Hantera betalningar

När du har konfigurerat betalningsverktyget kan du börja samla in betalningar i HubSpot med hjälp av betalningslänkar eller offerter. När du samlar in en betalning via någon av dessa metoder lagras betalningsuppgifterna i en betalningspost. Du kan hantera dina insamlade betalningar i HubSpot genom att utfärda återbetalningar, skicka tillbaka kvitton och hämta rapporter om dina betalningar och utbetalningar.

För att hantera betalningar måste du vara en användare med superadministratörsbehörighet eller behörighet för Hantera betalningar och prenumerationer . Alla användare medåtkomst till Hantera betalningar och prenumerationer kan visa transaktions- och utbetalningshistorik, hämta betalnings- och utbetalningsrapporter, skicka om kvitton, avbryta prenumerationer och utfärda återbetalningar.

Lär dig hur du skapar en instrumentpanel för betalningsintäkter för att mäta dina betalningar.

Samla in betalningar

När en betalning har behandlats framgångsrikt med hjälp av en betalningslänk, ett citat som är anslutet till betalningsverktyget eller ett betalningsformulär, kommer följande att inträffa:

• Du kommer att få ett betalningsmeddelande. Om du inte vill få ett meddelande om en genomförd betalning kan du stänga av e-postmeddelanden för betalningar i inställningarna för meddelanden.

Observera: Vid återkommande betalningar får köparen ett kvitto varje gång de debiteras, men du får bara ett meddelande för den första betalningen. Du kan använda arbetsflöden för att skicka interna meddelanden för efterföljande betalningar.

• Köparen får en kopia av kvittot i sin e-postinkorg. Läs mer om köparens kassaupplevelse.
• En betalningspost kommer att skapas och associeras med den relevanta kontakt-, företags-, prenumerations- och affärsposten. Du kan också få tillgång till dina betalningsposter på indexsidan för betalningar.
• En kontaktpost skapas med den e-postadress som köparen angav på kassasidan, om det inte redan finns en post med den e-postadressen. Om din prenumeration innehåller marknadsföringskontakter kommer kontakten automatiskt att anges som en marknadsföringskontakt. Läs mer om hur du anger kontakter som icke-marknadsföringskontakter, inklusive hur du skapar ett arbetsflöde för att automatisera den processen.

Observera: Betalningsverktyget är avsett för standardbetalningar online och stöder inte insamling av känslig betalningsinformation från dina kunder muntligt eller per telefon. Om du har skickat in en betalning för en kunds räkning kan det leda till att betalningen kopplas till fel kontakt. Detta beror på att du har fyllt i ett HubSpot-formulär tidigare och skickar in betalningen med ett icke-privat webbläsarfönster, vilket leder till att HubSpot använder dina befintliga cookies för att associera betalningen. För att åtgärda felaktigt associerade betalningar navigerar du till betalningsposten och uppdaterar den associerade kontaktposten.

• En affärspost kommer att skapas i ditt HubSpot-konto och affärsbeloppet kommer att uppdateras till betalningssumman, inklusive eventuella tillämpade rabatter. För återkommande betalningar skapas inte en ny avtalspost varje gång återkommande betalningar behandlas, utan betalningarna visas i prenumerationsposten.

• När en köpare köper återkommande poster med hjälp av antingen en betalningslänk eller en offert som är ansluten till betalningsverktyget:
  • HubSpot skapar en prenumerationspost när återkommande poster har samma betalningsfrekvens och löptid. Om en köpare till exempel köper två månadsabonnemang med en löptid på ett år grupperar HubSpot båda de återkommande posterna i samma abonnemangspost. Prenumerationen kommer att associeras med kontakt- och affärsposten.
  • HubSpot skapar separata prenumerationsposter när återkommande poster har olika betalningsfrekvens eller löptid. Om en köpare till exempel köper en månads- och en årsabonnemang med en löptid på ett år skapar HubSpot två abonnemangsposter. Prenumerationerna kommer att associeras med kontakt- och affärsposterna.
  • Köparen kommer att debiteras varje faktureringscykel enligt de villkor som anges i offerten eller betalningslänken, och de kommer att meddelas varje gång de debiteras. Du kan också aktivera påminnelsemejl för att meddela köparen 14 dagar före nästa prenumerationsbetalning. De associerade prenumerationsegenskaperna kommer också att uppdateras i HubSpot. Läs mer om hur du hanterar prenumerationer.
• När betalningsaktiviteter sker, t.ex. när en betalning lämnas in eller återbetalas, kommer aktiviteterna automatiskt att visas i betalningens tillhörande kontakt-, affärs- och företagsregister.

Ta emot utbetalningar

Utbetalningar är de pengar som sätts in på ditt bankkonto från dina insamlade betalningar varje dag, minus eventuella avgifter, återbetalningar eller återkrav.

HubSpot kommer att skicka ett e-postmeddelande om daglig utbetalning som innehåller den totala utbetalningen. Du kan förvänta dig att pengar från utbetalningar sätts in på ditt bankkonto inom två arbetsdagar för kortbetalningar och inom tre arbetsdagar för ACH-betalningar.

Om det finns dagar då den dagliga utbetalningen är mindre än de återbetalningar eller återkrav som har behandlats den dagen kommer HubSpot att debitera ditt bankkonto för att täcka skillnaden. Under dessa dagar får du ett utbetalningsmejl från HubSpot som innehåller det belopp som debiterats från ditt konto.

Läs mer om automatisk debitering och pausade utbetalningar i dokumentationen från Stripe, HubSpot-partner för hantering av betalningar.

Ladda ner betalningsrapporter

Du kan ladda ner rapporter som innehåller information om din betalning eller utbetalning samt en rapport om avstämning av betalningar.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Betalningar.
• Klicka på Gå till utbetalningar och rapporter uppe till höger.
• På fliken Utbetalningar kan du se din utbetalningshistorik, inklusive enskilda betalningar och deras status. Om du vill se mer information om en utbetalning klickar du påutbetalningsdatumet och visar sedan informationen i den högra sidofältet.
• Om du vill hämta en rapport om kontots betalningar eller utbetalningar klickar du på Hämta rapporter uppe till höger och väljer sedan en av följande rapporttyper:
  • Betalningsavstämning: Visa en lista över utbetalningar med specificerade betalningsuppgifter. Rapporten innehåller de transaktioner som ingår i varje utbetalning, t.ex. betalningar, återbetalningar och avgifter, i fallande ordning.
  • Betalningsuppgifter: Visa alla kundtransaktioner, till exempel engångsbetalningar och återkommande betalningar, återbetalningar, transaktionsavgifter och tvister.
  • Utbetalningsuppgifter: Visa alla kundbetalningar som ingår i din dagliga utbetalningssumma.
• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat , väljer ett format och klickar sedan på Exportera.

Visa betalningsuppgifter

När du samlar in en betalning i HubSpot lagras betalningsuppgifterna i en betalningspost på sidan Betalningsindex.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Betalningar.
• Dina betalningsuppgifter visas i tabellen på indexsidan. I kolumnen Status visas betalningsstatusen:
  • Bearbetning: Det kan ta två till tre dagar att debitera en köpares bankkonto för en betalning som gjorts via ACH, och under denna tid visas statusen Bearbetning. När betalningen har behandlats ändras statusen antingen till Godkänd eller Misslyckad.
  • Lyckad: betalningen har framgångsrikt tagits ut från köparen.
  • Misslyckat: Köparens betalningsmetod debiterades inte framgångsrikt. Den här statusen gäller endast betalningar som görs via ACH eller prenumerationsbetalningar.
  • Delvis återbetalad: Betalningen återbetalades för ett belopp som är lägre än vad köparen ursprungligen betalade.
  • Återbetald : Det totala beloppet för den ursprungliga betalningen återbetalades.
  • Bearbetar återbetalning: En begäran om återbetalning har lämnats in. Återbetalningar för betalningar som gjorts via ACH kan ta fem till tio arbetsdagar att behandla.

• Använd filtren högst upp för att dela in dina betalningsuppgifter efter egenskaper som status, betalningsmetod eller belopp. Läs mer om att visa och filtrera poster på indexsidan.
• Klicka på betalningsbeloppet i kolumnen Bruttobelopp.
• Betalningsposten öppnas i den högra panelen. Den innehåller en sammanfattning av betalningsbeloppet, betalningsdatum, kund och betalningsmetod.
• Registret innehåller också olika avsnitt för betalningshistorik, poster, abonnemang och registerassociationer. Om du vill krympa eller expandera ett avsnitt klickar du på avsnittets namn .
  
  

  

• Om det redan finns en koppling kan du visa detaljerna för den associerade posten genom att hålla muspekaren över den associerade posten och klicka på Förhandsgranska. Eller klicka på rullgardinsmenyn Mer och välj Redigera associationsetiketter eller Ta bort association.

• Du kan också redigera kopplingarna om det behövs. Om du vill koppla betalningen till en befintlig kontakt-, företags- eller affärspost klickar du på Lägg till vid sidan av avsnittet för relevant posttyp.

Observera att om du gör ändringar i befintliga föreningar kommer den gamla föreningen att ersättas med den uppdaterade föreningen. Du kan bara associera en prenumerings-, kontakt-, affärs- och företagspost med en betalningspost, men en kontakt-, företags-, affärs- eller prenumerationspost kan ha flera associerade betalningsposter.

Utfärda återbetalningar eller skicka kvitton

Du kan utfärda en återbetalning eller skicka ett nytt kvitto till köparen från indexsidan för betalningar. Betalningen måste ha behandlats framgångsrikt innan du kan utfärda återbetalningen.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Betalningar.
• Klicka på betalningsbeloppet. Betalningsposten öppnas i den högra panelen.
• Om du vill göra en återbetalning klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Återbetalning. En återbetalning påverkar inte den aktiva prenumerationen och faktureringen fortsätter som planerat.

• • I dialogrutan anger du återbetalningsbeloppet, klickar sedan på rullgardinsmenyn Anledning och väljer en anledning till återbetalningen.
  • Klicka på Återbetalning. HubSpot drar av det ursprungliga transaktionsbeloppet från dina framtida utbetalningar eller debiterar det från ditt bankkonto. Tänk på att det kan ta 5-10 arbetsdagar innan återbetalningen visas på kundens utdrag.
• Om du vill skicka ett kvitto till kunden igen klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Skicka kvitto.
  • I dialogrutan visas kundens e-postadress som standard. Om du vill ändra eller lägga till en annan mottagare anger du en annan e-postadress i fältet E-postadress .
  • Klicka på Skicka.
• Om du vill hämta en kopia av ett tillstånd för en ACH-transaktionklickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Hämta kopia av tillstånd. Du kommer att få ett e-postmeddelande med uppgifter om ACH-auktorisationen i e-postmeddelandet.

• Klicka på Stäng för att återgå till indexsidan för betalningar.

Du kan använda filtren på indexsidan för att dela in dina betalningar i anpassade vyer. Du kan till exempel skapa en vy för återbetalda betalningar, betalningar som gjorts via ACH eller misslyckade betalningar.

Anpassa kvitton

Du kan anpassa utseendet på kvitton i kontots varumärkesinställningar:

Observera att alla ändringar som du gör i företagets namn, logotyp eller färger i inställningarna för varumärkesprofilering på ditt konto kommer att gälla för alla betalningslänkar, oavsett vilken användare som skapade länken. De här ändringarna kommer också att gälla för alla verktyg som använder standardvarumärket, inklusive schemaläggningssidor, försäljningsdokument, offerter och chattflöden.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• I den vänstra sidofältets meny väljer du Kontostandardinställningar.
  • Om du vill uppdatera det företagsnamn som visas på kvittot anger du ditt företagsnamn i fältet Företagsinformation.
  • Om du vill uppdatera logotypen och färgerna som visas på kassasidan klickar du på fliken Branding och lär dig sedan hur du laddar upp en ny logotyp eller väljer en ny primärfärg.
• Klicka på Spara.

Läs mer om hur du rapporterar om dina betalningar med hjälp av rapporter om enskilda objekt och anpassade rapporter.

Använd betalningar i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda betalningsuppgifter i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och listor.

• Skapa ett betalningsbaserat arbetsflöde för att automatiskt skicka ett välkomstmeddelande till köparna så snart en betalning har gjorts, eller skapa betalda fakturor med hjälp av arbetsflödesåtgärder i QuickBooks. Till exempel:
  • Användegenskapen Källa eller Käll-ID för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning görs med en betalningslänk eller en specifik länk.
    
    
    
  • Använd egenskapen Status för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning har misslyckats.
    
    
• Skapa en lista över kontakter som betalat med kreditkort eller en lista över kontakter som köpt en produkt eller tjänst med en specifik betalningslänk.