Wersja betaZapoznaj się z procesem obejmującym CPQ, fakturowanie i płatności

Jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, możesz zarządzać procesem od oferty do płatności w HubSpot — od akceptacji oferty po wystawianie faktur i pobieranie płatności. Po zaakceptowaniu oferty przez kupującego HubSpot automatycznie tworzy umowę, harmonogram rozliczeń oraz pierwszy zestaw faktur. Kupujący są przekierowywani do ekranu realizacji płatności, gdzie mogą dokonać lub zaplanować płatności. Pomaga to zautomatyzować fakturowanie, ograniczyć ręczne wystawianie faktur oraz śledzić płatności w jednym miejscu.

Jeśli korzystasz już z funkcji ofert i płatności w HubSpot, zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się, co się zmieniło w wersji beta, w tym zmiany dotyczące akceptacji ofert, zarządzania kontaktami rozliczeniowymi, płatności automatycznych i zaplanowanych oraz obsługi zaległych lub nieudanych płatności.

Uwaga: jeśli nie uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, dowiedz się więcej o różnych sposobach fakturowania kupujących.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także jakie są ograniczenia tej funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Ustawienie „Pokaż okres rozliczeniowy na fakturze ” dotyczy wyłącznie standardowych faktur abonamentowych. Faktury utworzone zgodnie z procedurą opisaną w tym artykule będą wyświetlać okresy rozliczeniowe niezależnie od tego ustawienia.
• Wszelkie faktury utworzone na podstawie umów z włączoną funkcją rozliczeń, o wartości mniejszej niż 0,50 USD, zostaną natychmiast oznaczone jako opłacone. Nie ma możliwości przetwarzania płatności o wartości mniejszej niż 0,50 USD.
• Nie ma możliwości wstrzymywania i wznawiania umów. Jeśli chcesz wstrzymać cykliczne pozycje w umowie, utwórz ofertę zmian, aby usunąć te pozycje. Następnie utwórz ponownie ofertę zmian i dodaj cykliczne pozycje, aby wznowić umowę.
• Jeśli do oferty zostaną dodane pozycje cykliczne, dla każdej z nich tworzona jest subskrypcja niepodlegająca rozliczeniu. Utworzony rekord subskrypcji służy do celów raportowania. Wszelkie zmiany wprowadzone w rekordzie subskrypcji nie mają wpływu na rozliczenia i nie powodują aktualizacji umowy. Wszystkie rozliczenia należy zarządzać za pomocą umowy. 

Proces od oferty do płatności

Po utworzeniu oferty, w przypadku uczestnictwa w programie beta, standardowy proces fakturowania ofert ulega następującym zmianom:

1. Jeśli opcja Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert jest włączone, po zaakceptowaniu oferty automatycznie tworzony jest rekordumowy. Obiekt umowy HubSpot nie jest widoczny dla klientów.

2. Jeśli dla oferty włączono rozliczenia, faktury są automatycznie tworzone i wysyłane pocztą elektroniczną do osoby kontaktowej ds. rozliczeń. Faktury są generowane na podstawie harmonogramu rozliczeń zdefiniowanego przez pozycje w ofercie i wysyłane pocztą elektroniczną 10 dni przed datą faktury. Data rozliczenia lub częstotliwość powtarzania każdej pozycji określa, kiedy faktura zostanie utworzona. Na przykład:

   • Jeśli oferta zawiera wiele jednorazowych pozycji o różnych terminach rozliczenia, dla każdego terminu rozliczenia zostanie wygenerowana osobna faktura.
   • Jeśli oferta zawiera pozycje cykliczne, faktura zostanie wygenerowana w każdym okresie rozliczeniowym.

3. Kupujący zostanie poproszony o dokonanie płatności. Jeśli pozycje mają przyszłą datę rozliczenia, płatność zostanie zaplanowana na tę datę. Płatności online można wyłączyć. 

4. Realizacja zamówienia stanowi część procesu fakturowania (wcześniej była częścią procesu wyceny). Kwota do zapłaty za pozycje z datą przyszłą wynosi 0 USD. Jeśli włączonoautomatyczne płatności, wprowadzona metoda płatności zostanie wykorzystana do opłacenia każdej faktury wynikającej z umowy.

5. Jeśli oferta zawiera pozycje cykliczne, tworzony jest rekord subskrypcji i powiązany z umową. Utworzony rekord subskrypcji służy do celów raportowania. Wszelkie zmiany wprowadzone w rekordzie subskrypcji nie mają wpływu na rozliczenia i nie powodują aktualizacji umowy. Wszystkie rozliczenia należy zarządzać za pomocą umowy.
6. Zarządzaj wszelkimi zaległymi płatnościami wynikającymi z umowy.

Dowiedz się więcej o różnych sposobach rozliczania się z kupującymi.

Doświadczenie kupującego

Gdy kupujący zaakceptują ofertę, pojawi się wizualny wskaźnik, który poprowadzi ich do kolejnego etapu procesu rozliczeniowego. Dowiedz się więcej o różnych scenariuszach rozliczeniowych poniżej:

Pierwsza faktura wymagalna w momencie akceptacji oferty, płatności online włączone

1. Osoba akceptująca ofertę może kliknąć „Zapłać teraz”, aby sfinalizować transakcję, lub„Skopiuj link do faktury”, aby udostępnić fakturę. Faktury będą automatycznie wysyłane pocztą elektroniczną do osoby kontaktowej ds. rozliczeń wskazanej w ofercie wraz z opcją przejrzenia i opłacenia faktury.
   
   
   
2. Po sfinalizowaniu transakcji potwierdzenie płatności zostanie wysłane na adres e-mail podany przez kupującego podczas finalizacji transakcji. Użytkownik konta otrzymapowiadomienie e-mailowe o płatności. Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się po przetworzeniu płatności.
3. Jeśli dla oferty włączono funkcję rozliczeń, przyszłe faktury będą automatycznie generowane dla ofert zawierających pozycje cykliczne i wysyłane pocztą elektroniczną do kupującego. Jeśli oferta zawiera wyłącznie pozycje jednorazowe, których termin płatności przypada w momencie akceptacji, zostanie wygenerowana pojedyncza faktura, nawet jeśli funkcja rozliczeń jest włączona.
4. Jeśli oferta zawiera pozycje cykliczne, tworzony jest rekord subskrypcji i powiązany z umową. Utworzony rekord subskrypcji służy do celów raportowania. Wszelkie zmiany wprowadzone w rekordzie subskrypcji nie mają wpływu na rozliczenia i nie powodują aktualizacji umowy. Wszystkimi rozliczeniami należy zarządzać za pomocą umowy.
5. Jeśli zaznaczone jest pole wyboru „Zbierz dane płatnicze klienta podczas finalizacji zamówienia w celu naliczania przyszłych opłat”, wszelkie przyszłe faktury będą automatycznie rozliczane przy użyciu zapisanej metody płatności. Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, klient musi uiścić opłatę za każdą fakturę w terminie jej wymagalności.

Pierwsza faktura wymagalna w momencie akceptacji oferty, płatności online wyłączone

1. Osoba akceptująca ofertę może kliknąćlink „Wyświetl fakturę” lub „Skopiuj fakturę”, aby udostępnić fakturę. Faktury będą automatycznie wysyłane pocztą elektroniczną do osoby kontaktowej ds. rozliczeń wskazanej w ofercie.
   
   
   
2. Zapisz płatność ręcznie na fakturze.
3. Jeśli dla oferty włączono funkcję rozliczeń, przyszłe faktury będą automatycznie tworzone dla ofert zawierających pozycje cykliczne i wysyłane pocztą elektroniczną do nabywcy. Jeśli oferta zawiera wyłącznie pozycje jednorazowe, których termin płatności przypada w momencie akceptacji, zostanie utworzona pojedyncza faktura, nawet jeśli funkcja rozliczeń jest włączona.
4. Jeśli oferta zawiera pozycje cykliczne, tworzony jest rekord subskrypcji i powiązany z umową. Utworzony rekord subskrypcji służy do celów raportowania. Wszelkie zmiany wprowadzone w rekordzie subskrypcji nie będą miały wpływu na rozliczenia i nie spowodują aktualizacji umowy. Wszystkie rozliczenia należy zarządzać za pomocą umowy.

Pierwsza faktura wymagalna w późniejszym terminie, płatności online włączone

1. Osoba akceptująca ofertę może kliknąćlink „Zaplanuj płatność”lub„Skopiuj fakturę”, aby udostępnić fakturę. Faktury będą automatycznie wysyłane pocztą elektroniczną do osoby kontaktowej ds. rozliczeń wskazanej w ofercie wraz z opcją przejrzenia i opłacenia faktury.
   
   
   
2. Podczas finalizacji zamówienia łączna kwota wyniesie 0 USD. Podane informacje dotyczące płatności zostaną wykorzystane do opłacenia pierwszej oraz przyszłych faktur.
3. Po sfinalizowaniu transakcji na adres e-mail podany podczas finalizacji transakcji zostanie wysłane potwierdzenie zaplanowanej płatności.
   
   
   
4. Jeśli zaznaczone jest pole wyboru „Pobierz dane płatnicze klienta podczas finalizacji zamówienia w celu pokrycia przyszłych opłat”, wszelkie przyszłe faktury będą automatycznie rozliczane przy użyciu zapisanej metody płatności. Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, klient musi opłacić każdą fakturę w terminie jej wymagalności.

Pierwsza faktura wymagalna w późniejszym terminie, płatności online wyłączone

1. Osoba akceptująca ofertę może kliknąćlink „Wyświetl fakturę” lub „Skopiuj fakturę”, aby udostępnić fakturę. Faktury będą automatycznie wysyłane pocztą elektroniczną do osoby kontaktowej ds. rozliczeń wskazanej w ofercie.
   
   
   
2. Zapisz płatność ręcznie na fakturze.
3. Jeśli dla oferty włączono funkcję fakturowania, przyszłe faktury będą automatycznie tworzone dla ofert zawierających pozycje cykliczne i wysyłane pocztą elektroniczną do kupującego. Jeśli oferta zawiera wyłącznie pozycje jednorazowe, których termin płatności przypada w momencie akceptacji, zostanie utworzona pojedyncza faktura, nawet jeśli funkcja fakturowania jest włączona.
4. Jeśli oferta zawiera pozycje cykliczne, tworzony jest rekord subskrypcji i powiązany z umową. Utworzony rekord subskrypcji służy do celów sprawozdawczych. Wszelkie zmiany wprowadzone w rekordzie subskrypcji nie mają wpływu na rozliczenia i nie powodują aktualizacji umowy. Wszystkie rozliczenia należy zarządzać za pomocą umowy.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o tym, jak działają oferty.

• Dowiedz się więcej okonfigurowaniu ofert.

• Dowiedz się więcej o tworzeniu umów.

• Dowiedz się więcej o tworzeniu i wysyłaniu ofert.
  

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi.