Bedrijven automatisch aanmaken en koppelen aan contactpersonen

Koppel contactpersonen automatisch aan bedrijven door het domein in het e-mailveld van een contactpersoon te vergelijken met de domeinnaam van een bedrijf. Dit kan helpen de gegevenskwaliteit tussen records te waarborgen en de noodzaak van handmatige koppelingen tussen contactpersonen en bedrijven te beperken. Een contactpersoon met het e-mailadres "sandra@example.com" wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan het bedrijf met de bedrijfsdomeinnaam "example.com".

Inzicht in scenario’s voor automatische koppeling

Ongeacht je instellingen voor automatische koppeling en de configuratie van uitgesloten domeinen: als een ingevuld formulier bedrijfseigenschappen bevat, wordt het contact automatisch gekoppeld aan het bedrijf dat in het ingevulde formulier is opgenomen. Als de eigenschap 'Bedrijfsdomeinnaam' niet in het ingevulde formulier is opgenomen, maar het opgegeven e-mailadres van het contact overeenkomt met het domein van een bedrijf in je HubSpot-account, wordt het contact automatisch aan dat bedrijf gekoppeld.

Bekijk het gedrag van automatische koppeling

Wanneer je de instelling voor automatische koppeling hebt ingeschakeld, kun je verwachten dat de volgende controles plaatsvinden:

• Als een bedrijf nog niet in je account bestaat, maakt HubSpot automatisch een bedrijfsrecord aan en vult dit aan met informatie uit de database van HubSpot. Er wordt een bedrijfsrecord aangemaakt voor elk uniek domein, inclusief subdomeinen (bijvoorbeeld: @example.com en @info.example.com leiden tot twee verschillende bedrijfsrecords).
• Als het contact een freemail-waarde heeft in de eigenschap E-mail (bijv. gmail.com, yahoo.com), kijkt HubSpot ook naar de eigenschap Website-URL van het contact om te proberen het contact te koppelen aan de domeinnaam van een bedrijf.
• Zowel bestaande contacten als nieuw toegevoegde contacten worden aan bedrijven gekoppeld.
• Als meerdere bedrijven dezelfde bedrijfsdomeinnaam hebben, worden contactpersonen met e-mailadressen die dat domein bevatten automatisch aan slechts één bedrijf gekoppeld. Het is niet mogelijk om te selecteren aan welk bedrijf de contactpersonen automatisch moeten worden gekoppeld, dus het kan zijn dat je de koppelingen handmatig moet bijwerken nadat de contactpersonen zijn aangemaakt.

Bekijk wanneer er geen automatische koppeling plaatsvindt

In de volgende scenario's vindt er geen automatische koppeling plaats, zelfs niet als de instelling is ingeschakeld:

• Als een contactpersoon een gekoppeld bedrijf heeft dat afwijkt van het domein van zijn of haar e-mailadres, zal de instelling de bestaande koppeling niet overschrijven. Ook worden de waarden van bedrijfseigenschappen niet bijgewerkt of gesynchroniseerd met de eigenschappen van de contactpersoon (bijv. Bedrijfsnaam).
• Als u contactpersonen aanmaakt via een import van meerdere objecten waarbij contactpersonen en bedrijven aan elkaar worden gekoppeld, zal de instelling de geïmporteerde koppelingen niet overschrijven. Zelfs als u bij de import van meerdere objecten geen bijbehorend bedrijfsrecord voor een contactrecord opneemt, zal de instelling nog steeds geen bedrijf voor die contactpersoon aanmaken.
• Als een contactpersoon een freemail-waarde heeft in de eigenschap E-mail (bijv. gmail.com, hotmail.com) en geen waarde in de eigenschap Website-URL.

Schakel de automatische koppeling tussen contactpersonen en bedrijven in of uit

Let op: als je de HubSpot-Salesforce-integratie hebt ingeschakeld, wordt het niet aanbevolen om automatische koppeling in te schakelen, omdat dit kan leiden tot dubbele bedrijfsrecords. Lees hoe je dubbele bedrijfsrecords kunt beheren bij het gebruik van de integratie.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.

3. Klik op de pagina ‘Objecten ’ op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Bedrijven’.

4. Vink in het gedeelte 'Automatisering' het selectievakje 'Bedrijven aanmaken en koppelen aan contactpersonen' aan.

   

5. Geef in het dialoogvenster aan of u HubSpot toestemming wilt geven om nieuwe bedrijfsrecords en koppelingen aan te maken op basis van de e-mailadressen van uw bestaande contactpersonen:

   • Klik op 'Ja' om met terugwerkende kracht bedrijfsrecords aan te maken en bestaande contacten te koppelen op basis van hun e-mailadressen. Zowel bestaande als nieuwe contacten worden automatisch aan bedrijven gekoppeld op basis van hun e-mailadres.

   • Klik op 'Nee' om de instelling alleen op nieuwe contacten toe te passen. Bestaande contacten worden hierdoor niet beïnvloed, maar voortaan worden alle nieuwe contacten die je aanmaakt automatisch aan bedrijven gekoppeld op basis van hun e-mailadres.

Om de automatische koppeling tussen contactpersonen en bedrijven uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.

3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Bedrijven'.

4. Schakel in het gedeelte 'Automatisering' het selectievakje 'Bedrijven aanmaken en koppelen aan contactpersonen ' uit.

Als deze instelling is uitgeschakeld, worden er geen bedrijven automatisch aangemaakt of aan contactpersonen gekoppeld op basis van het e-mailadres en het bedrijfsdomein. Bestaande records blijven ongewijzigd. Je kunt nog steeds handmatig bedrijven aanmaken en deze aan objecten koppelen, of dit doen met behulp van andere HubSpot-tools.

Specifieke domeinen uitsluiten van automatische koppeling

Je kunt maximaal 1000 domeinen uitsluiten van automatische koppeling. Dit betekent dat als het uitgesloten domein een waarde is in de eigenschap ‘Bedrijfsdomeinnaam’, het bedrijf in de meeste gevallen niet automatisch wordt aangemaakt of aan het contact wordt gekoppeld.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.

3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Bedrijven'.

4. Klik onder het selectievakje 'Contacten en bedrijven aanmaken en koppelen ' op 'Een domein uitsluiten van automatische koppeling'.

5. Voer in het dialoogvenster in het veld 'Uitgesloten domeinen ' de domeinen in die u wilt uitsluiten van automatische koppeling en klik vervolgens op 'Opslaan'.

6. Klik op de X rechts van het domein om een bestaand uitgesloten domein te verwijderen en klik vervolgens op 'Opslaan'.

Let op: als u een domein uit de lijst 'Uitgesloten domeinen' verwijdert en wilt dat het voortaan automatisch wordt gekoppeld, moet u de automatische koppeling uitschakelen en vervolgens weer inschakelen door het selectievakje 'Bedrijven aanmaken en koppelen aan contactpersonen' uit te vinken en opnieuw aan te vinken.