Administrere fakturaer

Når du har opprettet fakturaer, kan du se, redigere, administrere, annullere, slette, spore og eksportere dem fra fakturaindekssiden.

Administrere fakturaer

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. I det høyre panelet redigerer du detaljene i fakturaen:
   • Angi en eier: Klikk for å utvide delen Om denne fakturaen . Under Eier klikker du på rullegardinmenyen og velger en eier.
   • Se fakturaens egenskaper: Klikk for å utvide delen Om denne fakturaen for å se fakturaens egenskaper.
   • Se fakturahistorikk: Klikk for å utvide Historikk-delen for å se en tidslinje med historikk for fakturaen.
   • Se utførte betalinger: Klikk for å utvide delen Betalinger for å se betalinger mot fakturaen.
   • Tilknytninger: Klikk for å utvide en [objekt] -seksjon for å vise detaljene for det tilknyttede objektet. Finn ut mer om hvordan du legger til og fjerner tilknytninger.

Administrere utskrevne fakturaer 

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:
   
   • Rediger: Fortsett å sette opp fakturaen.
   • Se historikk foregenskaper externalLink: sjekk tidligere egenskaper for fakturaen.
   • Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.
   • Slett: Slett utkastet til faktura.

Rediger ferdigbehandlede fakturaer

Hvisinnstillingen for å redigere fakturaer er slått på, kan du redigere ferdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekssiden. Når endringene er lagret, anbefales det at det sendes en melding til kunden om at fakturaen er endret, med informasjon om endringene.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg Rediger.
4. Hvis du vil redigere kontaktopplysningene, holder du musepekeren over kontakten og klikker på edit redigeringsikonet. Oppdater kontaktopplysningene i høyre panel, og klikk på Lagre. Hvis du redigerer kontaktopplysningene, oppdateres kontaktoppføringen i Customer Relationship Management.
5. Hvis du vil erstatte kontakten, klikker du på replace erstatt-ikonet. Velg en ny kontakt i høyre panel.
6. Hvis du vil redigere selskapsopplysningene, holder du musepekeren over selskapet og klikker på edit redigeringsikonet. Oppdater bedriftsinformasjonen i høyre panel, og klikk på Lagre. Hvis du redigerer selskapet, oppdateres foretaksoppføringen i Customer Relationship Management.
7. Hvis du vil erstatte selskapet, klikker du på replace ikonet Erstatt. Velg selskapet i panelet til høyre.
8. Hvis du vil legge til en annen faktureringsadresse, klikker du på Rediger under Faktureringsadresse. Skriv inn adresseopplysningene i det høyre panelet, og klikk på Bruk.
9. Hvis du vil legge til en annen leveringsadresse, klikker du på Rediger under Leveringsadresse. Skriv inn adresseopplysningene i det høyre panelet, og klikk på Bruk.
10. Hvis du vil endre datoen for fakturaen, klikker du på feltet Faktura . Klikk på datovelgeren , og velg en dato.
11. Hvis du vil endre betalingsbetingelsene, klikker du på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser øverst til høyre og velger en betalingsbetingelse. Feltet Forfallsdato oppdateres automatisk slik at det samsvarer med det valgte semesteret. Hvis innstillingen for å sende ut automatiske påminnelser er slått på, vil e-postene bli sendt basert på denne datoen.
12. Eventuelle egendefinerte egenskaper som er konfigurert i innstillingene for fakturaen, vises til høyre, under Neste fakturanummer. Rediger verdiene for de egendefinerte egenskapene. Hvis er innstillingen for å tillate brukere å overstyre disse feltene slått på:
    
    • Klikk på add Legg til egendefinert felt. Velg eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søk etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikk på Opprett ny fakturaegenskap externalLink for å opprette en ny egendefinert egenskap for fakturaen.
    • Klikk på ikonet delete på ved siden av en egendefinert egenskap for å slette den fra fakturaen.
13. Oppdater linjeelementene.

14. Rediger eventuelle skatter:

    • Automatiser skatteberegninger: beregn skatter og avgifter automatisk basert på fakturaens adresse.
    • Legg til avgifter på individuelle Linjeelementer : Legg til linjeelement-baserte avgifter fra skattebiblioteket ditt.
    • Legg til en engangsavgift på fakturaen: Legg til en engangsavgift på hele fakturaen.

15. Legg til eller rediger kreditnota for å justere saldoen på en faktura med en kreditt (BETA). Finn ut mer om kreditnotaer.

    • Hvis du vil endre kreditnotaen som brukes på en faktura, klikker du på rullegardinmenyen Kreditnota og velger en kreditnota. I feltet Beløp brukt skriver du inn beløpet som skal krediteres.
    • Hvis du vil slette en eksisterende kreditnota, klikker du på ikonet delete på ved siden av kreditnotaen.
      
      
      
    • Hvis du vil legge til en kreditnota, klikker du på + Legg til tilgjengelig kreditt under Totalt i tabellen Sammendrag .
      
      
      
    • Klikk på nedtrekksmenyen Kreditnota, og velg en kreditnota.
    • I feltet Beløp brukt skriver du inn beløpet som skal krediteres.
16. I kommentarfeltet kan du oppdatere eller legge til kommentarer.
    • Bruk tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag (du kan bruke tekstutdrag til å lage tekstbiter. Hvis du for eksempel regelmessig bruker de samme vilkårene på en faktura, kan du opprette den som et tekstutdrag som du kan bruke hver gang du legger til kommentarer til en faktura). 
    • Du kan legge til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer i fakturainnstillingene.
17. Oppdater eventuelle betalingsinnstillinger i delen Innkreving av betaling. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer innkreving av betaling.
18. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til avanserte innstillinger. Du kan tilpasse språk og land for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Finn ut mer om avanserte innstillinger for faktura.
19. Klikk på Oppdater faktura øverst til høyre. I dialogboksen klikker du på Oppdater for å bekrefte. 

Administrere ferdigbehandlede fakturaer

Administrer ferdigbehandlede fakturaer fra indekssiden, inkludert oppføring av manuelle betalinger, opphevelse av manuelle betalinger, manuell belastning av en lagret betalingsmetode, annullering og sletting av fakturaer med mer.

Hvis du ønsker å refundere en faktura, kan du lese mer om refusjon av betalinger. Det er ikke mulig å annullere fakturaer som er betalt. Finn ut mer om annullering av fakturaer, inkludert hvordan du fjerner en betaling som er tilknyttet en faktura for å gjøre annullering mulig.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:

• • Oppføring av betaling: Merk fakturaen manuelt som betalt ved å opprette en ny betalingsoppføring eller bruke en eksisterende. Når du har valgt dette alternativet:
    • For å opprette en ny betalingsoppføring legger du til betalingsopplysningene i høyre panel. Merk av i avkrysningsboksen Send kvittering til kundens e-post for å sende en kvittering til den valgte kundens e-post. Klikk på Oppføring av betaling. Betalingen vises på betalingskortet når du ser detaljene på fakturaen. Du kan også sende en kvittering senere fra betalingens indeksside.
    • Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre panel. Søk etter en betalingsoppføring ved hjelp av betalingsbeløp, ID eller e-postadressen til kontaktpersonen som er tilknyttet betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vises på betalingskortet når du ser detaljene på fakturaen.

• • • For å oppheve betalingen på fakturaen må du slette den registrerte betalingen (det er ikke mulig å slette en nettbetaling):

• • • • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
      • Klikk på navnet på fakturaen.
      • Bla til betalingskortet i høyre panel.
      • Klikk på Vis tilknyttet betaling. 
      • Klikk på Beløp på indekssiden.
      • Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Slett.
      • Klikk på Slett oppføring for å bekrefte.

• • Vis faktura externalLink: åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
  • Vis historikk for egenskaper externalLink: se tidligere verdier for egenskapene til fakturaen.
  • Kopier lenke: Kopier URL-adressen til fakturaen for å sende den til en kjøper.
  • Send via e-post: Send fakturaen via e-post. Finn ut mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
  • Last ned: Last ned en PDF av fakturaen.
  • Rediger påminnelser: Slett en påminnelse om en kommende faktura.

• • Faktura betalingsmetode: Fakturaen belastes en betalingsmetode som er lagret hos kjøperen. Både du og kjøperen vil motta en kvittering via e-post.
  • Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.

• • Slett: slett fakturaen. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres. Du kan også slette flere fakturaer fra indekssiden.
    • Hvis du ikke har mulighet til å slette en faktura, må du kontrollereat innstillingen for å slette fakturaer er slått på.
    • Hvis du vil slette en faktura med en tilknyttet manuell betaling, sletter du den tilknyttede betalingen og deretter fakturaen.

• • Ugyldig: Merk fakturaen som ugyldig. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve betaling på fakturaen eller annullere den. Denne handlingen kan ikke gjøres ugjort.
    • Hvis det er foretatt en nettbetaling mot fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om det er utstedt en refusjon.
    • Hvis en manuell betaling er oppføring mot fakturaen, må betalingen slettes før du kan annullere fakturaen.

Filtrer fakturaer

For å filtrere indekssiden etter bestemte egenskaper ved fakturaen:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på Avanserte filtre over tabellen.
3. Klikk på + Legg til filter i høyre panel. Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, og angi deretter filterkriteriene. Hvis du vil legge til et nytt filter i filtergruppen, klikker du på + Legg til filter under og.
4. Hvis du vil legge til en ekstra filtergruppe, klikker du på + Legg til filtergruppe under eller .
5. Klikk på X øverst til høyre i panelet når du har konfigurert filteret. Finn ut mer om hvordan du setter opp filtre og lagrer visninger.
6. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.

Eksport av fakturaer

1. Klikk på Eksport øverst til høyre i tabellen.
2. I dialogboksen:
   • Skriv inn et navn på eksporten i feltet Navn på eksport.
   • Klikk på rullegardinmenyen Filformat , og velg et format.
   • Klikk på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter , og velg et språk.
   • Klikk for å utvide Tilpass-delen for å tilpasse eksporten ytterligere:
     • Under Egenskaper inkludert i eksport velger du hvilke egenskaper som skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport merker du av for Inkluder tilknyttede postnavn for å inkludere tilknyttede postnavn (f.eks. navnet på abonnementet).
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport velger du om du vil inkludere opptil 1 000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klikk på Eksport. Finn ut mer om eksport av oppføringer.

Slett og last ned flere fakturaer

Du kan slette og laste ned fakturaer i bulk fra indekssiden. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Når du sletter fakturaer, må du huske på følgende:

• Fakturaer som er tilknyttet en kreditnota, nettbetaling eller abonnement , kan ikke slettes. Hvis du vil slette en faktura med en tilknyttet manuell betaling, sletter du den tilknyttede betalingen og deretter fakturaen.
• Fakturaens nummer vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer er slettet). Sletting av fakturaer kan derfor skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at du overholder gjeldende systemer.
• Brukere som har slått av innstillingen for å slette fakturaer, kan ikke slette fakturaer.

Når du laster ned fakturaer, må du huske på følgende:

• Fakturaer som lastes ned er i PDF-format og leveres i en ZIP-fil via e-post. 
• Fakturaer med status Utkast og ikke-fakturerbare fakturaer utelates fra ZIP-filen. En faktura kan bare settes som ikke-fakturerbar via programmeringsgrensesnittet (f.eks. når du oppretter en faktura via programmeringsgrensesnittet, eller hvis en tredjepartsapp synkroniserer fakturaer til HubSpot).
• Fakturaer synkronisert via datasynkronisering utelates fra ZIP-filen.
• Hvis du velger mer enn 500 fakturaer, vil de nedlastede fakturaene bli delt opp i flere ZIP-filer. Hvis du for eksempel laster ned 700 fakturaer, vil 500 av dem ligge i én ZIP-fil. Resten av dem vil være i en annen ZIP-fil.

Slik sletter eller laster du ned fakturaer i bulk:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Filtrer indekssiden.
3. Merk av i avkrysningsboksene ved siden av fakturaene du vil slette eller laste ned. Eller velg avkrysningsboksen øverst i tabellen for å velge alle fakturaer som vises på indekssiden.
4. Slik sletter du fakturaer:
   • Øverst klikker du på delete Slett.
     
     
     
   • I dialogboksen skriver du inn antallet fakturaer som skal slettes, og klikker deretter på Slett.
5. For å laste ned fakturaer:
   • Klikk på download Last ned.
     
     
     
   • Klikk på Last ned i dialogboksen.
   • ZIP-filene som inneholder fakturaene i PDF-format, vil bli sendt til deg via e-post.

Send opprettede fakturaer

Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via e-post, bruke en direkte lenke, laste ned en PDF-fil eller sette inn fakturaer mens du skriver av meldinger i Customer Relationship Management og innboksen for kommunikasjon.

Les mer om hvordan du automatiserer fakturaer.

Send fakturaen via e-post

For å sende fakturaen via e-post:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Send via e-post.
4. I fanen Send faktura via e-post konfigurerer du e-posten din:
   • Feltet Til fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil endre denne e-postadressen, klikker du pårullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også legge inn en nye-postadresse , og HubSpot vil automatisk opprette en kontaktoppføring etter sending.
   • Hvis du vil legge til en e-postadresse ifeltet Channel Consultant, klikker du på Add Cc recipients. Klikk pårullegardinmenyen og velg kontakter, eller skriv inn egendefinerte e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i feltet Channel Consultant.
   • Hvis en standard e-postadresse er satt opp i innstillingene for fakturaen, vil feltetFra automatisk fylles ut med standard e-postadressen. Ellers fylles den ut med din personlige e-postadresse. Hvis en standard e-postadresse er angitt, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra sin personlige e-post eller andre e-poster forteam er slått på, kan du velge en annen e-postadresse.
   • Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, vil den e-postadressen du velger, bli standardadressen for fremtidige utsendelser av fakturaer, men den kan endres før hver utsendelse.
   • Svar på denne e-posten vil bli sendt til adressen From . Hvis du velger en e-postadresse som brukes til en tilkoblet innboks, inkludert delte e-postbokser for team, kan du administrere oppfølging i HubSpotsinnboks for kommunikasjon.
   • Rediger emnet ditt.
   • Legg til brødteksten i e-postmeldingen.
5. Anår du oppdaterer feltene, vises en forhåndsvisning til høyre for feltene. For å sende ee-post:
   • Klikk på Send faktura for å sende e-posten slik den vises. Kjøperen vil deretter motta en e-post med fakturadetaljer og en lenke til å se fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
   • Hvis du i stedet vil skrive en én-til-én-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Create custom email i CRM-systemet.

Send fakturaen via en lenke eller PDF

For å sende fakturaen via en lenke, eller laste ned en PDF av fakturaen:

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, vil egenskapen Sist sendt dato ikke bli oppdatert. Les mer om egenskaper ved fakturaer.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter et alternativ:
   • Kopier lenke: Kopier lenken til fakturaen.
   • Last ned: Last ned en PDF-versjon av fakturaen.

Sett inn en faktura i en én-til-én e-post eller melding i innboksen for kommunikasjon

Slik setter du inn en faktura i en én-til-én e-post eller melding i innboksen for kommunikasjon:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på Skrevet av nederst til venstre.
3. Klikk på Sett inn i Melding skrevet av, og velg deretter Faktura.
4. Velg en faktura eller klikk på Administrer for å navigere til indekssiden for fakturaer.

Når du har valgt en faktura, vil en hyperkobling til fakturaen bli lagt til i meldingen.

Gjennomgå redigeringshistorikk

Du kan se historikken for redigeringer av en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, når fakturaen ble sendt via e-post, hvilke brukere som utførte handlingen, samt dato og klokkeslett for handlingen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Bla til Historikk-kortet .
4. Bruk søkefeltet til for å søke etter aktiviteter.

Bruk data fra fakturaen i andre HubSpot-verktøy

Bruk fakturaegenskaper i andre verktøy, for eksempel arbeidsflyter og segmenter, for å automatisere og organisere fakturadata på tvers av HubSpot.

Identifiser kunder med forfalte fakturaer

Opprett et segment for fakturaer som er forfalt. Bruk segmentet til å opprette følgere, varsle en kontoansvarlig eller salgsrepresentant og fremheve manglende inntekter i rapporter.

1. Opprett et segment ved å velge objektet Fakturaer når du oppretter segmentet.
2. Legg til et filter der forfallsdatoen er mer enn sju dager gammel.
   
   
   
3. Bruk segmentet i en arbeidsflyt for å sende påminnelser, opprette oppgaver for teamet ditt eller lage rapporter som belyser manglende inntekter.

Belønne kjøpere med høy verdi

Opprett et segment for å identifisere kontakter eller selskaper med høye beløp på fakturaen. Tagg dem som VIP-er for å kunne rute spørsmålene deres til et høyere nivå av support og bli med i VIP-programmer og kampanjer.

1. Opprett en egendefinert egenskap for bedriften eller kontakten for å vise det totale beløpet på fakturaen:
   1. Opprett en Ringer egenskap som ringer Totalt beløp på fakturaen. 
   2. Angi Rollup-typen som Sum.
   3. Still inn tallformatet som Valuta.
   4. Angi den tilknyttede posttypen som Fakturaer.
   5. Angi den tilknyttede egenskapen for oppføring som Betalt beløp.
      
      
      
2. Opprett en egendefinert egenskap for å tagge bedriften som VIP. Opprett for eksempel egenskapen Single avkrysningsboks , som du anroper VIP.
3. Opprett en arbeidsflyt som setter VIP-egenskapen til Ja når en bedrifts totale beløp på fakturaen er høyere enn verdien du har angitt. Ta kun med selskaper med siste faktura innenfor en viss periode (f.eks. 180 dager), slik at du kun inkluderer aktive selskaper.
   
   
   
4. Opprett et segment, og velg objektet Selskaper når du oppretter det.
5. Legg til et filter der egenskapen VIP er Ja.
   
   
   
6. Bruk segmentet til å opprette visninger av VIP-kunder for kundestøtte, bli med i VIP-kampanjer og mye mer.

Neste skritt

• Bruk fakturaer med HubSpot-bygde integreringer til kontoer som QuickBooks og Xero.
• Administrer betalingene dine.
• Opprett og send tilbud.
• Opprett abonnementer.