Konfigurer kapacitetsgrænser for chatkanaler, der er forbundet med indbakken

Du kan aktivere og konfigurere begrænsninger for antallet af samtaler for livechat-medarbejdere i din HubSpot-konto for at hjælpe dem med at forkorte tiden til det første svar til en besøgende, reducere den gennemsnitlige samtalelængde og forbedre den samlede kundetilfredshed.

I denne artikel kan du læse, hvordan du indstiller kapacitetsbegrænsninger for chatkanaler, der er forbundet med samtaleindbakken. Hvis du vil administrere begrænsninger for kanaler, der er forbundet med din helpdesk, kan du læse mere om, hvordan du indstiller kapacitetsbegrænsninger for tickets.

Bemærk: Kapacitetsbegrænsninger for chat gælder kun for samtaler fra chatkanaler, der er forbundet med indbakken for samtaler. Chats, der er tildelt brugeren, og som ikke stammer fra en kanal, der er forbundet med indbakken for samtaler, tæller ikke med i brugerens kapacitetsbegrænsning for chat.

Aktivér og konfigurer kapacitetsbegrænsninger

Sådan konfigurerer du dine kapacitetsgrænser for chat:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Kontoindstillinger i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Brugerindstillinger.
4. Under Kapacitetsgrænser skal du aktivere knappen Aktivér kapacitetsgrænse.
5. Når funktionen er aktiveret, vil indgående chat-samtaler automatisk blive tildelt en ledig live-medarbejder, indtil antallet af aktive chats når den kapacitetsgrænse, du har angivet i dine indstillinger. En aktiv chat tæller med i en live-medarbejders kapacitetsgrænse, hvis følgende kriterier er opfyldt:
   • Samtalen betragtes ikke som spam, er ikke blokeret, er ikke i papirkurven eller på anden måde filtreret fra indbakken.

• • Samtalen kommer fra en chatkanal, der er forbundet med samtaleindbakken.
  • Samtalens status er Åben og tildelt til medarbejderen.
  • Der er blevet sendt en besked mellem agenten og den besøgende inden for de sidste 30 minutter. Dette omfatter også eventuelle kommentarer, som agenten har fremsat inden for denne tidsperiode.

6. Standardkapacitetsgrænsen for livechat er indstillet til tre aktive chats. Du kan indtaste en ny grænse under " Chatkapacitetsgrænse", op til maksimalt 99.
7. Klik på " Gem" nederst til venstre.

Når en medarbejder når sin maksimale kapacitet i indbakken med samtaler, skifter den grønne prik, der angiver medarbejderens tilgængelighed, til en advarselstrekant, og medarbejderen vil ikke længere automatisk blive tildelt nye samtaler. Når medarbejderen lukker nok aktive chats til at komme under den maksimale kapacitet igen, vil vedkommende igen være berettiget til automatisk tildeling.

Hvis alle agenter har nået deres maksimale kapacitet, vil eventuelle nye indgående chats ikke blive tildelt. Du kan stadig manuelt tildele samtaler til en agent, der har nået sin maksimale kapacitet.

Indstil livechat-adfærd ved maksimal kapacitet

Sådan angiver du, hvordan din livechat-launcher skal fungere, når alle agenter har nået deres maksimale kapacitet:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. På fanen Kanaler skal du holde markøren over chatkanalen og klikke på Rediger.
4. Klik på fanen Tilgængelighed .
5. Under Tilgængelighedsadfærd skal du klikke på fanen Maks. kapacitet .
6. Klik på rullemenuen for at tilpasse livechat-starterens adfærd, når den maksimale kapacitet er nået:
   • Vis en ventemeddelelse: Besøgendepå hjemmesiden vil stadig blive opfordret af din livechat-launcher, men når de starter en samtale, vises din konfigurerede ventemeddelelse i chatvinduet. Eventuelle nye samtaler forbliver i visningen "Ikke tildelt " i din indbakke.
   • Skjul chat-launcheren: Chat-launcheren vises ikke for besøgende på din hjemmeside, og de vil ikke kunne starte samtaler med live-agenter.
   • Gør intet: Besøgendepå hjemmesiden vil blive kontaktet af din live chat-launcher, og hvis de vælger at starte en samtale, vil de gennemgå den normale hilsen uden nogen indikation af, at alle agenter er ved maksimal kapacitet. Eventuelle nye samtaler forbliver i visningen "Ikke tildelt " i din indbakke.

7. For at give besøgende mulighed for at efterlade beskeder, når dit team ikke er tilgængeligt, skal du aktivere kontakten »Tillad besøgende at sende beskeder «.

7. Klik på " Gem" nederst til venstre.

Bemærk: Hvis du har konfigureret, hvordan chat-launcheren skal opføre sig, når alle medarbejdere er fraværende eller har nået deres maksimale kapacitet, vil den adfærd, du har angivet under fanen "Fraværende", have forrang, hvis alle medarbejdere samtidig er fraværende eller har nået deres maksimale kapacitet.