o il rimborso di un pagamento, le attività appaiono automaticamente nei record del contatto, dell'affare e dell'azienda associati al pagamento.

Ricevere gli emolumenti

Gli emolumenti sono i fondi depositati sul vostro account bancario dai pagamenti raccolti ogni giorno, al netto di eventuali commissioni, rimborsi o chargeback. Se si utilizza l'elaborazione dei pagamenti HubSpot, è possibile visualizzare gli strumenti per i pagamenti hubspot. Se avete collegato Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, le informazioni sugli emolumenti non appariranno nel vostro account HubSpot e dovrete scaricare e gestire i rapporti di pagamento in Stripe.

HubSpot invierà un'e-mail di notifica dell'emolumento giornaliero che include il totale dell'emolumento. I fondi degli emolumenti vengono depositati sul vostro account entro due giorni lavorativi per i pagamenti con carta ed entro tre giorni lavorativi per i pagamenti con addebito diretto ACH.

Se in alcuni giorni il totale dell'emolumento giornaliero è inferiore ai rimborsi o ai chargeback elaborati in quel giorno, HubSpot addebiterà il vostro account bancario per coprire la differenza. In questi giorni, riceverete un'e-mail di emolumento da HubSpot che include l'importo addebitato sul vostro account.

Per saperne di più sull' addebito automatico e sull' emolumento pausato , consultate la documentazione di Stripe, il partner di HubSpot per l'elaborazione dei pagamenti.

Scaricare i rapporti di pagamento

Nota bene: se avete collegato Stripe come elaboratore del pagamento, la scheda Strumento per i pagamenti HubSpot non apparirà nel vostro account. Dovrete invece scaricare e gestire i rapporti di pagamento in Stripe.

È possibile scaricare rapporti che includono i dettagli dei pagamenti o degli emolumenti, nonché un rapporto di riconciliazione dei pagamenti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, andate su Menu account pagamenti.
3. Nella scheda Emolumenti è possibile visualizzare la cronologia degli emolumenti, compresi i singoli pagamenti e il loro stato. Per visualizzare ulteriori dettagli su un emolumento, fare clic sulladata dell' emolumento , quindi visualizzare i dettagli nella barra laterale destra.
4. Per scaricare un rapporto sui pagamenti o sugli emolumenti dell'account, cliccare in alto a destra su Scarica rapporti e selezionare uno dei seguenti tipi di rapporto:
   • Riconciliazione dei pagamenti: visualizza l'elenco degli emolumenti con i dettagli dei pagamenti. Il rapporto include le transazioni incluse in ciascun emolumento, come pagamenti, rimborsi e commissioni, in ordine decrescente.
   • Dettagli sul pagamento: visualizza tutte le transazioni degli acquirenti, come i pagamenti una tantum e ricorrenti, i rimborsi, le commissioni transazionali e le controversie.
   • Dettagli dell'emolumento: visualizza tutti i pagamenti degli acquirenti che sono inclusi nel totale dell'emolumento giornaliero.
5. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato, quindi fare clic su Esportazione.

Esportazione e record del pagamento

Quando si riscuote un pagamento in HubSpot, i dettagli del pagamento vengono memorizzati in un record per i pagamenti hubspot.

Nota bene: se non ci sono record del pagamento (ad esempio, nessuna transazione completata), si verrà reindirizzati alle impostazioni dei pagamenti per completare la configurazione dei pagamenti quando si naviga nella pagina dell'indice dei pagamenti.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. I record del pagamento appariranno nella tabella della pagina dell'indice. Nella colonna Stato , visualizzare lo stato del pagamento:
   • Pagamento: i tempi di elaborazione del pagamento dipendono dal metodo di pagamento utilizzato. Una volta che il pagamento è stato elaborato, lo stato cambierà in Successo o Fallimento. Per saperne di più sui tempi di elaborazione.
   • Successo: il pagamento è stato riscosso con successo dall'acquirente.
   • Fallito: il metodo di pagamento dell'acquirente non è stato addebitato con successo. Questo stato si applica solo ai pagamenti effettuati tramite addebito bancario, come i pagamenti ACH o gli abbonamenti.
   • A pagamento: il pagamento è stato rimborsato per un importo inferiore a quello originariamente pagato dall'acquirente.
   • Rimborsato: l'importo totale del pagamento originale è stato rimborsato.
   • Elaborazione del rimborso: è stata presentata una richiesta di rimborso. I rimborsi per i pagamenti effettuati tramite addebito bancario, come l'ACH, possono richiedere da cinque a dieci giorni lavorativi per essere elaborati.

   

3. Utilizzate i filtri in alto per segmentare i record del pagamento in base a proprietà come lo stato, il metodo di pagamento o l'importo. Per saperne di più sulla visualizzazione e sul filtraggio dei record , consultare la pagina dell'indice.
4. Cliccare su Esportazione in alto a destra per esportare i record del pagamento.
   • Inserire un nome per l'esportazione.
   • Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato.
   • Fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna e selezionare una lingua.
   • Fare clic su Personalizza per personalizzare le proprietà e le associazioni da includere nell'esportazione.
   • Fai clic su Esporta.
   • L'esportazione del pagamento include l' ID del Record, l' Importo lordo, la Data di pagamento, lo Stato, il Cliente, il Metodo di pagamento, l' Abbonamento associato, le Imposte totali e gli ID dell'Abbonamento associato.
5. Nella colonna Importo lordo , fare clic sull' importo del pagamento.
6. Il record del pagamento si aprirà nel pannello di destra. Include un riepilogo dell'importo del pagamento, la data del pagamento, l'acquirente e il metodo di pagamento.
7. Il record comprende anche diverse sezioni per la cronologia dei pagamenti, le voci, gli abbonamenti e le associazioni del record. Per chiudere o espandere una sezione, fare clic sul nome della sezione.

   
   

   • Se si utilizza Stripe come opzione per l'elaborazione dei pagamenti e si vende in più valute, le relative commissioni saranno visualizzate insieme all'importo netto ricevuto nella valuta di regolamento, quando questa differisce dalla valuta di pagamento. Ad esempio, se l'account bancario collegato a Stripe è in dollari USA, ma si riscuote un pagamento in euro, si vedranno l'importo lordo, le commissioni e l'importo netto in euro, ma anche le commissioni e l'importo netto saranno visualizzati in dollari USA. Il tasso fx viene applicato da Stripe.

   

8. Se esiste già un'associazione, per visualizzare i dettagli del record associato, passare il mouse sul record associato e fare clic su Anteprima. In alternativa, fare clic sul menu a discesa Altro e selezionare Modifica etichette di associazione o Rimuovi associazione.

   
   

9. Se necessario, è possibile modificare le associazioni. Per associare il pagamento a un record esistente del contatto, dell'azienda o della trattativa, fare clic su Aggiungi nella sezione relativa al tipo di record.

Nota bene: se si apportano modifiche alle associazioni esistenti, la vecchia associazione verrà sostituita da quella aggiornata. È possibile associare a un record del pagamento solo un abbonamento, un contatto, un accordo e una società, ma un record del contatto, della società, dell'accordo o dell'abbonamento può avere più record del pagamento associati.

Emettere rimborsi o inviare ricevute

È possibile emettere un rimborso o inviare una ricevuta all'acquirente dalla pagina dell'indice dei pagamenti. Il pagamento deve essere stato elaborato con successo prima di poter emettere il rimborso.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Fare clic sull' importo del pagamento. Il record del pagamento si aprirà nel pannello di destra.
3. Per emettere un rimborso, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimborso. L'emissione di un rimborso non influisce sull'abbonamento attivo e la fatturazione continuerà come previsto.
   
   

   

   • Nella finestra di dialogo, inserire l'importo del rimborso, quindi fare clic sul menu a discesa Motivo e selezionare un motivo per il rimborso.
   • Fare clic su Rimborso. HubSpot detrarrà l'importo della transazione originale dagli emolumenti futuri o lo addebiterà sul vostro account bancario. Tenete presente che possono essere necessari 5-10 giorni lavorativi perché il rimborso appaia sull'estratto conto dell'acquirente.

4. Per inviare una ricevuta all'acquirente, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia ricevuta.
5. Nella finestra di dialogo, l'indirizzo e-mail dell'acquirente viene visualizzato per impostazione predefinita. Per modificare o aggiungere un altro destinatario, nel campo Indirizzo e-mail inserire un altro indirizzo e-mail .
6. Fare clic su Invia.
7. Per ottenere una copia dell'autorizzazione di una transazione di addebito bancario, come l'addebito diretto ACH, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Ottieni copia dell'autorizzazione. Riceverete un'e-mail con i dettagli dell'autorità inclusi nel corpo dell'e-mail.
   
   

   

8. Per tornare alla pagina dell'indice dei pagamenti, fare clic su Chiudere.

È possibile utilizzare i filtri della pagina dell'indice per segmentare i pagamenti in visualizzazioni personalizzate. Ad esempio, è possibile creare una vista dei pagamenti rimborsati, dei pagamenti effettuati tramite un particolare metodo di pagamento (ad esempio, l'addebito diretto ACH) o dei pagamenti non riusciti.

Personalizzare le ricevute

È possibile personalizzare l'aspetto delle ricevute nelle impostazioni di branding del proprio account, compresi il nome dell'azienda, il logo e la barra colorata nella parte superiore dell'e-mail.

Nota bene: qualsiasi modifica apportata al nome dell'azienda, al logo o ai colori nelle impostazioni di branding del vostro account verrà applicata a tutti i link di pagamento, indipendentemente dall'utente che ha creato il link. Queste modifiche si applicheranno anche a tutti gli strumenti che utilizzano il branding predefinito, comprese le pagine di pianificazione, i documenti di vendita, i preventivi e i chatflow.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Menu account predefiniti.
   • Per aggiornare il nome dell'azienda che appare sulla ricevuta, inserire il nome dell'azienda nel campo Informazioni sull'azienda.
   • Per aggiornare il logo e i colori, fare clic sulla scheda Branding e scoprire come caricare un nuovo logo o selezionare un nuovo colore primario.
3. Fai clic su Salva.

Per saperne di più sui rapporti relativi ai pagamenti, utilizzate i rapporti a oggetto singolo e i rapporti personalizzati.

Pagamenti contestati

Se gli acquirenti contestano i pagamenti, è possibile tracciare le controversie dall'apertura alla chiusura e intervenire all'interno di Hubspot. Per saperne di più sul processo di risoluzione delle controversie, consultate le nostre FAQ sui chargeback e sui resi bancari.

Come si ricevono le notifiche delle controversie

• Riceverete una notifica via e-mail quando una controversia viene aperta, vinta o persa. Queste possono essere disattivate nelle impostazioni di notifica dei pagamenti. Fare clic su Controversia per avviare una risposta a una controversia.

• Lo stato della controversia viene visualizzato sul record del pagamento.
• È possibile intervenire sulle controversie aperte che hanno uno stato di Contestazione (azione necessaria).
• È possibile tracciare le controversie attraverso il record del pagamento.
• Le proprietà delle controversie possono essere utilizzate per ottenere maggiori informazioni su una particolare controversia.

Elenco dei pagamenti con stato di contenzioso

Lo stato di contestazione di un pagamento può essere:

• Controverso (azione necessaria): la controversia è stata aperta e deve essere contrastata o accettata.
• Controverso (in attesa di decisione): la controversia è stata contrastata ed è in attesa della decisione della banca.
• Controverso (vinto): la banca si è pronunciata a favore del commerciante.
• Disputato (persa): la banca si è pronunciata a favore del titolare della carta.

Per visualizzare i pagamenti con stato di contestazione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Fare clic sulla scheda Controversie .
3. Verranno visualizzati i pagamenti contestati.
   
   

   

   Le colonne indicate sono:

   • Importo lordo.
   • Data di pagamento.
   • Contatto associato al pagamento.
   • Metodo di pagamento (ad esempio, carta, ACH).
   • Stato.
   • Data di creazione della controversia.
   • Motivo della controversia (ad esempio, frode, prodotto non ricevuto).
   • Importo della controversia.
   • Scadenza delle controversie.
   • Data di chiusura della controversia.
4. Se si desidera filtrare un'altra vista, in alto a sinistra fare clic su Stato, selezionare uno o più stati delle controversie e salvare la vista.

   
   

5. Per visualizzare i dettagli della controversia, fare clic sull' importo lordo di un pagamento.
6. Nel pannello di destra, visualizzare le informazioni sulla controversia alla voce Dettagli controversia.
   
   

Rispondere alle controversie

È possibile rispondere alle controversie con uno stato di Contestazione (azione necessaria) dalla pagina dell'indice dei pagamenti e caricare le prove direttamente dal pagamento. Per rispondere a una controversia:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Fare clic sulla scheda Controversie .
3. Cliccare sull'importo lordo del pagamento contestato.
4.  Nel pannello di destra, alla voce Dettagli della controversia:
   • Fare clic su Controversia per contrastare la controversia.
     • Rispondere alle domande sulla controversia, quindi fare clic su Avanti.
     • Compilare eventuali dettagli aggiuntivi, quindi fare clic su Avanti.
     • Caricare le prove, inserire eventuali informazioni aggiuntive e fare clic su Recensione.
     • La controversia verrà quindi spostata nello stato Controverso (in attesa di decisione) . 
     • È possibile tracciare la controversia nel record del pagamento.
   • Fare clic su Accetta controversia per accettare e chiudere la controversia.
     
     

Tracciamento delle controversie

Tracciamento dell'attività e della cronologia delle controversie dal record del pagamento.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
2. Fare clic sulla scheda Controversie .
3. Cliccare sull'importo lordo del pagamento contestato.
4. I dettagli della controversia e la cronologia dei pagamenti saranno aggiornati con lo stato della controversia durante l'intero processo.
   
   

   

Proprietà delle controversie

Le proprietà delle controversie possono essere aggiunte come colonne alla pagina di prospetto dei pagamenti e utilizzate in altri strumenti per i pagamenti HubSpot come elenchi, rapporti e flussi di lavoro. Le proprietà della controversia sono:

• Data di creazione della controversia: la data di creazione della controversia.
• Importo contestato: l'importo contestato.
• Scadenza della controversia: la scadenza di una decisione sulla controversia.
• Motivo della controversia: il motivo della controversia.

Strumento per i pagamenti in altri strumenti HubSpot

È possibile utilizzare i dati di pagamento in altri strumenti, come i flussi di lavoro e gli elenchi.

1. Create un flusso di lavoro basato sui pagamenti per inviare automaticamente un'e-mail di benvenuto agli acquirenti non appena il pagamento è andato a buon fine, oppure create fatture pagate utilizzando le azioni del flusso di lavoro di QuickBooks. Ad esempio:
   • Usare laproprietà Fonte o ID fonte per attivare un flusso di lavoro quando viene effettuato un pagamento tramite un qualsiasi link di pagamento o uno specifico.
     
     
   • Utilizzare la proprietà Status per attivare un flusso di lavoro quando un pagamento non è andato a buon fine.
     
     
2. Creare un segmento di contatti che hanno effettuato pagamenti con carta di credito o un elenco di contatti che hanno acquistato un prodotto o un servizio utilizzando uno specifico link di pagamento.