Tworzenie i aktywowanie zbiorów danych w Data Studio

Uwaga: jeśli jesteś superadministratorem, dowiedz się, jak zgłosić swoje konto do udziału w wersji beta.

Podsumowanie

HubSpot Data Studio konsoliduje zewnętrzne dane klientów, zapewniając ujednoliconą platformę do synchronizacji, integracji i aktywacji w całym stosie technologicznym. Użytkownicy mogą tworzyć zbiory danych z zewnętrznych źródeł, takich jak Arkusze Google, Snowflake i aplikacje do synchronizacji danych, a następnie integrować je z listami, przepływami pracy i raportami w celu wydajnego podejmowania decyzji opartych na danych.

Zanim zaczniesz

• Aby przeglądać, edytować i korzystać z zestawów danych, musisz posiadać uprawnienia do korzystania z Data Studio.
• Uprawnieniado przeglądania i edycji są domyślnie włączone. Superadministrator musi włączyć uprawnienia do korzystania dla użytkowników zestawów danych, aby umożliwić im wykorzystanie kredytów HubSpot w Data Studio.
• Uprawnieniado korzystania są wymagane tylko w przypadku używania zbioru danych w przepływie pracy, segmencie, podczas synchronizacji z CRM lub eksportowania.
• Możesz otrzymywać powiadomienia o synchronizacji Data Studio, aby być na bieżąco z ich statusem, co pozwoli Ci szybko podjąć działania w przypadku wystąpienia błędów lub nieoczekiwanych awarii oraz zapewni stałą jakość danych aktualizowanych w CRM zgodnie z harmonogramem. Dowiedz się, jak skonfigurować powiadomienia.
• Dowiedz się więcej o ograniczeniach subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot.

Czym jest zbiór danych?

Zbiór danych to zbiór danych z całego konta HubSpot, który może składać się z danych HubSpot i/lub zewnętrznych źródeł danych. Zbiór danych może zawierać właściwości obiektów CRM i zasobów HubSpot, pola z zewnętrznych źródeł danych oraz formuły do obliczania danych.

Dowiedz się więcej o definicjach zestawów danych w Słowniku.

Przykłady zastosowań Data Studio

Poniżej przedstawiono kluczowe przykłady zastosowań pokazujące, jak można wykorzystać zewnętrzne zestawy danych do wzbogacania rekordów CRM, optymalizacji przepływów pracy, tworzenia dynamicznych list klientów oraz tworzenia raportów na podstawie zestawów danych.

Synchronizacja danych z aplikacji innych firm

Możesz synchronizować zestawy danych z aplikacji innych firm bezpośrednio z systemem HubSpot CRM. Pozwala to na:

• aktualizować rekordy CRM przy użyciu zewnętrznych zestawów danych
• Generować nowe właściwości z obliczonych pól formułowych
• Natychmiastowego zapisywania danych w systemie CRM jednym kliknięciem

Na przykład możesz połączyć dane z platformy monitorującej korzystanie z produktów (np. Mixpanel) z zestawami danych firmy, aby utworzyć w HubSpot potężną właściwość „Wskaźnik zaangażowania w produkt ”.

Dowiedz się, jak synchronizować dane z aplikacji innych firm.

Synchronizacja danych z systemem CRM HubSpot

Możesz synchronizować dane z systemem CRM HubSpot, aby:

• Ulepszyć segmentację odbiorców
• Wysyłanie bardziej spersonalizowanych e-maili marketingowych
• Ulepszyć działania sprzedażowe w oparciu o wnioski wyciągnięte z danych

Na przykład możesz utworzyć zbiór danych, który śledzi zachowania klientów w różnych kanałach. Synchronizując te dane z systemem CRM, możesz udoskonalić segmentację odbiorców w celu identyfikacji potencjalnych klientów o wysokim poziomie zainteresowania. Wykorzystując te spostrzeżenia, możesz wysyłać spersonalizowane kampanie e-mailowe dostosowane do preferencji klientów, zwiększając zaangażowanie i współczynniki konwersji.

Dowiedz się, jak zsynchronizować dane z systemem CRM HubSpot.

Wykorzystaj swój zbiór danych w przepływie pracy

Możesz wykorzystać swoje zbiory danych w przepływie pracy, aby:

• Tworzyć jednorazowe lub cykliczne przepływy pracy dla rekordów z głównego zbioru danych
• Włączać pola zestawów danych do akcji przepływu pracy

Na przykład wykorzystaj zbiór danych dotyczących wskaźnika zaangażowania, aby stworzyć przepływ pracy, który automatycznie wysyła powiadomienia do klientów o potencjalnych aktualizacjach lub ryzyku utraty klienta. Ten przepływ pracy może również proaktywnie kontaktować się z klientami, którzy mogą być idealnymi kandydatami do aktualizacji.

Dowiedz się, jak korzystać ze zbiorów danych w przepływie pracy.

Wykorzystaj swój zbiór danych do tworzenia segmentów

Możesz wykorzystać swoje zbiory danych do tworzenia segmentów w celu:

• Importować i łączyć dane dotyczące użytkowania produktów, oceny potencjalnych klientów oraz dane klientów w Data Studio
• Połączyć dane kontaktowe HubSpot ze źródłami zewnętrznymi, udoskonalając wnioski za pomocą filtrów
• Wygenerować przefiltrowaną listę kontaktów z zestawu danych, które spełniają określone kryteria

Na przykład wykorzystaj zbiory danych dotyczących konkretnych klientów do wygenerowania dynamicznego segmentu, który będzie napędzał zautomatyzowaną kampanię marketingową, zapewniając spersonalizowane doświadczenia klientów na dużą skalę.

Dowiedz się, jak korzystać ze zbiorów danych do tworzenia segmentów.

Wykorzystaj zbiór danych w raporcie

Możesz wykorzystać swoje zbiory danych w raporcie, aby:

• Połączyć wiele źródeł danych w celu tworzenia ujednoliconych raportów zawierających informacje z systemu CRM, aplikacji zewnętrznych i platform analitycznych
• Dynamicznie segmentować dane poprzez stosowanie filtrów w celu skupienia się na konkretnych grupach, zachowaniach lub trendach
• Tworzyć niestandardowe wskaźniki i obliczenia przy użyciu pól formuł, aby generować unikalne wskaźniki wydajności. 

Na przykład możesz utworzyć pole do obliczania rocznych przychodów cyklicznych na podstawie właściwości „kwota transakcji”, a następnie wykorzystać te dane z zestawu danych w raporcie do śledzenia trendów przychodów, prognozowania przyszłych zysków oraz analizowania retencji klientów w czasie.

Uwaga: jeśli zbiór danych wykorzystuje obiekty HubSpot i zawiera zagregowane miary oraz formuły niestandardowe, wszelkie filtry zastosowane do tych miar będą miały wpływ wyłącznie na zagregowany widok danych, a nie na sam raport bazowy.

Dowiedz się, jak korzystać ze zbiorów danych w raporcie.

Eksportuj zbiory danych do Arkuszy Google i programu Excel w Office 365

Możesz eksportować zbiory danych do Arkuszy Google i programu Excel w Office 365, aby:

• przechowywać zewnętrzne kopie do celów archiwizacyjnych lub zapewnienia dodatkowego bezpieczeństwa.
• Pracować z danymi nawet bez połączenia z Internetem.
• Łatwo udostępniać zbiory danych członkom zespołu w celu wprowadzania zmian i przekazywania opinii w czasie rzeczywistym.

Na przykład eksportowanie zbiorów danych HubSpot do Arkuszy Google lub programu Excel w usłudze Office 365 pozwala firmom udoskonalać dane w celu uzyskania jasnych wniosków dotyczących trendów przychodów i pozyskiwania klientów, a następnie bezpiecznie udostępniać je zewnętrznym interesariuszom bez przyznawania im dostępu do HubSpot.

Dowiedz się, jak eksportować zbiory danych.

Utwórz zbiór danych

Aby utworzyć zbiór danych:

1. Na koncie HubSpot kliknij opcję Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Studio danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Studio danych.
2. Kliknij opcjęUtwórz zbiór danych w prawym górnym rogu.
3. Kliknij opcję„Pobierz dane”.

Źródła danych

Źródła danych stanowią podstawę Twojego zestawu danych. Dowiedz się więcej o różnych źródłach danych wSłowniku.

4. W panelu po lewej stronie „Źródła ”:
   • Aby dodać źródło danych HubSpot, które już znajduje się w Twoim CRM:wybierz źródło danych z listy lub kliknij opcję „Pomóż mi wybrać”, aby skorzystać z Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot, która zasugeruje obiekty. Po dokonaniu wyboru pojawi się lewy panel „Wybierz kolumny ”. Aby dodać dodatkowe źródła danych, kliknij „+ Dodaj źródło”. 
   • Aby dodać dane zewnętrzne: kliknij „+ Połącz nowe źródło”. W panelu„Dodaj źródło danych ” wybierz opcję„Plik ” lub aplikację zewnętrzną.
5. Po wybraniu źródeł danych na liście właściwości zaznacz pola wyboru obok tych właściwości, które chcesz uwzględnić w swoim zbiorze danych. Następnie kliknij„Gotowe”.

6. Aby połączyć dodatkowe źródła danych w celu utworzenia bardziej złożonego zestawu danych, kliknij opcję Źródła u góry. W panelu po lewej stronie kliknij opcjęUżyj zaawansowanej konfiguracji źródła.

Zaawansowana konfiguracja źródła

Aby połączyć kolejne źródło danych:

7. Kliknij opcję„Połącz kolejne źródło danych” lub ikonę „+ ” w przeglądarce źródeł danych.

8. W zakładce „Źródła danych HubSpot ” lub „Zewnętrzne źródła danych ” wybierzźródło danych.
9. Kliknij„Kontynuuj”.
10. Na ekranie„Podgląd połączenia ” skonfiguruj następujące opcje:

1. • W polu„Tabela po lewej stronie ” wyświetli się wybraneźródło główne.
   • W polu„Tabela po prawej stronie ” wyświetli się dodatkowe źródło, które zostało wybrane.
   • Kliknij menu rozwijane„Lewa”, aby wybrać opcję„Łączenie lewe ” lub„Łączenie wewnętrzne”.
     • Łączenie lewostronne: zwraca wszystkie wiersze z[głównego źródła danych] oraz wszystkie pasujące wiersze z[dodatkowego źródła danych]. 
     • Dołączenie wewnętrzne: zwraca wiersze, które mają pasujące wartości zarówno w[głównym źródle danych], jak i w[dodatkowym źródle danych].
   • Kliknij opcję „Użyj etykiet powiązań ” lub„Użyj klucza dopasowania”.
     • Użyj etykiet powiązań: wybierz etykietę powiązania dla połączenia.
     • Użyj klucza dopasowania: wybierz klucz dopasowania dla tabeli lewej i prawej.
   • W sekcjiZachowanie dopasowania określ relację między wybranymi źródłami danych:
     • Wiele dopasowań: jeden wiersz w tabeli lewej może odpowiadać wielu wierszom w tabeli prawej.
     • Tylko jedno dopasowanie: jeden wiersz w tabeli lewej może odpowiadać co najwyżej jednemu wierszowi w tabeli prawej. Dodatkowe wiersze nie zostaną uwzględnione.
   • Kliknij opcję„Dodaj połączenie niestandardowe”.

Kolumny

11. Aby przeciągnąć i upuścić kolumny w celu dostosowania ich kolejności, kliknijopcję „Kolumny” u góry. Kliknij poszczególne kolumny, a następnieprzeciągnij jei upuść w preferowanej kolejności.

12. Aby utworzyć nowe kolumny, kliknij jedną z poniższych opcji:
    • Dodaj kolumny ze źródła
    • Dodaj kolumnę agenta danych
    • Dodaj kolumnę formuły

Agent danych

Po wybraniu opcjiDodaj kolumnę agenta danych możesz użyć agenta danych do przeprowadzenia analizy i wygenerowania nowych danych w kolumnie inteligentnej:

13. Kliknij opcjęDodaj kolumnę agenta danych.
14. Wpolu tekstowym Opisz, co chcesz wiedzieć wpisz opis danych, które chcesz wygenerować i wyodrębnić z kolumny inteligentnej. Dodatkowo możesz skorzystać zsugerowanych podpowiedzi. Następnie kliknijPodgląd.
15. W polu tekstowym Nazwa kolumny inteligentnej wpisz nazwę kolumny.
16. Sprawdźopis i zmodyfikuj tekst w razie potrzeby.
17. Kliknij „+ Wstaw token kolumny”, aby odwołać się do innych właściwości w zbiorze danych.
18. Kliknij menu rozwijane„Skąd powinny pochodzić te dane? ”, aby wybrać źródło danych.
    • Wyszukiwanie w sieci: dane pochodzące z wyszukiwania w Internecie.
    • Badania firmowe: dane z głównej strony internetowej firmy.
    • Kolumny zbioru danych: dane z innej kolumny w zbiorze danych.
19. Kliknij menu rozwijane „Jakiego rodzajudane ma zwrócić to polecenie? ”, aby określić rodzaj informacji w komórce (np. liczba, tekst lub data).
    • Ciąg znaków
    • Liczba
    • Logiczna
20. Kliknij„Podgląd”.
21. Inteligentna kolumna pojawi się teraz w tabeli.

Wzbogacanie

Użyj funkcji Wzbogacanie, aby uzupełnić brakujące dane lub zweryfikować dane:

22. W górnej części kliknijopcję „Wzbogacanie”. Następnie zaznaczpola wyboru obok danych, które chcesz dodać do kolumn.
23. Kliknij „+ Dodaj wybrane kolumny”. 
24. Po sprawdzeniu wybranych opcji wzbogacania kliknij opcjęDodaj kolumny wzbogacające.

Formuły

Użyj opcji „Formuły”, aby utworzyć obliczenia oparte na innych kolumnach:

25. W górnej części ekranu kliknij opcję Formuły. Następnie kliknij jedną z dostępnych opcji.

26. W dolnym panelu wypełnij pola formuły.

27. Następnie kliknij„Zapisz”.

Modyfikatory

Użyj modyfikatorów, aby zastosować zmiany formatowania i normalizacje:

28. W górnej części kliknij opcję„Formuły”.
29. Kliknij opcjęPopraw wielkość liter lub Usuń spacje, a następnie wykonaj następujące czynności:
    • Wpisz nazwę w polu tekstowymnazwy kolumny.

• • Kliknij menu rozwijane „Wybierz kolumnę”, aby wybrać kolumnę.

• • Kliknij menu rozwijane „Transformacja ” i wybierz opcję „Wielkie litery w tytule”, „Małe litery” lub„Usuń spacje”.
  • Kliknij „Zapisz”.

Widoki podsumowane i niepodsumowane

Istnieją dwa rodzaje widoków służących do przeglądania zbiorów danych:

• Widok podsumowany: widok zbioru danych tworzony, gdy ma on więcej niż jedno źródło danych i istnieje wiele możliwych dopasowań między głównym a dodatkowymi źródłami danych. Widok ten pokazuje dane pogrupowane według głównego źródła danych i jest używany w synchronizacji z CRM, przepływach pracy i listach. Tylko kolumny dostępne w widoku podsumowanym będą dostępne w synchronizacji z CRM, przepływach pracy i listach.
• Widok niesumaryczny: widok zbioru danych, w którym wyświetlane są dane niesgrupowane. 

Uwaga: w przypadkach, gdy istnieje tylko jedno źródło lub występuje relacja jeden do jednego między różnymi źródłami (np. adres example@hubspot.com pojawia się raz w Snowflake i raz w HubSpot CRM), nie zostanie wyświetlony widok podsumowany ani niepodsumowany zestawu danych, a zestaw danych może być wykorzystywany do raportowania, synchronizacji z CRM, przepływów pracy i list. Dowiedz się, jak skonfigurować ustawienia łączenia danych.

Możesz wybrać jeden z tych dwóch widoków, klikającopcję „Widok rozwijany

w lewym górnym rogu, a następnie wybierając„Widok podsumowany

lub„Widok niepodsumowany”.

Filtry

Możesz zastosować filtry do swojego zestawu danych.

30. W górnej części ekranu kliknij opcję„Filtr”. Kliknij „+ Dodaj filtr ” lub„Widok filtru zaawansowanego”.
31. Jeśli wybrano opcję „Widok z zaawansowanym filtrowaniem”, należy kliknąć jedną z poniższych opcji zaawansowanego filtrowania:
    • Filtry na poziomie wiersza: filtrują wiersze przed grupowaniem lub podsumowaniem
    • Filtry agregacji: filtrują wiersze na podstawie stałych wartości agregacji
    • Filtry widoku podsumowanego: filtrują wiersze w widoku podsumowanym po podsumowaniu źródeł typu „jeden do wielu”
32. Jeśli wybrałeś opcję „+ Dodaj filtr”, kliknijfiltr z wyskakującego okienka. W razie potrzeby dodawaj kolejne filtry.

Sprawdź zbiór danych

Po zakończeniu dostosowywania zbioru danych możesz wykonać następujące czynności:

33. Przejrzyj tabelę, aby upewnić się, że zbiór danych wyświetla się poprawnie.

34. Jeśli zadowolony z zestawu danych,kliknij „Zapisz”.Kliknij„Użyj w”, aby utworzyć raport, przepływ pracy, listę, przeprowadzić synchronizację CRM lub wyeksportować zestaw danych.

Słownik

Źródła

danych Źródła danych obejmują obiekty CRM (np. kontakty, obiekty niestandardowe), zasoby (np. strony internetowe, wiadomości e-mail) oraz działania (np. rozmowy, sprzedaż), które chcesz uwzględnić w raporcie. Możesz wybrać maksymalnie pięć źródeł na każdy zestaw danych.

Główne źródło danych stanowi podstawę zestawu danych, a wszystkie pozostałe źródła są z nim powiązane. HubSpot łączy je, korzystając z najkrótszej ścieżki, automatycznie łącząc powiązane dane, takie jak kontakty i transakcje, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności.

Inne źródła danych wymagają połączeń pośrednich w celu integracji. Na przykład, jeśli głównym źródłem są transakcje, a potrzebne są dane dotyczące wpisów na blogu, HubSpot łączy je poprzez kontakty i działania internetowe, automatycznie wybierając niezbędne źródła.

Dodatkowe źródła danych

Możesz dodać dodatkowe źródła danych do swojego zestawu danych, aby skonsolidować informacje w jednym widoku. Niektóre źródła zintegrują się automatycznie, podczas gdy inne mogą wymagać dodatkowych danych wejściowych w celu nawiązania połączenia.

Automatyczne połączenia

Automatyczne połączenia są dostępne dla typowych kombinacji danych w HubSpot (np. „Firmy” + „Transakcje”) oraz integracji z aplikacjami synchronizującymi (np. „Kontakty” + „Faktury Stripe”).

Po wybraniu tych par źródeł wiersze są automatycznie dopasowywane przy użyciu domyślnej kolumny, zazwyczaj „Adres e-mail ” lub „Domena firmy”.

Aby dostosować kolumnę dopasowującą, można zarządzać połączeniem w panelu źródła.

Łączenia niestandardowe

Podczas integracji danych ze źródeł o elastycznej strukturze kolumn — takich jak Arkusze Google, AirTable, pliki CSV i hurtownie danych — należy podać dodatkowe szczegóły, aby umożliwić scalanie danych.

Jeśli wymagane jest połączenie niestandardowe, należy wybrać kolumny dopasowujące z każdego źródła. Zapewnia to prawidłowe dopasowanie danych przy użyciu wspólnych identyfikatorów, takich jak adresy e-mail, identyfikatory (ID) lub domeny firmowe.

Składnia

W ramach funkcji można wykorzystywać dane z właściwości i pól lub dane literałowe. Dane z właściwości i pól będą dynamiczne w zależności od poszczególnych źródeł danych, natomiast dane literałowe są stałe. Na przykład:

• 2021-03-05 to data literałowa, która jest stała.
• [CONTACT.createdate] to data oparta na właściwości, która jest dynamiczna dla każdego rekordu kontaktu.

Funkcje mogą zawierać zarówno dane literałowe, jak i

dane z właściwości/pól

, o ile typy danych są zgodne z wymaganymi argumentami funkcji. Na przykład:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Poniżej dowiesz się więcej o składni literałów oraz danych z właściwości/pól, a także o tym, jak włączać je do formuł.

Składnia literałów

Literałów używa się do dodawania konkretnych, statycznych ciągów tekstowych, liczb, wartości true lub false oraz dat w obliczeniach.

• Literał łańcuchowy: tekst ujęty w cudzysłowy. Na przykład: “My cool string”

• Literał liczbowy: liczby bez cudzysłowów. Na przykład: 42.
• Literał logiczny: true ” lub false”.
• Literał daty: ciąg sformatowany jako "YYY-MM-DD" lub liczbowy znacznik czasu daty (np. 1635715904). 

Składnia właściwości

Odwołania do właściwości pozwalają na bezpośrednie uwzględnienie wartości z właściwości wybranych źródeł danych. Nie trzeba dodawać właściwości jako pola zestawu danych, aby się do niej odwołać.

Podczas odwoływania się do właściwości należy stosować następującą składnię:

• Wyrażenia odwołujące się do właściwości są zawsze ujęte w nawiasy kwadratowe ( [ i ] ).
• Odwołania do właściwości określają nazwę obiektu lub zdarzenia, po której następuje kropka i nazwa właściwości wewnętrznej. Na przykład:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Składnia odwołań do pól

W formule można odwołać się do pól, umieszczając nazwę pola w nawiasach kwadratowych. Na przykład:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Można odwoływać się do pól w formułach, o ile operatory i funkcje formuły akceptują typ danych danego pola. Na przykład, jeśli utworzysz nowe pole zawierające ciąg znaków, możesz odwołać się do niego w funkcji akceptującej ciągi znaków:

• Jeśli Pole 1 to [DEAL.name], zawiera ono wartość typu ciąg znaków (nazwę transakcji).
• CONCAT([Field 1], "Q4") byłoby poprawne, ponieważ zawiera dwie wartości typu ciąg znaków.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) nie byłoby poprawne, ponieważ zawiera zarówno wartość typu string, jak i wartość liczbową.

Operatory

Operatory można stosować z wartościami literałowymi oraz wartościami właściwości/pól, a operatory są obliczane zgodnie ze standardową kolejnością operacji PEMDAS. Umożliwia to zagnieżdżanie operatorów za pomocą nawiasów. Na przykład:

• Dodawanie liczby z odwołaniem do właściwości: 1 + [DEAL.amount]
• Użycie nawiasów do zagnieżdżania operacji: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

Logika IF to zbiór reguł wykonywanych w przypadku spełnienia określonego warunku. Logikę IF można wykorzystać do rozróżniania danych. Na przykład za pomocą logiki IF można:

• Obliczanie różnych prowizji w zależności od wielkości transakcji (tj. przyznanie wyższego procentu w przypadku większej transakcji).
• Podzielić transakcje na poziomy w celu analizy i podjęcia działań w raportach.
• Podzielić odpowiedzi z ankiet na kategorie (np. ocena 1–6 oznacza krytyka).
• Określenie priorytetu kontaktu na podstawie liczby dni, od kiedy jest on oznaczony jako potencjalny klient.
   

LABEL

Funkcja LABEL przekształca wartości przedziałów właściwości wyliczeniowych na wartości przyjazne dla użytkownika. Niektóre właściwości zdefiniowane przez HubSpot, takie jak „Właściciel transakcji” i „Właściciel kontaktu”, są reprezentowane jako wartości wewnętrzne. Utrudnia to analizę. W połączeniu z właściwościami zdefiniowanymi przez HubSpot, które obsługują przekształcanie, funkcja LABEL zapewni przekształcenie oparte na ustawieniach portalu, a nie na ustawieniach użytkownika. Na przykład funkcji LABEL można użyć do:

• uzyskania bezpośredniego dostępu do nazw etapów kontaktu lub transakcji w polach

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Odwoływać się do właścicieli w HubSpot po imieniu bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funkcje numeryczne

Funkcje łańcuchowe

Funkcje daty