Hantera betalningar

När du har konfigurerat betalningsverktyget eller anslutit ditt Stripe-konto för betalningshantering kan du börja samla in betalningar i HubSpot med hjälp av fakturor, betalningslänkar och offerter. Det är också möjligt att registrera manuella betalningar på fakturor utan att behöva ansluta en betalningsbehandlare.

När du samlar in en betalning via någon av dessa metoder lagras betalningsuppgifterna i en betalningspost. Du kan hantera dina insamlade betalningar i HubSpot genom att utfärda återbetalningar, skicka kvitton på nytt och ladda ner rapporter om dina betalningar och utbetalningar.

För att hantera betalningar måste du vara en användare med behörigheten Super Admin eller Hantera betalningar och prenumerationer . Alla användare med åtkomst till Hantera betalningar och prenumerationer kan visa transaktions- och utbetalningshistorik, ladda ner betalnings- och utbetalningsrapporter, skicka om kvitton, säga upp prenumerationer och utfärda återbetalningar.

Lär dig hur du skapar en instrumentpanel för betalningsintäkter för att mäta resultatet av dina betalningar.

Samla in betalningar

När en betalning har behandlats framgångsrikt kommer följande att inträffa:

• Du kommer att få ett meddelande om betalningen. Om du inte vill få ett meddelande om en genomförd betalning kan du stänga av e-postmeddelanden för betalningar i dina aviseringsinställningar.

Observera: Vid återkommande betalningar får köparen ett kvitto varje gång de debiteras, men du får bara en avisering för den första betalningen. Du kan använda arbetsflöden för att skicka interna aviseringar för efterföljande betalningar.

• Köparen får en kopia av sitt kvitto i sin e-postinkorg. Läs mer om köparens upplevelse i kassan.
• En betalningspost skapas och kopplas till relevant kontakt, företag, prenumeration, faktura och affärspost. Du kan också komma åt dina betalningsposter på indexsidan för betalningar.
• En kontaktpost skapas med den e-postadress som köparen angav på utcheckningssidan, om det inte redan finns en post med den e-postadressen. Om din prenumeration innehåller marknadsföringskontakter kommer kontakten automatiskt att ställas in som en marknadsföringskontakt. Läs om hur du ställer in kontakter som icke-marknadsföring, inklusive att skapa ett arbetsflöde för att automatisera den processen.

Observera: Betalningsverktyget är avsett att användas för vanliga betalningstransaktioner online och stöder inte insamling av känslig betalningsinformation från dina kunder muntligen eller via telefon. Om du har skickat en betalning på uppdrag av en kund kan det leda till att betalningen associeras med fel kontakt. Detta beror på att du har fyllt i ett HubSpot-formulär tidigare och skickar in betalningen med ett icke-privat webbläsarfönster, vilket resulterar i att HubSpot använder dina befintliga cookies för att associera betalningen. För att åtgärda felaktigt associerade betalningar, navigera till betalningsposten och uppdatera den associerade kontaktposten.

• En avtalspost skapas i ditt HubSpot-konto och avtalsbeloppet uppdateras till betalningssumman, inklusive eventuella rabatter. För återkommande betalningar skapas inte en ny avtalspost varje gång återkommande betalningar behandlas, utan dessa betalningar kommer att visas på prenumerationsposten.

• När en köpare köper återkommande poster med hjälp av en betalningslänk eller offert:
  • HubSpot skapar en prenumerationspost när återkommande poster har samma betalningsfrekvens och löptid. Om en köpare till exempel köper två månadsabonnemang med en löptid på ett år, kommer HubSpot att gruppera båda återkommande posterna i samma abonnemangspost. Prenumerationen kommer att associeras med kontakt- och affärsposten.
  • HubSpot skapar separata prenumerationsposter när återkommande poster har olika betalningsfrekvenser eller löptider. Om en köpare till exempel köper en månads- och en årsabonnemang med en löptid på ett år kommer HubSpot att skapa två abonnemangsposter. Prenumerationerna kommer att associeras med kontakt- och affärsposten.
  • Köparen debiteras varje faktureringscykel enligt de villkor som anges i offerten eller betalningslänken, och de kommer att meddelas varje gång de debiteras. Du kan också aktivera påminnelsemeddelanden för att meddela köparen 14 dagar före nästa prenumerationsbetalning. De associerade prenumerationsegenskaperna kommer också att uppdateras i HubSpot. Läs mer om hur du hanterar prenumerationer.
• När betalningsaktiviteter inträffar, t.ex. när en betalning skickas in eller återbetalas, visas aktiviteterna automatiskt i betalningens tillhörande kontakt-, affärs- och företagsregister.

Ta emot utbetalningar

Utbetalningar är de pengar som sätts in på ditt bankkonto från dina insamlade betalningar varje dag, minus eventuella avgifter, återbetalningar eller chargebacks. Om du använder HubSpot-betalningshantering kan du se utbetalningar i HubSpot. Om du har anslutit Stripe som betalningsbehandlare visas inteutbetalningsinformation i ditt HubSpot-konto, utandu måste istället ladda ner och hantera betalningsrapporter i Stripe.

HubSpot skickar ett dagligt e-postmeddelande om utbetalning som innehåller den totala utbetalningen. Du kan förvänta dig att pengar från utbetalningar sätts in på ditt bankkonto inom två arbetsdagar för kortbetalningar och inom tre arbetsdagar för ACH-betalningar.

Om det finns dagar då den dagliga utbetalningssumman är mindre än de återbetalningar eller chargebacks som behandlas den dagen, kommer HubSpot att debitera ditt bankkonto för att täcka skillnaden. På dessa dagar får du ett utbetalningsmejl från HubSpot som innehåller det belopp som debiterats från ditt konto.

Läs mer om automatisk debitering och pausade utbetalningar i dokumentationen från Stripe, HubSpots partner för hantering av betalningar.

Ladda ner betalningsrapporter

Observera: Om du har anslutit Stripe som betalningsbehandlare kommer fliken Utbetalningar inte att visas i ditt HubSpot-konto . Istället måste du ladda ner och hantera betalningsrapporter i Stripe.

Du kan ladda ner rapporter som innehåller uppgifter om din betalning eller utbetalning, samt en avstämningsrapport för betalningar.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I menyn på vänster sida navigerar du till Betalningar.
• På fliken Utbetalningar kan du se din utbetalningshistorik, inklusive enskilda betalningar och deras status. Om du vill visa mer information om en utbetalning klickar du påutbetalningsdatumet och visar sedan detaljerna i det högra sidofältet.
• Om du vill ladda ner en rapport över ditt kontos betalningar eller utbetalningar klickar du på Ladda ner rapporter längst upp till höger och väljer sedan en av följande rapporttyper:
  • Avstämning av betalningar: visa en lista över utbetalningar med specificerad betalningsinformation. Rapporten innehåller de transaktioner som ingår i varje utbetalning, t.ex. betalningar, återbetalningar och avgifter, i fallande ordning.
  • Betalningsuppgifter: visa alla kundtransaktioner, t.ex. engångs- och återkommande betalningar, återbetalningar, transaktionsavgifter och tvister.
  • Utbetalningsinformation: visa alla kundbetalningar som ingår i din dagliga utbetalningssumma.
• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer ett format och klickar sedan på Exportera.

Visa betalningshistorik

När du samlar in en betalning i HubSpot lagras betalningsuppgifterna i en betalningspost på indexsidan för betalningar.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
• Dina betalningsposter visas i tabellen på indexsidan. I kolumnen Status kan du se betalningsstatus:
  • Bearbetning: Bearbetningstiden för betalningen beror på vilken betalningsmetod som används. När betalningen har behandlats ändras statusen antingen till Lyckades eller Misslyckades. Läs mer om behandlingstider.

• • Lyckades: betalningen har tagits emot från köparen.
  • Misslyckades: köparens betalningsmetod debiterades inte framgångsrikt. Denna status gäller endast betalningar som görs via banköverföring eller prenumerationsbetalningar.
  • Delvis återbetald: betalningen återbetalades till ett belopp som var lägre än vad köparen ursprungligen betalade.
  • Återbetalat: det totala beloppet för den ursprungliga betalningen återbetalades.
  • Bearbetar återbetalning: en begäran om återbetalning har skickats in. Återbetalningar för betalningar som gjorts via banköverföring, t.ex. ACH, kan ta fem till tio arbetsdagar att behandla.

• Använd filtren längst upp för att segmentera dina betalningsposter efter egenskaper som status, betalningsmetod eller belopp. Läs mer om att visa och filtrera poster på indexsidan.
• I kolumnen Bruttobelopp klickar du på betalningsbeloppet.
• Betalningsposten öppnas i den högra panelen. Den innehåller en sammanfattning av betalningsbeloppet, betalningsdatumet, kunden och betalningsmetoden.
• Posten innehåller också olika avsnitt för betalningshistorik, poster, prenumerationer och postassociationer. Klicka på namnet på ett avsnitt för att minska eller expandera det.
  
  

  

• Om det redan finns en association kan du visa detaljerna för den associerade posten genom att hålla muspekaren över den associerade posten och klicka på Förhandsgranska. Du kan också klicka på fler i rullgardinsmenyn och välja Redigera kopplingsetiketter eller Ta bort koppling.

• Du kan också redigera associationerna om det behövs. Om du vill associera betalningen med en befintlig kontakt-, företags- eller affärspost klickar du på Lägg till bredvid avsnittet för relevant posttyp.

Observera: om du gör ändringar i befintliga associationer kommer den gamla associationen att ersättas med den uppdaterade associationen. Du kan bara associera en abonnemangs-, kontakt-, affärs- och företagspost med en betalningspost, men en kontakt-, företags-, affärs- eller abonnemangspost kan ha flera associerade betalningsposter.

Utfärda återbetalningar eller skicka kvitton

Du kan utfärda en återbetalning eller skicka ett kvitto till köparen från indexsidan för betalningar. Betalningen måste ha behandlats framgångsrikt innan du kan utfärda återbetalningen.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
• Klicka på betalningsbeloppet. Betalningsposten öppnas i den högra panelen.
• Om du vill utfärda en återbetalning klickar du på Åtgärder > Återbetalning. Att utfärda en återbetalning påverkar inte den aktiva prenumerationen och faktureringen fortsätter som planerat.

• • I dialogrutan anger du återbetalningsbeloppet och klickar sedan på rullgardinsmenyn Anledning och väljer en anledning till återbetalningen.
  • Klicka på Återbetalning. HubSpot kommer att dra av det ursprungliga transaktionsbeloppet från dina framtida utbetalningar eller debitera det från ditt bankkonto. Tänk på att det kan ta 5-10 arbetsdagar innan återbetalningen visas på kundens kontoutdrag.
• Om du vill skicka ett kvitto till din kund klickar du på Åtgärder > Skicka kvitto.
  • I dialogrutan visas kundens e-postadress som standard. Om du vill ändra eller lägga till en annan mottagare anger du en annan e-postadress i fältet E-postadress.
  • Klicka på Skicka.
• Om du vill hämta en kopia av ett godkännande av en banköverföringstransaktion, som ACH, klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Hämta kopia av godkännande. Du kommer att få ett e-postmeddelande med auktoriseringsuppgifterna i e-posttexten.

• Klicka på Stäng för att återgå till indexsidan för betalningar.

Du kan använda filtren på indexsidan för att segmentera dina betalningar i anpassade vyer. Du kan till exempel skapa en vy över återbetalda betalningar, betalningar som gjorts via en viss betalningsmetod (t.ex. ACH) eller misslyckade betalningar.

Anpassa kvitton

Du kan anpassa utseendet på kvitton i ditt kontos varumärkesinställningar, inklusive företagsnamn, logotyp och det färgade fältet längst upp i e-postmeddelandet.

Observera att alla ändringar du gör av företagsnamn, logotyp eller färger i ditt kontos varumärkesinställningar kommer att gälla för alla betalningslänkar, oavsett vilken användare som har skapat länken. Dessa ändringar kommer också att gälla för alla verktyg som använder standardvarumärket, inklusive schemaläggningssidor, försäljningsdokument, offerter och chattflöden.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I menyn till vänster väljer du Standardvärden för konto.
  • Om du vill uppdatera företagsnamnet som visas på kvittot anger du ditt företagsnamn i fältet Företagsinformation.
  • Om du vill uppdatera logotypen och färgerna klickar du på fliken Varumärke och lär dig sedan hur du laddar upp en ny logotyp eller väljer en ny primärfärg.
• Klicka på Spara.

Läs mer om hur du rapporterar om dina betalningar med hjälp av rapporter för enskilda objekt och anpassade rapporter.

Använd betalningar i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda betalningsdata i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och listor.

• Skapa ett betalningsbaserat arbetsflöde för att automatiskt skicka ett välkomstmejl till köpare så snart en betalning har gjorts, eller skapa betalda fakturor med hjälp av QuickBooks arbetsflödesåtgärder. Till exempel:
  • Användegenskapen Källa eller Käll-ID för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning görs med en betalningslänk eller en specifik betalningslänk.
    
    
    
  • Använd egenskapen Status för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning har misslyckats.
    
    
• Skapa en lista över kontakter som har betalat med kreditkort, eller en lista över kontakter som har köpt en produkt eller tjänst med hjälp av en specifik betalningslänk.