Sæt HubSpots fakturaværktøj op

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore tilgodehavender og blive betalt ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Med fakturaer kan dine købere forvente en lignende checkout-proces som med betalingslinks og tilbud. Men i modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer, saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsbehandler. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Bemærk: Når du har gennemført transaktioner ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling med din tilsluttede Stripe-konto, er det i øjeblikket ikke muligt at tilslutte en alternativ Stripe-konto eller opsætte HubSpot Payments. På samme måde er det i øjeblikket ikke muligt at flytte fra HubSpot Payments til Stripe-betalingsbehandling, når du har handlet med HubSpot Payments. Hvis du ikke har foretaget transaktioner og gerne vil skifte, bedes du kontakte support.

Nedenfor kan du se, hvordan du kommer i gang med at opkræve betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynder, skal du sørge for, at den bruger, der skal opdatere en af følgende indstillinger, har superadministratorrettigheder.

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

• Konfigurer fakturatilladelser: For at kontrollere, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, skal du lære, hvordan du redigerer brugertilladelser for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller tilladelser, når du tilføjer nye brugere.
  
  

  Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard tilladelse til at se og redigere fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har ikke fakturatilladelser som standard.

• Føj et logo til dit HubSpot-brandkit: Fakturaer vil automatisk inddrage det logo, der er angivet i standardindstillingerne for dit HubSpot-brand.
  • Fakturaer bruger ikke brandkitets farver.
  • Opdatering af dit logo opdaterer ikke eksisterende færdige fakturaer, men kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der er oprettet efter opdateringen.

• Indstilstandardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer skal acceptere som standard i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura, når du opretter den.
• Forbind dit domæne med HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet med din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har tilsluttet et domæne, eller hvis du gerne vil tilslutte et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære, hvordan du tilslutter et domæne til HubSpot.

Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit kontosystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og har fået tildelt et nummer, f.eks. INV-1002, kan det nummer ikke ændres eller genbruges.

Bemærk: Før du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det fungerer med dine nuværende systemer.

Sådan tilpasser du dit fakturapræfiks og startnummer:

• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Som standard begynder fakturaer med præfikset INV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast derefter et nyt præfiks i dialogboksen, og klik på Gem præfiks. Et præfiks kan maksimalt bestå af 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. For at ændre dette skal du klikke på Opdatering af startpunkt for fakturanumre. Indtast derefter et nyt startnummer i dialogboksen, og klik på Opdatering af startpunkt.

Slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til

Rediger fakturaer, der er færdigbehandlede og har status som åbne. Før brugerne kan redigere fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til. Denne indstilling behøver ikke at være slået til for at give brugerne mulighed for at redigere fakturaer i status Kladde .

Sådan får du adgang til indstillingen:

• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Vælg afkrydsningsfeltet Tillad redigering af åbne fakturaer.

Opret fakturaer ud fra abonnementsbetalinger

Som standard opretter HubSpot fakturaer for betalinger på tilbagevendende abonnementer. Når en kunde foretager en vellykket abonnementsbetaling, opretter HubSpot en betalt faktura. Når en abonnementsbetaling mislykkes, oprettes den som en åben faktura.

For at forhindre HubSpot i at oprette fakturaer for abonnementsbetalinger:

• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• På fanen Opsætning under Abonnementer skal du klikke for at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Opret fakturaer for abonnementsbetalinger.

Opsæt en standardkommentar

For at tilføje en standardmeddelelse, der vises i kommentarfeltet på hver faktura:

• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Indtast standardkommentaren, og klik på Gem.

Bemærk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selv om de i øjeblikket er i kladde.

Tilføj et skatte-id

Du kan tilføje op til tre skatte-id'er i overskriften på hver faktura sammen med dine virksomhedsoplysninger. Hvis du tilføjer et skatte-id til din konto, opdateres eksisterende færdigbehandlede fakturaer eller udkast til fakturaer ikke, men kun nyoprettede fakturaer fremover.

Sådan tilføjer du skatte-id'er:

• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Klik på Tilføj skatte-id under Tilføj skatte-id til fakturaer.
• Klik på rullemenuen Skatte-ID-type, og vælg derefter en type.
• Indtast dit skatte-id i feltet Skatte-id-nummer.
• Gentag disse trin, hvis du har brug for at tilføje et andet eller tredje skatte-id.
• Klik på Gem.

Næste trin

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære at:

• Oprette,administrere og sende fakturaer.
• Oprette sekvenser (kun Sales Hubog Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserede workflows ( kun Professional og Enterprise ) for at automatisere fakturaprocesser.
• Byggerbrugerdefinerede rapporter med HubSpots brugerdefinerede rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).