Beheer het aangesloten CPQ-, facturerings- en betalingsproces

Beheer het proces van offerte tot betaling in HubSpot, van het accepteren van de offerte tot facturering en het innen van betalingen. Nadat een klant een offerte heeft geaccepteerd, maakt HubSpot automatisch een contract, een factureringsschema en de eerste factuur aan. Klanten worden doorgestuurd naar een betaalpagina om de betaling af te ronden of in te plannen. Dit helpt bij het automatiseren van de facturering, het verminderen van handmatige facturering en het bijhouden van betalingen op één plek.

Als u HubSpot-offertes en -betalingen al gebruikt, ontdek dan wat er anders is in de bètaversie, waaronder wijzigingen in het accepteren van offertes, het beheer van factureringscontacten, automatische en geplande betalingen en het afhandelen van openstaande of mislukte betalingen.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg ervoor dat u, voordat u met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen u van tevoren moet nemen, evenals de beperkingen van de functie en de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan. 

Zorg dat u de vereisten begrijpt

• U moet alleafrekenkostenverwijderen voordat u deelneemt aan de bèta.
• Schakel automatische omzetbelasting uit voordat u de bèta gebruikt.

Begrijp de beperkingen en aandachtspunten

• De instelling voor het weergeven van de factureringsperiode is alleen van toepassing op standaardabonnementsfacturen. Facturen die zijn aangemaakt via de in dit artikel beschreven procedure, geven de factureringsperiode weer, ongeacht deze instelling.
• Facturen die zijn aangemaakt via contracten met facturering ingeschakeld en een waarde hebben van minder dan $ 0,50, worden onmiddellijk gemarkeerd als betaald. Het is niet mogelijk om betalingen van minder dan $ 0,50 te verwerken.
• Het is niet mogelijk om contracten te pauzeren en te hervatten.

Proces van offerte tot betaling

Zorg dat u het proces van offerte tot betaling begrijpt wanneer u de bètaversie gebruikt. Nadat kopers een offerte hebben geaccepteerd:

1. Er wordt automatisch een contractrecordaangemaakt.

2. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden er automatisch facturen aangemaakt en per e-mail verzonden naar de factureringscontactpersoon. Facturen worden gegenereerd op basis van het factureringsschema dat is gedefinieerd door de regelitems op een offerte. De factureringsdatum of herhaling van elk regelitem bepaalt wanneer een factuur wordt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

   • Als een offerte meerdere eenmalige regelitems met verschillende factuurdata bevat, wordt voor elke factuurdatum een aparte factuur gegenereerd.
   • Als een offerte terugkerende posten bevat, wordt er bij elke factureringsinterval een factuur gegenereerd.

3. De koper wordt gevraagd om een betaling te verrichten. Als regelitems een toekomstige factuurdatum hebben, wordt de betaling gepland voor de factuurdatum. Online betalingen kunnen worden uitgeschakeld. 

4. Het afrekenen maakt deel uit van het factureringsproces (voorheen onderdeel van het offerteproces). Het afrekenbedrag voor regelitems met een toekomstige datum is $ 0. Als automatische betalingenzijn ingeschakeld, wordt de opgegeven betaalmethode gebruikt om elke factuur van het contract te betalen.

5. Als de offerte terugkerende regelitems bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en aan het contract gekoppeld.
6. Beheer eventuele openstaande betalingen van het contract.

Offertes en facturen voor kopers

Stuur een offerte naar een koper en automatiseer de facturering met behulp van offertes. 

1. Maak een offerte aan.

2. Klik op de Betalingen in de offerte-editor.

3. In de linkerzijbalk:

   • Op de tabblad tabblad stelt u uw factureringsopties in:

     • Klik op de Verzendvoorwaarden en selecteer de betalingsvoorwaarden (facturen kunnen bij ontvangst verschuldigd zijn of nettobetalingsvoorwaarden hebben).

     • Als de optie schakelaar 'Facturering inschakelen' is ingeschakeld, worden facturen en abonnementen automatisch aangemaakt. Om het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen uit te schakelen, schakelt u de schakelaar uit. 

   • Selecteer onderIncassoproces een optie:

     • Automatische betalingen:de koper wordt op elke factuurdatumautomatischgefactureerd. Het bij het afrekenen ingevoerde betalingsbedrag wordt op elke factuurdatum in rekening gebracht.

     • Handmatige betalingen: de klant betaalt handmatig op elke factuurdatum. Betalingen kunnen online of via een alternatieve methode worden gedaan. Als u alternatieve methoden gebruikt, moet u betalingen handmatig op facturen vastleggen. 

4. Klik op de tabblad om betalingsopties in te stellen:

   • De schakelaar Online betalingen accepteren staat standaard aan als facturering is ingeschakeld. De vooraf ingevulde keuzes op dit scherm geven weer wat er is ingesteld in de betalingsinstellingen. Als u 'Handmatige betalingen' hebt geselecteerd, kunt u de schakelaar 'Online betalingen accepteren' uitschakelen en betalingen handmatig op facturen vastleggen.

   • Selecteer of deselecteer de selectievakjes voor geaccepteerde betaalmethoden om de te accepteren betaalmethoden te kiezen.

   • Selecteer het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen om het factuuradres van uw kopers te verzamelen.

   • Selecteer het Verstuuradres verzamelen om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.

   • Schakel het selectievakje 'De betalingsgegevens van uw klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten' uit als u de betaalmethode van de koper niet in het contactrecord wilt opslaan voor toekomstige kosten. Als deschakelaar'Facturering inschakelen' is ingeschakeld, wordt de ingevoerde betaalmethode automatisch belast op elke factuurdatum.

5. De offerte delen.

6. Wanneer de offerte is geaccepteerd, worden de eerste factuur en het contract automatisch aangemaakt. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factureringscontactpersoon van de offerte. 

7. Als online betalingen zijn ingeschakeld, wordt kopers gevraagd om af te rekenen nadat ze de offerte hebben geaccepteerd, of ze kunnen de factuurlink kopiëren. Lees meer over de ervaring van de koper na het accepteren van de offerte. 

8. Voor betalingen die onmiddellijk verschuldigd zijn, wordt de betaling afgeschreven op het moment van afrekenen. Voor betalingen die later verschuldigd zijn, is het afrekenbedrag $ 0. Als automatische betalingenzijn ingeschakeld, wordt de ingevoerde betaalmethode opgeslagen voor toekomstige betalingen van het contract.

9. De offerte en factuur worden automatisch aan het contract gekoppeld. De factuurgeschiedenis en omzet kunnen ook op het contract worden bekeken. Lees meer over het beheren van contracten.

Contractdetails bekijken

Het contractrecord toont contract- en factuurgegevens, gerelateerde records, activiteiten en geschiedenis. 

Over het contract

De linkerzijbalk toont de contractnaam, status, contractwaarde, startdatum van het contract, einddatum van het contract, informatie over terugkerende inkomsten en factureringsgegevens. U kunt ook de zijbalk aanpassen om andere eigenschappen toe te voegen.

Contractoverzicht, activiteiten en geschiedenis

De middelste kolom heeft drie tabbladen: Overzicht, Activiteiten en Geschiedenis.

• Overzicht: het overzicht biedt een momentopname van de contractprestaties, regelitems, het facturatieschema en informatie over verlenging:

• • De contractprestatiekaart toont de contractwaarde, informatie over terugkerende inkomsten, de einddatum van het contract en het gefactureerde bedrag.
    
    
  • De kaart Huidige en aankomende posten geeft een overzicht van elke post van het contract en de bijbehorende eigenschappen (bijv. prijs, hoeveelheid, factureringsschema, looptijd, prijsmodel).
    
    
  • De kaart'Factureringsschema' geeft een overzicht van alle facturen van het contract en de status daarvan.
    
    
  • De kaart 'Verlengingsinformatie' toont de verlengingsstatus, op basis van eventuele verlengingsoffertes die voor het contract zijn aangemaakt.
    
    
• Activiteiten: het tabblad Activiteiten toont een tijdlijn van communicatie (bijv. e-mails en telefoongesprekken), teamactiviteiten (vergaderingen, notities, taken) en updates van het contract, evenals bijbehorende facturen, deals en tickets.
  
  
• Geschiedenis: het tabblad Geschiedenis toont details van contractwijzigingen en verlengingen, inclusief wijzigingen in terugkerende inkomsten en toevoegingen of verwijderingen van posten.
  
  

Contracten beheren

Contact-, facturerings- en factuurgegevens worden opgeslagen in het contractrecord. Lees meer over het beheren van contracten, inclusief hoe u:

• Bekijk de contractprestaties, factureringsinformatie en bijbehorende records (bijv. offertes, facturen en abonnementen).
• Maak offertes voor wijzigingen.
• Maak verlengingsoffertes aan.
• Werk de betaalmethode van het contract bij.
• Beëindig het contract.

Ervaring van de koper

Wanneer kopers een offerte accepteren, wordt er een visuele indicator weergegeven om hen naar het volgende deel van het factureringsproces te leiden. Lees hieronder meer over de verschillende factureringsscenario's:

Eerste factuur verschuldigd op het moment dat de offerte wordt geaccepteerd, online betalingen ingeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan op Nu betalen klikken om af te rekenen ofop Factuurlink kopiëren om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factuurcontactpersoon van de offerte, met een optie om de factuur te bekijken en te betalen.
   
   
2. Na het afrekenen wordt een ontvangstbewijs verzonden naar het e-mailadres dat de koper bij het afrekenen heeft opgegeven. De accounthouder ontvangt eene-mailmelding over de betaling. Lees meer over wat er gebeurt nadat een betaling is verwerkt.
3. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden er automatisch toekomstige facturen aangemaakt voor offertes met terugkerende posten. Als de offerte alleen eenmalige posten bevat die allemaal bij acceptatie moeten worden betaald, wordt er één factuur aangemaakt, zelfs als facturering is ingeschakeld.
4. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en gekoppeld aan het contract.
5. Als het selectievakje 'De betalingsgegevens van uw klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten' is geselecteerd, worden toekomstige facturen automatisch in rekening gebracht via de opgeslagen betaalmethode. Als deze optie niet is geselecteerd, moet de klant elke factuur betalen wanneer deze verschuldigd is.

Eerste factuur verschuldigd op het moment dat de offerte wordt geaccepteerd, online betalingen uitgeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan opde link 'Factuur bekijken' of 'Factuur kopiëren ' klikken om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factureringscontactpersoon van de offerte.
   
   
2. Registreer de betaling handmatig op de factuur.
3. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden toekomstige facturen automatisch aangemaakt voor offertes met terugkerende regelitems. Als de offerte alleen eenmalige regelitems bevat die allemaal bij acceptatie verschuldigd zijn, wordt er één factuur aangemaakt, zelfs als facturering is ingeschakeld.
4. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en gekoppeld aan het contract.

Eerste factuur verschuldigd op een latere datum, online betalingen ingeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kanop de link Betaling plannenofFactuur kopiëren klikken om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factureringscontactpersoon van de offerte, met een optie om de factuur te bekijken en te betalen.
   
   
2. Bij het afrekenen is het totaalbedrag $ 0. De ingevoerde betalingsgegevens worden gebruikt om de eerste en toekomstige facturen te betalen.
3. Na het afrekenen wordt een ontvangstbewijs van de geplande betaling verzonden naar het e-mailadres dat bij het afrekenen is opgegeven.
   
   
4. Als het selectievakje ‘Betaalgegevens van de klant bij het afrekenen opslaan voor toekomstige afschrijvingen’ is aangevinkt, worden toekomstige facturen automatisch in rekening gebracht via de opgeslagen betaalmethode. Als deze optie niet is aangevinkt, moet de klant elke factuur betalen op de vervaldatum.

Eerste factuur verschuldigd op een latere datum, online betalingen uitgeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan opde link 'Factuur bekijken' of 'Factuur kopiëren ' klikken om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factuurcontactpersoon van de offerte.
   
   
2. Registreer de betaling handmatig op de factuur.
3. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden toekomstige facturen automatisch aangemaakt voor offertes met terugkerende regelitems. Als de offerte alleen eenmalige regelitems bevat die allemaal bij acceptatie verschuldigd zijn, wordt er één factuur aangemaakt, zelfs als facturering is ingeschakeld.
4. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en gekoppeld aan het contract.