Hantera återkommande fakturering och betalningar med prenumerationer

Med prenumerationer kan du automatisera prenumerationshantering och återkommande fakturering från CRM-systemet. Använd prenumerationer för att automatisera återkommande betalningar med dina kunder eller skicka återkommande fakturor med begäran om betalning.

I den här artikeln får du veta mer om hur prenumerationer fungerar och hur du skapar och hanterar prenumerationer. Innan du skapar och hanterar prenumerationer ska du lära dig hur du konfigurerar prenumer ationer i ditt konto.

Hur prenumerationer fungerar

Prenumerationer kan ställas in på två sätt:

• Återkommande betalningar: automatisera insamlingen av betalningar. HubSpot kommer automatiskt att debitera köparen baserat på den faktureringsfrekvens du anger i betalningslänken eller offerten, så du behöver inte skapa separata betalningslänkar eller offerter för att samla in prenumerationsbetalningar.
• Återkommande fakturering: automatisera faktureringen av kunder. Skicka fakturor med en återkommande faktureringsfrekvens för att begära betalning. Fakturorna kan betalas vid mottagandet eller ha nettobetalningsvillkor.

Om du vill samla in prenumerationsbetalningar via betalningslänkar och offerter måste du konfigurera en av följande betalningsbehandlare:

• HubSpot-betalningar: konfigurera HubSpot-betalningar, HubSpots inbyggda betalningsbehandlare, som är tillgänglig för Starter-, Professional- och Enterprise-konton.
• Stripe-betalningsbehandling: anslut ditt befintliga Stripe-konto för att använda Stripe för betalningsbehandling, vilket är tillgängligt för alla prenumerationer.

Skapa prenumerationer

Nedan kan du läsa om hur du automatiskt debiterar kunder för deras prenumerationer via betalningslänkar och offerter, eller hur du skickar återkommande fakturor för att samla in prenumerationsbetalningar.

Samla in återkommande betalningar

Prenumerationer upprättas automatiskt när en köpare köper ett återkommande radobjekt. Skapa en betalningslänk eller en offert för att samla in betalning från din köpare. Du kan också skapa en betalningslänk direkt från indexsidan Prenumerationer:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.
• Klicka på Skapa prenumeration uppe till höger.
• Klicka på När en kund betalar en betalningslänk.
• Klicka på Välj från produktbiblioteket för att lägga till en befintlig produkt eller Skapa anpassat rad objekt för att skapa ett radobjekt från början.
• Eller klicka på Avbryt och fortsätt att skapa betalningslänken.

Skicka återkommande fakturor

Att automatisera faktureringen av kunder:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.
• Klicka på Skapa prenumeration uppe till höger.
• Klicka på Omedelbart med ditt val av inkasseringsmetod.

• Om du vill lägga till en faktureringskontakt och ett företag till abonnemanget klickar du på add Lägg till kontakt och add Lägg till företag. Det är valfritt att lägga till ett företag, men abonnemanget måste ha en kontakt.
• Lägg eventuellt till en faktureringsadress. Denna kommer att visas på fakturorna som skickas till kunden.
• Lägg till dina Radobjekt.
• Under Payment collection väljer du din inkassometod:
  • Debiteraabonnemanget automatiskt (BETA): debitera fakturan till en kunds lagrade betalningsmetod. Både du och kunden får ett kvitto via e-post.
  • Manuellt samla in betalning på varje faktura : samla in betalningen för abonnemangsfakturan manuellt.

• • • Klicka på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och välj när betalningen ska förfalla.

• • • Växeln Acceptera onlinebetalningar kommer att vara påslagen som standard. De förifyllda alternativen på den här skärmen återspeglar vad som har ställts in i betalningsinställningarna.
    • Markera eller avmarkera kryssrutorna Accepterade betalningsformer för att välja de betalningstyper som du accepterar för den här prenumerationen.
    • Markera eller avmarkera kryssrutan Inkassering av faktureringsadress för kreditkortsköp för att välja om du vill samla in faktureringsadressen för dina kunder.
    • Markera eller avmarkera kryssrutan Samla in leveransadress för att välja om du vill samla in leveransadressen för dina kunder.
    • Markera eller avmarkera kryssrutan Lagra betalningsmetoder för framtida debiteringar för att välja om du vill samla in dina kunders betalningsuppgifter i kassan för framtida debiteringar.

• • • Du kan också stänga av alternativet Acceptera onlinebetalningar om du planerar att ta emot betalningar via en annan metod.
• Klicka på alternativet Avancerade inställningar för att tillämpa inställningarna på fakturor som är kopplade till denna prenumeration:
  • Om du vill lägga till några anteckningar för köparen på fakturan kan du lägga till dem i fältet Fakturakommentarer. Du kan använda textalternativen längst ned i textfältet för att formatera din text, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag. Läs mer om hur du lägger till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.
  • Under Fakturaleverans markerar du kryssrutan Skicka fakturor automatiskt till kunden på varje faktureringsdatum för att automatiskt skicka fakturorna till kunden på faktureringsdatumet. Påminnelsemeddelanden hanteras via dina fakturainställningar.
  • Under Fakturans skatte-ID väljer du eventuella skatte-ID som ska inkluderas i fakturan. Läs mer om hur du lägger till skatte-ID i inställningarna.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Språk och välj ett språk.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Lokal och välj en lokal.
  • Eventuella anpassade egenskaper som har konfigurerats i prenumerationsinställningarna visas under Anpassade fält för prenumeration . Om inställningen för att tillåta användare att åsidosätta dessa fält har aktiverats kan du göra ändringar i dem när du skapar fakturan.

• När du är klar klickar du på Create uppe till höger.

• I dialogrutan klickar du på Skapa för att bekräfta prenumerationen eller på Avbryt för att gå tillbaka och redigera prenumerationen.

Skapa en prenumeration från en kontakt-, företags- eller affärspost

• Navigera till dina register:
  • Kontaktpersoner: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på posten.
  • För kontakter och företag klickar du på Lägg till i avsnittet Prenumerationer i den högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
    • Skapa ny prenumeration: skapa en ny prenumeration för kontakten eller företaget.
    • Lägg till befintlig prenumeration: koppla en befintlig prenumeration till kontakten eller företaget.

• • För avtal med återkommande radobjekt klickar du på Lägg till i avsnittet Prenumerationer i den högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
    
    • Konvertera avtal till prenumeration: skapa en prenumeration med hjälp av informationen i avtalet, inklusive tillhörande radobjekt. Om avtalet inte har några återkommande radobjekt visas alternativet Konvertera avtal till faktura. Läs mer om fakturor.
    • Skapa ny prenumer ation: skapa en ny prenumeration för kontakten eller företaget.
    • Lägg till befintlig prenumeration: koppla en befintlig prenumeration till kontakten eller företaget.

• • • Eller så kan du skapa en prenumeration från radobjektet för en affär.

Skapa en prenumeration från en publicerad offert

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på en deal.
• Navigera till avsnittet Offerter i den högra sidofältet.
• Håll muspekaren över en befintlig offert som har återkommande radobjekt, klicka på Åtgärder och klicka sedan på Konvertera offert till prenumeration. Om erbjudandet inte har återkommande radobjekt visas alternativet Konvertera erbjudande till faktura. Läs mer om fakturor.

Teckningsprocessen

När en köpare köper ett återkommande radobjekt sker följande:

• Superadmins på ditt konto och köparen kommer att få en betalningsavisering för den första abonnemangsbetalningen. Läs mer om hur du ställer in dina av iseringar i HubSpot.
  
  

  Köparens kvitto	Kvitto från handlare

• HubSpot kommer att skapa en prenumerationspost för att spåra återkommande fakturering och betalningar.
  • För prenumerationer med automatisk betalning från offerter och betalningslänkar kommer prenumerationsposten automatiskt att kopplas till den kontakt som betalade och alla erbjudanden som är kopplade till de offerter eller betalningslänkar som betalades.
  • För prenumerationer med manuell inkassering som konverteras från offerter eller avtal kommer prenumerationsposten automatiskt att associeras med den kontakt, det företag, den associerade faktureringskontakten (om inställningen för associering av faktureringskontakt är aktiverad), det avtal och den offert som den konverterades från.

Observera: ett nytt avtal kommer inte att skapas för återkommande betalningar, även om du har aktiverat inställningen Tillåt betalningslänkar att skapa nya avtal i inställningarna för betalningslänkar. Återkommande betalningar registreras på abonnemangsposten, som är kopplad till alla avtal som abonnemanget är kopplat till.

• • Radobjekt med samma faktureringsfrekvens, faktureringsvillkor, faktureringsstartdatum och antal betalningar spåras på samma abonnemangspost, eftersom de kan faktureras tillsammans.
  • Radobjekt med olika faktureringsfrekvenser, faktureringsvillkor, faktureringsstartdatum och antal betalningar spåras på separata abonnemangsposter. Om en betalningslänk till exempel innehåller två återkommande radobjekt, ett månadsvis och ett årsvis, skapas två prenumerationsposter. På samma sätt skapas två abonnemangsposter om en betalningslänk innehåller två radobjekt med olika faktureringsvillkor.
  • Om en återkommande betalning görs via bankdebitering, t.ex. ACH, skapas en prenumerationspost när betalningen har godkänts och skickats, även om betalningen fortfarande är väntande.

• Om du har valt Automatisk förnyelse tills den sägs upp i rullgardinsmenyn Faktureringsvillkor för ditt radobjekt kommer det inte att finnas något slutdatum för prenumerationen. Om du vill ange ett slutdatum väljer du Fast antal betalningar i rullgardinsmenyn Faktureringsvillkor och väljer det antal betalningar som prenumerationen ska ha i rullgardinsmenyn Antal betalningar. HubSpot kommer automatiskt att ställa in slutdatumet baserat på det antal betalningar som ställts in. Till exempel, om betalningslänken användes den 1 mars och rullgardinsmenyn Antal betalningar var inställd på 6, skulle slutdatumet automatiskt ställas in som den 1 september.

• När nästa förfallodag inträffar debiterar HubSpot automatiskt köparen med den betalningsmetod som de ursprungligen köpte med. Om kunden behöver uppdatera denna betalningsmetod kan du skicka en länk till dem för att uppdatera den.
• För varje debitering skickar HubSpot ett kvitto till köparen via e-post och egenskaperna på abonnemangsposten i HubSpot uppdateras. Du kan också aktivera påminnelse-e-postmeddelanden för att meddela köparen 14 dagar före nästa prenumerationsbetalning.
• HubSpot skickar e-postmeddelanden till kontoadministratörerna när en prenumerationsbetalning görs eller misslyckas. Du kan stänga av dessa aviseringar i dina aviseringsinställningar.

Visa prenumerationer

Du kan visa prenumerationer antingen från prenumerationens indexsida eller från en prenumerations tillhörande kontakt-, företags-, affärs- och betalningsposter. Du kan kontrollera statusen för en prenumeration, redigera prenumerationen eller skicka en länk till köparen för att uppdatera betalningsmetoden.

Visa prenumerationer på prenumerationsindexsidan

Använd prenumerationsindexsidan för att visa alla prenumerationer, skapa och använda sparade vyer för att filtrera prenumerationer efter specifika kriterier.

• Indexsidan för prenumerationer innehåller två standardvyer som du kan komma åt genom att klicka på flikarna Obetalda och Schemalagda ovanför tabellen. Dessa vyer filtrerar prenumerationer baserat på egenskapen Status. Läs mer om prenumerationsstatusar.
• Använd rullgardinsmenyerna Status och Nästa faktureringsdatum för att snabbt filtrera alla prenumerationer efter dessa attribueringar. Du kan också klicka på Avancerade filter för att ställa in ytterligare filterkriterier.
• Om du vill spara en vy för framtida användning klickar du på ikonen Spara längst upp till höger i tabellen.
• Klicka på abonnemangsnamnet om du vill visa fullständig information om ett abonnemang eller redigera abonnemanget.

Läs mer om hur du visar och filtrerar poster på indexsidan.

Visa prenumerationer på associerade CRM-poster

Visa en prenumeration från en av dess tillhörande poster:

• Navigera till dina register:
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
• Klicka på namnet på den post som är kopplad till prenumerationen.
• Navigera tillkortet Prenumerationer i den högra sidofältet föratt visa prenumerationens status och startdatum.

• För mer information, håll muspekaren över prenumerationen och klicka på Förhandsgranska.

• I den högra panelen granskar du abonnemangets detaljer och redigerar abonn emanget efter behov.

Status för prenumeration

Nedan kan du läsa mer om vad varje abonnemang innebär:

• Active: alla schemalagda betalningar har behandlats.
• Obetald: den schemalagda betalningen för den aktuella faktureringscykeln misslyckades. Ett e-postmeddelande skickas till köparen med en begäran om att uppdatera sin betalningsinformation. Läs mer om hur du hanterar misslyckade prenumerationsbetalningar.
• Avbruten: prenumerationen har avbrutits innan den löper ut. Köpare kommer inte att debiteras för avbrutna prenumerationer.
• Expired: köparen har debiterats enligt den ursprungliga faktureringsperioden och inga ytterligare debiteringar förväntas. Köpare debiteras inte för prenumerationer som löpt ut.
• Schemalagd: faktureringen av abonnemanget har fördröjts till att börja i framtiden, vilket visas i egenskapen Startdatum.

Hantera prenumerationer

Redigera en prenumeration

Om du behöver uppdatera en befintlig prenumeration, t.ex. dess radobjekt, nästa förfallodag, betalningsmetod och tillhörande kontakt, se den här artikeln.

Avsluta en prenumeration

Om en köpare ber om att få avsluta sin prenumeration kan du avsluta prenumerationen via prenumerationsposten i HubSpot. Prenumerationen kommer att avbrytas omedelbart och kunden kommer inte längre att debiteras. Du kan vänta med att avbryta till slutet av faktureringsperioden eller avbryta prenumerationen och utfärda en återbetalning för de oanvända servicedagarna. Om du avbryter en prenumeration som har en väntande bankdebitering, t.ex. ACH, kommer den väntande betalningen inte att avbrytas och återbetalas automatiskt, så du måste också utfärda en återbetalning för den väntande betalningen.

Observera: om du inte har en återbetalningspolicy rekommenderas att du avbokar närmare faktureringsdatumet.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.

• Klicka på namnet på prenumerationen på prenumerationens indexsida.
• Klicka på Åtgärder längst upp till höger i panelen och välj sedan Avbryt prenumeration.
• I dialogrutan markerar du kryssrutan Jag förstår att kunden inte kommer att debiteras igen.
• Klicka på Avbryt prenumeration.

Kunden kommer att få ett e-postmeddelande om uppsägning av prenumerationen.

Du kan också komma åt sidopanelen för prenumerationen från någon av dess associerade CRM-poster.

Ta bort en prenumeration

Uppsagda eller utgångna prenumerationer kan tas bort. Radering av prenumerationer är permanent och kan inte ångras. För att få en kopia av prenumerationerna innan du raderar dem kan du exportera prenumerationsdata.

Ta bort en prenumeration:

• Klicka på namnet på prenumerationen på prenumerationens indexsida.
• Klicka på Åtgärder längst upp till höger i panelen och välj sedan Ta bort prenumeration.
• Klicka på Ta bort prenumeration.

Exportera prenumerationer

Så här exporterar du dina prenumerationer:

• För att öppna den vy du vill exportera klickar du på vyns flik eller klickar på + Lägg till vy och väljer sedan vyn i rullgardinsmenyn. Om du vill exportera alla poster för det objektet öppnar du vyn Alla [poster].
• För att exportera posterna klickar du på Exportera längst upp till höger i tabellen.

• I dialogrutan väljer du format för den exporterade filen genom att klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välja format.
• Om du vill välja språk för kolumnrubrikerna i den exporterade filen klickar du på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och väljer sedan språk. Som standard visar rullgardinsmenyn det standardspråk som du har valt i dina inställningar. Kolumnrubrikerna för standardegenskaperna översätts, men egenskapernas värden i varje kolumn översätts inte till det valda språket.

• Som standard inkluderas endast egenskaperna och associationerna i vyn i filen, och för associationer inkluderar detta upp till tusen associerade poster per associationskolumn. Om du vill redigera vilka egenskaper och associationer som ska ingå klickar du på Anpassa och väljer sedan ett av följande alternativ:
  • Kontakter med flera e-postadresser: markera kryssrutan Inkludera alla e-postadresser för att inkludera alla e-postadresser för kontakter med flera e-postadresser i exportfilen.
  • Företag med flera domäner: markera kryssrutan Inkludera alla domäner för att inkludera alla domännamn för företag med flera dom äner i exportfilen.
  • Egenskaper som ingår i exporten: alternativen inkluderar Egenskaper och associationer i din vy (standard), Alla egenskaper på poster (dvs. inga associationer) eller Alla egenskaper och associationer på poster . Ordningen på kolumnerna i exportfilen beror på vilket alternativ du väljer:
    • Om du endast exporterar egenskaper i vyn visas kolumnerna i samma ordning som egenskaperna har ställts in för vyn.
    • Om du exporterar alla egenskaper visas kolumnerna i alfabetisk ordning, med undantag för Record ID >som kommer att vara den första kolumnen i filen. Om du exporterar alla egenskaper och associationer inkluderas associationerna i slutet.
  • Associationer som ingår i exporten: alternativen omfattar Upp till 1 000 associerade poster (standard) eller Alla associerade poster (endast CSV-filer).

• Klicka på Exportera. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk till din exportfil. Nedladdningslänkar till exportfiler upphör att gälla efter 30 dagar.

Om de poster som du exporterar har associerade poster kommer varje associerat objekt att ha en egen kolumn i filen. Beroende på vilket objekt du exporterar kan du exportera information om associerade kontakter, företag, erbjudanden, biljetter, anpassade objektposter, radobjekt, prenumerationer eller betalningar. För varje associerat objekt innehåller den exporterade filen följande rubriker och information:

• Associated [Object] IDs: ID :n för de associerade posterna. Flera ID-värden separeras med semikolon.
• Associated [Object]: den associerade postens namn (t.ex. kontaktnamn, företagsnamn etc.). Flera postnamn separeras med semikolon.

Använda prenumerationer i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda prenumerationsdata i andra HubSpot-verktyg, inklusive arbetsflöden, listor och rapporter.

• Skapa prenumerationsbaserade arbetsflöden (endastProfessional och Enterprise ) för att automatisera åtgärder baserade på prenumerationsinformation. Skicka till exempel ett internt meddelande till ditt team när en prenumerations status är förfallen, eller uppdatera automatiskt prenumerationens ägare. Läs mer om triggers för prenumerationsregistrering.
• Spåra återkommande intäkter i verktyget för analys av prenumerationer eller skapa en anpassad rapport baserad på prenumerationsdata. När du skapar en anpassad rapport ska du välja Prenumerationer som datakälla, eller det enskilda objektet om du skapar en anpassad rapport för ett enskilt objekt.
  
• Segmentera dina kontakter eller företag i listor baserat på prenumerationsegenskaper. Skapa till exempel en lista med kontakter med ett känt slutdatum för prenumerationen och skicka sedan ett e-postmeddelande till listan med kontakter där du uppmanar dem till förnyelse.