Sådan forstår du kontrakter i HubSpot

Brug kontraktmodulet i HubSpot som en centraliseret kilde til oplysninger om forpligtede indtægter. Kontrakter integreres med Revenue Hub for at sammenføje abonnementer og fakturaer fra et oprindeligt tilbud og giver mulighed for at administrere ændringerog fornyelser under kontraktens løbetid. Kontrakter kan bruges sammen med andre poster og værktøjer, såsom salgsaftaler og tilbud, til at administrere omsætningen fra start til slut i HubSpot.

Lær, hvordan du kan bruge kontraktposten i din virksomhed, herunder:

• Sådan bruger du kontrakter i kombination med andre HubSpot-objekter, såsom aftaler, tilbud og fakturaer.

• Sådan administreres ændringer og fornyelser midt i kontraktperioden.

• Hvordan pro rata-beregning håndteres, når der foretages ændringer i kontrakten.

Før du går i gang

• Tilmeld dig betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments for automatisk at acceptere betalinger på fakturaer, der administreres via kontrakter med HubSpot Payments eller Stripe som betalingsbehandlingsmulighed. Få mere at vide om processen i betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments.
• Godkendte tilbud kan danne grundlag for kontrakter, uanset om du er tilmeldt betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments eller ej. Hvis du ikke er tilmeldt betaversionen, forbliver betalingsinddrivelsen knyttet til den eksisterende tilbuds- eller selvstændige fakturafunktion. Med betaversionen bruges kontrakter til at administrere løbende fakturering, oprettelse af fakturaer og betalingsinddrivelse. Få mere at vide om de forskellige måder at fakturere dine købere på.

Hvad er en kontrakt?

Kontrakter er den centrale kilde til oplysninger om forpligtede indtægter i HubSpot, hvor engangs- og tilbagevendende produkter, omsætningsmålinger og ændringer over tid. I modsætning til aftaler, der sporer individuelle salgsmuligheder, er kontrakter designet til at understøtte hele livscyklussen for kundeaftaler, herunder ændringer og fornyelser.

Med kontrakter kan dine teams udarbejde rapporter om omsætningsmålinger, opsætte fornyelser og ændringer samt samordne omsætningsaktiviteterne på tværs af virksomheden.

Kontrakter kan oprettes, knyttes til relaterede poster og bruges i rapporteringen. Tilbud på ændringer og fornyelser kan tilføjes til kontrakterne for at afspejle kundens aktuelle aftale.

Er HubSpot-kontrakter en erstatning for juridiske kontrakter?

HubSpot-kontrakter erstatter ikke juridiske kontrakter, såsom rammeaftaler (MSA'er) eller underskrevne PDF-kontrakter. Hvis du har brug for at henvise til en juridisk kontrakt i HubSpot, kan du muligvis oprette en brugerdefineret kontraktattribut med feltetypen Fil eller URL og uploade dokumentet eller tilføje dets URL. Inden du gemmer en juridisk kontrakt i HubSpot, skal du gennemgå dokumentet omhyggeligt og læse mere om opbevaring af følsomme data i HubSpot.

Hvordan oprettes en kontrakt?

Der oprettes automatisk en kontraktpost, når et tilbud accepteres (hvis indstillingen Opret kontrakter automatisk fra accepterede tilbud er aktiveret). Kontraktposten giver et overblik over de vigtigste kontraktoplysninger, såsom kontakt- og virksomhedsoplysninger, forpligtet omsætning og tilknytninger til andre poster.

Bemærk: en Revenue Hub-licens er påkrævet for at oprette og redigere kontrakter. Yderligere muligheder for oprettelse og redigering af kontrakter kan blive tilgængelige i fremtiden. Se produktet for de seneste oplysninger om tilgængelighed.

Sådan bruger du aftaler, tilbud, kontrakter og fakturaer sammen

• Tilbud: Brug aftaler til at spore en salgsmulighed og afslutte den. Når du bruger kontrakter, anbefales det at oprette forskellige pipelines for de forskellige typer aftaler. For eksempel en pipeline til nye forretninger, en pipeline til udvidelser (ændringer midt i kontraktperioden) og en pipeline til fornyelser. Dette sikrer, at de forskellige salgsfaser i en kontrakt kan registreres og rapporteres individuelt.

• Tilbud: Opret tilbud baseret på aftalen, og send dem til køberen til gennemgang. Når tilbuddet er accepteret, oprettes der automatisk en kontrakt, der afspejler indtægtsforpligtelsen i tilbuddet. Aftaler, tilbud og kontrakter kan indeholde både engangs- og tilbagevendende poster. 

• Ændrings- og fornyelsestilbud: Brug ændringstilbud til at foretage ændringer midt i kontraktperioden, f.eks. udvidelser, opgraderinger eller nedgraderinger. Brugfornyelsestilbud til kontraktfornyelser.

• Fakturaer:Udsted fakturaer til betaling. Du kan inddrive betalinger online i HubSpot eller manuelt markere fakturaer som betalte, hvis du bruger en anden betalingsmetode.

• Kontrakter: den centraliserede kilde til oplysninger om forpligtede indtægter. Den omfatter de produkter og tjenester, som kunden betaler for, samt eventuelle ændringer i kontrakten. Hvis du er tilmeldt betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, bruges kontrakterne til at administrere løbende fakturering, oprettelse af fakturaer og inddrivelse af betalinger. Få mere at vide om de forskellige måder at fakturere dine købere på.

Hvilke oplysninger kan jeg se i kontraktposten?

Brug kontrakten til at se følgende oplysninger:

• Status:Se kontraktens aktuelle status.

• Finansielle oplysninger og omsætningsoplysninger: Se den samlede kontraktværdi (TCV), den årlige kontraktværdi, den månedlige tilbagevendende omsætning (MRR) og den årlige tilbagevendende omsætning (ARR).

• Faktureringsoplysninger:Få indsigt i faktureringsoplysningerne, herunder faktureringskontakt, faktureret beløb, faktureringshistorik og kommende betalinger.

• Fornyelsesdatoer: Se , hvornår kontrakten skal fornyes.

• Tilknytninger: Se de poster, som kontrakten er knyttet til, herunder kontakter, virksomheder, aftaler, fakturaer, linjeposter, betalinger, tilbud og abonnementer.

Kan kunderne se deres kontrakter?

HubSpot-kontraktobjektet kan ikke ses af dine kunder. De modtager tilbud, fakturaer, kvitteringer og andre faktureringsrelaterede meddelelser vedrørende deres faktureringsposter.

Hvad er en evergreen-kontrakt?

Evergreen-kontrakter indeholder tilbagevendende linjeposter, der er indstillet til automatisk fornyelse, indtil de opsiges. Da de ikke har en slutdato, beregnes TCV og ACV ikke. MRR og ARR beregnes stadig.

Sådan administreres ændringer i fremtiden og under kontraktens løbetid

Fremtidige ændringer og ændringer midt i kontraktperioden kan administreres via ændringstilbud, som skal knyttes til en aftale (f.eks. udvidelse eller mersalg). Aftaler kan oprettes under processen med ændringstilbuddet eller oprettes separat og knyttes manuelt. Når ændringstilbuddene er accepteret, opdateres kontrakten med de ændringer, der er beskrevet i tilbuddet. Det anbefales at oprette forskellige pipelines til de aftaler, der er knyttet til ændringstilbud (f.eks. udvidelse, mersalg), så man kan lave prognoser og rapportere om dem separat. Fanen "Kontrakthistorik" opdateres, hver gang der foretages ændringer i kontrakten, enten direkte eller via ændringstilbud.

Bemærk: Hvis du deltager i betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, og der er anvendt en kreditnota på en faktura, vil det justerede fakturabeløb ikke blive afspejlet i kontrakten.

Sådan administreres fornyelser

Fornyelser kan udløses via fornyelsestilbud, som skal være knyttet til en aftale. Aftaler kan oprettes som en del af fornyelsestilbudsprocessen eller oprettes og knyttes manuelt. Når fornyelsestilbuddet er accepteret, oprettes der en ny kontrakt, som automatisk knyttes til den eksisterende kontrakt. Det anbefales at oprette en fornyelsespipeline for aftaler, der er knyttet til fornyelsestilbud, så du kan prognostisere og rapportere om fornyelser separat.

Hvordan beregnes kontraktens pro rata-andel?

Hvis indstillingen for pro rata-beregning er aktiveret, fordeles ændringer midt i perioden dagligt på baggrund af antallet af resterende dage i en faktureringsperiode. Den daglige sats for en linjepost beregnes og anvendes på antallet af resterende dage i perioden fra ændringens ikrafttrædelsesdato. Hvis indstillingen for pro rata-fordeling er slået fra, vil ændringer i kontrakten midt i perioden først træde i kraft i den næste faktureringscyklus.

Når der foretages en ændring af kontrakten midt i løbetiden, opdateres de eksisterende linjeposter på baggrund af linjeposterne og godkendelsesdatoen for ændringstilbuddet. De eksisterende linjeposter forkortes, og der tilføjes nye linjeposter efterfølgende. Linjeposter i ændringstilbud og kontrakter har unikke post-ID'er. Få mere at vide om linjeposters adfærd.

Næste trin

• Få mere at vide om betaversionen af Connected CPQ, fakturering og betalinger.

• Få mere at vide omopsætning af kontrakter i din HubSpot-konto.

• Få mere at vide omoprettelse af kontrakter ud fra accepterede tilbud.

• Læs mere om, hvordan du viser og administrerer kontrakter, herunder hvordan du opsiger kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.