Administrer den forbundne CPQ-, fakturerings- og betalingsproces

Administrer processen fra tilbud til betaling i HubSpot, lige fra godkendelse af tilbud til fakturering og opkrævning af betaling. Når en køber har godkendt et tilbud, opretter HubSpot automatisk en kontrakt, en betalingsplan og den første faktura. Køberne bliver dirigeret til en betalingsside, hvor de kan gennemføre eller planlægge deres betalinger. Dette hjælper med at automatisere faktureringen, reducere manuel fakturering og holde styr på betalingerne ét sted.

Hvis du allerede bruger HubSpot-tilbud og -betalinger i dag, kan du læse om, hvad der er nyt i betaversionen, herunder ændringer i tilbudsgodkendelse, administration af faktureringskontakter, automatiske og planlagte betalinger samt håndtering af udestående eller mislykkede betalinger.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sikre dig, at du fuldt ud forstår, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og de potentielle konsekvenser af at bruge den. 

Forstå kravene

• Du skal slette allebetalingsgebyrer, før du tilmelder dig betaversionen.
• Deaktiver automatisk moms, før du bruger betaversionen.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Indstillingen for faktura med visning af faktureringsperiode gælder kun for standardabonnementsfakturaer. Fakturaer, der oprettes via den proces, der beskrives i denne artikel, viser faktureringsperioder uanset denne indstilling.
• Alle fakturaer, der oprettes af kontrakter med faktureringsfunktion til en værdi på under 0,50 $, markeres straks som betalt. Det er ikke muligt at behandle betalinger på under 0,50 $.
• Det er ikke muligt at sætte kontrakter på pause og genoptage dem.

Processen fra tilbud til betaling

Forstå processen fra tilbud til betaling, når du bruger betaversionen. Når købere accepterer et tilbud:

1. Der oprettes automatisk en kontraktpost.

2. Hvis fakturering er aktiveret for tilbuddet, oprettes der automatisk fakturaer, som sendes via e-mail til faktureringskontakten. Fakturaer genereres på baggrund af den faktureringsplan, der er defineret af linjeposterne i et tilbud. Hver linjeposts faktureringsdato eller gentagelse bestemmer, hvornår en faktura oprettes. For eksempel:

   • Hvis et tilbud indeholder flere engangsposter med forskellige faktureringsdatoer, genereres der en separat faktura for hver faktureringsdato.
   • Hvis et tilbud indeholder tilbagevendende linjeposter, genereres der en faktura ved hvert faktureringsinterval.

3. Køberen bliver bedt om at foretage en betaling. Hvis linjeposterne har en fremtidig faktureringsdato, planlægges betalingen til faktureringsdatoen. Onlinebetalinger kan deaktiveres. 

4. Kassen er en del af faktureringsprocessen (tidligere en del af tilbudsprocessen). Kassens beløb for linjeposter med fremtidig dato er $0. Hvis automatiske betalingerer aktiveret, vil den indtastede betalingsmetode blive brugt til at betale for hver faktura i kontrakten.

5. Hvis tilbuddet indeholder tilbagevendende linjeposter, oprettes der en abonnementsregistrering, der knyttes til kontrakten.
6. Administrer eventuelle udestående betalinger fra kontrakten.

Tilbud og fakturering af købere

Send et tilbud til en køber, og automatiser faktureringen ved hjælp af tilbud. 

1. Opret et tilbud.

2. Klik på Betalinger i tilbudsredigeringsprogrammet.

3. I venstre sidepanel:

   • På fanen skal du indstille dine faktureringsindstillinger:

     • Klik på Betalingsbetingelser rullemenuen og vælg betalingsbetingelser (fakturaer kan forfalde ved modtagelse eller have nettobetalingsbetingelser).

     • Hvis Aktiver fakturering er aktiveret, oprettes fakturaer og abonnementer automatisk. For at deaktivere automatisk oprettelse af fakturaer og abonnementer skal du skifte til Aktiver fakturering . 

   • Vælg en indstilling underInddrivelsesproces:

     • Automatiske betalinger:Opkrævautomatiskkøberen på hver faktureringsdato. De betalingsoplysninger, der er indtastet ved kassen, vil blive opkrævet på hver faktureringsdato.

     • Manuelle betalinger: kunden betaler manuelt på hver faktureringsdato. Betalinger kan foretages online eller via en alternativ metode. Hvis du bruger alternative metoder, skal du registrere betalinger manuelt på fakturaerne. 

4. Klik på Betalinger for at konfigurere betalingsmuligheder:

   • Knappen Accepter onlinebetalinger er som standard aktiveret, hvis fakturering er aktiveret. De forudfyldte valgmuligheder på denne skærm afspejler, hvad der er der er angivet i betalingsindstillingerne. Hvis du har valgt Manuelle betalinger, kan du slå knappen Accepter onlinebetalinger fra og registrere betalinger manuelt på fakturaer.

   • Vælg eller fjern markeringen af Afkrydsningsfelterne for accepterede betalingsformer for at vælge de betalingstyper, der skal accepteres.

   • Vælg Indsamling af faktureringsadresse for kreditkortkøb for at indhente dine købers faktureringsadresse.

   • Marker Indhent leveringsadresse for at indsamle dine købers leveringsadresse.

   • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Indhent kundens betalingsoplysninger ved kassen til fremtidige opkrævninger , hvis du ikke ønsker at gemme købers betalingsmetode i deres kontaktoplysninger til fremtidige opkrævninger. HvisknappenAktivér fakturering er aktiveret, vil den indtastede betalingsmetode blive debiteret automatisk på hver faktureringsdato.

5. Del tilbuddet.

6. Når tilbuddet accepteres, oprettes den første faktura og kontrakten automatisk. Fakturaer sendes automatisk via e-mail til faktureringskontakten i tilbuddet. 

7. Hvis onlinebetalinger er aktiveret, bliver købere bedt om at gennemføre købet efter at have accepteret tilbuddet, eller de kan kopiere fakturalinket. Få mere at vide om køberoplevelsen efter accept af tilbuddet. 

8. For betalinger, der forfalder med det samme, opkræves betalingen ved kassen. For betalinger, der forfalder senere, vil beløbet ved kassen være $0. Hvis automatiske betalingerer aktiveret, gemmes den indtastede betalingsmetode til fremtidige betalinger i forbindelse med kontrakten.

9. Tilbuddet og fakturaen knyttes automatisk til kontrakten. Faktureringshistorik og indtægter kan også ses på kontrakten. Få mere at vide om administration af kontrakter.

Se kontraktoplysninger

Kontraktposten viser kontrakt- og faktureringsoplysninger, tilknyttede poster, aktiviteter og historik. 

Om kontrakten

Den venstre sidebjælke viser kontraktnavn, status, kontraktværdi, kontraktens startdato, kontraktens slutdato, oplysninger om tilbagevendende indtægter og faktureringsoplysninger. Du kan også tilpasse sidepanelet for at tilføje andre egenskaber.

Kontraktoversigt, aktiviteter og historik

Den midterste kolonne har tre faner: Oversigt, Aktiviteter og Historik.

• Oversigt: Oversigten giver et øjebliksbillede af kontraktens resultater, linjeposter, faktureringsplan og fornyelsesoplysninger:

• • Kortet Kontraktopfyldelse viser kontraktværdien, oplysninger om tilbagevendende indtægter, kontraktens slutdato og det fakturerede beløb.
    
    
  • Kortet " Nuværende og kommende linjeposter " viser hver linjepost i kontrakten og deres egenskaber (f.eks. pris, mængde, faktureringsplan, løbetid, prismodel).
    
    
  • KortetFaktureringsplan viser alle fakturaer i kontrakten og deres status.
    
    
  • Kortet Fornyelsesoplysninger viser fornyelsesstatus baseret på eventuelle fornyelsestilbud, der er oprettet for kontrakten.
    
    
• Aktiviteter: fanen Aktiviteter viser en tidslinje over kommunikation (f.eks. e-mails og opkald), teamaktivitet (møder, noter, opgaver) og opdateringer til kontrakten samt tilknyttede fakturaer, aftaler og tickets.
  
  
• Historik: Fanen Historik viser detaljer om kontraktændringer og fornyelser, herunder ændringer i tilbagevendende indtægter og tilføjelser eller fjernelser af linjeposter.
  
  

Administrer kontrakter

Kontakt-, fakturerings- og fakturaoplysninger gemmes i kontraktposten. Få mere at vide om administration af kontrakter, herunder hvordan du:

• Se kontraktopfyldelse, faktureringsoplysninger og tilknyttede poster (f.eks. tilbud, fakturaer og abonnementer).
• Opret ændrings tilbud.
• Opret fornyelsestilbud.
• Opdater kontraktens betalingsmetode.
• Opsig kontrakten.

Køberoplevelse

Når købere accepterer et tilbud, vises en visuel indikator, der guider dem til næste trin i faktureringsprocessen. Få mere at vide om de forskellige faktureringsscenarier nedenfor:

Første faktura forfalder på det tidspunkt, hvor tilbuddet accepteres, onlinebetalinger er aktiveret

1. Den person, der accepterer tilbuddet, kan enten klikke på Betal nu for at gennemføre købet ellerKopier fakturalink for at dele fakturaen. Fakturaer sendes automatisk via e-mail til faktureringskontakten for tilbuddet med en mulighed for at gennemgå og betale fakturaen.
   
   
2. Efter afregningen sendes en kvittering til den e-mailadresse, som køberen har angivet ved afregningen. Kontobrugeren modtager ene-mailmeddelelse om betalingen. Få mere at vide om, hvad der sker, når en betaling er behandlet.
3. Hvis fakturering er aktiveret for tilbuddet, oprettes der automatisk fremtidige fakturaer for tilbud med tilbagevendende varelinjer. Hvis tilbuddet kun indeholder engangsvarelinjer, der alle forfalder ved accept, oprettes der en enkelt faktura, selvom fakturering er aktiveret.
4. Hvis tilbuddet har tilbagevendende varelinjer, oprettes der en abonnementsoptegnelse, der knyttes til kontrakten.
5. Hvis afkrydsningsfeltet Indhent kundens betalingsoplysninger ved kassen til fremtidige opkrævninger er markeret, vil alle fremtidige fakturaer automatisk blive opkrævet via den gemte betalingsmetode. Hvis denne indstilling ikke er markeret, skal kunden betale for hver faktura, når den forfalder.

Første faktura forfalder, når tilbuddet accepteres, onlinebetalinger er deaktiveret

1. Den person, der accepterer tilbuddet, kan enten klikke pålinket " Vis faktura" eller "Kopier faktura " for at dele fakturaen. Fakturaer sendes automatisk via e-mail til faktureringskontakten for tilbuddet.
   
   
2. Registrer betalingen manuelt på fakturaen.
3. Hvis fakturering er aktiveret for tilbuddet, oprettes fremtidige fakturaer automatisk for tilbud med tilbagevendende varelinjer. Hvis tilbuddet kun indeholder engangsvarelinjer, der alle forfalder ved accept, oprettes der en enkelt faktura, selvom fakturering er aktiveret.
4. Hvis tilbuddet har tilbagevendende linjeposter, oprettes der en abonnementsregistrering, der knyttes til kontrakten.

Første faktura forfalder på et senere tidspunkt, onlinebetalinger er aktiveret

1. Den person, der accepterer tilbuddet, kan enten klikke på Planlæg betalingellerKopier fakturalink for at dele fakturaen. Fakturaer sendes automatisk via e-mail til faktureringskontakten for tilbuddet med en mulighed for at gennemgå og betale fakturaen.
   
   
2. Ved kassen vil det samlede beløb være $0. De indtastede betalingsoplysninger vil blive brugt til at betale for den første og fremtidige fakturaer.
3. Efter kassen sendes en kvittering for den planlagte betaling til den e-mailadresse, der er angivet ved kassen.
   
   
4. Hvis afkrydsningsfeltet »Indhent kundens betalingsoplysninger ved kassen til fremtidige opkrævninger« er markeret, vil alle fremtidige fakturaer automatisk blive opkrævet via den gemte betalingsmetode. Hvis denne indstilling ikke er markeret, skal kunden betale hver enkelt faktura, når den forfalder.

Første faktura forfalder på et senere tidspunkt, onlinebetalinger er deaktiveret

1. Den person, der accepterer tilbuddet, kan enten klikke pålinket " Vis faktura" eller "Kopier faktura " for at dele fakturaen. Fakturaer sendes automatisk via e-mail til faktureringskontakten for tilbuddet.
   
   
2. Registrer betalingen manuelt på fakturaen.
3. Hvis fakturering er aktiveret for tilbuddet, oprettes fremtidige fakturaer automatisk for tilbud med tilbagevendende varelinjer. Hvis tilbuddet kun indeholder engangsvarelinjer, der alle forfalder ved accept, oprettes der en enkelt faktura, selvom fakturering er aktiveret.
4. Hvis tilbuddet har tilbagevendende linjeposter, oprettes der en abonnementsregistrering, der knyttes til kontrakten.