Sådan forstår du kontrakter i HubSpot

Brug kontraktmodulet i HubSpot som en centraliseret kilde til oplysninger om forpligtede indtægter. Ved at administrere kontrakter i HubSpot kan du registrere og administrere eksisterende kontraktaftaler, manuelt registrere betalinger eller automatisk fakturere købere, foretage opdateringer i løbet af kontraktperioden, forny kontrakter og rapportere indtægter præcist.

Du kan oprette en kontrakt direkte fra en post eller fra indekssiden for kontrakter (BETA) eller oprette en automatisk, når en køber accepterer et tilbud:

• Direkte oprettede kontrakter (BETA): Opret eller importer kontrakter, når en aftale oprettes uden for HubSpot, når kontrakten ikke er afhængig af et accepteret tilbud fra køberen, eller hvis du bruger et andet system til at administrere CPQ. Opret kontrakter i HubSpot, og brug dem som den primære kilde til rapportering og automatisering.

• Kontrakter, der oprettes automatisk ud fra tilbud: Opret kontrakter ud fra accepterede tilbud, når en køber skal gennemgå og acceptere et tilbud, før en kontrakt oprettes. Administrer CPQ og end-to-end-omsætning i HubSpot. 

Lær, hvordan du kan bruge kontrakter i din virksomhed, herunder:

• Sådan bruger du kontrakter i kombination med andre HubSpot-objekter, såsom aftaler, tilbud og fakturaer.

• Sådan håndteres ændringer og fornyelser midt i kontraktperioden.

• Hvordan pro rata-beregning håndteres, når der foretages ændringer i kontrakten.

Hvad er en kontrakt?

Kontrakter er den centrale kilde til pålidelige oplysninger om forpligtede indtægter i HubSpot, hvor både engangs- og tilbagevendende produkter, omsætningsmålinger og ændringer over tid. I modsætning til aftaler, der sporer individuelle salgsmuligheder, er kontrakter designet til at understøtte hele livscyklussen for kundeaftaler, herunder ændringer og fornyelser.

Med kontrakter kan dine teams rapportere om omsætningsmålinger, oprette fornyelser og ændringer samt samordne omsætningsaktiviteterne på tværs af virksomheden. Få mere at vide om rapportering af omsætning.

En kontrakt kan oprettes direkte i HubSpot eller ud fra et accepteret tilbud. Tilbud og kontrakter kan fungere sammen, men der kræves ikke et tilbud for hver kontrakt.

Kontraktkonfigurationer

Brug tabellen nedenfor til at finde den kontraktkonfiguration, der passer til dine behov, samt kravene i HubSpot.

Er HubSpot-kontrakter en erstatning for juridiske kontrakter?

HubSpot-kontrakter erstatter ikke juridiske kontrakter, såsom rammeaftaler (MSA'er) eller underskrevne PDF-kontrakter. Hvis du har brug for at henvise til en juridisk kontrakt i HubSpot, kan du muligvis oprette en brugerdefineret kontraktegenskab med felttypen Fil eller URL og uploade dokumentet eller tilføje dets URL. Inden du gemmer en juridisk kontrakt i HubSpot, skal du gennemgå dokumentet omhyggeligt og læse mere om opbevaring af følsomme data i HubSpot.

Hvordan oprettes en kontrakt?

Du kan oprette en kontrakt direkte i HubSpot (BETA) eller oprette en ud fra et accepteret tilbud. Kontraktposten giver et overblik over de vigtigste kontraktoplysninger, såsom kontakt- og virksomhedsoplysninger, forpligtet omsætning og tilknytninger til andre poster.

Opret en kontrakt direkte (BETA)

Hvis du er superadministrator, kan du tilmelde din konto til Direkte oprettelse, redigering og fornyelse af HubSpot-kontrakter .

Autoriserede brugere kan oprette en kontrakt fra en aftale-, kontakt-, virksomheds- eller ticketpost eller fra indekssiden for kontrakter. Når kontrakten oprettes, kan brugerne tilføje kontraktoplysninger, linjeposter, vilkår og tilknytninger direkte til kontraktposten.

Opret en kontrakt ud fra et accepteret tilbud

Hvis automatisk kontraktoprettelse er aktiveret, kan du oprette en kontrakt, når en køber accepterer et tilbud. Kontrakten afspejler den aftale, der er angivet i det accepterede tilbud.

Brug af kontrakter med Connected CPQ, fakturering og betalinger (beta)

Hvis du er tilmeldt Connected CPQ, Billing og Payments (beta), kan du administrere processen fra tilbud til betaling i HubSpot, lige fra accept af tilbud til fakturering og inddrivelse af betaling. Tilmeld dig betaversionen, hvis du ønsker at få et tilbud accepteret, før der oprettes en kontrakt. Hvis du ikke kræver accept af tilbud, kan du oprette kontrakter direkte. Fåmere at videom processen i Connected CPQ, Billing og Payments (beta).

Sådan bruger du aftaler, tilbud, kontrakter og fakturaer sammen

Du kan bruge 

• Aftaler: Brug aftaler til at spore en salgsmulighed og afslutte den. Når du bruger kontrakter, anbefales det at oprette forskellige pipelines for de forskellige typer aftaler. For eksempel en pipeline til nye forretninger, en pipeline til udvidelser (ændringer midt i kontraktperioden) og en pipeline til fornyelser. Dette sikrer, at de forskellige salgsfaser i en kontrakt kan registreres og rapporteres individuelt.

• Tilbud: Du kan eventuelt oprette tilbud baseret på aftalen og sende dem til køberen til gennemgang. Hvis du er tilmeldt betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, og indstillingen til automatisk oprettelse af kontrakter er aktiveret, oprettes der automatisk en kontrakt, når et tilbud accepteres, for at afspejle tilbuddets indtægtsforpligtelse. Aftaler, tilbud og kontrakter kan indeholde både engangs- og tilbagevendende linjeposter. 

• Kontrakter: den centraliserede kilde til oplysninger om forpligtede indtægter. Den omfatter de produkter og tjenester, som kunden betaler for, samt eventuelle ændringer i kontrakten. Kontrakter bruges til at administrere løbende fakturering, oprettelse af fakturaer og opkrævning af betalinger. Få mere at vide om de forskellige måder at fakturere dine købere på.

• Fakturaer:Udsted fakturaer til betaling. Du kan inddrive betalinger online i HubSpot eller manuelt markere fakturaer som betalte, hvis du bruger en anden betalingsmetode.

• Kontraktændringer: Foretag opdateringer af kontrakter i løbet af deres levetid. Rediger kontraktendirekte (BETA)for at opdatere oplysninger om sælger og køber, inddrivelsesprocessen, den betalingsmetode, der opkræves, kontraktens linjeposter og betalingsindstillinger. Hvis du vil bruge en tilbudsbaseret proces til at foreslå og godkende ændringer til en eksisterende kontrakt, kan du læse mere om oprettelse af ændringstilbud.

• Fornyelsestilbud: Opret fornyelsestilbud, når en kunde nærmer sig afslutningen af sin nuværende kontrakt, for at sikre kundens tilsagn til den næste periode. Når et fornyelsestilbud accepteres, oprettes der en ny kontrakt, som automatisk knyttes til den tidligere kontrakt.

Hvilke oplysninger kan jeg se i kontraktposten?

Brug kontrakten til at se følgende oplysninger:

• Status:Se kontraktens aktuelle status.

• Finansielle oplysninger og omsætningsoplysninger: Se den samlede kontraktværdi (TCV), den årlige kontraktværdi, den månedlige tilbagevendende omsætning (MRR) og den årlige tilbagevendende omsætning (ARR).

• Faktureringsoplysninger:Få indsigt i faktureringsoplysningerne, herunder faktureringskontakt, faktureret beløb, faktureringshistorik og kommende betalinger.

• Fornyelsesdatoer: Se , hvornår kontrakten skal fornyes.

• Tilknytninger: Se de poster, som kontrakten er knyttet til, herunder kontakter, virksomheder, aftaler, fakturaer, linjeposter, betalinger, tilbud og abonnementer.

Kan kunderne se deres kontrakter?

HubSpot-kontraktobjektet kan ikke ses af dine kunder. De modtager tilbud (hvis du opretter tilbud som en del af processen), fakturaer, kvitteringer og andre faktureringsrelaterede meddelelser vedrørende deres faktureringsposter.

Hvad er en evergreen-kontrakt?

Evergreen-kontrakter indeholder tilbagevendende linjeposter, der er indstillet til automatisk at fornyes, indtil de opsiges. Da de ikke har en slutdato, beregnes TCV og ACV ikke. MRR og ARR beregnes stadig.

Sådan redigerer og opdaterer du kontrakter

Du kan redigere kontraktoplysninger, linjeposter, vilkår samt fakturerings- og betalingsoplysninger fra kontraktposten (BETA). For kontrakter, der er oprettet direkte fra et tilbud, kan du oprette ændringstilbud. Ændrings tilbud tilbyder en tilbudsbaseret proces til at foreslå og godkende ændringer til en eksisterende kontrakt og skal være knyttet til en aftale. Det anbefales at oprette pipelines (f.eks. en udvidelsespipeline) for aftaler, der er knyttet til ændringer, for at kunne prognostisere og rapportere om udvidelser og indskrænkninger separat.

Bemærk: Hvis du er tilmeldt betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, og der er anvendt en kreditnota på en faktura, vil det justerede fakturabeløb ikke blive afspejlet i kontrakten.

Sådan administrerer du fornyelser

Du kan forny en kontrakt fra kontraktposten (BETA) eller ved at oprettefornyelsestilbud. Fornyelsestilbud tilbyder en tilbudsbaseret proces til at foreslå og godkende fornyelser og skal være knyttet til en aftale. Få mere at vide om, hvordan du administrerer fornyelsesprocessen i HubSpot nedenfor.

Se eksisterende kontraktoplysninger

Brug kontraktposten til at se eksisterende kontraktoplysninger, herunder præstation, tilknyttede linjeposter, faktureringsplan, fornyelsesoplysninger, tidslinje for aktiviteter og historik. Brug disse oplysninger til at forberede fornyelsessamtaler, inden du sender fornyelsestilbuddet.

Opret en dedikeret fornyelsespipeline

Det anbefales at oprette en dedikeret fornyelsespipeline til fornyelsesaftaler og oprette nye aftaler til fornyelsestilbud. Det betyder, at du kan rapportere om omsætning fra nye aftaler kontra fornyelsesomsætning og administrere fornyelser separat fra andre aktive aftaler.

Hvad er inkluderet i en fornyelse

Som standard har fornyelsen samme løbetid som den eksisterende kontrakt (f.eks. hvis den eksisterende kontrakt var en 12-måneders aftale, vil fornyelsestilbuddet blive konfigureret til 12 måneder). Fornyelsen omfatter:

• Kontakter tilknyttet den eksisterende kontrakt.
• Den virksomhed, der er knyttet til den eksisterende kontrakt.
• Faktureringskontakter, hvis de er blevet tilføjet til den eksisterende kontrakt.
• Linjeposter i den eksisterende kontrakt. Hvis kontrakten er blevet opdateret, vil fornyelsen også omfatte disse linjeposter. Hvis en kunde f.eks. startede med 10 licenser og senere tilføjede 10 mere, vil fornyelsen omfatte 20 licenser for hele tilbudsperioden.
• De samme betalingsbetingelser som i den eksisterende kontrakt.

Brug workflows til at automatisere fornyelser

Du kan bruge kontraktegenskaber til at oprette arbejdsgange, der automatiserer handlinger i HubSpot omkring fornyelsesdatoer, herunder opgaveminder, oprettelse af fornyelsesaftaler og oprettelse af fornyelsestilbud:

• Opret en arbejdsgang omkring fornyelsesdatoer for at automatisere andre opgaver i HubSpot (f.eks. opgavepåmindelser).

• Opret fornyelseshandler inden kontraktens fornyelsesdato for at administrere kommunikationen med kunden om fornyelsen (f.eks. e-mails, møder, opkald). 

• Opret tilbud inden fornyelsesdatoerne. Få mere at vide om, hvordan du opretter fornyelsestilbud fra en arbejdsgang.

Hvordan beregnes kontraktens pro rata-andel?

Hvis indstillingen for pro rata-beregning er aktiveret, justerer pro rata-beregningen beløbet for en linjepost, når en ændring træder i kraft i løbet af en eksisterende faktureringsperiode. Hvis du f.eks. ændrer mængden eller prisen på en linjepost midt i en faktureringsperiode, opdeles perioden i separate dele. Hver del faktureres på baggrund af det antal måneder eller dage, den dækker.

HubSpot bruger en hybridmetode til at beregne det forholdsmæssige beløb:

• Hver måned i en faktureringsperiode har samme vægt:Hver måned i en kvartalsvis faktureringsperiode udgør en tredjedel af det samlede beløb, selvom månederne har forskelligt antal dage.

• Delvise måneder bruger det nøjagtige antal dækket dage: hvis en periode omfatter 3 ud af 30 dage i en måned, bidrager den pågældende måned med 3/30 af sin månedlige andel.

• Endelig fordelingsskala: det samlede bidrag fra de omfattede måneder divideret med antallet af måneder i den fulde faktureringsperiode.

Sådan beregnes faktureringsmåneder

I forbindelse med pro rata-beregning baseres en måned på faktureringsperioden, ikke på kalendermåneden. Den begynder på linjepostens startdato og slutter dagen før den samme dato i den følgende måned.

Hvis en linjepost f.eks. starter den 15. marts, er faktureringsmånederne:

• 15. marts til 14. april
• 15. april til 14. maj
• 15. maj til 14. juni

For en kvartalsvis linjepost bidrager hver fuld faktureringsmåned ligeligt (en tredjedel af det samlede beløb), uanset om den indeholder 28, 30 eller 31 dage. Kun den resterende del af måneden fordeles forholdsmæssigt ud fra det nøjagtige antal dage.

Eksempel på forholdsmæssig fordeling

En kvartalslinjepost starter den 15. marts til 3.000 pr. kvartal. Den 18. april erstattes den med en ny linjepost til 4.500 pr. kvartal.

Faktureringsmånederne for dette kvartal er:

• 15. marts–14. april
• 15. april–14. maj
• 15. maj–14. juni

Da ændringen finder sted i løbet af den anden faktureringsmåned, fordeles kvartalsperioden mellem de to regnskabsposter. Fordelingsskalaen angiver den del af kvartalet, der tildeles hver regnskabspost.

Fordelingsskalaerne summerer til én, så de to andele dækker hele den kvartalsvise faktureringsperiode. Denne fremgangsmåde anvender nøjagtige daglige beregninger for delvise faktureringsmåneder, mens hver hel faktureringsmåned behandles ens.

Hvis indstillingen for pro rata-fordeling er deaktiveret, vil ændringer i kontrakten midt i perioden først træde i kraft i den næste faktureringscyklus.

Bemærk: Hvis en ændring træder i kraft i løbet af en eksisterende faktureringsperiode, oprettes der en pro rata-faktura og en pro rata-kreditnota for den ubrugte del af den aktuelle serviceperiode.

Næste trin

• Få mere at vide om opsætning af kontrakter i din HubSpot-konto.

• Læs mere om at oprette kontrakter direkte (BETA) eller ud fra accepterede tilbud.

• Få mere at vide om visning og administration af kontrakter, herunder hvordan du opsiger kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.