Verträge in HubSpot verstehen

Verwenden Sie das contracts-Objekt in HubSpot als zentrale Datenquelle für verbindliche Umsätze. Durch die Verwaltung von Verträgen in HubSpot können Sie bestehende Vertragsvereinbarungen erfassen und verwalten, Zahlungen manuell erfassen oder Käufern automatisch Rechnungen stellen, Aktualisierungen während der Laufzeit eines Vertrags vornehmen, Verträge verlängern und genaue Umsatzberichte erstellen.

Sie können einen Vertrag direkt über einen Datensatz oder über die Vertragsindexseite (BETA) erstellen oder automatisch einen erstellen, wenn ein Käufer ein Angebot annimmt:

• Direkt erstellte Verträge (BETA): Erstellen oder importieren Sie Verträge, wenn eine Vereinbarung außerhalb von HubSpot erstellt wird, wenn der Vertrag nicht von einem akzeptierten Angebot des Käufers abhängt oder wenn Sie ein anderes System zur Verwaltung von CPQ verwenden. Erstellen Sie Verträge in HubSpot und nutzen Sie sie als Datenquelle für Berichte und Automatisierung.

• Automatisch aus Angeboten erstellte Verträge: Erstellen Sie Verträge aus akzeptierten Angeboten, wenn ein Käufer ein Angebot überprüfen und akzeptieren muss, bevor ein Vertrag erstellt wird. Verwalten Sie CPQ und End-to-End-Umsätze in HubSpot.

Erfahren Sie, wie Sie Verträge für Ihr Unternehmen nutzen können, einschließlich:

• Wie Sie Verträge in Kombination mit anderen HubSpot-Objekten wie Deals, Angeboten und Rechnungen verwenden.

• Verwaltung von Änderungen und Verlängerungen während der Vertragslaufzeit

• Wie anteilige Abrechnung bei Vertragsänderungen gehandhabt wird

Was ist ein Vertrag?

Verträge sind die zentrale Datenquelle für verbindliche Umsätze in HubSpot, in der einmalige und wiederkehrende Produkte, Umsatzkennzahlen und Änderungen im Laufe der Zeit detailliert aufgeführt sind. Im Gegensatz zu Deals, die einzelne Verkaufschancen nachverfolgen, sind Verträge so konzipiert, dass sie den gesamten Lifecycle einer Kundenvereinbarung abdecken, einschließlich Änderungen und Verlängerungen.

Mit Verträgen können Ihre Teams Berichte zu Umsatzkennzahlen erstellen, Verlängerungen und Änderungen einrichten und die Umsatzabläufe im gesamten Unternehmen abstimmen. Erfahren Sie mehr über die Berichterstattung zu Umsätzen.

Ein Vertrag kann direkt in HubSpot oder aus einem akzeptierten Angebot erstellt werden. Angebote und Verträge können zusammen verwendet werden, aber ein Angebot ist nicht für jeden Vertrag erforderlich.

Vertragskonfigurationen

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um die Ihren Anforderungen und Anforderungen in HubSpot entsprechende Vertragskonfiguration zu identifizieren.

Ersetzen HubSpot-Verträge rechtliche Verträge?

HubSpot-Verträge ersetzen keine rechtlichen Verträge wie Master Service Agreements (MSAs) oder unterzeichnete PDF-Verträge. Wenn Sie in HubSpot auf einen rechtskräftigen Vertrag verweisen müssen, können Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Vertrags-Eigenschaft mit dem Feldtyp "Datei" oder "URL" erstellen und das Dokument hochladen oder seine URL hinzufügen. Bevor Sie einen rechtskräftigen Vertrag in HubSpot speichern, lesen Sie das Dokument sorgfältig durch und erfahren Sie mehr über das Speichern vertraulicher Daten in HubSpot.

Wie entsteht ein Vertrag?

Sie können einen Vertrag direkt in HubSpot erstellen (BETA) oder einen Vertrag aus einem akzeptierten Angebot erstellen. Der Vertragsdatensatz bietet einen Überblick über wichtige Vertragsdetails, wie Kontakt- und Unternehmensinformationen, zugesagter Umsatz und Zuordnungen zu anderen Datensätzen.

Direkt einen Vertrag erstellen (BETA)

Wenn Sie ein Super-Admin sind, können Sie Ihren Account für die direkte Erstellung, Bearbeitung und Verlängerung von HubSpot-Verträgen in der Beta-Version anmelden.

Autorisierte Benutzer können einen Vertrag über einen Deal-, Kontakt-, Unternehmens- oder Ticketdatensatz oder über die Indexseite für Verträge erstellen. Bei der Erstellung des Vertrags können Benutzer Vertragsdetails, Artikel, Laufzeiten und Zuordnungen direkt zum Vertragsdatensatz hinzufügen.

Einen Vertrag aus einem akzeptierten Angebot erstellen

Wenn die automatische Vertragserstellung aktiviert ist, können Sie einen Vertrag erstellen, wenn ein Käufer ein Angebot annimmt. Der Vertrag spiegelt die Vereinbarung wider, die durch das akzeptierte Angebot repräsentiert wird.

Verwendung von Verträgen mit der Beta-Version von verknüpften CPQ-, Abrechnungs- und Zahlungen-Funktionen

Wenn Sie für verknüpfte CPQ, Abrechnung und Zahlungen Beta-Version angemeldet sind, können Sie den Prozess von der Angebotsannahme über die Rechnungsstellung bis hin zum Zahlungseinzug in HubSpot verwalten. Melden Sie sich für die Beta an, wenn Sie die Annahme eines Angebots erhalten möchten, bevor ein Vertrag erstellt wird. Wenn Sie keine Angebotsannahme benötigen, können Sie direkt Verträge erstellen. Erfahren Sie mehr über den Beta-Prozess der Verknüpfung von CPQ, Abrechnung und Zahlungen.

Wie Sie Deals, Angebote, Verträge und Rechnungen zusammen verwenden

Sie können dies nutzen, 

• Deals: Verwenden Sie Deals, um eine Verkaufsmöglichkeit nachzuverfolgen und abzuschließen. Bei der Verwendung von Verträgen empfiehlt es sich, unterschiedliche Pipelines für die verschiedenen Deal-Typen einzurichten. Zum Beispiel eine Pipeline für neue Geschäfte, eine Pipeline für Erweiterungen (Änderungen während der Vertragslaufzeit) und eine Pipeline für Verlängerungen. Dadurch ist sichergestellt, dass die unterschiedlichen Verkaufsbewegungen eines Vertrags individuell erfasst und berichtet werden können.

• Angebote: Erstellen Sie optional Angebote auf der Grundlage des Deals und senden Sie sie zur Überprüfung an den Käufer. Wenn Sie für die Beta-Version von Verknüpfte CPQ, Abrechnung und Zahlungen angemeldet sind und die Einstellung zum automatischen Erstellen von Verträgen aktiviert ist, wird bei der Annahme eines Angebots automatisch ein Vertrag erstellt, um die Umsatzverpflichtung des Angebots widerzuspiegeln. Deals, Angebote und Verträge können sowohl einmalige als auch wiederkehrende Artikel enthalten. 

• Verträge: die zentrale Datenquelle für verbindliche Umsätze. Dazu gehören die Produkte und Dienstleistungen, für die die Kundin oder der Kunde bezahlt, sowie alle am Vertrag vorgenommenen Änderungen. Verträge werden verwendet, um die laufende Abrechnung, die Rechnungserstellung und den Zahlungseinzug zu verwalten. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten zur Rechnungsstellung für Ihre Käufer.

• Rechnungen: Stellen Sie Rechnungen zur Zahlung aus. Sie können Zahlungen online in HubSpot einziehen oder Rechnungen manuell als bezahlt markieren , wenn Sie eine andere Zahlungsmethode verwenden.

• Vertragsänderungen: Nehmen Sie Aktualisierungen von Verträgen während ihres Lifecycle vor. Bearbeiten Sie den Vertrag direkt (BETA), um Verkäufer- und Käuferinformationen, den Inkassoprozess, die belastete Zahlungsmethode, die Artikel des Vertrags und die Checkout-Einstellungen zu aktualisieren. Wenn Sie einen angebotsbasierten Prozess verwenden möchten, um Änderungen an einem vorhandenen Vertrag vorzuschlagen und zu genehmigen, erfahren Sie hier mehr über das Erstellen von Änderungsangeboten.

• Verlängerung Angebote: Erstellen Sie Verlängerung Angebote , wenn ein Kunde sich dem Ende seines aktuellen Vertrags nähert, um eine Zusage von Ihrem Kunden für die nächste Laufzeit zu erhalten. Wenn ein Angebot für eine Verlängerung angenommen wird, wird ein neuer Vertrag erstellt und automatisch dem vorherigen Vertrag zugeordnet.

Welche Informationen kann ich in einem Vertragsdatensatz anzeigen?

Verwenden Sie den Vertrag, um die folgenden Details anzuzeigen:

• Status: Zeigen Sie den aktuellen Status des Vertrags an.

• Finanz- und Umsatzinformationen: Zeigen Sie den Gesamtauftragswert (TCV), den jährlichen Vertragswert, den monatlich wiederkehrenden Umsatz (MRR) und den wiederkehrender jährlicher Umsatz (ARR) an.

• Abrechnungsdetails: Verstehen Sie die Abrechnungsdetails, einschließlich des Abrechnungskontakts, des Rechnungs Betrag, des Abrechnungsverlaufs und der anstehenden Zahlungen.

• Verlängerungsdatum: Zeigen Sie an, wann die Verlängerung des Vertrags fällig ist.

• Zuordnungen: Zeigen Sie die Datensätze an, denen der Vertrag zugeordnet ist, einschließlich Kontakte, Unternehmen, Deals, Rechnungen, Artikel, Zahlungen, Angebote und Abonnements.

Können Kundinnen und Kunden ihre Verträge einsehen?

Das HubSpot-Vertragsobjekt kann von Ihren Kunden nicht angezeigt werden. Ihnen werden Angebote (falls Sie Angebote im Rahmen des Prozesses erstellen), Rechnungen, Belege und andere rechnungsbezogene Benachrichtigungen an ihre Abrechnungsdatensätze gesendet.

Was ist ein Evergreen-Vertrag?

Evergreen-Verträge enthalten wiederkehrende Artikel, die so eingestellt sind, dass sie bis zur Kündigung automatisch verlängert werden. Da sie kein Enddatum haben, werden TCV und ACV nicht berechnet. MRR und ARR werden weiterhin berechnet.

So bearbeiten und aktualisieren Sie Verträge

Sie können die Vertragsdetails, Artikel, Laufzeiten sowie Abrechnungs- und Zahlungsinformationen über den Vertragsdatensatz bearbeiten (BETA). Für Verträge, die direkt aus einem Angebot erstellt wurden, können Sie Änderungsangebote erstellen. Änderungsangebote bieten einen angebotsbasierten Prozess zum Vorschlagen und Genehmigen von Änderungen an einem bestehenden Vertrag und müssen mit einem Deal verknüpft sein. Es wird empfohlen, Pipelines (z. B. Expansions-Pipeline ) für Deals einzurichten, die mit Änderungen verbunden sind, um Expansionen und Kontraktionen separat zu prognostizieren und darüber zu berichten.

Bitte beachten: Wenn Sie für die Beta-Version von verknüpften CPQ, Abrechnung und Zahlungen angemeldet sind und eine Gutschrift auf eine Rechnung angewendet wurde, wird der angepasste RechnungsBetrag nicht im Vertrag berücksichtigt.

So verwalten Sie Verlängerungen

Sie können einen Vertrag über den Vertragsdatensatz (BETA) oder durch Erstellen von Angeboten für die Verlängerung verlängern. Verlängerung Angebote bieten einen angebotsbasierten Prozess für das Vorschlagen und Genehmigen von Verlängerungen und müssen einem Deal zugeordnet sein. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Verwaltung des Verlängerungsprozesses in HubSpot.

Vorhandene Vertragsinformationen anzeigen

Verwenden Sie den Vertragsdatensatz, um vorhandene Vertragsinformationen anzuzeigen, einschließlich Leistung, zugehörige Artikel, Abrechnungsplan, Informationen zur Verlängerung, Chronik der Aktivitäten und Verlauf. Nutzen Sie diese Informationen, um Verlängerung Konversationen vorzubereiten, bevor Sie das Verlängerung Angebot senden.

Erstellen Sie eine eigene Verlängerung Pipeline

Es wird empfohlen, einen eigenen Verlängerung Pipeline für Verlängerung Deals und neue Deals für Verlängerung Angebote zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie Berichte zu Neugeschäften im Vergleich zu Verlängerungen-Umsätzen erstellen und Verlängerungen getrennt von anderen aktiven Deals verwalten können.

Was ist in einer Verlängerung enthalten?

Standardmäßig wird für die Verlängerung dieselbe Laufzeit wie der bestehende Vertrag verwendet (wenn der bestehende Vertrag z. B. eine 12-monatige Vereinbarung war, wird das Verlängerungsangebot für 12 Monate konfiguriert). Die Verlängerung beinhaltet:

• Kontakte, die mit dem vorhandenen Vertrag verknüpft sind.
• Das Unternehmen, das mit dem vorhandenen Vertrag verknüpft ist.
• Abrechnungskontakte, wenn sie dem vorhandenen Vertrag hinzugefügt wurden.
• Artikel des vorhandenen Vertrags. Wenn der Vertrag aktualisiert wurde, umfasst die Verlängerung auch diese Artikel. Wenn ein Kunde beispielsweise mit 10 Lizenzen begonnen hat und später 10 weitere hinzugefügt hat, umfasst die Verlängerung 20 Lizenzen für die gesamte Laufzeit des Angebots.
• Übereinstimmende Zahlungsbedingungen des vorhandenen Vertrags.

Verwenden Sie Workflows zur Automatisierung von Verlängerungen

Sie können Vertragseigenschaften verwenden, um Workflows zu erstellen , die Aktionen in HubSpot rund um das Verlängerungsdatum automatisieren, einschließlich Aufgabenerinnerungen, Erstellen von Verlängerungsdeals und Erstellen von Angeboten für Verlängerungen:

• Erstellen Sie einen Workflow um das Verlängerungsdatum herum, um andere Aufgaben in HubSpot zu automatisieren (z. B. Aufgabenerinnerungen).

• Erstellen Sie Verlängerung Deals vor Vertragsabschluss Verlängerung Datum, um die Kommunikation mit dem Kunden über den Verlängerung zu verwalten (z. B. E-Mails, Meetings, Anrufe). 

• Erstellen Sie Angebote vor dem Verlängerungsdatum. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Angeboten für Verlängerungen aus einem Workflow .

Wie wird die anteilige Berechnung des Vertragsanteils berechnet?

Wenn die Einstellung für anteilige Abrechnung aktiviert ist, passt anteilige Abrechnung den Betrag eines Artikels an, wenn eine Änderung während eines bestehenden Abrechnungszeitraums wirksam wird. Wenn Sie z. B. die Menge oder den Preis eines Artikels während eines Abrechnungszeitraums ändern, wird der Zeitraum in separate Teile aufgeteilt. Jede Portion wird auf der Grundlage der Anzahl der Monate oder Tage berechnet, die sie abdeckt.

HubSpot verwendet einen hybriden Ansatz zur Berechnung des anteiligen Betrags:

• Jeder Monat in einem Abrechnungszeitraum hat das gleiche Gewicht: Jeder Monat in einem vierteljährlichen Abrechnungszeitraum macht ein Drittel der Gesamtsumme aus, auch wenn die Monate eine unterschiedliche Anzahl von Tagen haben.

• Teilmonate verwenden die genaue Anzahl der abgedeckten Tage: Wenn ein Zeitraum 3 von 30 Tagen in einem Monat umfasst, trägt dieser Monat 3/30 seines monatlichen Anteils bei.

• Endgültige anteilige Skala: der Gesamtbeitrag der abgedeckten Monate geteilt durch die Anzahl der Monate im gesamten Abrechnungszeitraum.

Berechnung der Abrechnungsmonate

Für anteilige Berechnungen basiert ein Monat auf dem Abrechnungszeitraum, nicht auf dem Kalendermonat. Sie beginnt mit dem Startdatum des Artikels und endet am Tag vor dem gleichen Datum im Folgemonat.

Wenn ein Artikel beispielsweise am 15. März beginnt, sind die Abrechnungsmonate:

• März bis 14. April
• 15. April bis 14. Mai
• 15. Mai bis 14. Juni

Bei einem vierteljährlichen Artikel trägt jeder volle Abrechnungsmonat zu gleichen Teilen dazu bei (ein Drittel der gesamten Betrag ), unabhängig davon, ob er 28, 30 oder 31 Tage umfasst. Nur der verbleibende angefangene Monat wird anteilig anhand der genauen Anzahl an Tagen berechnet.

Beispiel für anteilige Abrechnung

Ein vierteljährlicher Artikel beginnt am 15. März und kostet 3.000 USD pro Quartal. Am 18. April wird sie durch einen neuen Artikel für 4.500 USD pro Quartal ersetzt.

Die Abrechnungsmonate für dieses Quartal sind:

• März bis 14. April
• 15. April–14. Mai
• 15. Mai – 14. Juni

Da die Änderung im zweiten Abrechnungsmonat auftritt, wird der Quartalszeitraum zwischen den beiden Artikeln aufgeteilt. Die anteilige Staffel stellt den Teil des Quartals dar, der jedem Artikel zugewiesen ist.

Die anteiligen Staffeln ergeben in der Summe eins, sodass die beiden Teile den gesamten vierteljährlichen Abrechnungszeitraum abdecken. Bei diesem Ansatz werden exakte tägliche Berechnungen für Teilabrechnungsmonate verwendet, wobei jeder Monat der vollständigen Abrechnung gleich behandelt wird.

Wenn die Einstellung für anteilige Abrechnung deaktiviert ist, folgen die Änderungen des Halbzeitvertrags dem nächsten Abrechnungszyklus.

Bitte beachten: Wenn eine Änderung während eines bestehenden Abrechnungszeitraums wirksam wird, werden eine Rechnung mit anteiligen Gebühren und eine anteilige Gutschrift für den nicht genutzten Teil des aktuellen Dienstzeitraums erstellt.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Verträgen in Ihrem HubSpot-Account.

• Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Verträgen direkt (BETA) oder über akzeptierte Angebote.

• Erfahren Sie mehr über das Anzeigen und Verwalten von Verträgen, einschließlich der Kündigung von Verträgen, Zuordnen von Verträgen zu anderen Datensätzen und Exportieren von Verträgen.