Gestione dei pagamenti

Dopo aver configurato i pagamenti di HubSpot o aver collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, potete iniziare a raccogliere i pagamenti in HubSpot utilizzando fatture, link di pagamento e preventivi. È anche possibile registrare i pagamenti manuali sulle fatture senza dover collegare un elaboratore del pagamento, mentre le integrazioni, come QuickBooks Online, registreranno anche i pagamenti, se applicabili.

Quando si riscuote un pagamento attraverso uno di questi metodi, i dettagli del pagamento vengono memorizzati in un record di pagamento. È possibile gestire i pagamenti raccolti in HubSpot emettendo rimborsi, inviando nuovamente le ricevute e scaricando i report dei pagamenti e dei versamenti.

Per gestire i pagamenti, è necessario essere un utente con i permessi di Super amministratore o con l'accesso a Gestisci pagamenti e abbonamenti . Ogni utente con accesso a Gestisci pagamenti e abbonamenti può visualizzare la cronologia delle transazioni e dei pagamenti, scaricare i rapporti sui pagamenti, inviare nuovamente le ricevute, cancellare gli abbonamenti ed emettere i rimborsi.

Per misurare le prestazioni dei pagamenti, imparate a creare un dashboard dei ricavi dei pagamenti.

Riscuotere i pagamenti

Quando un pagamento viene elaborato con successo, si verifica quanto segue:

• Riceverete una notifica di pagamento. Se non si desidera ricevere una notifica per un pagamento completato, è possibile disattivare le notifiche via e-mail per i pagamenti nelle impostazioni delle notifiche.

Nota bene: per i pagamenti ricorrenti, l'acquirente riceverà una ricevuta ad ogni addebito, ma voi riceverete una notifica solo per il primo pagamento effettuato. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per inviare notifiche interne per i pagamenti successivi.

• L'acquirente riceverà una copia della ricevuta nella sua casella di posta elettronica. Per saperne di più sull'esperienza di checkout dell'acquirente.

Nota bene: le notifiche e le ricevute vengono inviate solo per i pagamenti raccolti tramite l'elaborazione dei pagamenti HubSpot o Stripe, non per altre fonti di integrazione, come QuickBooks Online.

• Per il pagamento viene creata una fattura.
• Verrà creato un record del pagamento, associato al relativo record del contatto, dell'azienda, dell'abbonamento, della fattura e della trattativa. È possibile accedere ai record dei pagamenti anche nella pagina dell'indice dei pagamenti.
• Viene creato un record del contatto utilizzando l'indirizzo e-mail inserito dall'acquirente nella pagina di pagamento, se non esiste già un record con quell'indirizzo e-mail.
  • Se l'abbonamento include contatti di marketing, i nuovi contatti saranno automaticamente impostati come contatti di marketing. È possibile creare un flusso di lavoro per impostare i contatti esistenti come contatti di marketing al momento del pagamento.
  • Se non volete che i contatti che effettuano pagamenti siano impostati come contatti di marketing, imparate come impostare i contatti come non marketing, creando anche un flusso di lavoro per automatizzare questo processo.

Attenzione: lo strumento Pagamenti è destinato a transazioni di pagamento online standard e non supporta la raccolta di informazioni di pagamento sensibili da parte dei clienti a voce o per telefono. Se avete inviato un pagamento per conto di un cliente, è possibile che il pagamento venga associato al contatto sbagliato. Ciò è dovuto al fatto che avete compilato in precedenza un Form non HubSpot e state inviando il pagamento utilizzando una finestra di navigazione non privata, il che fa sì che HubSpot utilizzi i cookie esistenti per associare il pagamento. Per risolvere il problema dei pagamenti associati in modo errato, andare al record del pagamento e aggiornare il record del contatto associato.

• Nel vostro account HubSpot verrà creato un record della trattativa e l'importo della trattativa verrà aggiornato al totale del pagamento, compresi gli eventuali sconti applicati. Per i pagamenti ricorrenti, non verrà creato un nuovo record della trattativa ogni volta che i pagamenti ricorrenti vengono elaborati, ma tali pagamenti appariranno nel record dell'abbonamento.
• Quando un acquirente acquista voci ricorrenti utilizzando un link di pagamento o un preventivo:
  • HubSpot crea un unico record di abbonamento quando le voci ricorrenti hanno la stessa frequenza di pagamento e la stessa durata. Ad esempio, se un acquirente acquista due abbonamenti mensili con durata di un anno, HubSpot raggrupperà entrambe le voci ricorrenti nello stesso record di abbonamento. L'abbonamento sarà associato al record del contatto e della trattativa.
  • HubSpot crea record di abbonamento separati quando le voci ricorrenti hanno frequenze di pagamento o durate diverse. Ad esempio, se un acquirente acquista un abbonamento mensile e uno annuale con una durata di un anno, HubSpot creerà due record di abbonamento. Gli abbonamenti saranno associati al record del contatto e a quello della trattativa.
  • All'acquirente verrà addebitato ogni ciclo di fatturazione secondo i termini impostati nel preventivo o nel link di pagamento, e riceverà una notifica ogni volta che viene addebitato. È anche possibile attivare le e-mail di promemoria per avvisare l'acquirente 14 giorni prima del prossimo pagamento dell'abbonamento. Le proprietà dell'abbonamento associato saranno aggiornate anche in HubSpot. Per saperne di più sulla gestione degli abbonamenti.
  • Per ogni pagamento ricorrente verrà creata una fattura.
• Quando si verificano attività di pagamento, come l'invio o il rimborso di un pagamento, le attività appaiono automaticamente nei record del contatto, della trattativa e dell'azienda associati al pagamento.

Ricevere i pagamenti

I pagamenti sono i fondi depositati sul vostro conto bancario dai pagamenti raccolti ogni giorno, meno eventuali commissioni, rimborsi o chargeback. Se utilizzate l'elaborazione dei pagamenti di HubSpot, potete visualizzare i pagamenti in HubSpot. Se avete collegato Stripe come elaboratore del pagamento, le informazioni sui pagamenti non appariranno nel vostro account HubSpot, madovrete scaricare e gestire i rapporti sui pagamenti in Stripe.

HubSpot invierà un'e-mail di notifica del pagamento giornaliero che include il totale del pagamento. I fondi derivanti dai pagamenti saranno depositati sul vostro conto corrente entro due giorni lavorativi per i pagamenti con carta ed entro tre giorni lavorativi per i pagamenti ACH.

Se ci sono giorni in cui il totale del pagamento giornaliero è inferiore ai rimborsi o ai chargeback elaborati quel giorno, HubSpot addebiterà il vostro conto bancario per coprire la differenza. In questi giorni, riceverete un'e-mail di pagamento da HubSpot che include l'importo addebitato sul vostro conto.

Per saperne di più sull'addebito automatico e sul pagamento in pausa, consultate la documentazione di Stripe, il partner di HubSpot per l'elaborazione dei pagamenti.

Scaricare i rapporti di pagamento

Attenzione: se avete collegato Stripe come elaboratore del pagamento, la scheda Pagamenti non apparirà nel vostro account HubSpot. Dovrete invece scaricare e gestire i rapporti sui pagamenti in Stripe.

È possibile scaricare i rapporti che includono i dettagli dei pagamenti e dei versamenti, nonché un rapporto di riconciliazione dei pagamenti.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Pagamenti.
• Nella scheda Pagamenti è possibile visualizzare la cronologia dei pagamenti, compresi i singoli pagamenti e il loro stato. Per visualizzare ulteriori dettagli su un pagamento, fare clic sulladata del pagamento , quindi visualizzare i dettagli nella barra laterale di destra.
• Per scaricare un rapporto sui pagamenti o sui versamenti del conto, cliccare in alto a destra su Scarica rapporti e selezionare uno dei seguenti tipi di rapporto:
  • Riconciliazione dei pagamenti: visualizza un elenco di pagamenti con dettagli dettagliati. Il rapporto include le transazioni incluse in ciascun pagamento, come pagamenti, rimborsi e commissioni, in ordine decrescente.
  • Dettagli dei pagamenti: visualizza tutte le transazioni dei clienti, come pagamenti una tantum e ricorrenti, rimborsi, commissioni transazionali e controversie.
  • Dettagli dei pagamenti: visualizza tutti i pagamenti dei clienti che sono inclusi nel totale dei pagamenti giornalieri.
• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato, quindi fare clic su Esporta.

Registrazioni dei pagamenti

Quando si incassa un pagamento in HubSpot, i dettagli del pagamento vengono memorizzati in un record nella pagina dell'indice dei pagamenti.

Nota bene: se non ci sono record di pagamenti (ad esempio, nessuna transazione completata), si verrà reindirizzati alle impostazioni dei pagamenti per completare la configurazione dei pagamenti quando si naviga nella pagina dell'indice dei pagamenti.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
• I record dei pagamenti vengono visualizzati nella tabella della pagina di indice. Nella colonna Stato , visualizzare lo stato del pagamento:
  • Elaborazione: il tempo di elaborazione del pagamento dipende dal metodo di pagamento utilizzato. Una volta che il pagamento è stato elaborato, lo stato cambierà in Successo o Fallimento. Per saperne di più sui tempi di elaborazione.

• • Riuscito: il pagamento è stato riscosso con successo dall'acquirente.
  • Fallito: il metodo di pagamento dell'acquirente non è stato addebitato con successo. Questo stato si applica solo ai pagamenti effettuati tramite addebito bancario, come i pagamenti ACH o gli abbonamenti.
  • Parzialmente rimborsato: il pagamento è stato rimborsato per un importo inferiore a quello originariamente pagato dall'acquirente.
  • Rimborsato: è stato rimborsato l'importo totale del pagamento originale.
  • Rimborso in corso: è stata presentata una richiesta di rimborso. L'elaborazione dei pagamenti effettuati tramite addebito bancario, come l'ACH, può richiedere da cinque a dieci giorni lavorativi.

• Utilizzate i filtri in alto per segmentare i record dei pagamenti in base a proprietà come lo stato, il metodo di pagamento o l'importo. Per ulteriori informazioni sulla visualizzazione e sul filtraggio dei record, consultare la pagina dell'indice.
• Nella colonna Importo lordo, fare clic sull'importo del pagamento.
• Il record di pagamento si aprirà nel pannello di destra. Include un riepilogo dell'importo del pagamento, della data di pagamento, del cliente e del metodo di pagamento.
• Il record comprende anche diverse sezioni per la cronologia dei pagamenti, le voci, gli abbonamenti e le associazioni di record. Per chiudere o espandere una sezione, fare clic sul nome della sezione
  
  

  

• • Se si utilizza Stripe come elaboratore del pagamento e si vende in più valute, le relative commissioni saranno visualizzate insieme all'importo netto ricevuto nella valuta di regolamento, quando questa differisce dalla valuta di pagamento. Ad esempio, se il vostro conto bancario collegato a Stripe è in dollari USA, ma incassate un pagamento in euro, vedrete l'importo lordo, le commissioni e l'importo netto in euro, ma le commissioni e l'importo netto saranno visualizzati anche in dollari USA. Il tasso di cambio viene applicato da Stripe.

• Se esiste già un'associazione, per visualizzare i dettagli del record associato, passare il mouse sul record associato e fare clic su Record. In alternativa, fare clic sul menu a discesa Altro e selezionare Modifica etichette associazione o Rimuovi associazione.

• Se necessario, è possibile modificare le associazioni. Per associare il pagamento a un record del contatto, dell'azienda o della trattativa esistente, fare clic su Aggiungi nella sezione relativa al tipo di record.

Nota bene: se si apportano modifiche alle associazioni esistenti, la vecchia associazione verrà sostituita da quella aggiornata. È possibile associare un solo record dell'abbonamento, del contatto, della trattativa e dell'azienda a un record di pagamento, ma un record del contatto, dell'azienda, della trattativa o dell'abbonamento può avere più record di pagamento associati.

Emettere rimborsi o inviare ricevute

È possibile emettere un rimborso o inviare una ricevuta all'acquirente dalla pagina dell'indice dei pagamenti. Il pagamento deve essere stato elaborato con successo prima di poter emettere il rimborso.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Pagamenti.
• Fare clic sull'importo del pagamento. Il record del pagamento si aprirà nel pannello di destra.
• Per emettere un rimborso, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimborso. L'emissione di un rimborso non influisce sull'abbonamento attivo e la fatturazione continuerà come previsto.

• • Nella finestra di dialogo, inserire l'importo del rimborso, quindi fare clic sul menu a discesa Motivo e selezionare un motivo per il rimborso.
  • Fare clic su Rimborso. HubSpot detrarrà l'importo della transazione originale dai pagamenti futuri o lo addebiterà sul conto bancario. Tenete presente che possono essere necessari 5-10 giorni lavorativi prima che il rimborso venga visualizzato sull'estratto conto del cliente.

• Per inviare una ricevuta al cliente, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia ricevuta.
  • Nella finestra di dialogo, l'indirizzo e-mail del cliente apparirà per impostazione predefinita. Per modificare o aggiungere un altro destinatario, inserire un altro indirizzo e-mail nel campo Indirizzo e-mail .
  • Fare clic su Invia.
• Per recuperare una copia dell'autorizzazione di una transazione di addebito bancario, come ACH, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Ottieni copia dell'autorizzazione. Si riceverà un'e-mail con i dettagli dell'autorizzazione inclusi nel corpo dell'e-mail.

• Per tornare alla pagina dell'indice dei pagamenti, fare clic su Chiudi.

È possibile utilizzare i filtri della pagina indice per segmentare i pagamenti in viste personalizzate. Ad esempio, è possibile creare una vista dei pagamenti rimborsati, dei pagamenti effettuati tramite un particolare metodo di pagamento (ad esempio, ACH) o dei pagamenti non riusciti.

Personalizzare le ricevute

È possibile personalizzare l'aspetto delle ricevute nelle impostazioni di branding del proprio account, compresi il nome dell'azienda, il logo e la barra colorata nella parte superiore dell'e-mail.

Nota bene: qualsiasi modifica apportata al nome dell'azienda, al logo o ai colori nelle impostazioni di branding dell'account verrà applicata a tutti i link di pagamento, indipendentemente dall'utente che ha creato il link. Queste modifiche si applicheranno anche a tutti gli strumenti che utilizzano il branding predefinito, comprese le pagine di pianificazione, i documenti di vendita, i preventivi e i chatflow.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Menu account.
  • Per aggiornare il nome dell'azienda che appare sulla ricevuta, inserire il nome dell'azienda nel campo Informazioni sull'azienda.
  • Per aggiornare il logo e i colori, fare clic sulla scheda Branding e scoprire come caricare un nuovo logo o selezionare un nuovo colore primario.
• Fare clic su Salva.

Per saperne di più sulla rendicontazione dei pagamenti utilizzando report a oggetto singolo e report personalizzati.

Utilizzo dei pagamenti in altri strumenti HubSpot

È possibile utilizzare i dati dei pagamenti in altri strumenti, come flussi di lavoro ed elenchi.

• Create un flusso di lavoro basato sui pagamenti per inviare automaticamente un'e-mail di benvenuto agli acquirenti non appena viene effettuato un pagamento con successo, oppure create fatture pagate utilizzando le azioni del flusso di lavoro di QuickBooks. Ad esempio:
  • Utilizzate laproprietà Sorgente o ID Sorgente per attivare un flusso di lavoro quando un pagamento viene effettuato utilizzando qualsiasi link di pagamento o uno specifico.
    
    
    
  • Usare la proprietà Stato per attivare un flusso di lavoro quando un pagamento non è andato a buon fine.
    
    
• Creare un elenco di contatti che hanno effettuato pagamenti con carta di credito o un elenco di contatti che hanno acquistato un prodotto o un servizio utilizzando un link di pagamento specifico.