Creare e associare automaticamente le aziende ai contatti

Associa automaticamente i contatti alle aziende confrontando il dominio presente nel campo "Email " di un contatto con il nome di dominio dell'azienda presente nel campo " Azienda " di un'azienda. Ciò può aiutare a mantenere la qualità dei dati tra i record e a limitare la necessità di associazioni manuali tra contatti e aziende. Ad esempio, un contatto con l'indirizzo e-mail "sandra@example.com" verrà associato all'azienda con il nome di dominio "example.com".

Comprendere gli scenari di associazione automatica

Indipendentemente dalle impostazioni di associazione automatica e dalla configurazione dei domini esclusi, se l’invio di un modulo include le proprietà dell’azienda, il contatto verrà automaticamente associato all’azienda inclusa nell’invio. Se la proprietà "Nome dominio dell’azienda " non è inclusa nell’invio, ma l’indirizzo e-mail inviato dal contatto corrisponde al dominio di un’azienda presente nel tuo account HubSpot, il contatto verrà automaticamente associato a tale azienda.

Esamina i comportamenti dell'associazione automatica

Quando hai attivato l'impostazione di associazione automatica, vengono eseguiti i seguenti controlli:

• Se un'azienda non è già presente nel tuo account, HubSpot creerà automaticamente un record aziendale e lo popolerà con le informazioni presenti nel database di HubSpot. Verrà creato un record aziendale per ogni dominio univoco, inclusi i sottodomini (ad esempio, @example.com e @info.example.com daranno luogo a due record aziendali distinti).
• Se il contatto presenta un indirizzo e-mail gratuito nella proprietà "Email" (ad es. gmail.com, yahoo.com), HubSpot esaminerà anche la proprietà "URL del sito web " del contatto per tentare di abbinare il contatto al nome di dominio di un'azienda.
• Sia i contatti esistenti che quelli appena aggiunti verranno associati alle aziende.
• Se più aziende hanno lo stesso valore per il nome di dominio aziendale, i contatti con indirizzi e-mail contenenti quel dominio verranno automaticamente associati a una sola azienda. Non è possibile selezionare a quale azienda i contatti debbano essere associati automaticamente, pertanto potrebbe essere necessario aggiornare manualmente le associazioni dopo la creazione dei contatti.

Verifica in quali casi l’associazione automatica non avverrà

L'associazione automatica non avverrà nei seguenti casi, anche se l'impostazione è attivata:

• Se un contatto ha un'azienda associata diversa dal dominio del proprio indirizzo e-mail, l'impostazione non sovrascriverà l'associazione esistente. Inoltre, non aggiornerà né sincronizzerà i valori delle proprietà aziendali con quelli dei contatti (ad es. Nome azienda).
• Se si creano contatti tramite un'importazione di oggetti multipli che associa contatti e aziende, l'impostazione non sovrascriverà le associazioni importate. Anche se nell'importazione di oggetti multipli non si include un record aziendale associato a un record di contatto, l'impostazione non creerà comunque un'azienda per quel contatto.
• Se un contatto presenta un valore di posta elettronica gratuita nella proprietà "E-mail " (ad es. gmail.com, hotmail.com) e nessun valore nella proprietà " URL del sito web ".

Attivare o disattivare l’associazione automatica tra contatti e aziende

Nota: se hai attivato l’integrazione HubSpot-Salesforce, non è consigliabile attivare l’associazione automatica poiché ciò può causare la creazione di record aziendali duplicati. Scopri come gestire i record aziendali duplicati quando utilizzi l’integrazione.

Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.

3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Aziende".

4. Nella sezione " Automazione ", seleziona la casella di controllo " Crea e associa le aziende ai contatti ".

   

5. Nella finestra di dialogo, scegli se consentire o meno a HubSpot di creare nuovi record di aziende e associazioni in base agli indirizzi e-mail dei tuoi contatti esistenti:

   • Fai clic su "Sì" per creare retroattivamente record di aziende e associare i contatti esistenti in base ai loro indirizzi e-mail. Sia i contatti esistenti che quelli nuovi verranno automaticamente associati alle aziende in base al loro indirizzo e-mail.

   • Fai clic su No per applicare l’impostazione solo ai nuovi contatti. I contatti esistenti non ne risentiranno, ma d’ora in poi tutti i nuovi contatti che creerai verranno automaticamente associati alle aziende in base al loro indirizzo e-mail.

Per disattivare l’associazione automatica tra contatti e aziende:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.

3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Aziende.

4. Nella sezione Automazione, deseleziona la casella di controllo Crea e associa le aziende ai contatti.

Con questa impostazione disattivata, le aziende non verranno create automaticamente né associate ai contatti in base all’indirizzo e-mail e al dominio aziendale. I record esistenti rimangono invariati. È comunque possibile creare aziende e associarle agli oggetti manualmente e utilizzando altri strumenti HubSpot.

Escludere domini specifici dall’associazione automatica

È possibile escludere fino a 1000 domini dall’associazione automatica. Ciò significa che, se il dominio escluso è un valore presente nella proprietà “Nome dominio dell’azienda”, nella maggior parte dei casi l’azienda non verrà creata o associata automaticamente al contatto.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.

3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Aziende".

4. Sotto la casella di controllo " Crea e associa contatti e aziende ", fare clic su "Escludi un dominio dall'associazione automatica".

5. Nella finestra di dialogo, nel campo "Domini esclusi", inserisci i domini da escludere dall'associazione automatica, quindi fai clic su "Salva".

6. Fare clic sulla X a destra del dominio per rimuovere un dominio già escluso, quindi fare clic su Salva.

Nota: se rimuovi un dominio dall'elenco "Domini esclusi" e desideri che venga associato automaticamente in futuro, dovrai disattivare l'associazione automatica e riattivarla deselezionando e riselezionando la casella di controllo "Crea e associa aziende ai contatti ".