Entender el consentimiento de inclusión voluntaria para correo

La inclusión voluntaria "Opt-in" puede definirse generalmente como una situación en la que los propios contactos envían su dirección de correo electrónico a una organización, y tienen la expectativa de recibir correos electrónicos de marketing como resultado.

Debes cumplir la política de uso aceptable de HubSpot, que requiere que tu destinatario te conceda un permiso verificable antes de que le envíes un correo de marketing a través de HubSpot. Si necesitas comunicarte con un nuevo contacto (por ejemplo, enviarle un correo electrónico de presentación), pero todavía no te ha concedido un permiso verificable para recibir correos de marketing, puedes enviarle un correo electrónico individual.

Conoce los diferentes tipos de consentimiento abajo, junto con ejemplos de qué formas de consentimiento son aceptables según los estándares de HubSpot para enviar correos de marketing a los contactos.

Nota: la información de este artículo te ayudará a seguir la política de uso aceptable de HubSpot. Las leyes locales pueden tener requisitos adicionales. Tu equipo jurídico es el mejor recurso para consultar si tienes dudas sobre la legislación local.

Formas implícitas y explícitas de consentimiento

Antes de enviar correos electrónicos de marketing, es importante entender el cumplimiento del marketing por correo electrónico, es decir, la diferencia entre el consentimiento implícito y explícito:

• El consentimiento implícito se da cuando un individuo te ofrece su dirección de correo electrónico para un propósito comercial, pero no indica explícitamente que desea recibir correos electrónicos de marketing de tu parte.
• Se da consentimiento expreso cuando le pedimos a un individuo permiso para enviarle correos electrónicos de marketing y lo acepta. El destinatario tiene que aceptar manualmente recibir tus correos electrónicos mediante consentimiento por escrito, haciendo clic en una casilla de verificación de tu formulario o confirmando mediante confirmación doble.

Obtener cualquiera de las dos formas de consentimiento de un contacto te ayudará a seguir un modelo de envío basado en permisos, pero es más probable que el consentimiento explícito contribuya a una buena reputación de envío de correo electrónico.

Nota: si recibes consentimiento implícito o explícito, el consentimiento debe ser expresado por una acción que el cliente tomó mediante un método verificable. La falta de una opción de exclusión no cumple con los requisitos de HubSpot para obtener un consentimiento de inclusión verificable.

Formas aceptables de consentimiento

Los ejemplos que aparecen abajo describen situaciones en las que los contactos proporcionaron una forma de consentimiento totalmente aceptable. En estas circunstancias, puedes proceder a enviar un correo electrónico a estos contactos. 

• Contactos que enviaron un formulario en tu sitio web
• Contactos que han realizado una compra con tu marca en los últimos dos años
• Contactos que han firmado un contrato por escrito con tu marca en los últimos dos años
• Contactos que donaron o fueron voluntarios en tu empresa en los últimos dos años
• Contactos que se inscribieron y son usuarios activos de tu servicio, organización o club
• Contactos que rellenaron una hoja de inscripción en papel o electrónica específicamente para tu boletín de noticias
• Contactos que convirtieron en tu anuncio

Si obtuviste el consentimiento implícito de un contacto en uno de los casos de arriba, deberías considerar la posibilidad de obtener el consentimiento explícito a través de una casilla de verificación de formulario o un consentimiento por escrito para mejorar el estado general de tu correo electrónico.

Formas de consentimiento inaceptables

Los ejemplos de abajo muestran escenarios en los que los contactos no han proporcionado su dirección de correo electrónico directamente a tu marca, y el consentimiento de inclusión asociado no es transferible según los estándares de HubSpot.

• Contactos comprados, alquilados, prestados u obtenidos de otro modo de una lista de terceros: algunas listas pueden anunciarse como si hubieran obtenido el consentimiento de inclusión, pero no pueden utilizarse en la herramienta de marketing por correo electrónico. Los contactos obtenidos a través de fuentes compradas o alquiladas son muy propensos a rebotar, a darse de baja, a marcar los correos electrónicos como spam y pueden provocar listas de bloqueo.
• Listas de membresías u organizaciones: se consideran listas de terceros, independientemente de las expectativas establecidas en el momento de la recogida de la lista.
• Contactos comerciales personales de una empresa anterior: estos contactos pueden haber dado su consentimiento para tu empresa anterior, pero ese consentimiento no se transfiere a tu nueva empresa según los estándares de HubSpot.
• Contactos que enviaron un formulario en el sitio web de otra marca: los contactos que envían un formulario en el sitio web de otra marca no cumplen los requisitos de inclusión.
• Contactos de proveedores de leads/prospectos o herramientas de enriquecimiento de datos: puedes utilizar las herramientas de enriquecimiento de datos para crear un perfil de contacto, pero no pueden utilizarse para obtener direcciones de correo electrónico de contacto para los correos electrónicos enviados desde la herramienta de correo electrónico de marketing.
• Contactos que te han enviado un correo electrónico directamente: un contacto que te envía un correo electrónico individual no significa que consienta una comunicación masiva. Debes dirigirles el contacto para que se conviertan a través de un formulario de registro para obtener un consentimiento explícito.

Otros escenarios comunes

Las situaciones que aparecen abajo no cuentan intrínsecamente como formas aceptables de consentimiento y requieren una verificación adicional con un contacto:

• Amigos, familiares o antiguos compañeros de trabajo: tener una relación pasada con alguien no significa que consienta la comunicación masiva de tu nueva marca, así que asegúrate de que ha proporcionado uno de los métodos de consentimiento aceptables antes de enviarle un correo electrónico de marketing.
• Contactos de una feria o evento: los contactos que se acercaron a tu stand y proporcionaron su información a través de un escaneo de credenciales, le dieron su tarjeta de visita o se convirtieron en un formulario u hoja de inscripción cumplen los requisitos de inclusión. Sin embargo, si obtuviste la información de un contacto de una lista de asistentes proporcionada por el organizador del evento o la feria, no cuenta como consentimiento de inclusión, ya que el contacto proporcionó su dirección de correo electrónico al organizador, no a tu marca.
• Listas de empleados proporcionadas por el empleador: los empleadores pueden proporcionar una lista de las direcciones de correo electrónico de sus empleados en el trabajo para las prestaciones proporcionadas por el empleador, como el seguro médico. Para mitigar el riesgo para el estado de tu correo electrónico, considera la posibilidad de ponerte en contacto con los empleados en un correo electrónico individual para obtener el consentimiento de inclusión, y habilita la confirmación doble para confirmar su consentimiento.
• Contactos adquiridos a través de una fusión o adquisición de marca: aunque el consentimiento es transferible en una fusión o adquisición de marca, es posible que los contactos no esperen recibir noticias de tu nueva marca. Para proteger el estado de tu correo electrónico, notifica a los clientes la adquisición de la marca y permíteles reconfirmar su estado de consentimiento para la nueva marca.
• Contactos que conociste en persona: dado que HubSpot requiere un consentimiento verificable, debes dirigir cualquier contacto que conozcas en persona a una conversión electrónica o en papel. El consentimiento verbal no es verificable y no cumple con los requisitos de HubSpot para el envío de correos electrónicos de marketing.
• Direcciones de correo electrónico basadas en la función: si envías un correo electrónico a una dirección de grupo asociada a una empresa, un departamento o un grupo, a menudo se reenvía a varias personas en lugar de a una persona concreta. Por lo tanto, no se puede obtener un consentimiento verificable de una dirección de correo electrónico basada en la función.

Si aún no sabes si tus prácticas de contratación y consentimiento de contactos cumplen los requisitos de HubSpot, ponte en contacto con tu Customer Success Manager de HubSpot o con el equipo de asistencia de HubSpot