Fastlæg retningslinjer for kundeservicemedarbejderen

Retningslinjer indeholder anvisninger for, hvordan kundeservicemedarbejderen kommunikerer. Ved at konfigurere retningslinjerne kan du påvirke medarbejderens persona, tone, svarstil, formatering og adfærdsmæssige grænser.

Du kan for eksempel angive emner, som agenten bør undgå, og hvordan den skal håndtere dem, definere, hvordan den strukturerer svarene, levere genanvendelige manuskripter til almindelige scenarier og fastlægge klare instruktioner for, hvordan den skal reagere på frustrerede kunder.

Bemærk: Selvom retningslinjerne påvirker, hvordan kundeservicemedarbejderen svarer, vil AI-genererede svar ikke altid stemme nøjagtigt overens med den angivne formatering eller ordlyd. For at opnå de bedste resultater skal du bruge klare, specifikke instruktioner og teste dine retningslinjer, inden du offentliggør dem.

Fastlæg retningslinjer for din kundeservicemedarbejder

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeagent. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeagent.
2. Klik på Uddannelse> Retningslinjer i menuen i venstre sidepanel. Indstil derefter retningslinjerne for din kundemedarbejder:

1. • I feltet Tone:
     • Beskriv den tone, du ønsker, at kundeservicemedarbejderen skal bruge. Dette kan omfatte holdning, følelser eller kommunikationsstil.
     • For eksempel: Brug en venlig og professionel tone i alle interaktioner med kunderne.
       
       
       
   • I feltet »Svarstil«:
     • Indtast retningslinjer for, hvordan din medarbejder skal strukturere og formatere svarene.
     • Hvis du vil bruge en foruddefineret skabelon, skal du klikke på rullemenuen Anvend skabelon og vælge en mulighed.
       
       
       
   • I feltet " Færdigskrevne svar":
     • Indtast genanvendelige sætninger, f.eks. hilsener, undskyldninger eller opfølgninger.
     • For at bruge en foruddefineret skabelon skal du klikke på rullemenuen "Anvend skabelon " og markere afkrydsningsfeltet ud for den skabelon, du vil bruge. Du kan vælge op til to skabeloner.
       
       
       

• • I feltet " Rammer ":
    • Indtast emner, som din agent bør undgå, og angiv, hvordan den skal reagere, hvis en kunde tager dem op.
    • For at bruge en foruddefineret skabelon skal du klikke på rullemenuen "Anvend skabelon " og markere afkrydsningsfeltet ud for den skabelon, du vil bruge. Du kan vælge op til to skabeloner.

3. Når du er færdig med at opsætte retningslinjerne for din agent, kan du læse, hvordan du tester og offentliggør dem.

Test og offentliggør retningslinjer for kundeservicemedarbejdere

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Kundeagent. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Kundeagent.
2. Klik på Træn > Retningslinjer i menuen i venstre sidepanel
3. I panelet til højre kan du teste, hvordan din kundeservicemedarbejder vil anvende de nye retningslinjer.
4. Når du er færdig med at teste, skal du på siden Retningslinjer klikke på Offentliggør for at sætte dine ændringer i kraft.