Beheer betalingen

Nadat je de betalingstool hebt ingesteld, kun je in HubSpot beginnen met het verzamelen van betalingen via betaallinks of offertes. Wanneer je een betaling via een van deze methoden verzamelt, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord. Je kunt je verzamelde betalingen in HubSpot beheren door terugbetalingen uit te voeren, bonnen opnieuw te versturen en rapporten van je betalingen en uitbetalingen te downloaden.

Om betalingen te beheren, moet je een gebruiker zijn met superbeheerdersrechten of toegang tot Beheer betalingen en abonnementen . Elke gebruiker mettoegang tot Beheer betalingen en abonnementen kande transactie- en uitbetalingsgeschiedenis bekijken, betalings- en uitbetalingsrapporten downloaden, ontvangstbewijzen opnieuw verzenden, abonnementen annuleren en terugbetalingen doen.

Om de prestaties van uw betalingen te meten, leert u hoe u een dashboard voor betalingsinkomsten maakt.

Betalingen innen

Wanneer een betaling succesvol is verwerkt via een betaallink, een offerte die is gekoppeld aan de betalingstool, of een betalingsformulier, gebeurt het volgende:

• U ontvangt een betalingsmelding. Als u geen melding wilt ontvangen voor een voltooide betaling, kunt u e-mailmeldingen voor betalingen uitschakelen in uw instellingen voor meldingen.

Let op: voor terugkerende betalingen ontvangt de koper een ontvangstbewijs telkens als hij wordt afgeschreven, maar jij ontvangt alleen een melding voor de eerste betaling die wordt gedaan. Je kunt workflows gebruiken om interne meldingen te sturen voor volgende betalingen.

• De koper ontvangt een kopie van het ontvangstbewijs in zijn e-mailbox. Meer informatie over de betaalervaring van de koper.
• Er wordt een betalingsrecord aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende contactpersoon, het bedrijf, het abonnement en de deal. U hebt ook toegang tot uw betalingsrecords op de betalingsindexpagina.
• Er wordt een contactpersoon aangemaakt met het e-mailadres dat de koper op de afrekenpagina heeft ingevuld, als er nog geen record met dat e-mailadres bestaat. Als uw abonnement marketingcontacten omvat, wordt het contact automatisch ingesteld als marketingcontact. Ontdek hoe u contactpersonen als niet-marketingcontacten kunt instellen, inclusief het maken van een workflow om dat proces te automatiseren.

Let op: de betalingstool is bedoeld voor gebruik bij standaard online betalingstransacties, en ondersteunt niet het mondeling of telefonisch verzamelen van gevoelige betalingsinformatie van uw klanten. Als je een betaling namens een klant hebt ingediend, kan dit ertoe leiden dat de betaling aan de verkeerde contactpersoon wordt gekoppeld. Dit komt doordat je eerder een HubSpot-formulier hebt ingevuld en de betaling indient via een niet-geprivatiseerd browservenster, waardoor HubSpot je bestaande cookies gebruikt om de betaling te koppelen. Om verkeerd geassocieerde betalingen op te lossen, navigeer je naar het betalingsrecord en werk je het bijbehorende contactrecord bij.

• Er wordt een deal record aangemaakt in je HubSpot account en het deal bedrag wordt bijgewerkt naar het betalingstotaal, inclusief eventuele toegepaste kortingen. Voor terugkerende betalingen wordt niet elke keer dat terugkerende betalingen worden verwerkt een nieuw dealrecord aangemaakt, maar die betalingen verschijnen op het abonnementrecord.

• Wanneer een koper terugkerende posten koopt via een betaallink of een offerte gekoppeld aan de betalingstool:
  • HubSpot zal één abonnementsrecord aanmaken wanneer terugkerende line items dezelfde betalingsfrequentie en termijnlengte hebben. Als een koper bijvoorbeeld twee maandelijkse abonnementen koopt met een looptijd van één jaar, zal HubSpot beide terugkerende items in hetzelfde abonnementrecord groeperen. Het abonnement wordt gekoppeld aan het contact en de deal record.
  • HubSpot maakt afzonderlijke abonnementsrecords aan wanneer terugkerende items een verschillende betalingsfrequentie of looptijd hebben. Als een koper bijvoorbeeld een maandelijks en een jaarlijks abonnement met een looptijd van een jaar koopt, zal HubSpot twee abonnementsrecords aanmaken. De abonnementen worden gekoppeld aan het contact en de deal record.
  • De koper wordt elke factureringscyclus afgeschreven volgens de voorwaarden die zijn ingesteld op de offerte of betaallink, en hij wordt telkens op de hoogte gesteld wanneer hij wordt afgeschreven. U kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen. De bijbehorende abonnementseigenschappen worden ook bijgewerkt in HubSpot. Meer informatie over het beheren van abonnementen.
• Als er betalingsactiviteiten plaatsvinden, zoals een betaling die wordt ingediend of terugbetaald, verschijnen de activiteiten automatisch in de bijbehorende contact-, deal- en bedrijfsrecords.

Uitbetalingen ontvangen

Uitbetalingen zijn de fondsen die elke dag op uw bankrekening worden gestort van uw verzamelde betalingen, minus eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen.

HubSpot stuurt dagelijks een uitbetalingsmelding per e-mail met daarin het uitbetalingstotaal. Je kunt verwachten dat het geld van uitbetalingen binnen twee werkdagen op je bankrekening wordt gestort voor kaartbetalingen en binnen drie werkdagen voor ACH-betalingen.

Als er dagen zijn waarop het dagelijkse uitbetalingstotaal lager is dan de terugbetalingen of terugboekingen die die dag zijn verwerkt, zal HubSpot het verschil van je bankrekening afschrijven. Op deze dagen ontvang je een uitbetalingsmail van HubSpot met daarin het bedrag dat van je rekening is afgeschreven.

Lees meer over automatische incasso en gepauzeerde uitbetalingen in de documentatie van Stripe, HubSpot's partner voor het verwerken van betalingen.

Betalingsrapporten downloaden

U kunt rapporten downloaden met uw betalings- of uitbetalingsgegevens, evenals een rapport over de afstemming van betalingen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Klik rechtsboven op Ga naar uitbetalingen en rapporten.
• Op het tabblad Uitbetalingen kunt u uw uitbetalingsgeschiedenis bekijken, inclusief individuele betalingen en hun status. Om meer details over een uitbetaling te bekijken, klikt u op deuitbetalingsdatum en bekijkt u de details in de rechterzijbalk.
• Als u een rapport van de betalingen of uitbetalingen van uw rekening wilt downloaden, klikt u rechtsboven op Rapporten downloaden en selecteert u een van de volgende rapporttypes:
  • Betalingsafstemming: bekijk een lijst van uitbetalingen met gespecificeerde betalingsdetails. Het rapport bevat de transacties in elke uitbetaling, zoals betalingen, terugbetalingen en vergoedingen, in aflopende volgorde.
  • Betalingsdetails: bekijk alle klanttransacties, zoals eenmalige en terugkerende betalingen, terugbetalingen, transactiekosten en geschillen.
  • Uitbetalingsdetails: bekijk alle klantbetalingen die zijn opgenomen in uw dagelijkse uitbetalingstotaal.
• Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Bestandsformaat en selecteer een formaat, klik vervolgens op Exporteren.

Betalingsgegevens bekijken

Wanneer je een betaling in HubSpot int, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord op de betalingsindexpagina.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Uw betalingsrecords verschijnen in de tabel op de indexpagina. Bekijk de betalingsstatus in de kolom Status :
  • Verwerking: het kan twee tot drie dagen duren om de bankrekening van een koper te debiteren voor een betaling via ACH, gedurende welke tijd de status verschijnt als Verwerking. Wanneer de betaling is verwerkt, verandert de status in Geslaagd of Mislukt.
  • Geslaagd: de betaling werd met succes geïnd bij de koper.
  • Mislukt: de betalingsmethode van de koper werd niet succesvol aangerekend. Deze status geldt alleen voor betalingen via ACH of abonnementsbetalingen.
  • Gedeeltelijk terugbetaald: de betaling werd terugbetaald voor een lager bedrag dan wat de koper oorspronkelijk betaalde.
  • Terugbetaald : het totale bedrag van de oorspronkelijke betaling is terugbetaald.
  • Restitutie in behandeling: er is een restitutieverzoek ingediend. De verwerking van terugbetalingen voor betalingen via ACH kan vijf tot tien werkdagen in beslag nemen.

• Gebruik de filters bovenaan om uw betalingsrecords te segmenteren op eigenschappen zoals status, betalingsmethode of bedrag. Meer informatie over het bekijken en filteren van records vindt u op de indexpagina.
• Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag.
• Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel. Het bevat een overzicht van het betalingsbedrag, de betalingsdatum, de klant en de betalingsmethode.
• Het record bevat ook verschillende secties voor de betalingsgeschiedenis, posten, abonnementen en recordassociaties. Om een sectie in of uit te klappen, klikt u op de naam van de sectie.
  
  

  

• Als er al een koppeling bestaat, kunt u de details van de gekoppelde record bekijken door met de muis over de gekoppelde record te gaan en op Voorbeeld te klikken. Of klik op het vervolgkeuzemenu Meer en selecteer Etiketten van koppeling bewerken of Koppeling verwijderen.

• U kunt de koppelingen indien nodig ook bewerken. Om de betaling te koppelen aan een bestaande contact-, bedrijfs- of dealrecord, klikt u naast het betreffende recordtype op Toevoegen.

Let op: als u wijzigingen aanbrengt in de bestaande associaties, wordt de oude associatie vervangen door de bijgewerkte associatie. U kunt slechts één abonnement, contact, deal en bedrijfsrecord koppelen aan een betalingsrecord, maar een contact, bedrijf, deal of abonnementsrecord kan meerdere gekoppelde betalingsrecords hebben.

Terugbetalingen of ontvangstbewijzen sturen

U kunt een terugbetaling of een nieuw betalingsbewijs naar de koper sturen vanaf de pagina Betalingen. De betaling moet met succes zijn verwerkt voordat je de terugbetaling kunt doen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Klik op het betalingsbedrag. Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel.
• Om een terugbetaling uit te voeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Terugbetaling. Een terugbetaling heeft geen invloed op het actieve abonnement en de facturering gaat door zoals gepland.

• • Voer in het dialoogvenster het restitutiebedrag in, klik vervolgens op het keuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
  • Klik op Terugbetaling. HubSpot zal het oorspronkelijke transactiebedrag van je toekomstige uitbetalingen aftrekken of van je bankrekening afschrijven. Houd er rekening mee dat het 5-10 werkdagen kan duren voordat de terugbetaling op het afschrift van een klant verschijnt.
• Om een ontvangstbewijs opnieuw naar uw klant te sturen, klikt u op het keuzemenu Acties en selecteert u Ontvangstbewijs verzenden.
  • In het dialoogvenster verschijnt standaard het e-mailadres van de klant. Om een andere ontvanger te wijzigen of toe te voegen, voert u in het veld E-mailadres een ander e-mailadres in.
  • Klik op Verzenden.
• Om een kopie van een ACH-transactieautorisatie op te halen, klikt uop het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Kopie van autorisatie ophalen. U ontvangt een e-mail met de details van de ACH-autorisatie in de e-mail.

• Om terug te keren naar de betalingsindexpagina, klikt u op Sluiten.

U kunt de filters op de indexpagina gebruiken om uw betalingen te segmenteren in aangepaste weergaven. U kunt bijvoorbeeld een overzicht maken van terugbetaalde betalingen, betalingen via ACH of mislukte betalingen.

Ontvangsten aanpassen

U kunt het uiterlijk van ontvangstbewijzen aanpassen in de merkinstellingen van uw account:

Let op: alle wijzigingen die u aanbrengt in de bedrijfsnaam, het logo of de kleuren in de merkinstellingen van uw account zijn van toepassing op elke betaallink, ongeacht welke gebruiker de link heeft gemaakt. Deze wijzigingen zijn ook van toepassing op alle tools die de standaard branding gebruiken, inclusief planningspagina's, verkoopdocumenten, offertes en chatflows.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Selecteer in het linker zijbalkmenu Account defaults.
  • Als u de bedrijfsnaam wilt bijwerken die op de kassabon verschijnt, voert u in het veld Bedrijfsgegevens uw bedrijfsnaam in.
  • Als u het logo en de kleuren die op de kassapagina verschijnen wilt bijwerken, klikt u op het tabblad Branding en leest u hoe u een nieuw logo kunt uploaden of een nieuwe primaire kleur kunt selecteren.
• Klik op Opslaan.

Meer informatie over rapportage over uw betalingen met behulp van rapporten over afzonderlijke objecten en aangepaste rapporten.

Betalingen gebruiken in andere HubSpot tools

U kunt betalingsgegevens gebruiken in andere tools, zoals workflows en lijsten.

• Maak een op betalingen gebaseerde workflow om automatisch een welkomstmail naar kopers te sturen zodra een betaling is gelukt, of maak betaalde facturen met behulp van QuickBooks-workflowacties. Bijvoorbeeld:
  • Gebruik deeigenschap Source of Source ID om een workflow te activeren wanneer een betaling wordt verricht via een willekeurige of een specifieke betaallink.
    
    
    
  • Gebruik de eigenschap Status om een workflow te activeren wanneer een betaling is mislukt.
    
    
• Maak een lijst van contacten die met een kredietkaart hebben betaald, of een lijst van contacten die een product of dienst hebben gekocht via een specifieke betaallink.