Noções básicas sobre o consentimento de opt-in para e-mails

A adesão (opt-in) pode ser definida como uma situação em que os próprios contatos enviam seu endereço de e-mail para uma organização e têm a expectativa de receber e-mail de marketing.

Você deve aderir à Política de utilização responsável da HubSpot, que requer que seu destinatário lhe conceda permissão verificável para poder enviar um e-mail de marketing por meio do HubSpot. Se você precisar se comunicar com um novo contato (por exemplo, enviar um e-mail de apresentação), mas eles ainda não lhe concederam permissão verificável para receber e-mails de marketing, você ainda pode enviar um e-mail individual.

Saiba mais sobre os diferentes tipos de consentimento abaixo, juntamente com exemplos de quais formas de consentimento são aceitáveis de acordo com os padrões da HubSpot ao enviar e-mails de marketing para contatos.

Observação: as informações neste artigo o ajudarão a seguir as Políticas de utilização responsável da HubSpot. A legislação local pode ter exigências adicionais. Sua equipe jurídica é o melhor recurso a ser consultado caso você tenha dúvidas sobre a legislação local.

Formas implícitas e explícitas de consentimento

Antes de enviar e-mails de marketing, é importante entender a conformidade do e-mail marketing, ou seja, a diferença entre opt-in implícito e explícito:

• O consentimento implícito é fornecido quando um indivíduo fornece seu endereço de e-mail para algum fim comercial, mas não indica explicitamente que quer receber e-mails de marketing de você.
• O consentimento explícito é fornecido quando você pede permissão para enviar e-mails de marketing e a pessoa concorda. O destinatário precisa fazer o opt-in manualmente para receber seus e-mails por meio de consentimento por escrito, clicando em uma caixa de seleção em seu formulário ou confirmando por meio do opt-in duplo.

A obtenção de qualquer uma das formas de consentimento de um contato ajudará você a seguir um modelo de envio baseado em permissão, mas é mais provável que o consentimento explícito contribua para uma melhor reputação de envio de e-mails.

Observação: se você receber consentimento implícito ou explícito, ele deverá ser expresso por uma ação realizada pelo cliente por meio de um método verificável. A ausência de opt-out não atende aos requisitos da HubSpot para obtenção de um consentimento verificável de adesão.

Formas aceitáveis de consentimento

Os exemplos listados abaixo descrevem cenários em que os contatos forneceram uma forma de consentimento totalmente aceitável. Nessas circunstâncias, você pode continuar a enviar e-mails para esses contatos. 

• Contatos que enviaram um formulário em seu site
• Contatos que efetuaram uma compra com sua marca nos últimos dois anos
• Contatos que firmaram um contrato por escrito com sua marca nos últimos dois anos
• Contatos que doaram ou se voluntariaram para sua empresa nos últimos dois anos
• Contatos que se cadastraram e são usuários ativos do seu serviço, organização ou clube
• Contatos que preencheram uma ficha de cadastro, física ou eletrônica, especificamente para a sua newsletter
• Contatos que foram convertidos em seu anúncio

Se você obteve o consentimento implícito de um contato em um dos cenários acima, deve considerar a obtenção do consentimento explícito por meio de uma caixa de seleção de formulário ou consentimento por escrito para melhorar sua integridade geral de e-mail.

Formas não aceitáveis de consentimento

Os exemplos abaixo demonstram cenários em que os contatos não forneceram seus endereços de e-mail diretamente para sua marca e o consentimento de opt-in associado não é transferível segundo as normas da HubSpot.

• Contatos comprados, alugados, emprestados ou obtidos de outra forma a partir de uma lista de terceiros: algumas listas podem até alegar que obtiveram o consentimento de opt-in, mas elas não podem ser usadas na ferramenta de e-mail de marketing. Os contatos obtidos por meio de fontes compradas ou alugadas têm grande probabilidade de rejeitar, cancelar a assinatura, marcar e-mails como spam e ocasionar listas de proibições.
• Listas de membros ou de organizações: são consideradas listas de terceiros, independentemente de quaisquer expectativas definidas no momento em que a lista foi coletada.
• Contatos comerciais pessoais de uma empresa anterior: esses contatos podem ter dado consentimento para sua empresa anterior, mas esse consentimento não é transferido para sua nova empresa de acordo com as normas da HubSpot.
• Contatos que enviaram um formulário no site de outra marca: os contatos que enviam um formulário no site de outra marca não atendem aos requisitos de opt-in.
• Contatos de provedores de leads/prospects ou ferramentas de enriquecimento de dados: você pode usar ferramentas de enriquecimento de dados para criar um perfil de contato, mas elas não podem ser usadas para obter endereços de e-mail de contato para e-mails enviados da ferramenta de e-mail de marketing.
• Contatos que enviaram um e-mail diretamente para você: um contato que entra em contato com você em um e-mail individual não significa que ele consente com a comunicação em massa. Você deve direcioná-los para o contato para que realizem a conversão por meio de um formulário de inscrição, a fim de obter o consentimento explícito do usuário.

Outros cenários comuns

Os cenários a seguir não contam inerentemente como formas aceitáveis de consentimento e requerem verificação adicional com um contato:

• Amigos, familiares ou ex-colegas: ter um relacionamento passado com alguém não significa que ele consente com a comunicação em massa de sua nova marca, portanto, certifique-se de que ele forneceu um dos métodos aceitáveis de consentimento antes de enviar um e-mail de marketing.
• Contatos de uma feira ou evento: os contatos que visitaram seu estande e forneceram informações por meio da digitalização de um crachá, forneceram a você seu cartão de visita ou foram convertidos em um formulário ou ficha de inscrição atendem aos requisitos de opt-in. No entanto, se você obteve as informações de um contato a partir de uma lista de participantes fornecida pelo organizador do evento ou da feira, isso não conta como consentimento de opt-in, uma vez que o contato forneceu o endereço de e-mail ao organizador e não à sua marca.
• Listas de funcionários fornecidas pelo empregador: os empregadores podem fornecer uma lista dos endereços de e-mail de trabalho de seus funcionários para os benefícios fornecidos pelo empregador, como seguro de saúde. Para reduzir o risco à integridade do seu e-mail, considere entrar em contato com os funcionários em um e-mail individual para obter consentimento e habilitar o opt-in duplo para confirmar esse consentimento.
• Contatos adquiridos por meio de uma fusão ou aquisição de marca: embora a adesão seja transferível em uma fusão ou aquisição de marca, os contatos podem não estar esperando novidades de sua nova marca. Para proteger a integridade do seu e-mail, notifique os clientes sobre a aquisição de marca e permita que reconfirmem seu status de opt-in para a nova marca.
• Contatos que você conheceu pessoalmente: uma vez que a HubSpot exige um consentimento de opt-in verificável, você deve direcionar todos os contatos que conhecer pessoalmente para uma conversão eletrônica ou física. O consentimento verbal não é verificável e não cumpre os requisitos da HubSpot para o envio de e-mails de marketing.
• Endereços de e-mail baseados em função: se você enviar um e-mail para um endereço grupal associado a uma empresa, departamento ou grupo, ele geralmente será encaminhado para várias pessoas em vez de um indivíduo específico. Como resultado, não é possível obter o consentimento verificável de um endereço de e-mail baseado em função.

Se você ainda tiver dificuldade para entender se as suas práticas de obtenção de contatos e consentimento atendem aos requisitos da HubSpot, entre em contato com o gerente de sucesso do cliente ou com o Suporte da HubSpot