Facturen beheren

Nadat u facturen hebt gemaakt, kunt u ze beheren vanaf de factuurindexpagina, net zoals u andere CRM records beheert.

Facturen beheren

Je facturen beheren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• In het rechterpaneel kun je in het veld Eigenaar de verantwoordelijke van de factuur instellen, de eigenschappen ervan bekijken, gedane betalingen bekijken en de koppelingen van de factuur beheren, inclusief het toevoegen van extra contactpersonen en bedrijven.

Opgestelde facturen beheren

• Bewerken: verdergaan met het instellen van de factuur.
• Eigenschapgeschiedenis bekijken: controleer de waarden van de eigenschappen van de factuur in het verleden.
• Klonen: een nieuwe factuur maken met dezelfde gegevens.
• Verwijderen: het factuurontwerp verwijderen.

Afgeronde facturen beheren

Voor definitieve facturen heb je toegang tot de volgende opties door op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven te klikken:

• Bewerken: als deinstelling voor het bewerken van facturen is ingeschakeld, kunnen Superbeheerders en gebruikers met de machtiging voor het bewerken van facturen afgesloten facturen bewerken vanaf de indexpagina voor facturen. Zodra wijzigingen zijn opgeslagen, is het aan te raden om de klant te informeren dat de factuur is gewijzigd, inclusief de details van de wijzigingen.

• Betaling opnemen: markeer de factuur handmatig als betaald door een nieuw record voor betaling aan te maken of een bestaand record toe te passen. Na het selecteren van deze optie:
  • Om een nieuw betalingsrecord aan te maken, vul je de velden met betalingsgegevens in de rechterzijbalk in en klik je vervolgens op Record payment. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de details van de factuur bekijkt.
  • Om een bestaande betaling toe te passen op de factuur, klik je in de rechterzijbalk op het tabblad Bestaande betalingen toepassen. Zoek vervolgens naar een record van een betaling op basis van het betalingsbedrag, de ID of het e-mailadres van de contactpersoon dat aan de betaling is gekoppeld. Selecteer de betaling en klik op Betaling toepassen. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.

Let op: als je de factuur handmatig als betaald markeert, ontvangen contactpersonen niet automatisch een betalingsbewijs. Als je een ontvangstbewijs nodig hebt, kun je er een naar de contactpersoon sturen vanaf de pagina Betalingen.

• • Een betaling verwijderen:

• • • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
    • Klik op de naam van de factuur.
    • Klik in de rechterzijbalk in het gedeelte Betalingen op Betaling weergeven.
    • Klik op het bedrag van de betaling.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en klik op Verwijderen.
    • Klik op Record verwijderen om te bevestigen.

• Factuur bekijken: open de factuur in een apart browsertabblad.
• Eigenschapgeschiedenis bekijken: bekijk de waarden van de eigenschappen van de factuur in het verleden.
• Link kopiëren: kopieer de URL van de factuur om deze naar een koper te sturen.
• Verzenden: stuur de factuur via een e-mail. Meer informatie over het verzenden van factuure-mails.
• Downloaden: een PDF van de factuur downloaden.
• Klonen: maak een nieuwe factuur met dezelfde gegevens.

• Verwijderen: als deinstelling voor het verwijderen van facturen is ingeschakeld, kunnen Superbeheerders en gebruikers met de machtiging voor het bewerken van facturen onbetaalde, definitieve facturen verwijderen van de facturenindexpagina. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst gemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Het verwijderen van facturen kan dus een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

• Leeg: markeer de factuur als leeg. Nadat je een factuur als ongeldig hebt gemarkeerd, kun je geen betalingen meer innen op de factuur of deze ongeldig maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
  • Als er een online betaling is verricht voor de factuur, kan de factuur niet ongedaan worden gemaakt, zelfs niet als er een terugbetaling is gedaan.
  • Als er een handmatige betaling voor de factuur is geregistreerd, moet de betaling worden verwijderd voordat je de factuur ongedaan kunt maken.

Facturen filteren en exporteren

• Klik linksboven op Geavanceerde filters.
• Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen om een nieuwe filter in te stellen.
• Zoek en selecteer de eigenschap waarop je wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in.
• Klik op AND> of OR om een andere eigenschap te selecteren .> Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
  
  
• Klik op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel om de kolommen in de tabel te bewerken.
• Klik op Exporteren rechtsboven in de tabel om al je facturen te exporteren, of selecteer de selectievakjes naast de facturen die je wilt exporteren en klik vervolgens op Exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.

Verzend aangemaakte facturen

Nadat je een factuur hebt gemaakt, kun je deze delen via e-mail, een directe link gebruiken, een PDF downloaden of facturen invoegen tijdens het opstellen van berichten in CRM-records en de inbox voor gesprekken.

Stuur de factuur via e-mail

De factuur per e-mail verzenden:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Klik in de rechter zijbalk op Acties en selecteer vervolgens Verzenden.
• In het tabblad Factuur verzenden per e-mail stel je de velden voor het e-mailadres in:

• • Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na verzending automatisch een contactpersoonrecord voor hen aan.
  • Als je een e-mailadres wilt toevoegen aan het veld cc , klik je op cc-ontvangers toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veld CC.
  • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers facturen te laten verzenden vanaf hun persoonlijke e-mail of andere team-e-mails waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.

• • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
  • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team-e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversies inbox.

Terwijl je de velden bijwerkt, wordt rechts van de velden een live voorbeeld weergegeven. De e-mail verzenden:

• Klik op Factuure-mail verzenden om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens met een link om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
• Als je in plaats daarvan handmatig een één-op-één-e-mail met een link naar de factuur wilt opstellen, klik je op Aangepaste e-mail maken in je CRM.

Stuur de factuur via een link of PDF

Kopieer een link om de factuur te verzenden of download een PDF van de factuur:

Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een link in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over eigenschappen van facturen.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Klik in de rechterzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Verzenden.
• Klik op de link Kopiëren, tabblad PDF downloaden. Rechts in het venster wordt een voorbeeld van de factuur weergegeven.
• Klik op Koppeling kopiëren om een koppeling naar de factuur te kopiëren.
• Klik op PDF downloaden om een PDF van de factuur te downloaden.
• Klik op de X of klik op Sluiten als je klaar bent.
  
  

Een factuur invoegen in een één-op-één e-mail of bericht in de inbox voor gesprekken

Een factuur invoegen in een één-op-één e-mail of bericht in de inbox voor gesprekken:

• Klik in de Editor op Invoegen en selecteer Facturen.
• Selecteer een factuur of klik op Beheren om naar de indexpagina voor facturen te gaan.

Nadat je een factuur hebt geselecteerd, wordt er een hyperlink toegevoegd aan het bericht met het factuurnummer.

De link van een factuur ophalen om te delen

De link van een factuur krijgen om te delen op het platform van je voorkeur:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Klik in de rechterzijbalk op Acties en selecteer Koppeling kopiëren.
• Je kunt de link vervolgens invoegen in het berichtenplatform van je voorkeur en de koper kan op de link klikken om de factuur te bekijken op de URL die je tijdens het maken van de factuur hebt geconfigureerd.

Bewerkingsgeschiedenis bekijken

Je kunt de geschiedenis van bewerkingen op een factuur bekijken, inclusief statuswijzigingen, wanneer factuure-mails zijn verzonden, welke gebruikers de actie hebben uitgevoerd en de datum en tijd waarop een actie heeft plaatsgevonden.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Blader in het rechterpaneel omlaag naar het paneel Geschiedenis.

Let op: op dit moment ondersteunen de HubSpot accountintegraties, zoals Quickbooks Online en Xero, het synchroniseren van facturen vanuit Hubspot niet. Je kunt echter wel je factuur records exporteren en uploaden naar je boekhoudsysteem. Je kunt je abonneren op updates over nieuwe functies voor factuurintegratie, zoals factuursynchronisatie, door dit formulier in te vullen.