BetaComprendere il processo integrato di CPQ, fatturazione e pagamenti

Se sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, puoi gestire il processo dall’offerta al pagamento in HubSpot, dall’accettazione dell’offerta alla fatturazione e all’incasso dei pagamenti. Dopo che un acquirente ha accettato un’offerta, HubSpot crea automaticamente un contratto, un piano di fatturazione e la prima serie di fatture. Gli acquirenti vengono indirizzati a una pagina di pagamento delle fatture per completare o programmare i pagamenti. Ciò consente di automatizzare la fatturazione, ridurre le operazioni manuali e monitorare i pagamenti in un unico posto.

Se utilizzi già i preventivi e i pagamenti di HubSpot, consulta questo articolo per scoprire le novità della versione beta, tra cui le modifiche relative all’accettazione dei preventivi, alla gestione dei contatti di fatturazione, ai pagamenti automatici e programmati e alla gestione dei pagamenti in sospeso o non andati a buon fine.

Nota: se non sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti, scopri di più sui diversi modi per fatturare i tuoi acquirenti.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare questa funzionalità, assicurati di aver compreso appieno quali passaggi devono essere intrapresi in anticipo, nonché le limitazioni della funzionalità e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i limiti e le considerazioni

• L'impostazione "Mostra periodo di fatturazione" si applica solo alle fatture degli abbonamenti standard. Le fatture create tramite la procedura descritta in questo articolo mostreranno i periodi di fatturazione indipendentemente da questa impostazione.
• Qualsiasi fattura creata da contratti con fatturazione abilitata per un importo inferiore a 0,50 $ verrà immediatamente contrassegnata come pagata. Non è possibile elaborare pagamenti inferiori a 0,50 $.
• Non è possibile sospendere e riprendere i contratti. Se si desidera sospendere le voci ricorrenti di un contratto, creare un preventivo di modifica per rimuovere le voci ricorrenti. Successivamente, creare nuovamente un preventivo di modifica e aggiungere le voci ricorrenti per riprendere il contratto.
• Se a un preventivo vengono aggiunte voci ricorrenti, per ciascuna di esse viene creato un abbonamento non fatturabile. Il record di abbonamento creato viene utilizzato a fini di rendicontazione. Qualsiasi modifica apportata al record di abbonamento non influirà sulla fatturazione e non aggiornerà il contratto. Tutta la fatturazione deve essere gestita tramite il contratto. 

Processo dal preventivo al pagamento

Dopo aver creato un preventivo, se sei iscritto alla versione beta, il processo standard di fatturazione dei preventivi subisce le seguenti modifiche:

1. Se il impostazione "Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati" è attivata, quando un preventivo viene accettato viene creato automaticamente un recorddi contratto. L’oggetto «contratto» di HubSpot non è visibile ai tuoi clienti.

2. Se la fatturazione è attivata per il preventivo, le fatture vengono create automaticamente e inviate via e-mail al contatto di fatturazione. Le fatture vengono generate in base al calendario di fatturazione definito dalle voci del preventivo e inviate via e-mail 10 giorni prima della data di fatturazione. La data di fatturazione o la periodicità di ciascuna voce determina quando viene creata una fattura. Ad esempio:

   • Se un preventivo include più voci una tantum con date di fatturazione diverse, verrà generata una fattura separata per ciascuna data di fatturazione.
   • Se un preventivo include voci ricorrenti, verrà generata una fattura a ogni intervallo di fatturazione.

3. All’acquirente viene richiesto di effettuare un pagamento. Se le voci del preventivo hanno una data di fatturazione futura, il pagamento verrà programmato per la data di fatturazione. I pagamenti online possono essere disattivati. 

4. Il checkout fa parte del processo di fatturazione (in precedenza faceva parte del processo di preventivo). L’importo del checkout per le voci con data futura è pari a 0 $. Se i pagamenti automaticisono attivati, il metodo di pagamento inserito verrà utilizzato per pagare ogni fattura del contratto.

5. Se il preventivo contiene voci ricorrenti, viene creato un record di abbonamento associato al contratto. Il record di abbonamento creato viene utilizzato a fini di rendicontazione. Eventuali modifiche apportate al record di abbonamento non influiranno sulla fatturazione e non aggiorneranno il contratto. Tutta la fatturazione deve essere gestita tramite il contratto.
6. Gestisci eventuali pagamenti in sospeso relativi al contratto.

Scopri di più sui diversi modi per fatturare i tuoi acquirenti.

Esperienza dell’acquirente

Quando gli acquirenti accettano un preventivo, verrà visualizzato un indicatore grafico per guidarli alla fase successiva del processo di fatturazione. Scopri di più sui diversi scenari di fatturazione qui di seguito:

Prima fattura con scadenza al momento dell’accettazione del preventivo, pagamenti online abilitati

1. La persona che accetta il preventivo può cliccare su «Paga ora» per procedere al pagamento oppure su«Copia link fattura » per condividere la fattura. Le fatture verranno inviate automaticamente via e-mail al contatto di fatturazione indicato nel preventivo, con la possibilità di visionare e pagare la fattura.
   
   
   
2. Dopo il completamento dell’acquisto, verrà inviata una ricevuta all’indirizzo e-mail inserito dall’acquirente al momento del pagamento. L’utente dell’account riceverà unanotifica via e-mail relativa al pagamento. Scopri di più su cosa succede dopo l’elaborazione di un pagamento.
3. Se la fatturazione è attivata per il preventivo, le fatture future verranno create automaticamente per i preventivi con voci ricorrenti e inviate via e-mail all’acquirente. Se il preventivo include solo voci una tantum, tutte esigibili al momento dell’accettazione, verrà creata un’unica fattura anche se la fatturazione è abilitata.
4. Se il preventivo presenta voci ricorrenti, viene creato un record di abbonamento associato al contratto. Il record di abbonamento creato viene utilizzato a fini di rendicontazione. Eventuali modifiche apportate al record di abbonamento non influiranno sulla fatturazione e non aggiorneranno il contratto. Tutta la fatturazione deve essere gestita tramite il contratto.
5. Se è selezionata la casella di controllo «Raccogli i dati di pagamento del cliente al momento del checkout per addebiti futuri», eventuali fatture future verranno addebitate automaticamente sul metodo di pagamento memorizzato. Se questa opzione non è selezionata, il cliente dovrà pagare ogni fattura alla scadenza.

Prima fattura con scadenza al momento dell’accettazione del preventivo, pagamenti online disattivati

1. La persona che accetta il preventivo può fare clicsul link " Visualizza fattura" o "Copia fattura " per condividere la fattura. Le fatture verranno automaticamente inviate via e-mail al contatto di fatturazione indicato nel preventivo.
   
   
   
2. Registrare manualmente il pagamento sulla fattura.
3. Se la fatturazione è attivata per il preventivo, le fatture future verranno create automaticamente per i preventivi con voci ricorrenti e inviate via e-mail all’acquirente. Se il preventivo include solo voci una tantum, tutte esigibili al momento dell’accettazione, verrà creata un’unica fattura anche se la fatturazione è abilitata.
4. Se il preventivo presenta voci ricorrenti, viene creato un record di abbonamento associato al contratto. Il record di abbonamento creato viene utilizzato a fini di rendicontazione. Eventuali modifiche apportate al record di abbonamento non influiranno sulla fatturazione e non aggiorneranno il contratto. Tutta la fatturazione deve essere gestita tramite il contratto.

Prima fattura con scadenza in una data successiva, pagamenti online abilitati

1. La persona che accetta il preventivo può fare clicsul link “Pianifica pagamento”o“Copia fattura” per condividere la fattura. Le fatture verranno automaticamente inviate via e-mail al contatto di fatturazione indicato nel preventivo con la possibilità di visionare e pagare la fattura.
   
   
   
2. Al momento del checkout, l’importo totale sarà pari a 0 $. Le informazioni di pagamento inserite verranno utilizzate per pagare la prima fattura e quelle future.
3. Dopo il completamento dell’ordine, verrà inviata una ricevuta di pagamento programmato all’indirizzo e-mail aggiunto al momento del completamento dell’ordine.
   
   
   
4. Se è selezionata la casella di controllo “Raccogli i dati di pagamento del cliente al momento del checkout per addebiti futuri”, eventuali fatture future verranno addebitate automaticamente sul metodo di pagamento memorizzato. Se questa opzione non è selezionata, il cliente dovrà pagare ogni fattura alla scadenza.

Prima fattura con scadenza in una data successiva, pagamenti online disattivati

1. La persona che accetta il preventivo può cliccaresul link " Visualizza fattura" o "Copia fattura " per condividere la fattura. Le fatture verranno automaticamente inviate via e-mail al referente di fatturazione indicato nel preventivo.
   
   
   
2. Registrare manualmente il pagamento sulla fattura.
3. Se la fatturazione è attivata per il preventivo, le fatture future verranno create automaticamente per i preventivi con voci ricorrenti e inviate via e-mail all’acquirente. Se il preventivo include solo voci una tantum, tutte esigibili al momento dell’accettazione, verrà creata un’unica fattura anche se la fatturazione è abilitata.
4. Se il preventivo contiene voci ricorrenti, viene creato un record di abbonamento associato al contratto. Il record di abbonamento creato viene utilizzato a fini di rendicontazione. Eventuali modifiche apportate al record di abbonamento non influiranno sulla fatturazione e non aggiorneranno il contratto. Tutta la fatturazione deve essere gestita tramite il contratto.

Passi successivi

• Scopri di più su come funzionano i preventivi.

• Scopri di più sullaconfigurazione dei preventivi.

• Scopri di più su come impostare i contratti.

• Scopri di più su creazione e invio dei preventivi.
  

• Scopri di più su come visualizzare e gestire i contratti.