Beheer betalingen

Nadat u de betalingstool hebt ingesteld, kunt u beginnen met het innen van betalingen in HubSpot met behulp van betaallinks of offertes. Wanneer u een betaling int via een van deze methoden, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord. U kunt uw verzamelde betalingen in HubSpot beheren door terugbetalingen uit te voeren, ontvangstbewijzen opnieuw te verzenden en rapporten van uw betalingen en uitbetalingen te downloaden.

Om betalingen te beheren, moet u een gebruiker zijn met super beheerder permissies of Betalingen en abonnementen beheren toegang hebben. Elke gebruiker mettoegang tot Betalingen en abonnementen beheren kan de transactie- en uitbetalingsgeschiedenis bekijken, betalings- en uitbetalingsrapporten downloaden, ontvangstbewijzen opnieuw verzenden, abonnementen annuleren en terugbetalingen doen.

Betalingen innen

Wanneer een betaling succesvol is verwerkt met behulp van een betaallink of offerte die is verbonden met het betalingsprogramma, zal het volgende gebeuren:

• U zult een melding van betaling ontvangen. Als u geen notificatie wilt ontvangen voor een voltooide betaling, kunt u de e-mailnotificaties voor betalingen uitschakelen in uw notificatie-instellingen.

Let op: voor terugkerende betalingen, zal de koper een ontvangstbewijs ontvangen elke keer dat ze in rekening worden gebracht, maar u ontvangt alleen een melding voor de eerste betaling. U kunt workflows gebruiken om interne meldingen te sturen voor volgende betalingen.

• De koper ontvangt een kopie van zijn betalingsbewijs in zijn e-mail inbox. Meer informatie over de kassa-ervaring van de koper.
• Er wordt een betalingsrecord aangemaakt en gekoppeld aan het relevante contact-, bedrijfs-, abonnements- en dealrecord. U kunt uw betalingsrecords ook bekijken op de betalingsindexpagina.
• Er wordt een contactrecord aangemaakt met het e-mailadres dat de koper op de afrekenpagina heeft ingevoerd, als er nog geen record met dat e-mailadres bestaat.
• Een deal record zal worden aangemaakt in uw HubSpot account en het deal bedrag zal worden bijgewerkt naar het betalingstotaal, inclusief eventuele toegepaste kortingen. Voor terugkerende betalingen zal niettelkens een nieuw deal record worden aangemaakt wanneer terugkerende betalingen worden verwerkt, maar die betalingen zullen verschijnen op het abonnementsrecord.

• Als de koper een aankoop heeft gedaan met behulp van een betaallink die geconfigureerd is om terugkerende betalingen te innen, of een offerte die verbonden is met de betalingstool die terugkerende regelitems bevat, zal HubSpot een abonnement record aangemaakt en gekoppeld aan het contact- en dealrecord. In de toekomst zal de koper elke factureringscyclus worden gefactureerd volgens de voorwaarden die zijn ingesteld op de offerte of betaallink, en ze zullen elke keer worden geïnformeerd wanneer ze worden gefactureerd. U kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling te verwittigen. De geassocieerde abonnementseigenschappen zullen ook worden bijgewerkt in HubSpot. Meer informatie over het beheren van abonnementen.

Uitbetalingen ontvangen

Uitbetalingen zijn de fondsen die op uw bankrekening worden gestort van de betalingen die u elke dag ontvangt, minus eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen.

HubSpot zal dagelijks een uitbetalingsbericht sturen met daarin het uitbetalingstotaal. Je kunt verwachten dat het geld van uitbetalingen binnen twee werkdagen op je bankrekening wordt gestort voor kaartbetalingen en binnen drie werkdagen voor ACH betalingen.

Als er dagen zijn waarop het dagelijkse uitbetalingstotaal lager is dan de terugbetalingen of terugboekingen die die dag zijn verwerkt, zal HubSpot het verschil van uw bankrekening afschrijven. Op deze dagen ontvang je een uitbetalingse-mail van HubSpot met daarin het bedrag dat van je rekening is afgeschreven.

Meer informatie over automatisch incasso en gepauzeerde uitbetalingen vindt u in de documentatie van Stripe, HubSpot's partner voor het verwerken van betalingen.

Betalingen en uitbetalingen downloaden

U kunt rapporten downloaden van uw betalingen en uitbetalingen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Klik rechtsboven op Ga naar transacties en rapporten.
• Om een rapport van de betalingen of uitbetalingen van uw account te downloaden, klikt u rechtsboven op Download reports en selecteert u een van de volgende rapporttypes:
  • Betaling: toegang tot alle klanttransacties, zoals eenmalige en terugkerende betalingen, terugbetalingen, transactiekosten en geschillen.
  • Uitbetalingsrapport: bekijk alle betalingen van klanten die zijn opgenomen in uw dagelijkse uitbetalingstotaal.
• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling; klik vervolgens op Exporteren.

Betalingsgegevens bekijken

Wanneer u een betaling int in HubSpot, worden de betalingsdetails opgeslagen in een betalingsrecord op de betalingsindexpagina.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Uw betalingsrecords verschijnen in de tabel op de indexpagina. Bekijk de status van de betaling in de kolomStatus:
  • Verwerking: het kan twee tot drie dagen duren om de bankrekening van een koper te debiteren voor een betaling via ACH, gedurende welke tijd de status zal verschijnen als Verwerking. Wanneer de betaling is verwerkt, verandert de status in Geslaagd of Mislukt.
  • Geslaagd: de betaling werd met succes geïnd bij de koper.
  • Mislukt: de betaalmethode van de koper werd niet succesvol aangerekend. Deze status is alleen van toepassing op betalingen via ACH of abonnementsbetalingen.
  • Gedeeltelijk terugbetaald: de betaling werd terugbetaald voor een bedrag dat lager is dan wat de koper oorspronkelijk betaalde.
  • Terugbetaald: het totale bedrag van de oorspronkelijke betaling werd terugbetaald.
  • Verwerking restitutie: er is een restitutieverzoek ingediend. De verwerking van terugbetalingen voor betalingen via ACH kan vijf tot tien werkdagen in beslag nemen.

• Gebruik de filters bovenaan om uw betalingsrecords te segmenteren op eigenschappen zoals status, betalingsmethode of bedrag. Meer informatie over het bekijken en filteren van records vindt u op de indexpagina.
• Klik in de kolom Brutobedrag op hetbetalingsbedrag .
• Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel. Het zal een samenvatting bevatten van het betalingsbedrag, de betalingsdatum, de klant en de betalingsmethode.
• Het record bevat ook verschillende secties voor de betaling, de posten, de abonnementen en de recordassociaties. Om een sectie in of uit te klappen, klikt u op de naam van de sectie.
  
  

  

• Als er al een associatie bestaat, kunt u de details van het geassocieerde record bekijken door met de muisaanwijzer op het geassocieerde record te gaan staan en op Preview te klikken. Of klik op het vervolgkeuzemenu Meer en selecteer Associatie labels bewerken of Koppeling verwijderen.

• U kunt de associaties ook bewerken indien nodig. Om de betaling te associëren met een bestaande contactpersoon, bedrijf of deal record, klikt u naast de relevante record type sectie, op Toevoegen.

Let op: iAls u wijzigingen aanbrengt in de bestaande associaties, zal de oude associatie vervangen worden door de bijgewerkte associatie. U kunt slechts één abonnements-, contact-, deal- en bedrijfsrecord aan een betalingsrecord koppelen, maar een contact-, bedrijfs-, deal- of abonnementsrecord kan meerdere gekoppelde betalingsrecords hebben.

U kunt betalingsgegevens gebruiken in andere hulpmiddelen, zoals workflows en lijsten.

• Maak een op betalingen gebaseerde workflow om kopers automatisch een welkomstmail te sturen zodra een betaling is geslaagd, of maak betaalde facturen met QuickBooks-workflowacties.
• Maak een lijst van contactpersonen die hebben betaald met een creditcard, of een lijst van contactpersonen die een product of dienst hebben gekocht met een specifieke betaallink.

Terugbetalingen of kwitanties sturen

Je kunt een terugbetaling doen of een ontvangstbewijs opnieuw naar de koper sturen vanaf de betalingsindexpagina. De betaling moet succesvol zijn verwerkt voordat je de terugbetaling kunt doen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Betalingen.
• Klik op het betalingsbedrag. Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel.
• Om een terugbetaling uit te voeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Terugbetaling. Het uitgeven van een terugbetaling heeft geen invloed op het actieve abonnement en de facturering zal doorgaan zoals gepland.

• • Voer in het dialoogvenster het bedrag van de terugbetaling in, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de terugbetaling.
  • Klik op Terugbetaling. HubSpot zal het oorspronkelijke transactiebedrag in mindering brengen op uw toekomstige uitbetalingen of het van uw bankrekening afschrijven. Houd er rekening mee dat het 5-10 werkdagen kan duren voordat de terugbetaling op het afschrift van een klant verschijnt.
• Om een ontvangstbewijs opnieuw naar uw klant te verzenden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Ontvangstbewijs verzenden.
  • In het dialoogvenster verschijnt standaard het e-mailadres van de klant. Om een andere ontvanger te wijzigen of toe te voegen, voert u in het veld E-mailadres een ander e-mailadres in, .
  • Klik op Verzenden.
• Om een kopie van een autorisatie voor een ACH-transactie op te vragen,klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Kopie van autorisatie ophalen. U ontvangt een e-mail met de gegevens van de ACH-machtiging in de hoofdtekst van de e-mail.

• Om terug te keren naar de betalingsindexpagina, klik op Sluiten.

U kunt de filters op de indexpagina gebruiken om uw betalingen in aangepaste weergaven te segmenteren. U kunt bijvoorbeeld een overzicht maken van terugbetaalde betalingen, betalingen via ACH, of mislukte betalingen.

Ontvangstbewijzen aanpassen

U kunt het uiterlijk van ontvangstbewijzen aanpassen in de brandinginstellingen van uw account:

Let op: alle wijzigingen die u aanbrengt in de bedrijfsnaam, het logo of de kleuren in de brandinginstellingen van uw account, zijn van toepassing op elke betaallink, ongeacht welke gebruiker de link heeft aangemaakt. Deze wijzigingen zijn ook van toepassing op alle tools die de standaard branding gebruiken, inclusief planningspagina's, verkoopdocumenten, offertes en chatflows.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Selecteer Account defaults in het linker zijmenu.
  • Om de bedrijfsnaam bij te werken die op het ontvangstbewijs staat, voert u in het veld Bedrijfsgegevens uw bedrijfsnaam in.
  • Als u het logo en de kleuren die op de kassapagina verschijnen wilt bijwerken, klikt u op het tabblad Branding en leest u hoe u een nieuw logo uploadt of een nieuwe primaire kleur selecteert.
• Klik op Opslaan.