Créer et utiliser des libellés d'association

Dans votre compte HubSpot, vous pouvez libeller des associations nouvelles ou existantes afin de mieux définir la relation entre elles (par exemple, un contact est libellé Acheteur et est associé à une transaction nommée Nouveau client). Vous pouvez utiliser des libellés d’association pour segmenter les fiches d’informations, créer des rapports et créer des workflows.

Si vous souhaitez automatiser les associations dans votre système, découvrez-en davantage sur les applications liées aux opérations sur le marketplace des applications.

Remarque : Votre compte peut utiliser des noms personnalisés pour chaque objet (par exemple, compte au lieu d'entreprise). Cet article fait référence aux objets par leur nom par défaut HubSpot.

Créer des libellés d'associations

Vous pouvez créer jusqu'à 50 libellés par paire d'objets (par exemple, contact vers transaction, contact vers contact).

Pour créer un libellé d'association :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Modèle de données.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur l’onglet Associations .
4. Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez créer un libellé d’association.
5. Dans le modèle de données, cliquez sur l’icône ellipses des trois points horizontaux située sur l’autre objet pour lequel vous souhaitez créer un libellé d’association, puis sélectionnez Créer un libellé d’association.
   
6. Sélectionnez le type de libellé que vous souhaitez créer :
   • Un seul libellé : les fiches d'informations associées sont décrites de la même manière, de sorte que le libellé peut s'appliquer aux deux fiches d'informations (ex : Collègue ou Partenaire).
   • Une paire de libellés : des mots différents sont utilisés pour décrire chaque côté de la relation entre les fiches d'informations associées, et deux libellés distincts sont donc nécessaires (par exemple, Responsable et Employé, Parent et Enfant, Siège et Bureau régional). Si vous configurez un libellé pour l'une des fiches d'informations, la fiche d'informations associée sera automatiquement définie sur l'autre libellé de la paire. Une paire de libellés compte pour un libellé dans votre limite de libellés personnalisés.
7. Saisissez un nom pour le libellé.

Remarque : L’utilisation de caractères non alphanumériques dans un nom de libellé d’association (par exemple, des points-virgules) peut entraîner des erreurs lors des imports. Les points-virgules sont utilisés comme délimiteurs pour plusieurs valeurs dans un import. 

8. Cliquez sur l’icône edit Modifier située en dessous du libellé pour modifier le nom interne du libellé, si nécessaire. Cela est utilisé pour les intégrations et les API. Une fois le libellé créé, le nom interne ne peut pas être modifié.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Définissez les limites du libellé pour chaque direction de l'association :
    • Plusieurs [fiches d'informations] peuvent avoir le libellé : une fiche d'informations peut être associée à plusieurs fiches d'informations de l'autre objet utilisant le libellé.
    • Personnalisé : une fiche d'informations peut être associée à un nombre déterminé de fiches d'informations de l'autre objet utilisant le libellé. Dans le champ, saisissez un numéro pour définir une limite personnalisée.
11. Cliquez sur Créer.

Une fois qu'une libellé a été créée, accédez à une fiche d'informations et actualisez la page. Le libellé apparaît alors pour que vous puissiez le sélectionner.

Vous pouvez également utiliser Breeze Assistant pour créer des libellés d’associations.

Gérer les libellés d'associations

Vous pouvez modifier ou supprimer des libellés d'associations existants ainsi qu'afficher plus d'informations sur l'historique d'un libellé et les détails de l'API.

Pour gérer les libellés d'association existants :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Modèle de données.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Modifier le modèle de données.
3. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur l’onglet Associations .
4. Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez gérer les libellés d’association.
5. Dans le modèle de données, cliquez sur une carte d’objet.
6. Dans la boîte contextuelle, sur l’étiquette que vous souhaitez gérer, cliquez sur l’icône des ellipses trois points horizontaux, puis sélectionnez parmi les éléments suivants :
   
   
   • Modifier le nom du libellé : modifiez le nom du libellé.

• • Modifier la limite du libellé : définissez des limites pour un libellé d’association. 
  • Afficher les détails de l’API : affichez le nom du libellé, le libellé inverse, le nom interne, les limites, la catégorie (qu’il s’agisse d’un libellé défini par HubSpot ou personnalisé) et l’ID du type d’association. Copiez une valeur individuelle ou copiez-les toutes. Découvrez-en davantage sur l’utilisation de ces valeurs dans l’API des associations.

 
• Afficher l’historique : découvrez comment le libellé a été créé, la relation d’objet à laquelle il s’applique, quand il a été créé, l’utilisateur qui l’a créé et une chronologie des modifications.
• Supprimer : reconnaissez que vous ne pouvez pas restaurer un libellé supprimé, puis supprimez ou annulez. Si un libellé est utilisé dans des fiches d'informations ou d'autres outils HubSpot, vous devrez d'abord supprimer les libellés de ces éléments avant de les supprimer.

Configurer ou mettre à jour des libellés d'associations sur les fiches d'informations

Sur une fiche d’informations, ajoutez ou supprimez des libellés pour ses associations. Vous pouvez également définir des libellés d’associations en masse via un import. Pour ajouter une nouvelle association à un libellé ou mettre à jour l’entreprise principale d’une fiche d’informations, découvrez comment ajouter ou modifier des associations sur une fiche d’informations.

Pour mettre à jour les libellés d'une association individuelle :

1. Accédez à la fiche d'informations contenant l'association que vous souhaitez mettre à jour.
2. Pour ajouter ou modifier les libellés d'une association existante, survolez la carte d'association, cliquez sur Plus, puis sélectionnez Modifier des libellés d'association.

3. Dans la boîte de dialogue :
   • Pour ajouter un libellé, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le libellé.
   • Pour supprimer un libellé, cliquez sur X à côté du libellé.
   • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour.

Utiliser des libellés d'association dans les outils HubSpot

Une fois que vous avez créé des libellés d’association pour décrire les relations entre les fiches d’informations, ajoutez-les aux associations nouvelles ou existantes sur une fiche d’informations ou en masse via un import. Filtrez ensuite selon ces libellés dans les outils HubSpot tels que les segments, les workflows et les rapports personnalisés. 

Les libellés d'association ne sont pas pris en charge pour la synchronisation via l'intégration Salesforce-HubSpot. Cependant, avant la mise à jour des associations, il est recommandé de comprendre la synchronisation des fiches d'informations entre HubSpot et Salesforce.

Filtrer par association dans les segments

Lorsque vous créez un segment, vous pouvez filtrer vos fiches d’informations en fonction de leurs associations. Pour les segments basés sur des contacts, vous pouvez filtrer sur la base des associations d’entreprise principale des contacts.

1. Créez ou modifiez un segment.
2. Cliquez sur + Ajouter un filtre.
3. Cliquez sur le menu déroulant Filtrage sur , puis sélectionnez l’objet dans la section Objet associé (par exemple, dans un segment basé sur des contacts, sélectionnez Entreprise pour filtrer en fonction des associations d’entreprise des contacts).
4. Sélectionnez une catégorie et un filtre, puis définissez vos critères.
5. Par défaut, le segment inclura les fiches d’informations si l’une des fiches d’informations associées répond aux critères.
6. Pour définir vos critères en fonction de l'association principale d'entreprise ou d'un libellé d'association personnalisé, cliquez sur [Objet] est associé à : Tout [objet], puis sélectionnez un libellé  dans le menu déroulant. Cela filtrera les fiches d’informations uniquement en fonction des associations avec ce libellé, de sorte que le segment n’inclura une fiche d’informations que si une fiche d’informations associée possède ce libellé et que cette fiche d’informations répond aux critères.
7. Une fois que vous avez terminé de définir les critères de segment, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer le segment.

Découvrez-en davantage sur la création d’un segment.

Utiliser des libellés d'association dans des workflows

Une fois que vous avez créé des libellés d’association, utilisez-les pour déclencher des inscriptions et certaines actions dans des workflows. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail aux contacts en fonction des attributs de l'entreprise principale qui leur est associée, ou si une transaction passe à une phase différente, mettre automatiquement à jour la phase des transactions qui lui sont associées.

Les fonctionnalités suivantes sont prises en charge :

• Critères d’inscription : inscrivez des fiches d’informations dans un workflow si les fiches d’informations associées répondent aux critères spécifiés.
• Actions de workflow :
  • Branches : utilisez les actions de branches pour définir des chemins de workflow filtrés par des libellés d’association.
  • Modifier la fiche d’informations : utilisez l’action Modifier la fiche d’informations pour définir ou effacer une valeur de propriété sur les fiches d’informations associées ou copier une valeur de propriété de fiches d’informations inscrites vers des fiches d’informations associées, ou sur des fiches d’informations inscrites à partir de fiches d’informations associées.
  • Envoyer un e-mail : envoyez un e-mail aux contacts associés. 

Critères d'inscription

Dans les workflows basés sur des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets, activé par l’administrateur (par exemple, des listings) ou des objets personnalisés, utilisez des libellés d’association lors de la définition des critères d’inscription.

Pour définir des déclencheurs basés sur des libellés d'association :

1. Créez un workflow. 
2. Cliquez sur Critères de filtrage remplis.
3. Cliquez sur le menu déroulant Filtrage sur, puis dans la section Objet associé, sélectionnez l'objet associé.
4. Sélectionnez une propriété selon laquelle filtrer, puis définissez vos critères.
5. Par défaut, le filtre est basé sur Tout [objet], ce qui signifie qu'une fiche d'informations sera inscrite si l'une des fiches d'informations qui lui est associée répond aux critères.
6. Pour définir vos critères en fonction d'un libellé d'association, cliquez sur [Objet] est associé à : Tout [objet], puis sélectionnez un libellé dans le menu déroulant. Cela inscrira les fiches d'informations basées uniquement sur des associations avec ce libellé, ce qui signifie que le workflow n'inscrira une fiche d'informations que s'il existe une fiche d'informations associée à ce libellé et que cette fiche d'informations répond aux critères.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Actions

Pour utiliser des libellés d'association dans une action de workflow :

1. Créez un workflow.
2. Cliquez sur l’icône Plus (+ ) pour ajouter une action.
3. Pour configurer une branche, cliquez sur Branche.
   • Créez une branche si/alors ou de valeur égale.
   • Pour la création d'une branche si/alors :
     • Dans une branche, cliquez sur + Ajouter un filtre.
     • Cliquez sur le menu déroulant Filtrage sur, puis dans la section Objet associé, sélectionnez l'objet.
     • Sélectionnez une propriété selon laquelle filtrer, puis définissez vos critères.
     • Par défaut, le filtre est basé sur Tout [objet], ce qui signifie que la fiche d'informations progresse dans la branche lorsque l'une des fiches d'informations qui lui est associée répond aux critères. Pour définir vos critères en fonction d'un libellé d'association, cliquez sur [Objet] est associé à : Tout [objet], puis sélectionnez un libellé dans le menu déroulant. Cela déplacera les fiches d’informations uniquement en fonction des associations avec ce libellé, ce qui signifie que la fiche d’informations ne sera transférée vers le bas de la branche que si elle a une fiche d’informations associée avec ce libellé et que cette fiche d’informations répond aux critères.
   • Pour la création d'une branche de valeur égale :
     • Cliquez sur le champ Propriété ou valeur sur la, puis sélectionnez une propriété dans la section [Objet associé] : [Critères d’affinement]. Les critères d'affinement déterminent la fiche d'informations associée à partir de laquelle la valeur sera copiée (par exemple, la dernière mise à jour, un libellé spécifique). Ceci n'apparaîtra que si vous avez ajouté le type d'association en tant que source de données disponible.
     • Cliquez sur Suivant.
     • Saisissez ou sélectionnez la valeur pour laquelle créer une branche, et ajoutez des branches supplémentaires si nécessaire.
     • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

   

4. Pour définir ou effacer une valeur de propriété pour les fiches d’informations associées, cliquez sur Modifier la fiche d’informations.
   • Cliquez sur le menu déroulant Type de fiche d’informations , puis sélectionnez l’objet.
   • Par défaut, la mise à jour des propriétés est basée sur Tous [objet], ce qui signifie que les valeurs des propriétés de toutes les fiches d'informations associées seront définies ou effacées. Pour définir ou effacer la valeur de propriété uniquement pour les associations d’un certain libellé, cliquez sur le menu déroulant Association à un objet , puis sélectionnez un libellé.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriété à modifier , puis sélectionnez la propriété à définir ou à effacer, puis cliquez sur Enregistrer. Découvrez-en davantage sur la modification des fiches d’informations avec les workflows .

   

5. Pour copier une valeur entre des fiches d'informations associées, cliquez sur Modifier les fiches d'informations.
   • Cliquez sur le menu déroulant Type d’enregistrement , puis sélectionnez l’objet à copier.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriété à modifier , puis sélectionnez la propriété à partir de laquelle effectuer la copie, puis cliquez sur Enregistrer. Lors de la copie d'une valeur dans une autre propriété, les propriétés doivent être compatibles. Découvrez-en davantage sur les types de propriétés compatibles.
   • Cliquez sur la zone de texte Sélectionner une valeur .
   • Sélectionnez une option dans le panneau Choisir une variable de données :
     • Pour copier des fiches d’informations inscrites vers les fiches d’informations associées, sélectionnez l’objet inscrit . Les critères d'affinement déterminent la fiche d'informations associée à partir de laquelle la valeur sera copiée (par exemple, la dernière mise à jour, un libellé spécifique). Ceci n'apparaîtra que si vous avez ajouté le type d'association en tant que source de données disponible.
     • Pour copier vers les fiches d'informations inscrites depuis les fiches d'informations associées, sélectionnez l'objet associé.
   • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

   

6. Dans un workflow basé sur des contacts ou des entreprises, pour envoyer un e-mail aux contacts associés, cliquez sur Envoyer un e-mail. Dans un workflow basé sur des contacts, dans la section Envoyer à, sélectionnez Contact associé.
   • Pour modifier les associations qui doivent recevoir l'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Libellé d'association, puis sélectionnez les libellés qui doivent recevoir l'e-mail, ou cliquez sur x pour un libellé sélectionné si ce type d'association ne doit pas recevoir l'e-mail.
   • Choisissez l'e-mail à envoyer aux contacts associés, puis cliquez sur Enregistrer.

Découvrez-en davantage sur la création de workflows .

Utiliser des libellés d'association dans des rapports personnalisés

Dans les rapports personnalisés, vous pouvez utiliser des libellés d'association pour spécifier les fiches d'informations à inclure dans le rapport en fonction de leurs libellés. Vous pouvez également utiliser des libellés d'association comme axe, champ de répartition ou filtre dans votre rapport personnalisé.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport.
3. Dans la barre latérale gauche, sélectionnez Générateur de rapports personnalisés.
4. Sélectionnez vos sources de données :
   • Sélectionnez la source principale en cliquant sur le menu déroulant Source de données principale et sélectionnez une source principale. La source principale que vous sélectionnez influe sur les libellés disponibles. Par exemple, un rapport dont la source de données principale est Contacts ne comprendra que les libellés que vous avez créés dans vos paramètres d'association de contacts.
   • Sélectionnez vos sources secondaires en choisissant parmi les sections CRM, Marketing, Sales, Service et Objets personnalisés. Pour pouvoir utiliser les libellés pour des associations inter-objets, vous devez sélectionner au moins un objet CRM supplémentaire.
5. En haut de l’éditeur de source de données, cliquez sur Choisir des libellés d’association.
6. Dans le menu déroulant, sélectionnez les libellés que vous souhaitez inclure dans le rapport.
   • Pour les associations inter-objets, vous pouvez sélectionner la case à cocher Tous les [objets] pour inclure toutes les fiches d'informations associées à cet objet, quels que soient leurs libellés. Cette option sera sélectionnée par défaut s'il n'existe pas de libellé défini pour une relation entre objets.
   • Pour les associations d'objets identiques, vous ne pouvez sélectionner qu'un seul libellé d'association d'objets identiques par rapport.
   • Pour les libellés appariés, le sens que vous sélectionnez aura un impact sur les données incluses dans le rapport (par exemple, si vous sélectionnez Entreprise enfant vers entreprise parent, les entreprises libellées Entreprise enfant seront la source de données principale du rapport, et les entreprises libellées Entreprise parent seront une source de données supplémentaire).
7. Vous pouvez cliquer sur Revenir aux sources de données pour continuer à modifier vos sources ou cliquer sur Suivant pour continuer. Vous pouvez mettre à jour vos sources de données et associations à tout moment dans le générateur de rapports en cliquant sur Modifier les sources de données dans le menu latéral de gauche.
8. Ajoutez des champs à votre rapport en tant qu'axe, champ de ventilation ou filtre. Par défaut, les champs du libellé de la source principale sont affichés dans le panneau de gauche (par exemple, Contacts (principal), Entreprises (entreprise parent), etc.) Pour accéder aux champs de l’association, vous pouvez effectuer une recherche dans les sources ou cliquer sur le menu déroulant Parcourir , puis sélectionner l’objet ayant le libellé spécifié (par exemple, Contacts (partenaire), Entreprises (société enfant), etc.).
9. Terminez la création de votre rapport personnalisé.

Découvrez-en davantage sur la création de rapports avec le générateur de rapports personnalisés.

Exemples de rapports

Vous trouverez ci-dessous des exemples de cas d'utilisation des libellés d'associations dans les rapports personnalisés.

Vous gérez des locations d'appartements et avez activé l'objet Annonces . Vous créez deux libellés d'association pour les locations à long terme et à court terme.

Pour diviser les données de votre rapport selon ces libellés :

1. Sélectionnez Contacts comme source de données principale, puis sélectionnez Listings comme source secondaire.
2. Sélectionnez vos libellés d'association.
3. Cliquez sur le point de données du libellé Association et faites-le glisser vers le canal Axe X.
4. Cliquez sur la propriété Nombre de contacts et faites-la glisser vers le canal Axe Y.
5. Ensuite, cliquez sur la propriété Source de trafic d'origine et faites-la glisser vers le canal Répartition par. 
6. Le graphique indique combien de contacts ont loué à court terme et à long terme et la source où ils ont trouvé la location.

• Pour générer des rapports uniquement sur les contacts dont le libellé d'association de liste Court terme est :
  • Cliquez sur le filtre du libellé d'association.
  • Sélectionnez est l'un des et cliquez sur Court terme.