Entender el consentimiento de inclusión voluntaria para correo electrónico

La inclusión voluntaria "Opt-in" puede definirse generalmente como una situación en la que los propios contactos envían su dirección de correo electrónico a una organización, y tienen la expectativa de recibir correos electrónicos de marketing como resultado.

Debes cumplir con la Política de uso aceptable de HubSpot, que requiere que tu destinatario otorgue permiso verificable antes de enviarles un correo electrónico de marketing a través de HubSpot. Si necesitas comunicarte con un nuevo contacto (por ejemplo, enviarle un correo electrónico de presentación), pero todavía no te ha concedido un permiso verificable para recibir correos electrónicos de marketing, puedes enviarle un correo electrónico personalizado .

Conoce los diferentes tipos de consentimiento a continuación, junto con ejemplos de qué formas de consentimiento son aceptables según los estándares de HubSpot para enviar correos electrónicos de marketing a los contactos.

Formas implícitas y explícitas de consentimiento

Antes de enviar correos electrónicos de marketing, es importante entender el cumplimiento del marketing por correo electrónico, es decir, la diferencia entre el consentimiento implícito y explícito:

• El consentimiento implícito se da cuando un individuo te ofrece su dirección de correo electrónico para un propósito comercial, pero no indica explícitamente que desea recibir correos electrónicos de marketing de tu parte.
• Se da consentimiento expreso cuando le pedimos a un individuo permiso para enviarle correos electrónicos de marketing y lo acepta. El destinatario tiene que optar manualmente por recibir tus correos electrónicos a través de un consentimiento escrito, haciendo clic en una casilla de comprobación en su formulario, o confirmando a través de una inclusión voluntaria doble (doble opt-in).

Obtener cualquiera de las dos formas de consentimiento de un contacto te ayudará a seguir un modelo de envío basado en permisos, pero es más probable que el consentimiento explícito contribuya a una buena reputación de envío de correo electrónico.

Nota: si recibes consentimiento implícito o explícito, el consentimiento debe ser expresado por una acción que el cliente tomó mediante un método verificable. La falta de una exclusión voluntaria (opt-out) no cumple con los requisitos de HubSpot para obtener un consentimiento de inclusión voluntaria (opt-in) verificable.

Formas aceptables de consentimiento

Los ejemplos que figuran a continuación describen situaciones en las que los contactos proporcionaron una forma de consentimiento totalmente aceptable. En estas circunstancias, puedes proceder a enviar un correo electrónico a estos contactos. 

• Contactos que enviaron un formulario en tu sitio web
• Contactos que han realizado una compra con tu marca en los últimos dos años
• Contactos que han firmado un contrato por escrito con tu marca en los últimos dos años
• Contactos que donaron o fueron voluntarios en tu empresa en los últimos dos años
• Contactos que se inscribieron y son usuarios activos de tu servicio, organización o club
• Contactos que rellenaron una hoja de inscripción en papel o electrónica específicamente para tu boletín de noticias
• Contactos que se convirtieron en tu anuncio

Nota: si has obtenido el consentimiento implícito de un contacto en uno de los escenarios anteriores, deberías considerar la posibilidad de obtener el consentimiento explícito a través de una casilla de comprobación del formulario o un consentimiento por escrito para mejorar la salud general de tu correo electrónico.

Formas de consentimiento inaceptables

Los ejemplos siguientes muestran escenarios en los que los contactos no han proporcionado su dirección de correo electrónico directamente a tu marca, y el consentimiento de inclusión asociado no es transferible según los estándares de HubSpot.

• Contactos comprados, alquilados, prestados u obtenidos de otro modo de una lista de terceros: algunas listas pueden anunciarse como si hubieran obtenido el consentimiento de inclusión, pero no pueden utilizarse en la herramienta de marketing por correo electrónico. Los contactos obtenidos a través de fuentes compradas o alquiladas son muy propensos a rebotar, a cancelar suscripciones, a marcar los correos electrónicos como spam y pueden provocar listas de bloqueo.
• Listas de miembros u organizaciones: se consideran listas de terceros, independientemente de las expectativas establecidas en el momento en el que se recopila la lista.
• Contactos comerciales personales de una empresa anterior: estos contactos pueden haber dado su consentimiento para tu empresa anteriormente, pero ese consentimiento no se transfiere a tu nueva empresa según los estándares de HubSpot.
• Contactosque enviaron un formulario en el sitio web de otra marca: los contactos que envían un formulario en el sitio web de otra marca no cumplen los requisitos de inclusión voluntaria.
• Contactos de proveedores de clientes potenciales o herramientas de enriquecimiento de datos: puedes utilizar las herramientas de enriquecimiento de datos para crear un perfil de contacto, pero no pueden utilizarse para obtener direcciones de correo electrónico de contacto para los correos electrónicos enviados desde la herramienta de correo electrónico de marketing.
• Contactos que te han enviado un correo electrónico directamente: un contacto que te envía un correo electrónico individual no significa que consienta una comunicación masiva. Debes enviarles la información para que se conviertan a través de un formulario de registro que permita obtener un consentimiento explícito de inclusión voluntaria.

Otros escenarios comunes

Las siguientes situaciones no cuentan intrínsecamente como formas aceptables de consentimiento y requieren una verificación adicional con un contacto:

• Amigos, familiares o antiguos compañeros de trabajo: tener una relación pasada con alguien no significa que consienta la comunicación masiva de tu nueva marca, asegúrate de que has proporcionado uno de los métodos de consentimiento aceptables antes de enviarle un correo electrónico de marketing.
• Contactos de una feria comercial o evento: los contactos que se acercaron a tu stand y proporcionaron su información a través de un escaneo de credenciales, te dieron su tarjeta de negocios o se convirtieron mediante un formulario u hoja de inscripción cumplen con los requisitos de inclusión. Sin embargo, si has obtenido la información de un contacto de una lista de asistentes proporcionada por el organizador del evento o la feria, no cuenta como consentimiento de inclusión voluntaria, ya que el contacto proporcionó su dirección de correo electrónico al organizador, no a tu marca.
• Listas de empleados proporcionadas por el empleador: los empleadores pueden proporcionar una lista de las direcciones de correo electrónico de sus empleados en el trabajo para las prestaciones proporcionadas por el empleador, como el seguro médico. Para mitigar el riesgo para la salud de tu correo electrónico, considera la posibilidad de ponerte en contacto con los empleados en un correo electrónico individual para obtener su consentimiento, y habilita la inclusión voluntaria doble (double opt-in) para confirmar su consentimiento.
• Contactos adquiridos a través de una fusión o adquisición de marca: aunque la inclusión voluntaria es transferible en una fusión o adquisición de marca, los contactos pueden no esperar recibir noticias de tu nueva marca. Para proteger la salud de tu correo electrónico, notifica a los clientes la adquisición de la marca y permíteles reconfirmar su estado de inclusión voluntaria para la nueva marca.
• Contactos que conociste en persona: dado que HubSpot requiere un consentimiento inclusión voluntaria verificable, debes dirigir cualquier contacto que conozcas en persona a una conversión electrónica o en papel. El consentimiento verbal no es verificable y no cumple con los requisitos de HubSpot para el envío de correos electrónicos de marketing.
• Direcciones de correo electrónico basadas en la función: si envías un correo electrónico a una dirección de grupo asociada a una empresa, un departamento o un grupo, a menudo se reenvía a varias personas en lugar de a una persona concreta. Por lo tanto, no se puede obtener un consentimiento verificable de una dirección de correo electrónico basada en la función.

Si sigues teniendo problemas para entender si tus prácticas de contratación y consentimiento de contactos cumplen los requisitos de HubSpot, ponte en contacto con tu gestor de éxito del cliente de HubSpot o ponte en contacto con el soporte de HubSpot.

Nota: la información anterior te ayudará a seguir la Política de Uso Aceptable de HubSpot. Las leyes locales pueden tener requisitos adicionales. Tu equipo jurídico es el mejor recurso para consultar si tienes dudas sobre la legislación local.