Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore tilgodehavender og blive betalt ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Med fakturaer kan dine købere forvente en lignende betalingsproces som med betalingslinks og tilbud. Men i modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer, saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsbehandler. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.
|
|
| Købers faktura checkout |
Intern fakturapost |
Nedenfor kan du se, hvordan du kommer i gang med at opkræve betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynder, skal du sørge for, at den bruger, der skal opdatere en af følgende indstillinger, har Super Admin-rettigheder.
Konfigurer generelle fakturaindstillinger
For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:
- Opsæt fakturatilladelser: For at styre, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, skal du lære, hvordan du redigerer brugertilladelser for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller tilladelser, når du tilføjer nye brugere.
Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard tilladelse til at se og redigere fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har ikke fakturatilladelser som standard.
- Tilføj et logo til dit HubSpot-brandkit: fakturaer vil automatisk trække det logo, der er angivet i standardindstillingerne for dit HubSpot-brand.
- Fakturaer vil ikke bruge brand kit'ets farver.
- Opdatering af dit logo opdaterer ikke eksisterende færdige fakturaer, men kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der er oprettet efter opdateringen.
- Indstil standardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer skal acceptere som standard i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura, når du opretter den.
- Tilslut dit domæne til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet med din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har tilsluttet et domæne, eller hvis du gerne vil tilslutte et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du læse, hvordan du tilslutter et domæne til HubSpot.
Sæt op
Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer
For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit kontosystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og har fået tildelt et nummer, f.eks. INV-1002, kan det nummer ikke ændres eller genbruges.
Bemærk: Før du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det fungerer med dine nuværende systemer.
For at tilpasse din fakturas præfiks og startnummer:
- .
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Som standard begynder fakturaer med præfikset INV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast derefter et nyt præfiks i dialogboksen, og klik på Gem præfiks. Et præfiks kan maksimalt bestå af 8 tegn.
- Som standard er startfakturanummeret 1001. For at ændre dette skal du klikke på Opdatering af startpunkt for fakturanumre. Indtast derefter et nyt startnummer i dialogboksen, og klik på Opdatering af startpunkt.
Slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til
Rediger fakturaer, der er færdigbehandlede og har status som åbne. Før brugerne kan redigere fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til. Denne indstilling behøver ikke at være slået til for at give brugerne mulighed for at redigere fakturaer i status Kladde .
Sådan får du adgang til indstillingen:
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad fakturaredigering.
- Klik på Gem.
Slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til
Slet fakturaer, der er færdigbehandlede, men ubetalte. Kladdefakturaer kan slettes uden denne indstilling.
Før brugerne kan slette afsluttede fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.
Bemærk: Fakturanumrene vil fortsætte med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det vil fungere med dine nuværende systemer.
Sådan får du adgang til indstillingen:
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
- Klik på Gem.
Indstil en standard-e-mailadresse til at sende fakturaer fra
Indstil en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra. Standard-e-mailadressen kan være en team-e-mailadresse eller en personlig e-mailadresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-mailadresse, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.
Sådan indstiller du en standard-e-mailadresse:
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Under E-mailindstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard fra adresse og vælge den e-mailadresse, du gerne vil bruge som standard.
- Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre af teamets e-mailadresser, som de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
- Klik på Gem.
Fakturaskabelon
Tilføj eller fjern brugerdefinerede felter
Du kan vælge op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber, som skal vises på fakturaer til kunder. Brugere med superadministratorrettigheder kan ændre disse indstillinger.
For at indstille, hvilke brugerdefinerede egenskaber der skal være synlige:
- .
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Fakturaskabelon.
- Klik på Indstil brugerdefinerede standardfelter under Tilpasning af skabelon.
- Klik på add Add custom field i højre panel under Edit default custom fields.
- Du kan vælge eksisterende brugerdefinerede fakturaegenskaber fra listen, søge efter den brugerdefinerede egenskab, du gerne vil bruge, eller klikke på Opret ny fakturaegenskab for at oprette en ny brugerdefineret fakturaegenskab.
-
- Hvis du vil tilføje et ekstra felt, skal du klikke på add Tilføj brugerdefineret felt og vælge en anden fakturaegenskab . Du kan tilføje op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber.
- Når du har tilføjet dem, kan du klikke på rullemenuen for at skifte til en anden egenskab.
- Der vises et liveeksempel i sektionen Preview , når du tilføjer egenskaber.
- Klik påsletteikonet på delete deletr e for at fjerne en egenskab.
- Når du er færdig, skal du klikke på Gem.
- For at give brugerne mulighed for at redigere feltet, når de opretter en faktura, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte brugerdefinerede standardfelter og derefter klikke på Gem i nederste venstre hjørne.
Nye fakturaer, der oprettes, efter at denne indstilling er slået til, viser disse felter som standard. Hvis en egenskab ikke indeholder en værdi, vil den ikke blive vist på fakturaen for kunden.
Bemærk: Hvis en brugerdefineret egenskab slettes, vil feltet blive fjernet fra kladder og fremtidige fakturaer. Fakturaer, der er færdigbehandlet før sletningen, vil stadig indeholde den brugerdefinerede egenskab.
Brug en brugerdefineret titel
Fakturadokumenter har som standard titlen Invoice. For at vælge en anden titel:
- .
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Fakturaskabelon.
- Marker afkrydsningsfeltet Brug brugerdefineret dokumenttitel.
- I tekstfeltet skal du indtaste den titel, der skal vises på dine fakturaer.
- Klik på Gem.
Opsæt en standardkommentar
For at tilføje en standardmeddelelse, der vises i kommentarfeltet på hver faktura:
- .
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Fakturaskabelon.
- Indtast standardkommentaren, og klik på Gem.
Bemærk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selv om de i øjeblikket er i kladde.
Tilføj et skatte-ID
Du kan eventuelt tilføje op til tre skatte-id'er i overskriften på hver faktura sammen med dine virksomhedsoplysninger. Hvis du tilføjer et skatte-id til din konto, opdateres eksisterende færdigbehandlede eller udarbejdede fakturaer ikke, men kun nyoprettede fakturaer fremover.
For at tilføje skatte-id'er:
- .
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Fakturaskabelon.
- Klik på Tilføj skatte-id under Tilføj skatte-id til fakturaer.
- Klik på rullemenuen Tax ID type, og vælg derefter en type.
- Indtast dit skatte-id i feltet Tax ID number.
- Gentag disse trin, hvis du har brug for at tilføje et andet eller tredje skatte-id.
- Klik på Gem.
Fjern fakturaens valuta og besked om moms
Som standard indeholder fakturaer en meddelelse om, at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være underlagt moms. For fakturaer i USD står der f.eks. på engelsk All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).
For at slå denne meddelelse fra:
- .
- Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Fakturaskabelon.
- Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder fakturaens valuta og moms.
- Klik på Gem.
Næste skridt
Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære, hvordan du gør: