Créer des rapports sur les objectifs dans le générateur de rapports personnalisés

Avec le générateur de rapports personnalisés, vous pouvez établir des rapports sur les objectifs en même temps que sur les transactions et d’autres données du CRM. Sélectionnez les objectifs comme source de données principale, joignez-les aux transactions et éventuellement joignez les transactions aux contacts, aux entreprises, aux activités, aux réunions et à d’autres objets CRM à l’aide du reporting d’objets croisés.

Cas d'utilisation

Un vice-président des ventes a remarqué que l’entreprise n’avait pas atteint ses objectifs trimestriels en matière de chiffre d’affaires, même si l’équipe se sentait très occupée. L’équipe n’arrivait pas à déterminer si le problème était lié au fait que les représentants commerciaux ne concluaient pas assez de transactions ou s’ils n’entamaient pas assez de nouvelles conversations pour commencer.

Pour résoudre ce problème, le vice-président a mis en place deux rapports d’objectifs spécifiques afin de suivre l’état de l’entonnoir de vente.

• Montant de la transaction x Cible de l’objectif (chiffre d’affaires mensuel par rapport à l’objectif). Ce rapport indique l’évolution du chiffre d’affaires mensuel conclu par rapport à vos objectifs de revenus mensuels au fil du temps.
  • Nom du rapport : Montant de la transaction x cible de l’objectif
  • Source de données principale : Objectifs
  • Source de données secondaire : Offres
  • Axe X : Date et heure de fin (fréquence : mensuelle)
  • Axe Y :
    • Somme de la cible de l’objectif (cible d’objectif)
    • Somme du montant de la transaction fermée dans la devise nationale (chiffre d’affaires réel)
  • Filtre : Le type d’unité KPI est égal à la totalité des Devise
• Transactions créées x Cible d’objectif (nombre mensuel de transactions créées par rapport à l’objectif). Ce rapport indique le nombre de transactions créées par votre équipe chaque mois par rapport à ses objectifs de création de transactions.
  • Nom du rapport : Transactions créées x cible d’objectif
  • Source de données principale : Objectifs
  • Source de données secondaire : Offres
  • Axe X : Date et heure de fin (fréquence : mensuelle)
  • Axe Y :
    • Nombre de transactions
    • Somme de la cible d’objectif (cible d’objectif)
  • Filtre : le type d’unité KPI est égal à la totalité des nombres

En combinant ces deux rapports, l’entreprise crée une culture à haute responsabilité. Les représentants savent exactement de combien de transactions ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs. Les dirigeants obtiennent une vision globale de la croissance. Si les deux rapports atteignent leurs objectifs, ils peuvent investir davantage en toute confiance dans différents domaines.

Compréhension des exigences

Afin de créer des rapports d’objectifs, veuillez tenir compte des éléments suivants :

Filtre du type d’unité KPI requis

Les objectifs peuvent suivre différents types d’unités, tels que la devise, le nombre, la durée ou la décimale. Comme ces types d’unités ne sont pas comparables, chaque rapport d’objectifs agrégés dans le générateur de rapports personnalisés doit inclure un filtre de type d’unité KPI . Découvrez-en davantage sur l’activation du filtre de type d’unité KPI.

Si vous ignorez ce filtre, le rapport se chargera toujours, mais les valeurs des différents types d’unités seront additionnées, ce qui signifie que les totaux et les comparaisons ne seront pas significatifs. Par exemple, un objectif de chiffre d’affaires (devise) et un objectif de réunions réservées (nombre) ne doivent pas être combinés en un seul indicateur.

Filtrage des objectifs

Vous devez ajouter un filtre Objectif à votre rapport pour vous concentrer sur un seul objectif ou sur un ensemble défini d’objectifs.

Sans ce filtre, le rapport fonctionnera toujours, mais les valeurs des différents objectifs seront combinées, ce qui rendra les totaux et les comparaisons peu fiables.

Associations et limites

Les objectifs sont directement associés à des transactions uniquement. Vous ne pouvez pas associer directement des objectifs à des contacts, des entreprises, des tickets ou d’autres objets de CRM, mais vous pouvez inclure ces fiches d’informations en les rejoignant par le biais de transactions dans le générateur de rapports clients.

HubSpot prend en charge jusqu’à 10 000 transactions associées à une cible d’objectif unique et 10 000 cibles d’objectif associées à une seule transaction. Si vous atteignez l’une de ces limites, vous ne pourrez pas ajouter d’autres associations à cette fiche d’informations.

Regroupement des périodes et cadence des objectifs

Les objectifs sont créés pour une durée spécifique, par exemple hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Par exemple, les objectifs mensuels devraient utiliser le regroupement mensuel ; Les objectifs trimestriels devraient être regroupés trimestriellement. Découvrez comment définir le groupe de données de votre rapport.

Créer des objectifs dans le générateur de rapports personnalisés

Pour créer des objectifs dans le générateur de rapports personnalisés :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Objectifs.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Créer, puis sur Créer un rapport.
3. Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Rapport personnalisé. Cliquez ensuite sur Suivant.
4. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Créer un rapport vous-même.
5. Cliquez sur le menu déroulant Source de données principale et sélectionnez Objectifs.
6. Activez l’option Ajouter d’autres sources de données , puis ajoutez des transactions et tout autre objet de CRM que vous souhaitez inclure dans des transactions, comme des contacts ou des entreprises.
7. Cliquez sur N ext.

Remarque : Lorsque vous sélectionnez Objectifs comme source de données principale, vous verrez des sources de données CRM supplémentaires (par exemple, Contacts, Entreprises). Celles-ci ne peuvent être connectées que par le biais de transactions, donc lorsque vous en ajoutez une, des transactions seront ajoutées automatiquement.

Ajouter des propriétés clés

Dans l’onglet Données , recherchez et sélectionnez les propriétés que vous souhaitez utiliser. Puis, dans l’onglet Configurer :

1. À partir des objectifs, ajoutez des propriétés d’objectif principal telles que :
   • Cible de l’objectif : la valeur cible que vous suivez
   • Montant de progression de l’objectif ou pourcentage de progression Kpi : progression réelle
   • Kpi type d’unité : devise, nombre, durée ou décimale
   • Type d’objectif, Étape ou Nom de l’objectif : pour identifier l’objectif
   • Propriétaire ou équipe HubSpot : le responsable
   • Date de début et date de fin et heure de fin : période de l’objectif
2. Dans l’outil Transactions, ajoutez les propriétés de transaction que vous souhaitez comparer à vos objectifs, telles que :
   • Montant ou Montant en devise de l’entreprise
   • Pipeline et phase de transaction
   • Date de fermeture ou Date de création
3. La façon dont vous placez ces propriétés dépend des informations que vous essayez d’obtenir avec le rapport. Par exemple :
   • Pour analyser votre progression au fil du temps, placez une propriété de date (comme Date de début ou Date de fermeture) sur l’axe X, un indicateur numérique (tel que Cible de l’objectif, Montant de la progression de l’objectif ou Montant) sur l’axe Y et utilisez Propriétaire, Équipe HubSpot, Type d’objectif ou Pipeline pour la ventilation.
   • Pour une vue tabulaire, ajoutez ces mêmes propriétés à la section des valeurspour afficher chaque fiche d’informations d’objectif à côté des transactions associées.

Ajouter le filtre de type d’unité KPI

Comme indiqué dans la section Exigences, vous devez activer le filtre de type d’unité KPI.

1. En haut du rapport, cliquez sur Filtres ou Filtres avancés.
2. Ajoutez un filtre sur KPI Unit Type using est égal à tous les et sélectionnez exactement une valeur : Devise, Nombre, Décimale ou Durée.

Cela empêche les types d’unités mixtes d’être agrégés et évite les totaux inexacts.

Configurer la plage de dates et le regroupement

Comme indiqué dans la section Exigences, les objectifs sont créés pour une durée spécifique et doivent être regroupés en conséquence.

1. Dans la barre de filtre, choisissez une propriété de date (par exemple, la période de l’objectif ou la Date de fermeture de la transaction) et définissez une plage de dates.
2. Pour cette propriété de date (généralement utilisée sur l’axe X), ouvrez ses paramètres et définissez la fréquence sur hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle pour qu’elle corresponde à la durée des objectifs analysés. 

Choisir la visualisation

Pour sélectionner le mode d’affichage de vos données (par exemple, graphique, tableau) :

Dans l’onglet Configurer , sous Graphique, sélectionnez un type de graphique.

• Pour connaître la progression de l’objectif au fil du temps, utilisez des graphiques à barres verticales, à lignes ou en aires .
• Placez votre propriété de date sur l’axe X, votre indicateur (comme la somme des montants de l’objectif ou la valeur atteinte) sur l’axe Y et éventuellement ventilez par propriétaire, équipe HubSpot, type d’objectif ou pipeline.

Remarque : Pour afficher des symboles monétaires sur le graphique des objectifs de chiffre d’affaires, cliquez sur la propriété Cible d’objectif, puis dans le panneau Modifier , définissez le format sur Devise et cliquez sur Appliquer.

Enregistrer et gérer le rapport

Pour enregistrer et gérer le rapport :

1. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer le rapport.
2. Nommez le rapport et choisissez de l’ajouter à votre liste de rapports ou à un tableau de bord nouveau ou existant.

Vous pouvez ensuite gérer, partager et exporter le rapport depuis votre liste de rapports ou vos tableaux de bord.