BêtaPrésentation du processus connecté de CPQ, de facturation et de paiement

Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, vous pouvez gérer le processus du devis au paiement dans HubSpot, de l’acceptation du devis à la facturation et à la collecte des paiements. Dès qu’un acheteur accepte un devis, HubSpot crée automatiquement un contrat, un calendrier de facturation et la première série de factures. Les acheteurs sont dirigés vers une expérience de paiement pour finaliser ou planifier des paiements. Cela permet d’automatiser la facturation, de réduire la facturation manuelle et de suivre les paiements en un seul endroit.

Si vous utilisez déjà les devis et les paiements HubSpot , consultez cet article pour découvrir les différences apportées à la version bêta, notamment les modifications apportées à l’acceptation des devis, à la gestion des contacts de facturation, aux paiements automatiques et programmés, et à la gestion des paiements en attente ou en échec.

Remarque : Si vous n’êtes pas inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, découvrez-en davantage sur les différentes méthodes de facturation de vos acheteurs.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation.

Comprendre les limites et les considérations

• Le paramètre Afficher la facture de la période de facturation ne s’applique qu’aux factures d’abonnement standard. Les factures créées via le flux expliqué dans cet article afficheront des périodes de facturation indépendamment de ce paramètre.
• Toutes les factures créées par des contrats permettant la facturation d’une valeur inférieure à 0,50 $ seront immédiatement marquées comme payées. Il n’est pas possible de traiter les paiements inférieurs à 0,50 $.
• Il n’est pas possible de suspendre et de reprendre des contrats. Si vous souhaitez suspendre des lignes de produit récurrentes d’un contrat, créez un devis de modification pour supprimer les lignes de produit récurrentes. Ensuite, recréez un devis de modification et ajoutez les lignes de produits récurrentes pour reprendre.
• Si des lignes de produits récurrentes sont ajoutées à un devis, un abonnement non facturable est créé pour chaque ligne de ligne de produit récurrente. La fiche d’informations de l’abonnement créé est utilisée à des fins de reporting. Toute modification apportée à la fiche d’informations de l’abonnement n’affectera pas la facturation et ne mettra pas à jour le contrat. Toutes les facturations doivent être gérées en utilisant le contrat. 

Du devis au paiement

Après la création d’un devis, lorsque vous participez à la version bêta, le processus de facturation standard des devis change des manières suivantes :

1. Si le paramètre Créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés est activé, une fiche d’informations de contrat est automatiquement créée lorsqu’un devis est accepté. L’objet Contrat HubSpot ne peut pas être consulté par vos clients.

2. Si la facturation est activée pour le devis, les factures sont automatiquement créées et envoyées par e-mail au contact de facturation. Les factures sont générées selon le calendrier de facturation défini par les lignes de produits d’un devis et envoyées par e-mail 10 jours avant la date de facturation. La date de facturation ou la récurrence de chaque ligne de produit détermine quand une facture est créée. Par exemple :

   • Si un devis comprend plusieurs lignes de produits ponctuelles avec des dates de facturation différentes, une facture distincte sera générée pour chaque date de facturation.
   • Si un devis comprend des lignes de produits récurrentes, une facture sera générée à chaque intervalle de facturation.

3. L’acheteur est invité à effectuer un paiement. Si les lignes de produits ont une date de facturation future, le paiement sera planifié pour la date de facturation. Les paiements en ligne peuvent être désactivés. 

4. Le paiement fait partie du processus de facturation (qui faisait auparavant partie du processus de devis). Le montant du paiement pour les lignes de produits postdatées est de 0 $. Si les paiements automatiques sont activés, le mode de paiement saisi sera utilisé pour payer chaque facture du contrat.

5. Si le devis comporte des lignes de produits récurrentes, une fiche d’informations d’abonnement est créée et associée au contrat. La fiche d’informations de l’abonnement créé est utilisée à des fins de reporting. Toute modification apportée à la fiche d’informations de l’abonnement n’affectera pas la facturation et ne mettra pas à jour le contrat. Toutes les facturations doivent être gérées en utilisant le contrat.
6. Gérez les impayés du contrat.

Découvrez-en davantage sur les différentes méthodes de facturation de vos acheteurs.

Expérience d’achat

Lorsque les acheteurs acceptent un devis, un indicateur visuel s’affiche pour les guider vers la partie suivante du processus de facturation. Découvrez-en davantage sur les différents scénarios de facturation ci-dessous :

Première facture due au moment où le devis est accepté, paiements en ligne activés

1. La personne qui accepte le devis peut soit cliquer sur Payer maintenant pour payer ou soit Copier le lien de la facture pour partager la facture. Les factures seront automatiquement envoyées par e-mail au contact de facturation du devis, avec une option d’analyse et de paiement de la facture.
   
   
   
2. Une fois le paiement effectué, un reçu sera envoyé à l’adresse e-mail que l’acheteur a saisie lors du paiement. L’utilisateur du compte recevra une notification de paiement par e-mail. Découvrez-en davantage sur ce qu’il se passe une fois qu’un paiement est traité.
3. Si la facturation est activée pour le devis, les futures factures seront automatiquement créées pour les devis comportant des lignes de produits récurrentes et envoyées par e-mail à l’acheteur. Si le devis ne comprend que des lignes de produits ponctuelles qui sont toutes dues lors de l’acceptation, une seule facture sera créée, même si la facturation est activée.
4. Si le devis comporte des lignes de produits récurrentes, une fiche d’informations d’abonnement est créée et associée au contrat. La fiche d’informations de l’abonnement créé est utilisée à des fins de reporting. Toute modification apportée à la fiche d’informations de l’abonnement n’affectera pas la facturation et ne mettra pas à jour le contrat. Toutes les facturations doivent être gérées en utilisant le contrat.
5. Si la case à cocher Collecter les informations de paiement de votre client lors du paiement pour des frais futurs est sélectionnée, toutes les factures futures seront automatiquement facturées sur le mode de paiement enregistré. Si cette option n’est pas sélectionnée, le client devra régler chaque facture à son échéance.

Première facture due au moment de l’acceptation du devis, paiements en ligne désactivés

1. La personne qui accepte le devis peut soit cliquer sur Afficher la facture soit sur Copier le lien de la facture pour partager la facture. Les factures seront automatiquement envoyées par e-mail au contact de facturation du devis.
   
   
   
2. Enregistrez le paiement manuellement sur la facture.
3. Si la facturation est activée pour le devis, les futures factures seront automatiquement créées pour les devis comportant des lignes de produits récurrentes et envoyées par e-mail à l’acheteur. Si le devis ne comprend que des lignes de produits ponctuelles qui sont toutes dues lors de l’acceptation, une seule facture sera créée, même si la facturation est activée.
4. Si le devis comporte des lignes de produits récurrentes, une fiche d’informations d’abonnement est créée et associée au contrat. La fiche d’informations de l’abonnement créé est utilisée à des fins de reporting. Toute modification apportée à la fiche d’informations de l’abonnement n’affectera pas la facturation et ne mettra pas à jour le contrat. Toutes les facturations doivent être gérées en utilisant le contrat.

Première facture due à une date ultérieure, paiements en ligne activés

1. La personne qui accepte le devis peut soit cliquer sur Planifier le paiement ou Copier le lien de la facture pour partager la facture. Les factures seront automatiquement envoyées par e-mail au contact de facturation du devis, avec une option d’analyse et de paiement de la facture.
   
   
   
2. Lors du paiement, le montant total sera de 0 $. Les informations de paiement saisies seront utilisées pour payer la première facture et les suivantes.
3. Une fois le paiement effectué, un reçu de paiement planifié sera envoyé à l’adresse e-mail ajoutée lors du paiement.
   
   
   
4. Si la case à cocher Collecter les informations de paiement de votre client lors du paiement pour des frais futurs est sélectionnée, toutes les factures futures seront automatiquement facturées sur le mode de paiement enregistré. Si cette option n’est pas sélectionnée, le client devra régler chaque facture à son échéance.

Première facture due à une date ultérieure, paiements en ligne désactivés

1. La personne qui accepte le devis peut soit cliquer sur Afficher la facture soit sur Copier le lien de la facture pour partager la facture. Les factures seront automatiquement envoyées par e-mail au contact de facturation du devis.
   
   
   
2. Enregistrez le paiement manuellement sur la facture.
3. Si la facturation est activée pour le devis, les futures factures seront automatiquement créées pour les devis comportant des lignes de produits récurrentes et envoyées par e-mail à l’acheteur. Si le devis ne comprend que des lignes de produits ponctuelles qui sont toutes dues lors de l’acceptation, une seule facture sera créée, même si la facturation est activée.
4. Si le devis comporte des lignes de produits récurrentes, une fiche d’informations d’abonnement est créée et associée au contrat. La fiche d’informations de l’abonnement créé est utilisée à des fins de reporting. Toute modification apportée à la fiche d’informations de l’abonnement n’affectera pas la facturation et ne mettra pas à jour le contrat. Toutes les facturations doivent être gérées en utilisant le contrat.

Étapes suivantes

• En savoir plus sur le fonctionnement des devis.

• Découvrez-en davantage sur la configuration des devis.

• Découvrez-en davantage sur la configuration des contrats.

• Découvrez-en davantage sur la création et l’envoi de devis.
  

• Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats.