Gestire la fatturazione e i pagamenti ricorrenti con gli abbonamenti

Le sottoscrizioni consentono di automatizzare la gestione degli abbonamenti e la fatturazione ricorrente dal CRM. Utilizzate gli abbonamenti per automatizzare i pagamenti ricorrenti con i vostri clienti o per inviare fatture ricorrenti con richiesta di pagamento.

In questo articolo si spiega come funzionano le sottoscrizioni e come creare e gestire le sottoscrizioni. Prima di creare e gestire le sottoscrizioni, imparate a impostare le sottoscrizioni nel vostro account.

Come funzionano gli abbonamenti

Gli abbonamenti possono essere impostati in due modi:

• Pagamenti ricorrenti: automatizzate la raccolta dei pagamenti. HubSpot addebiterà automaticamente l'acquirente in base alla frequenza di fatturazione impostata nel link di pagamento o nel preventivo, quindi non è necessario creare link di pagamento o preventivi separati per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti.
• Fatturazione ricorrente: automatizzare la fatturazione dei clienti. Inviate le fatture con una frequenza di fatturazione ricorrente per richiedere il pagamento. Le fatture possono essere pagabili al ricevimento o con termini di pagamento netti.

Per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti attraverso i link di pagamento e le citazioni, è necessario configurare uno dei seguenti processori di pagamento:

• Pagamenti HubSpot: configurare i pagamenti HubSpot, il processore di pagamenti integrato di HubSpot, disponibile per gli account Starter, Professional ed Enterprise.
• Elaborazione dei pagamenti con Stripe: collegate il vostro account Stripe esistente per utilizzare Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, disponibile per tutti gli abbonamenti.

Creare abbonamenti

Di seguito, scoprirete come addebitare automaticamente ai clienti il costo degli abbonamenti tramite link di pagamento e preventivi, o come inviare fatture ricorrenti per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti.

Raccogliere pagamenti ricorrenti

Le sottoscrizioni vengono impostate automaticamente quando un acquirente acquista una voce ricorrente. Impostate un link di pagamento o un preventivo per raccogliere il pagamento dall'acquirente. In alternativa, è possibile creare un link di pagamento direttamente dalla pagina di indice delle sottoscrizioni:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• In alto a destra, fare clic su Crea abbonamento.
• Fare clic sul link Quando un cliente paga un pagamento.
• Fare clic su Seleziona dalla libreria prodotti per aggiungere un prodotto esistente o su Crea voce personalizzata per creare una voce da zero.
• Oppure, fare clic su Annulla e continuare a creare il link di pagamento.

Inviare fatture ricorrenti

Automatizzare la fatturazione dei clienti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• In alto a destra, fare clic su Crea abbonamento.
• Fare clic su Immediatamente con la scelta del metodo di raccolta.

• Per aggiungere un contatto di fatturazione e una società all'abbonamento, fare clic su add Aggiungi contatto e add Aggiungi società. L'aggiunta di una società è facoltativa, ma l'abbonamento deve avere un contatto.
• Aggiungere facoltativamente un indirizzo di fatturazione. Questo apparirà sulle fatture inviate al cliente.
• Aggiungere gli articoli della linea.
• Alla voce Riscossione dei pagamenti, selezionare il metodo di riscossione:
  • Addebita automaticamente l'abbonamento (BETA): addebita la fattura al metodo di pagamento memorizzato del cliente. Sia voi che il cliente riceverete una ricevuta via e-mail.
  • Riscossione manuale del pagamento su ogni fattura: riscuotere manualmente il pagamento per la fattura dell'abbonamento.

• • • Fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare la data di scadenza del pagamento.

• • • La levetta Accetta pagamenti online sarà attivata per impostazione predefinita. Le scelte precompilate in questa schermata riflettono quanto impostato nelle impostazioni di pagamento.
    • Selezionare o deselezionare le caselle di controllo Forme di pagamento accettate per scegliere i tipi di pagamento accettati per questo abbonamento.
    • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Raccolta dell'indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito per scegliere se raccogliere l'indirizzo di fatturazione dei clienti.
    • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione per scegliere se raccogliere l'indirizzo di spedizione dei clienti.
    • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Memorizza metodi di pagamento per spese future per scegliere se raccogliere i dati di pagamento del cliente al momento del checkout per spese future.

• • • Oppure, disattivare l'interruttore Accetta pagamenti online , se si intende ricevere i pagamenti con un metodo diverso.
• Fare clic sull'opzione Impostazioni avanzate per applicare le impostazioni alle fatture associate a questo abbonamento:
  • Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle al campo Commenti sulla fattura. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire uno snippet. Per sapere come aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura, consultare le impostazioni della fattura.
  • In Consegna delle fatture, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente le fatture via e-mail al cliente a ogni data di fatturazione per inviare automaticamente le fatture al cliente alla data di fatturazione. Le e-mail di promemoria sono gestite attraverso le impostazioni della fattura.
  • In ID fiscale fattura, selezionare gli ID fiscali da includere nella fattura. Per saperne di più su come aggiungere gli ID fiscali nelle impostazioni.
  • Fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
  • Fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
  • Le proprietà personalizzate configurate nelle impostazioni dell'abbonamento vengono visualizzate sotto la voce Campi personalizzati dell'abbonamento . Se è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di sovrascrivere questi campi, è possibile modificarli durante la creazione della fattura.

• Al termine, fare clic su Crea in alto a destra.

• Nella finestra di dialogo, fare clic su Crea per confermare l'abbonamento, oppure fare clic su Annulla per tornare indietro e modificare l'abbonamento.

Creare un abbonamento da un contatto, da un'azienda o da un record di trattativa.

• Navigare verso i propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record.
  • Per i contatti e le aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Abbonamenti, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    • Crea nuovo abbonamento: crea un nuovo abbonamento per il contatto o la società.
    • Aggiungi abbonamento esistente: associa un abbonamento esistente al contatto o alla società.

• • Per le operazioni con voci ricorrenti, nella barra laterale destra, nella sezione Abbonamenti, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    
    • Converti deal in abbonamento: crea un abbonamento utilizzando le informazioni del deal, comprese le voci associate. Se il contratto non ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Convertire il contratto in fattura. Per saperne di più sulle fatture.
    • Crea nuovo abbonamento: crea un nuovo abbonamento per il contatto o l'azienda.
    • Aggiungi abbonamento esistente: associa un abbonamento esistente al contatto o all'azienda.

• • • In alternativa, è possibile creare un abbonamento dall'editor delle voci di un'operazione.

Creare un abbonamento da un preventivo pubblicato

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome di un accordo.
• Passare alla sezione Citazioni nella barra laterale destra.
• Passare il mouse su un preventivo esistente con voci ricorrenti, fare clic su Azioni, quindi su Converti preventivo in abbonamento. Se il preventivo non ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Converti preventivo in fattura. Per saperne di più sulle fatture.

Il processo di sottoscrizione

Quando un acquirente acquista una voce ricorrente, si verifica quanto segue:

• I Super Admin del vostro account e l'acquirente riceveranno una notifica di pagamento per il primo abbonamento. Per saperne di più sull'impostazione delle notifiche in HubSpot.
  
  

  Ricevuta dell'acquirente	Ricevuta dell'esercente

• HubSpot creerà un record di abbonamento per tenere traccia della fatturazione e dei pagamenti ricorrenti.
  • Per gli abbonamenti con pagamento automatico da preventivi e link di pagamento, il record di abbonamento sarà automaticamente associato al contatto che ha pagato e a tutte le offerte associate ai preventivi o ai link di pagamento che sono stati pagati.
  • Per gli abbonamenti con riscossione manuale del pagamento, convertiti da preventivi o offerte, il record dell'abbonamento sarà automaticamente associato al contatto, all'azienda, al contatto di fatturazione associato (se l'impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata), all'offerta e al preventivo da cui è stato convertito.

Nota bene: non verrà creato un nuovo accordo per i pagamenti ricorrenti, anche se si è attivata l'impostazione Consenti link di pagamento per creare nuovi accordi nelle impostazioni dei link di pagamento. I pagamenti ricorrenti saranno registrati nel record dell'abbonamento, che è associato a tutte le offerte a cui l'abbonamento è associato.

• • Levoci di linea con la stessa frequenza di fatturazione, gli stessi termini di fatturazione, la stessa data di inizio della fatturazione e lo stesso numero di pagamenti sono tracciate nello stesso record di abbonamento, in quanto possono essere fatturate insieme.
  • Levoci con frequenze di fatturazione, termini di fatturazione, date di inizio fatturazione e numero di pagamenti diversi vengono tracciate in record di abbonamento separati. Ad esempio, se un link di pagamento include due voci ricorrenti, una mensile e una annuale, verranno creati due record di abbonamento. Analogamente, se un link di pagamento contiene due voci ricorrenti con termini di fatturazione diversi, verranno creati due record di abbonamento.
  • Se un pagamento ricorrente viene effettuato tramite addebito bancario, ad esempio ACH, una volta autorizzato e inviato il pagamento verrà creato un record di abbonamento, anche se il pagamento è ancora in sospeso.

• Se nel menu a tendina Termini di fatturazione della voce è stata selezionata la voce Rinnova automaticamente fino all'annullamento, non sarà associata una data di scadenza all'abbonamento. Per impostare una data di scadenza, selezionate Numero fisso di pagamenti nel menu a tendina Termini di fatturazione e scegliete il numero di pagamenti che l'abbonamento deve avere nel menu a tendina Numero di pagamenti. HubSpot imposterà automaticamente la data di scadenza in base al numero di pagamenti impostato. Ad esempio, se il link di pagamento è stato utilizzato il 1° marzo e il menu a tendina Numero di pagamenti è stato impostato su 6, la data di fine sarà automaticamente impostata al 1° settembre.

• Alla prossima scadenza del pagamento, HubSpot addebiterà automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento con cui ha originariamente effettuato l'acquisto. Se il cliente deve aggiornare questo metodo di pagamento, è possibile inviargli un link per aggiornarlo.
• Per ogni addebito, HubSpot invierà all'acquirente una ricevuta via e-mail e le proprietà del record di abbonamento in HubSpot saranno aggiornate. È inoltre possibile attivare le e-mail di promemoria per avvisare l'acquirente 14 giorni prima del pagamento dell'abbonamento successivo.
• HubSpot invia notifiche via e-mail agli amministratori dell'account quando il pagamento di un abbonamento viene effettuato o fallisce. È possibile disattivare queste notifiche nelle impostazioni di notifica.

Visualizza gli abbonamenti

È possibile visualizzare le sottoscrizioni dalla pagina dell'indice delle sottoscrizioni o dai record di contatto, azienda, transazione e pagamento associati a una sottoscrizione. È possibile controllare lo stato di un abbonamento, modificarlo o inviare all'acquirente un link per aggiornare il metodo di pagamento.

Visualizzare gli abbonamenti nella pagina dell'indice degli abbonamenti

Utilizzare la pagina dell'indice delle sottoscrizioni per visualizzare tutte le sottoscrizioni, creare e utilizzare le viste salvate per filtrare le sottoscrizioni in base a criteri specifici.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• La pagina dell'indice delle sottoscrizioni include due viste predefinite, a cui si può accedere facendo clic sulle schede Non pagato e Programmato sopra la tabella. Queste viste filtrano le sottoscrizioni in base alla proprietà Stato. Per saperne di più sugli stati degli abbonamenti.
• Utilizzate i menu a discesa Stato e Data di fatturazione successiva per filtrare rapidamente tutte le sottoscrizioni in base a questi attributi. In alternativa, fate clic su Filtri avanzati per impostare altri criteri di filtraggio.
• Per salvare una vista per un uso futuro, fare clic sull'icona Salva in alto a destra della tabella.
• Per visualizzare i dettagli completi di un abbonamento o modificarlo, fare clic sul nome dell'abbonamento.

Per saperne di più sulla visualizzazione e il filtraggio dei record nella pagina dell'indice.

Visualizzare le sottoscrizioni sui record CRM associati

Per visualizzare un abbonamento da uno dei suoi record associati:

• Navigare verso i propri record:
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome del record associato all'abbonamento.
• Nella barra laterale di destra, navigare nellascheda Abbonamenti per visualizzare lo stato dell'abbonamento e la data di inizio.

• Per ulteriori informazioni, passare il mouse sull'abbonamento e fare clic su Anteprima.

• Nel pannello di destra, esaminare i dettagli dell'abbonamento e modificarlo se necessario.

Stati dell'abbonamento

Qui di seguito, scopri di più sul significato di ogni abbonamento:

• Attivo: tutti i pagamenti previsti sono stati elaborati.
• Non pagato: il pagamento previsto per il ciclo di fatturazione corrente non è andato a buon fine. All'acquirente verrà inviata un'e-mail con la richiesta di aggiornare le informazioni di pagamento. Per saperne di più sulla gestione dei pagamenti di abbonamenti non riusciti.
• Annullato: l'abbonamento è stato annullato prima della scadenza. Agli acquirenti non verrà addebitato alcun costo per gli abbonamenti annullati.
• Scaduto: all 'acquirente è stato addebitato il periodo di fatturazione iniziale e non sono previsti ulteriori addebiti. Agli acquirenti non saranno addebitati gli abbonamenti scaduti.
• Programmato: la fatturazione dell'abbonamento è stata ritardata per iniziare in futuro, come indicato nella proprietà Data di inizio.
• Pausa: l'abbonamento è stato messo in pausa. Gli abbonamenti in pausa possono essere ripresi.

Gestire gli abbonamenti

Modifica di un abbonamento

Se è necessario aggiornare un abbonamento esistente, ad esempio le voci, la data di scadenza del prossimo pagamento, il metodo di pagamento e il contatto associato, consultare questo articolo.

Annullare un abbonamento

Se un acquirente chiede di annullare l'abbonamento, è possibile annullare l'abbonamento attraverso il record dell'abbonamento in HubSpot. L'abbonamento verrà annullato immediatamente e al cliente non verrà più addebitato alcun costo. È possibile attendere l'annullamento fino alla fine del periodo di fatturazione, oppure annullare l'abbonamento ed emettere un rimborso per i giorni di servizio non utilizzati. Se si annulla un abbonamento con un pagamento bancario in attesa di addebito, ad esempio ACH, il pagamento in attesa non verrà automaticamente annullato e rimborsato, quindi sarà necessario emettere un rimborso anche per il pagamento in attesa.

Nota bene: se non si dispone di una politica di rimborso, si consiglia di effettuare la cancellazione prima della data di fatturazione.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.

• Dalla pagina indice dell'abbonamento, fare clic sul nome dell'abbonamento.
• In alto a destra del pannello, fare clic su Azioni, quindi selezionare Annulla abbonamento.
• Nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo Ho capito che il cliente non verrà più addebitato .
• Fare clic su Annullamento dell'abbonamento.

Il cliente riceverà un'e-mail di cancellazione dell'abbonamento.

In alternativa, è possibile accedere al pannello laterale dell'abbonamento da uno qualsiasi dei record CRM associati.

Eliminare un abbonamento

Gli abbonamentiannullati o scaduti possono essere eliminati. L'eliminazione degli abbonamenti è permanente e non può essere annullata. Per ottenere una copia degli abbonamenti prima di eliminarli, esportare i dati degli abbonamenti.

Per eliminare un abbonamento:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• Dalla pagina indice dell'abbonamento, fare clic sul nome dell'abbonamento.
• In alto a destra del pannello, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina sottoscrizione.
• Fare clic su Elimina abbonamento.

Esportazione di abbonamenti

Per esportare gli abbonamenti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• Per aprire la vista che si desidera esportare, fare clic sulla scheda della vista o su + Aggiungi vista e selezionare la vista dal menu a discesa. Per esportare tutti i record dell'oggetto, aprire la vista Tutti [record].
• Per esportare i record, fare clic su Esporta in alto a destra della tabella.

• Nella finestra di dialogo, per scegliere il formato del file esportato, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare il formato.
• Per selezionare la lingua delle intestazioni di colonna nel file esportato, fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna, quindi selezionare la lingua. Per impostazione predefinita, il menu a discesa mostrerà la lingua predefinita selezionata nelle impostazioni. Le intestazioni delle colonne delle proprietà predefinite saranno tradotte, ma i valori delle proprietà all'interno di ciascuna colonna non saranno tradotti nella lingua selezionata.

• Per impostazione predefinita, solo le proprietà e le associazioni presenti nella vista saranno incluse nel file e per le associazioni saranno inclusi fino a mille record associati per colonna di associazione. Per modificare le proprietà e le associazioni incluse, fare clic su Personalizza e selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Contatti con più indirizzi e-mail: selezionare la casella di controllo Includi tutti gli indirizzi e-mail per includere nel file di esportazione tutti gli indirizzi e-mail dei contatti con più e-mail.
  • Aziende con più domini: selezionare la casella di controllo Includi tutti i domini per includere nel file di esportazione tutti i nomi di dominio delle aziende con più domini .
  • Proprietà incluse nell'esportazione: le opzioni includono Proprietà e associazioni nella vista (impostazione predefinita), Tutte le proprietà sui record (cioè nessuna associazione) o Tutte le proprietà e associazioni sui record. L'ordine delle colonne nel file di esportazione dipende dall'opzione selezionata:
    • Se si esportano solo le proprietà della vista, le colonne vengono visualizzate nello stesso ordine impostato per la vista.
    • Se si esportano tutte le proprietà, le colonne sono visualizzate in ordine alfabetico, ad eccezione di ID record >che sarà la prima colonna del file. Se si esportano tutte le proprietà e le associazioni, le associazioni sono incluse alla fine.
  • Associazioni incluse nell'esportazione: le opzioni includono Fino a 1.000 record associati (impostazione predefinita) o Tutti i record associati (solo file CSV).

• Fare clic su Esporta. Riceverete un'e-mail con un link per scaricare il vostro file di esportazione. I link per il download dei file di esportazione scadono dopo 30 giorni.

Se i record esportati hanno record associati, ogni oggetto associato avrà una propria colonna all'interno del file. A seconda dell'oggetto che si sta esportando, è possibile esportare informazioni su contatti, aziende, offerte, biglietti, record di oggetti personalizzati, voci di riga, abbonamenti o pagamenti associati. Per ogni oggetto associato, il file esportato contiene le seguenti intestazioni e informazioni:

• ID [oggetto] associato: gli ID dei record associati. Più valori di ID sono separati da punti e virgola.
• Associated [Object]: il nome del record associato (ad esempio, nome del contatto, nome della società, ecc.) I nomi di record multipli sono separati da punti e virgola.

Utilizzo delle sottoscrizioni in altri strumenti HubSpot

È possibile utilizzare i dati degli abbonamenti in altri strumenti di HubSpot, tra cui flussi di lavoro, elenchi e report.

• Create flussi di lavoro basati sugli abbonamenti ( solo perProfessional ed Enterprise ) per automatizzare le azioni in base alle informazioni sugli abbonamenti. Ad esempio, inviare una notifica interna al team quando lo stato di un abbonamento è scaduto o aggiornare automaticamente il proprietario dell'abbonamento. Per saperne di più sui trigger di iscrizione agli abbonamenti.
• Tenere traccia dei ricavi ricorrenti nello strumento di analisi degli abbonamenti o creare un report personalizzato basato sui dati degli abbonamenti. Quando si crea un report personalizzato, assicurarsi di selezionare Abbonamenti come origine dati, oppure l'oggetto singolo se si crea un report personalizzato a oggetto singolo.
  
• Segmentate i vostri contatti o le vostre aziende in elenchi basati sulle proprietà dell'abbonamento. Ad esempio, create un elenco di contatti con una data di scadenza dell'abbonamento nota, quindi inviate un'e-mail all'elenco di contatti per incoraggiarli a rinnovare.