Administrer den tilkoblede CPQ-, fakturerings- og betalingsprosessen

Administrer prosessen fra tilbud til betaling i HubSpot, fra godkjennelse av tilbud til fakturering og innkreving av betaling. Når en kjøper har godkjent et tilbud, oppretter HubSpot automatisk en kontrakt, en betalingsplan og den første fakturaen. Kjøperne blir ledet til en fakturakasse for å fullføre eller planlegge betalinger. Dette bidrar til å automatisere faktureringen, redusere manuell fakturering og holde oversikt over betalinger på ett sted.

Hvis du allerede bruker HubSpot-tilbud og -betalinger i dag, kan du lære hva som er annerledes i betaversjonen, inkludert endringer i tilbudsgodkjenning, administrasjon av faktureringskontakter, automatiske og planlagte betalinger og håndtering av utestående eller mislykkede betalinger.

Før du begynner

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sørge for at du forstår hvilke trinn som må tas på forhånd, samt funksjonens begrensninger og potensielle konsekvenser av å bruke den. 

Forstå kravene

• Du må slette allekassegebyrerfør du melder deg på betaversjonen.
• Deaktiver automatisk omsetningsavgift før du bruker betaversjonen.

Forstå begrensninger og hensyn

• Innstillingen for faktura med visningsfaktureringsperiode gjelder kun for standardabonnementsfakturaer. Fakturaer opprettet gjennom prosessen beskrevet i denne artikkelen vil vise faktureringsperioder uavhengig av denne innstillingen.
• Alle fakturaer opprettet av kontrakter med fakturering aktivert for et beløp på mindre enn 0,50 dollar vil umiddelbart bli merket som betalt. Det er ikke mulig å behandle betalinger på mindre enn 0,50 dollar.
• Det er ikke mulig å pause og gjenoppta kontrakter.

Prosessen fra tilbud til betaling

Forstå prosessen fra tilbud til betaling når du bruker betaversjonen. Etter at kjøpere har akseptert et tilbud:

1. Det opprettes automatisk en kontraktspost.

2. Hvis fakturering er aktivert for tilbudet, opprettes fakturaer automatisk og sendes via e-post til faktureringskontakten. Fakturaer genereres basert på faktureringsplanen som er definert av linjepostene i et tilbud. Faktureringsdatoen eller gjentakelsen for hver linjepost avgjør når en faktura opprettes. For eksempel:

   • Hvis et tilbud inneholder flere engangsposter med forskjellige faktureringsdatoer, genereres det en egen faktura for hver faktureringsdato.
   • Hvis et tilbud inneholder gjentakende varelinjer, genereres det en faktura for hvert faktureringsintervall.

3. Kjøperen blir bedt om å foreta en betaling. Hvis linjepostene har en fremtidig faktureringsdato, vil betalingen bli planlagt til faktureringsdatoen. Onlinebetalinger kan deaktiveres. 

4. Kassen er en del av faktureringsprosessen (tidligere en del av tilbudsprosessen). Kassebeløpet for linjeposter med fremtidig dato er $0. Hvis automatiske betalingerer aktivert, vil den angitte betalingsmåten brukes til å betale hver faktura i kontrakten.

5. Hvis tilbudet har gjentakende linjeposter, opprettes en abonnementsoppføring og knyttes til kontrakten.
6. Administrer eventuelle utestående betalinger fra kontrakten.

Gi tilbud og fakturer kjøpere

Send et tilbud til en kjøper og automatiser faktureringen ved hjelp av tilbud. 

1. Opprett et tilbud.

2. Klikk på Betalinger i tilbudsredigereren.

3. I venstre sidefelt:

   • På Fakturering -fanen angir du faktureringsalternativene:

     • Klikk på Betalingsbetingelser og velg betalingsbetingelser (fakturaer kan forfalle ved mottak eller ha netto betalingsbetingelser).

     • Hvis Aktiver fakturering er slått på, vil fakturaer og abonnementer opprettes automatisk. For å slå av automatisk oppretting av fakturaer og abonnementer, slå av Aktiver fakturering . 

   • UnderInnkrevingsprosess velger du et alternativ:

     • Automatiske betalinger:belaster kjøperenautomatiskpå hver faktureringsdato. Betalingsopplysningene som er oppgitt i kassen, vil bli belastet på hver faktureringsdato.

     • Manuelle betalinger: kunden betaler manuelt på hver faktureringsdato. Betalinger kan gjøres online eller via en alternativ metode. Hvis du bruker alternative metoder, må du registrere betalinger manuelt på fakturaene. 

4. Klikk på Betalinger for å konfigurere betalingsalternativer:

   • Bryteren Godta onlinebetalinger vil være slått på som standard hvis fakturering er aktivert. De forhåndsutfylte valgene på dette skjermbildet gjenspeiler det som er er angitt i betalingsinnstillingene. Hvis du har valgt Manuelle betalinger, kan du slå av bryteren for Godta onlinebetalinger og registrere betalinger manuelt på fakturaer.

   • Velg eller fjern merket for «Aksepterte betalingsmåter» for å velge hvilke betalingstyper du vil godta.

   • Merk av for Innhente faktureringsadresse for kredittkortkjøp for å samle inn fakturaadressen til kjøperne dine.

   • Merk av for Innhente leveringsadresse for å samle inn leveringsadressen til kjøperne dine.

   • Fjern merket for Samle inn kundens betalingsopplysninger ved kassen for fremtidige belastninger hvis du ikke ønsker å lagre kjøperens betalingsmåte i kontaktoppføringen for fremtidige belastninger. HvisbryterenAktiver fakturering er slått på, vil den angitte betalingsmåten bli belastet automatisk på hver faktureringsdato.

5. Del tilbudet.

6. Når tilbudet er akseptert, opprettes den første fakturaen og kontrakten automatisk. Fakturaer sendes automatisk via e-post til faktureringskontakten i tilbudet. 

7. Hvis onlinebetalinger er aktivert, blir kjøperne bedt om å gå til kassen etter at de har akseptert tilbudet, eller de kan kopiere fakturalinken. Les mer om kjøperopplevelsen etter at tilbudet er akseptert. 

8. For betalinger som forfaller umiddelbart, vil betalingen bli trukket ved kassen. For betalinger som forfaller senere, vil beløpet ved kassen være $0. Hvis automatiske betalingerer aktivert, vil den angitte betalingsmåten lagres for fremtidige betalinger i kontrakten.

9. Tilbudet og fakturaen blir automatisk knyttet til kontrakten. Faktureringshistorikk og inntekter kan også vises i kontrakten. Les mer om hvordan du administrerer kontrakter.

Vis kontraktsdetaljer

Kontraktsoppføringen viser kontrakts- og faktureringsinformasjon, tilknyttede oppføringer, aktiviteter og historikk. 

Om kontrakten

Venstre sidefelt viser kontraktnavn, status, kontraktsverdi, kontraktens startdato, kontraktens sluttdato, informasjon om gjentatte inntekter og faktureringsinformasjon. Du kan også tilpasse sidefeltet for å legge til andre egenskaper.

Kontraktsoversikt, aktiviteter og historikk

Den midterste kolonnen har tre faner: Oversikt, Aktiviteter og Historikk.

• Oversikt: Oversikten gir et øyeblikksbilde av kontraktens ytelse, linjeposter, faktureringsplan og fornyelsesinformasjon:

• • Kortet Kontraktsytelse viser kontraktsverdien, informasjon om gjentakende inntekter, kontraktens sluttdato og fakturert beløp.
    
    
  • Kortet «Nåværende og kommende linjeposter» viser hver linjepost i kontrakten og egenskapene deres (f.eks. pris, antall, faktureringsplan, løpetid, prismodell).
    
    
  • Kortet«Faktureringsplan» viser alle fakturaer i kontrakten og deres status.
    
    
  • Kortet «Fornyelsesinformasjon» viser fornyelsesstatusen, basert på eventuelle fornyelsestilbud som er opprettet for kontrakten.
    
    
• Aktiviteter: fanen Aktiviteter viser en tidslinje over kommunikasjon (f.eks. e-poster og samtaler), teamaktivitet (møter, notater, oppgaver) og oppdateringer av kontrakten, samt tilknyttede fakturaer, avtaler og saker.
  
  
• Historikk: Fanen «Historikk» viser detaljer om endringer og fornyelser av kontrakten, inkludert endringer i gjentakende inntekter og tillegg eller fjerning av linjeposter.
  
  

Administrer kontrakter

Kontakt-, fakturerings- og fakturainformasjon lagres i kontraktsoppføringen. Lær mer om å administrere kontrakter, inkludert hvordan du:

• Se kontraktsytelse, faktureringsinformasjon og tilknyttede poster (f.eks. tilbud, fakturaer og abonnementer).
• Opprett endringstilbud.
• Opprett fornyelsestilbud.
• Oppdater betalingsmåten for kontrakten.
• Si opp kontrakten.

Kjøperopplevelse

Når kjøpere aksepterer et tilbud, vises en visuell indikator som veileder dem til neste del av faktureringsprosessen. Les mer om de ulike faktureringsscenariene nedenfor:

Første faktura forfaller når tilbudet aksepteres, onlinebetalinger er aktivert

1. Den som godtar tilbudet, kan enten klikke på Betal nå for å gå til kassen ellerKopier fakturalink for å dele fakturaen. Fakturaer sendes automatisk via e-post til fakturakontakten i tilbudet, med en mulighet til å gjennomgå og betale fakturaen.
   
   
2. Etter at kjøpet er fullført, vil en kvittering bli sendt til e-postadressen kjøperen oppga ved kassen. Kontobrukeren vil motta ene-postmelding om betalingen. Les mer om hva som skjer etter at en betaling er behandlet.
3. Hvis fakturering er aktivert for tilbudet, opprettes fremtidige fakturaer automatisk for tilbud med gjentakende varelinjer. Hvis tilbudet bare inneholder engangsvarelinjer som alle forfaller ved aksept, opprettes det én enkelt faktura, selv om fakturering er aktivert.
4. Hvis tilbudet har gjentakende varelinjer, opprettes en abonnementsoppføring som knyttes til kontrakten.
5. Hvis avmerkingsboksen Samle inn kundens betalingsopplysninger ved kassen for fremtidige kostnader er valgt, vil fremtidige fakturaer automatisk belastes den lagrede betalingsmetoden. Hvis dette alternativet ikke er valgt, må kunden betale for hver faktura når den forfaller.

Første faktura forfaller når tilbudet aksepteres, onlinebetalinger er deaktivert

1. Den som aksepterer tilbudet, kan enten klikke pålenken Vis faktura eller Kopier faktura for å dele fakturaen. Fakturaer vil automatisk bli sendt via e-post til faktureringskontakten i tilbudet.
   
   
2. Registrer betalingen manuelt på fakturaen.
3. Hvis fakturering er aktivert for tilbudet, opprettes fremtidige fakturaer automatisk for tilbud med gjentakende varelinjer. Hvis tilbudet bare inneholder engangsvarelinjer som alle forfaller ved aksept, opprettes det én enkelt faktura, selv om fakturering er aktivert.
4. Hvis tilbudet har gjentakende varelinjer, opprettes en abonnementsoppføring som knyttes til kontrakten.

Første faktura forfaller på et senere tidspunkt, onlinebetalinger er aktivert

1. Den som aksepterer tilbudet, kan enten klikke på Planlegg betalingellerKopier fakturalink for å dele fakturaen. Fakturaer vil automatisk bli sendt via e-post til faktureringskontakten for tilbudet med en mulighet til å gjennomgå og betale fakturaen.
   
   
2. Ved kassen vil totalbeløpet være $0. Betalingsinformasjonen som er oppgitt, vil bli brukt til å betale for den første og fremtidige fakturaer.
3. Etter kassen vil en kvittering for planlagt betaling bli sendt til e-postadressen som ble lagt til ved kassen.
   
   
4. Hvis avmerkingsboksen «Samle inn kundens betalingsopplysninger ved kassen for fremtidige belastninger» er merket av, vil fremtidige fakturaer automatisk belastes den lagrede betalingsmåten. Hvis dette alternativet ikke er merket av, må kunden betale hver faktura når den forfaller.

Første faktura forfaller på et senere tidspunkt, onlinebetalinger er deaktivert

1. Den som godtar tilbudet, kan enten klikke pålenken «Vis faktura» eller «Kopier faktura » for å dele fakturaen. Fakturaer vil automatisk bli sendt via e-post til fakturakontakten i tilbudet.
   
   
2. Registrer betalingen manuelt på fakturaen.
3. Hvis fakturering er aktivert for tilbudet, opprettes fremtidige fakturaer automatisk for tilbud med gjentakende varelinjer. Hvis tilbudet bare inneholder engangsvarelinjer som alle forfaller ved aksept, opprettes det én enkelt faktura, selv om fakturering er aktivert.
4. Hvis tilbudet har gjentakende linjeposter, opprettes en abonnementsoppføring som knyttes til kontrakten.