Aan de slag met de handelstools van HubSpot

Commerce Hub is een suite van tools waarmee je het opportunity-to-revenue proces kunt stroomlijnen en betaald kunt worden via HubSpot. Met Commerce Hub kun je facturen, betaallinks en offertes maken om je klanten te factureren, voor eenmalige betalingen of terugkerende abonnementen, inclusief de mogelijkheid om ze aan te passen met kortingen, kosten en belastingen.

Door de commerce tools van HubSpot naast je andere CRM-gegevens te gebruiken, kun je je omzet en klantinformatie op één plek beheren. Dit betekent ook dat je automatisering en rapportage kunt integreren in je commerce tools voor zaken als het automatiseren van verkooptaken, het versturen van e-mails na de aankoop en het rapporteren over omzet. En als je afhankelijk bent van externe systemen voor je handelsprocessen, kun je je bestaande boekhoudtools integreren met HubSpot om je gegevens gesynchroniseerd te houden tussen verschillende platforms.

Of je nu eenmalige betalingen wilt innen, maandelijkse lidmaatschappen in rekening wilt brengen of je klanten wilt factureren voor doorlopende projectpakketten, lees hieronder meer over hoe je aan de slag kunt gaan met de commerce tools van HubSpot.

Betalingsverwerkers

Om betalingen te verwerken en uiteindelijk uitbetalingen te innen, kun je HubSpot payments of Stripe payment processing gebruiken. Beide betalingsverwerkers bieden gelijke toegang tot de verschillende handelstools van HubSpot, dus de keuze hangt af van een aantal factoren, waaronder de kostenstructuur. Meer informatie over de verschillen in kosten tussen betalingsverwerkers vind je op de prijzenpagina van HubSpot.

• HubSpot betalingen: HubSpot's ingebouwde betalingsverwerker. Een Starter-, Professional- of Enterprise-abonnement is vereist om HubSpot payments te gebruiken, en je bedrijf of organisatie moet ook in de VS gevestigd zijn en een Amerikaanse bankrekening hebben. HubSpot betalingen kan alleen betalingen in USD verzamelen.
• Stripe betalingsverwerking: koppel een bestaand Stripe account om het te gebruiken als betalingsverwerker voor HubSpot's Commerce Hub tools. Stripe betalingsverwerking is beschikbaar voor alle HubSpot abonnementen, en is internationaal beschikbaar met enkele uitzonderingen. Je kunt ook betalingen in verschillende valuta's innen.

Welke betalingsverwerker je ook kiest, HubSpot zal zowel eenmalige als terugkerende abonnementsbetalingen bijhouden in de CRM, net als andere soorten CRM-records, zoals contactpersonen. Hierdoor kun je betalingen gebruiken in andere HubSpot tools, zoals het gebruik van workflows om commerciële processen te automatiseren of het maken van aangepaste rapporten voor segmentatie en datavisualisatie. Door je klantgegevens te combineren met je commerciële gegevens, kun je alles op één plek beheren en tegelijkertijd je verkoop-, service- en supportteams de context geven die ze nodig hebben.

Manieren om betalingen te innen

Als je een betalingsverwerker hebt ingesteld, kun je je klanten een manier bieden om aankopen te doen met behulp van facturen, betaallinks en offertes.

• Facturen: ga van deal naar betaling met facturen, rechtstreeks verzonden vanuit je HubSpot CRM.
• Betalingskoppelingen: verzamel eenmalige en terugkerende betalingen met koppelingen die je rechtstreeks naar klanten kunt sturen of kunt insluiten in webpagina's, formulieren, e-mails en meer.
• Offertes: maak offertes en leg handtekeningen vast voor eenmalige en terugkerende betalingen met sjablonen voor offertes. Offertes zijn beschikbaar voor alle accounts, met meer aanpassingsopties voor Starter-, Professional- en Enterprise-abonnementen.

Hoewel de methode die je kiest afhangt van je zakelijke behoeften, ondersteunen ze allemaal de mogelijkheid om kortingen, kosten en belastingen toe te voegen. En welke methode je ook kiest, je kunt betalingen via HubSpot payments of Stripe payment processing incasseren.

Facturen

Maak merkfacturen in HubSpot direct vanuit offertes en deals, of stel automatisch terugkerende facturen in om je facturatieprocessen te stroomlijnen. Je kunt facturen zo instellen dat ze betaald kunnen worden via hetzelfde afrekenproces als andere handelstools, of je kunt facturen handmatig als betaald markeren als je betalingen buiten HubSpot verzamelt. En omdat facturen naast je andere CRM-records worden bijgehouden, heb je een volledig overzicht van je inkomsten naast je klant- en dealgegevens.

Facturen kunnen worden ingesteld met standaard nettobetalingstermijnen en aanpasbare vervaldatums voor betalingen.

• De factuurtool instellen
• Facturen maken en beheren
• HubSpot's standaard factuureigenschappen

Betalingskoppelingen

Gebruik betaallinks om je klanten eenmalige of abonnementsdiensten te laten kopen via een deelbare link. Naast het direct delen van de link met klanten, kun je deze ook opnemen in je website, één-op-één e-mails en pagina's voor het plannen van vergaderingen. Je kunt ook links gebruiken in CTA's en betalingen verzamelen via HubSpot formulieren.

Wanneer een klant een betaallink gebruikt, worden ze naar een afrekenpagina gebracht om hun aankopen te bekijken en hun credit-, debet- of bankgegevens in te voeren. Na de aankoop volgt HubSpot een bevestigingsmail naar jou en de klant en wordt er automatisch een factuur aangemaakt voor de betaling.

• Links voor betalingen maken en delen
• Links voor betalingen testen
• Links naar betalingen toevoegen aan je inhoud

Citaten

Maak merkoffertes in HubSpot om eenmalige en terugkerende betalingen van je kopers te innen. Betalingen voor eenmalige offertes kunnen ook worden gesplitst in de tijd met behulp van betalingsschema's. Met een optie om e-handtekeningen toe te voegen voor zowel interne teamleden als klanten, volg je de voortgang van de offerte tot aan de betaling. Na betaling volgt HubSpot een bevestigingse-mail naar zowel jou als de klant en wordt er automatisch een factuur aangemaakt voor de betaling.

Met de gratis HubSpot en Sales Hub Starter tools kun je het uiterlijk van de standaard offertesjablonen die bij je account horen aanpassen door de thema-instellingen ervan bij te werken. Met een Sales Hub Professional of Enterprise-account kun je aangepaste offertesjablonen maken die passen bij jouw bedrijfsbehoeften.

• Citaten maken en gebruiken
• Aangepaste offertesjablonen maken en gebruiken

Abonnementen

Als je bedrijf abonnementen voor goederen of services verkoopt, kun je facturen, betaallinks en offertes instellen om op terugkerende basis te factureren. HubSpot biedt factureringsfrequenties van maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks. Je kunt je klanten bijvoorbeeld laten betalen voor lidmaatschappen of retainers.

Wanneer een klant zich aanmeldt voor een abonnement, zal HubSpot automatisch factureren op basis van het opgegeven schema. Betalingen kunnen automatisch worden geïncasseerd, of facturen kunnen automatisch worden verzonden op een vervaldatum en de betaling kan buiten HubSpot worden geïncasseerd. Je kunt ze ook zo instellen dat abonnementsbetalingen in de toekomst starten, zodat je klanten zich van tevoren kunnen aanmelden voor terugkerende goederen en services.

Voor elk aangeschaft abonnement wordt een abonnementrecord gemaakt in de CRM, zodat je abonnementen net als andere typen CRM-records kunt beheren en net als andere typen CRM-records kunt profiteren van abonnementen in andere HubSpot-tools, zoals automatisering en rapportage.

Hieronder vind je meer informatie over de abonnementstool van HubSpot:

• Terugkerende betalingen verzamelen met abonnementen
• Plan terugkerende betalingen in de toekomst
• Abonnementen bewerken die zijn gefactureerd in HubSpot

Records bekijken en segmenteren

Elk object in HubSpot heeft een indexpagina waar je alle records binnen dat object kunt zien. Op elke indexpagina kun je records filteren op basis van de informatie die is opgeslagen in de waarden van hun eigenschappen, en de filters opslaan als een weergave die je opnieuw kunt bekijken. Je kunt bijvoorbeeld de indexpagina Facturen filteren om alle onbetaalde facturen weer te geven.
Met de lijsttool kun je contactpersonen, bedrijven en deals filteren op basis van eigenschappen en aanvullende criteria. Je kunt bijvoorbeeld een lijst samenstellen van contactpersonen die in de afgelopen 30 dagen betalingen hebben gedaan, voor gebruik in andere CRM-tools.

• Records filteren en weergaven opslaan
• Verschillen tussen opgeslagen weergaven, actieve lijsten en statische lijsten
• Lijsten maken en gebruiken
• Bepaal uw lijstcriteria

Betalingen beheren

Zodra betalingen worden geïnd, kunnen gebruikers met de juiste machtigingen betalingen beheren in HubSpot, inclusief het ontvangen van uitbetalingen, het bekijken van betalingsrecords en het beheren van terugbetalingen en ontvangstbewijzen.

Uitbetalingen zijn de bedragen die elke dag op je bankrekening worden gestort van je verzamelde betalingen, minus eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen. Je ontvangt dagelijks een e-mail met een uitbetalingsbericht waarin het uitbetalingstotaal wordt vermeld. Dit geld wordt vervolgens op je bankrekening gestort. Als je HubSpot betalingen gebruikt, kunnen uitbetalingen worden bekeken in HubSpot, maar als je Stripe betalingsverwerking gebruikt, worden uitbetalingen afgehandeld door Stripe.

Alle betalingsrecords kunnen worden bekeken in HubSpot, met details van elke betaling inclusief betaaldatum, klant, betaalmethode, betaalgeschiedenis, regelitems, abonnementen en bijbehorende HubSpot records. Terugbetalingen en ontvangstbewijzen kunnen direct vanuit het betalingsrecord worden beheerd, met de optie om het uiterlijk van ontvangstbewijzen aan te passen.

Meer informatie over het beheren van betalingen in HubSpot.

Automatisering

Als je een Professional of Enterprise abonnement hebt, kun je workflows maken om handelsgerelateerde processen te automatiseren. Maak bijvoorbeeld een workflow voor betalingen om:

• Stuur een welkomstmail naar kopers nadat een betaling is gelukt.
• Herinner klanten eraan om hun abonnement te verlengen, inclusief kortingscodes voor vroege verlengers.
• Stuur na een aankoop een interne e-mailmelding naar de accountmanager van de klant en maak vervolgens een ticket aan om de onboarding van de klant te initialiseren.

Meer informatie over het gebruik van betalingen in andere HubSpot-tools.

Rapportage

HubSpot biedt verschillende keuzes voor rapportage over inkomsten die zijn gegenereerd via commerce tools, afhankelijk van je abonnement.

• Als je een gratis of Starter-abonnement hebt, kun je een dashboard maken om te rapporteren over je inkomsten uit betalingen of dashboards maken met vooraf gemaakte rapporten uit de rapportbibliotheek van HubSpot. Deze rapportbibliotheek bevat verschillende rapporten voor het analyseren van inkomsten op dealniveau. Meer informatie over dashboards voor betalingsinkomsten en de rapportbibliotheek van HubSpot.
• Als u een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kunt u aangepaste rapporten maken om gegevens in uw CRM te analyseren, inclusief betalingen.