Gestire la fatturazione e i pagamenti ricorrenti con gli abbonamenti

Gli abbonamenti consentono di automatizzare la gestione degli abbonamenti e la fatturazione ricorrente dal CRM. Utilizzate gli abbonamenti per automatizzare i pagamenti ricorrenti con i vostri clienti o per inviare fatture ricorrenti con richiesta di pagamento.

In questo articolo si spiega come funzionano gli abbonamenti e come creare e gestire le sottoscrizioni. Prima di creare e gestire gli abbonamenti, imparate come impostare gli abbonamenti nel vostro account.

Come funzionano gli abbonamenti

Gli abbonamenti possono essere impostati in due modi:

• Pagamenti ricorrenti: automatizzate la riscossione dei pagamenti. HubSpot addebiterà automaticamente l'acquirente in base alla frequenza di fatturazione impostata nel link di pagamento o nel preventivo, quindi non è necessario creare link di pagamento o preventivi separati per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti.
• Fatturazione ricorrente: automatizzate la fatturazione dei clienti. Inviate le fatture con una frequenza di fatturazione ricorrente per richiedere i pagamenti. Le fatture possono avere scadenza al ricevimento o termini di pagamento netti.

Per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti tramite link di pagamento e preventivi, è necessario configurare uno dei seguenti elaboratori del pagamento:

• Pagamenti HubSpot: configurate i pagamenti HubSpot, l'elaboratore del pagamento integrato di HubSpot, disponibile per gli account Starter, Professional e Enterprise.
• Elaborazione dei pagamenti Stripe: collegate il vostro account Stripe esistente per utilizzare Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, disponibile per tutti gli abbonamenti.

Creare abbonamenti

Di seguito, scoprirete come addebitare automaticamente ai clienti il costo dei loro abbonamenti tramite link di pagamento e preventivi, o come inviare fatture ricorrenti per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti.

Raccogliere pagamenti ricorrenti

Gli abbonamenti vengono impostati automaticamente quando un acquirente acquista una voce ricorrente. Impostate un link di pagamento o un preventivo per raccogliere il pagamento dall'acquirente. In alternativa, è possibile creare un link di pagamento direttamente dalla pagina di indice degli abbonamenti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• In alto a destra, fare clic su Crea abbonamento.
• Fare clic su Quando un cliente paga un link di pagamento.
• Fare clic su Seleziona dalla libreria prodotti per aggiungere un prodotto esistente o su Crea voce personalizzata per creare una voce ex novo.
• In alternativa, fare clic su Annulla e continuare a creare il link di pagamento.

Inviare fatture ricorrenti

Automatizzare la fatturazione dei clienti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• In alto a destra, fare clic su Crea abbonamento.
• Fare clic su Immediatamente con il metodo di raccolta prescelto.

• Per aggiungere un contatto di fatturazione e un'azienda all'abbonamento, fare clic su add Aggiungi contatto e add Aggiungi azienda. L'aggiunta di un'azienda è facoltativa, ma l'abbonamento deve avere un contatto.
• È possibile aggiungere un indirizzo di fatturazione. Questo apparirà sulle fatture inviate al cliente.
• Aggiungere le Voci.
• In Pagamenti, selezionare il metodo di riscossione:
  • Addebita automaticamente l'abbonamento (BETA): addebita la fattura al metodo di pagamento memorizzato del cliente. Sia voi che il cliente riceverete una ricevuta via e-mail.
  • Incassa manualmente il pagamento su ogni fattura: incassa manualmente il pagamento per la fattura dell'abbonamento.

• • • Fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare la data di scadenza del pagamento.

• • • La levetta Accetta pagamenti online è attivata per impostazione predefinita. Le scelte precompilate in questa schermata riflettono quanto impostato nelle impostazioni dei pagamenti.
    • Selezionate o deselezionate le caselle di controllo Forme di pagamento accettate per scegliere i tipi di pagamento che accetterete per questo abbonamento.
    • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Raccolta dell'indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito per scegliere se raccogliere l'indirizzo di fatturazione dei clienti.
    • Selezionate o deselezionate la casella di controllo Raccogliere l'indirizzo di spedizione per scegliere se raccogliere l'indirizzo di spedizione dei vostri clienti.
    • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Memorizzare i metodi di pagamento per gli addebiti futuri per scegliere se raccogliere i dati di pagamento dei clienti al momento del checkout per gli addebiti futuri.

• • • Oppure, disattivare l'interruttore Accetta pagamenti online , se si intende ricevere i pagamenti con un metodo diverso.
• Fare clic sull'opzione Impostazioni avanzate per applicare le impostazioni alle fatture associate a questo abbonamento:
  • Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle al campo Commenti sulla fattura. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento. Per sapere come aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura, consultare le impostazioni della fattura.
  • In Consegna delle fatture, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente le fatture via e-mail al cliente a ogni data di fatturazione per inviare automaticamente le fatture al cliente alla data di fatturazione. Le e-mail di promemoria sono gestite attraverso le impostazioni della fattura.
  • In ID fiscale fattura, selezionare gli ID fiscali da includere nella fattura. Per saperne di più su come aggiungere gli ID fiscali nelle impostazioni.
  • Fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
  • Fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
  • Le proprietà personalizzate configurate nelle impostazioni dell'abbonamento saranno visualizzate sotto i campi personalizzati dell'Abbonamento . Se è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di sovrascrivere questi campi, è possibile modificarli durante la creazione della fattura.

• Al termine, fare clic su Crea in alto a destra.

• Nella finestra di dialogo, fare clic su Crea per confermare l'abbonamento o su Annulla per tornare indietro e modificare l'abbonamento.

Creare un abbonamento da un record del contatto, dell'azienda o della trattativa

• Navigare verso i record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Trattative: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record.
  • Per i contatti e le aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Abbonamenti, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    • Crea nuovo abbonamento: crea un nuovo abbonamento per il contatto o l'azienda.
    • Aggiungi abbonamento esistente: associa un abbonamento esistente al contatto o all'azienda.

• • Per le trattative con voci ricorrenti, nella barra laterale destra, nella sezione Abbonamenti, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    
    • Converti trattativa in abbonamento: crea un abbonamento utilizzando le informazioni della trattativa, comprese le voci associate. Se la trattativa non ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Convertire la trattativa in fattura. Per saperne di più sulle fatture.
    • Crea nuovo abbonamento: crea un nuovo abbonamento per il contatto o l'azienda.
    • Aggiungi abbonamento esistente: associa un abbonamento esistente al contatto o all'azienda.

• • • In alternativa, è possibile creare un abbonamento dall'editor delle voci di una trattativa.

Creare un abbonamento da un preventivo pubblicato

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome di una trattativa.
• Passare alla sezione Preventivi nella barra laterale destra.
• Passare il mouse su un preventivo esistente con voci ricorrenti, fare clic su Azioni, quindi su Converti preventivo in abbonamento. Se la trattativa non ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Convertire la trattativa in fattura. Per saperne di più sulle fatture.

Il processo di Abbonamento

Quando un acquirente acquista una voce ricorrente, si verifica quanto segue:

• I Super Amministratori del vostro account e l'acquirente riceveranno una notifica di pagamento per il primo abbonamento. Per saperne di più sull'impostazione delle notifiche in HubSpot.
  
  

  Ricevuta dell'acquirente	Ricevuta dell'esercente

• HubSpot creerà un record di abbonamento per tenere traccia della fatturazione e dei pagamenti ricorrenti.
  • Per gli abbonamenti con pagamento automatico da preventivi e link di pagamento, il record della trattativa sarà automaticamente associato al contatto che ha pagato e alle trattative associate ai preventivi o ai link di pagamento che sono stati pagati.
  • Per gli abbonamenti con riscossione manuale dei pagamenti, convertiti da preventivi o trattative, il record dell'abbonamento sarà automaticamente associato al contatto, all'azienda, al contatto di fatturazione associato (se l'impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata), alla trattativa e al preventivo da cui è stato convertito.

Nota bene: non verrà creata una nuova trattativa per i pagamenti ricorrenti, anche se è stata attivata l'impostazione Consenti ai link di pagamento di creare nuove trattative nelle impostazioni dei link di pagamento. I pagamenti ricorrenti saranno registrati nel record della trattativa, che è associato a qualsiasi trattativa a cui l'abbonamento è associato.

• • Levoci con la stessa frequenza di fatturazione, gli stessi termini di fatturazione, la stessa data di inizio fatturazione e lo stesso numero di pagamenti sono tracciate nello stesso record di abbonamento, in quanto possono essere fatturate insieme.
  • Levoci con frequenza di fatturazione, termini di fatturazione, date di inizio fatturazione e numero di pagamenti diversi vengono registrate in record di abbonamento separati. Ad esempio, se un link di pagamento include due voci ricorrenti, una mensile e una annuale, verranno creati due record di abbonamento. Allo stesso modo, se un link di pagamento contiene due voci ricorrenti con termini di fatturazione diversi, verranno creati due record di abbonamento.
  • Se un pagamento ricorrente viene effettuato tramite addebito bancario, ad esempio ACH, una volta autorizzato e inviato il pagamento verrà creato un record di abbonamento, anche se il pagamento è ancora in sospeso.

• Se nel menu a discesa Condizioni di fatturazione della voce è stato selezionato Rinnovo automatico fino alla cancellazione, non sarà associata una data di scadenza all'abbonamento. Per impostare una data di fine, selezionate Numero fisso di pagamenti nel menu a discesa Termini di fatturazione e scegliete il numero di pagamenti che l'abbonamento deve avere nel menu a discesa Numero di pagamenti. HubSpot imposterà automaticamente la data di scadenza in base al numero di pagamenti impostato. Ad esempio, se il link di pagamento è stato utilizzato il 1° marzo e il menu a tendina Numero di pagamenti è stato impostato su 6, la data di fine sarà automaticamente impostata al 1° settembre.

• Alla prossima scadenza del pagamento, HubSpot addebita automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento con cui ha effettuato l'acquisto iniziale. Se il cliente deve aggiornare questo metodo di pagamento, è possibile inviargli un link per aggiornarlo.
• Per ogni addebito, HubSpot invia all'acquirente una ricevuta via e-mail e le proprietà del record dell'abbonamento in HubSpot vengono aggiornate. È anche possibile attivare le e-mail di promemoria per avvisare l'acquirente 14 giorni prima del prossimo pagamento dell'abbonamento.
• HubSpot invia notifiche via e-mail agli amministratori dell'account quando il pagamento di un abbonamento viene effettuato o fallisce. È possibile disattivare queste notifiche nelle impostazioni di notifica.

Visualizza gli abbonamenti

È possibile visualizzare gli abbonamenti dalla pagina dell'indice degli abbonamenti o dai record del contatto, dell'azienda, della trattativa e del pagamento associati a un abbonamento. È possibile controllare lo stato di un abbonamento, modificarlo o inviare all'acquirente un link per aggiornare il metodo di pagamento.

Visualizzazione degli abbonamenti nella pagina dell'indice degli abbonamenti

Utilizzare la pagina dell'indice degli abbonamenti per visualizzare tutti gli abbonamenti, creare e utilizzare le viste salvate per filtrare gli abbonamenti in base a criteri specifici.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• La pagina dell'indice degli abbonamenti include due viste predefinite, a cui si può accedere facendo clic sulle schede Non pagato e Abbonamento sopra la tabella. Queste viste filtrano gli abbonamenti in base alla proprietà Stato. Per saperne di più sugli stati degli abbonamenti.
• Usare i menu a discesa Stato e Prossima data di fatturazione per filtrare rapidamente tutti gli abbonamenti in base a queste attribuzioni. In alternativa, fare clic su Filtri avanzati per impostare altri criteri di filtro.
• Per salvare una vista per un uso futuro, fare clic sull'icona Salva in alto a destra della tabella.
• Per visualizzare i dettagli completi di un abbonamento o modificarlo, fare clic sul nome dell'abbonamento.

Per saperne di più sulla visualizzazione e sul filtraggio dei record, consultare la pagina dell'indice.

Visualizzazione degli abbonamenti sui record CRM associati

Per visualizzare un abbonamento da uno dei suoi record associati:

• Navigare verso i record:
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record associato all'abbonamento.
• Nella barra laterale di destra, navigare nellascheda Abbonamenti per visualizzare lo stato e la data di inizio dell'abbonamento.

• Per ulteriori informazioni, passate il mouse sull'abbonamento e fate clic su Anteprima.

• Nel pannello di destra, esaminare i dettagli dell'abbonamento e modificarlo se necessario.

Stato degli abbonamenti

Qui di seguito, scopri di più sul significato di ogni abbonamento:

• Attivo: tutti i pagamenti programmati sono stati elaborati.
• Non pagato: il pagamento programmato per il ciclo di fatturazione corrente non è andato a buon fine. All'acquirente verrà inviata un'e-mail con la richiesta di aggiornare i dati di pagamento. Per saperne di più sulla gestione dei pagamenti di abbonamenti non riusciti.
• Annullato: l'abbonamento è stato annullato prima della scadenza. Agli acquirenti non verranno addebitati gli abbonamenti annullati.
• Scaduto: all 'acquirente è stato addebitato il costo del periodo di fatturazione iniziale e non sono previsti ulteriori addebiti. Agli acquirenti non verranno addebitati gli abbonamenti scaduti.
• Abbonamento programmato: la fatturazione dell'abbonamento è stata ritardata per iniziare in futuro, come indicato nella proprietà Data di inizio.

Gestione degli abbonamenti

Modifica di un abbonamento

Se è necessario aggiornare un abbonamento esistente, come le voci, la prossima scadenza di pagamento, il metodo di pagamento e il contatto associato, consultare questo articolo.

Annullamento di un abbonamento

Se un acquirente chiede di annullare l'abbonamento, è possibile annullarlo attraverso il record dell'abbonamento in HubSpot. L'abbonamento verrà annullato immediatamente e al cliente non verrà più addebitato alcun costo. È possibile attendere l'annullamento fino alla fine del periodo di fatturazione, oppure annullare l'abbonamento ed emettere un rimborso per i giorni di servizio non utilizzati. Se si annulla un abbonamento con un pagamento bancario in attesa di addebito, ad esempio ACH, il pagamento in attesa non verrà automaticamente annullato e rimborsato, quindi sarà necessario emettere un rimborso anche per il pagamento in attesa.

Nota bene: se non si dispone di una politica di rimborso, si consiglia di effettuare la cancellazione prima della data di fatturazione.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.

• Nella pagina dell'indice degli abbonamenti, fare clic sul nome dell'abbonamento.
• In alto a destra del pannello, fare clic su Azioni, quindi selezionare Annulla abbonamento.
• Nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo Sono a conoscenza del fatto che al cliente non verranno addebitati nuovi costi .
• Fare clic su Annulla abbonamento.

Il cliente riceverà un'e-mail di cancellazione dell'abbonamento.

In alternativa, è possibile accedere al pannello laterale degli abbonamenti da uno qualsiasi dei record CRM associati.

Eliminazione di un abbonamento

Gli abbonamentiannullati o scaduti possono essere eliminati. L'eliminazione degli abbonamenti è permanente e non può essere annullata. Per ottenere una copia degli abbonamenti prima di eliminarli, esportare i dati degli abbonamenti.

Per eliminare un abbonamento:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• Nella pagina dell'indice degli abbonamenti, fare clic sul nome dell'abbonamento.
• In alto a destra del pannello, fare clic su Azioni e selezionare Elimina abbonamento.
• Fare clic su Elimina abbonamento.

Esportazione degli abbonamenti

Per esportare gli abbonamenti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• Per aprire la vista che si desidera esportare, fare clic sulla scheda della vista o su + Aggiungi vista e selezionare la vista dal menu a discesa. Per esportare tutti i record di quell'oggetto, aprire la vista Tutti [record].
• Per esportare i record, fare clic su Esporta in alto a destra della tabella.

• Nella finestra di dialogo, per scegliere il formato del file esportato, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare il formato.
• Per selezionare la lingua delle intestazioni di colonna nel file esportato, fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna e selezionare la lingua. Per impostazione predefinita, il menu a discesa mostrerà la lingua predefinita selezionata nelle impostazioni. Le intestazioni delle colonne delle proprietà predefinite saranno tradotte, ma i valori delle proprietà all'interno di ogni colonna non saranno tradotti nella lingua selezionata.

• Per impostazione predefinita, solo le proprietà e le associazioni presenti nella vista saranno incluse nel file e per le associazioni saranno inclusi fino a mille record associati per colonna di associazione. Per modificare le proprietà e le associazioni incluse, fare clic su Personalizza e selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Contatti con più indirizzi e-mail: selezionare la casella di controllo Includi tutti gli indirizzi e-mail per includere nel file di esportazione tutti gli indirizzi e-mail dei contatti con più e-mail.
  • Aziende con più domini: selezionare la casella di controllo Includi tutti i domini per includere nel file di esportazione tutti i nomi di dominio delle aziende con più domini .
  • Proprietà incluse nell'esportazione: le opzioni includono Proprietà e associazioni nella vista (impostazione predefinita), Tutte le proprietà dei record (cioè nessuna associazione) o Tutte le proprietà e associazioni dei record. L'ordine delle colonne nel file di esportazione dipende dall'opzione selezionata:
    • Se si esportano solo le proprietà della vista, le colonne vengono visualizzate nello stesso ordine di proprietà impostato per la vista.
    • Se si esportano tutte le proprietà, le colonne vengono visualizzate in ordine alfabetico, ad eccezione di Record ID >che sarà la prima colonna del file. Se si esportano tutte le proprietà e le associazioni, le associazioni sono incluse alla fine.
  • Associazioni incluse nell'esportazione: le opzioni includono Fino a 1.000 record associati (impostazione predefinita) o Tutti i record associati (solo file CSV).

• Fare clic su Esporta. Riceverete un'e-mail con un link per scaricare il vostro file di esportazione. I link per il download dei file di esportazione scadono dopo 30 giorni.

Se i record esportati sono associati, ogni oggetto associato avrà una propria colonna all'interno del file. A seconda dell'oggetto che si sta esportando, è possibile esportare informazioni su contatti, aziende, trattative, ticket, record dell'oggetto personalizzato, voci, abbonamenti o pagamenti associati. Per ogni oggetto associato, il file esportato contiene le seguenti intestazioni e informazioni:

• ID [Oggetto] associato: gli ID dei record associati. Più valori di ID sono separati da punti e virgola.
• Associated [Oggetto]: nome del Record dell'azienda associata (ad esempio, nome del contatto, nome dell'azienda, ecc.). I nomi di record multipli sono separati da punti e virgola.

Utilizzo degli abbonamenti in altri strumenti HubSpot

È possibile utilizzare i dati degli abbonamenti in altri strumenti di HubSpot, compresi i flussi di lavoro, le liste e i report.

• Create flussi di lavoro basati sugli abbonamenti ( solo perProfessional ed Enterprise ) per automatizzare le azioni in base alle informazioni sugli abbonamenti. Ad esempio, inviare una notifica interna al team quando lo stato di un abbonamento è scaduto o aggiornare automaticamente il proprietario dell'abbonamento. Per saperne di più sugli Attivazione registrazione.
• Tracciate le entrate ricorrenti nello strumento di analisi degli abbonamenti o create un report personalizzato basato sui dati degli abbonamenti. Quando si crea un report personalizzato, assicurarsi di selezionare Abbonamenti come origine dei dati, o l'oggetto singolo se si crea un report personalizzato su un solo oggetto.
  
• Segmentare i contatti o le aziende in elenchi basati sulle proprietà dell'azienda. Ad esempio, creare un elenco di contatti con una data di scadenza dell'abbonamento nota, quindi inviare un'e-mail all'elenco di contatti per incoraggiarli a rinnovare.