Betalingen beheren

Nadat je HubSpot betalingen hebt ingesteld of je Stripe account hebt gekoppeld voor het verwerken van betalingen, kun je beginnen met het verzamelen van betalingen in HubSpot met behulp van facturen, betaallinks en offertes. Het is ook mogelijk om handmatige betalingen op facturen te registreren zonder dat je een betalingsverwerker hoeft aan te sluiten, terwijl integraties, zoals QuickBooks Online, waar van toepassing ook betalingen zullen registreren.

Wanneer je een betaling incasseert via een van deze methoden, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord. Je kunt je geïncasseerde betalingen beheren in HubSpot door terugbetalingen uit te voeren, ontvangstbewijzen opnieuw te versturen en rapporten van je betalingen en uitbetalingen te downloaden.

Om betalingen te beheren, moet je een gebruiker zijn met Super Admin rechten of Beheer betalingen en abonnementen toegang. Elke gebruiker met toegang tot Beheer betalingen en abonnementen kan transactie- en uitbetalingsgeschiedenis bekijken, betalings- en uitbetalingsrapporten downloaden, ontvangstbewijzen opnieuw verzenden, abonnementen annuleren en terugbetalingen doen.

Leer hoe je een dashboard voor betalingsinkomsten kunt maken om de prestaties van je betalingen te meten.

Betalingen innen

Wanneer een betaling succesvol is verwerkt, gebeurt het volgende:

• Je ontvangt een betalingsmelding. Als je geen melding wilt ontvangen voor een voltooide betaling, kun je e-mailmeldingen voor betalingen uitschakelen in je instellingen voor meldingen.

Let op: voor terugkerende betalingen ontvangt de koper een ontvangstbewijs telkens als er geld wordt afgeschreven, maar jij ontvangt alleen een melding voor de eerste betaling. Je kunt workflows gebruiken om interne meldingen voor volgende betalingen te verzenden.

• De koper ontvangt een kopie van het ontvangstbewijs in zijn e-mailadres. Meer informatie over de betaalervaring van de koper.

Let op: meldingen en ontvangstbewijzen worden alleen verzonden voor betalingen die zijn verzameld via HubSpot Payments of Stripe betalingsverwerking, niet voor andere integratiebronnen, zoals QuickBooks Online.

• Er wordt een factuur aangemaakt voor de betaling.
• Er wordt een betalingsrecord aangemaakt en gekoppeld aan de relevante contactpersoon-, bedrijfs-, abonnements-, factuur- en dealrecord. Je hebt ook toegang tot je betalingsrecords op de betalingsindexpagina.
• Er wordt een contactrecord aangemaakt met het e-mailadres dat de koper heeft opgegeven op de afrekenpagina, als er nog geen record met dat e-mailadres bestaat.
  • Als je abonnement marketingcontacten bevat, worden nieuwe contacten automatisch ingesteld als marketingcontacten. Je kunt een workflow maken om bestaande contactpersonen bij betaling in te stellen als marketingcontactpersonen.
  • Als je niet wilt dat contactpersonen die een betaling doen als marketingcontactpersonen worden ingesteld, lees dan hoe je contactpersonen als niet-marketingcontactpersonen kunt instellen, inclusief het maken van een workflow om dat proces te automatiseren.

Let op: de betalingstool is bedoeld voor gebruik bij standaard online betalingstransacties en ondersteunt niet het mondeling of telefonisch verzamelen van gevoelige betalingsinformatie van je klanten. Als je een betaling namens een klant hebt ingediend, kan dit ertoe leiden dat de betaling aan de verkeerde contactpersoon wordt gekoppeld. Dit komt doordat je eerder een HubSpot-formulier hebt ingevuld en de betaling verzendt via een niet-geprivatiseerd browservenster, waardoor HubSpot je bestaande cookies gebruikt om de betaling te koppelen. Om onjuist gekoppelde betalingen te herstellen, navigeer je naar het betalingsrecord en werk je het gekoppelde contactrecord bij.

• Er wordt een dealrecord gemaakt in je HubSpot-account en het dealbedrag wordt bijgewerkt tot het totaal van de betaling, inclusief eventuele toegepaste kortingen. Voor terugkerende betalingen wordt niet elke keer dat terugkerende betalingen worden verwerkt een nieuw dealrecord gemaakt, maar deze betalingen verschijnen wel in het abonnementrecord.
• Wanneer een koper terugkerende regelitems koopt via een betaallink of offerte:
  • HubSpot maakt één abonnementsrecord wanneer terugkerende regelitems dezelfde betalingsfrequentie en looptijd hebben. Als een koper bijvoorbeeld twee maandelijkse abonnementen met een looptijd van een jaar koopt, groepeert HubSpot beide terugkerende items in hetzelfde abonnementrecord. Het abonnement wordt gekoppeld aan het contact en de deal record.
  • HubSpot maakt afzonderlijke abonnementsrecords aan wanneer terugkerende regelitems een verschillende betalingsfrequentie of looptijd hebben. Als een koper bijvoorbeeld een maandabonnement en een jaarabonnement met een looptijd van een jaar koopt, maakt HubSpot twee abonnementenrecords aan. De abonnementen worden gekoppeld aan het contact en de deal record.
  • De koper wordt elke factureringscyclus gefactureerd volgens de voorwaarden die zijn ingesteld op de offerte of de betaallink, en hij ontvangt elke keer dat hij moet betalen een bericht. Je kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen. De bijbehorende abonnementseigenschappen worden ook bijgewerkt in HubSpot. Meer informatie over het beheren van abonnementen.
  • Voor elke terugkerende betaling wordt een factuur gemaakt.
• Als er betalingsactiviteiten plaatsvinden, zoals een betaling die wordt ingediend of terugbetaald, verschijnen de activiteiten automatisch in de gekoppelde contact-, deal- en bedrijfsrecords van de betaling.

Uitbetalingen ontvangen

Uitbetalingen zijn de bedragen die elke dag op je bankrekening worden gestort uit je verzamelde betalingen, minus eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen. Als je de betalingsverwerking van HubSpot gebruikt, kun je de uitbetalingen in HubSpot bekijken. Als je Stripe hebt aangesloten als betalingsverwerker, verschijnende uitbetalingsgegevens niet in je HubSpot-account enmoet je in plaats daarvan betalingsrapporten downloaden en beheren in Stripe.

HubSpot stuurt dagelijks een uitbetalingsbericht met het totaalbedrag. Je kunt verwachten dat het geld van uitbetalingen binnen twee werkdagen op je bankrekening wordt gestort voor kaartbetalingen en binnen drie werkdagen voor ACH-betalingen.

Als er dagen zijn waarop het dagelijkse uitbetalingstotaal lager is dan de terugbetalingen of terugboekingen die die dag zijn verwerkt, dan zal HubSpot het verschil van je bankrekening afschrijven. Op deze dagen ontvang je een uitbetalingsmail van HubSpot met daarin het bedrag dat van je account is afgeschreven.

Lees meer over automatische incasso en uitbetalingen met betalingsuitstel in de documentatie van Stripe, HubSpot's partner voor het verwerken van betalingen.

Download betalingsrapporten

Let op: als je Stripe hebt aangesloten als betalingsverwerker, verschijnt het tabblad Uitbetalingen niet in je HubSpot account. In plaats daarvan moet je de betalingsrapporten downloaden en beheren in Stripe.

Je kunt rapporten downloaden met je betalings- of uitbetalingsgegevens, evenals een afstemmingsrapport voor betalingen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Betalingen.
• Op het tabblad Uitbetalingen kun je je uitbetalingsgeschiedenis bekijken, inclusief individuele betalingen en hun status. Om meer details over een uitbetaling te bekijken, klik je op deuitbetalingsdatum en bekijk je de details in de rechter zijbalk.
• Als je een rapport van de betalingen of uitbetalingen van je account wilt downloaden, klik je rechtsboven op Rapporten downloaden en selecteer je een van de volgende rapporttypes:
  • Betalingsoverzicht: bekijk een lijst met uitbetalingen met gespecificeerde betalingsdetails. Het rapport bevat de transacties die deel uitmaken van elke uitbetaling, zoals betalingen, terugbetalingen en kosten, in aflopende volgorde.
  • Betalingsdetails: bekijk alle klanttransacties, zoals eenmalige en terugkerende betalingen, terugbetalingen, transactiekosten en geschillen.
  • Uitbetalingsdetails: bekijk alle betalingen van klanten die zijn opgenomen in je dagelijkse uitbetalingstotaal.
• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling, klik vervolgens op Exporteren.

Betalingsgegevens bekijken

Wanneer je een betaling int in HubSpot, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord op de betalingsindexpagina.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
• Je betalingsrecords verschijnen in de tabel op de indexpagina. Bekijk de betalingsstatus in de kolom Status :
  • Verwerking: de verwerkingstijd van de betaling hangt af van de gebruikte betalingsmethode. Zodra de betaling is verwerkt, verandert de status in Geslaagd of Mislukt. Meer informatie over verwerkingstijden.

• • Geslaagd: de betaling is succesvol geïnd van de koper.
  • Mislukt: de betaalmethode van de koper is niet succesvol afgeschreven. Deze status is alleen van toepassing op betalingen via bankafschrijving, zoals ACH- of abonnementsbetalingen.
  • Gedeeltelijk terugbetaald: de betaling werd terugbetaald voor een lager bedrag dan wat de koper oorspronkelijk had betaald.
  • Terugbetaald: het totale bedrag van de oorspronkelijke betaling werd terugbetaald.
  • Restitutie verwerken: er is een restitutieverzoek ingediend. De verwerking van terugbetalingen voor betalingen via bankafschrijving, zoals ACH, kan vijf tot tien werkdagen in beslag nemen.

• Gebruik de filters bovenaan om je betalingsrecords te segmenteren op eigenschappen zoals status, betalingsmethode of bedrag. Meer informatie over het bekijken en filteren van records vind je op de indexpagina.
• Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag.
• Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel. Het bevat een overzicht van het betalingsbedrag, de betalingsdatum, de klant en de betalingsmethode.
• Het record bevat ook verschillende secties voor de betalingsgeschiedenis, regelitems, abonnementen en recordassociaties. Om een sectie samen te vouwen of uit te vouwen, klik je op de naam van de sectie.
  
  

  

• • Als je Stripe gebruikt als betalingsverwerker en in meerdere valuta's verkoopt, worden de bijbehorende kosten weergegeven samen met het ontvangen nettobedrag in je vereffeningsvaluta, als deze verschilt van de betalingsvaluta. Als je gekoppelde bankrekening in Stripe bijvoorbeeld in Amerikaanse dollars is, maar je ontvangt een betaling in euro's, dan zie je zowel het brutobedrag, de kosten en het nettobedrag in euro's, maar de kosten en het nettobedrag worden ook weergegeven in Amerikaanse dollars. De fx-koers wordt toegepast door Stripe.

• Als er al een koppeling bestaat, ga dan met de muis over de gekoppelde record en klik op Voorbeeld om de details van de gekoppelde record te bekijken. Of klik op het vervolgkeuzemenu Meer en selecteer Etiketten voor koppelingen bewerken of Koppeling verwijderen.

• Je kunt de koppelingen ook bewerken als dat nodig is. Om de betaling te koppelen aan een bestaande contact-, bedrijfs- of dealrecord, klikt u naast het relevante recordtype op Toevoegen.

Let op: als u wijzigingen aanbrengt in de bestaande koppelingen, wordt de oude koppeling vervangen door de bijgewerkte koppeling. U kunt slechts één abonnement-, contact-, deal- en bedrijfsrecord koppelen aan een betalingsrecord, maar een contact-, bedrijfs-, deal- of abonnementsrecord kan meerdere gekoppelde betalingsrecords hebben.

Restituties uitbetalen of kwitanties versturen

Je kunt een restitutie uitvoeren of een betalingsbewijs naar de koper sturen vanaf de betalingsindexpagina. De betaling moet succesvol zijn verwerkt voordat je de restitutie kunt uitvoeren.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Betalingen.
• Klik op het betalingsbedrag. Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel.
• Om een restitutie uit te geven, klik je op Acties en selecteer je Restitutie. Het uitgeven van een restitutie heeft geen invloed op het actieve abonnement en de facturering gaat door zoals gepland.

• • Voer in het dialoogvenster het restitutiebedrag in, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
  • Klik op Terugbetalen. HubSpot brengt het oorspronkelijke transactiebedrag in mindering op je toekomstige uitbetalingen of schrijft het af van je bankrekening. Houd er rekening mee dat het 5-10 werkdagen kan duren voordat de restitutie op het afschrift van de klant verschijnt.

• Om een ontvangstbewijs naar je klant te sturen, klik je op Acties en selecteer je vervolgens Ontvangst verzenden.
  • In het dialoogvenster wordt standaard het e-mailadres van de klant weergegeven. Als je een andere ontvanger wilt wijzigen of toevoegen, voer je in het veld E-mailadres een ander e-mailadres in.
  • Klik op Verzenden.
• Om een kopie op te halen van een machtiging voor een bankafschrijvingstransactie, zoals ACH, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Kopie machtiging ophalen. U ontvangt een e-mail met de autorisatiegegevens in de e-mailtekst.

• Klik op Sluiten om terug te keren naar de betalingsindexpagina.

Je kunt de filters op de indexpagina gebruiken om je betalingen te segmenteren in aangepaste weergaven. Je kunt bijvoorbeeld een weergave maken van terugbetaalde betalingen, betalingen via een bepaalde betaalmethode (bijv. ACH) of mislukte betalingen.

Ontvangsten aanpassen

Je kunt het uiterlijk van ontvangstbevestigingen aanpassen in de merkinstellingen van je account, inclusief de bedrijfsnaam, het logo en de gekleurde balk bovenaan de e-mail.

Let op: alle wijzigingen die je aanbrengt in de bedrijfsnaam, het logo of de kleuren in de huisstijlinstellingen van je account zijn van toepassing op elke betaallink, ongeacht welke gebruiker de link heeft gemaakt. Deze wijzigingen zijn ook van toepassing op alle tools die de standaard branding gebruiken, inclusief planningspagina's, verkoopdocumenten, offertes en chatflows.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Selecteer Account standaardinstellingen in het menu aan de linkerkant van de zijbalk.
  • Als je de bedrijfsnaam wilt bijwerken die op de kassabon wordt weergegeven, voer je in het veld Bedrijfsgegevens je bedrijfsnaam in.
  • Als je het logo en de kleuren wilt bijwerken, klik je op het tabblad Branding en lees je hoe je een nieuw logo uploadt of een nieuwe primaire kleur selecteert.
• Klik op Opslaan.

Meer informatie over rapportage over je betalingen met rapporten met één object en aangepaste rapporten.

Betalingen gebruiken in andere HubSpot tools

Je kunt betalingsgegevens gebruiken in andere tools, zoals workflows en lijsten.

• Maak een betalingsgebaseerde workflow om automatisch een welkomstmail naar kopers te sturen zodra een betaling is gelukt, of maak betaalde facturen met behulp van QuickBooks workflowacties. Bijvoorbeeld:
  • Gebruik de Source of Source ID eigenschap om een workflow te triggeren wanneer een betaling wordt gedaan via een willekeurige betaallink of een specifieke betaallink.
    
    
    
  • Gebruik de Status eigenschap om een workflow te triggeren wanneer een betaling is mislukt.
    
    
• Maak een lijst van contactpersonen die hebben betaald met een creditcard, of een lijst van contactpersonen die een product of dienst hebben gekocht via een specifieke betaallink.