Crear calificaciones de leads para calificar contactos, empresas y negocios

Para calificar los contactos, empresas y negocios en tu CRM por sus atributos y comportamiento, crea calificaciones de leads. Las calificaciones de leads asignan calificaciones numéricas a los registros en función de los valores de propiedad y las acciones de eventos importantes para ti, lo que puede ayudarte a determinar qué registros de tu base de datos son los más adecuados o con más interacciones.

Por ejemplo, podrías crear calificaciones para los siguientes casos de uso:

• Tu negocio vende a medianas empresas de hostelería del noreste de Estados Unidos. Crea una calificación de adecuación de empresa que tenga en cuenta las propiedades Región, Tamaño de la empresa e Industria y otorga una calificación alta a una empresa si sus valores son Noreste, de 50 a 200empleados y Hospitalidad.
• Quieres que tu equipo de ventas se ponga en contacto con los contactos si han interactuado a menudo con tus campañas de marketing. Crea una calificación de interacción de los contactos que les otorgue una calificación alta si han interactuado con una campaña más de cinco veces.
• Estás creando una previsión y quieres anotar los negocios que probablemente se cierren este trimestre. Crea una calificación de negocios para marcar los negocios como susceptibles de cerrarse si la empresa asociada pertenece al sector correcto y si los contactos asociados son responsables de la toma de decisiones que han asistido recientemente a reuniones con tu equipo de ventas.

Nota: los tipos y el número de calificaciones que puedes crear dependen de tu suscripción a HubSpot.

Más información sobre la herramienta de calificación de leads y cómo se calculan las calificaciones.

Crear una calificación de leads

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads.
2. Haz clic en Crear calificación.
3. Selecciona el objeto para el que quieres anotar registros:
   • Para crear una calificación basada en contactos (solo Marketing Hub), haz clic en Contactos.
   • Para crear una calificación basada en empresas, haz clic en Empresas.
   • Para crear una calificación basada en negocios (solo Sales Hub), haz clic en Negocios.
4. Selecciona el tipo de calificación que quieres crear. Las calificaciones de negocios son calificaciones combinadas de forma predeterminada, lo que significa que pueden incluir tanto criterios basados en valores de propiedad como en eventos.
   • Para calificar contactos o empresas en función de los valores de propiedad, haz clic en Calificación de adecuación de [Contacto/Empresa].
   • Para calificar contactos o empresas en función de los eventos, haz clic en Calificación de interacción de [Contacto/Empresa].
   • Para calificar contactos, empresas basándose tanto en los valores de las propiedades como en los eventos, haz clic en Calificación combinada de [Contacto/empresa].
   • Para calificar negocios en función del valor de la propiedad y/o de los eventos, haz clic en Calificación de negocios.
5. Haz clic en Crear para continuar.
6. En la parte superior del editor, introduce un nombre para la calificación.
7. Configura los criterios de calificación y los puntos.
8. Configura las listas de inclusión para determinar qué registros se calificarán.
9. Configura las propiedades y umbrales asociados a la calificación.
10. Revisa y activa la calificación.

Establecer los criterios de calificación y puntos

Para calificar tus contactos, empresas o negocios mediante una calificación de leads, establece los criterios para sumar o restar puntos a cada registro. Las opciones de criterios disponibles dependen del tipo de calificación que hayas creado.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads. Crea o edita una calificación.
2. Para empezar a crear la puntuación, haz clic en «+ Añadir grupo de eventos», «+ Añadir grupo de propiedades» o «Descubrir reglas de IA».
   • Grupos de eventos: disponibles en las puntuaciones de interacción y en las puntuaciones combinadas. En un grupo de eventos, se añaden reglas de evento que determinan la puntuación. Puedes combinar los eventos relacionados en un grupo y establecer un límite a los puntos que esos eventos pueden sumar a la calificación.
   • Grupos de propiedades: disponibles en puntuaciones de adecuación y puntuaciones combinadas. En un grupo de propiedades, se añaden reglas de propiedades que determinan la puntuación.
   • Reglas de IA: disponibles en puntuaciones de interacción y puntuaciones combinadas. Cuando utilices reglas de IA, recibirás recomendaciones basadas en eventos de gran impacto.
3. Para personalizar la calificación mínima y la máxima, haz clic en el menú desplegable Límite de calificaciones y selecciona un valor máximo. Las opciones incluyen de -100 a 100, de -200 a 200, de -300 a 300, de -400 a 400, de -500 a 500, de -1.000 a 1.000 o de -10.000 a 10.000. Obtén más información sobre puntos positivos y negativos.
4. Para asignar un nombre al grupo, haz clic en el edit icono de edición e introduce un nombre.
5. Para establecer un número máximo de puntos para el grupo, introduce un número. Haz clic en la X para eliminar el límite del grupo. El máximo predeterminado para cada calificación es de 100 puntos, pero puedes establecer un mínimo y un máximo personalizados. 
6. Establece las reglas del grupo. Aprende a establecer criterios de interacción basados en eventos o criterios de adecuación basados en valores de propiedad.
7. Para agregar otro grupo, debajo del grupo existente, haz clic en + Agregar grupo de eventos o + Agregar grupo de propiedades, y luego configura las reglas para ese grupo. Los criterios de este grupo estarán separados del primer grupo y tendrán su propio límite de grupo, pero contribuirán a la calificación total.
   
   
8. Para clonar o eliminar un grupo, haz clic en el verticalMenu icono de tres puntos verticales en la parte superior derecha y selecciona Clonar grupo o Eliminar grupo.

Establecer criterios de interacción basados en eventos

Si creaste un grupo de eventos para una calificación de interacción, calificación combinada o calificación de negocio, establece tus criterios del evento. En el caso de los contactos, la interacción evalúa sus acciones. Para empresas y negocios, la interacción evalúa las acciones de los contactos asociados.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads. Crea o edita una calificación de interacción o combinada.
2. Haga clic en + Añadir grupo de eventos.
3. Para agregar una regla de eventos:
   • Haz clic en + Agregar criterios de evento.
   • Selecciona el tipo de evento (por ejemplo, reuniones). Para las calificaciones de empresas y negocios, los eventos se extraen de los contactos asociados. Aprende a personalizar la configuración para la calificación basada en asociaciones. Ten en cuenta que el cálculo de la calificación de los eventos de llamada solo incluye las llamadas iniciadas a través del llamadas de HubSpot.
   • Haz clic en Filtrar evento y selecciona una propiedad de evento (por ejemplo, Cambio de resultado de reunión o Reunión reservada).
   • Haz clic en Agregar marco temporal y selecciona el marco temporal en el que quieres incluir los eventos.
   • Haz clic en Agregar frecuencia y especifica el número de veces que debe producirse un evento para ser calificado (por ejemplo, ver un correo electrónico entre 1 y 3 veces suma dos puntos y 4 o más veces suma cinco puntos). Puedes utilizar los operadores Exactamente, Entre, Como mínimo o Como máximo para ajustar los rangos de frecuencia. Si seleccionas Como máximo, marca la casilla de verificación para incluir los registros que no hayan completado el evento.
   • Selecciona un operador (por ejemplo, es igual a cualquiera de).
   • Selecciona o introduce los valores de las propiedades del evento en función del operador seleccionado. Aprende a calificar varios valores de forma individual o conjunta.
   • Para añadir más criterios que también deben cumplirse para la regla, haga clic en + Añadir criterios de [evento] y, a continuación, establezca los criterios para ese evento. Esto sigue la lógica AND, lo que significa que el registro debe cumplir todos los criterios del evento para que se sumen o resten los puntos. Por ejemplo, agrega 10 puntos si el evento Llamada finalizó Fecha de actividad es inferior a 5 días y Dirección de llamada es cualquiera de Inbound .
   • Selecciona si la regla sumará o restará puntos.
   • Introduce el número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación por los eventos.
4. Si estás creando una calificación de empresa o negocio, para seleccionar qué contacto asociado calificar y cómo se agregarán las calificaciones, haz clic en Configuración de asociaciones. En el cuadro de diálogo, personaliza la configuración:
   • Para seleccionar contactos asociados en función de su etiqueta de asociación, haz clic en el menú desplegable Cualquier contacto y selecciona la etiqueta.
   • Para seleccionar registros según otros criterios, haz clic en + Agregar filtro y ajusta los criterios.
   • Para elegir cómo se agregarán los puntos de contacto asociados a la calificación del registro de empresa, haz clic en el menú desplegable Agrupación. Selecciona una opción:
     
     • Suma: incluye el total de puntos de cada contacto asociado que cumpla los criterios de la calificación.
     • Promedio: incluye el total de puntos de cada contacto asociado que cumpla los criterios, dividido por el número de contactos que cumplen los criterios de calificación.
     • Mín.: incluye en la calificación el valor más bajo del registro asociado que cumpla los criterios.
     • Máx.: incluye el valor más alto del registro asociado que cumpla los criterios de la calificación.
   • Para aplicar los ajustes, haz clic en Confirmar.
5. Si seleccionaste varios valores de propiedad de evento (por ejemplo, formularios de Contacto y Boletín), puedes elegir Calificar individualmente o Calificar juntos. Más información sobre cómo afectan estas opciones a la calificación de cada tipo de criterio.
   
   • Para calificar cada opción por separado, haz clic en Calificar individualmente. Introduce el número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación por los eventos.
   • La calificación en conjunto es la opción predeterminada. Si estabas calificando individualmente, haz clic en Calificar juntos para volver a la calificación predeterminada. Introduce un número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación por el evento para cualquiera de las opciones.
6. Para establecer una calificación en declive, que reduce automáticamente una calificación en función del tiempo transcurrido desde que se produjo un evento calificado, activa el interruptor de Calificaciones en declive. Selecciona el porcentaje en el que quieres reducir la calificación y el período de tiempo que debe transcurrir para reducirla. Más información sobre cómo funciona el decaimiento de calificaciones.
   
   
7. Para agregar otra regla para el mismo tipo de evento (por ejemplo, dos reglas para Reuniones), haz clic en + Agregar criterios de evento, selecciona el evento y configura los criterios y la forma en que se verá afectada la calificación.
8. De forma predeterminada, se calificará un contacto o empresa cada vez que se produzca un tipo de evento seleccionado. Para limitar el número de puntos que puede alcanzar la calificación de esa prueba, haz clic en Calificar cada vez, selecciona Limitar a e introduce un número de puntos. Por ejemplo, un contacto puede enviar un formulario que valga un punto cinco veces distintas, pero si has limitado la regla a dos puntos, solo se contabilizarán las dos primeras veces.
9. Para clonar las reglas de un tipo de evento (por ejemplo, todas las reglas de Reuniones), haz clic en el duplicate icono de clonar. La versión clonada se agregará automáticamente al final del grupo.
10. Para eliminar todas las reglas de un tipo de evento (por ejemplo, todas las reglas de Reuniones), haz clic en el delete icono de eliminar.
11. Para clonar o eliminar una regla de evento individual (por ejemplo, regla de Reunión programada), haz clic en el icono de los verticalMenu tres puntos verticales situado junto a los puntos y selecciona Clonar o Eliminar.
12. Para agregar otros eventos al grupo, haz clic en + Agregar más eventos y selecciona el tipo, el evento y cómo se verá afectada la calificación.

Establecer criterios en función de los valores de las propiedades

Si creaste un grupo de propiedades para una calificación de adecuación, calificación combinada o calificación de negocio:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads. Crea o edita una calificación de adecuación o combinada.
2. Haz clic en «+ Añadir grupo de propiedades».
3. Para agregar una regla de propiedad:
   • Haz clic en + Agregar criterios de propiedad y selecciona [Contacto/Empresa] para elegir una propiedad de contacto o empresa o [objeto] asociado para elegir una propiedad de un registro asociado. Aprende a personalizar la configuración al calificar en función de las asociaciones.
   • Selecciona una propiedad (por ejemplo, Estado/Región).
   • Selecciona un operador (por ejemplo, es igual a cualquiera de).
   • Selecciona valores dependiendo del operador seleccionado. Aprende a calificar varios valores de forma individual o conjunta.
   • Para añadir más criterios que también deben cumplirse para la regla, haga clic en + Añadir propiedad [objeto] y, a continuación, establezca los criterios para esa propiedad. Esto sigue la lógica AND, lo que significa que el registro debe cumplir todos los criterios de propiedad para que se sumen o resten los puntos. Por ejemplo, agrega 10 puntos si el estado o región de una empresa es igual a cualquier noreste y el número de empleados es mayor que 50.

1. • Selecciona si la regla sumará o restará puntos.
   • Introduce el número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación por los eventos.
2. Si seleccionaste [objeto] asociado, para seleccionar qué registro asociado calificar y cómo se agregarán las calificaciones, haz clic en Configuración de asociaciones. En el cuadro de diálogo, personaliza la configuración:
   • Para seleccionar registros en función de su etiqueta de asociación, haz clic en el menú desplegable Cualquier [objeto] y selecciona la etiqueta.
   • Para seleccionar registros en función de otros criterios, haz clic en + Agregar filtro y establece tus criterios.
     Para elegir cómo se agregarán los puntos del registro asociado a la calificación del registro original, haz clic en el menú desplegable Agregación. Selecciona una opción:
     
     • Suma: incluye el total de puntos de cada registro asociado que cumpla los criterios de la calificación.
     • Promedio: incluye el total de puntos de cada registro asociado que cumpla los criterios, dividido por el número de registros que cumplen los criterios de calificación.
     • Mín.: incluye en la calificación el valor más bajo del registro asociado que cumpla los criterios.
     • Máx.: incluye el valor más alto del registro asociado que cumpla los criterios de la calificación.
   • Para aplicar los ajustes, haz clic en Confirmar.
3. Si seleccionaste varios valores (por ejemplo, Noreste, Medio Oeste, Sureste) para una propiedad (por ejemplo, Estado/Región), puedes elegir Calificar individualmente o Calificar conjuntamente. Más información sobre cómo afectan estas opciones a la calificación de cada tipo de criterio.
   
   • Para calificar cada opción por separado, haz clic en Calificar individualmente. Introduce el número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación por cada valor.
   • La calificación en conjunto es la opción predeterminada. Si estuvieras calificando individualmente, haz clic en Calificación en conjunto para volver a la opción predeterminada. Introduce el número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación cuando se cumpla alguno de los valores.
4. Para agregar una regla basada en la membresía del segmento:
   
   • Haz clic en + Agregar criterios de membresía de segmento.
   • Selecciona un operador. Las opciones incluyen Pertenece a todos ( es decir, está incluido en todos los segmentos seleccionados), No pertenece a ninguno de, y Pertenece a cualquiera de (es decir, incluido en al menos un segmento seleccionado).
   • Seleccione los segmentos en función del operador seleccionado.
   • Selecciona si la regla sumará o restará puntos.
   • Introduce el número de puntos que se sumarán o restarán a la calificación por los eventos.
5. Para agregar otros criterios del objeto seleccionado, haz clic en + Agregar criterios de propiedad o + Agregar criterios de membresía de segmento. 
6. Para agregar propiedades de objetos asociados al grupo, haz clic en + Agregar objeto y selecciona el objeto. Estos criterios se aplicarán al mismo grupo.
7. Para clonar las reglas de una sección de propiedades, haz clic en el icono de duplicate clonar. La versión clonada se agregará automáticamente al final del grupo.
8. Para eliminar todas las reglas de una sección de propiedades, haz clic en el icono eliminar delete .
9. Para clonar o eliminar una regla de propiedad individual, haz clic en el verticalMenu icono de tres puntos verticales y selecciona Clonar o Eliminar.

Elegir qué registros se calificarán

Para determinar qué registros se incluyen al calificar:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads. Crea o edita una calificación.
2. Ve a la pestaña [Empresas/Contactos/Negocios].
3. Para decidir qué empresas, contactos o negocios reciben calificaciones, selecciona una opción:
   • Calificar todas las [empresas/contactos/negocios]: todas tus empresas/contactos/negocios recibirán calificaciones. Para excluir determinados registros, haz clic en el menú desplegable y selecciona segmentos con los registros que no quieres que se califiquen.
   • Calificación específica [empresas/contactos/negocios]: califica empresas/contactos/negocios solo si son miembros de ciertos segmentos. Haz clic en el menú desplegable y selecciona los segmentos que contienen los registros que quieres calificar.

Configurar las propiedades de calificación y los límites

Al crear una calificación de leads, se crean automáticamente propiedades para almacenar los valores de calificación y las categorías de umbral basadas en dichos valores. Para establecer las propiedades:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads. Crea o edita una calificación.
2. Para configurar los ajustes de calificación, ve a la pestaña Configuración.
3. Para configurar las propiedades donde se almacenarán las calificaciones, en la sección Valores de calificación, edita las etiquetas, nombres internos, descripciones y grupos de propiedades. Para las calificaciones combinadas, existen tres propiedades de calificación que mostrarán los siguientes valores:
   • Valor total de la calificación: el valor total de los puntos de interacción y adecuación combinados.
   • Valor de la calificación de adecuación: el valor de los puntos de adecuación de la calificación.
   • Valor de la calificación de interacción: el valor de los puntos de interacción de la calificación.
4. Para configurar las categorías de calificación codificadas por colores, haz clic en Límites de calificaciones en el menú de la barra lateral izquierda. Se creará una propiedad adicional que etiquetará la puntuación de un contacto de A (alta adecuación) a C (baja adecuación) y de 1 (alta interacción) a 3 (baja interacción) en función de los umbrales que hayas ajustado. Por ejemplo, un contacto de baja adecuación pero con alta interacción tendría un valor de C1.
   • Edita la etiqueta, el nombre interno, la descripción y el grupo de propiedades de la propiedad.
   • Establece los valores de límite que deciden el color y la etiqueta que tendrá una empresa o contacto según su calificación. Para las calificaciones combinadas, se establecen valores para los criterios de adecuación y valores para los criterios de interacción.

Revisar y activar la calificación

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Marketing > Calificación de leads. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Marketing > Calificación de leads. Crea o edita una calificación.
2. Para ver un resumen de todas las reglas, haz clic en «Ocultar todo » encima de los grupos. Esto oculta las reglas de todos los grupos para que puedas revisar todos los criterios de forma general. Para ver más detalles o editar las reglas, haz clic en «Expandir todo » o en el icono de expansión de una regla concreta. 
   
   
3. Para comprobar los registros antes de activar la puntuación, haz clic en«Probar un [contacto/empresa/negocio]».
4. Para ver información sobre la distribución de puntuaciones de varios registros, haz clic en«Vista previa de la distribución». 
   
   
5. Cuando hayas terminado de crear la calificación, haz clic en Revisar y activar.
6. Revisa los detalles de la calificación, lo que sucederá cuando se active y haz clic en Activar. Si sales del creador de calificaciones sin activar la calificación, se guardará como borrador y podrás retomarla más adelante.

Una vez activada la calificación, la calificación de cada contacto, empresa o negocio aparecerá en las propiedades de calificación correspondientes. Aprende a ver el historial de calificaciones de un registro.

Caso práctico: Derivación de leads calificados por marketing al departamento de ventas

La empresa Sprocket lleva a cabo campañas de marketing a través del correo electrónico, anuncios de pago y su página web. Su equipo de marketing no disponía de un método coherente para determinar cuándo un contacto estaba listo para pasar a la fase de ventas. Los comerciales recibían amplias listas de leads y dedicaban tiempo a hacer un seguimiento de aquellos que habían abierto un solo correo electrónico, mientras que los contactos con alta intención de compra no recibían ningún seguimiento.

Para solucionar esto, Sprocket utiliza la herramienta de calificación de leads para crear una puntuación de interacción con el contacto que realiza un seguimiento de las interacciones con alta intención de compra de los leads más adecuados en todos los puntos de contacto de marketing y ventas. Cuando un contacto alcanza un umbral de puntuación definido, un workflow lo asigna automáticamente a un comercial para que el equipo pueda centrarse en los contactos que han mostrado un interés real.

Ejemplo de configuración

En este ejemplo se explica cómo el equipo de Sprocket calcula la puntuación de interacción con los contactos y la vincula a un workflow de enrutamiento automatizado.

Crear la calificación de leads

Sprocket crea una nueva puntuación de interacción con los contactos denominada«puntuación de traspaso de MQL». La puntuación incluye dos grupos de interacción: 

• Grupo de interacción de marketing: mide indicadores menos significativos, como las aperturas de correos electrónicos, los clics en correos electrónicos, las visualizaciones de páginas y las interacciones con anuncios. Atribuyen valores en puntos más altos a las señales que indican una mayor intención: 15 puntos por un clic en una página de demostración o en un anuncio de precios, y dos puntos por abrir un correo electrónico. Para reducir el impacto de las actividades más antiguas, aplican una reducción del 50 % en la puntuación cada tres meses a cada regla. El grupo tiene un límite de 40 puntos, por lo que su impacto en la puntuación es menor que el del grupo de ventas.

• El grupo de interacción comercial: evalúa las señales que indican una mayor intención de compra, como las solicitudes de demostraciones, el envío de formularios de ventas y las reuniones concertadas. El grupo tiene un límite de 60 puntos, por lo que tiene más peso que el grupo de marketing.

En cuanto a los parámetros de la puntuación, el engranaje establece tres categorías de umbrales: Alto (70-100), Medio (40-69) y Bajo (0-39). Esto significa que sus equipos pueden basar sus decisiones en rangos de puntuación en lugar de en cifras concretas. 

Crear el workflow de enrutamiento

Sprocket crea un workflow basado en contactos que inscribe a los contactos cuando el valor de su propiedad «puntuación de interacción» se encuentra dentro del umbral «Alto ». Desactivan la reinscripción para que los contactos solo se deriven al departamento de ventas una vez. Han configurado los siguientes conjuntos de acciones para los contactos inscritos:

• Asigna los contactos a un comercial mediante un sistema de rotación por turnos

• Envía una notificación interna al representante asignado

Resultado

La propiedad «puntuación» de cada contacto se actualiza automáticamente a medida que este realiza las acciones incluidas en los criterios de puntuación. Cuando un contacto alcanza el umbral de puntuación de «Alto nivel de interacción», el workflow lo asigna automáticamente a un comercial y envía una notificación a este. Una vez configurado esto, el equipo de marketing dispone de un proceso de traspaso totalmente automatizado y el equipo de ventas cuenta con una cola constante de contactos calificados.

De ahora en adelante, los equipos de Sprocket podrán:

• Crea una vista guardada de los contactos filtrados por la etiqueta «Umbral alto» para que los comerciales puedan ver sus contactos de un solo vistazo.

• Crea un informe personalizado para hacer un seguimiento de cómo las puntuaciones influyen en la creación de negocios o en las tasas de cierre a lo largo del tiempo.

• Consulta el historial de puntuaciones en los registros de contactos para comprender por qué ha cambiado la puntuación de un contacto.

• Revisa los resultados de las puntuaciones para analizar las tendencias en las puntuaciones y mejorar la puntuación de interacción a lo largo del tiempo.