Administrere fakturaer

Når du har opprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindekssiden, på samme måte som du administrerer andre CRM-poster.

Administrer fakturaer

Slik administrerer du fakturaene:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• I det høyre panelet kan du angi fakturaeieren ved hjelp av Eier-feltet, vise egenskapene, vise utførte betalinger og administrere fakturaens tilknytninger, inkludert å legge til flere kontakter og selskaper.

Administrer utkast til fakturaer 

• Rediger: fortsett å sette opp fakturaen.
• Vis egenskapshistorikk: Kontroller de tidligere egenskapsverdiene for fakturaen.
• Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.
• Slett: slett fakturautkastet. 

Administrer endelige fakturaer

For fullførte fakturaer kan du få tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre:

• Rediger: Hvis innstillingen for å redigere fakturaer er slått på, kan superadministratorer og brukere med redigeringstillatelse for fakturaer redigere endelige fakturaer fra INVOICES-indekssiden. Når endringene er lagret, anbefales det at kommunikasjon sendes til kunden for å informere dem om at fakturaen er endret, inkludert detaljer om endringene.

• Registrer betaling: Merk fakturaen manuelt som betalt ved å opprette en ny betalingspost eller bruke en eksisterende. Når du har valgt dette alternativet:
  • For å opprette en ny betalingsoppføring, fyll ut betalingsdetaljfeltene i  høyre sidefelt, og klikk deretter på Registrer betaling. Betalingen vises deretter under Betalinger når du viser fakturadetaljene.
  • Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre sidepanel. Deretter søker du etter en betalingsoppføring etter betalingsbeløp, ID eller kontakt-epostadresse knyttet til betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vises deretter under Betalinger når du viser fakturadetaljene.

Merk: Hvis fakturaen merkes som betalt manuelt, vil ikke kontaktene motta en kvittering automatisk. Hvis det kreves en kvittering, kan du sende en til kontakten fra betalingsindekssiden.

• • Slik sletter du en betaling:

• • • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
    • Klikk på navnet på fakturaen.
    • I høyre sidefelt, i Betalinger-delen,  klikker du på Vis tilknyttet betaling. 
    • Klikk på betalingsbeløpet.
    • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre, og klikk deretter på Slett.
    • Klikk på Slett post for å bekrefte.

• Vis faktura: Åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
• Vis egenskapshistorikk: Kontroller de tidligere egenskapsverdiene for fakturaen.
• Kopier kobling: Kopier fakturaens nettadresse for å sende til en kjøper.
• Send: Send fakturaen via en e-post. Lær mer om å sende faktura-e-poster.
• Last ned: last ned en PDF av fakturaen.
• Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.

• Slett: Hvis innstillingen for å slette fakturaer er slått på, kan superadministratorer og brukere med redigeringstillatelse for fakturaer slette ubetalte endelige fakturaer fra INVOICES-indekssiden. Fakturasletting er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumre vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller en annen faktura har blitt slettet). Dermed kan slettingen av fakturaer skape et permanent gap i fakturanummereringen. Nummerering kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer er slettet (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det vil fungere med dine nåværende systemer.

• Ugyldig: merk fakturaen som ugyldig. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
  • Hvis en nettbetaling er gjort mot fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om en refusjon er utstedt.
  • Hvis en manuell betaling er registrert mot fakturaen, må betalingen slettes før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

• Klikk på Avanserte filtre øverst til venstre.
• Klikk på + Legg til filter i panelet til høyre for å konfigurere et nytt filter.
• Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, og angi deretter filterkriteriene.
• Hvis du vil velge en annen egenskap, klikker du på AND eller OR. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer filtre og lagrer visninger.
  
  
• Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
• Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere alle fakturaene, eller merk av i avmerkingsboksene ved siden av fakturaene du vil eksportere, og klikk deretter på Eksporter. Finn ut mer om eksport av poster.

Send opprettede fakturaer

Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via en e-post, eller ved hjelp av en direkte kobling, eller sette inn fakturaer mens du skriver meldinger i CRM-poster og i innboksen for samtaler.

Send fakturaen i en e-post

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidepanel, og velg deretter Send.
• Konfigurer feltene for e-postadresse i dialogboksen:

• • Til-feltet  fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også angi en ny e-postadresse, og HubSpot oppretter automatisk en kontaktoppføring for dem etter sending.
  • Hvis du vil legge til en e-postadresse i Kopifeltet, klikker du på rullegardinmenyen, velger kontaktene eller angir egendefinerte e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i  CC-feltet.
  • Hvis en standard e-postadresse er konfigurert i fakturainnstillingene, fylles Fra-feltet automatisk ut med standard e-postadresse. Ellers vil den bli fylt ut med din personlige epostadresse. Hvis en standard epost er angitt, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra deres personlige epost eller andre team-e-poster de har tilgang til, er slått på, vil du kunne velge en annen epost.
    • Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, vil e-postadressen du velger bli standardadressen for fremtidige fakturaer, men kan endres før hver sending.
    • Svar på denne eposten vil bli dirigert til Fra-adressen. Hvis du velger en e-postadresse som brukes for en tilkoblet innboks, inkludert delte team-e-postbokser, kan du administrere oppfølging i HubSpots innboks for samtaler. 

• Klikk på Send faktura. Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljer med en kobling for å vise fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som et vedlegg.

Send en en-til-en-e-post med en kobling til fakturaen manuelt

Slik sender du en e-post med en fakturakobling manuelt:

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en kobling, vil ikke egenskapen Sist sendt-dato bli oppdatert. Lær mer om fakturaegenskaper.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidepanel, og velg deretter Send.
• Klikk på Skriv e-post manuelt i dialogboksen. Du vil deretter bli omdirigert til avtaleposten som er knyttet til fakturaen, der du kan skrive e-posten din. En kobling til fakturaen inkluderes automatisk i e-postteksten.
• Når du har skrevet eposten, klikker du på Send.

Sett inn en faktura i en en-til-en-e-post eller -melding i innboksen for samtaler

Slik setter du inn en faktura i en en-til-en-e-post eller -melding i innboksen for samtaler:

• Klikk på Sett inn i meldingsskriveren, og velg deretter Fakturaer.
• Velg en faktura eller klikk på Behandle for å gå til INVOICES-indekssiden.

Når du har valgt en faktura, vil en hyperkobling bli lagt til i meldingen ved hjelp av fakturanummeret.

Få koblingen til en faktura som skal deles

Slik får du koblingen til en faktura som skal deles på din foretrukne plattform:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på Handlinger i høyre sidepanel, og velg deretter Kopier kobling.
• Du kan deretter sette inn koblingen i den foretrukne meldingsplattformen, og kjøperen kan klikke på koblingen for å vise fakturaen på nettadressen du konfigurerte under fakturaopprettelsen. 

Gjennomgå redigeringslogg

Du kan vise historikken over endringer i en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, og når faktura-e-poster ble sendt, hvilke brukere som utførte handlingen, og datoen og klokkeslettet en handling skjedde.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
• Klikk på navnet på fakturaen.
• I panelet til høyre blar du ned til historikkpanelet.

Merk: HubSpot-bygde kontointegrasjoner, som Quickbooks Online og Xero, støtter for øyeblikket ikke synkronisering av fakturaer fra HubSpot. Du kan imidlertid eksportere fakturapostene og laste dem opp til regnskapssystemet. Du kan abonnere på oppdateringer om nye fakturaintegrasjonsfunksjoner, for eksempel fakturasynkronisering, ved å fylle ut dette skjemaet.