Facturen beheren

Nadat je facturen hebt gemaakt, kun je ze beheren vanaf de factuurindexpagina, net zoals je andere CRM-records beheert.

Je leert hoe je concept- en definitieve facturen bewerkt en beheert, inclusief het bijwerken van betaalstatussen, verzenden, exporteren en ongeldig maken.

Facturen beheren

Je facturen beheren:

2. Klik op de naam van de factuur.
3. In het rechterpaneel kun je de eigenaar van de factuur instellen met het veld Eigenaar, de eigenschappen ervan bekijken, gedane betalingen bekijken en de koppelingen van de factuur beheren, inclusief het toevoegen van extra contactpersonen en bedrijven.

Opgestelde facturen beheren

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een optie:
   
   • Bewerken: ga verder met het instellen van de factuur.
   • Eigenschapgeschiedenis externalLink bekijken: controleer de waarden van de eigenschappen van de factuur in het verleden.
   • Klonen: maak een nieuwe factuur met dezelfde gegevens.
   • Verwijderen: het factuurontwerp verwijderen.

Definitieve facturen beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een optie:
   
   • Bewerken: als deinstelling om facturen te bewerken is ingeschakeld, bewerk je definitief gemaakte facturen vanaf de indexpagina voor facturen. Zodra de wijzigingen zijn opgeslagen, is het aan te raden om de klant te informeren dat de factuur is gewijzigd, inclusief de details van de wijzigingen.

• • Betaling vastleggen: markeer de factuur handmatig als betaald door een nieuw betalingsrecord aan te maken of een bestaand record toe te passen. Na het selecteren van deze optie:
    • Om een nieuw betalingsrecord aan te maken, vul je de velden met betalingsdetails in de rechterzijbalk in en klik je vervolgens op Betaling vastleggen. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.
    • Om een bestaande betaling op de factuur toe te passen, klik je in de rechterzijbalk op het tabblad Bestaande betaling toepassen. Zoek vervolgens naar een betalingsrecord op basis van het betalingsbedrag, de ID of het e-mailadres van de contactpersoon dat aan de betaling is gekoppeld. Selecteer de betaling en klik op Betaling toepassen. De betaling verschijnt dan op de kaart Betalingen in het rechterpaneel wanneer je de factuurgegevens bekijkt.

• • • Een betaling verwijderen:

• • • • Klik op de naam van de factuur.
      • Klik in de rechterzijbalk op de kaart Betalingen op Betaling weergeven.
      • Klik op het bedrag van de betaling.
      • Klik rechtsboven op Acties en vervolgens op Verwijderen.
      • Klik op Record verwijderen om te bevestigen.

• • Factuur bekijken externalLink: open de factuur in een apart browsertabblad.
  • Eigenschapgeschiedenis bekijken externalLink: controleer de eerdere waarden van de eigenschap voor de factuur.
  • Link kopiëren: kopieer de URL van de factuur om deze naar een koper te sturen.
  • Per e-mail verzenden: stuur de factuur per e-mail. Meer informatie over het verzenden van factuure-mails.
  • Downloaden: download een PDF van de factuur.
  • Herinneringen bewerken: een aankomende factuurherinnering verwijderen.

• • Betaalmethode opladen: breng de factuur ten laste van de opgeslagen betaalmethode van een klant. Zowel jij als de klant ontvangen een ontvangstbewijs via e-mail.
  • Klonen: maak een nieuwe factuur met dezelfde gegevens.

• • Verwijderen: als deinstelling om facturen te verwijderen is ingeschakeld, verwijder je onbetaalde, definitieve facturen van de facturenindexpagina. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst aangemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Daarom kan het verwijderen van facturen een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

• • Ongeldig: markeer de factuur als ongeldig. Nadat je een factuur als ongeldig hebt gemarkeerd, kun je geen betalingen meer innen op de factuur of deze ongeldig maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
    • Als er een online betaling voor de factuur is gedaan, is het niet mogelijk om de factuur ongedaan te maken, zelfs niet als er een terugbetaling is gedaan.
    • Als er een handmatige betaling op de factuur is geboekt, moet de betaling worden verwijderd voordat je de factuur ongedaan kunt maken.

Facturen filteren en exporteren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op advancedFilters Geavanceerde filters boven de tabel.
   
   
3. Zoek en selecteer in het rechterpaneel de eigenschap waarop je wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in.
4. Klik op + Filter toevoegen om nog een eigenschap te selecteren en toe te voegen aan het filter.
5. Om te filteren op de eigenschap die je hebt geselecteerd of op een ander filter, klik je onder OF op + Filtergroep toevoegen.
6. Klik op de X in de rechterbovenhoek van het paneel wanneer je je filter hebt ingesteld. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
7. Klik op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel om de kolommen in de tabel te bewerken.
8. Klik op Exporteren rechtsboven in de tabel om al je facturen te exporteren. In het dialoogvenster:
   • Voer een exportnaam in het tekstvak Exportnaam in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer een taal.
   • Klik op Aanpassen om de export verder aan te passen:
     • Selecteer onder Eigenschappen opgenomen in export een optie voor welke eigenschappen moeten worden opgenomen in de export.
     • Schakel onder Associaties opnemen in export het selectievakje Inclusief gekoppelde recordnaam in om gekoppelde recordnamen op te nemen (bijvoorbeeld de factuurnaam).
     • Selecteer onder Associaties opgenomen in export of u maximaal 1000 geassocieerde records of alle geassocieerde records wilt opnemen.
   • Klik op Exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.

Aangemaakte facturen verzenden

Nadat u een factuur hebt gemaakt, kunt u deze delen via een e-mail, door een directe koppeling te gebruiken, een PDF te downloaden of facturen invoegen tijdens het opstellen van berichten in CRM-records en de conversatie-inbox.

Als je het verzenden van facturen wilt automatiseren, volg dan deze stappen.

Verzend de factuur via e-mail

Om de factuur via e-mail te verzenden:

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Verzenden.
4. In het tabblad Factuur per e-mail verzenden stel je de velden voor het e-mailadres in:
   • Hetveld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren , waarna HubSpot automatisch een contactpersoonrecord voor deze persoon aanmaakt na het verzenden.
   • Als je een e-mailadres wilt toevoegen aanhet veld cc , klik je op cc-ontvangers toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in . Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veldCC.
   • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mails waartoe ze toegang hebben, is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar hetVan-adres. Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversatie inbox.
5. Terwijl je de velden bijwerkt, wordt rechts van de velden een live voorbeeld weergegeven. Om dee-mailte verzenden:
   • Klik op Factuure-mail verzenden om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens en een link om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
   • Als je in plaats daarvan handmatig een een-op-een e-mail met een koppeling naar de factuur wilt opstellen, klik je op Aangepaste e-mail maken in je CRM.

Stuur de factuur via een link of PDF

Kopieer een link om de factuur te verzenden of download een PDF van de factuur:

Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een link in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over factuureigenschappen.

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een optie:
   1. Link kopiëren: kopieer een link naar de factuur.
   2. Download: download een PDF-versie van de factuur.

Een factuur invoegen in een één-op-één e-mail of bericht in de conversatie-inbox

Zo voeg je een factuur toe aan een één-op-één e-mail of bericht in de conversatie-inbox:

1. Klik in de berichtsamensteller op Invoegen en selecteer vervolgens Facturen.
2. Selecteer een factuur of klik op Beheren om naar de indexpagina voor facturen te gaan.

Nadat je een factuur hebt geselecteerd, wordt er een hyperlink aan het bericht toegevoegd met het factuurnummer.

Bewerkingsgeschiedenis bekijken

Je kunt de bewerkingsgeschiedenis van een factuur bekijken, inclusief eventuele statuswijzigingen, wanneer factuure-mails zijn verzonden, welke gebruikers de actie hebben uitgevoerd en de datum en tijd waarop een actie heeft plaatsgevonden.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op de naam van de factuur.
3. Blader in het rechterpaneel omlaag naar de historiekaart.
4. Gebruik de zoekbalk om naar activiteiten te zoeken.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Activiteiten maken en selecteer een activiteit om een activiteit aan de factuur te koppelen. Je kunt bijvoorbeeld een taak of een notitie maken.

Volgende stappen

• Gebruik facturen met HubSpot-gebaseerde boekhoudintegraties zoals QuickBooks en Xero.
• Meer informatie over offertes.
• Meer informatie over abonnementen.