Zrozumienie zgody na otrzymywanie wiadomości e-mail

"Opt-in" można ogólnie zdefiniować jako sytuację, w której osoby kontaktowe same przesyłają swój adres e-mail do organizacji i oczekują, że w rezultacie będą otrzymywać e-maile marketingowe.

Musisz przestrzegać zasad dopuszczalnego użytkowania HubSpot, które wymagają, aby odbiorca udzielił Ci weryfikowalnej zgody przed wysłaniem mu marketingowej wiadomości e-mail za pośrednictwem HubSpot. Jeśli musisz komunikować się z nowym kontaktem (np. wysłać mu wstępną wiadomość e-mail), ale nie udzielił on jeszcze możliwej do zweryfikowania zgody na otrzymywanie marketingowych wiadomości e-mail, nadal możesz wysłać mu indywidualną wiadomość e-mail.

Zapoznaj się z różnymi rodzajami zgody poniżej, wraz z przykładami, które formy zgody są akceptowalne przez standardy HubSpot do wysyłania marketingowych wiadomości e-mail do kontaktów.

Uwaga: informacje zawarte w tym artykule pomogą Ci przestrzegać zasad dopuszczalnego użytkowania HubSpot. Lokalne przepisy mogą mieć dodatkowe wymagania. W przypadku pytań dotyczących lokalnych przepisów najlepiej skonsultować się z zespołem prawnym.

Dorozumiane i wyraźne formy zgody

Przed wysłaniem e-maili marketingowych ważne jest, aby zrozumieć zgodność z przepisami dotyczącymi marketingu e-mailowego, a mianowicie różnicę między dorozumianą a wyraźną zgodą:

• Zgoda dorozumiana jest udzielana, gdy dana osoba podaje swój adres e-mail w jakimś celu biznesowym, ale nie oświadcza wyraźnie, że chce otrzymywać od Ciebie e-maile marketingowe.
• Wyraźna zgoda jest udzielana, gdy prosisz daną osobę o pozwolenie na wysyłanie jej e-maili marketingowych, a ona się na to zgadza. Odbiorca musi ręcznie wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail poprzez pisemną zgodę, kliknięcie pola wyboru w formularzu lub potwierdzenie poprzez podwójną zgodę.

Uzyskanie dowolnej formy zgody od osoby kontaktowej pomoże Ci w przestrzeganiu modelu wysyłania opartego na zezwoleniach, ale wyraźna zgoda z większym prawdopodobieństwem przyczyni się do dobrej reputacji w zakresie wysyłania wiadomości e-mail.

Uwaga: niezależnie od tego, czy otrzymujesz zgodę dorozumianą, czy wyraźną, zgoda musi być zawsze wyrażona poprzez działanie podjęte przez klienta za pomocą weryfikowalnej metody. Brak rezygnacji nie spełnia wymagań HubSpot dotyczących uzyskania weryfikowalnej zgody opt-in.

Akceptowalne formy zgody

Poniższe przykłady opisują scenariusze, w których osoby kontaktowe udzieliły w pełni akceptowalnej formy zgody. W takich okolicznościach możesz kontynuować wysyłanie wiadomości e-mail do tych kontaktów.

• Kontakty, które przesłały formularz w witrynie
• Kontakty, które dokonały zakupu za pośrednictwem Twojej marki w ciągu ostatnich dwóch lat
• Kontakty, które zawarły pisemną umowę z Twoją marką w ciągu ostatnich dwóch lat
• Kontakty, które przekazały darowiznę lub zgłosiły się na ochotnika do Twojej firmy w ciągu ostatnich dwóch lat
• Kontakty, które zarejestrowały się i są aktywnymi użytkownikami danej usługi, organizacji lub klubu
• Kontakty, które wypełniły papierowy lub elektroniczny arkusz rejestracji specjalnie dla biuletynu
• Kontakty, które dokonały konwersji z reklamy

Jeśli uzyskałeś dorozumianą zgodę od kontaktu w jednym z powyższych scenariuszy, powinieneś rozważyć uzyskanie wyraźnej zgody za pośrednictwem pola wyboru formularza lub pisemnej zgody, aby poprawić ogólną kondycję poczty e-mail.

Niedopuszczalne formy zgody

Poniższe przykłady pokazują scenariusze, w których kontakty nie przekazały swojego adresu e-mail bezpośrednio Twojej marce, a powiązana zgoda opt-in nie może zostać przeniesiona zgodnie ze standardami HubSpot.

• Kontakty zakupione, wynajęte, pożyczone lub w inny sposób uzyskane z listy strony trzeciej: niektóre listy mogą reklamować się jako te, które uzyskały zgodę opt-in, ale nie mogą być używane w narzędziu e-mail marketingu. Kontakty uzyskane z zakupionych lub wypożyczonych źródeł z dużym prawdopodobieństwem zostaną odrzucone, zrezygnują z subskrypcji, oznaczą wiadomości e-mail jako spam i mogą powodować blokowanie list.
• Listy członków lub organizacji: są one uważane za listy stron trzecich, niezależnie od jakichkolwiek oczekiwań ustalonych w momencie gromadzenia listy.
• Osobiste kontakty biznesowe z poprzedniej firmy: kontakty te mogły wyrazić zgodę na poprzednią firmę, ale zgoda ta nie przenosi się na nową firmę zgodnie ze standardami HubSpot.
• Kontakty,które przesłały formularz na stronie internetowej innej marki: kontakty, które przesłały formularz na stronie internetowej innej marki, nie spełniają wymogów opt-in.
• Kontakty od dostawców potencjalnych klientów lub narzędzi do wzbogac ania danych: możesz użyć narzędzi do wzbogacania danych, aby zbudować profil kontaktu, ale nie można ich używać do pozyskiwania kontaktowych adresów e-mail dla wiadomości e-mail wysyłanych z marketingowego narzędzia e-mail.
• Kontakty, które wysłały wiadomość e-mail bezpośrednio do Ciebie: kontakt, który kontaktuje się z Tobą w wiadomości e-mail typu one-to-one, nie oznacza, że wyraża zgodę na masową komunikację. Musisz skierować kontakt do konwersji za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, aby uzyskać wyraźną zgodę.

Inne typowe scenariusze

Poniższe scenariusze nie są z natury uznawane za akceptowalne formy zgody i wymagają dalszej weryfikacji z osobą kontaktową:

• Przyjaciele, rodzina lub byli współpracownicy: utrzymywanie relacji z kimś w przeszłości nie oznacza, że osoba ta wyraża zgodę na masową komunikację od Twojej nowej marki, więc upewnij się, że podała jedną z akceptowalnych metod wyrażenia zgody przed wysłaniem jej marketingowej wiadomości e-mail.
• Kontakty z targów lub wydarzeń: kontakty, które podeszły do Twojego stoiska i podały swoje dane poprzez zeskanowanie identyfikatora, dały Ci swoją wizytówkę lub dokonały konwersji w formularzu lub arkuszu rejestracyjnym, spełniają wymagania dotyczące zgody. Jeśli jednak uzyskasz informacje o kontakcie z listy uczestników dostarczonej przez organizatora wydarzenia lub targów, nie liczy się to jako zgoda na wyrażenie zgody, ponieważ kontakt podał swój adres e-mail organizatorowi, a nie Twojej marce.
• Listy pracowników dostarczone przez pracodawcę: pracodawcy mogą dostarczyć listę służbowych adresów e-mail swoich pracowników w celu uzyskania świadczeń zapewnianych przez pracodawcę, takich jak ubezpieczenie zdrowotne. Aby zmniejszyć ryzyko dla zdrowia poczty e-mail, należy rozważyć skontaktowanie się z pracownikami w wiadomości e-mail typu one-to-one w celu uzyskania zgody na wyrażenie zgody i włączyć podwójną zgodę w celu potwierdzenia zgody.
• Kontakty pozyskane w wyniku fuzji lub przejęcia marki: chociaż zgoda jest przenoszona w przypadku fuzji lub przejęcia marki, kontakty mogą nie oczekiwać wiadomości od nowej marki. Aby chronić zdrowie poczty e-mail, należy powiadomić klientów o przejęciu marki i umożliwić im ponowne potwierdzenie statusu opt-in dla nowej marki.
• Kontakty poznane osobiście: ponieważ HubSpot wymaga weryfikowalnej zgody opt-in, należy kierować wszelkie kontakty poznane osobiście do konwersji elektronicznej lub papierowej. Zgoda ustna nie jest możliwa do zweryfikowania i nie spełnia wymagań HubSpot dotyczących wysyłania marketingowych wiadomości e-mail.
• Adresy e-mail oparte na rolach: jeśli wysyłasz wiadomość e-mail na adres grupowy powiązany z firmą, działem lub grupą, często jest ona przekazywana do wielu osób zamiast do konkretnej osoby. W rezultacie nie można uzyskać możliwej do zweryfikowania zgody z adresu e-mail opartego na roli.

Jeśli nadal masz trudności ze zrozumieniem, czy Twoje praktyki pozyskiwania kontaktów i wyrażania zgody spełniają wymagania HubSpot, skontaktuj się ze swoim menedżerem ds. sukcesu klienta HubSpot lub działem wsparcia HubSpot.