Gestire la fatturazione e i pagamenti ricorrenti con gli abbonamenti

Le sottoscrizioni consentono di automatizzare la gestione degli abbonamenti e la fatturazione ricorrente dal CRM. Utilizzate gli abbonamenti per automatizzare i pagamenti ricorrenti con i vostri clienti o per inviare fatture ricorrenti con richiesta di pagamento.

• Come funzionano gli abbonamenti
• Come creare abbonamenti
• Come gestire gli abbonamenti

Come funzionano le sottoscrizioni

Le sottoscrizioni possono essere impostate in due modi:

Pagamenti ricorrenti: automatizzano la raccolta dei pagamenti. HubSpot addebiterà automaticamente l'acquirente in base alla frequenza di fatturazione impostata nel link di pagamento o nel preventivo, quindi non è necessario creare link di pagamento o preventivi separati per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti.

Fatturazione ricorrente: automatizzate la fatturazione dei clienti. Inviate le fatture utilizzando una frequenza di fatturazione ricorrente per richiedere il pagamento. Le fatture possono essere pagabili al ricevimento o avere termini di pagamento netti.

Per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti tramite link di pagamento e preventivi, è necessario impostare uno dei seguenti processori di pagamento:

• Pagamenti HubSpot: configurate i pagamenti HubSpot, il processore di pagamento integrato di HubSpot, disponibile per gli account Starter, Professional ed Enterprise.
• Elaborazione dei pagamenti con Stripe: collegate il vostro account Stripe esistente per utilizzare Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, disponibile per tutti gli abbonamenti.

Nota bene: le valute attualmente supportate per gli abbonamenti sono elencate qui.

Creare abbonamenti

Di seguito, scoprirete come addebitare automaticamente ai clienti gli abbonamenti tramite link di pagamento e preventivi, o come inviare fatture ricorrenti per raccogliere i pagamenti degli abbonamenti.

Raccogliere pagamenti ricorrenti

Gli abbonamenti vengono impostati automaticamente quando un acquirente acquista una voce ricorrente. Se non avete impostato un link di pagamento o un preventivo per riscuotere il pagamento dall'acquirente, seguite i passaggi per creare un link di pagamento o un preventivo. In alternativa, è possibile creare un link di pagamento direttamente dalla pagina indice delle sottoscrizioni:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• In alto a destra, fare clic su Crea abbonamento.
• Fare clic su Usa un link di pagamento per addebitare automaticamente un abbonamento.
• Nel pannello di destra, inserire i dettagli della voce.
• In alternativa, fare clic su Annulla e continuare a creare il link di pagamento.

Inviare fatture ricorrenti

Per automatizzare la fatturazione dei clienti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• In alto a destra, fare clic su Crea abbonamento.
• Fare clic su Invia automaticamente le fatture ricorrenti ai clienti.

• Aggiungere un contatto e una società all'abbonamento. L'aggiunta di un'azienda è facoltativa, ma l'abbonamento deve avere un contatto.
• Aggiungere facoltativamente un indirizzo di fatturazione. Questo apparirà sulle fatture inviate al cliente.
• Aggiungere le voci di spesa.
• In Raccolta pagamenti, fare clic sul menu a discesa Scadenza pagamenti e selezionare la data di scadenza del pagamento.

• Per accettare i pagamenti online, lasciare attivata l'opzione Includi un link di checkout per i pagamenti online. Le scelte precompilate in questa schermata riflettono quanto impostato nelle impostazioni di pagamento.
  • Selezionate o deselezionate le caselle di controllo Forme di pagamento accettate per scegliere i tipi di pagamento che accetterete per questo abbonamento.
  • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Raccolta dell'indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito per scegliere se raccogliere l'indirizzo di fatturazione dei clienti.
  • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Raccogliere l'indirizzo di spedizione per scegliere se raccogliere l'indirizzo di spedizione dei clienti.

• In alternativa, disattivate l'opzione Includi un link di pagamento per i pagamenti online , se intendete accettare i pagamenti con un metodo diverso.
• Fare clic sull'opzione Impostazioni avanzate per applicare le impostazioni alle fatture associate a questo abbonamento:
  • Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle al campo Commenti sulla fattura. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire uno snippet. Per sapere come aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura, consultare le impostazioni della fattura.
  • In Consegna della fattura, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente le fatture al cliente via e-mail a ogni data di fatturazione per inviare automaticamente le fatture al cliente alla data di fatturazione.
  • In ID fiscale della fattura, selezionare gli ID fiscali da includere nella fattura. Per saperne di più su come aggiungere gli ID fiscali nelle impostazioni.
  • Fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
  • Fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.

• Al termine, in alto a destra, fare clic su Crea.

• Confermare la creazione dell'abbonamento nella finestra di dialogo facendo clic su Crea, oppure fare clic su Annulla per tornare indietro e modificare l'abbonamento.

Creare un abbonamento da un record di contatto, azienda o affare

• Accedere ai propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record.
  • Per i contatti e le aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Abbonamenti, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    • Crea nuovo abbonamento: crea un nuovo abbonamento per il contatto o la società.
    • Aggiungi abbonamento esistente: associa un abbonamento esistente al contatto o alla società.

• • Per le offerte, nella barra laterale destra, nella sezione Abbonamenti, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    
    • Converti deal in abbonamento: crea un abbonamento utilizzando le informazioni del deal, comprese le voci associate.
    • Crea nuovo abbonamento: crea un nuovo abbonamento per il contatto o l'azienda.
    • Aggiungi abbonamento esistente: associa un abbonamento esistente al contatto o all'azienda.

• • • In alternativa, è possibile creare un abbonamento dall'editor delle voci di una transazione.

Creare un abbonamento da un preventivo pubblicato

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome dell'offerta.
• Passare alla sezione Citazioni nella barra laterale destra.
• Passare il mouse su un preventivo esistente, fare clic su Azioni, quindi su Convertire il preventivo in abbonamento.

Il processo di sottoscrizione

Quando un acquirente acquista una voce ricorrente, avviene quanto segue:

• L'utente e l'acquirente ricevono una notifica di pagamento per il primo abbonamento.
  
  

  Ricevuta dell'acquirente	Ricevuta dell'esercente

• HubSpot creerà un record di abbonamento per tenere traccia della fatturazione e dei pagamenti ricorrenti.
  • Per gli abbonamenti con pagamento automatico da preventivi e link di pagamento, il record dell'abbonamento sarà automaticamente associato al contatto che ha pagato e a tutte le offerte associate ai preventivi o ai link di pagamento che sono stati pagati.
  • Per gli abbonamenti con riscossione manuale del pagamento, convertiti da preventivi o offerte, il record dell'abbonamento sarà automaticamente associato al contatto, all'azienda, all'offerta e all'offerta da cui è stato convertito.

Nota bene: non verrà creato un nuovo accordo per i pagamenti ricorrenti, anche se è stata attivata l'impostazione Consenti link di pagamento per creare nuovi accordi nelle impostazioni dei link di pagamento. I pagamenti ricorrenti saranno registrati nel record dell'abbonamento, che è associato a tutte le transazioni a cui l'abbonamento è associato.

• • Levoci con la stessa frequenza di fatturazione, gli stessi termini di fatturazione, la stessa data di inizio della fatturazione e lo stesso numero di pagamenti sono tracciati nello stesso record di abbonamento, in quanto possono essere fatturati insieme.
  • Levoci con frequenza di fatturazione, termini di fatturazione, date di inizio fatturazione e numero di pagamenti diversi sono registrate in record di abbonamento separati. Ad esempio, se un link di pagamento include due voci ricorrenti, una mensile e una annuale, verranno creati due record di abbonamento. Allo stesso modo, se un link di pagamento contiene due voci ricorrenti con termini di fatturazione diversi, verranno creati due record di abbonamento.
  • Se un pagamento ricorrente viene effettuato tramite addebito bancario, ad esempio ACH, una volta autorizzato e inviato il pagamento verrà creato un record di abbonamento, anche se il pagamento è ancora in sospeso.

• Se si è selezionato Rinnova automaticamente fino alla cancellazione nel menu a discesa Condizioni di fatturazione della voce, non ci sarà una data di scadenza associata all'abbonamento. Per impostare una data di scadenza, selezionate Numero fisso di pagamenti nel menu a tendina Termini di fatturazione e scegliete il numero di pagamenti che l'abbonamento deve avere nel menu a tendina Numero di pagamenti. HubSpot imposterà automaticamente la data di scadenza in base al numero di pagamenti impostato. Ad esempio, se il link di pagamento è stato utilizzato il 1° marzo e il menu a tendina Numero di pagamenti è stato impostato su 6, la data di fine sarà automaticamente impostata al 1° settembre.

Nota bene: se si utilizza l'integrazione HubSpot-Stripe per i preventivi, HubSpot non creerà record di sottoscrizione per le voci ricorrenti quando Stripe è il metodo di pagamento selezionato. Questo vale solo per l'integrazione precedente. Se invece avete collegato Stripe come processore di pagamento, HubSpot creerà i record di abbonamento per le voci ricorrenti.

• Alla scadenza successiva, HubSpot addebiterà automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento con cui ha effettuato l'acquisto. Se il cliente deve aggiornare questo metodo di pagamento, è possibile inviargli un link per aggiornarlo.
• Per ogni addebito, HubSpot invierà all'acquirente una ricevuta via e-mail e le proprietà del record di abbonamento in HubSpot verranno aggiornate. È anche possibile attivare le e-mail di promemoria per avvisare l'acquirente 14 giorni prima del prossimo pagamento dell'abbonamento.
• HubSpot invia notifiche via e-mail agli amministratori dell'account quando il pagamento di un abbonamento viene effettuato o fallisce. È possibile disattivare queste notifiche nelle impostazioni di notifica.

Visualizza gli abbonamenti

È possibile visualizzare le sottoscrizioni dalla pagina dell'indice delle sottoscrizioni o dai record di contatto, azienda, accordo e pagamento associati a una sottoscrizione. È possibile controllare lo stato di un abbonamento, modificarlo o inviare all'acquirente un link per aggiornare il metodo di pagamento.

Visualizzare le sottoscrizioni nella pagina dell'indice delle sottoscrizioni

Utilizzate la pagina dell'indice degli abbonamenti per visualizzare tutti gli abbonamenti, creare e utilizzare le viste salvate per filtrare gli abbonamenti in base a criteri specifici.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.
• La pagina indice delle sottoscrizioni include due viste predefinite, a cui si può accedere facendo clic sulle schede Non pagato e Programmato sopra la tabella. Queste viste filtrano le sottoscrizioni in base alla proprietà Stato. Per saperne di più sugli stati degli abbonamenti.
• Usare i menu a discesa Stato e Prossima scadenza per filtrare rapidamente tutti gli abbonamenti in base a questi attributi. In alternativa, fare clic su Filtri avanzati per impostare altri criteri di filtro.
• Per salvare una vista per un uso futuro, fare clic sull'icona Salva in alto a destra della tabella.
• Per visualizzare i dettagli completi di un abbonamento o modificarlo, fare clic sul nome dell'abbonamento.

Per ulteriori informazioni sulla visualizzazione e sul filtraggio dei record, consultare la pagina dell'indice.

Visualizzare gli abbonamenti sui record CRM associati

Per visualizzare un abbonamento da uno dei record associati:

• Navigare nei record:
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• Fare clic sul nome del record associato all'abbonamento.
• Nella barra laterale destra, navigare nellascheda Abbonamenti per visualizzare lo stato dell'abbonamento e la data di inizio.

• Per ulteriori informazioni, passare il mouse sull'abbonamento e fare clic su Anteprima.

• Nel pannello di destra, esaminare i dettagli dell'abbonamento e modificarlo se necessario.

Stati dell'abbonamento

Qui di seguito, potete trovare maggiori informazioni sul significato di ogni abbonamento:

• Attivo: tutti i pagamenti programmati sono stati elaborati.
• Non pagato: il pagamento programmato per il ciclo di fatturazione corrente non è andato a buon fine. All'acquirente verrà inviata un'e-mail con la richiesta di aggiornare le informazioni di pagamento. Per saperne di più sulla gestione dei pagamenti di abbonamenti non riusciti.
• Annullato: l'abbonamento è stato annullato prima della scadenza. Agli acquirenti non verranno addebitati gli abbonamenti annullati.
• Scaduto: all 'acquirente è stato addebitato il costo del periodo di fatturazione iniziale e non sono previsti ulteriori addebiti. Agli acquirenti non verranno addebitati gli abbonamenti scaduti.
• Programmato: la fatturazione dell'abbonamento è stata posticipata per iniziare in futuro, come indicato nella proprietà Data di inizio.

Modifica di un abbonamento

Per aggiornare un abbonamento esistente, ad esempio le sue voci, la data di scadenza del prossimo pagamento, il metodo di pagamento e il contatto associato, consultare questo articolo.

Annullare un abbonamento

Se un acquirente chiede di annullare l'abbonamento, è possibile annullarlo attraverso il record dell'abbonamento in HubSpot. L'abbonamento verrà annullato immediatamente e al cliente non verrà più addebitato alcun costo. È possibile attendere l'annullamento fino alla fine del periodo di fatturazione, oppure annullare l'abbonamento ed emettere un rimborso per i giorni di servizio non utilizzati. Se si annulla un abbonamento con un pagamento bancario in attesa di addebito, ad esempio ACH, il pagamento in attesa non verrà automaticamente annullato e rimborsato, quindi sarà necessario emettere un rimborso anche per il pagamento in attesa.

Nota bene: se non si dispone di una politica di rimborso, si consiglia di annullare l'abbonamento prima della data di fatturazione.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Abbonamenti.

• Dalla pagina dell'indice degli abbonamenti, fare clic sul nome dell'abbonamento.
• In alto a destra del pannello, fare clic su Azioni, quindi selezionare Annulla abbonamento.
• Nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo Sono a conoscenza del fatto che al cliente non verranno addebitati nuovi costi .
• Fare clic su Annulla abbonamento.

Il cliente riceverà un'e-mail di annullamento dell'abbonamento.

Se l'abbonamento è stato annullato prima della fine del periodo di fatturazione, si può imparare a emettere un rimborso dalla dashboard dei pagamenti. È anche possibile creare un flusso di lavoro basato sull'abbonamento per inviare una notifica al team alla scadenza del prossimo pagamento del cliente, per ricordargli di annullare l'abbonamento.

Attivare le e-mail di promemoria dei pagamenti

È possibile inviare un'e-mail di sollecito di pagamento agli acquirenti 14 giorni prima della scadenza del pagamento dell'abbonamento successivo.

Nota bene: per gli abbonamenti che raccolgono pagamenti tramite addebito diretto SEPA, il prossimo promemoria di pagamento viene inviato automaticamente due giorni prima della data di fatturazione per motivi di conformità.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Pagamenti.
• Fare clic sulla scheda Notifiche.
• Fare clic per attivare il promemoria dei pagamenti imminenti .

• Fare clic su Salva.

In futuro, verrà inviato un promemoria via e-mail all'acquirente prima del suo prossimo pagamento. È anche possibile utilizzare i flussi di lavoro per inviare notifiche per il pagamento di un abbonamento imminente.

Utilizzo degli abbonamenti in altri strumenti di HubSpot

È possibile utilizzare i dati degli abbonamenti in altri strumenti di HubSpot, tra cui flussi di lavoro, elenchi e report.

• Create flussi di lavoro basati sulle sottoscrizioni per automatizzare le azioni in base alle informazioni sulle sottoscrizioni. Ad esempio, inviare una notifica interna al team quando lo stato di un abbonamento è scaduto o aggiornare automaticamente il proprietario dell'abbonamento. Per saperne di più sui trigger di iscrizione agli abbonamenti.
• Tracciate le entrate ricorrenti nello strumento di analisi degli abbonamenti o create un report personalizzato basato sui dati degli abbonamenti. Quando si crea un report personalizzato, assicurarsi di selezionare Abbonamenti come fonte dei dati, oppure l'oggetto singolo se si crea un report personalizzato a oggetto singolo.
  
• Segmentare i contatti o le aziende in elenchi basati sulle proprietà degli abbonamenti. Ad esempio, creare un elenco di contatti con una data di scadenza dell'abbonamento nota, quindi inviare un'e-mail all'elenco di contatti per incoraggiarli a rinnovare.