Administrere fakturaer

Når du har opprettet fakturaer, kan du administrere, redigere og spore dem fra fakturaoppføringssiden, på samme måte som du administrerer andre Fakturaoppføringer i Customer Relationship Management. I denne artikkelen lærer du hvordan du oppdaterer betalingsstatus, sender, eksporterer, annullerer fakturaer og mye mer.

Administrere fakturaer

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. I det høyre panelet redigerer du detaljene i fakturaen:
   • Angi en eier: Klikk for å utvide delen Om denne fakturaen . Under Eier klikker du på rullegardinmenyen og velger en eier.
   • Se fakturaens egenskaper: Klikk for å utvide delen Om denne fakturaen for å se fakturaens egenskaper.
   • Se fakturahistorikk: Klikk for å utvide Historikk-delen for å se en tidslinje med historikk for fakturaen.
   • Se utførte betalinger: Klikk for å utvide delen Betalinger for å se betalinger mot fakturaen.
   • Tilknytninger: Klikk for å utvide en [objekt] -seksjon for å vise detaljene for det tilknyttede objektet. Finn ut mer om hvordan du legger til og fjerner tilknytninger.

Administrere utskrevne fakturaer 

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:
   
   • Rediger: Fortsett å sette opp fakturaen.
   • Se historikk foregenskaper externalLink: sjekk tidligere egenskaper for fakturaen.
   • Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.
   • Slett: Slett utkastet til faktura.

Rediger ferdigbehandlede fakturaer

Hvisinnstillingen for å redigere fakturaer er slått på, kan du redigere ferdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekssiden. Når endringene er lagret, anbefales det at det sendes en melding til kunden om at fakturaen er endret, med informasjon om endringene.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg Rediger.
4. Hvis du vil redigere kontaktopplysningene, holder du musepekeren over kontakten og klikker på edit redigeringsikonet. Oppdater kontaktopplysningene i høyre panel, og klikk på Lagre. Hvis du redigerer kontaktopplysningene, oppdateres kontaktoppføringen i Customer Relationship Management.
5. Hvis du vil erstatte kontakten, klikker du på replace erstatt-ikonet. Velg en ny kontakt i høyre panel.
6. Hvis du vil redigere selskapsopplysningene, holder du musepekeren over selskapet og klikker på edit redigeringsikonet. Oppdater bedriftsinformasjonen i høyre panel, og klikk på Lagre. Hvis du redigerer selskapet, oppdateres foretaksoppføringen i Customer Relationship Management.
7. Hvis du vil erstatte selskapet, klikker du på replace ikonet Erstatt. Velg selskapet i panelet til høyre.
8. Hvis du vil legge til en annen faktureringsadresse, klikker du på Rediger under Faktureringsadresse. Skriv inn adresseopplysningene i det høyre panelet, og klikk på Bruk.
9. Hvis du vil legge til en annen leveringsadresse, klikker du på Rediger under Leveringsadresse. Skriv inn adresseopplysningene i det høyre panelet, og klikk på Bruk.
10. Hvis du vil endre datoen for fakturaen, klikker du på feltet Faktura . Klikk på datovelgeren , og velg en dato.
11. Hvis du vil endre betalingsbetingelsene, klikker du på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser øverst til høyre og velger en betalingsbetingelse. Feltet Forfallsdato oppdateres automatisk slik at det samsvarer med det valgte semesteret. Hvis innstillingen for å sende ut automatiske påminnelser er slått på, vil e-postene bli sendt basert på denne datoen.
12. Eventuelle egendefinerte egenskaper som er konfigurert i innstillingene for fakturaen, vises til høyre, under Neste fakturanummer. Rediger verdiene for de egendefinerte egenskapene. Hvis er innstillingen for å tillate brukere å overstyre disse feltene slått på:
    
    1. Klikk på add Legg til egendefinert felt. Velg eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søk etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikk på Opprett ny fakturaegenskap externalLink for å opprette en ny egendefinert egenskap for fakturaen.
    2. Klikk på ikonet delete på ved siden av en egendefinert egenskap for å slette den fra fakturaen.
13. Oppdater linjeelementene.

14. Rediger eventuelle skatter:

    • Automatiser skatteberegninger (BETA): beregner automatisk skatt basert på adressen til fakturaen.
    • Legg til skatter på individuelle Linjeelementer : Legg til skatter på linjeelementer fra skattebiblioteket ditt.
    • Legg til en engangsavgift på fakturaen: Legg til en engangsavgift på hele fakturaen.

15. Legg til eller rediger kreditnota for å justere saldoen på en faktura med en kreditt (BETA). Finn ut mer om kreditnotaer.

    • Hvis du vil endre kreditnotaen som brukes på en faktura, klikker du på rullegardinmenyen Kreditnota og velger en kreditnota. I feltet Beløp brukt skriver du inn beløpet som skal krediteres.
    • Hvis du vil slette en eksisterende kreditnota, klikker du på ikonet delete på ved siden av kreditnotaen.
      
      
    • Hvis du vil legge til en kreditnota, klikker du på + Legg til tilgjengelig kreditt under Totalt i tabellen Sammendrag .
      
      
    • Klikk på nedtrekksmenyen Kreditnota, og velg en kreditnota.
    • I feltet Beløp brukt skriver du inn beløpet som skal krediteres.
16. I kommentarfeltet kan du oppdatere eller legge til kommentarer.
    • Bruk tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag (du kan bruke tekstutdrag til å lage tekstbiter. Hvis du for eksempel regelmessig bruker de samme vilkårene på en faktura, kan du opprette den som et tekstutdrag som du kan bruke hver gang du legger til kommentarer til en faktura). 
    • Du kan legge til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer i fakturainnstillingene.
17. Oppdater eventuelle betalingsinnstillinger i delen Innkreving av betaling. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer innkreving av betaling.
18. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til avanserte innstillinger. Du kan tilpasse språk og land for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Finn ut mer om avanserte innstillinger for faktura.
19. Klikk på Oppdater faktura øverst til høyre. I dialogboksen klikker du på Oppdater for å bekrefte. 

Administrere ferdigbehandlede fakturaer

Administrer ferdigbehandlede fakturaer fra indekssiden, inkludert oppføring av manuelle betalinger, opphevelse av manuelle betalinger, manuell belastning av en lagret betalingsmetode, annullering og sletting av fakturaer med mer.

Hvis du ønsker å refundere en faktura, kan du lese mer om refusjon av betalinger. Det er ikke mulig å annullere fakturaer som er betalt på nett. Finn ut mer om annullering av fakturaer.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:

• • Oppføring av betaling: Merk fakturaen manuelt som betalt ved å opprette en ny betalingsoppføring eller bruke en eksisterende. Når du har valgt dette alternativet:
    • For å opprette en ny betalingsoppføring legger du til feltene for betalingsdetaljer i høyre panel, og klikker deretter på Oppføring av betaling. Betalingen vises på betalingskortet når du ser detaljene på fakturaen.
    • Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre panel. Søk etter en betalingsoppføring ved hjelp av betalingsbeløp, ID eller e-postadressen til kontaktpersonen som er tilknyttet betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vises på betalingskortet når du ser detaljene på fakturaen.

• • • For å oppheve betalingen på fakturaen, sletter du den registrerte betalingen:

• • • • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
      • Klikk på navnet på fakturaen.
      • Bla til betalingskortet i høyre panel.
      • Klikk på Vis tilknyttet betaling. 
      • Klikk på Beløp på indekssiden.
      • Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Slett.
      • Klikk på Slett oppføring for å bekrefte.

• • Vis faktura externalLink: åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
  • Vis historikk for egenskaper externalLink: se tidligere verdier for egenskapene til fakturaen.
  • Kopier lenke: Kopier URL-adressen til fakturaen for å sende den til en kjøper.
  • Send via e-post: Send fakturaen via e-post. Finn ut mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
  • Last ned: Last ned en PDF av fakturaen.
  • Rediger påminnelser: Slett en påminnelse om en kommende faktura.

• • Faktura betalingsmetode: Fakturaen belastes en betalingsmetode som er lagret hos kjøperen. Både du og kjøperen vil motta en kvittering via e-post.
  • Klone: Opprett en ny faktura med de samme detaljene.

• • Slett: slett fakturaen. Hvis du ikke kan slette, må du kontrollere at innstillingen for å slette fakturaer er slått på. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumrene vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer er slettet). Sletting av fakturaer kan derfor skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre samsvar med dine nåværende systemer.

• • Ugyldig: Merk fakturaen som ugyldig. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve betaling på fakturaen eller annullere den. Denne handlingen kan ikke gjøres ugjort.
    • Hvis det er foretatt en nettbetaling mot fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om det er utstedt en refusjon.
    • Hvis en manuell betaling er oppføring mot fakturaen, må betalingen slettes før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på advancedFilters Avanserte filtre øverst i tabellen.
   
   
3. I høyre panel søker du etter og velger egenskapen du vil filtrere etter, og angir deretter filterkriteriene.
4. Klikk på + Legg til filter for å velge en annen egenskap som skal legges til i filteret.
5. Hvis du vil filtrere etter egenskapen du har valgt, eller et annet filter, klikker du på + Legg til filtergruppe under ELLER.
6. Klikk på X øverst til høyre i panelet når du har satt opp filtrene dine. Finn ut mer om hvordan du setter opp filtre og lagrer visninger.
7. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
8. Slik eksporterer du en CSV-, XLS- eller XLSX-fil med fakturaene dine:
   
   • Klikk på Eksport øverst til høyre i tabellen. I dialogboksen:
     • Skriv inn et navn på eksporten i feltet Navn på eksport.
     • Klikk på rullegardinmenyen Filformat , og velg et format.
     • Klikk på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter , og velg et språk.
     • Klikk for å utvide Tilpass-delen for å tilpasse eksporten ytterligere:
       • Under Egenskaper inkludert i eksport velger du hvilke egenskaper som skal inkluderes i eksporten.
       • Under Tilknytninger inkludert i eksport merker du av for Inkluder tilknyttede postnavn for å inkludere tilknyttede postnavn (f.eks. fakturanavnet).
       • Under Tilknytninger inkludert i eksport velger du om du vil inkludere opptil 1 000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
     • Klikk på Eksport. Finn ut mer om eksport av oppføringer.

Send opprettede fakturaer

Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via e-post, bruke en direkte lenke, laste ned en PDF-fil eller sette inn fakturaer mens du skriver av meldinger i Customer Relationship Management og innboksen for kommunikasjon.

Les mer om hvordan du automatiserer fakturaer.

Send fakturaen via e-post

For å sende fakturaen via e-post:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Send via e-post.
4. I fanen Send faktura via e-post konfigurerer du e-posten din:
   • Feltet Til fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil endre denne e-postadressen, klikker du pårullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også legge inn en nye-postadresse , og HubSpot vil automatisk opprette en kontaktoppføring etter sending.
   • Hvis du vil legge til en e-postadresse ifeltet Channel Consultant, klikker du på Add Cc recipients. Klikk pårullegardinmenyen og velg kontakter, eller skriv inn egendefinerte e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i feltet Channel Consultant.
   • Hvis en standard e-postadresse er satt opp i innstillingene for fakturaen, vil feltetFra automatisk fylles ut med standard e-postadressen. Ellers fylles den ut med din personlige e-postadresse. Hvis en standard e-postadresse er angitt, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra sin personlige e-post eller andre e-poster forteam er slått på, kan du velge en annen e-postadresse.
   • Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, vil den e-postadressen du velger, bli standardadressen for fremtidige utsendelser av fakturaer, men den kan endres før hver utsendelse.
   • Svar på denne e-posten vil bli sendt til adressen From . Hvis du velger en e-postadresse som brukes til en tilkoblet innboks, inkludert delte e-postbokser for team, kan du administrere oppfølging i HubSpotsinnboks for kommunikasjon.
   • Rediger emnet ditt.
   • Legg til brødteksten i e-postmeldingen.
5. Anår du oppdaterer feltene, vises en forhåndsvisning til høyre for feltene. For å sende ee-post:
   • Klikk på Send faktura for å sende e-posten slik den vises. Kjøperen vil deretter motta en e-post med fakturadetaljer og en lenke til å se fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
   • Hvis du i stedet vil skrive en én-til-én-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Create custom email i CRM-systemet.

Send fakturaen via en lenke eller PDF

For å sende fakturaen via en lenke, eller laste ned en PDF av fakturaen:

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, vil egenskapen Sist sendt dato ikke bli oppdatert. Les mer om egenskaper ved fakturaer.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter et alternativ:
   • Kopier lenke: Kopier lenken til fakturaen.
   • Last ned: Last ned en PDF-versjon av fakturaen.

Sett inn en faktura i en én-til-én e-post eller melding i innboksen for kommunikasjon

Slik setter du inn en faktura i en én-til-én e-post eller melding i innboksen for kommunikasjon:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på Skrevet av nederst til venstre.
3. Klikk på Sett inn i Melding skrevet av, og velg deretter Faktura.
4. Velg en faktura eller klikk på Administrer for å navigere til indekssiden for fakturaer.

Når du har valgt en faktura, vil en hyperkobling til fakturaen bli lagt til i meldingen.

Gjennomgå redigeringshistorikk

Du kan se historikken for redigeringer av en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, når fakturaen ble sendt via e-post, hvilke brukere som utførte handlingen, samt dato og klokkeslett for handlingen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Bla til Historikk-kortet .
4. Bruk søkefeltet til for å søke etter aktiviteter.

Neste skritt

• Bruk fakturaer med HubSpot-bygde integreringer til kontoer som QuickBooks og Xero.
• Administrer betalingene dine.
• Opprett og send tilbud.
• Opprett abonnementer.