Facturen beheren

Nadat je facturen hebt gemaakt, kun je ze beheren, bewerken en bijhouden vanaf de factuurindexpagina, net zoals je andere CRM-records beheert. In dit artikel lees je hoe je betaalstatussen kunt bijwerken, facturen kunt verzenden, exporteren, ongeldig maken en meer.

Facturen beheren

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Bewerk de factuurgegevens in het rechterpaneel:
   • Stel een eigenaar in: klik om het gedeelte Over deze factuur uit te vouwen. Klik onder Eigenaar op het vervolgkeuzemenu en selecteer een eigenaar.
   • Factuureigenschappen weergeven: klik om het gedeelte Over deze factuur uit te vouwen om de factuureigenschappen weer te geven.
   • Factuurgeschiedenis weergeven: klik om het gedeelte Geschiedenis uit te vouwen om een tijdlijn met de geschiedenis van de factuur weer te geven.
   • Gedane betalingen weergeven: klik om het gedeelte Betalingen uit te vouwen om de betalingen voor de factuur weer te geven.
   • Koppelingen weergeven: klik om een [object]- sectie uit te vouwen om de details van het gekoppelde object weer te geven. Meer informatie over het toevoegen en verwijderen van koppelingen.

Opgestelde facturen beheren

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een optie:
   
   • Bewerken: ga verder met het instellen van de factuur.
   • Eigenschapgeschiedenis externalLink bekijken: controleer de waarden van de eigenschappen van de factuur in het verleden.
   • Klonen: maak een nieuwe factuur met dezelfde gegevens.
   • Verwijderen: het factuurontwerp verwijderen.

Definitieve facturen beheren

Wanneer je facturen hebt geconfigureerd en afgerond, kun je ze beheren vanaf de facturen indexpagina:

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een optie:
   
   • Bewerken: als deinstelling om facturen te bewerken is ingeschakeld, kun je afgesloten facturen bewerken vanaf de indexpagina voor facturen. Zodra de wijzigingen zijn opgeslagen, is het aan te raden om de klant te informeren dat de factuur is gewijzigd, inclusief de details van de wijzigingen.

• • Betaling vastleggen: markeer de factuur handmatig als betaald door een nieuw betalingsrecord aan te maken of een bestaand record toe te passen. Na het selecteren van deze optie:
    • Om een nieuw betalingsrecord aan te maken, voeg je in het rechterpaneel de velden met betalingsdetails toe en klik je vervolgens op Betaling vastleggen. De betaling verschijnt op de kaart Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.
    • Om een bestaande betaling op de factuur toe te passen, klik je in het rechterpaneel op Bestaande toepassen. Zoek naar een betalingsrecord op basis van het betalingsbedrag, de ID of het e-mailadres van de contactpersoon dat aan de betaling is gekoppeld. Selecteer de betaling en klik op Betaling toepassen. De betaling verschijnt op de kaart Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.

• • • Als je de betaling niet wilt toepassen op de factuur, moet je de geregistreerde betaling verwijderen:

• • • • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen..
      • Klik op de naam van de factuur.
      • Blader in het rechterpaneel naar de kaart Betalingen.
      • Klik op Bekijk gekoppelde betaling.
      • Klik op de indexpagina op het bedrag van de betaling.
      • Klik rechtsboven op Acties en selecteer Verwijderen.
      • Klik op Record verwijderen om te bevestigen.

• • Factuur bekijken externalLink: open de factuur in een apart browsertabblad.
  • Eigenschapgeschiedenis bekijken externalLink: bekijk de eerdere waarden van de eigenschap voor de factuur.
  • Link kopiëren: kopieer de URL van de factuur om deze naar een koper te sturen.
  • Per e-mail verzenden: de factuur per e-mail verzenden. Meer informatie over het verzenden van factuure-mails.
  • Downloaden: een PDF van de factuur downloaden.
  • Herinneringen bewerken: een aankomende factuurherinnering verwijderen.

• • Betaalmethode opladen: breng de factuur ten laste van een door de koper opgeslagen betaalmethode. Zowel jij als de koper ontvangen een ontvangstbewijs via e-mail.
  • Klonen: een nieuwe factuur maken met dezelfde gegevens.

• • Verwijderen: de factuur verwijderen. Als je niet kunt verwijderen, controleer dan of deinstelling voor het verwijderen van facturen is ingeschakeld. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst aangemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Daarom kan het verwijderen van facturen een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit in overeenstemming is met je huidige systemen.

• • Ongeldig: markeer de factuur als ongeldig. Nadat je een factuur als ongeldig hebt gemarkeerd, kun je geen betaling meer innen voor de factuur of deze ongeldig maken. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
    • Als er een online betaling is verricht voor de factuur, is het niet mogelijk om de factuur te annuleren, zelfs niet als er een terugbetaling is gedaan.
    • Als er een handmatige betaling voor de factuur is geregistreerd, moet de betaling worden verwijderd voordat je de factuur ongedaan kunt maken.

Facturen filteren en exporteren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op advancedFilters Geavanceerde filters bovenaan de tabel.
   
   
3. Zoek en selecteer in het rechterpaneel de eigenschap waarop je wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in.
4. Klik op + Filter toevoegen om een andere eigenschap te selecteren en toe te voegen aan het filter.
5. Om te filteren op de eigenschap die je hebt geselecteerd of op een ander filter, klik je onder OF op + Filtergroep toevoegen.
6. Klik op de X in de rechterbovenhoek van het paneel wanneer je je filters hebt ingesteld. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
7. Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel.
8. Een CSV-, XLS- of XLSX-bestand van je facturen exporteren:
   
   • Klik op Exporteren rechtsboven in de tabel. In het dialoogvenster:
     • Voer in het veld Exportnaam een exportnaam in.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer een taal.
     • Klik op om het gedeelte Aanpassen uit te vouwen om de export verder aan te passen:
       • Selecteer onder Eigenschappen opgenomen in export welke eigenschappen moeten worden opgenomen in de export.
       • Schakel onder Associaties opnemen in export het selectievakje Inclusief gekoppelde recordnaam in om gekoppelde recordnamen op te nemen (bijvoorbeeld de factuurnaam).
       • Selecteer onder Associaties opgenomen in export of u tot 1000 geassocieerde records of alle geassocieerde records wilt opnemen.
     • Klik op Exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.

Aangemaakte facturen verzenden

Nadat je een factuur hebt gemaakt, kun je deze delen via een e-mail, door een directe link te gebruiken, een PDF te downloaden of facturen in te voegen tijdens het opstellen van berichten in CRM-records en de inbox van gesprekken.

Meer informatie over het automatiseren van facturen.

Verzend de factuur via e-mail

De factuur via e-mail verzenden:

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Verzenden per e-mail.
4. Stel je e-mail in op het tabblad Factuur per e-mail verzenden:
   • Hetveld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit e-mailadres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na het verzenden automatisch een contactpersoonrecord aan.
   • Als je een e-mailadres wilt toevoegen aanhet veld Cc , klik je op Geadresseerden toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in . Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veldCC.
   • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan facturen te verzenden vanuit hun persoonlijke e-mail of andere teammails is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar hetVan-adres. Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversaties inbox.
   • Bewerk je onderwerp.
   • Voeg de hoofdtekst van je e-mailbericht toe.
5. Terwijl je de velden bijwerkt, wordt rechts van de velden een live voorbeeld weergegeven. Dee-mailverzenden:
   • Klik op Factuur-e-mail verzenden om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens en een link om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
   • Als je in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail met een koppeling naar de factuur wilt opstellen, klik je op Aangepaste e-mail maken in je CRM.

Stuur de factuur via een link of PDF

Om de factuur via een link te verzenden of een PDF van de factuur te downloaden:

Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een link in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over factuureigenschappen.

2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een optie:
   • Link kopiëren: kopieer de factuurlink.
   • Downloaden: een PDF-versie van de factuur downloaden.

Een factuur invoegen in een één-op-één e-mail of bericht in de conversatie-inbox

Zo voeg je een factuur toe aan een één-op-één e-mail of bericht in de conversatie-inbox:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Klik linksonder op Samenstellen.
3. Klik in de berichtcompositie op Invoegen en selecteer Facturen.
4. Selecteer een factuur of klik op Beheren om naar de indexpagina voor facturen te gaan.

Nadat je een factuur hebt geselecteerd, wordt er een hyperlink naar de factuur aan het bericht toegevoegd.

Bewerkingsgeschiedenis bekijken

Je kunt de bewerkingsgeschiedenis van een factuur bekijken, inclusief eventuele statuswijzigingen, wanneer factuure-mails zijn verzonden, welke gebruikers de actie hebben uitgevoerd en de datum en tijd waarop een actie heeft plaatsgevonden.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op de naam van de factuur.
3. Blader naar de kaart Geschiedenis.
4. Gebruik de zoekbalk om te gebruiken voor het zoeken naar activiteiten.

Volgende stappen

• Gebruik facturen met HubSpot-gebaseerde boekhoudintegraties zoals QuickBooks en Xero.
• Beheer je betalingen.
• Offertes maken en versturen.
• Abonnementen aanmaken.