Créer et utiliser des jeux de données

Un jeu de données est un ensemble de données provenant de votre compte HubSpot, qui peut ensuite être utilisé dans des rapports personnalisés. Un jeu de données peut inclure des propriétés pour les objets CRM et les éléments HubSpot, ainsi que des formules pour calculer vos données, si nécessaire. Par exemple, vous pouvez créer un champ pour calculer le revenu récurrent annuel en fonction de la propriété de montant de transaction. 

En créant plusieurs jeux de données pour vos équipes, les créateurs de rapports ne devront pas sélectionner leurs sources de données à chaque fois qu'ils doivent créer un rapport. Un jeu de données peut également être mis à jour après sa création, ce qui permet de mettre à jour tous les rapports utilisant ce jeu de données en même temps.

Découvrez ci-dessous comment créer un jeu de données, comment utiliser le jeu de données dans le rapport et les définitions des fonctions disponibles dans l'outil Jeux de données.

Créer un jeu de données

Pour créer un jeu de données :

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Reporting > Gestion des données > Datasets.
• Cliquez sur Créer un jeu de données dans l'angle supérieur droit. Ou pour créer un jeu de données à l'aide d'un modèle, parcourez les modèles disponibles, puis cliquez sur Utiliser le modèle. 

Sources de données

Tout d'abord, sélectionnez les sources de données à inclure dans votre jeu de données. Les sources de données sont les objets, les ressources et les événements pour lesquels vous souhaitez créer un rapport. Cela comprend tous les objets CRM tels que les contacts ou les objets personnalisés ainsi que des éléments tels que les pages et les e-mails du site web, les conversations, les activités de vente, etc. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 sources de données par jeu de données.

La source de données principale sera le point central du jeu de données, toutes les autres sources de données étant liées à cette dernière. Pour connecter ces sources de données, HubSpot regroupe les données en arrière-plan en utilisant le chemin le plus court possible. Les contacts et les transactions, par exemple, sont directement liés et peuvent être sélectionnés sans qu'aucune jointure supplémentaire ne soit nécessaire. 

Cependant, d'autres sources de données ne peuvent pas être associées directement et nécessitent des sources supplémentaires pour regrouper les données. Par exemple, si votre source principale est Transactions et que vous souhaitez inclure des données sur les articles de blog dans le rapport, HubSpot ne peut relier ces sources qu'à travers les sources Contacts et Activités web. Ces autres sources seront sélectionnées automatiquement pour regrouper les données.

• Pour sélectionner la source de données primaire, cliquez sur le menu déroulant Primary data source, puis sélectionnez une source de données . 
  
  
• Continuez à sélectionner des sources de données supplémentaires. Dans le panneau de droite, vous pouvez visualiser les relations entre les sources de données actuellement sélectionnées.
• Au fur et à mesure que vous sélectionnez les sources, consultez le panneau Aperçu au bas de l'écran pour avoir un aperçu de vos données. 
• Après avoir sélectionné vos sources de données, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Suivant.

Ajouter des propriétés et des champs

Sélectionnez les champs à inclure dans le jeu de données. Vous pouvez ajouter des propriétés HubSpot existantes au jeu de données ainsi que des champs de formule personnalisés.

Ajouter des propriétés

• Pour ajouter des propriétés à l'ensemble de données, glissez-déposez les propriétés de la barre latérale gauche dans la section Champs de l'ensemble de données.

• Pour renommer une propriété ou afficher un aperçu de ses données, cliquez sur la propriété sous Dataset fields, puis saisissez un nouveau nom dans le champ name à droite. Cette action mettra à jour son nom dans ce jeu de données uniquement. Cela vous permet de personnaliser la façon dont ces champs apparaissent dans le générateur de rapports, mais n'aura aucun impact sur le nom de la propriété existante.

Ajouter des champs de formule

Les champs de formule sont spécifiques au jeu de données et peuvent être utilisés pour calculer des valeurs selon les propriétés du jeu de données. Découvrez-en davantage sur la création de formules à l'aide d'expressions flexibles.

• Pour créer un champ de formule, cliquez sur Créer un champ > Champ de formule. 
  
  
• En bas, entrez un nom pour le champ.
• Saisissez votre formule. Vous pouvez faire référence à des propriétés que vous avez ajoutées au jeu de données ainsi qu'à d'autres propriétés HubSpot en dehors du jeu de données, et utiliser des fonctions pour effectuer des calculs en fonction des propriétés et des données littérales. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la syntaxe et les définitions des formules.
  • Pour saisir manuellement votre formule, commencez à taper dans le champ Formule. Par défaut, HubSpot affiche des options d'auto-complétion lorsque vous saisissez du texte.
    
    
  • Pour insérer une propriété que vous avez ajoutée à l'ensemble de données, cliquez sur le menu déroulant Champ de l'ensemble de données, puis sélectionnez la propriété .
  • Pour insérer une propriété qui n'est pas dans le jeu de données, cliquez sur le menu déroulant Propriété HubSpot, puis sélectionnez la propriété.
  • Pour insérer une fonction, cliquez sur le menu déroulant Fonction, puis sélectionnez une fonction.
  • Pour insérer un extrait, cliquez sur le menu déroulant Snippet, puis sélectionnez une formule prédéfinie. Les extraits sont alimentés en fonction des sources incluses dans l'ensemble de données. Par conséquent, des extraits différents seront disponibles pour les ensembles de données créés à partir de la source de données "contacts" par rapport à la source de données "affaires".

• Lorsque vous créez des formules, le champ Formula affiche tous les problèmes qu'il détecte. Lorsqu'une formule n'est pas valide, un indicateur s'affiche. Cliquez sur [X] issues pour voir les détails de l'erreur.
   
• Une fois que vous avez défini vos champs, cliquez sur Review en haut à droite.

Ajouter des champs conditionnels

Les champs conditionnels permettent aux utilisateurs de grouper ou de regrouper des données en fonction de conditions déterminées. Ces champs ne peuvent être utilisés que dans les ensembles de données ou dans le générateur de rapports personnalisés. Vous pouvez utiliser des champs conditionnels pour calculer différentes commissions en fonction de la taille d'une affaire ou traduire les réponses aux commentaires en catégories, par exemple, un libellé entre 1 et 6 est considéré comme un détracteur.

Le champ conditionnel vous permet de construire une formule en utilisant la fonction IF(). Tous les champs construits à l'aide d'un champ conditionnel peuvent être recréés à l'aide d'une fonction IF() dans un champ de création de formule standard.

• Pour créer un champ conditionnel, cliquez sur Créer un champ > Champ à formule conditionnelle. 

• En bas, entrez un nom pour le champ. Ce nom sera affiché lors de la création d'un rapport utilisant ce segment.
• Dans la section Condition, saisissez votre condition IF. Pour chaque ligne de données, si la condition définie dans cette section est vraie, la ligne sera libellée par la valeur définie dans lechamp  Alors. Si la condition est fausse, la ligne sera libellée par la valeur définie dans lechamp Valeur par défaut. Vous pouvez référencer les propriétés que vous avez ajoutées à l'ensemble de données ainsi que d'autres propriétés HubSpot en dehors de l'ensemble de données, et utiliser des fonctions pour effectuer des calculs basés sur les propriétés et les données littérales. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la syntaxe et les définitions des formules.
  • Pour saisir manuellement votre formule, commencez à taper dans le champ IF. Par défaut, HubSpot affiche des options d'auto-complétion lorsque vous saisissez du texte.
    
    
  • Pour insérer une propriété que vous avez ajoutée à l'ensemble de données, cliquez sur le menu déroulant Champ de l'ensemble de données, puis sélectionnez la propriété .
  • Pour insérer une propriété qui n'est pas dans le jeu de données, cliquez sur le menu déroulant Propriété HubSpot, puis sélectionnez la propriété.
  • Pour insérer une fonction, cliquez sur le menu déroulant Function, puis sélectionnez une fonction .
    
    
  • Dans le champ Alors, saisissez la valeur que vous souhaitez attribuer si la condition est vraie.

• Pour ajouter un autre champ conditionnel, cliquez sur Ajouter un bloc de conditions. Les blocs conditionnels sont traités de manière séquentielle. Si la première condition est vraie, la valeur définie dans ce bloc sera définie. Si ce n'est pas le cas, HubSpot passera au bloc suivant et ainsi de suite. Toutes les lignes qui ne remplissent pas les conditions fixées se verront attribuer la valeur Valeur par défaut.
  
  
• Dans la section Défaut , entrez une valeur pour Else si la condition n'est pas remplie.
  
  
• Une fois que vous avez défini vos champs, cliquez sur Review en haut à droite.

Filtrer

Affinez davantage vos données en ajoutant des filtres à vos champs.

Pour ajouter un filtre :

• Naviguez jusqu'à l'onglet Filters.
• Dans la barre latérale gauche, cliquez et faites glisser les champs .
• Cliquez sur un champ pour afficher ses options de filtrage. Sélectionnez un filtre, puis cliquez sur Appliquer.
• Vous pouvez regrouper des filtres en cliquant sur un champ, puis en cliquant sur le menu déroulant Grouper avec un autre filtre. Sélectionnez un autre filtre actif, puis cliquez sur Appliquer.

• • Vous pouvez modifier l'utilisation des filtres en cliquant sur le menu déroulant Inclure les données si elles correspondent à :
    • Tous les filtres ci-dessous : les données doivent répondre à tous les filtres définis.

• • • N'importe lequel des filtres ci-dessous : les données peuvent être incluses si elles répondent à un ou plusieurs des filtres définis.
    • Règles de filtrage personnalisées : écrire vos propres règles de filtrage. Vous pouvez utiliser des expressions booléennes telles que "1 et (2 ou 3)".

• • Pour dissocier des filtres, cliquez sur un filtre, puis sur le menu déroulant Regrouper avec un autre filtre. Sélectionnez Aucun, puis cliquez sur Appliquer.
• Après avoir configuré vos filtres, cliquez sur Suivant.

Analyse

Vérifiez votre ensemble de données avant de l'enregistrer. 

• Sous Sources, affichez les sources de données que vous avez sélectionnées. 
• Sous Champs, affichez les champs du jeu de données. Elle inclut :
  • Champ : le nom du champ.
  • Dérivé : indique si le champ est un champ HubSpot standard ou un champ calculé personnalisé.

• Type de données : le type de données contenues dans le champ.
• Entrée : l'expression du champ.
• Source : la source des données (par exemple, Contacts).
• Dans le panneau Aperçu, affichez l'aperçu de vos données. Vous pouvez cliquer sur Afficher les relations du tableau pour voir comment les données sont connectées.
• Après avoir examiné vos données, enregistrez le jeu de données en cliquant sur Enregistrer.
• Dans le panneau de droite, saisissez un nom et une description pour le jeu de données.
• Cliquez sur Appliquer.

Vous accéderez alors à l'outil de création de rapports où vous pourrez créer un rapport basé sur votre ensemble de données.

Afficher et gérer des jeux de données

Dans le tableau de bord des jeux de données, vous pouvez afficher et modifier les jeux de données existants.

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Reporting > Gestion des données, puis sélectionnez Jeux de données.
• Vous pouvez filtrer vos jeux de données existants en utilisant les filtres situés en haut du tableau.
• Pour modifier un jeu de données, passez la souris sur le jeu de données, puis cliquez sur Modifier. Vous serez alors redirigé vers la page des détails du jeu de données.
  • Dans l'onglet Aperçu, affichez un aperçu des données du jeu de données. 
  • Dans l'onglet Métadonnées, affichez les sources de données et les champs inclus dans le jeu de données. Elle inclut :
    • Champ : le nom du champ.
    • Dérivé : indique si le champ est un champ HubSpot standard ou un champ calculé personnalisé.
    • Type de données : le type de données contenues dans le champ.
    • Entrée : la chaîne de caractères utilisée pour amener les données dans le champ.
    • Source : la source des données (par exemple, Contacts).
  • Dans l'onglet Rapports, affichez les rapports qui ont été créés à l'aide du jeu de données.

  • À partir de la page de détails des ensembles de données, vous pouvez également créer un nouveau rapport à l'aide de l'ensemble de données en cliquant sur Créer un rapport.

Créer un rapport en utilisant un jeu de données

Une fois qu'un jeu de données a été créé, vous pouvez créer un rapport basé sur ce jeu de données, soit à partir du générateur de rapports, soit à partir de l'outil Jeux de données.

• Pour créer un rapport à partir d'un jeu de données :
• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Reporting > Gestion des données, puis sélectionnez Jeux de données.
• Cliquez sur le nom d'un jeu de données. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport.
• Poursuivez la construction de votre rapport dans le générateur de rapports personnalisés. 
• Pour créer un rapport à partir du générateur de rapports personnalisés :
• Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Rapports.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un rapport.
• Sélectionnez Custom Report Builder.
• En haut, cliquez sur l'onglet Datasets pour afficher vos ensembles de données existants. 

• Sélectionnez le jeu de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Suivant.

• Poursuivez la construction de votre rapport dans le générateur de rapports personnalisés. 

Référence

Syntaxe

Dans une fonction, vous pouvez utiliser des données provenant de propriétés et de champs ou des données littérales. Les données de propriétés et de champs seront dynamiques en fonction des sources de données individuelles, tandis que les données littérales sont constantes. Par exemple :

• 2021-03-05 est une date littérale, qui est constante.
• [CONTACT.createdate] est une date basée sur une propriété, qui est dynamique pour chaque enregistrement de contact.

Les fonctions peuvent inclure des données littérales et des données de propriété/champ, pour autant que les types de données soient compatibles avec les arguments requis de la fonction. Par exemple :

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Ci-dessous, vous découvrirez la syntaxe des littéraux et des données de propriété/champ, ainsi que la manière de les incorporer dans les formules.

Syntaxe littérale

Utilisez des données littérales pour ajouter des chaînes de texte spécifiques et statiques, des chiffres, des valeurs true ou false et des dates dans vos calculs.

• Chaîne littérale : texte entouré de guillemets. Par exemple, “My cool string”.

• Chiffre littéral : chiffre sans guillemets. Par exemple, 42.
• Littéral booléen : true ou false.
• Date littérale : une chaîne formatée comme "YYY-MM-DD" , ou un numéro d'horodatage (par exemple, 1635715904). 

Syntaxe de propriété

Les références aux propriétés vous permettent d'inclure directement les valeurs des propriétés de vos sources de données sélectionnées. Vous n'avez pas besoin d'ajouter la propriété en tant que champ de jeu de données pour la référencer. 

Utilisez la syntaxe suivante pour référencer des propriétés :

• Les expressions de référence sont toujours entourées de crochets ( [ et ] ).
• Les références de propriété spécifient le nom de l'objet ou de l'événement, suivi d'un point et du nom de la propriété interne. Par exemple :
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaxe de champ

Vous pouvez faire référence à des champs dans une formule en entourant le nom du champ de crochets. Par exemple :

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Vous pouvez faire référence à des champs dans des formules, à condition que les opérateurs et fonctions de la formule acceptent le type de données du champ. Par exemple, si vous créez un nouveau champ qui contient une chaîne de caractères, vous pouvez faire référence à ce champ dans une fonction qui accepte les chaînes de caractères :

• Si le champ 1 de  est [DEAL.name] , il contient une chaîne de caractères (le nom de l'opération).
• CONCAT([Field 1], "Q4") serait valide parce qu'elle contient deux valeurs de chaîne.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ne serait pas valide parce qu'il contient à la fois une chaîne de caractères et un nombre.

Opérateurs

Vous pouvez utiliser les opérateurs avec des valeurs littérales et des valeurs de propriété/champ. Par ailleurs, les opérateurs sont évalués dans l'ordre standard des opérations PEMDAS. Cela vous permet d'imbriquer des opérateurs en utilisant des parenthèses. Par exemple :

• Ajout d'un nombre avec une référence de propriété : 1 + [DEAL.amount]
• Utilisation de parenthèses pour imbriquer les opérations : (1 + 2) * (3 + 4)

SI

La logique IF est un ensemble de règles exécutées si une certaine condition est remplie. Vous pouvez utiliser la logique IF pour différencier les données. Par exemple, vous pouvez utiliser la logique IF pour :

• Calculer des commissions différentes en fonction de la taille de l'opération (par exemple, accorder un pourcentage plus élevé pour une opération plus importante).
• Regroupez les affaires par niveau pour les analyser et agir dans vos rapports.
• Traduire les réponses aux commentaires en catégories (par exemple, le libellé 1-6 correspond à un détracteur).
• Définissez la priorité des contacts en fonction du nombre de jours pendant lesquels ils ont été marqués comme prospects.
   

LABEL

La fonction Libellé convertit les valeurs d'intervalle de la propriété d'énumération en valeurs conviviales. Certaines propriétés définies par HubSpot, telles que Deal et Contact owner, sont représentées comme des valeurs internes. Cela rend l'analyse difficile. Lorsqu'elle est utilisée avec les propriétés définies par HubSpot qui prennent en charge la traduction, la fonction Libellé fournira la traduction sur la base des paramètres du portail, et non des paramètres de l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction Libellé pour :

• Accéder aux noms des contacts ou des étapes de la transaction directement dans les champs

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Référencer les propriétaires de HubSpot par leur nom directement dans les champs

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Fonctions numériques

Fonctions de chaîne

Fonctions de date