Opt-in-Einwilligung zu E-Mails verstehen

„Opt-in“ kann in der Regel als Situation definiert werden, in der Kontakte einer Organisation ihre E-Mail-Adresse von sich aus bereitstellen und davon ausgehen, dass sie infolgedessen Marketing-E-Mails erhalten.

Sie müssen die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von HubSpot einhalten, die verlangt, dass Ihr Empfänger sein nachprüfbares Einverständnis erklärt hat, bevor Sie ihm eine Marketing-E-Mail über HubSpot senden können. Wenn Sie mit einem neuen Kontakt kommunizieren müssen (z. B. eine Einführungs-E-Mail), dieser Ihnen aber noch keine überprüfbare Erlaubnis für den Erhalt von Marketing-E-Mails erteilt hat, können Sie ihm trotzdem eine Eins-zu-Eins-E-Mailsenden.

Im Folgenden finden Sie Informationen zu den verschiedenen Arten der Einwilligung sowie Beispiele dafür, welche Formen der Einwilligung nach den Standards von HubSpot für den Versand von Marketing-E-Mails an Kontakte zulässig sind.

Implizite und explizite Formen der Einwilligung

Vor dem Versand von Marketing-E-Mails ist es wichtig, die Einhaltung der Vorschriften für das E-Mail-Marketing zu kennen, insbesondere den Unterschied zwischen impliziter und expliziter Einwilligung:

• Eine implizite Einwilligung liegt vor, wenn eine einzelne Person Ihnen ihre E-Mail-Adresse für bestimmte Unternehmenszwecke bereitstellt, aber nicht ausdrücklich angibt, dass sie Marketing-E-Mails von Ihnen erhalten möchte.
• Eine explizite Einwilligung gilt als erteilt, wenn Sie eine Einzelperson um die Erlaubnis für das Zusenden von Marketing-E-Mails bitten und diese zustimmt. Der Empfänger muss manuell sein Einverständnis für den Empfang Ihrer E-Mails erklären. Diese Einwilligung kann schriftlich, durch Klicken auf ein Kontrollkästchen auf Ihr Formular oder durch Bestätigen per Double-Opt-in erteilt werden.

Beide Formen der Einwilligung eines Kontakts helfen Ihnen dabei, einem berechtigungsbasierten Versandmodell zu folgen, die ausdrückliche Einwilligung trägt jedoch eher zu einer guten E-Mail-Versandreputation bei.

Bitte beachten: Ob Sie eine implizit oder explizite Einwilligung erhalten, die Einwilligung muss stets im Rahmen einer Aktion erfolgen, die der Kunde mittels einer nachprüfbaren Methode durchführt. Das Fehlen einer Opt-out-Klausel erfüllt nicht die Anforderungen von HubSpot, um eine nachprüfbare Opt-in-Einwilligung zu erhalten.

Zulässige Formen der Einwilligung

Die nachstehend aufgeführten Beispiele beschreiben Szenarien, in denen die Kontakte eine vollständig akzeptable Form der Einwilligung gegeben haben. Unter diesen Umständen steht es Ihnen frei, diese Kontakte per E-Mail anzusprechen. 

• Kontakte, die ein Formular auf Ihrer Website abgesendet haben
• Kontakte, die in den letzten zwei Jahren einen Kauf bei Ihrer Marke getätigt haben
• Kontakte, die in den letzten zwei Jahren einen schriftlichen Vertrag mit Ihrer Marke abgeschlossen haben
• Kontakte, die in den letzten zwei Jahren für Ihr Unternehmen gespendet oder ehrenamtlich gearbeitet haben
• Kontakte, die sich für Ihren Dienst, Ihre Organisation oder Ihren Club angemeldet haben und aktive Benutzer sind
• Kontakte, die einen Papier- oder elektronischen Anmeldebogen speziell für Ihren Newsletter ausgefüllt haben
• Kontakte, die über Ihre Anzeige konvertiert wurden

Bitte beachten: Wenn Sie in einem der oben genannten Szenarien eine implizite Einwilligung von einem Kontakt erhalten haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine explizite Einwilligung über ein Formular-Kontrollkästchen oder eine schriftliche Einwilligung einzuholen, um Ihre E-Mail-Integrität insgesamt zu verbessern.

Unzulässige Formen der Einwilligung

Die folgenden Beispiele zeigen Szenarien, in denen Kontakte ihre E-Mail-Adresse Ihrer Marke nicht direkt mitgeteilt haben und die damit verbundene Opt-in-Einwilligung den Standards von HubSpot gemäß nicht übertragbar ist.

• Gekaufte, gemietete, geliehene oder anderweitig von einer Liste Dritter erhaltene Kontakte: Einige Listen werben möglicherweise damit, dass eine Opt-in-Einwilligung vorliegt. Sie können jedoch nicht im E-Mail-Marketing-Tool genutzt werden. Bei Kontakten, die aus gekauften oder gemieteten Quellen stammen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie sich abmelden, E-Mails als Spam markieren oder auf Ausschlusslisten gesetzt werden.
• Mitglieder- oder Organisationslisten: Diese gelten als Listen von Drittanbietern, unabhängig von den Erwartungen, die zum Zeitpunkt der Erfassung der Liste festgelegt wurden.
• Persönliche Geschäftskontakte aus einem früheren Unternehmen: Diese Kontakte haben Ihnen möglicherweise ihre Einwilligung für Ihr früheres Unternehmen gegeben, aber diese Einwilligung lässt sich nach den Standards von HubSpot nicht auf Ihr neues Unternehmen übertragen.
• Kontakte, die ein Formular auf der Website einer anderen Marke ausgefüllt haben: Kontakte, die ein Formular auf der Website einer anderen Marke ausgefüllt haben, erfüllen nicht die Opt-in-Anforderungen.
• Kontakte von Lead-/Prospect-Anbietern oder Datenanreicherungstools: Sie können Datenanreicherungstools zwar nutzen, um ein Kontaktprofil zu erstellen, aber nicht, um Kontakt-E-Mail-Adressen für E-Mails zu beschaffen, die vom Marketing-E-Mail-Tool gesendet werden.
• Kontakte, die Sie direkt angemailt haben: Ein Kontakt, der sich in einer persönlichen E-Mail an Sie wendet, bedeutet nicht, dass er einer Massenkommunikation zustimmt. Sie müssen dafür sorgen, dass der Kontakt über ein Anmeldeformular konvertiert wird, um eine explizite Einwilligung per Opt-in zu erhalten.

Andere häufige Szenarien

Die folgenden Szenarien gelten nicht per se als akzeptable Formen der Einwilligung und erfordern eine weitere Verifizierung beim Kontakt:

• Freunde, Familienangehörige oder frühere Kollegen: Eine frühere Beziehung zu einer Person bedeutet nicht, dass sie mit der Massenkommunikation Ihrer neuen Marke einverstanden ist. Vergewissern Sie sich also, dass sie eine der akzeptablen Methoden der Einwilligung gegeben hat, bevor Sie ihr eine Marketing-E-Mail schicken.
• Kontakte von einer Messe oder Veranstaltung: Kontakte, die Ihren Stand besucht und ihre Informationen durch einen Badge-Scan zur Verfügung gestellt haben, Ihnen ihre Visitenkarte überlassen haben oder über ein Formular oder einen Anmeldebogen konvertiert wurden, erfüllen die Opt-in-Anforderungen. Wenn Sie jedoch die Daten eines Kontakts von einer Teilnehmerliste erhalten haben, die vom Veranstalter der Veranstaltung oder Messe zur Verfügung gestellt wurde, gilt dies nicht als Einwilligung, da der Kontakt seine E-Mail-Adresse dem Veranstalter und nicht Ihrer Marke angegeben hat.
• Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mitarbeiterlisten: Arbeitgeber können eine Liste mit den beruflich genutzten E-Mail-Adressen ihrer Mitarbeiter für vom Arbeitgeber bereitgestellte Leistungen, z. B. die Krankenversicherung, bereitstellen. Um das Risiko für Ihre E-Mail-Integrität zu mindern, sollten Sie die Mitarbeiter in einer persönlichen E-Mail kontaktieren, um ihre Einwilligung einzuholen, und Double-Opt-in aktivieren, um ihre Einwilligung zu bestätigen.
• Kontakte, die durch eine Markenfusion oder -übernahme erworben wurden: Obwohl das Opt-in bei einer Markenfusion oder -übernahme übertragbar ist, erwarten die Kontakte möglicherweise nicht, dass sie von Ihrer neuen Marke hören. Zum Schutz Ihrer E-Mail-Integrität sollten Sie Ihre Kunden über die Markenübernahme informieren und ihnen die Möglichkeit geben, ihren Opt-in-Status für die neue Marke nochmals zu bestätigen.
• Kontakte, die Sie persönlich getroffen haben: Da HubSpot eine nachprüfbare Opt-in-Einwilligung verlangt, sollten Sie Kontakte, die Sie persönlich getroffen haben, zu einer elektronischen oder papiergestützten Konversion bewegen. Eine mündliche Einwilligung ist nicht nachprüfbar und erfüllt nicht die Anforderungen von HubSpot für den Versand von Marketing-E-Mails.
• Rollenbasierte E-Mail-Adressen: Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppenadresse senden, die mit einem Unternehmen, einer Abteilung oder einer Gruppe verbunden ist, wird sie oft an mehrere Personen statt an eine bestimmte Person weitergeleitet. Folglich können Sie von einer rollenbasierten E-Mail-Adresse keine überprüfbare Zustimmung erhalten.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Ihre Kontaktbeschaffungs- und Einwilligungspraktiken den Anforderungen von HubSpot entsprechen, wenden Sie sich an Ihren HubSpot Customer Success Manager oder an den HubSpot-Support.

Bitte beachten Sie: Die obigen Informationen helfen Ihnen bei der Einhaltung der HubSpot-Richtlinie zur akzeptablen Nutzung. Die örtlichen Gesetze können zusätzliche Anforderungen mit sich bringen. Wenn Sie Fragen zu den örtlichen Gesetzen haben, wenden Sie sich am besten an Ihre Rechtsabteilung.