Creare rapporti sugli obiettivi nel costruttore di rapporti personalizzati

Con il costruttore di report personalizzati, è possibile creare report sugli obiettivi insieme alle trattative e ad altri dati CRM. Selezionate gli obiettivi come fonte primaria di dati, uniteli alle trattative e, facoltativamente, unite le trattative ai contatti, alle aziende, alle attività, alle riunioni e ad altri oggetti del CRM utilizzando la reportistica trasversale.

Caso d'uso

Un vicepresidente delle vendite ha notato che, mentre il team si sentiva impegnato, l'azienda non raggiungeva gli obiettivi di fatturato trimestrali. Non riusciva a capire se il problema fosse che i rappresentanti di vendita non chiudevano un numero sufficiente di trattative o se semplicemente non iniziavano un numero sufficiente di nuove conversazioni.

Per risolvere il problema, il vicepresidente ha implementato due report specifici sugli obiettivi per monitorare lo stato di salute dell'imbuto di vendita.

• Importo delle trattative x Obiettivo (fatturato mensile rispetto all'obiettivo). Questo report mostra l'andamento delle entrate mensili chiuse rispetto agli obiettivi di entrate mensili nel tempo.
  • Nome del report: Importo della trattativa x Obiettivo
  • Fonte primaria dei dati: Obiettivi
  • Fonte secondaria dei dati: Offerte
  • Asse X: Data di fine (frequenza: mensile)
  • Asse Y :
    • Somma dell'obiettivo Goal (obiettivo goal)
    • Somma dell'importo delle transazioni chiuse in valuta nazionale (entrate effettive)
  • Filtro: Il tipo di unità KPI è uguale a tutti i tipi di valuta.
• Offerte create x Obiettivo (offerte mensili create rispetto all'obiettivo). Questo report mostra il numero di transazioni create dal team ogni mese rispetto agli obiettivi di creazione di transazioni.
  • Nome del report: Offerte create x Obiettivo
  • Fonte primaria dei dati: Obiettivi
  • Fonte dati secondaria: Offerte
  • Asse X: Data di fine (frequenza: mensile)
  • Asse Y:
    • Conteggio delle transazioni
    • Somma dell'obiettivo (obiettivo)
  • Filtro: Il tipo di unità KPI è uguale a tutti gli elementi di Numero

Combinando questi due report, l'azienda crea una cultura di alta responsabilità. I rappresentanti sanno esattamente di quanti affari hanno bisogno per raggiungere i loro obiettivi. I dirigenti hanno una visione macroscopica della crescita. Se entrambi i report raggiungono gli obiettivi, possono investire con fiducia in aree diverse.

Comprendere i requisiti

Per creare i rapporti sugli obiettivi, è necessario tenere presente quanto segue:

Filtro del tipo di unità KPI richiesto

Gli obiettivi possono tracciare diversi tipi di unità, come valuta, numero, durata o decimale. Poiché questi tipi di unità non sono comparabili, ogni report aggregato sugli obiettivi nel costruttore di report personalizzati deve includere un filtro sul tipo di unità KPI. Per saperne di più sull'attivazione del filtro del tipo di unità KPI.

Se si ignora questo filtro, il report verrà comunque caricato, ma i valori dei diversi tipi di unità verranno sommati, il che significa che i totali e i confronti non saranno significativi. Ad esempio, un obiettivo "Entrate" (valuta) e un obiettivo "Riunioni prenotate" (numero) non dovrebbero essere combinati in una metrica.

Filtraggio degli obiettivi

È necessario aggiungere un filtro Obiettivi al report per concentrarsi su un singolo obiettivo o su un insieme definito di obiettivi.

Senza questo filtro, il report verrà comunque eseguito, ma i valori di obiettivi diversi verranno combinati, rendendo inaffidabili i totali e i confronti.

Associazioni e limitazioni

Gli obiettivi sono associati direttamente solo alle transazioni. Non è possibile associare direttamente gli obiettivi a contatti, aziende, biglietti o altri oggetti CRM, ma è possibile includere questi record unendoli attraverso le transazioni nel costruttore di rapporti cliente.

HubSpot supporta fino a 10.000 deal associati a un singolo obiettivo e 10.000 obiettivi associati a un singolo deal. Se si raggiunge uno dei due limiti, non sarà possibile aggiungere altre associazioni per quel record.

Secchiello temporale e cadenza degli obiettivi

Gli obiettivi vengono creati per una durata specifica, ad esempio settimanale, mensile, trimestrale o annuale.

Ad esempio, gli obiettivi mensili devono utilizzare il raggruppamento mensile; gli obiettivi trimestrali devono utilizzare il raggruppamento trimestrale. Imparare a impostare il raggruppamento dei dati del report.

Creare obiettivi nel costruttore di report personalizzati

Per creare obiettivi nel costruttore di report personalizzati:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Obiettivi.
2. In alto a destra, fare clic su Crea, quindi su Crea rapporto.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Rapporto personalizzato. Fare quindi clic su Avanti.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Crea rapporto personalizzato.
5. Fare clic sul menu a discesa Origine dati primaria e selezionare Obiettivi.
6. Attivare l'interruttore Aggiungi altre fonti di dati, quindi aggiungere le transazioni e qualsiasi altro oggetto CRM che si desidera includere nelle transazioni, come i contatti o le aziende.
7. Fare clic suAvanti.

Nota bene: quando si seleziona Obiettivi come origine dati primaria, vengono visualizzate altre origini dati CRM (ad esempio, Contatti, Aziende). Queste possono essere collegate solo attraverso le trattative, quindi quando si aggiunge una di esse, le trattative vengono aggiunte automaticamente.

Aggiungere le proprietà chiave

Nella scheda Dati, cercare e selezionare le proprietà che si desidera utilizzare. Quindi, nella scheda Configura:

1. Da Obiettivi, aggiungere le proprietà fondamentali degli obiettivi, come ad esempio:
   • Obiettivo: il valore obiettivo che si sta monitorando
   • Importo di avanzamento dell'obiettivo o percentuale di avanzamento Kpi: avanzamento effettivo
   • Tipo di unità Kpi: valuta, numero, durata o decimale.
   • Tipo di obiettivo, Milestone o Nome dell'obiettivo: per identificare l'obiettivo .
   • Proprietario o team HubSpot: l'assegnatario
   • Data di inizio e data di fine: periodo di tempo dell'obiettivo .
2. Da Deals, aggiungere le proprietà del deal che si desidera confrontare con gli obiettivi, come ad esempio:
   • Importo o Importo in valuta aziendale
   • Fase della pipeline e dell'affare
   • Data di chiusura o Data di creazione
3. Il posizionamento di queste proprietà dipende dalle informazioni che si vogliono ottenere dal report. Ad esempio:
   • Per analizzare i progressi nel tempo, posizionare una proprietà data (come Data di inizio o Data di chiusura) sull'asse delle ascisse, una metrica numerica (come Obiettivo dell'obiettivo, Importo dell'avanzamento dell'obiettivo o Importo) sull'asse delle ordinate e usare Proprietario, Team HubSpot, Tipo di obiettivo o Pipeline come ripartizione.
   • Per una visualizzazione tabellare, aggiungere le stesse proprietà alla sezionecolonne per visualizzare ogni record di obiettivo insieme alle offerte associate.

Aggiungere il filtro del tipo di unità KPI

Come indicato nella sezione requisiti, è necessario attivare il filtro del tipo di unità KPI.

1. Nella parte superiore del report, fare clic su Filtri o Filtri avanzati.
2. Aggiungere un filtro su Tipo di unità KPI utilizzando è uguale a tutti e selezionare esattamente un valore: Valuta, Numero, Decimale o Durata.

In questo modo si evita di aggregare tipi di unità misti ed evitare totali imprecisi.

Configurare l'intervallo di date e il raggruppamento

Come indicato nella sezione dei requisiti, gli obiettivi vengono creati per una durata specifica e devono essere raggruppati di conseguenza.

1. Nella barra dei filtri, scegliere una proprietà di data (ad esempio, il periodo dell'obiettivo o la data di chiusura dell'affare) e impostare un intervallo di date.
2. Sulla stessa proprietà della data (tipicamente usata sull'asse delle ascisse), aprire le impostazioni e impostare la frequenza su settimanale, mensile, trimestrale o annuale, in modo che corrisponda alla durata degli obiettivi che si stanno analizzando.

Scegliere la visualizzazione

Per selezionare la modalità di visualizzazione dei dati (ad esempio, grafico, tabella):

Nella scheda Configura, alla voce Grafico, selezionare un tipo di grafico.

• Per i progressi degli obiettivi nel tempo, utilizzare i grafici a barre verticali, a linee o ad area.
• Posizionare la proprietà della data sull'asse delle ascisse, la metrica (come la somma dell'importo dell'obiettivo o il valore raggiunto) sull'asse delle ordinate e, a scelta, suddividere per proprietario, team HubSpot, tipo di obiettivo o pipeline.

Nota bene: per visualizzare i simboli di valuta sul grafico per gli obiettivi di entrate, fate clic sulla proprietà Obiettivo, quindi nel pannello Modifica impostate il formato su Valuta e fate clic su Applica.

Salvare e gestire il report

Per salvare e gestire il report:

1. In alto a destra, fare clic su Salva rapporto.
2. Assegnare un nome al report e scegliere se aggiungerlo all'elenco dei report o a un dashboard nuovo o esistente.

È quindi possibile gestire, condividere ed esportare il report dall'elenco dei report o dai dashboard.