Hantera betalningar

När du har ställt in HubSpot-betalningar (HubSpots inbyggda betalningsbehandlingsalternativ) eller anslutit ditt Stripe-konto för betalningsbehandling kan du börja samla in betalningar i HubSpot med hjälp av fakturor, betalningslänkar och offerter direkt i din enhetliga kundplattform. Det är också möjligt att registrera manuella betalningar på fakturor utan att behöva ansluta en betalningsbehandlare, medan integrationer, till exempel QuickBooks Online, också kommer att registrera betalningar där så är tillämpligt.

När du tar emot en betalning genom någon av dessa metoder lagras betalningsuppgifterna i ett betalningsregister. Du kan hantera dina insamlade betalningar i HubSpot genom att utfärda återbetalningar, skicka kvitton på nytt och ladda ner rapporter om dina betalningar och utbetalningar.

Om du vill hantera betalningar måste du vara en användare med behörighet Superadmin eller Hantera betalningar och prenumerationer . Alla användare med åtkomst till Hantera betalningar och Prenumerationer kan se transaktions- och utbetalningshistorik, ladda ner rapporter om betalningar och utbetalningar, skicka om kvitton, säga upp prenumerationer och utfärda återbetalningar.

För att mäta hur väl dina betalningar fungerar kan du lära dig hur du skapar en instrumentpanel för intäkter från betalningar.

Inkassering av betalningar

När en betalning behandlas kommer följande att ske:

• Du kommer att få ett meddelande om betalning. Om du inte vill få ett meddelande om en genomförd betalning kan du stänga av e-postmeddelanden om betalningar i dina inställningar för meddelanden.

Observera: för återkommande betalningar får köparen ett kvitto varje gång de debiteras, men du får bara ett meddelande för den första betalningen som görs. Du kan använda arbetsflöden för att skicka interna meddelanden för efterföljande betalningar.

• Köparen kommer att få en kopia av sitt kvitto i sin e-postinkorg. Kvittot kommer att visas på det språk som angetts i egenskapen Preferred language för köparen. Läs mer om köparens upplevelse av utcheckningen.

Observera: meddelanden och kvitton skickas endast för betalningar som samlas in via HubSpot-betalningar eller Stripe-betalningsbehandling, inte andra integrationskällor, till exempel QuickBooks Online.

• Om betalningen gjordes mot en faktura bifogas fakturan som en PDF-fil till betalningskvittot.
• Om inställningen för att skapa fakturor är aktiverad i inställningarna skapas en faktura på ditt konto för betalningar på betalningslänkar, offerter eller prenumerationer som samlar in återkommande betalningar, och köparen får en kopia av kvittot i sin inkorg, med fakturan bifogad som en PDF.
• Ett Betalningsregister kommer att skapas och associeras med relevant kontakt, företag, Prenumeration, Fakturapost och Affärsregister. Du kan också komma åt dina betalningsregister på sidan med betalningsindex.
• Ett kontaktregister skapas med hjälp av den e-postadress som köparen angav på Kassasidan, om det inte redan finns ett register med den e-postadressen.
  • Om din Prenumeration inkluderar kontakter för marknadsföring kommer nya kontakter automatiskt att ställas in som kontakter för marknadsföring. Du kan skapa ett arbetsflöde för att ange befintliga kontakter som kontakter för marknadsföring vid betalning.
  • Om du inte vill att kontakter som gör betalningar ska anges som marknadsföringskontakter kan du lära dig hur du anger kontakter som kontakt ej för marknadsföring, inklusive att skapa ett arbetsflöde för att automatisera den processen.

  Observera: verktyget för betalningar är avsett att användas för vanliga onlinebetalningar och stöder inte insamling av känslig betalningsinformation från dina köpare muntligen eller via telefon. Om du har skickat en betalning på uppdrag av en köpare kan det leda till att betalningen associeras med fel kontakt. Detta beror på att du har fyllt i ett Hubspot-formulär tidigare och skickar in betalningen med ett icke-privat bläddringsfönster, vilket resulterar i att HubSpot använder dina befintliga kakor för att associera betalningen. För att åtgärda felaktigt associerade betalningar, navigera till betalningsregistret och uppdatera det associerade kontaktregistret.

• Ett Affärsregister kommer att skapas i ditt HubSpot-konto och Affärssumman kommer att uppdateras till betalningssumman, inklusive eventuella tillämpade rabatter. För återkommande betalningar skapas inte ett nytt Affärsregister varje gång återkommande betalningar behandlas, utan dessa betalningar kommer att visas på Prenumerationsposten.
• När en köpare köper återkommande radobjekt med hjälp av en betalningslänk eller offert:
  • HubSpot kommer att skapa en Prenumerationspost när återkommande radobjekt har samma betalningsfrekvens och löptid. Om en köpare till exempel köper två månadsabonnemang med en löptid på ett år, kommer HubSpot att gruppera båda återkommande radobjekt i samma Prenumerationspost. Prenumerationen kommer att associeras med kontaktregistret och Affärsregistret.
  • HubSpot kommer att skapa separata Prenumerationsposter när återkommande radobjekt har olika betalningsfrekvenser eller terminslängder. Om en köpare till exempel köper en månads- och en årsabonnemang med en löptid på ett år kommer HubSpot att skapa två Prenumerationsposter. Prenumerationerna kommer att associeras med kontaktregistret och affärsregistret.
  • Köparen debiteras varje faktureringscykel enligt de villkor som anges i offerten eller betalningslänken, och de kommer att meddelas varje gång de debiteras. Du kan också aktivera påminnelsemail för att meddela köparen 14 dagar före nästa betalning av prenumerationen. De associerade egenskaperna för prenumerationen kommer också att uppdateras i HubSpot. Läs mer om hur du hanterar prenumerationer.
  • En faktura kommer att skapas för varje återkommande betalning, om inställningen att skapa fakturor är aktiverad i inställningarna.
• När betalningsaktiviteter inträffar, till exempel att en betalning skickas eller återbetalas, visas aktiviteterna automatiskt i betalningens associerade kontaktregister, Affärsregister och Företagsregister.

Ta emot utbetalningar

Utbetalningar är de medel som sätts in på ditt konto från dina samlade betalningar varje dag, minus eventuella avgifter, återbetalningar eller chargebacks. Om du använder HubSpot-betalningar kan du se utbetalningar i HubSpot. Om du har anslutit Stripe som ett alternativ för betalningsbehandling kommer information om utbetalningar inte att visas på ditt HubSpot-konto, och istället måste du ladda ner och hantera betalningsrapporter i Stripe.

HubSpot kommer att skicka ett dagligt e-postmeddelande om utbetalning som innehåller den totala utbetalningen. Du kan förvänta dig att medel från utbetalningar sätts in på ditt konto inom två arbetsdagar för betalningar med kort och inom tre arbetsdagar för ACH-betalningar med autogiro.

Om det finns dagar då den dagliga utbetalningen är mindre än de återbetalningar eller chargebacks som behandlats den dagen kommer HubSpot att debitera ditt konto för att täcka skillnaden. På dessa dagar kommer du att få ett e-postmeddelande om utbetalning från HubSpot som innehåller summan som debiterats från ditt konto.

Läs mer om automatisk debitering och pausade utbetalningar i Stripes dokumentation, HubSpots partner för behandling av betalningar.

Ladda ner rapporter om betalningar

Observera: om du har anslutit Stripe som betalningsbehandlare kommer fliken Utbetalningar inte att visas på ditt HubSpot-konto. Istället måste du ladda ner och hantera rapporter om betalningar i Stripe.

Du kan ladda ner rapporter som innehåller information om din betalning eller utbetalning, samt en avstämningsrapport för betalningen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Konton för Betalningar i den vänstra sidomenyn.
3. På fliken Utbetalningar kan du se din utbetalningshistorik, inklusive enskilda betalningar och deras status. Om du vill visa mer information om en utbetalning klickar du påutbetalningsdatumet och visar sedan detaljerna i höger sidofält.
4. Om du vill hämta en rapport om ditt kontos betalningar eller utbetalningar klickar du på Hämta rapporter uppe till höger och väljer sedan en av följande typer av rapporter:
   • Avstämning av betalningar: visa en lista över utbetalningar med specificerad information om betalningen. Rapporten innehåller de transaktioner som ingår i varje utbetalning, t.ex. betalningar, återbetalningar och avgifter, i fallande ordning.
   • Information om betalning: se alla transaktioner som köparen har gjort, t.ex. engångsbetalningar och återkommande betalningar, återbetalningar, transaktionsavgifter och tvister.
   • Detaljer om utbetalningar: se alla betalningar från köpare som ingår i din dagliga utbetalning.
5. I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer ett format och klickar sedan på Export.

Visa och exportera betalningsregister

När du tar emot en betalning i HubSpot lagras betalningsuppgifterna i ett betalningsregister på sidan för betalningsindex.

Observera: Om det inte finns några betalningsregister (t.ex. inga genomförda transaktioner) kommer du att omdirigeras till inställningarna för betalningar för att slutföra dina betalningsinställningar när du navigerar till sidan med betalningsindex.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Dina betalningsregister kommer att visas i tabellen på indexsidan. I kolumnen Status kan du se status för betalningen:
   • Behandling: Betalningens behandlingstid beror på vilken betalningsmetod som används. När betalningen har behandlats ändras statusen antingen till Lyckades eller Misslyckades. Läs mer om handläggningstider.
   • Lyckades: betalningen togs framgångsrikt emot från köparen.
   • Misslyckades: köparens betalningsmetod debiterades inte framgångsrikt. Denna status gäller endast betalningar som görs via bankdebitering, t.ex. ACH eller Prenumeration.
   • Delvis återbetalad: betalningen återbetalades med en summa som är lägre än vad köparen ursprungligen betalade.
   • Refunded: summan av den ursprungliga betalningen återbetalades.
   • Processing refund: en begäran om återbetalning har lämnats in. Återbetalningar för betalningar som gjorts via bankdebitering, t.ex. ACH, kan ta fem till tio arbetsdagar att behandla.

   

3. Använd filtren längst upp för att segmentera dina betalningsregister efter egenskaper som status, betalningsmetod eller summa. Läs mer om hur du visar och filtrerar register på indexsidan.
4. Klicka på Export uppe till höger för att exportera betalningsregistren.
   • Ange ett namn för din export.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka på Customize om du vill anpassa vilka egenskaper och Associations som ska ingå i exporten.
   • Klicka på Export.
   • Exporten av betalningar innehåller Post-ID, Brutto summa, Betalningsdatum, Status, Kund, Betalningsmetod, Tillhörande Prenumeration, Total skatt och Tillhörande Prenumerations ID.
5. Klicka på summan för betalningen i kolumnen Bruttobelopp .
6. Betalningsregistret kommer att öppnas i den högra panelen. Den innehåller en sammanfattning av summan för betalningen, betalningsdatum, köpare och betalningsmetod.
7. Registret innehåller också olika avsnitt för betalningshistorik, radobjekt, prenumerationer och associationer till register. Klicka på namnet på ett avsnitt för att fälla in eller expandera det.

   
   

   • Om du använder Stripe som betalningsbehandlingsalternativ och säljer i flera valutor visas de relaterade avgifterna tillsammans med den mottagna nettosumman i din avräkningsvaluta, när den skiljer sig från betalningsvalutan. Om till exempel ditt anslutna bankkonto i Stripe är i amerikanska dollar, men du samlar in en betalning i euro, ser du både bruttobeloppet, avgifterna och nettobeloppet i euro, men avgifterna och nettobeloppet visas också i amerikanska dollar. FX-räntan tillämpas av Stripe.

   

8. Om det redan finns en association kan du visa detaljerna för det associerade registret genom att hålla muspekaren över det associerade registret och klicka på Förhandsgranska. Du kan också klicka på rullgardinsmenyn Mer och välja Redigera Associationsetiketter eller Ta bort association .

   
   

9. Du kan också redigera associationerna om det behövs. Om du vill associera betalningen med ett befintligt kontaktregister, företagsregister eller Affärsregister klickar du på Lägg till bredvid avsnittet för relevant registertyp.

Observera: om du gör ändringar i befintliga Associations kommer den gamla Associationen att ersättas med den uppdaterade Associationen. Du kan bara associera ett abonnemangs-, kontakt-, affärs- och Företagsregister med ett Betalningsregister, men ett kontakt-, företags-, affärs- eller Prenumerationspost kan ha flera associerade Betalningsregister.

Utfärda återbetalningar eller skicka kvitton

Du kan utfärda en återbetalning eller skicka ett kvitto till köparen från indexsidan för betalningar. Betalningen måste ha behandlats framgångsrikt innan du kan utfärda återbetalningen.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på summan för betalningen. Betalningsregistret kommer att öppnas i den högra panelen.
3. Om du vill göra en återbetalning klickar du på Åtgärder och väljer sedan Återbetalning. En återbetalning påverkar inte den aktiva prenumerationen och faktureringen fortsätter som schemalagd.
   
   

   

   • I dialogrutan anger du summan för återbetalningen och klickar sedan på rullgardinsmenyn Orsak och väljer en orsak till återbetalningen.
   • Klicka på Återbetalning. HubSpot kommer att dra av den ursprungliga transaktionens summa från dina framtida utbetalningar eller debitera det från ditt konto. Tänk på att det kan ta 5-10 arbetsdagar innan återbetalningen syns på köparens kontoutdrag.

4. Om du vill skicka ett kvitto till köparen klickar du på Åtgärder och väljer sedan Skicka kvitto.
5. I dialogrutan visas köparens e-postadress som standard. Om du vill ändra eller lägga till en annan mottagare anger du en annan e-postadress i fältet E-postadress.
6. Klicka på Skicka.
7. Om du vill hämta en kopia av en auktorisation för en bankdebiteringstransaktion, t.ex. ACH-direktdebitering, klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Hämta kopia av auktorisation. Du kommer att få ett e-postmeddelande med auktoritetsuppgifterna inkluderade i e-postmeddelandets brödtext.
   
   

   

8. Klicka på Stäng för att återgå till indexsidan för betalningar.

Du kan använda filtren på indexsidan för att segmentera dina betalningar i anpassade vyer. Du kan t.ex. skapa en vy över återbetalda betalningar, betalningar som gjorts med en viss betalningsmetod (t.ex. ACH autogiro) eller misslyckade betalningar.

Anpassa kvitton

Du kan anpassa utseendet på kvitton i ditt kontos inställningar för varumärkesprofilering, inklusive företagets namn, logotyp och det färgade fältet högst upp i e-postmeddelandet.

Observera att alla ändringar som du gör av företagets namn, logotyp eller färger i inställningarna för varumärkesprofilering på ditt konto kommer att gälla för alla Betalningslänkar, oavsett vilken användare som skapade länken. Dessa ändringar kommer också att gälla för alla verktyg som använder standardvarumärkesprofileringen, inklusive schemaläggningssidor, försäljningsdokument, offerter och chattflöden.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I den vänstra sidomenyn väljer du Standardinställningar för konto.
   • Om du vill uppdatera företagsnamnet som visas på kvittot anger du ditt företagsnamn i fältet Information om företag.
   • Om du vill uppdatera logotypen och färgerna klickar du på fliken Varumärkesprofilering och lär dig sedan hur du laddar upp en ny logotyp eller väljer en ny primärfärg.
3. Klicka på Spara.

Läs mer om hur du rapporterar dina betalningar med hjälp av rapporter för enskilda objekt och anpassade objekt .

Tvistiga betalningar

Om några betalningar bestrids av köpare kan du spåra tvisterna från början till slut och vidta åtgärder mot tvisterna i Hubspot. Läs mer om tvistlösningsprocessen i vår FAQ om chargeback och bankretur.

Hur du informeras om tvister

• Du får ett meddelande via e-post när en tvist har inletts, vunnits eller förlorats. Dessa kan stängas av i dina inställningar för meddelanden om betalningar. Klicka på Motarbeta tvist för att starta ett svar på en tvist.

• Tviststatusen kommer att visas på betalningsregistret.
• Du kan vidta åtgärder för öppna tvister som har statusen Tvistig (åtgärd krävs).
• Du kan spåra tvister via Betalningsregistret.
• Egenskaperna för tvister kan användas för att få mer information om en viss tvist.

Visa en lista över betalningar med omtvistade statusar

Tviststatus för en betalning kan vara:

• Disputed (action required): tvisten har inletts och måste bemötas eller accepteras.
• Disputed (awaiting decision): tvisten har bemötts och inväntar bankens beslut.
• Tvistig (vann): banken dömde till handlarens fördel.
• Disputed (förlorad): banken dömde till kortinnehavarens fördel.

För att visa betalningar med tvistiga statusar:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på fliken Tvister .
3. De omtvistade betalningarna kommer att visas.
   
   

   

   De kolumner som visas är:

   • Summa brutto.
   • Datum för betalning.
   • Associated contact of the payment.
   • Metod för betalning (t.ex. kort, ACH).
   • Status.
   • Datum för när tvisten uppstod.
   • Orsak till tvisten (t.ex. bedrägeri, produkten inte mottagen).
   • Tvistens summa.
   • Tidsfrist för tvisten.
   • Datum för stängning av tvisten.
4. Om du vill filtrera en annan vy klickar du på Status längst upp till vänster, väljer en eller flera av tviststatusarna och sparar vyn.

   
   

5. Om du vill se detaljer om tvisten klickar du på bruttosumman för en betalning.
6. I den högra panelen kan du se information om tvisten under Tvisteinformation.
   
   

Svara på tvister

Du kan svara på tvister med statusen Tvistad (åtgärd krävs) från betalningens indexsida och ladda upp bevis direkt från betalningen. Att svara på en tvist:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på fliken Tvister .
3. Klicka på bruttosumman för den omtvistade betalningen.
4.  I den högra panelen, under Dispute details:
   • Klicka på Motarbeta tvist för att motarbeta tvisten.
     • Svara på frågorna om tvisten och klicka sedan på Nästa.
     • Fyll i eventuella ytterligare uppgifter och klicka sedan på Nästa.
     • Ladda upp dina bevis, ange eventuell ytterligare information och klicka på Granskning.
     • Tvisten kommer då att flyttas till statusen Disputed (i väntan på beslut).  
     • Du kan spåra tvisten i betalningsregistret.
   • Klicka på Acceptera tvist för att acceptera och stänga tvisten.
     
     

Spårning av tvister

Spårning av aktivitet och tidslinje för tvisten från betalningsregistret.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på fliken Tvister .
3. Klicka på bruttosumman för den omtvistade betalningen.
4. Tvistinformationen och tidslinjen för betalning kommer att uppdateras med tvistens status under hela processen.
   
   

   

Tvister om egenskaper

Egenskaperna för tvisten kan läggas till som kolumner på indexsidan för betalningar och användas i andra HubSpot-verktyg som listor, rapporter och arbetsflöden. Egenskaperna för tvisten är:

• Tvistens skapandedatum: det datum då tvisten skapades.
• Tvistens summa: den summa som tvisten gällde.
• Tvistens tidsfrist: tidsfristen för ett beslut om tvist.
• Orsak till tvisten: orsaken till tvisten.

Använd betalningar i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda uppgifter om betalningar i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och listor.

1. Skapa ett betalningsbaserat arbetsflöde för att automatiskt skicka ett välkomstmeddelande till köpare så snart en lyckad betalning har gjorts, eller skapa betalda fakturor med hjälp av QuickBooks arbetsflödesåtgärder. Till exempel:
   • Användegenskapen Källa eller Käll-ID för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning görs med en betalningslänk eller en specifik betalningslänk.
     
     
   • Använd egenskapen Status för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning har misslyckats.
     
     
2. Skapa ett segment med kontakter som har gjort betalningar med kreditkort eller en lista med kontakter som har köpt en produkt eller tjänst med en viss betalningslänk.