Skapa och aktivera datamängder i Data Studio

Observera: Om du är superadministratörkan du läsa mer om hur du anmäler ditt konto till betaversionen.

Sammanfattning

HubSpot Data Studio sammanför extern kunddata för att erbjuda en enhetlig plattform för synkronisering, integration och aktivering i hela din teknikstack. Användare kan skapa datamängder från externa källor som Google Sheets, Snowflake och datasynkroniseringsappar, och sedan integrera dem i listor, arbetsflöden och rapporter för ett effektivt, datadrivet beslutsfattande.

Innan du börjar

• För att kunna visa, redigera och använda datamängder måste du ha behörigheter för Data Studio.
• Behörigheternaför visning och redigering är aktiverade som standard. Superadministratören måste aktivera behörigheten ”Använd” för användare av datamängder för att de ska kunna använda HubSpot-krediter för Data Studio.
• Användningsbehörigheter krävs endast när du använder en datamängd i ett arbetsflöde, segment, vid synkronisering till CRM eller vid export.
• Du kan få synkroniseringsmeddelanden från Data Studio för att hålla dig uppdaterad om deras status, vilket gör att du snabbt kan vidta åtgärder om fel eller oväntade problem uppstår och säkerställer fortsatt kvalitet på de data som uppdateras i CRM enligt ett återkommande schema. Läs mer om hur du ställer in meddelanden.
• Läs mer om abonnemangsbegränsningar i HubSpots produkt- och tjänstekatalog.

Vad är en datamängd?

En datamängd är en samling data från hela ditt HubSpot-konto som kan bestå av data från HubSpot och/eller externa datakällor. En datamängd kan innehålla egenskaper för CRM-objekt och HubSpot-tillgångar, fält från externa datakällor samt formler för att beräkna dina data.

Läs mer om definitioner av datamängder i ordlistan.

Användningsfall för Data Studio

Nedan följer viktiga användningsfall som visar hur du kan utnyttja externa datamängder för att förbättra CRM-poster, optimera arbetsflöden, skapa dynamiska kundlistor och använda datamängder för att skapa rapporter.

Synkronisera data från tredjepartsapplikationer

Du kan synkronisera datamängder från tredjepartsapplikationer direkt till ditt HubSpot CRM. Detta gör att du kan:

• Uppdatera CRM-poster med hjälp av externa datamängder
• Skapa nya egenskaper från beräknade formelfält
• Omedelbart skriva in data i ditt CRM med ett klick

Du kan till exempel kombinera data från en plattform för produktanvändning (t.ex. Mixpanel) med företagsdatauppsättningar för att skapa en kraftfull egenskap för produktengagemang i HubSpot.

Lär dig hur du synkroniserar data från tredjepartsapplikationer.

Synkronisera data till HubSpots CRM

Du kan synkronisera data till HubSpots CRM för att:

• Förbättra din målgruppssegmentering
• Skicka mer personaliserade marknadsföringsmejl
• Förbättra dina säljinsatser baserat på insikter från data

Du kan till exempel skapa en datamängd som spårar kundbeteende över olika kanaler. Genom att synkronisera dessa data tillbaka till CRM-systemet kan du förfina målgruppssegmenteringen för att identifiera leads med hög köpintention. Med hjälp av dessa insikter kan du skicka personaliserade e-postkampanjer anpassade efter kundernas preferenser, vilket ökar engagemanget och konverteringsgraden.

Lär dig hur du synkroniserar data till HubSpots CRM.

Använd din datamängd i ett arbetsflöde

Du kan använda dina datamängder i ett arbetsflöde för att:

• Skapa engångs- eller återkommande arbetsflöden för poster i primära datamängder
• Inkorporera fält från datamängden i arbetsflödesåtgärder

Utnyttja till exempel datasetet för engagemangspoäng för att skapa ett arbetsflöde som automatiserar kundvarningar för potentiella uppgraderingar eller risker för kundbortfall. Detta arbetsflöde kan också proaktivt nå ut till kunder som kan vara särskilt lämpliga för en uppgradering.

Lär dig hur du använder dataset i ett arbetsflöde.

Använd ditt dataset för att skapa segment

Du kan använda dina dataset för att skapa segment för att:

• Importera och slå samman produktanvändning, lead-poäng och kunddata till Data Studio
• Kombinera HubSpot-kontaktdata med externa källor och förfina insikterna med filter
• Skapa en filtrerad lista över kontakter i datasetet som uppfyller specifika kriterier

Använd till exempel en målinriktad datamängd med kunddata för att skapa ett dynamiskt segment som driver en automatiserad marknadsföringskampanj och levererar personaliserade kundupplevelser i stor skala

.

Lär dig hur du använder dina datamängder för att skapa segment.

Använd din datamängd i en rapport

Du kan använda dina datamängder i en rapport för att:

• Kombinera flera datakällor för att skapa samordnade rapporter med information från ditt CRM-system, externa applikationer och analysplattformar
• Segmentera data dynamiskt genom att tillämpa filter för att fokusera på specifika grupper, beteenden eller trender
• Skapa anpassade mått och beräkningar med hjälp av formelfält för att generera unika prestationsindikatorer. 

Du kan till exempel skapa ett fält för att beräkna årliga återkommande intäkter baserat på egenskapen ”affärsbelopp” och sedan använda dessa data från datamängden i en rapport för att följa intäktstrender, prognostisera framtida intäkter och analysera kundlojaliteten över tid.

Observera: om din datamängd använder HubSpot-objekt och innehåller sammanfattade mått och anpassade formler, kommer eventuella filter du tillämpar på dessa mått endast att påverka den sammanfattade vyn av data, inte den underliggande rapporten.

Lär dig hur du använder dina datamängder i en rapport.

Exportera datamängder till Google Sheets och Office 365 Excel

Du kan exportera datamängder till Google Sheets och Office 365 Excel för att:

• Spara externa kopior för arkiveringsändamål eller för ökad säkerhet.
• Arbeta med dina data även utan internetanslutning.
• Enkelt dela datamängder med teammedlemmar för redigeringar och feedback i realtid.

Genom att till exempel exportera HubSpot-datauppsättningar till Google Sheets eller Office 365 Excel kan företag förfina data för tydliga insikter om intäktstrender och kundförvärv, och sedan dela dem säkert med externa intressenter utan att ge dem åtkomst till HubSpot.

Lär dig hur du exporterar datauppsättningar.

Skapa en datauppsättning

Så här skapar du en datauppsättning:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Datahantering > Data Studio. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Datahantering > Data Studio.
2. Klicka påSkapa dataset längst upp till höger.
3. Klickapå Importera data.

Datakällor

Datakällor utgör grunden för din datamängd. Läs mer om olika datakällor iordlistan.

4. I vänsterpanelen Källor:
   • För att lägga till en HubSpot-datakälla som redan finns i ditt CRM:välj en datakälla från listan eller klicka på Hjälp mig att välja för att använda HubSpots AI, som föreslår objekt. När du har gjort ditt val visas panelen Välj kolumner till vänster. För att lägga till ytterligare datakällor, klicka på+ Lägg till källa. 
   • Så här lägger du till extern data: Klicka på+ Anslut en ny källa. I panelenLägg till en datakälla väljer du alternativetFil eller en extern applikation.
5. När du har valt dina datakällor markerar du kryssrutorna bredvid de egenskaper i egenskapslistan som du vill ska visas i din datamängd. Klicka sedanpå Klar.

6. För att sammanfoga ytterligare datakällor och skapa en mer komplex datamängd, klicka på Källor högst upp. I panelen till vänster klickar du påAnvänd avancerad källkonfiguration.

Avancerad källkonfiguration

Så här kopplar du samman en annan datakälla:

7. Klicka påLägg till en annan datakälla eller på +-ikonen i datakällvisaren.

8. Välj endatakälla på fliken HubSpot-datakällor eller Externa datakällor.
9. Klicka påFortsätt.
10. På skärmenFörhandsgranska sammanfogningen konfigurerardu följande:

1. • I rutanVänster tabell visas denprimära källa du har valt.
   • I rutanHöger tabell visas den ytterligare källa som du har valt.
   • Klicka på rullgardinsmenyn"Vänster " för att välja "Vänster sammanfogning " eller "Inre sammanfogning".
     • Vänster sammanfogning: returnerar alla rader från[primär datakälla] och eventuella matchande rader från[sekundär datakälla]. 
     • Inner join: returnerar rader som har matchande värden i både[primär datakälla] och[sekundär datakälla].
   • Klicka på ”Använd associationsetiketter ” eller”Använd matchningsnyckel”.
     • Använd associationsetiketter: välj en associationsetikett för sammanfogningen.
     • Använd matchningsnyckel: välj en matchningsnyckel för den vänstra och den högra tabellen.
   • UnderMatchbeteende anger du relationen mellan de valda datakällorna:
     • Flera matchningar: en rad i den vänstra tabellen kan matcha flera rader i den högra tabellen.
     • Endast en matchning: en rad i den vänstra tabellen kan matcha högst en rad i den högra tabellen. Ytterligare rader inkluderas inte.
   • Klicka på”Lägg till anpassad sammanfogning”.

Kolumner

11. För att dra och släppa kolumnerna och anpassa deras ordning klickar du påKolumner högst upp. Klicka på de olika kolumnerna ochdra och släpp dem i önskad ordning.

12. För att skapa nya kolumner klickar du på något av följande:
    • Lägg till kolumner från en källa
    • Lägg till en Data Agent-kolumn
    • Lägg till en formelkolumn

Data Agent

När du väljer alternativetLägg till en Data Agent-kolumn kan du använda Data Agent för att utföra sökningar och generera nya data i en smart kolumn:

13. Klicka påLägg till en Data Agent-kolumn.
14. Itextrutan Beskriv vad du vill veta skriver du en beskrivning av de data du vill generera och extrahera från den smarta kolumnen. Du kan dessutom användaföreslagna uppmaningar. Klicka sedan påFörhandsgranska.
15. Skriv kolumnnamnet i textrutan Namn på smart kolumn.
16. Granskabeskrivningen och ändra texten efter behov.
17. Klicka på+ Infoga kolumntoken för att referera till andra egenskaper i datasetet.
18. Klicka på rullgardinsmenyn”Var ska dessa data komma ifrån? ” för att välja en källa för dina data.
    • Webbsökning: data från sökningar på internet.
    • Företagsundersökning: data från företagets huvudwebbplats.
    • Datakolumn: data från en annan kolumn i datasetet.
19. Klicka på rullgardinsmenyn " Vilken typ avdata ska denna uppmaning returnera?" för att ange vilken typ av information som finns i cellen (t.ex. tal, text eller datum).
    • Sträng
    • Tal
    • Boolesk
20. Klicka påFörhandsgranska.
21. Den smarta kolumnen visas nu i tabellen.

Berikning

Använd Berikning för att fylla i luckor eller validera data:

22. Klicka påBerikning högst upp. Markera sedankryssrutorna bredvid de data du vill lägga till i kolumnerna.
23. Klicka på + Lägg till valda kolumner. 
24. När du har granskat dina val för berikning klickar du påLägg till berikningskolumn(er).

Formler

Använd Formler för att skapa beräkningar baserade på andra kolumner:

25. Klicka på Formler högst upp. Klicka sedan på ett av de tillgängliga alternativen.

26. Fyll i formelfälten i den nedre panelen.

27. Klicka sedan påSpara.

Modifierare

Använd modifierare för att tillämpa formateringsändringar och normaliseringar:

28. Klicka påFormler högst upp.
29. Klicka påKorrigera versaler eller Ta bort blanksteg och gör sedan följande:
    • Skriv in ett namn i textrutan förkolumnnamn.

• • Klicka på rullgardinsmenyn Välj kolumnför att välja en kolumn.

• • Klicka på rullgardinsmenyn " Transformation " och välj "Titelversaler", "Små bokstäver" eller"Ta bort mellanslag".
  • Klicka på ”Spara”.

Sammanfattade och icke-sammanfattade vyer

Det finns två typer av vyer som används för att visa dina datamängder:

• Sammanfattad vy: vyn för en datamängd som skapas när den har mer än en datakälla och det finns flera möjliga matchningar mellan den primära och sekundära datakällan. Denna vy visar data grupperade efter primär datakälla och används i CRM-synkronisering, arbetsflöden och listor. Endast kolumner som är tillgängliga i den sammanfattade vyn kommer att vara tillgängliga i CRM-synkronisering, arbetsflöden och listor.
• Iosammanfattad vy: vyn för en datamängd som visar data som inte är grupperade. 

Observera: i fall där det endast finns en källa eller där det finns ett en-till-ett-förhållande mellan olika källor (t.ex. att example@hubspot.com förekommer en gång i Snowflake och en gång i ditt HubSpot CRM) kommer du inte att få någon sammanfattad eller icke-sammanfattad vy av din datamängd, och datamängden kan användas för rapportering, CRM-synkroniseringar, arbetsflöden och listor. Läs mer om hur du konfigurerar inställningarna för datakoppling.

Du kan välja mellan de två vyerna genom att klicka påUtökbar vy längst upp till vänster och sedan väljaSammanfattad vy ellerOsammanfattad vy.

Filter

Du kan tillämpa filter på din datamängd.

30. Klicka påFilter högst upp. Klicka på+ Lägg till filter ellerAvancerad filtervy.
31. Om du har valt Avancerad filtervy klickar du på något av följande avancerade filter:
    • Filter på radnivå: filtrera rader före gruppering eller sammanfattning
    • Aggregeringsfilter: filtrera rader baserat på fasta aggregeringsvärden
    • Filter för sammanfattad vy: filtrera rader i den sammanfattade vyn efter sammanfattning av en-till-många-källor
32. Om du har valt+ Lägg till filter klickar du på ettfilter i popup-rutan. Fortsätt att lägga till filter efter behov.

Granska datasetet

När du har anpassat ditt dataset kan du göra följande:

33. Granska tabellen för att säkerställa att din datamängd visas korrekt.

34. Om du är nöjd med din datamängdklickar du på Spara.Klicka påAnvänd i för att skapa en rapport, ett arbetsflöde, en lista, utföra en CRM-synkronisering eller exportera din datamängd.

Ordlista

Datakällor

Datakällor inkluderar CRM-objekt (t.ex. kontakter, anpassade objekt), tillgångar (t.ex. webbsidor, e-postmeddelanden) och aktiviteter (t.ex. konversationer, försäljning) som du vill rapportera om. Du kan välja upp till fem per dataset.

Den primära datakällan utgör grunden för datamängden, och alla andra källor länkas till den. HubSpot kopplar samman dem via den kortaste vägen och sammanfogar automatiskt relaterade data, såsom kontakter och affärer, utan extra steg.

Andra datakällor kräver mellanliggande kopplingar för integration. Om till exempel Affärer är den primära källan och data från blogginlägg behövs, kopplar HubSpot samman dem via Kontakter och Webbaktiviteter och väljer automatiskt de nödvändiga källorna.

Ytterligare datakällor

Du kan lägga till sekundära datakällor till din datamängd för att sammanfatta informationen i en enda vy. Vissa källor integreras automatiskt, medan andra kan kräva ytterligare inmatning för att upprätta en koppling.

Automatiska sammanfogningar

Automatiska sammanfogningar finns tillgängliga för vanliga datakombinationer i HubSpot (t.ex. Företag + Affärer) och integrationer med synkroniseringsappar (t.ex. Kontakter + Stripe-fakturor).

När du väljer dessa källpar matchas raderna automatiskt med hjälp av en standardkolumn, vanligtvis e-postadress eller företagsdomän.

För att anpassa matchningskolumnen kan du hantera sammanfogningen i källpanelen.

Anpassade sammanfogningar

När du integrerar data från källor med flexibla kolumnstrukturer – såsom Google Sheets, AirTable, CSV-filer och datalager – måste du ange ytterligare uppgifter för att möjliggöra datasammanfogning.

Om en anpassad sammanfogning krävs måste du välja matchande kolumner från varje källa. Detta säkerställer att data stäms av korrekt med hjälp av gemensamma identifierare såsom e-postadresser, ID:n eller företagsdomäner.

Syntax

Inom en funktion kan du använda data från egenskaper och fält eller bokstavliga data. Data från egenskaper och fält är dynamiska beroende på de enskilda datakällorna, medan bokstavliga data är konstanta. Till exempel:

• 2021-03-05 är ett bokstavligt datum, vilket är konstant.
• [CONTACT.createdate] är ett egenskapsbaserat datum, som är dynamiskt för varje kontaktpost.

Funktioner kan innehålla både literala data och egenskaps-/fältdata, så länge datatyperna är kompatibla med funktionens nödvändiga argument. Till exempel:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedan kan du läsa mer om syntaxen för literaler och egenskaps-/fältdata, samt hur du införlivar dem i formler.

Syntax för literaler

Använd literaler för att lägga till specifika, statiska textsträngar, tal, värdena true eller false samt datum i dina beräkningar.

• Strängliteral: text omgiven av citattecken. Till exempel: “My cool string”

• Talkonstant: tal utan citattecken. Till exempel 42.
• Boolesk litteral: true eller false.
• Datumliteral: en sträng formaterad som "YYY-MM-DD" eller ett datumtidsstämpelnummer (t.ex. 1635715904). 

Syntax

för egenskaper Med egenskapsreferenser kan du direkt inkludera värden från egenskaperna i dina valda datakällor. Du behöver inte lägga till egenskapen som ett datasetfält för att referera till den.

Använd följande syntax när du refererar till egenskaper:

• Referensuttryck omges alltid av hakparenteser ( [ och ] ).
• Egenskapsreferenser anger objekt- eller händelsenamnet, följt av en punkt och det interna egenskapsnamnet. Till exempel:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntax för fältreferenser

Du kan referera till fält i en formel genom att sätta fältnamnet inom hakparenteser. Till exempel:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan referera till fält i formler så länge formelns operatorer och funktioner accepterar fältets datatyp. Om du till exempel skapar ett nytt fält som innehåller en sträng kan du referera till fältet i en funktion som accepterar strängar:

• Om Fält 1 är [DEAL.name] innehåller det ett strängvärde (affärens namn).
• CONCAT([Field 1], "Q4") skulle vara giltigt eftersom det innehåller två strängvärden.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) skulle inte vara giltigt eftersom det innehåller både en sträng och ett talvärde.

Operatorer

Du kan använda operatorer med literala värden och egenskaps-/fältvärden, och operatorerna utvärderas enligt den vanliga PEMDAS-ordningen för operationer. Detta gör att du kan kapsla in operatorer med parenteser. Till exempel:

• Lägg till ett tal med en egenskapsreferens: 1 + [DEAL.amount]
• Använda parenteser för att kapsla in operationer: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logik är en uppsättning regler som utförs om ett visst villkor är uppfyllt. Du kan använda IF-logik för att differentiera data. Du kan till exempel använda IF-logik för att:

• Beräkna olika provisioner baserat på affärens storlek (dvs. ge en högre procentandel för en större affär).
• Dela in affärer i nivåer för analys och åtgärder i dina rapporter.
• Dela in feedbacksvaren i kategorier (t.ex. beteckning 1–6 är kritiker).
• Definiera kontakters prioritet utifrån hur många dagar de har varit markerade som leads.
   

LABEL

Funktionen LABEL omvandlar intervallvärden för uppräkningsegenskaper till användarvänliga värden. Vissa egenskaper som definierats av HubSpot, såsom affär och kontaktägare, representeras som interna värden. Detta försvårar analysen. När funktionen LABEL används med HubSpots definierade egenskaper som stöder omvandling, tillhandahåller den omvandlingen baserat på portalinställningarna, inte användarinställningarna. Du kan till exempel använda funktionen LABEL för att:

• Komma åt namn på kontakt- eller affärsstadier direkt i fälten

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Referera till HubSpot-ägare med namn direkt i fält

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriska funktioner

Strängfunktioner

Datumfunktioner