Määritä kohteiden putkistoautomaatiot

Käynnistä toimet (esim. tehtävät, ilmoitukset) automaattisesti, kun tietueet etenevät prosessivaiheissa tai tikettien tiloissa. Voit esimerkiksi asettaa tiketin tilaksi ”Odottaa asiakasta”, kun asiakaspalvelija lähettää sähköpostia tiketin kautta. Tässä artikkelissa käsitellään prosessivaiheisiin tai tikettien tiloihin liittyvää automaatiota. 

Lue lisää sen sijaan koko työnkulun editorin käytöstä.

Ennen kuin aloitat

Automatisoi toimet putkistovaiheiden perusteella

Luo automaatioita kauppa-, projekti-, tiketti- ja mukautettujen objektien prosessivaiheille. Voit esimerkiksi luoda tehtävän tai lähettää sisäisen ilmoituksen, kun kaupan vaihe muuttuu.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti.
3. Napsauta Objekti -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse haluamasi objekti.
4. Napsauta Pipelines -välilehteä.
5. Napsauta Valitse putki -osiossa avattavaa valikkoa ja valitse sitten automatisoitava putki.
6. Napsauta Automaatio -välilehteä.
7. Jos osio on piilotettu, napsauta Luo työnkulut alusta alkaen laajentaaksesi osion.
8. Napsauta osiossa Käynnistä toiminnot, kun [objektin nimi] siirtyy uuteen vaiheeseen kohtaa Luo työnkulku. Jos vaiheessa on aiemmin ollut työnkulku, napsauta sen sijaan + Lisää työnkulku -toimintakuvaketta.
9. Määritä vasemmassa paneelissa esimerkiksi seuraava toiminto:
   • Lähetä sisäinen sähköpostimuistutus: lähetä sisäinen muistutus käyttäjille tai tiimeille, kun tietue siirtyy vaiheeseen. Valitse Lähetä sisäinen sähköpostimuistutus. Määritä ilmoituksen tiedot ja napsauta sitten Tallenna.
   • Luo tehtävä: luo tehtävä, kun tietue (esim. projekti) siirtyy tiettyyn vaiheeseen. Valitse Luo tehtävä. Syötä tehtävän tiedot ja napsauta sitten Tallenna.
   • Siirrä tietue omistajalle: määritä tietue käyttäjälle tai tiimille round robin-, kuormituksen tasapainotus- tai satunnaisvalintamenetelmällä. Määritä käyttäjät ja kierrätysmenetelmä ja napsauta sitten Tallenna.
10. Napsauta toimintakuplaa muokataksesi olemassa olevaa toimintoa. Tee muutokset vasemmassa paneelissa ja napsauta sitten Tallenna.
11. Vie hiiri olemassa olevan toiminnon päälle ja napsauta sitten kommentti-kuvaketta jättääksesi muille käyttäjille kommentin toiminnosta. Kirjoita viestisi ja napsauta Kommentoi.
12. Vie hiiri olemassa olevan toiminnon päälle ja napsauta sitten poisto-kuvaketta poistaaksesi toiminnon. Valitse Poista vain tämä toiminto poistaaksesi vain valitun toiminnon tai valitse Poista tämä toiminto ja kaikki seuraavat toiminnot poistaaksesi valitun toiminnon ja kaikki sen alapuolella olevat toiminnot.
13. Napsauta Avaa työnkuluissa vaiheen toimintojen alla avataksesi täyden työnkulun editorin.
14. Kytke työnkulku päälle tai pois päältä kytkimellä Työnkulku on [tila].

Automatisoi toimet tiketin tilan perusteella

Määritä tiketin tila liitetyistä sähköposteista

Voit päivittää tikettien tilan automaattisesti, kun liitettyjä sähköposteja lähetetään tai vastaanotetaan. Tämä tarkoittaa tiketistä lähetettyjä sähköposteja ja asiakkaiden vastauksia tikettiin. Tiketin tila on HubSpotin oletusominaisuus, joka seuraa tikettejä putkistossasi (esim.Odottaa yhteydenottoa -tila ).

Voit ottaa käyttöön tai muokata tiketin tilan automaatiota seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti.
3. Napsauta Objektit-sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Liput.
4. NapsautaPipelines-välilehteä.
5. Napsauta Valitse putki - -pudotusvalikkoa ja valitse sittenlippuputki, jonka haluat automatisoida.
6. NapsautaAutomaatio-välilehteä. Jos se on piilotettu, napsauta rightIcon laajentaaksesi Mallipohjaiset automaatiot -osion.
7. Voit ottaa tiketin tilan automaation käyttöön valitsemalla Päivitä tiketin tila -osiosta valintaruudun, jolla otat laukaisimen käyttöön:
   • Sähköposti lähetetään asiakkaalle:tiketin tila muuttuu, kun käyttäjä lähettää sähköpostin kontaktille tikettitietueesta. Kontaktitietueesta lähetetyt sähköpostiteivätlaukaise tiketin tilan muutosta.
   • Asiakas vastaa sähköpostiin: tiketin tila muuttuu, kun yhteyshenkilö vastaa samaan ketjuun, johon tiketti on luotu. Jos tiketti on suljettu ja avattu uudelleen, kaikki uudet ketjut tiketissä päivittävät myös tiketin tilan. 

7. Voit muokata tiketin tilaa laukaisijan perusteella viemällä hiiren rivin päälle ja napsauttamalla Muokkaa-toimintoa. Napsauta oikean paneelin Valitse tila -pudotusvalikkoa, valitse tila ja napsauta Tallenna.

Voit poistaa käytöstä tai tarkistaa tiketin tilan automaation seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti.
3. Napsauta Objektit-sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Liput.
4. NapsautaPipelines-välilehteä.
5. Napsauta Valitse putki- -pudotusvalikkoa ja valitse sittenlippuputki, jonka haluat automatisoida.
6. NapsautaAutomaatio-välilehteä. Jos osio on piilotettu, napsauta rightIcon laajentaaksesi Mallipohjaiset automaatiot -osion.
7. Poista valinta Päivitä tiketin tila -valintaruuduista.

Määritä mukautetut tikettiputken toimet

Määritä mukautettu automaatio lippujen tilan ominaisuusarvojen muutosten perusteella (esim. lähetä sähköposti tai sisäinen ilmoitus). Määritä myös lisätoimintoja (esim. haarautumiset, viiveet) reitittääksesi tietueita eri toimintojen läpi.

Määritä toimet lippujen tilojen perusteella seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objektit-sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Liput.
4. NapsautaPipelines-välilehteä.
5. Napsauta Valitse putki - -pudotusvalikkoa ja valitse sittenlippuputki, jonka haluat automatisoida.
6. NapsautaAutomaatio-välilehteäja laajenna sitten Luo työnkulut alusta alkaen -osio.
7. Napsautaosiossa ”Käynnistä toimet, kun tiketti saavuttaa tietyn tilan”plus-kuvaketta (+) lisätäksesi toiminnon tiketin tilaan.
8. Määritä vasemmassa paneelissa toiminto tavoitteidesi mukaisesti:
   • Sisäinen ilmoitus: valitse Lähetä sisäinen sähköpostimuistutus , jotta tiimillesi lähetetään sisäinen ilmoitus, kun tiketti saavuttaa tietyn tilan. Määritä ilmoituksen tiedot ja napsauta sitten Tallenna.

• • Automaattinen sähköposti asiakkaalle: valitse Lähetä sähköposti, jos haluat lähettää sähköpostin, kun tiketti avataan (esim. Uusi-tila) tai suljetaan (esim. Suljettu-tila).
    • Napsauta Automaattinen sähköposti -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Tiket saatu tai Tiket suljettu, jos haluat käyttää HubSpotin oletussähköpostia.
    • Napsauta Muokkaa muokataksesi sähköpostin sisältöä, muotoa, tyyliä ja lähettäjän osoitetta markkinointisähköpostieditorissa.
      
      
      • Käytä helpdeskiin liitettyä lähettäjän osoitetta, jotta automaattinen sähköposti näkyy helpdeskin keskustelujen aikajanalla.
        
      • Napsauta Päivitä, kun olet valmis.
        
  • Mukautettu automaattinen sähköposti asiakkaallesi: valitse mukautettu automaattinen sähköposti. Voit muokata mukautettua sähköpostia napsauttamalla sähköpostin nimeä. Sinut ohjataan markkinointisähköpostityökaluun.

Huomaa: oletusarvoiset Ticket received- ja Ticket closed-sähköpostit ovat HubSpotin luomia transaktiosähköposteja. Transaktiosähköposteja käytetään suhdepohjaisissa vuorovaikutuksissa, kuten ostoksen jälkeisessä vahvistussähköpostissa. Yhteystietojen ei tarvitse olla määritettyjä markkinointitarkoituksiin, jotta niille voidaan lähettää transaktiosähköpostia. Jos valitset sen sijaan lähettääksesi ei-transaktiivisen automaattisen sähköpostin, yhteystietojen on oltava määritettyjä markkinointitarkoituksiin, jotta ne voivat vastaanottaa sähköpostin. Jos tililläsi ontransaktiosähköpostilisäosa, lue ohjeet mukautettujen transaktiosähköpostien luomiseen.

• • Lisätoiminnot: valitse muita tikettipohjaisia työnkulun toimintoja, kuten viivästykset, haarautumiset, viestintä, CRM ja datatoiminnot. Määritä toiminto ja napsauta sitten Tallenna.

8. Kytke työnkulku päälle tai pois päältä kytkimellä Työnkulku on [tila].

Voit muokata tai poistaa olemassa olevan toiminnon tai lisätä kommentin seuraavasti:

1. Siirry tikettiputken työnkulkuun.
2. Napsauta toimintakuplaa muokataksesi olemassa olevaa toimintoa. Tee muutokset vasemmassa paneelissa ja napsauta sitten Tallenna.
3. Napsauta kommentti-kuvaketta jättääksesi muille käyttäjille kommentin toiminnosta. Kirjoita viesti valintaikkunaan ja napsauta Kommentoi.
4. Napsauta delete -kuvaketta poistaaksesi toiminnon. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
   • Poista vain tämä toiminto: poistaa vain valitun toiminnon.
   • Poista tämä toiminto ja kaikki sitä seuraavat toiminnot: poistaa valitun toiminnon ja kaikki sen alapuolella olevat toiminnot.
5. Napsauta Avaa työnkuluissa toimintojen ruutujen alla siirtyäksesi työnkulun muokkausnäkymään. Työnkulun muokkausnäkymässä voit lisätä lisää toimintoja ja muokata työnkulun asetuksia.

Huomaa: oletusarvoisesti yllä mainitut automaattiset toiminnot eivät koske live-chattia tai Facebook Messenger -keskusteluja. Joshaluat käyttää lippujen automaatiota live-chattissa tai Facebook Messengerissä, voitluoda ja mukauttaa työnkulunsekä mukauttaa työnkulunrekisteröintikynnyksiäsisällyttämään keskustelut, joidenlähdeonChat.