BètaInzicht krijgen in het geïntegreerde CPQ-, facturerings- en betalingsproces

Als je bent aangemeld voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments, kun je het proces van offerte tot betaling in HubSpot beheren, van het accepteren van de offerte tot het factureren en het innen van betalingen. Nadat een koper een offerte heeft geaccepteerd, maakt HubSpot automatisch een contract, een factureringsschema en de eerste reeks facturen aan. Kopers worden doorgestuurd naar een betaalpagina om betalingen af te ronden of in te plannen. Dit helpt bij het automatiseren van de facturering, het verminderen van handmatige facturering en het bijhouden van betalingen op één plek.

Als je al gebruikmaakt van HubSpot-offertes en -betalingen, lees dan dit artikel om te ontdekken wat er anders is in de bètaversie, waaronder wijzigingen in het accepteren van offertes, het beheer van factureringscontacten, automatische en geplande betalingen, en het afhandelen van openstaande of mislukte betalingen.

Let op: als je niet bent aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Facturering en Betalingen, leesdan meer over de verschillende manieren om je kopers te factureren.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je, voordat je met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen je van tevoren moet nemen, evenals de beperkingen van de functie en de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan.

Begrijp de beperkingen en aandachtspunten

• De instelling 'Factureringsperiode weergeven' is alleen van toepassing op standaardabonnementsfacturen. Facturen die worden aangemaakt via de in dit artikel beschreven procedure, geven de factureringsperiode weer, ongeacht deze instelling.
• Facturen die worden aangemaakt op basis van contracten met factureringsmogelijkheid en een waarde van minder dan $0,50, worden onmiddellijk gemarkeerd als betaald. Het is niet mogelijk om betalingen van minder dan $0,50 te verwerken.
• Het is niet mogelijk om contracten te pauzeren en te hervatten. Als u terugkerende regelitems in een contract wilt pauzeren, maakt u een wijzigingsofferte aan om de terugkerende regelitems te verwijderen. Maak vervolgens opnieuw een wijzigingsofferte aan en voeg de terugkerende regelitems toe om ze te hervatten.
• Als er terugkerende posten aan een offerte worden toegevoegd, wordt voor elke terugkerende post een niet-factureerbaar abonnement aangemaakt. Het aangemaakte abonnementsrecord wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden. Wijzigingen in het abonnementsrecord hebben geen invloed op de facturering en leiden niet tot een update van het contract. Alle facturering moet via het contract worden beheerd. 

Het proces van offerte tot betaling

Nadat u een offerte hebt aangemaakt en u bent aangemeld voor de bètaversie, verandert het standaard factureringsproces voor offertes op de volgende manieren:

1. Als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld, wordt er automatisch eencontractrecord aangemaakt wanneer een offerte wordt geaccepteerd. Het HubSpot-contractobject is niet zichtbaar voor je klanten.

2. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden er automatisch facturen aangemaakt en per e-mail verzonden naar de factuurcontactpersoon. Facturen worden gegenereerd op basis van het factureringsschema dat is gedefinieerd door de regelitems op een offerte en worden 10 dagen vóór de factuurdatum per e-mail verzonden. De factuurdatum of herhalingsfrequentie van elk regelitem bepaalt wanneer een factuur wordt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

   • Als een offerte meerdere eenmalige posten met verschillende factuurdata bevat, wordt voor elke factuurdatum een aparte factuur gegenereerd.
   • Als een offerte terugkerende posten bevat, wordt er bij elke factureringsperiode een factuur gegenereerd.

3. De koper wordt gevraagd om een betaling te verrichten. Als regelitems een toekomstige factuurdatum hebben, wordt de betaling gepland voor de factuurdatum. Online betalingen kunnen worden uitgeschakeld. 

4. Het afrekenen maakt deel uit van het factureringsproces (voorheen onderdeel van het offerteproces). Het afrekenbedrag voor regelitems met een toekomstige datum is $0. Als automatische betalingenzijn ingeschakeld, wordt de opgegeven betaalmethode gebruikt om elke factuur van het contract te betalen.

5. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en aan het contract gekoppeld. Het aangemaakte abonnementsrecord wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden. Wijzigingen in het abonnementsrecord hebben geen invloed op de facturering en leiden niet tot een update van het contract. Alle facturering moet via het contract worden beheerd.
6. Beheer eventuele openstaande betalingen uit het contract.

Lees meer over de verschillende manieren om uw kopers te factureren.

Ervaring van de koper

Wanneer kopers een offerte accepteren, wordt er een visuele indicator weergegeven die hen naar het volgende deel van het factureringsproces leidt. Lees hieronder meer over de verschillende factureringsscenario's:

Eerste factuur verschuldigd op het moment dat de offerte wordt geaccepteerd, online betalingen ingeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan op ‘Nu betalen’ klikken om af te rekenen of op‘Factuurlink kopiëren’ om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factuurcontactpersoon van de offerte, met de mogelijkheid om de factuur te bekijken en te betalen.
   
   
   
2. Na het afrekenen wordt een ontvangstbewijs verzonden naar het e-mailadres dat de koper bij het afrekenen heeft opgegeven. De accounthouder ontvangt eene-mailmelding over de betaling. Lees meer over wat er gebeurt nadat een betaling is verwerkt.
3. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden er automatisch toekomstige facturen aangemaakt voor offertes met terugkerende posten en per e-mail naar de koper verzonden. Als de offerte alleen eenmalige posten bevat die allemaal bij aanvaarding verschuldigd zijn, wordt er één enkele factuur aangemaakt, zelfs als facturering is ingeschakeld.
4. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en aan het contract gekoppeld. Het aangemaakte abonnementsrecord wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden. Wijzigingen in het abonnementsrecord hebben geen invloed op de facturering en leiden niet tot een update van het contract. Alle facturering moet via het contract worden beheerd.
5. Als het selectievakje ‘De betalingsgegevens van uw klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten’ is aangevinkt, worden toekomstige facturen automatisch in rekening gebracht via de opgeslagen betaalmethode. Als deze optie niet is aangevinkt, moet de klant elke factuur betalen wanneer deze verschuldigd is.

Eerste factuur verschuldigd op het moment dat de offerte wordt geaccepteerd, online betalingen uitgeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan opde link ‘Factuur bekijken’ of ‘Factuur kopiëren ’ klikken om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factuurcontactpersoon van de offerte.
   
   
   
2. Registreer de betaling handmatig op de factuur.
3. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden toekomstige facturen automatisch aangemaakt voor offertes met terugkerende posten en per e-mail naar de koper verzonden. Als de offerte alleen eenmalige posten bevat die allemaal bij aanvaarding verschuldigd zijn, wordt er één factuur aangemaakt, zelfs als facturering is ingeschakeld.
4. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en gekoppeld aan het contract. Het aangemaakte abonnementsrecord wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden. Wijzigingen in het abonnementsrecord hebben geen invloed op de facturering en leiden niet tot een update van het contract. Alle facturering dient via het contract te worden beheerd.

Eerste factuur verschuldigd op een latere datum, online betalingen ingeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan opde link ‘Betaling plannen’of‘Factuur kopiëren’ klikken om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de facturatiecontactpersoon van de offerte, met de mogelijkheid om de factuur te bekijken en te betalen.
   
   
   
2. Bij het afrekenen bedraagt het totaalbedrag $0. De ingevoerde betalingsgegevens worden gebruikt voor de betaling van de eerste en toekomstige facturen.
3. Na het afrekenen wordt een ontvangstbewijs van de geplande betaling verzonden naar het e-mailadres dat bij het afrekenen is opgegeven.
   
   
   
4. Als het selectievakje ‘De betalingsgegevens van uw klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten’ is aangevinkt, worden toekomstige facturen automatisch in rekening gebracht via de opgeslagen betaalmethode. Als deze optie niet is aangevinkt, moet de klant elke factuur betalen wanneer deze verschuldigd is.

Eerste factuur is verschuldigd op een latere datum, online betalingen zijn uitgeschakeld

1. De persoon die de offerte accepteert, kan opde link 'Factuur bekijken' of 'Factuur kopiëren ' klikken om de factuur te delen. Facturen worden automatisch per e-mail verzonden naar de factuurcontactpersoon van de offerte.
   
   
   
2. Registreer de betaling handmatig op de factuur.
3. Als facturering is ingeschakeld voor de offerte, worden er automatisch toekomstige facturen aangemaakt voor offertes met terugkerende posten en per e-mail naar de koper verzonden. Als de offerte alleen eenmalige posten bevat die allemaal bij aanvaarding verschuldigd zijn, wordt er één factuur aangemaakt, zelfs als facturering is ingeschakeld.
4. Als de offerte terugkerende posten bevat, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt en aan het contract gekoppeld. Het aangemaakte abonnementsrecord wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden. Wijzigingen in het abonnementsrecord hebben geen invloed op de facturering en leiden niet tot een aanpassing van het contract. Alle facturering dient via het contract te worden beheerd.

Volgende stappen

• Lees meer over hoe offertes werken.

• Lees meer overhet opstellen van offertes.

• Lees meer over het opstellen van contracten.

• Lees meer over het maken en versturen van offertes.
  

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten.